Nro 2 Syyskuuta 2008 Obamaa lainatakseni Jos FM-alaa pitäisi kuvata yhdellä sanalla, se on muutos. Olen toiminut palvelualalla 1990-luvun alusta lähtien, jolloin FM oli käsitteenä tuntematon. Palvelumarkkinoita hallitsivat yksittäispalveluita tarjoavat palveluntoimittajat. Nyt tilanne on tyystin toinen: FM-ala on vakiinnuttanut asemansa noin kymmenessä vuodessa. Asiakkaina on suuria ja keskisuuria yrityksiä sekä julkisen sektorin toimijoita, ja monilla asiakkailla on erillinen tukipalvelustrategia. Yritykset kohtaavat ydintoiminnassaan yhä kovempaa kilpailua. Sisäiset palvelut ovat mutkikkaita ja sitovat paljon työvoimaa, joten ne kasvattavat myös kustannuksia. Monet päättävätkin ulkoistaa palvelutoimintansa vapauttaakseen johdon voimavaroja ja saadakseen lisää joustoa sisäisiin palveluihin. Martin Forss, Coor Service Managementin toimitusjohtaja Tehokkaita tukipalveluita tarvitaan kaikissa suhdannetilanteissa. Novassa on meneillään artikkelisarja FM-toiminnan harjoittamisesta laskusuhdanteessa, ja aihetta valotetaan eri näkökulmista. Tällä kertaa Ruotsin Alvestan kunnanjohtaja Erik Rydén kertoo, miten laskusuhdanne vaikuttaa kuntaan ja miten kunta pyrkii tarjoamaan hyvää ja kustannustehokasta palvelua kuntalaisille. Meihin FM-toimittajiin kohdistetaan kovia vaatimuksia ja odotuksia: asiakkaiden palvelua on kyettävä mukauttamaan ja kehittämään joka tilanteessa. Muutos on siis avainsana paitsi Yhdysvaltain toisen presidenttiehdokkaan vaalikampanjassa myös koko Nova Uutiskirje - Nro 2 Sivu
Julkinen sektori terävöittää fokustaan Miten julkinen sektori voi varautua mahdolliseen laskusuhdanteeseen? Keskittymällä ydintoimintaansa, vastaa Ruotsin Alvestan kunnanjohtaja Eric Rydén. Tähän saakka on sanottu, että julkinen sektori ei lähtökohtaisesti seuraile elinkeinoelämän suhdanteita, mutta ne vaikuttavat toki välillisesti verotulojen menetyksen ja kustannusten kasvun kautta. Nyky-yhteiskunnassa on selvästi havaittavissa julkisen sektorin ja elinkeinoelämän sulautumista, ja vuorovaikutuksen kasvu kasvattaa myös keskinäistä riippuvuutta. Tämän vuoksi vallitseva suhdanne vaikuttaa julkiseen sektoriin mitä suurimmassa määrin, Eric Rydén sanoo. Esimerkiksi Ruotsin 290 kuntaan ja niiden toimintaan vaikuttavat luonnollisesti monet tekijät. Laskusuhdanne rokottaa kunnan elinkeinoelämää, mistä taas kärsivät kuntalaiset. Työttömyyden kasvu vähentää verotuloja ja heikentää siten tukea tarvitsevien asemaa. Kuntiin vaikuttavat myös muut suhdanteet, kuten väestökehitys. Kasvu pysähtyy, kun syntyvyys on alhainen ja yritykset ovat entistä haluttomampia sijoittautumaan uusille paikkakunnille. Asukasluvun kasvattaminen ja yritysten houkuttelu ovatkin aina kuntien prioriteetteja, Eric Rydén sanoo. Kunnan tehtävänä on antaa asukkailleen tehokasta ja laadukasta palvelua. Tuloksia mitataan toki toiminnallisin mittarein, mutta kustannusfokusta ei pidä silti unohtaa. Eric Rydén toteaa laskusuhdanteen kasvattavan tuottavuus- ja tehokkuuspaineita. Eric Rydén johtaa Alvestan kuntaa, joka valittiin vuonna 2008 Ruotsin normaaleimmaksi kunnaksi. Kunnan toiminta on jäykempää kuin yritystoiminta. Me emme