PDF-XChange 4 Pro PDF-XChange Viewer
Kirjoitus ja taitto: Bittikatti/Raili Huttunen 2008 MMPRO Oy Harry Palmén Tilkantori 3 B 18 00300 HELSINKI p. 040-510 1760 harry.palmen@welho.com www.mmpro.fi Tämän koulutusmateriaalin harjoituksineen saa vapaasti ladata ja tulostaa PDF-XChange 4.x Pron ja PDF-XChange Viewerin kouluttamiseen ja itseopiskeluun osoitteesta www.mmpro.fi. Versio 1.0 /2008-09-01 Ohjelmiston kehittyessä materiaalista ilmestyy uusia versioita.
Sisältö 3 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Sisältö 1 Yleistä...7 1.1 Mikä PDF on?... 7 1.2 Miksi PDF?... 7 1.3 PDF-XChange ja Viewer... 8 PDF-XChange PDF-tiedostojen luominen 1 PDF-tiedoston tulostaminen...9 1.1 Tulostimen valinta ja tulostusasetukset... 9 1.2 PDF-tulosteen tallentaminen... 10 1.3 Tulostettavien tiedostojen yhdistäminen... 11 1.4 Tiedoston lähettäminen sähköpostina... 12 1.5 Harjoituksia... 12 2 PDF-asetukset...13 2.1 Asetusikkunan muokkaaminen... 14 Ikkunan välilehdet... 14 Laaja ja yksinkertaistettu käyttöliittymä... 14 Käyttöliittymän kieli... 15 2.2 Perusasetukset... 16 2.3 Paperiasetukset ja omat lomakkeet... 17 Asettelu: Normaali... 19 Asettelu: Useita sivuja... 20 Asettelu: Kirjanen... 21 Omat lomakkeet... 22 2.4 Ylä- ja alatunnisteet... 23 2.5 Kirjanmerkit... 25 2.6 Vesileimat... 27 Vesileimojen tulostaminen... 27 Tekstivesileiman luominen... 28 Kuvavesileiman luominen... 29 2.7 Kerrokset... 30 2.8 Linkit... 32 Paikalliset tiedostot... 33 2.9 Dokumentin suojaus... 33 Asiakirjan salasanat... 34 Asiakirjan oikeudet... 34 Digitaalinen allekirjoitus... 36 2.10 Tallennusasetukset... 37 Nimeämismakrot... 40 2.11 Asiakirjan tiedot... 42 2.12 Fonttien sisällyttäminen... 43 2.13 Pakkaus, optimointi ja grafiikka... 45 Pakkaus... 45 Optimointi... 46 Grafiikka... 47
4 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.14 Profiilit...48 2.15 Sähköpostiyhteydet...49 2.16 Asetukset tallennuksen yhteydessä...51 2.17 Ohjauspaneelin asetusikkuna...53 2.18 Harjoituksia...54 3 PDF-XChange 4 Pro - Harjoitusten ratkaisumallit...60 Tulostaminen Office-ohjelmista 1 MS Office -integraatio...66 1.1 MS Office -integraation työkalut...66 1.2 Yhteiset asetukset Office-ohjelmissa...67 Asetukset...67 Linkit...67 Lisäasetukset...69 1.3 Sovelluskohtaiset asetukset...70 Word...70 Excel...71 PowerPoint...71 pdfsaver 1 pdfsaverin käyttö...72 1.1 Tulostettavien asiakirjojen kerääminen...72 1.2 Ryhmien hallinta...73 1.3 Asetukset...74 Office2PDF 1 Office-tiedostojen automaattinen muunto...75 1.1 Perusteet...75 Asetukset...76 1.2 Tarkkailtavien kansioiden käyttö...76 PDF-XChange Viewer PDF-tiedostojen katselu ja muokkaus 1 Perusteet...78 1.1 Ohjelman avaaminen ja sulkeminen...78 1.2 Ohjelmaikkuna...78 Komentojen valitseminen...79 1.3 Käyttöliittymän mukauttaminen...79 Valikkorivi...79 Työkalurivit...79 Suunnistusruutu...81 Dokumenttien siirtymisvälilehdet...82 1.4 Ohjelman asetukset...82 Yleinen...83 Sivunäyttö...83 Kielet...84 Tiedostokytkennät...84 Mitoitus...84
Sisältö 5 2 Tiedostojen hallinta...85 2.1 Tiedostojen avaaminen... 85 2.2 Siirtyminen asiakirjasta toiseen... 86 Ikkunoiden järjestäminen... 86 2.3 Tiedostojen sulkeminen... 86 2.4 Tiedostojen sisällön selaaminen... 87 Sivun tarkastelukohta... 87 Navigointipainikkeet... 87 Siirtyminen tietylle sivulle... 87 Suunnistusruutu... 88 Linkit... 89 2.5 Sivujen asettelu... 89 2.6 Sivujen koko... 90 Koko näyttö... 90 Suurentaminen ja pienentäminen... 91 Panoroi ja zoomaa... 91 Luuppi... 92 Sivun sovittaminen ikkunaan... 92 2.7 Tulostaminen... 94 2.8 Tietojen ja tiedostojen etsiminen... 96 Etsinnän asetukset... 96 Tarkennettu haku... 96 2.9 Tiedostojen yhdistäminen... 97 2.10 Muutosten tallentaminen... 99 2.11 Tallentaminen kuvatiedostoksi... 99 2.12 Dokumentin ominaisuudet... 101 Kuvaus... 101 Suojaus... 102 Fontit... 102 2.13 Harjoituksia... 103 3 Tiedostojen sivujen käsittely...104 3.1 Sivujen lisääminen toisesta tiedostosta... 104 3.2 Sivujen poistaminen... 105 3.3 Sivujen siirtäminen ja kopioiminen... 106 Sivujen siirtäminen ja kopioiminen uuteen tiedostoon... 106 Sivujen siirtäminen ja kopioiminen miniatyyrien avulla... 107 3.4 Sivujen rajaaminen... 107 3.5 Sivujen kääntäminen... 109 3.6 Harjoituksia... 110 4 Tiedostojen sisällön käsittely...111 4.1 Tekstin valinta... 111 4.2 Tekstin kopioiminen... 111 4.3 Tekstin ja kuvan kopioiminen kuvana... 111 4.4 Harjoituksia... 111 5 Kirjanmerkkien hallinta...112 5.1 Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin... 112 Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin... 112 Kirjanmerkin kohteen muokkaaminen... 112 Kirjanmerkkien nimi ja ulkoasu... 113 Kirjanmerkkien tasojen muuttaminen... 113
