Visma Nova Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Ohje
Oppaan päiväys: 17.9.2013. Asiakaspalvelu: Helpdesk: www.visma.fi Visma Nova -asiakaspalvelu: puh: 0107 562 130 (ylläpitoasiakkaat) puh: 0600 1 3330 (muut) Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2013 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 Johdanto... 1 1.1 Yleistä suoraveloituksen päättymisestä... 1 1.2 Huomioitavaa... 2 1.2.1 Operaattorin valinta... 2 1.2.2 Visma Novan lisenssit... 2 1.2.3 Aineistojen tallentaminen... 2 2 Laskuttajailmoitukset... 3 2.1 Yleistä... 3 2.2 Laskuaiheiden lisäys Visma Novaan... 3 2.3 Laskuttajailmoituksen muodostus... 4 2.3.1 Ensimmäinen laskuttajailmoitus... 4 2.3.2 Laskuttajailmoituksen muokkaaminen... 7 2.4 Laskuttajailmoituksen lähetys... 8 2.4.1 Visma AutoInvoicen kautta (Maventa)... 8 2.4.2 Muiden operaattoreiden kautta... 9 3 Vastaanottoehdotukset ja muuntokirjeet... 10 3.1 Suoraveloitusasiakkaiden tietojen päivitys... 10 3.2 Vastaanottoehdotusaineisto... 10 3.2.1 Laskuttajailmoituksen lataaminen... 10 3.2.2 Laskuttajan tiedot... 11 3.2.3 Asiakkaiden valitseminen vastaanottoehdotussanomalle... 12 3.2.4 Aineiston lähetys operaattorille... 12 3.3 Muuntokirjeaineisto... 12 3.3.1 Tulostaminen... 12 3.3.2 Lähetys Maventan palveluun... 13 3.3.3 Asiakkaan reagointiaika... 14 4 Vastaanottoilmoitukset... 15 4.1 Yleistä... 15 4.2 Vastaanottoilmoitusten käsittely... 15 4.2.1 Ilmoitusten nouto... 15 4.2.2 Ilmoituksen tiedot... 16 4.2.3 Ilmoitusten päivitys Visma Novaan... 17 5 Uudet laskutustavat ja laskujen lähetys... 18 5.1 Yleistä... 18 5.2 Laskuttaminen... 18 5.2.1 Kuluttajan e-laskut... 18 5.2.2 Suoramaksut... 19 6 Virheiden käsittely... 21 6.1 Yleistä... 21 6.2 Virhepalautteet Visma AutoInvoicessa... 21 6.3 Virheet laskuttajailmoituksen lähetyksessä... 21 6.4 Virheet vastaanottoehdotusaineiston lähetyksessä... 21 6.5 Virheet verkkolaskujen lähetyksessä... 22 Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Sisällysluettelo - i
1 Johdanto Tässä kappaleessa kerrotaan suoraveloituksen päättymisestä ja uusien laskutustapojen käyttöönotossa huomioitavista asioista. 1.1 Yleistä suoraveloituksen päättymisestä SEPAn siirtymäaika päättyy euromaissa 31.1.2014, jolloin Suomessa toimivien pankkien on lopetettava Suomessa käytössä oleva kansallinen suoraveloitus. Tämän jälkeen kansallista suoraveloitusta ei voi enää käyttää laskutukseen tai laskun maksuun. Suoraveloitusta käytetään yleisesti etenkin toistuvien laskujen maksuissa. Suomessa ei otettu käyttöön SEPA-suoraveloitusta (SEPA Direct Debit = SDD) vaan kansallisen suoraveloituksen tulee korvaamaan kuluttajan verkkolasku ja kuluttajan suoramaksu. Uusien palveluiden käyttöönottoon ovat pankit sekä viranomaiset sopineet muuntokäytännön, jossa suoraveloitusta käyttävän kuluttajan ei tarvitse tehdä mitään, vaan hyväksyä muutos hiljaisesti. Muuntokäytännöt vaativat toimenpiteitä laskuttajalta ja viimeiset muuntoon vaadittavat vastaanottoehdotussanomat tulee lähettää viimeistään 20.11.2013. Ensisijaisesti uudeksi laskutavaksi tarjotaan kuluttajan verkkolaskua, joka on tarkoitettu verkkopankkia käyttäville asiakkaille. Suoraveloituksen muunnon yhteydessä pankki asettaa näille laskuille automaattisen maksatuksen päälle (asetusta voi muokata myöhemmin omassa verkkopankissa). Maksu