voi korottaa veroja lyhyellä varoitusajalla vain siksi, että sattuu olemaan laskusuhdanne. Niinpä meidän on keskityttävä ydintoimintaan ja etsittävä vaihtoehtoisia ratkaisuja esim. tukipalveluiden järjestämiseksi. Dagens Samhälle -lehden tekemien laskelmien mukaan Alvesta on Ruotsin normaalein kunta. Alvesta päätyi 34 kriteeriä tarkasteltaessa lähimmäksi maan keskiarvoa. Alvesta on paljolti perinteinen kunta, jossa käytännössä kaikki kunnallinen palveluntuotanto hoidetaan itse 1 500 työntekijän voimin. Meillä on miljardin kruunun luokkaa oleva vuosiliikevaihto, asukkaita 20 000 ja oman arviomme mukaan erittäin hyvät kuntapalvelut ja hyvää yhteistyötä paikallisen elinkeinoelämän kanssa. Eric Rydén ei kuitenkaan tarvittaessa karta uudenlaista ajattelua. Taloudellisen paineen kasvu lisää automaattisesti vaihtoehtoisten ratkaisujen kiinnostavuutta. Esimerkkeinä mainittakoon tiettyjen palvelujen ulkoistaminen yksityisille tai sen mahdollistaminen, että omat työntekijät voivat ottaa tietyn osan toiminnasta vastuulleen. Kunnan vastuu ei toki muutu, mutta rooli kylläkin. Jos suunnitelmissa on omasta palvelutoiminnasta luopuminen, on tärkeää kehittää tilaajaosaamista. Rahoitushan säilyy ennallaan, vaikka palveluista vastaisi ulkopuolinen toimittaja. Coorin liiketoiminnan kehityksessä työskentelevällä Stefan Karlssonilla on monivuotinen kokemus kuntajohtamisesta ja kunnallisista esimiestehtävistä. Hänen mukaansa kunnilla on suuri vastuu ja yhä heikommat eväät siitä selviämiseen. Ydintoimintaan keskittymisestä tuleekin koko ajan tärkeämpää. Asukkaat vaativat kunnallisilta palveluilta yhä enemmän, joten palveluiden tehokkuuden ja kustannustehokkuuden tulee olla huipussaan. Tämä saakin jatkossa yhä useammat kunnat ulkois- Nova Uutiskirje - Nro 2 Sivu 2
tamaan palvelut Coorin kaltaisille palveluntoimittajille. Me olemme palveluasiantuntijoita ja voimme hyötyä suurista volyymeista, ammattitaitoisesta kehitystyöstä sekä tukipalvelujen ohjauksesta. Kunnalliseen palveluntuotantoon verrattuna meillä on myös se etu, että voimme yhdistää julkisen ja yksityisen sektorin palveluntoimituksen, Stefan Karlsson sanoo. Eric Rydén uskoo, että tämä kehitys voi olla suotuisa kunnille. Kun ulkoisten toimijoiden panos kasvaa, myös omaan toimintaan kohdistuvat vaatimukset kasvavat. Tämä lisää kuntien toiminnan ammattimaisuutta. Tietoruutu Julkinen sektori kattaa valtion, kuntien ja seurakuntien toiminnan. Ruotsin elinkeinoelämän 15 suurimmasta yrityksestä 10 on julkiselta sektorilta. Valtio, kunnat ja maakunnat omistavat 90 miljoonaa neliömetriä toimitiloja, joiden hoito ja omistus maksavat 90 miljardia kruunua vuodessa. Noin 30 000 asukkaan kunnan vuosiliikevaihto on arviolta 1,5 miljardia kruunua, josta palvelusektorin osuus on noin 300 miljoonaa. yhteyttä Stefan Karlssoniin, stefan.karlsson@coor. com tai puhelimitse, +46 8 553 959 03 Coor siivittää SAS:ää menestykseen Pelkistämistä ja keskittämistä. SAS-konsernin uuden strategiasuunnitelman perustana on omaan ydintoimintaan keskittyminen ja hyvien yhteistyökumppanien löytäminen muille toiminnoille. SAS-konsernille laadittiin vuonna 2007 uusi