6 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Kirjanmerkkien järjestys...113 Kirjanmerkkien poistaminen...114 5.2 Harjoituksia...114 6 Kommentit ja merkinnät...116 6.1 Kommenttien lisääminen ja muokkaaminen...116 Tarralappukommentti...116 Tekstin korostaminen...118 Kirjoituskone, tekstiruutu ja puhekupla...120 Piirrosmerkinnät...121 6.2 Leimasimet...122 Leiman lisääminen dokumenttiin...122 Oman leimasinluokan luominen...123 Leimasinten luominen...124 Oman leimasimen poistaminen...125 6.3 Kommenttien hallinta suunnistusruudussa...126 Kommenttien tarkastelu...126 Kommenttien ryhmittely...127 Vastaaminen kommenttiin...127 Kommenttien poistaminen...127 6.4 Kommenttien kiinnittäminen...128 6.5 Kommenttien tulostaminen ja yhteenveto...128 Dokumentin ja kommenttimerkintöjen tulostaminen...128 Kommenttien yhteenveto...129 6.6 Harjoituksia...130 7 Lomakkeiden täyttäminen...133 7.1 Lomakekenttien kiinnittäminen...133 7.2 Harjoituksia...134 8 PDF-XChange Viewer - Harjoitusten ratkaisumallit...134 Lukijalle PDF-XChange -opiskeluaineisto sopii itseopiskeluun, kurssimateriaaliksi ja työskentelyn tueksi. PDF-XChange -ohjelmien taustana on tässä aineistossa Windows Vista -käyttöjärjestelmä. Käytännössä ohjelmat toimivat täysin samalla tavalla eri käyttöjärjestelmäversioissa. Komennot ja painikkeiden nimet on kirjoitettu siten, että ensin mainitaan suomenkielinen komento lihavoituna ja englanninkielinen sen jälkeen suluissa. Peräkkäin valittavat valikkokomennot on erotettu toisistaan pystyviivalla. Näppäimistönimet on kirjoitettu lihavoituna, esimerkiksi Enter tai Nuoli ylös. Jos toiminnon toteuttamiseksi täytyy painaa näppäimiä yhtä aikaa, ne on merkitty peräkkäin +-merkillä erotettuna, esimerkiksi Ctrl+Home. Aineiston mukana on harjoituksiin liittyviä pohjatiedostoja, joista jatkat itse harjoittelua eteenpäin tekstissä olevien ohjeiden mukaisesti. Harjoitukset on tallennettu kahteen kansioon "Pro harjoitukset" ja "Viewer harjoitukset". Kunkin ohjelmaosan lopussa on harjoitusten ratkaisumallit.
Yleistä 7 1 Yleistä Tämä aineisto opastaa monipuolisesti PDF-XChange -ohjelmien käyttöä. Aluksi käsitellään PDF-asiakirjojen luomista PDF-XChange 4 PRO -ohjelmapaketin eri ohjelmilla ja sen jälkeen hyödynnetään ja muokataan asiakirjoja PDF-XChange Viewer -ohjelmalla. Aineisto sisältää teoriatietoa ohjelmien ominaisuuksista ja käyttötarkoituksista sekä toimintojen suoritustavan kuvauksen. Keskeisiin toimintoihin liittyy myös harjoituksia, joihin liittyy malliratkaisut. 1.1 Mikä PDF on? PDF (Portable Document Format) on Adoben luoma tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan fontit, grafiikan, kuvituksen ja sivujen asettelun mahdollisimman tarkasti riippumatta luontisovelluksesta ja muusta käyttöympäristöstä. Tiedostoja voidaan hyödyntää yhtä hyvin Windowsissa, Linuxissa ja Macintosheissa. PDFtiedostoja voi tallentaa melkein mistä tahansa sovelluksesta PDF-luontiohjelmien avulla. Tässä aineistossa käsitellään PDF-tiedostojen luontiin ja käyttöön tarkoitettuja PDF-XChange -ohjelmia Windows-ympäristössä ja erityisesti yhteistyössä Microsoft Officen sovellusten kanssa. 1.2 Miksi PDF? PDF on turvallinen ja helppo tapa jakaa sähköisiä asiakirjoja muuttumattomina. Dokumenttien lukija ei tarvitse alkuperäistä luontiohjelmaa, sillä PDF-dokumenttien katseluun ja tulostamiseen tarvitaan vain ilmainen katseluohjelma, esimerkiksi PDF-XChange PDF Viewer, jonka voi ladata Internetin kautta. PDF-tiedostot ovat lisäksi pieniä, joten ne soveltuvat sähköpostiliitteiksi ja muuhun elektroniseen jakeluun. Dokumentit voidaan optimoida eri käyttötarkoituksiin, esimerkiksi näyttökatselua, Internetiä tai painotulostusta varten. PDF vähentää paperisten asiakirjojen säilytystarvetta ja dokumentteihin on mahdollista liittää erilaisia salauksia ja käyttöoikeustasoja, joten asiakirjojenj ja arkistojen hallinnointi helpottuu. Salasanalla suojattu PDF-liite on oivallinen tapa myös varmistaa sähköpostin turvallisuus.
