TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ Tekstinkäsittelyn jatkokurssi Word Error! Not a valid link. Sisällys
1 Tekstin asettelu 1 1.1 Sarkaimet 1 1.2 Sivun reunukset 1 2 Kuvien muokkaus ja piirtäminen 2 2.1 Valmiiden kuvien muokkaaminen 2 2.2 Piirtäminen 2 2.3 Tekstin lisääminen kuvaan tai piirrokseen 3 3 Graafiset toiminnot 4 3.1 Taulukko 4 3.2 Kaavio 6 4 Tekstidokumentin viimeistely 6 4.1 Ala- ja loppuviitteet 6 4.2 Ylä- ja alatunniste 7 4.3 Sivunumerot 8 4.4 Sisällysluettelo 8 4.5 Lajittelu ja aakkostaminen 9 5 Tekstinkäsittelyn oheistoiminnot 9 5.1 Asiakirjan ositus 9 5.2 Yhdistämistoiminto 10 5.3 Etsiminen ja korvaaminen 11 5.4 Kirjekuoret 12 5.5 Osoitetarrat 12 6 Tehtävät 14 1 Tekstin asettelu Ohje päivitetty 25.8.2005 /TL
1 1.1 Sarkaimet Sarkainesteiden paikkaa voi muuttaa joko vaakaviivaimen reunassa olevasta painikkeesta tai valikosta Muotoile/Sarkaimet. Sarkainten asettaminen pikapainikkeella 1. Valitse rivi tai kappale, jonka sarkainasetusta muutat. 2. Napauta pikapainiketta ja valitse oikea sarkaintyyppi. 3. Napauta vaakaviivainta siinä kohdassa, johon haluat asettaa sarkaimen. Huom.! Viivaimen sarkainkuvakkeita voi liikutella myös hiiren avulla. Sarkainten ja täytemerkkien asettaminen Muotoile/Sarkaimet valikosta Valitse rivi tai kappale, jota haluat muuttaa. Valitse Muotoile/Sarkaimet 1. Määrittele Sarkainkohtaruutuun uuden sarkaimen sijainti. 2. Tasaaminen-ryhmästä voit valita tekstin tasaustavan uudessa sarkainkohdassa. 3. Halutessasi voit valita sopivan täytemerkin tekstin alkuun. 4. Napauta lopuksi Asetapainiketta ja OK. Huom.! Jos haluat poistaa määritellyt sarkainasetukset, valitse kappale uudelleen ja napauta Tyhjennä-painiketta ja OK. 1.2 Sivun reunukset Wordissa voi käyttää oletusarvoisia sivun reunuksia tai määrittää itse reunukset. Aukeaman vastakkaisten sivujen reunukset voi määrittää peilikuvareunusten avulla, joita käytetään esimerkiksi kirjoissa ja lehdissä. Asiakirjaan on mahdollista lisätä myös ns. sidontareunus, jotta teksti ei jää sidonnan alle. Peilikuvareunukset
2 Sivun reunusten muuttamista on käsitelty Tekstinkäsittelyn perusteet kurssilla. Reunuksiahan muutettiin avaamalla valikosta Tiedosto/Sivun asetukset/reunukset. Peilikuvareunukset määritellään samalla Reunukset-välilehdellä. 1. Valitse Tiedosto/Sivun asetukset/reunukset. 2. Laita rasti Peilikuvareunukset-valintaruutuun. 3. Kirjoita peilikuvareunusten leveydet Sisäpuoli- ja Ulkopuoli-ruutuihin. 4. Jos haluat muuttaa peilikuvareunuksia vain asiakirjan tietyssä osassa, valitse muutettava alue. Muuta reunukset ja valitse Käyttöalue-ruudusta Valitulla alueella. 5. Napauta OK. Sidontareunukset 1. Valitse Tiedosto/Sivun asetukset/reunukset. 2. Kirjoita sidontareunuksen leveys Sidontareunus-ruutuun. 3. Valitse Vasen tai Ylä Sidontareunus-kohdasta. 4. Napauta OK. Huom.! Myös sidontareunusta voi muuttaa vain asiakirjan valitulla alueella. 2 Kuvien muokkaus ja piirtäminen 2.1 Valmiiden kuvien muokkaaminen Varsinainen kuvan muokkaaminen kannattaa tehdä kuvankäsittelyohjelmalla. Wordissa on kuitenkin olemassa muutamia perustyökaluja, joilla kuvaa voi muokata. Kuvan muokkaamiseen tarkoitetut työkalut saat esiin valikosta Näytä/Työkalurivit/Kuva. Kuvan hallinta, esim. vesileimakuva Kuvan rajaaminen Kuvan sijoitus tekstiin nähden Kuvan lisääminen Kuvan palauttaminen entiselleen Suurempi ja pienempi kontrasti Suurempi ja pienempi kirkkaus Viivan muuttaminen Kuvan muotoiluvalikko Värin määritteleminen läpinäkyväksi 2.2 Piirtäminen Työtilan alareunasta löytyy rivi objektien piirtämiseen ja muokkaamiseen soveltuvia työkaluja. Jos työkalurivi ei ole näkyvissä, saat sen näkyviin valikosta Näytä/Työkalurivit/Piirto.