strategiasuunnitelma, jonka ydinalueita olivat pelkistäminen ja keskittyminen. Huomio kohdistettiin omaan ydintoimintaan ja muista toiminnoista päätettiin luopua. Niinpä myyntiin pantiin useita tytäryhtiöitä, kuten SAS Facility Management. Pelkäsimme, että FM-markkinat eivät olisi riittävän kehittyneet ja että olisi vaikeaa löytää kumppania, joka pystyisi huolehtimaan kaikista palveluista. Siihen saakka palvelutoiminnassa oli ollut mukana satoja alihankkijoita, kertoo SAS Facility Managementin entinen toimitusjohtaja Bjørn Frivold. SAS Facility Management oli huolehtinut keskitetysti kaikista FM-palveluista jo vuosia, joten se oli pystynyt tehostamaan toimintaa sekä kehittämään laatua, rakennetta ja taloutta jatkuvasti. Olimme kuitenkin siitä pisteessä, ettei meillä ollut enää eväitä palvelunkehityksen jatkamiseen. Sen sijaan uskoimme, että kehitystyötä pystyisi jatkamaan jokin FM-palveluihin keskittynyt suuri toimija. Yhteistyökumppanin valintaa ohjasikin palveluntoimittajan kapasiteetti enemmän kuin hinta, Bjørn Frivold toteaa. Hänen mukaansa valinta osui kaikilla skandinaavisilla markkinoilla Cooriin toisaalta sen ammattimaisen ulkoistamisnäkemyksen vuoksi ja toisaalta siksi, että yritys on tottunut suurten organisaatioiden toimintaan. Tätä kokemusta SAS arvosti erittäin paljon. Suurissa organisaatioissa on usein ihan oma kulttuurinsa, ja sen ymmärtäminen on tärkeää. Monet muut tarjokkaat olivat liian erikoistuneita. U sen säi yh ma Nova Uutiskirje - Nro 2 Sivu 3
SAS on meille hyvämaineinen asiakas, jolla on vahva tuotemerkki. Haltuun ottamiemme toimintojen laatu on priimaa, joten niiden hoitamisesta ja kehittämisestä tulee jännittävä haaste. Nyt voimme keskittyä ydintoimintaamme sekä ennakoida tukipalveluiden kustannukset ja saavuttaa säästöjä, sanoo SAS Groupin Bjørn Frivold. Viisivuotisen sopimuksen kokonaisarvo on 1 750 miljoonaa kruunua. Kauppaan sisältyvät kiinteistö-, tuotanto- ja käyttäjäpalvelut, kuten rakennusten kunnossapito sekä kokous-, vastaanotto-, energia-, postinkäsittely- ja projektipalvelut. Tämän lisäksi Coor huolehtii noin 12 700 SAS-laisen työasujen hallinnoinnista ja hoidosta. Tämä on Coorille kunniatehtävä, ja olemme hyvin iloisia ja ylpeitä SAS:ltä saamastamme luottamuksesta. Toimeksiantomme olennaisena osana on kokonaisvastuun ottaminen SAS:n toiminnan tukipalveluista ja niiden kehittämisestä koko Skandinaviassa. Odotamme jo kovasti tulevaa tiivistä yhteistyötä SAS:n kanssa, sanoo Coor Service Managementin toimitusjohtaja ja konsernijohtaja Mats Jönsson. yhteyttä Urban Edstedtiin sähköpostitse, urban. edstedt@coor.com, tai puhelimitse, +46 8 5539 5935 SAS Facility Management piti tärkeänä sitä, että sen henkilöstö pääsisi osaksi yritystä, joka arvostaa henkilöstön osaamista ja hyödyntää sen kokemuksia. Bjørn Frivold kertoo, että SAS:n yrityskulttuuri on vahva ja henkilöstön vaihtuvuus vähäistä; vain harva haluaa lopettaa. Tämän vuoksi olikin tärkeää osallistaa henkilöstö suunnitelmiin. Annoimme henkilöstön edustajille mahdollisuuden vaikuttaa ulkoistamissuunnitelmiin, jotta heidän näkökulmansa otettaisiin huomioon mahdollisimman hyvin. Lisäksi olemme tiedottaneet säännöllisesti ja kattavasti tapahtumien kulusta sekä perustelleet toimenpiteitä. Urban Edstedt, joka on SAS:n Skandinavian-sopimuksen sopimusvastaava Coorissa, katsoo sopimustyön edenneen hyvin ja hyvässä hengessä. Työ on silti ollut erittäin mutkikasta, koska mukana on kolme maata. Nova Uutiskirje - Nro 2 Sivu 4