8 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 1.3 PDF-XChange ja Viewer PDF-XChange on Tracker Software Products Ltd:n kehittämä ohjelma ja sen viimeisin versio on 4.0. Ohjelman maahantuonnista ja suomenkielisestä versiosta vastaa MMPro Oy (www.mmpro.fi). Ohjelman PRO-paketti sisältää tiedostojen luontiin seuraavat osat: PDF-XChange Office2PDF pdfsaver PDF-Tools Lisänä voidaan asentaa PDF-työkalut Office-ohjelmiin. Lisäksi ohjelmistoperheeseen kuuluu tiedostojen katseluun tarkoitettu Viewer-ohjelma, jonka voi ottaa käyttöön ilman luontiohjelmaakin. Tässä aineistossa keskitytään luontiohjelmista PDF-XChangeen ja sen ominaisuuksien monipuoliseen käyttöön. PDF-Toolsin ominaisuuksia ollaan yhdistämässä Vieweriin, joten se on jätetty aineistosta pois. PDF-XChange on tulostusohjain, joka löytyy sovellusten tulostusvalintaikkunassa muiden tulostinten tapaan. Muut ohjelmat ovat varsinaisia itsenäisiä ohjelmia, jotka käynnistetään Käynnistä (Start) valikosta.
PDF-tiedoston tulostaminen 9 PDF-XChange PDF-tiedostojen luominen 1 PDF-tiedoston tulostaminen PDF-XChange asennetaan kirjoittimeksi Windows käyttöjärjestelmään. Paperitulostuksen sijasta se toimii virtuaalisena kirjoittimena, joka tuottaa Adoben kanssa yhteensopivan PDF-muotoisen tiedoston. PDF-tulostus käynnistyy melkein mistä tahansa ohjelmistosta valitsemalla tavalliseen tapaan tulostaminen ja kirjoittimeksi PDF-XChange. Lopullisen tiedoston muoto määrittyy valittujen asetusten mukaisesti. Tiedoston tallennukseen voidaan valita tiedostonimi alkuperäisestä sovelluksesta siirtyväksi, etukäteen määriteltyjen muuttujien mukaiseksi (esim. päiväys tai päiväyksen ja kellonajan yhdistelmä jne.) tai käyttää vakituista oletusarvoa. PDF-tiedostojen luomiseen ei tarvita mitään muuta ohjelmistoa kuin varsinaisen sovellus, jossa alkuperäinen asiakirja luodaan. 1.1 Tulostimen valinta ja tulostusasetukset Tee asiakirja, taulukko, esitys tai muu tiedosto valmiiksi sen luontiohjelmassa tavalliseen tapaan. PDF-tiedostoksi muunnat sen näin: 1. Valitse sovellusohjelmassa tulostuskomento esimerkiksi Tiedosto (File) -valikosta, tulostuspainikkeella tai Office 2007:ssa Office-valikosta. 2. Avaa valintaikkunassa luettelo Nimi (Name) ja valitse PDF-XChange 4.0.
10 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 3. Valitse tavalliseen tapaan tulostuksen vakioasetukset kuten tulostettavat sivut ja mahdollinen zoomaus. Kopioiden määrällä ei ole merkitystä. Valitusta alueesta tulostetaan yksi tiedosto. 4. Jos haluat määrittää PDF-tiedoston asetuksia, napsauta tulostusikkunassa painiketta Ominaisuudet (Properties). Tee määritykset ja napsauta OK. 5. Käynnistä PDF-tulostaminen napsauttamalla OK. 1.2 PDF-tulosteen tallentaminen Kun tulostus käynnistyy, näyttää PDF-XChange muunnon etenemisen. Kun muunto on valmis, avautuu tallennusikkuna. 1. Valitse tallennuspaikka ja kirjoita tiedostolle nimi. 2. Merkitse ruutu Avaa lukuohjelmassa tallennuksen jälkeen (Run Viewer Application After Saving). Näin pääset heti tarkastelemaan muunnon tuloksen. 3. Napsauta Tallenna (Save).