näkyy silloin normaalisti verkkopankissa. Niille kuluttajille, joilla ei ole verkkopankkia käytössä, tarjotaan kuluttajan suoramaksua. Suoramaksu on uusi maksutapa, joka perustuu kuluttajan verkkolaskuun ja sen toiminta on maksajan kannalta samanlainen kuin suoraveloituksessa. HUOM! Suoramaksu ei sovellu yritysasiakkaiden käytettäväksi, vaan heidän kanssaan täytyy sopia erikseen uusista laskutustavoista. Siirtyminen suoraveloituksesta uusiin maksutapoihin sisältää seuraavat vaiheet: 1. Pankkiverkon avaaminen Maventan palvelussa, mikäli operaattorina käytetään Maventaa. 2. Laskuttajailmoituksen tekeminen ja lähetys operaattorille. 3. Vastaanottoehdotusaineiston muodostaminen Visma Novan Asiakaskortistosta ja lähetys operaattorin välityksellä pankkeihin. 4. Muuntokirjeiden tulostus Visma Novasta ja lähetys niille suoraveloitusasiakkaille, joita muutos koskee. 5. 2 kk + 7 päivän reagointiajan odottaminen. 6. Vastaanottoilmoitusten nouto Visma Novan Asiakaskortistoon (laskutustapojen ja verkkolaskutustietojen päivitys). 7. Laskujen muodostus ja lähetys uusilla maksutavoilla. Tarkemmat kuvaukset yllä mainituista toimenpiteistä on kerrottu myöhemmin tässä dokumentissa. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Johdanto - 1
1.2 Huomioitavaa 1.2.1 Operaattorin valinta Valitse suoraveloituksen päättymiseen ja uusiin laskutustapoihin siirtymiseen se operaattori, jonka kanssa sinulla on sopimus verkkolaskujen lähettämisestä, vaikka suoraveloitussopimukset olisikin tehty jossain muussa pankissa. Varmista verkkolaskuoperaattoriltasi ennen muuntoajon aloittamista, että sopimuksiin liittyvät asiat ovat kunnossa ja että operaattorin ohjelmisto/pankkiyhteysohjelmasi tukee uusia sanomatyyppejä. Saatat tarvita sopimukset seuraaviin sanomatyyppeihin: Laskuttajailmoitus Vastaanottoehdotus Vastaanottoilmoitus Kuluttajaverkkolaskut Suoramaksut HUOM! Mikäli operaattorisi on Maventa, tulee sinun ensin tehdä pankkiverkon avaus Maventan palvelussa (Asetukset, Lisäpalvelut Pankkiverkko asetukset). Aktivointi vaatii kaupparekisteriin määritetyn nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön tunnistautumista verkkopankkitunnuksilla. Pankkiverkkoyhteyden avaustilauksen hinnoittelun ja yleiset palveluehdot löydät Maventan palvelusta. Pankkiverkon avaukseen menee tämän hetken tiedon mukaan noin viikko. 1.2.2 Visma Novan lisenssit Toimenpiteet vaativat lisenssit WSV (Suoraveloitus), WEI (Verkkolasku) ja WEIL (Kuluttajan e-lasku/suoramaksu). Kun suoraveloitusaineistoa ei enää lähetetä, tulee WSV-lisenssi aktivoida pois. Uuden WEIL-lisenssin hankkimiseksi ole yhteydessä omaan Visma Nova -partneriisi tai osoitteeseen myynti@visma.com. Visma Nova Isännöinti ei tue uusia laskutustapoja (kuluttajan e-lasku ja suoramaksu). 1.2.3 Aineistojen tallentaminen Aloita perustamalla eri sanomille kansiot esim. omalle tietokoneellesi: - Laskuttajailmoitus - Vastaanottoehdotukset - Vastaanottoilmoitukset Voit myös halutessasi perustaa Vastaanottoehdotukset-kansion alle omat hakemistot vastaanottoehdotussanomille sekä muuntokirjeiden kopioille. Operaattorisi tai pankkiyhteysohjelmasi voi vaatia tiedostojen tallennusta jonkin tietyn tiedostopolun päähän. Noudata tällöin heidän ohjeitaan ja määrittele nämä tiedostopolut Visma Novassa tiedostojen haku- ja tallennuspaikoiksi. Laskuttajailmoitus tulee säilyttää tallessa, sillä sitä tarvitaan vastaanottoehdotusaineiston muodostukseen Visma Novassa. Suosittelemme myös sen säilyttämistä ja varmuuskopiointia myöhempiä mahdollisia muutostarpeiden toteuttamisia varten. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Johdanto - 2