kustannukset. Toisena etuna on se, että kunta saa nykyaikaiset ja hyvin hoidetut koulut, joissa ei ole korjaustarpeita niiden siirtyessä takaisin kunnalle. Tämän lisäksi service management -yhtiöllä on resursseja kehittää vastuullaan olevia tukipalveluita sopimusaikana, mihin useimmilla kunnilla ei yksinkertaisesti ole varaa. Persbråtenin koulu (kuvassa) valmistui kesällä 2007; Høybråten vihittiin käyttöön hiljattain. Coor Service Management huolehtii rakennusten huollosta ja kunnossapidosta. Turvallisuutta ja säästöjä yhteistyöllä Suuriin yleishyödyllisiin hankkeisiin on usein vaikeaa saada rahoitusta, mikäli ne edellyttävät pitkän aikavälin investointeja. Ratkaisuna voivat olla uudenlaiset yhteistyömuodot. Julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuushankkeet ovat yleisiä Englannissa, mutta niitä on toteutettu myös Suomessa ja Norjassa. JYK-hankkeen hyödyt syntyvät siitä, että hanke tehostuu rakennus- ja rahoitusvaiheessa tehtävän yhteistyön ansiosta. Kaikki osapuolet tuovat peliin oman ydinosaamisensa, joten riskien- ja vastuunjako on optimaalista. JYK voi vähentää myös elinkaarikustannuksia. Tämän mahdollistaa se, että kiinteistöjen huollon, kunnossapidon, rahoituksen ja omistuksen kokonaiskustannukset lasketaan jo suunnitteluvaiheessa koko sopimuskaudelle. Kyse ei ole yksityistämisestä vaan tehostamisesta, sanoo Trygve Strand, joka on koulujen tukipalveluista vastaava sopimuspäällikkö Norjan Coorissa. Kun Oslon kunta päätti Persbråtenin ja Høybråtenin koulujen uudis- ja korjausrakentamisesta, ratkaisuksi valikoitui julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuus. Koulujen omistus siirtyi SG Finans AS -yhtiölle, rakennushankkeet toteutti Skanska, ja Coor sai tehtäväkseen kiinteistöjen huollon ja kunnossapidon 25 vuodeksi. Sopimusajan jälkeen molemmat koulukiinteistöt ja niiden huolto siirtyvät kunnan vastuulle. JYK-hankkeen etuna on kunnan kannalta ennustettavuus: päättäjät tietävät koko sopimuskauden Trygve Strandin mielestä Coor hyötyy hankkeesta ennen kaikkea sen pitkäaikaisuuden vuoksi. Kesto mahdollistaa pitkäjänteisen palvelutoiminnan suunnittelun, jolloin saamme resursseistamme parhaan mahdollisen hyödyn. Meillä on niin ikään hyvä yleiskuva mahdollisista lisäkustannuksista, koska olemme olleet mukana hankkeessa heti alusta alkaen. Coor pystyi jo varhain vaikuttamaan rakennusprosessiin ja helpottamaan siten tulevaa kiinteistönhuoltoa esimerkiksi oikeilla materiaalinvalinnoilla ja teknisillä ratkaisuilla tai tilojen toiminnallisuutta parantamalla. Tiedämme, että kunnossapitokustannuksia on seurattava ja että niihin on varattava rahaa. Meillä on nyt käsittääksemme erittäin realistinen käsitys tulevista vaatimuksista. Onko JYK todellakin niin yksinkertaista kuin miltä se kuulostaa? JYK-hanke on