PDF-tiedoston tulostaminen 11 Jos samanniminen tiedosto on jo olemassa, avautuu seuraava valintaikkuna: Voit peruuttaa tallentamisen (Cancel) ja vaihtaa tiedostonimen tai vahvistaa, että edellisen version saa korvata uudella (Direct Overwrite). Tiedostonimeen voi myös lisätä automaattisen numerotunnisteen, jolla tiedostot erottuvat toisistaan (Auto Number). 1.3 Tulostettavien tiedostojen yhdistäminen Tallennusikkunassa voit kerätä PDF-tiedostoja peräkkäin. 1. Tulosta ja tallenna ensin ensimmäiseksi tuleva tiedosto. 2. Tulosta seuraavaksi tuleva tiedosto. 3. Kun tallennusikkuna avautuu, valitse tiedostonimiruutuun ensimmäisenä tallennettu tiedosto. 4. Merkitse ruutu Liitä toiseen pdf-tiedostoon (Append To Existing PDF). 5. Napsauta Tallenna (Save). Tiedosto liitetään ensimmäisenä tallennetun tiedoston perään. Voit kerätä samaan tiedostoon seuraavan tiedoston, kunnes koko pakettisi on valmis. Samannimiset tiedostot voi yhdistää peräkkäin valitsemalla tiedostonimen korvausikkunassa Yhdistä samannimisen tiedoston loppuun (Merge With Existing (Append To)) tai Yhdistä samannimisen tiedoston loppuun (Merge With Existing (Insert Before)).
12 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 1.4 Tiedoston lähettäminen sähköpostina Kun tulostat ja tallennat PDF-tiedoston, voit tallennusikkunassa määrittää tiedoston lähettämisen sähköpostiin liitteeksi. Kun tallennat tiedostoa, merkitse ruutu Lähetä valmistuva pdf-tiedosto sähköpostina (Email PDF After Creation). Oletussähköpostiohjelma avautuu ja tiedosto on valmiina sen liitteenä. Täydennä viestin vastaanottaja ja muut tiedot. Kun lähetät viestin, PDF-XChangen ikkuna sulkeutuu. Oletuksena tiedosto muunnetaan pakatuksi ZIP-tiedostoksi. Nykyisin virukset ja muut ongelmalliset liitetiedostot ovat aiheuttaneet sen, että liitteitä sisältävien viestien saapuminen voi olla estetty, elleivät liitteet ole ZIP-tiedostoja. PDF-XChangen avulla luot liitteistä standardin mukaisia ZIP-tiedostoja. ZIP-tiedostomuodon käyttö myös pakkaa lisää tiedostoa ja siten viestin lähettämiseen ja vastaanottamiseen käytetty aika vähenee. ZIP-tiedostot voi purkaa viimeisimpien käyttöjärjestelmäversioiden toiminnoilla tai useilla ilmaisilla purkuohjelmilla. Käytettävän sähköpostiohjelman ja liitteen muodon voit vaihtaa asetuksissa. 1.5 Harjoituksia Aineistoon liittyy harjoituspohjia, jotka on tallennettu kansioon "Pro harjoitukset". Samaa tiedostoa muokataan useamman kerran opiskelun edetessä, joten poista harjoituskansio vasta sitten, kun lopetat harjoitusten käytön kokonaan. Harjoituksissa oletetaan, että käytössäsi on Microsoft Office Word, Excel ja PowerPoint ja että hallitset näiden ohjelmien peruskäytön. Harjoitusten ratkaisumallit löydät sivulta 60. Harjoitus 1 Käynnistä Word ja avaa asiakirja "Italia". Tulosta se voimassa olevien asetusten mukaisena harjoituskansioon nimellä "Italia oma" ja avaa tulos katseluohjelmaan. Sulje tulos ja katseluohjelma tarkistuksen jälkeen. Harjoitus 2 Avaa asiakirja "Italia kansi". Tulosta se samojen asetusten mukaisena siten, että se liitetään tiedostoon "Italia oma" ja avaa tulos katseluohjelmaan. Sulje tiedosto ja katseluohjelma. Sulje myös Word. Harjoitus 3 Käynnistä Excel ja avaa asiakirja "Asiakkaat". Tulosta se voimassa olevien asetusten mukaisena harjoituskansioon nimellä "Asiakkaat oma" siten, että jätät pois ensimmäisen sarakkeen asiakasnumeron. Tarkista tulos katseluohjelmassa. Sulje tulos ja katseluohjelma tarkistuksen jälkeen.
PDF-asetukset 13 2 PDF-asetukset PDF-XChange sisältää paljon erilaisia asetuksia, joilla muokataan tulostettavan PDF-tiedoston ominaisuuksia ja optimoidaan tiedoston kokoa. Voit mm. lisätä tiedostoon ylä- ja alatunnisteen, vesileimoja, linkkejä ja kirjanmerkit. Voit pakata kuvia ja määrittää mukaan upotettavat fontit. Voit myös suojata tiedoston salasanoilla ja erilaisilla käyttöoikeuksilla. Suojattu PDF-tiedosto on turvallinen tapa lähettää tietoja sähköpostiliitteenä. Kun PDF-XChange valitaan tulostimeksi ja napsautetaan painiketta Ominaisuudet (Properties), on ikkunassa oletuksena seuraavat asetukset: Kaikki välilehdet eivät mahdu samanaikaisesti ikkunaan, mutta voit selata välilehtiä esiin napsauttamalla nimiluettelon ylä- ja alapäässä olevia nuolipainikkeita. Asetuksiin tekemäsi muutokset jäävät voimaan myös seuraaviin tulostuksiin. Jos tarvitset jotain ominaisuutta vain yhteen PDF-tiedostoon, poista toiminto käytöstä muunnon jälkeen. Jos tarvitset jotain tiettyä tulostusmääritystä usein, voit tallentaa sen profiiliksi. Näin monimutkaisetkin määritykset saa nopeasti käyttöön ilman välilehtien selaamista.