2 Laskuttajailmoitukset Tässä kappaleessa kerrotaan laskuttajailmoituksen tekemisestä ja lähettämisestä operaattorillesi. 2.1 Yleistä Laskuttajailmoitus liittyy kuluttajan e-laskutuksen aloittamiseen. Laskuttajailmoituksella laskuttaja ilmoittaa omat tietonsa julkaistavaksi kuluttajien verkkopankeissa. Laskuttajailmoituksen lähettämisen jälkeen kuluttajien verkkopankissa näkyy, että kyseinen laskuttaja voi lähettää myös e-laskuja. Tämän jälkeen kuluttaja voi ilmoittaa e- laskun vastaanotto-osoitteensa laskuttajalle suoraan oman verkkopankkinsa kautta. Laskuttajailmoituksella ilmoitetaan myös, tuetaanko kuluttajan e-laskua ja suoramaksua vai vain e-laskua. Käytä Laskuttajailmoitusten teko-ohjelmasta versiota 2.0, sillä nämä optiot ovat näkyvissä vain tässä versiossa. Laskuttajailmoituksia tulee tehdä yhtä monta kuin laskuttajalla on käytössään eri suoraveloituksen aiheita. Näistä suoraveloituksen aiheista tulee perustaa täysin vastaavat laskuaiheet kuluttajan verkkolaskua ja suoramaksua varten Visma Novaan. Vastaanottoehdotuksia ei kannata tehdä heti, kun laskuttajailmoitus on lähetetty, sillä laskuttajailmoituksen täytyy olla vastaanotettu pankkeihin ennen vastaanottoehdotussanomia. Laskuttajailmoituksen lähetyksestä saattaa kulua jopa viikko, ennen kuin laskuttajailmoitus on vastaanotettu kaikkiin pankkeihin onnistuneesti! Pankit vertaavat aina, että vastaava laskuttajailmoitus löytyy, ja mikäli sellaista ei löydy, hylätään vastaanottoehdotussanoma automaattisesti. Tarvittaessa voit olla yhteydessä omaan pankkiisi, joka voi selvittää, onko laskuttajailmoituksenne päivitetty muissa pankeissa. Voit myös kokeilla tarkastaa laskuttajailmoituksen aktivoitumista yksittäisessä pankissa menemällä esim. omaan verkkopankkiisi ja tarkistamalla, että yrityksenne nimi löytyy laskuttavien yritysten listalta. 2.2 Laskuaiheiden lisäys Visma Novaan Koska Visma Novassa ei ole perustettu suoraveloituksen aiheita aikaisemmin Laskutuksen käyttöön, tulee sinun käyttää myös e-laskun ja suoramaksun laskuaihekoodeina yrityksesi käyttämiä suoraveloituksen aiheita. Yrityksesi käyttämiä aiheita ei ole mahdollista muuttaa tässä vaiheessa. Laskuaihekoodit Visma Novassa. Avaa Visma Nova Infoline ja valitse Asetukset Ohjaustiedot. Määrittele Kuluttajan e- lasku välilehdelle laskuaihekoodi ja selite. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Laskuttajailmoitukset - 3
Tallenna muutokset aktivoimalla tyhjä rivi ja sulkemalla Ohjaustiedot-ikkuna. Ohjelma vaatii uudelleen käynnistyksen, jotta muutokset tulevat voimaan. 2.3 Laskuttajailmoituksen muodostus Mikäli yrityksesi on käyttänyt kuluttajan e-laskuja jo aiemmin, on laskuttajailmoitus tehty ja lähetetty jo kertaalleen. Siirry tässä tapauksessa suoraan kohtaan 2.3.2. Mikäli teet laskuttajailmoitusta ensimmäistä kertaa, toimi seuraavan kohdan ohjeiden mukaisesti. 