3 Objektin valintatyökalu Piirrostyökalut Muotoilutyökalut Piirrostyökaluilla voi mm. piirtää viivoja, neliöitä, ympyröitä, kaaria ja muita kuvioita. Piirroksissa voi käyttää erivärisiä ja eripaksuisia viivoja sekä erilaisia täyttövärejä. Oikeat värit voi määritellä etukäteen tai valita piirros jälkikäteen aktiiviseksi ja muuttaa sitten väriä. Esimerkiksi täyttöväri muutetaan seuraavasti: 1. Valitse objekti, jota haluat muuttaa. 2. Napauta Täyttöväri-painikkeen vieressä olevaa pientä nuolenkärkeä. 3. Valitse avautuvasta värivalikosta haluamasi väri. 4. Värejä saa näkyviin enemmän Lisää täyttövärejä painikkeesta. Standardivälilehdeltä voit valita mieleisesi värin ja napauttaa OK. Mukautetut-välilehdeltä on mahdollista sekoittaa väri itse muuttamalla väriarvoja. Myös värin sävyä, kylläisyytta ja kirkkautta voi säätää. 2.3 Tekstin lisääminen kuvaan tai piirrokseen Kuvaan tai piirrokseen voi lisätä tekstiä Lisää tekstikehys painikkeella. Teksti kirjoitetaan kehyksen sisään. Tekstikehystä voi muotoilla (kehyksen viivaa, väriä, täyttöväri ym.) valikosta Muotoile/Tekstikehys tai avaamalla kehyksen muokkausvalikko hiiren oikealla painikkeella. Tekstikehys täytyy olla valittuna, jotta sitä pääsee muokkaamaan. Kehystä voi myös siirrellä nuolinäppäimillä, kun se on valittuna. Aktiiviseksi valittu tekstikehys
4 Tekstikehystä voi venyttää valintakahvoista. Kulmista venyttämällä mittasuhteet säilyvät. 3 Graafiset toiminnot Asiakirjaan voi Wordissa lisätä mm. taulukoita ja kaavioita. Nämä graafiset toiminnot ovat käyttökelpoisia, jos asiakirjaan tarvitsee lisätä luetteloita, kaavioita tms. 3.1 Taulukko Taulukko lisätään valikosta Taulukko/Lisää/Taulukko. Taulukon lisäämistä varten ohjelmassa on myös kolme erilaista pikapainiketta. Taulukot ja reunat pikapainikkeesta saa esille taulukon muotoiluvalikon. Muotoiluvalikosta voi määritellä taulukon ominaisuudet ensin ja piirtää sitten taulukko. Viivan tyyli, leveys ja väri Taulukon ulkoreuna Sävytysväri Sarakkeiden ja rivien määrä Lajittelun suunta Taulukko Lisää taulukko painikkeen avulla 1. Napauta pikapainiketta. 2. Valitse sopiva määrä sarakkeita ja rivejä maalaamalla alue hiirellä 3. Napauta taulukko aktiiviseksi taulukon vasemmalla puolella.
5 4. Voit käyttää taulukon muotoiluun toimintoa Taulukko/Taulukon automaattinen muotoilu. 5. Avautuvasta valintaikkunasta määritellään taulukon ulkoasu ottamalla käyttöön jokin valmiista malleista. 6. Hyväksy malli napauttamalla OK. Taulukon rivien, palstojen ja solujen kokoa ja asettelua voi muokata valikosta Taulukko/Taulukon ominaisuudet. Kun valitsee koko taulukon, rivin tai sarakkeen, hiiren oikealla painikkeella saa esille muokkausvalikon. Rivejä ja sarakkeita voi myös lisätä tai poistaa avautuvasta valikosta. Lisää rivejä saa tehtyä nopeimmin viemällä kursori rivin loppuun ja painamalla Enteriä. Jos kursori on solun sisäpuolella, uusi rivi tehdään painamalla Tabulaattoria. Taulukossa liikutaan hiirellä, tabulaattorilla tai nuolinäppäimillä. Excel-taulukon lisääminen Taulukko lisätään Lisää Microsoft Excel taulukko pikapainikkeesta. Kun olet lisännyt taulukon, ilmaantuu pikavalikkoriville muutamia laskutoimituksiin käytettäviä pikapainikkeita. Taulukkolaskentaan voi käyttää Wordia, jos on kysymys pienehköjen taulukoiden lisäämisestä asiakirjaan. Muuten taulukkolaskentaan kannattaa käyttää Exceltaulukkolaskentaohjelmaa.