14 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.1 Asetusikkunan muokkaaminen Ikkunan välilehdet PDF-XChangen asetusten käyttöliittymässä on mahdollista valita ikkunassa näkyvät asetusvälilehdet ja vaihtaa niiden järjestystä. Kun hiiren kakkospainikkeella (yleensä oikealla) napsautetaan ensin johonkin välilehden nimeen ja sen jälkeen valitaan Muokkaa... (Customize...), avautuu seuraava valintaikkuna: Kohdassa Nykyiset sivut (Current Pages) näkyvät käytössä olevat asetusvälilehdet. Painikkeella Poista (Remove) voit piilottaa tarpeettomat vaihtoehdot. Tarvittaessa voit palauttaa haluamasi välilehden luettelosta Käytettävissä olevat sivut (Available Pages). Painikkeella Palauta (Reset) voi palauttaa kaikki välilehdet oletusten mukaisiksi. Painikkeilla Ylös (Move Up) ja Alas (Move Down) voit järjestää välilehdet niin, että yleisimmin tarvitsemasi välilehdet ovat ensimmäisinä. Asetusvälilehdet voi piilottaa esimerkiksi sen jälkeen kun niihin on kerran valinnut tarvittavat määritykset. Laaja ja yksinkertaistettu käyttöliittymä Perusasetuksiin kuuluu kaksi eri käyttöliittymää riippuen käyttäjän tarpeista ja osaamistasosta: Laaja käyttöliittymä (Advanced Mode) on oletusliittymä, joka tarjoaa pääsyn kaikkiin PDF-XChangen ominaisuuksiin ja toimintoihin. Yksinkertaistettu (Simple Mode) -liittymässä on piilotettu kaikki muut toiminnot paitsi Paperiasetukset (Paper), Omat lomakkeet (Custom Forms) ja Yleistä (General) -kohdan Perusasetukset (General Settings).
PDF-asetukset 15 Asetuksen vaihto tapahtuu valitsemalla välilehti Yleistä (General) ja sen jälkeen rastittamalla tai poistamalla rastin kohdasta Laaja käyttöliittymä (Use Advanced Settings). Käyttöliittymän kieli PDF-XChange on käännetty monelle kielelle. Välilehdessä Kielet (Languages) voit valita käyttöliittymän kielen. Asennuksen yhteydessä oletuskieleksi tulee käyttöjärjestelmän maa-asetuksista löytyvä kieli, jos tuki sille löytyy. Muussa tapauksessa ohjelma asennetaan englanninkielisenä. Voit kuitenkin itse vaihtaa tilalle jonkin muun kielen, jolle kielituki on olemassa. Valitse asetusikkunan välilehti Kielet (Languages). Valitse haluamasi kieli ja napsauta Oletuskieleksi (Set Asd Default). Jos ruutu Käytä maakohtaisia asetuksia (Use Users Regional Settings) merkitään, käytetään oletuskielen sijaan käyttöjärjestelmän ohjauspaneelissa määriteltyjä maakohtaisia asetuksia.
16 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.2 Perusasetukset Perusasetuksiin liittyy ominaisuuksia, joilla määritetään PDF-tiedoston jatkokäyttöä katseluohjelmassa, kuten PDF-XChange Viewer -ohjelmassa. Valitse ominaisuusikkunan välilehti Yleistä (General). PDF-Määrittely (PDF Specification) kertoo, minkä eri Acrobat-versioiden kanssa luotava tiedosto on yhteensopiva. Valittu versio vaikuttaa mm. salaustasoon. Jos olet varma, että kaikilla käyttäjillä on käytössään uusin katseluohjelmaversio (Acrobat 8 tai uudempi, PDF-XChange Viewer), kannattaa valita taso 1.7. Näin voi hyödyntää uusimpia ominaisuuksia ja pienentää tiedoston kokoa. Automaattinen (Auto). Varmistaa, että PDF-XChange luo tiedoston, jossa otetaan huomioon kaikki manuaalisesti eri valintaikkunoissa valitut vaihtoehdot ja sovitetaan yhteen mahdollisimman hyvin. Versio 1.3 (Version 1.3) Versio 1.7 (Version 1.7). Määrittää yhteensopivuustason. PDF/A-1b (RGB). Luo PDF-tiedoston, joka on yhteensopiva ISO:n PDF/A- 1b -standardin kanssa RGB-värimäärityksin. Asiakirjan avautumistapa (When Document Opened) kertoo katseluohjelmalle avauksen oletusasetukset. Sivun asettelu (Page Layout). Määrittää, miten sivuja näytetään katseluohjelmassa. Voit mm. valita näytettäväksi sivun kerrallaan tai aukeaman. Aukeamanäytössä on helppo tarkistaa esimerkiksi peilikuvasivujen asettelut ja asiakirjan yleisilme. Sivun tila (Page Mode). Avaako katseluohjelma oletuksena tiedoston siten, että myös kirjanmerkit (Bookmarks) tai sivujen pienoiskuvakkeet (Thumbnails) näkyvät. Jos asiakirjaan on luotu kirjanmerkit, ne kannattaa järjestää näkyviin heti avattaessa. Näin katsoja huomaa niiden olemassaolon.