2.3.1 Ensimmäinen laskuttajailmoitus Laskuttajailmoitus tehdään osoitteessa www.finvoice.info. Valitse vasemmalta palkista kohta Yrityksen verkkolasku. Napauta avautuvan sivun keskivaiheilla linkkiä Laskuttajailmoituksen teko-ohjelma 2.0. Laskuttajailmoituksen teko-ohjelman käynnistäminen. Aloita painamalla Lisää-painiketta. Laskuttajailmoitustiedoston lisääminen. 2.3.1.1 Pankkien valitseminen Valitse kaikki pankit, joihin laskuttajailmoitus lähetetään. Lähtökohtaisesti kaikki pankit tulee aina olla valittuna. Laskuttajailmoitus lähetetään kaikkiin pankkeihin. 2.3.1.2 Ilmoituksen tunniste ja laskuttajan tiedot Täytä laskuttajailmoitukselle seuraavat tiedot Ilmoituksen tunniste- ja Laskuttajan tiedot kenttiin: Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Laskuttajailmoitukset - 4
Laskuttajan tiedot ikkuna. Kenttä Selite Pakollisuus Ilmoituksen tunniste Täytä ilmoituksen yksilöivä tunniste. Kyllä Verkkolaskuosoite Täytä yrityksesi verkkolaskuosoite. Kyllä Välittäjän tunnus Täytä yrityksesi välittäjän tunnus. Kyllä Laskuttajan Y-tunnus Täytä yrityksesi Y-tunnus. Kyllä Laskuttajan nimi Täytä yrityksesi nimi. Kyllä Katuosoite Täytä yrityksesi osoite. Kyllä Postiosoite Täytä yrityksesi postinumero ja toimipaikka tiedot. Kyllä Postilokero Täytä yrityksesi postilokero Ei Maan koodi ja nimi Täytä maakoodi ja maan nimi. Ei Organisaatioyksikkö Täytä mahdollinen yrityksesi organisaatioyksikkö, Ei jota laskuttajailmoitus koskee. Web-sivuston selitys Täytä web-sivuston selitys, esim. www-sivu: Ei Web-sivun URL Täytä yrityksesi web-sivuosoite. Ei Mikäli verkkolaskuoperaattorisi on Maventa, täytä Verkkolaskuosoite-kenttään yrityksesi OVT-tunnus ja Välittäjän tunnus -kenttään DABAFIHH. 2.3.1.3 Laskuttajan tarjoamat palvelut Valitse Laskuttajan tarjoamat palvelut -kohdassa optio E-lasku ja suoramaksu tai E- lasku ja suoramaksu, ei uusia suoramaksutoimeksiantoja. Palvelujen valinta. 2.3.1.4 Laskun tiedot Täytä Laskun tiedot -kohdan Laskutusaiheen koodi. Koodi tulee olla perustettuna vastaavana myös Visma Novaan. Laskuaiheiden perustamisesta kerrottiin kohdassa 2.2. Täytä tiedot eri kieliversioilla kohdassa Ohje vastaanottajalle. Tiedot siirtyvät Visma Novasta muodostettaville vastaanottoilmoituksille. Nordea määrittelee tiedot pakolliseksi vastaanottoilmoituksilla. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Laskuttajailmoitukset - 5
Laskun tiedot. Lisää Laskun aiheen nimi kohtaan laskuaihekoodin nimi eri kieliversioilla. Selitykset tulevat näkymään asiakkaillesi tulostuville muuntokirjeille Visma Novassa asiakkaalle määritetyn kielikoodin perusteella ja niiden tulee vastata suoraveloituksen aiheita. HUOM! Koska Visma Novaan ei ole aikaisemmin perustettu suoraveloituksen aiheita Laskutuksen käyttöön, tulee sinun käyttää laskuaihekoodina yrityksesi suoraveloituksen aiheita. Yrityksesi käyttämiä suoraveloituksen laskuaiheita ei voida tässä yhteydessä muuttaa. Mikäli käytössänne on useampia suoraveloituksen laskuaiheita, tulee jokaiselle laskuaiheelle perustaa oma laskuttajailmoitus. Ohje-kenttiin voit kirjoittaa lisätietoja asiakkaille e-laskutukseen siirtymisestä eri kieliversiolla. Tiedot näkyvät kuluttajalle vain kuluttajan verkkopankissa. 