kaikkea muuta kuin yksinkertainen, mutta juuri perusteellinen pohjatyö tuottaa suurimman hyödyn. Prosessi on hyvin aikaa vievä, joten kaikkien yhteistyöosapuolten on jaettava osaamistaan ja kokemuksiaan. Tämä mahdollistaa tehostamisen ja marginaalien kasvattamisen. Tietoruutu: JYK Julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuudella (JYK) tarkoitetaan erilaisia julkisen ja yksityisen sektorin välisiä yhteistyömuotoja. Yleisin esimerkki on infrastruktuurihankkeiden kilpailuttaminen ja toteuttaminen. JYK pienentää julkisen sektorin riskejä hankkeissa, sillä hinta on kiinteä sopimuskauden päättymiseen saakka. Yksityinen sektori tuo hankkeeseen oman osaamisensa ja kustannustehokkuutensa. Nova Uutiskirje - Nro 2 Sivu 5
Jan Edgrenin mukaan SEBin valitsema ulkoistamisratkaisu on herättänyt myös muiden alan yritysten kiinnostuksen. Finanssiala mukaan joukkoon Finanssiala on pitkään suhtautunut varauksellisesti sisäisten toimintojen ja palveluiden ulkoistamiseen, mutta SEB-pankki on päättänyt kulkea vastavirtaan. Pankit eivät ole olleet kovin innokkaita ulkoistajia, mikä johtuu ennen kaikkea turvallisuusvaatimuksista, finanssiyrityksiä koskevista erityissäännöksistä sekä usein myös yleisestä konservatiivisuudesta. SEB-pankki ulkoisti aiemmin osan palveluistaan useille toimijoille. Coor-yhteistyön myötä saimme yhden kumppanin, jolla on kokonaisvaltainen ote FM-palveluihin, sanoo Jan Edgren, SEBin Head Group Real Estate. yhteyttä Trygve Strandiin sähköpostitse, trygve. strand@coor.com, tai puhelimitse +47 928 515 34. SEB haki ennen muuta kumppania, joka voisi ottaa kokonaisvastuun palvelutoiminnoista sekä luotsata toimintaa eteenpäin ja kehittää palveluita. Toisena tavoitteena oli yhtenäisten palvelukuvausten laatiminen, jotta tulokset olisivat vertailukelpoisia eri alueilla. Kaikki kiinteistö- ja käyttäjäpalvelut on nykyisin ulkoistettu Coorille. Toimeksianto perustuu toimintoihin, eli SEB ostaa palveluita tarpeidensa mukaan. Me haluamme olla luokan parhaita sisäisten palveluiden toteuttamisessa. Toinen tärkeä tavoite on luonnollisesti kustannusten alentaminen laadusta tinkimättä. Tässä voimme hyötyä muun muassa Nova Uutiskirje - Nro 2 Sivu 6
Coorin ostovoimasta, sillä hankinta on Coorin vahvimpia alueita, Jan Edgren toteaa. Finanssiala on perinteisesti hoitanut toiminnan tukipalvelut omalla henkilökunnalla. Jan Edgrenin mukaan kokonaispalveluratkaisuun perustuva toimintatapa on alalla harvinainen. Coor tunnustelee markkinoita Muilla aloilla palvelun ulkoistaminen on tavallista, kun taas finanssiala on perinteisesti ollut konservatiivisempi. Sitä paitsi ostopalvelut ovat arvonlisäverollisia, joten tehostamisvaatimukset ovat kovat, jotta ostaminen olisi taloudellisesti järkevää. Jan Edgren katsoo, että ulkoistamispäätös edellytti SEBiltä huomattavaa mukautumista, koska mittakaava oli niin suuri ja koska toiminta on maantieteellisesti niin hajanaista. - Tämä on ollut suuri muutos SEBille. Pelkästään palvelukuvausten laatimisessa oli melkoinen työ. Tietoa SEBistä SEB on pohjoiseurooppalainen finanssikonserni, joka palvelee 400 000 yritystä, instituutioita sekä viittä