PDF-asetukset 17 Koko näyttö -tila (Full Screen Page Mode). Jos sivun tilaksi valitaan koko näyttö, voi näytölle silti valita mukaan kirjanmerkit, pienoiskuvat tai muun mahdollisen sisältöruudun. Suurennus (Magnification). Määrittää, kuinka suurena asiakirjan sivut avattaessa näytetään. Avaussivu (Open to Page). Tiedoston ensimmäisenä näytettävä sivu. Katseluohjelman asetukset (Viewer Preferences) määrittää ominaisuudet, millä tavoin luotu tiedosto näkyy Adobe Readerissa ja PDF-XChange Viewerissa. Määritetyt ikkunan osat piilotetaan tai näytetään riippumatta niistä asetuksista, jotka käyttäjä on valinnut katseluohjelmassa oletuksiksi. 2.3 Paperiasetukset ja omat lomakkeet Paperiasetuksilla (Page Setup) voidaan muuttaa tulostettavien asiakirjojen pääominaisuuksia, kuten paperikokoa, suuntaa, reunuksia, kuvien resoluutiota, skaalausta sivujen pienentämiseksi tai suurentamiseksi ja tiedostosta tulostuvien määrää ja sivujen järjestystä arkilla. Valitse ominaisuusikkunassa välilehti Paperi (Paper). Sivun koko (Page Size) voi olla jokin vakiokoko tai voit määrittää sivun tarpeen mukaan. Valitse ennen koon ja reunusten arvojen valitsemista mitoitukseen sopiva mittayksikkö. Joidenkin ohjelmien, kuten MS Wordin, omat asetukset ohittavat kirjoitinohjaimen asetukset. Vakio (Standard). Papereiden ja kirjekuorien vakiokoot. Muu koko (Custom). Vakioista poikkeava paperikokoasetus. Jos tarvitset jotain erikoiskokoa usein, voit tallentaa sen omaksi lomakkeeksi. Reunus (Margin). Sivun reunukset määritellään oikeana sivureunuksena ja alareunuksena. Jos nämä arvot eivät riitä, tarkemmat määritykset on tehtävä alkuperäisen asiakirjan luontiohjelmistossa.
18 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Grafiikka (Graphic) Resoluutio (Resolution). Tiedoston sivujen resoluutio määritellään DPI-arvona (Dots per inch) välillä 50-2400. Arvon vähentäminen pienentää yleensä PDF-tiedoston kokoa, joten näytöllä katseltaviin tiedostoihin ei kannata valita suurinta arvoa. Skaalaus (Scaling). Tästä ominaisuudesta on hyötyä erityisesti Web-sivujen tulostuksessa, koska niiden korkeus- ja leveysasetuksia on voitu muokata vakiosivukoosta poikkeavasti. Jos alkuperäistä sivu on liian suuri verrattuna PDF-XChangen sivunasetuksissa määriteltyyn kokoon, voidaan koko skaalata alle 100 %:iin. Jos tulostettava sivu ei riitä täyttämään koko PDF-sivukokoa, voidaan skaalausarvona käyttää lukua yli 100 %. Suunta (Orientation). Sivun suunta sen mukaan, tuleeko pitempi suunta pystyyn (Portrait) tai vaakasuuntaan (Landscape). Asettelu (Layout) Asettelutapa (Layout Type). Valittavana on kolme sivun asettelua. Normaali (Normal). Yksi asiakirjan sivu jokaisella PDF-sivulla. Useita sivuja arkilla (N-up). PDF-sivulle voidaan sijoittaa 1, 2, 4, 6, 8, 9 tai 16 asiakirjan sivua. Kun valitset määrän, näyttää oikealla oleva esikatselukuva sijoittelun. Kirjanen (Booklet). PDF-sivu suunnitellaan kaksipuoleista sidontaa varten, jolloin sivut eivät tulostu normaalijärjestykseen 1, 2, 3, 4 jne. Alapuolella olevat valinnat vaihtuvat asettelutavan mukaan ja niiden avulla määritellään lopullinen tulostustapa. Arkin koko (Sheet Size). Voi olla Automaattinen (Auto), Mukautettu (Custom) tai jokin standardi arkkikoko. Lisäasetukset (Advanced Settings) -kohdassa voi kääntää sivun tulostussuunnan peilikuvaksi joko pysty- tai vaakasuuntaisen akselin ympäri.