2.3.1.5 Maksajan yksilöintitiedot Laskuttajailmoitus antaa mahdollisuuden kysyä maksajan yksilöintitietoina kuluttajaasiakkailta kaksi eri kohdistusta. Suosittelemme kuitenkin, että käytätte vain yhtä maksajan yksilöintitietoa. Yhden maksajan yksilöintitiedon käyttäminen mahdollistaa oletusmaksajatiedon valitsemisen Visma Novaan tuotaviin laskuttajailmoitukseen täsmääviin vastaanottoilmoituksiin, mikäli operaattori palauttaa vastaanottoilmoituksilla kohdistustiedon vaillinaisin tiedoin. Maksajan yksilöintitiedot laskuttajailmoituksella. Suosittelemme vain yhden maksajan yksilöintitiedon käyttämistä! Anna Maksajan yksilöintitieto 1 kenttään selväkielinen nimi, mitä tietoa kuluttajalta kysytään, kun hän tekee yrityksellesi tilausta e-laskusta verkkopankissaan. Tunnistetieto tulee täyttää kaikilla kolmella kielellä, jotta verkkopankkia käyttävälle kuluttajalle voidaan näyttää tieto hänen omalla kielellään. Voit valita Tiedon tyyppi -pudotusvalikosta yksilöintitiedon seuraavista vaihtoehdoista: - Suomalainen viite - Kansainvälinen RF-viite - Suomalainen henkilötunnus - Y-tunnus Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Laskuttajailmoitukset - 6
- Puhelinnumero kotimaisessa muodossa - Puhelinnumero kansainvälisessä muodossa - Tunniste IBAN-tarkistuksella - Muu numeerinen tunniste - Muu aakkosnumeerinen tunniste - Muu tunniste HUOM! Visma Nova tukee vastaanottoehdotus- ja vastaanottoilmoitusaineiston avulla asiakkaiden automaattisessa täsmäämisessä ohjelmallisesti vain tiedon tyyppejä Viitenumero ja Numeerinen tunniste. Numeerisena tunnisteena tulee käyttää Visma Novan asiakasnumeroa. Mikäli käytät yksilöintitietona Muu numeerinen tunniste -kenttää, tulee tiedolle määritellä vähimmäis- ja enimmäispituudet. Määrittele Vähimmäis- ja Enimmäispituusväli Visma Novassa käyttämiesi asiakasnumeroiden merkkipituuksien mukaan. Visma Nova ei tue automaattisessa kohdistamisessa välilyöntejä, eikä asiakasnumero voi sisältää erikoismerkkejä, joten älä valitse kohtia Saa käyttää välilyöntejä ja Saa sisältää tavuviivoja aktiivisiksi. Visma Nova ei tue kenttiä Maksaja saa ehdottaa eräpäivää ja Maksaja saa ehdottaa laskutusjaksoa asiakkaiden kohdistamisessa vastaanottoilmoituksilla. Mikäli annat asiakkaidesi määritellä näitä tietoja tilatessaan verkkolaskua, tulee vastaanottoilmoituksilta esikatselusta poimia nämä tiedot ylös, jotta muistat laskuttaa asiakastasi hänen ehdottamansa eräpäivän tai laskutusjakson mukaisesti. Täytä Olemassa olevan laskutusaiheen suoraveloitustunnus -kenttään yrityksesi käyttämä suoraveloitusaiheen suoraveloitustunnus. 2.3.1.6 Laskuttajan pankkiyhteystiedot Lisää omat pankkiyhteystietosi ja tarkista täyttämäsi laskuttajailmoitus. Paina lopuksi Muodosta aineisto. Oman yrityksesi pankkiyhteystiedot. Jos antamissasi tiedoissa on virheitä tai puutteita, tulee näytölle niistä kertova virheilmoitus. Painamalla tässä Takaisin pääset korjaamaan tietoja. Muutosten jälkeen muodosta aineisto uudelleen. HUOM! Säilytä laskuttajailmoitustiedosto vastaanottodotusaineiston muodostusta varten. Sen tallentaminen on tarpeen myös mahdollisia myöhempiä muokkaus- tai poistotoimenpiteitä varten. Suosittelemme ottamaan tiedostosta lisäksi varmuuskopion. 2.3.2 Laskuttajailmoituksen muokkaaminen Mikäli olet kertaalleen tehnyt laskuttajailmoituksen ko. teko-ohjelman 1.0-versiolla tai ilmoittanut yrityksesi lähettävän vain kuluttajaverkkolaskuja, tulee sinun ilmoittaa muutoksena pankeille, että voitte välittää myös suoramaksuja. Tarvitset laskuttajailmoituksen muokkaamiseen alkuperäistä laskuttajailmoitusta, jonka olet lähettänyt operaattorisi välityksellä pankeille. Kopioi se omalle koneellesi paikkaan, josta voit noutaa sen laskuttajailmoituksen muokkaamista varten. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Laskuttajailmoitukset - 7
