Isännöintituuma Ky Isännöintitehtäväluettelo Tarjottuun / sovittuun kuukausiveloitushintaan sisältyyvät tämän tehtäväluettelon A-kohtien tehtävät. Tehtäväluettelon B-kohdat luettelevat erilliskorvattavat isännöitsijän tehtävät. Tehtäväluettelo noudattaa Suomen Kiinteistöliiton listaa isännöitsijän tehtävistä. Tehtävät suoritetaan aina hyvää isännöintitapaa (HIT) noudattaen. 1. Hallinnolliset tehtävät Kokoukset A. KIINTEÄÄN KOKOUSPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT Hallituksen kokoukset kokousasioiden valmistelu kokouskutsun toimittaminen puhelimitse/sähköpostilla hallituksen päättämässä ajassa hallituksen jäsenille. kokouksiin osallistuminen pöytäkirjan pito ja laadinta Yhtiökokoukset kokousasioiden valmistelu kokouskutsujen toimittaminen yhtiöjärjestyksen määrämässä ajassa(kokouskutsu ja esityslista paperisena)liitteet taloyhtiösivuilla. Erikseen pyydettäessä toimitetaan myös paperiversiona. kokoukseen osallistuminen pöytäkirjan pito ja laadinta Muut kokoukset asukasdemokratialain (949/1990) edellyttämä asukaskokous muut kokoukset (esim. talotoimikunta) muut asukasdemokratian mukaiset kokoukset rakennuttamiseen liittyvät kokoukset Kokoustilat Kiinteistön sopimusasiat Sopimuksista tarkistetaan säännönmukaisesti sopimusehdot, voimassaoloajat, vakuudet ym. Sopimuksia solmittaessa käytetään voimassa olevia yleisesti hyväksyttyjä ja vahvistettuja lomakkeita. Yhtiön nimissä tehtävien sopimusten tarjouspyyntöjen valmistelussa (esim. kiinteistönhoito) on käytettävä tarvittaessa asiantuntijoita. Tarjouspyynnöt kilpailutetaan asianmukaisesti. vuokra-, vakuutus- ja liittymissopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta huolto-, siivous-, jätehuolto- ym. kiinteistönhoitosopimusten valmistelu
laadinta ja valvonta neuvottelujen käynnistäminen sopimusriitojen yhteydessä sopimusriitojen hoitaminen mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen Yhtiön työntekijöiden työsuhdeasiat työsuhteen solmiminen ja päättäminen työehtosopimusten ja lakien noudattaminen työsuojelumääräysten soveltaminen työterveyshuollon järjestäminen työnjohto-oikeuden käyttö koulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen työsuhde-erimielisyyksissä neuvottelujen käynnistäminen työsuhde-erimielisyyksissä mahdollisten jatkotoimenpiteiden hoitaminen Ilmoitusvelvollisuudet kaupparekisteriin tehtävien muutosilmoitusten teko osakas - ja asukastiedotteiden toimittaminen taloyhtiön ilmoitustaululle ja ilmoittaminen taloyhtiön/isännöitsijätoimiston sähköisissä kanavissa veroilmoitusten, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten teko vakuutuslaitosilmoitusten teko asuntorahastolle ja tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko palkkatilastointi-ilmoitusten teko työnantajain yhteisöön työsuhteista johtuvien ilmoitusten teko Yhtiöjärjestysmuutokset, Pelastussuunnitelman laadinta Muut hallinnolliset tehtävät asiakaspalvelu, asiointi sähköpostilla ja puhelinpalvelun kautta maanantaista perjantaihin klo 9 16. Kiireellisissä asioissa puhelinpalvelu 24h/365vrk. Palvelu sisältää puhelinneuvonnan juoksevissa asioissa, pyyntöjen, tilausten ja asioiden vastaanottamisen sekä niiden toimittamisen edelleen hoidettavaksi. Taloyhtiösivut ja sähköinen arkistointi. haltijavelkakirjojen muuttaminen panttikirjoiksi asiakirjojen ja arvopapereiden asiallinen arkistointi ja säilyttäminen isännöitsijäntoimistolla ja yli kolme vuotta vanhat asiakirjat säilytetään taloyhtiön tiloissa kunnallisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen
kiinnitysten hakeminen huolehtiminen valitusten laatimisesta viranomaisille mahdollisiin tontinmittaustoimenpiteisiin tai vastaaviin osallistuminen aloitteiden ja reklamaatioiden teko kunnallisille viranomaisille talkoojärjestelyjen hoitaminen isännöitsijäntodistuksen antaminen tilinpäätöksineen 2. TALOUDELLISET TEHTÄVÄT Taloussuunnittelu toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta talousarvion laadinta maksuvalmiuden seuranta kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito Laskentatoimi laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan lainojen hoito ajallaan kirjanpidon hoito ja tilinpäätösehdotuksen laadinta tilintarkastuksen/toiminnantarkastuksen järjestäminen käyttökorvausten laskutus. Mittarilukematiedot toimitetaan isännöitsijälle käyttäen isännöitsijätoimiston sähköistä ilmoitusjärjestelmää vuokra- ja vastikekirjanpito sekä saatavien perintähuomautusten teko. Isännöitsijätoimisto lähettää perintäkirjeen kaikille velallisille joka kuun 20.-26. päivä. Mikäli vastike- tai vuokrasaatava nousee yli 2 kuukauden määrän. Perintä ohjataan hoidettavaksi siihen erikoistuneille yrityksille. palkkojen laskenta ja maksatus ennakonpidätysten tilitys sosiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys arvonlisäveron laskenta ja tilitys erillislaskelma lainaosuuden suorittamista vasten lunastushintalaskelman laatiminen perintätoimista huolehtiminen energian arvonlisäverolaskelman laadinta arvonlisäverovelvollisille kulutuslaskutus alamittareiden perusteella 3. Tekniset tehtävät Kiinteistön hoitotehtävien järjestäminen kiinteistönhoitotyön järjestäminen, seuranta, valvonta ja ohjaaminen taloyhtiön lämmön, veden ja kiinteistösähkön kulutusseuranta energiatariffien ja muutosten seuranta
kiinteistönhoidon asiakirjojen laatiminen kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinta Kunnossapito peruslaitejärjestelmien (LVIS jne.), rakenteiden ja ulkovaipan kunnon seuranta ja seurannan mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja hjaus sekä lähivuosien korjaustarpeen määrittely kertaluontoisten korjaustöiden hallinnollinen järjestely kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja korjaustöissä. äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjausten hoitaminen kiinteistöteknisen korjaussuunnitelman teettäminen kustannusarvioineen ylimääräisiin tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen Korjaus-, perusparantamis- ja rakennuttamisasiat uuden kiinteistön vastaanottoon liittyvät asiat teknisten asiakirjojen urakoitsijalta saamisesta ja oikeellisuuden tarkistamisesta huolehtiminen takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi takuuajan vakuuksien seuranta tarvittavat yhteydenpido korjaus- ja perusparantamisasian hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksentekomenettely takuu- ja vastuuaika- sekä vuosikorjausyhteydenpidot hankesuunnitteluun osallistuminen tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen työn aikainen tiedottaminen asukkaille ja muille tahoille yhteistyössä urakoitsijan kanssa. työselitysten ja piirustusten laatiminen tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen tarjousten pyytäminen tarjousvertailujen laatiminen urakkasopimusten laatiminen valvonta vastaanotto takuuaikajärjestely
MUUT KÄYTÄNNÖN TOIMINNAN KORVAUKSET B-kohdissa mainittujen tehtävien lisäksi isännöitsijällä on oikeus periä erikseen korvaus taloyhtiöön kohdistettavissa olevista suoranaisista kuluista, kuten kopiointi-, skannaus-, telekopio-, postitus-, painatus- ja ilmoituskuluista, tilisiirto- ym. maksuista, toimistotarvikkeista ja atk-paperista. Sama koskee matkakuluja ja muita kuin luettelossa mainittuja erillistodistuksia.