PDF-asetukset 19 Asettelu: Normaali Normaali (Normal) -asettelussa tulostetaan yksi asiakirjan sivu yhdelle PDF-sivulle. Sivun sisällön kokoa ja sijoittelua PDF-sivulla voi tarvittaessa muuttaa. Näin voit varata sivulle tilaa esimerkiksi mahdollisille kommenteille. Kohta Asettelu (Layout) näyttää seuraavalta: Sovita sivun kokoon (Scale to Fit). Tämä valinta määrittää sekä kohtien Koko (Size) että Skaalaus (Scale) arvoja, ja osittain myös kohtaa Sijainti (Position). Kun sovitus on voimassa, täyttää sivun sisältö PDF-sivun alueen automaattisesti mahdollisimman suurena. Jos sovitus poistetaan käytöstä, voi sivun sisällön kokoa muuttaa esikatselukuvassa vetämällä hiirellä jostain kulmasta. Vetämisen aikana hiiren osoitin on kaksisuuntainen nuoli. Arvot ruuduissa Koko (Size) muuttuvat uuden koon mukaisiksi. Voit muuttaa arvoja myös suoraan ruuduissa napsauttamalla ruutujen perässä olevia ylös- ja alaspäin osoittavia askellinnuolia. Sivun sisällön sivusuhde pysyy muuttumattomana. Sijainti (Position). Mitoittaa sivun sisällön sijoittamisen vasemmasta yläkulmasta alkaen vaakasuunnassa ja pystysuunnassa. Vaikka standardina PDF-sivujen koordinaattijärjestelmässä pystysuunta ilmoitetaan ylöspäin alkaen vasemmasta alakulmasta, PDF-XChange käyttää Windows-tapaa ilmoittaa pystymitat alaspäin vasemmasta yläkulmasta. Keskelle (Center). Pakottaa sijainnin keskelle. Kun ruuudussa on merkintä, sijoitetaan sivun sisältö keskelle PDF-sivua. Sivun koon muuttaminen muuttaa kokoa kaikista suunnista ja pitää keskikohdan paikallaan. Kun toiminto on pois käytöstä, sijainnin voi mitoittaa joko arvoruutuihin tai sivun voi esikatselukuvassa vetää hiirellä haluttuun kohtaan. Vetämisen aikana hiiren osoitin on nelisuuntainen nuoli. Arvot ruuduissa Sijainti (Position) muuttuvat uuden paikan mukaisiksi ja osoittavat mitat vasemmasta yläkulmasta.
20 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Asettelu: Useita sivuja Valinnalla Useita sivuja arkilla (N-up) asetellaan samalle PDF-sivulle useita asiakirjan sivuja. Näin voit tulostaa esimerkiksi kaksi A5-kokoista sivua yhdelle normaalille A4-arkille tai tulostaa suurikokoista tekstiä sisältäviä sivuja pienennettynä useita samalle sivulle. Sivuja arkilla (Page Per Sheet). PDF-XChangen avulla voidaan tulostaa 1, 2, 4, 6, 8, 9 tai 16 sivua yhdelle arkille. Kun valitset sivumäärän, näet esikatselukuvassa mallin. Sivujen asettelu arkille muuttuu alkuperäisen sivun suunnan mukaan. Kaksi pystysuuntaista sivua asetellaan vierekkäin, kaksi vaakasivua allekkain jne. Sivujärjestys (Page Order). Jos tulostat useita sivuja arkille, voit myös määrittää tulostusjärjestyksen. 2 sivua: Vasemmalta oikealle (Left to Right) tai Oikealta vasemmalle (Right to Left). Muut sivumäärät: Ristikkäin vasemmalta (Across From Left), Alas vasemmalta (Down From Left), Ristikkäin oikealta (Across From Right) tai Alas oikealta (Down From Right). Esikatselukuvassa sivujen numerointi muuttuu osoittamaan valitsemaasi järjestystä. Tulosta sivujen kehykset (Print Pages Borders). Kun ruutu merkitään, tulostetaan PDF-sivulle asiakirjan sivujen kehykset erottamaan ne selvemmin toisistaan.
PDF-asetukset 21 Asettelu: Kirjanen Valinnalla Kirjanen (Booklet) PDF-sivu tulostetaan kaksipuoleista sidontaa varten. Sivut järjestetään niin, että ne tulevat oikeaan järjestykseen papereiden taittamisen jälkeen. Kirjasen tyyppi (Booklet Type). Esite (Brochure). Esitteet ovat yleensä kaksi- tai nelisivuisia ja ne mahtuvat yhdelle arkille. Kirja (Book). Sisältää useita sivuja ja tulostetaan suurten arkkien molemmille puolille. Arkit taitetaan ja leikataan niteiksi, joita voi olla lopullisessa kirjassa useita sidottuna peräkkäin. Arkkeja niteessä (Sheets in Gathering). Arkkien määrä niteessä. Määrittää sivujen tulostusjärjestyksen ja ryhmittelyn arkeille, jotka taitetaan ja leikataan niteeksi sidontaa varten. Jos arkille esimerkiksi tulostetaan molemmin puolin kaksi sivua ja niteessä on neljä arkkia (eli yhteensä16 sivua), tulostetaan sivut 1 ja 16 vierekkäin jne. Sidontareunus (Gutter Size). Sidontaa varten varattava tila sivujen sisäreunassa. Oletuksena arvo on 12,7 mm (0,5 tuumaa) yhtä sivua kohti. Kun sivut tulostetaan vierekkäin, on tila niiden välissä kooltaan kaksi kertaa määritetty reunus.