miljoonaa yksityishenkilöä. SEB toimii paikallisesti Pohjoismaissa, Baltiassa, Saksassa, Ukrainassa ja Venäjällä, ja kansainvälisen verkostonsa kautta sillä on toimintaa myös kymmenessä muussa maassa. Konsernin taseen loppusumma oli 31. joulukuuta 2007 yhteensä 2 344 miljardia kruunua, ja sillä oli hoidettavia varoja 1 370 miljardia kruunua. Konsernin henkilöstömäärä on noin 20 000. yhteyttä AnnaCarin Grandiniin sähköpostitse, annacarin.grandin@coor.com, tai puhelimitse, +46 8 553 957 70. Ulkoistamme viiden vuoden kuluttua nykyistä enemmän palveluita. Näin vastasi 79 prosenttia Coorin suureen kyselytutkimukseen vastanneista julkisen sektorin toimijoista. Tutkimuksen kohderyhmänä olivat suuryritysten ja julkisen sektorin päättäjät. Tulokset voidaan tiivistää toteamalla, että yksittäisten palvelutoimintojen ulkoistaminen on yhä yleisintä, mutta myös kokonaisratkaisujen kiinnostavuus kasvaa. Yleisimmät ulkoistettavat palvelut ovat siivous, IT-tuki ja kiinteistöpalvelut. Ulkoistamiseen suhtauduttiin tänäkin vuonna kielteisimmin Norjassa, vaikka kiinnostus on kasvussa ja lähestyy muiden maiden tasoa. Tutkimus vahvistaa näppituntumamme, jonka mukaan kokonaisratkaisujen kiinnostavuus lisääntyy jatkuvasti. Meille tulee paljon tiedusteluja koko Pohjolassa, varsinkin Ruotsissa ja itse asiassa myös Norjassa. Viime aikoina olemme huomanneet, että mahdolliset asiakkaat ja heidän hankintaprosessinsa ovat selvästi entistä ammattimaisempia. Tämä auttaa ehdottomasti näkemään kokonaisratkaisujen edut, sanoo Coorin liiketoiminnan kehitysjohtaja Jan-Olof Backman. Tutkimus osoittaa, että enemmistö suhtautuu myönteisesti sisäisten palveluiden ja muiden oheispalveluiden ulkoistamiseen. Vastaajat nimeävät ulkoistamisen pääsyiksi mahdollisuuden keskittyä omaan ydintoimintaan, kustannussäästöjen saavuttamisen ja laadun parantamisen. Kaiken palvelutoiminnan pitämistä omissa käsissä vaikeuttaa se, että uusien ideoiden ja ratkaisujen kehittämiseen ei tahdo riittää voimavaroja. Nova Uutiskirje - Nro 2 Sivu 7
Ajanpuute ja suuret kustannukset ovat ehdottomasti yleisimmät kimmokkeet tukitoimintojen ulkoistamiseen. Ajan myötä vaakakupissa alkavat kuitenkin painaa enemmän muut tekijät, kuten joustavuus ja palvelutoiminnan kehittäminen. Selkein ja kestävin osoitus ulkoistamisen hyödyistä on se, että palveluntoimitusta mukautetaan ja kehitetään jatkuvasti, jotta se tukisi asiakkaan ydintoimintaa optimaalisesti kaikissa tilanteissa, Jan-Olof Backman sanoo. yhteyttä Åsvor Brynneliin sähköpostitse, asvor. brynnel@coor.com, tai puhelimitse +46 8 553 945 04. Nova on Coor Service Managementin uusi sähköinen uutiskirje, joka sisältää toimialaa ja Cooria koskevia uutisia. Uutiskirje ilmestyy suomeksi, ruotsiksi, norjaksi, tanskaksi ja englanniksi. Yhteyshenkilö: Kirsi Bergman Tekstit: Susanne Kinnunen, Victoria Wahlberg, Webbkraft Graafinen suunnittelu ja tuotanto: Webbkraft Valokuvat: Jann Lipka, Bengt Alm, Marie Magnusson/Smålandsposten, Skanska Coor Service Management, PL 108, 00101 Helsinki, Paciuksenkatu 21, FI-00270 Helsinki, Puh 010 234 3400, faksi 010 234 3470, www.coor.com Nova Uutiskirje - Nro 2 Sivu 8