Valitse osoitteessa www.finvoice.info vasemmalta palkista kohta Yrityksen verkkolasku ja napauta avautuvan sivun keskivaiheilla linkkiä Laskuttajailmoituksen teko-ohjelma 2.0. Laskuttajailmoituksen muokkaaminen. Nouda Selaa-painikkeen kautta vanha laskuttajailmoituksesi tallentamastasi polusta. Aloita laskuttajailmoituksen muokkaus painamalla Muuta. Laskuttajailmoitus täytetään automaattisesti aiemmin täytetyillä tiedoilla. Täytä tarvittaessa muut muuttuneet tiedot ja lisää tieto, että yrityksesi lähettää e-laskujen lisäksi nyt myös suoramaksuja: Palvelujen valinta. Luo aineisto uusien tietojen perusteella Muodosta aineisto -painikkeella. 2.4 Laskuttajailmoituksen lähetys Jos aineisto on muodollisesti oikeanlaista, FKL:n ohjelma kysyy Muodosta aineisto toiminnon jälkeen tiedostopolkua, johon tiedosto tallennetaan. Tallenna se esim. omalle koneellesi kohdan 1.2.3 mukaisesti perustamaasi tiedostopolkuun Laskuttajailmoituskansioon, josta löydät sen operaattorille lähetystä varten. Lähetä aineisto eteenpäin sen operaattorin palvelun avulla, jonka kanssa sinulla on verkkolaskutuksesta sopimus. Lähettäessä on käytettävä aineistotyyppiä Senderinfo (SI). 2.4.1 Visma AutoInvoicen kautta (Maventa) Mikäli verkkolaskuoperaattorinasi toimii Maventa, voit lähettää laskuttajailmoituksen heille vain Visma Nova -asiakaskortiston kautta. Pankkiverkon avaus tulee olla tehtynä ennen laskuttajailmoituksen lähetystä. Laskuttajailmoituksen lähetys. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Laskuttajailmoitukset - 8
Avaa Asiakaskortisto ja valitse Tiedosto E-laskujen vastaanottajat Laskuttajailmoitus (lähetys). Poimi muodostamasi laskuttajailmoitus Lähetettävä tiedosto kenttään ja paina Lähetä välittääksesi laskuttajailmoituksen Visma AutoInvoicella Maventalle. 2.4.2 Muiden operaattoreiden kautta Siirry verkkolaskuoperaattorisi palveluun tai käyttämääsi pankkiyhteysohjelmaan, valitse muodostamasi laskuttajailmoitus ja lähetä se eteenpäin operaattorin/ohjelman toimintatapojen mukaisesti. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Laskuttajailmoitukset - 9
3 Vastaanottoehdotukset ja muuntokirjeet Tässä kappaleessa käydään läpi vastaanottoehdotusaineiston luonti. 3.1 Suoraveloitusasiakkaiden tietojen päivitys Käy Visma Novan Asiakaskortistosta läpi kaikki ne asiakkaat, joilla on suoraveloitus laskutustapana. Voit hakea ne ruudulle painamalla Etsi ja asettamalla hakuehdoksi Laskutustapa-välilehdellä Suoraveloitus. Valitse Laskutustapa-kentässä hakuehdoksi suoraveloitus. Huolehdi, että Suoraveloitus-optio on valittu laskutustavaksi vain niille asiakkaille, joilla on voimassa oleva suoraveloitussopimus. Päivitä laskutustavaksi Perinteinen niille, joilla ei ole enää aktiivista suoraveloitussopimusta voimassa. Tietojen päivitys vaikuttaa vastaanottoehdotuksille valittavien asiakkaiden listaukseen. 3.2 Vastaanottoehdotusaineisto Valitse asiakaskortistossa Tiedosto E-laskujen vastaanottajat Vastaanottoehdotukset (lähetys). 3.2.1 Laskuttajailmoituksen lataaminen Tarvitset aiemmin tekemääsi laskuttajailmoitusta vastaanottoehdotussanoman pohjaksi. Yhtenevät tiedot poimitaan laskuttajailmoitukselta varmistaen, että vastaanottoehdotusten tiedot tulevat täsmäämään laskuttajailmoituksen kanssa. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Vastaanottoehdotukset ja muuntokirjeet - 10