22 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Omat lomakkeet PDF-XChange sisältää kaikki keskeiset lomakkeiden vakiokoot ja lisäksi voit määrittää sivukokoja vapaasti erikoistulosteisiin. Jos tarvitset jotain mukautettua paperikokoa usein, voit tallentaa sen määrityksen ominaisuusikkunan välilehdellä Omat lomakkeet (Custom Forms). Voit luoda ja tallentaa 256 erilaista lomakekokoa. Omat lomakekokosi näkyvät paperiasetusten välilehdellä viimeisinä luettelossa Vakio (Standard). Oman lomakkeen määrität näin: 1. Napsauta painiketta Lisää... (Add...). 2. Kirjoita nimi ruutuun Mukautetun lomakkeen nimi (Custom Form Name). Jokaisella lomakkeella tulee olla yksilöllinen nimi. 3. Valitse sopivin mitoitustapa kohdasta Yksikkö (Units). 4. Kirjoita arvot kohtaan Mukautetun lomakkeen mitat (Custom Form Size Dimensions). Lomakkeen leveys ja korkeus ovat kokonaismittoja, jotka sisältävät reunuksille tarvittavan tilan. Välilehdellä Omat lomakkeet (Custom Forms) voit myös muokata mitoituksia ja poistaa tarpeettomiksi käyneet lomakekoot.
PDF-asetukset 23 2.4 Ylä- ja alatunnisteet Tunnisteet ovat jokaisella sivulla sivun ylä- tai alareunassa toistuvia tietoja. Voit lisätä vakiomuotoisia valmiita tunnistetietoja tai luoda omat tunnisteet ja muotoilla ne haluamallasi tavalla. Molemmat tunnisteet sisältävät samat valmiit mallit ja myös oman tunnisteen luominen tehdään samalla tavalla kumpaankin tunnisteeseen. Tunnisteet määrität ominaisuusikkunan välilehdellä Ylä- ja alatunnisteet (Headers/Footers). 1. Merkitse ruutu Lisää ylä- ja alatunnisteet asiakirjan sivuille (Add Headers and Footers to the Document s Pages). Toiminto aktivoituu. 2. Valitse valmis tunniste. Luettelo Ylätunniste (Header) sisältää vakiomuotoisia ylätunnisteita. Luettelo Alatunniste (Footer) sisältää puolestaan vastaavat vakiomuotoiset alatunnisteet. Tai 2. Napsauta haluamasi tunnisteen kohdalla painiketta Mukauta... (Customize...). Avautuva mukautusikkuna on samanlainen ylä- ja alatunnisteille. Tunniste jakautuu kolmeen lohkoon ja jokaisen lohkon kohdalla on kolme painiketta.
24 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Painikkeella Fontti (Font) avautuu valintaikkuna, jossa valitaan tekstin fontti. Painikkeella Väri (Color) avautuu paletti, jossa valitaan lohkossa olevan tekstin väri. Painikkeella Makro (Macros) avautuu luettelo, josta voit valita tunnistelohkoon jonkin valmiin makron, esimerkiksi päiväyksen, kellonajan tai asiakirjan nimen. 3. Valitse valmis makromuuttuja tai kirjoita lohkoon tuleva teksti. Teksti voi sisältää useita rivejä. Riviä vaihdat tavalliseen tapaan painamalla Enter. Tekstin voit muotoilla ennen kirjoittamista tai jälkikäteen. Muotoilu vaikuttaa kaikkeen lohkossa olevaan tekstiin. Eri lohkoissa voi olla eri tavoin muotoiltuja tietoja. Makrot ovat koodeja, jotka sisältävät %-merkin ja hakasuluissa olevan makronimen. Ne muuntuvat asiakirjan sivuilla tarvittavaksi tiedoksi, esimerkiksi sivunumeroksi. Jos valitset useita makroja peräkkäin, erota ne toisistaan välilyönnillä tai muulla merkillä, esimerkiksi %[Page] (%[Pages]) eli Sivunumero (Sivumäärä). Napsauta lopuksi OK. 4. Valitse kohdasta Ensimmäisen sivun numero (First Page Number) numerointisarjassa käytettävä ensimmäinen numero. Toimintoa tarvitaan, jos luotava PDF-tiedosto liitetään osaksi suurempaan kokonaisuuteen. 5. Määritä kohtaan Siirtymä (Offsets) ylätunnisteen ja/tai alatunnisteen sijoitus vasemmasta (Left), oikeasta (Right), ylä- (Top) ja alareunasta (Bottom). Mitat voi ilmoittaa millimetreinä, pisteinä tai tuumina. Vasemman ja oikean reunan mitoitukset vaikuttavat molempiin tunnisteisiin. Yläreunus vaikuttaa ylätunnisteeseen ja alareunus alatunnisteeseen. 6. Napsauta OK tai siirry muille välilehdille jatkamaan määrityksiä. Tunnisteita pääset muokkaamaan vain, jos ruutu Lisää ylä- ja alatunnisteet asiakirjan sivuille (Add Headers and Footers to the Document s Pages) on merkittynä. Tunnisteen poistat tulosteesta poistamalla ruudun merkinnän. Tunnistemäärityksen poistat valitsemalla ylätunnisteen ja/tai alatunnisteen luettelosta vaihtoehdon Ei mitään (None).