6 3.2 Kaavio Kun olet luonut Excel-taulukon, voit lisätä kaavion valikosta Lisää/Kaavio tai pikapainikkeesta Ohjattu kaavion luominen. Nimensä mukaisesti Ohjattu kaavion luominen toiminto ohjaa kaavion luomista vaiheittain. Kaavion luominen aloitetaan valitsemalla kaaviomalli joko Vakiokaavioista tai Mukautetuista kaavioista. 4 Tekstidokumentin viimeistely 4.1 Ala- ja loppuviitteet Ala- ja loppuviitteitä käytetään, kun tekstiin halutaan lähdeviittauksia tai joitakin lisätietoja sivun loppuun. Tekstissä näkyy yläindeksinä esim. pieni numero. Viitetekstit tulostetaan joko sivun alareunaan (alaviite) tai asiakirjan loppuun (loppuviite). Alaviite 1. Sijoita kursori siihen kohtaan asiakirjassa, johon viitemerkin pitää tulla ja valitse Lisää/Alaviite. 2. Valitse Alaviite tai Loppuviite. 3. Valitse OK. 4. Jos käytät Normaali-näyttötilaa, näkyviin tulee erillinen ikkuna alaviitteen kirjoittamista varten. Jos käytät Tulostusasettelunäkymää, kursori siirtyy siihen kohtaan, johon teksti sijoittuu. Kirjoita viitteen teksti. 5. Kun viite on valmis, voit siirtyä takaisin normaalitekstin käsittelyyn. Normaalinäyttötilassa voit valita Sulje-painikkeen. Tulostusasettelunäkymässä voit siirtyä haluamaasi kohtaan hiirellä.
7 Oma merkintä Tässä kohdassa voit määrittää haluamasi viitemerkin. Viitemerkin määrittämiseen voit käyttää myös Merkki-painiketta. Automaattinen numerointi Numerointi-kohdan Automaattinen valinta määrittää, että Word huolehtii numeroinnista. Tällöin numerointi muuttuu aina automaattisesti, kun viitteitä lisätään, poistetaan tai siirretään paikasta toiseen. Huom.! Viitteeksi tarkoitetun numeron voi myös kirjoittaa asiakirjan tekstiin ja muuttaa sitten viitteeksi. Napauta numero aktiiviseksi hiirellä ja valitse Muotoile/Fontti. Valitse Tehosteet ja Yläindeksi. Napauta OK. 4.2 Ylä- ja alatunnisteet Tunniste on asiakirjan jokaisella sivulla toistuva elementti, joka sijoitetaan ylämarginaalin yläpuolelle tai alamarginaalin alapuolelle. Tunniste voi sisältää esimerkiksi asiakirjan nimen, tekijän nimen, päiväyksen ym. asiakirjaan liittyviä oheistietoja. Tunnisteen lisääminen Valitse Näytä/Ylä- ja alatunniste. Kirjoita tunnisteen teksti. Napauta Sulje.
8 Tunnisteen teksti näkyy asiakirjan tekstiä vaaleampana. Tunnisteen tekstiä pääsee muokkaamaan kaksoisnapauttamalla sitä. Tekstiä voi muokata kuten normaalia asiakirjan tekstiä. 4.3 Sivunumerot Sivunumeroinnin avulla voit numeroida asiakirjan sivut automaattisesti. Voit määrittää numeroinnin alkamaan muustakin numerosta kuin ykkösestä. Sivunumeroinnin lisääminen 1. Siirry sivulle, josta haluat aloittaa numeroinnin. 2. Valitse Lisää/Sivunumerot. 3. Ilmoita sivunumeron sijainti ja tasaus. 4. Muoto-painikkeella voit esimerkiksi muuttaa sivunumeron muotoa ja ilmoittaa aloitussivun numeron. 4.4 Sisällysluettelo Sisällysluettelon luomiseen voi käyttää Wordin toimintoa Lisää/Hakemisto ja luettelot. Toiminnon käyttäminen onnistuu, kun asiakirjan otsikot on muotoiltu valmiilla otsikkotyyleillä. Sisällysluettelo voi sisältää useita eri otsikkotasoja. Ensin täytyy siis vaihtaa otsikoiden tyylit Wordin otsikkotyyleiksi ja sitten luoda sisällysluettelo. Otsikkotyylin vaihto Kirjoita otsikko tai siirrä kursori valmiiseen otsikkoon. Valitse tyyli muotoilurivin vasemmassa laidassa olevasta tyylin valintaruudusta. Sisällysluettelon luominen 1. Siirrä kursori kohtaan, johon haluat sisällysluettelon. 2. Valitse Lisää/Hakemisto ja luettelot. 3. Valitse Sisällysluettelo-välilehti. 4. Muotoilut-valintaruudusta voit valita sisällysluettelon mallin.
9 Tähän ruutuun voit ilmoittaa haluamasi täytemerkin. Kun olet tehnyt valinnat, napauta OK. 4.5 Lajittelu ja aakkostaminen Lajittelutoiminnolla voit lajitella rivejä, kappaleita ja taulukon rivejä. Voit aakkostaa koko tiedoston tai valitsemiasi tekstialueita. Valitse Taulukko/Lajittele. Valitse lajitteluperusteet ja tarkista Asetukset. Huom.! Lajitteluasetuksissa voit ilmoittaa kenttäerottimet. Voit ilmoittaa kohtaan Muu kentän erottimeksi esimerkiksi välilyönnin. Kun lajittelet sanan mukaan, kentällä ei ole merkitystä. 5 Tekstinkäsittelyn oheistoiminnot 5.1 Asiakirjan ositus Kun ositat asiakirjan, voit luoda kuhunkin osaan erilaisen muotoilun. Osituksen avulla voit sijoittaa samalle sivulle palstoittamatonta tekstiä, kaksipalstaista tai vaikka nelipalstaista tekstiä. Kun haluat esim. koko sivun levyisen otsikon ja alle palstoitettua tekstiä, nämä tekstiosat pitää sijoittaa eri osiin. Wordissa on erilasia tapoja tekstin osittamiseen. Valitse Muotoile/Palstat ja määritä, että tehtävä palstamääritys on voimassa vain kursorin sijaintikohdasta eteenpäin. Word lisää automaattisesti kursorin kohdalle osanvaihtomerkin. Valitse osa asiakirjan tekstistä ja sen jälkeen Muotoile/Palstat. Word lisää automaattisesti valittua aluetta ennen ja myös sen jälkeen osanvaihtomerkin.
10 Osittamista voi käyttää muutenkin kuin palstoituksen yhteydessä. Tällöin osittamiseen käytetään Lisää/Vaihto toimintoa. 5.2 Yhdistämistoiminto Yhdistä-toiminto on helpoin tapa luoda Wordin avulla joukkokirjeitä, kirjekuoria ja tarroja. Yhdistä-toiminto perustuu kahden tiedoston (pääasiakirjan ja tietolähteen) tietojen yhdistämiseen. Yhdistämistoiminnossa tarvitaan pääasiakirja, jossa on muuttumattomana säilyvä, tietolähteissä toistuva teksti. Pääasiakirjaan yhdistetään yhdistämiskenttiä tietolähteistä. Tietolähde sisältää ne asiakirjan osat, jotka vaihtuvat joka asiakirjassa (esim. osoiteluettelo). Tietolähteen osat ovat kenttä ja tietue. Kenttä on esimerkiksi henkilön nimi osoiteluettelossa. Kentät muodostavat tietueen. Yksi tietue voi olla esimerkiksi yhden henkilön tiedot osoiteluettelossa. Tietolähteen laatiminen Valitse Taulukko-valikosta Lisää taulukko. Määrittele sarakkeiden ja rivien määrä. Kirjoita tiedot. Tallenna tietolähde. NIMI OSOITE POSTITOIMIPAIKKA Matti Meikäläinen Kissakatu 5 33610 Tampere Liisa Teikäläinen Koirakatu 6 45130 Kuopio Pääasiakirjan laatiminen Valitse Työkalut-valikosta Yhdistäminen/Pääasiakirja/Luo. Valitse Joukkokirjeet ja Uusi pääasiakirja. Kirjoita pääasiakirjan teksti. Avaa tietolähde Työkalut-valikosta vaihtoehdolla Yhdistäminen/Tietolähde/Nouda tiedot. Lisää yhdistämiskenttä haluamiisi kohtiin painikkeesta Lisää yhdistämiskenttä. Tallenna pääasiakirja.
11 Valitse valikosta Luo/Joukkokirjeet ja Uusi pääasiakirja. Asiakirjojen yhdistäminen Yhdistä pääasiakirja ja tietolähde toisiinsa painikkeella Yhdistä uuteen asiakirjaan. Voit yhdistää myös suoraan tulostimelle. 5.3 Etsiminen ja korvaaminen Voit etsiä merkkijonoja kursorin paikasta eri suuntiin. Valitse Muokkaa/Etsi. Kirjoita etsittävä merkkijono. Valitse Etsi seuraava. Voit etsiä merkkijonoa ja korvata sen toisella merkkijonolla. Valitse Muokkaa/Korvaa. Kirjoita etsittävä merkkijono ja korvaava merkkijono. Voit käyttää vaihtoehtoa Korvaa kaikki, jolloin ohjelma muuttaa merkkijonon toiseksi koko tiedostossa.
12 5.4 Kirjekuoret Kirjekuoret-toiminnolla voi tulostaa osoitteita erikokoisiin kirjekuoriin. 1. Valitse Työkalut/Kirjekuoret ja osoitetarrat. 2. Kirjoita Jakeluosoite-ikkunaan vastaanottajan tiedot. 3. Valitse Asetukset-painike ja tee kirjekuorimääritykset. 4. Valitse kuoren koko sekä jakeluosoitteen ja palautusosoitteen paikat. Tarvittaessa voit kirjoittaa myös Palautusosoitteen. 5. Tarkista syöttötapa. 5.5 Osoitetarrat Tarrat-toiminnolla voit tehdä erilaisia tarroja, esimerkiksi postitustarroja. 1. Kirjoita tietolähde taulukkomuotoon 2. Tallenna tietolähde nimellä. 3. Valitse Työkalut/Yhdistäminen. 4. Napauta Pääasiakirja/Luo painiketta. 5. Napauta Aktiivinen ikkuna, jolloin tarrat luodaan avoinna olevaan ikkunaan. 6. Napauta Nouda tiedot/avaa tietolähde painiketta. Hae tekemäsi tietolähde. Avaa tietolähde valinta soveltuu Word- ja Excel-asiakirjojen avaamiseen. Käytä osoitteistoa soveltuu Outlook-osoitteiston käyttämiseen tietolähteenä. 7.Napauta Valmistele pääasiakirja.
13 8. Avautuvasta valintaikkunasta valitaan tulostustapa ja tarratyyppi. Lisätietoja-painikkeen avulla voi tarkastella ja muuttaa tarran mittoja. 9. Jos tarvitsemasi tarratyyppi ei löydy luettelosta, valitse Uusi osoitetarra. Voit nimetä tarran ja syöttää mitat. 10. Hyväksy tarra OKpainikkeella. 11. Valitse osoitetarroihin tulevat kentät. Napauta valintaikkunasta Lisää yhdistämiskenttä. Jos haluat kentät eri riveille, paina välillä Enteriä. 12. Jos kirjoitat ruutuun itse jotain, tulee teksti näkyviin jokaiseen tarraan. Napauta OK. 13. Napauta Yhdistä tiedot asiakirjaan/yhdistä.
14 6 Tehtävät 1. Lisää tekstin vasempaan reunaan sidontareunukset. 2. Muuta valitsemasi kappaleen sarkainasetuksia ja valitse sopiva täytemerkki kappaleen alkuun. Käytä Muotoile/Sarkaimet toimintoa. 3. Tuo asiakirjaan valmis kuva esim. ClipArt-kuvatiedostosta. Sijoita kuva tekstin päälle. Tee kuvasta vesileima. 4. Piirrä piirrostyökaluilla erilaisia muotoja. Määrittele piirtämääsi muotoon täyttöväri standardiväreistä. Kokeile myös värien mukauttamista itse. 5. Lisää teksti valmiiseen kuvaan. Muotoile tekstikehystä, esim. muuta kehyksen viivaa ja väriä. 6. Tee taulukko; lukujärjestys, viikko-ohjelma tms. Lisää/Taulukko toiminnolla. Tee toinen Excel-taulukko, joka sisältää numerotietoja. Lisää kaavio. 7. Lisää asiakirjaan ylä- ja alatunnisteet. Merkitse ylätunnisteeseen asiakirjan nimi, tekijä ja päivämäärä. Määrittele fontti. 8. Lisää asiakirjaan ainakin kahden eri tason otsikoita. Muuta otsikot tyyleiksi ja tee tyylien pohjalta sisällysluettelo. 9. Tee osoitetaulukko, josta luot osoitetarrat.
15