Nouda Hae laskuttajailmoitus -kenttään luvussa 2 kuvatun mukaisesti tekemäsi laskuttajailmoitus. Laskuttajailmoituksen nouto. Latauksen jälkeen ohjelma antaa automaattisesti vastaanottoehdotukselle tunnisteen sekä hakee laskuttajailmoituksen tunnisteen ja tiedot Laskuttaja- ja Lasku-välilehdille. Lisäksi ohjelma noutaa taulukkoon asiakkaat, joita on mahdollista poimia mukaan vastaanottoehdotusaineistoon. 3.2.2 Laskuttajan tiedot 3.2.2.1 Laskuttaja-välilehti Laskuttaja-välilehden kentät eivät ole muokattavissa, koska tiedot poimitaan laskuttajailmoituksen tiedosta. Mikäli tiedot eivät täsmää, tulee itse laskuttajailmoitusta muokata. Jos laskuttajailmoitus- ja vastaanottoehdotusaineisto eivät vastaa toisiaan, vastaanottoehdotusaineistot hylätään pankeissa automaattisesti. Laskuttaja-välilehti. 3.2.2.2 Lasku-välilehti Lasku-välilehdelle haetaan laskuttajailmoitukselta laskutusaihekoodi ja maksajan yksilöintitiedot. Laskun aiheen nimi näkyy ikkunassa eri kielikoodeilla. Täydennä tekstit niiden puuttuessa, sillä ohjelma hakee täältä tiedot asiakkaillesi lähetettäville muuntokirjeille. Lasku-välilehti. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Vastaanottoehdotukset ja muuntokirjeet - 11
3.2.3 Asiakkaiden valitseminen vastaanottoehdotussanomalle Listalle tulee näkyviin kaikki ne asiakkaat, joiden laskutustapa on suoraveloitus ja joilta löytyy laskutuksesta vähintään yksi lasku, jonka laskutustapa on suoraveloitus. Lisäksi ohjelma rajaa valintalistalta pois ne asiakkaat, joilta löytyy vastaanottoehdotustunniste asiakaskortistosta. Vastaanottoehdotukset voidaan tehdä vain yhtä laskuttajailmoitusta kohden ja ohjelma ehdottaa kaikille asiakkaille laskuttajailmoituksella olevaa laskuaihetta. Valitse vastaanottoehdotusaineistoon manuaalisesti ne asiakkaat, joilla on suoraveloituksella vastaava laskuaihekoodi kuin valitulla laskuttajailmoituksella. Asiakkaiden valitseminen laskuaihekoodin mukaan. 3.2.4 Aineiston lähetys operaattorille Mikäli operaattorisi on Maventa, valitse operaattoriksi Visma AutoInvoice. Voit lähettää vastaanottoehdotussanomat suoraan Visma AutoInvoice -palvelun välityksellä rajapinnan yli Maventalle. Valitse operaattoriksi Muu, mikäli operaattorisi ei ole Maventa. Valitse optio Jokainen RP sanoma omaan tiedostoon, mikäli operaattorisi vaatii jokaisesta asiakkaasta oman vastaanottoehdotustiedoston. Jos optio ei ole valittuna, ohjelma tekee yhden koontitiedoston valituista asiakkaista. Kun painat Muodosta, ohjelma avaa resurssienhallinnan, jossa määrittelet vastaanottoehdotustiedoston/-tiedostojen tallennuspaikan. Määrittele tähän kansio ja tiedoston nimi, johon haluat ohjelman tallentavan vastaanottoehdotussanomat. Määrittele kansioksi ohjeen kohdan 1.2.3 mukaisesti perustamasi kansio Vastaanottoehdotukset. HUOM! Aineisto lähtee Visma AutoInvoiceen eteenpäin vasta, kun valitset muuntokirjeaineiston tulostusikkunassa Tiedosto/portti option ja painat OK. 3.3 Muuntokirjeaineisto 3.3.1 Tulostaminen Aineiston muodostuksen jälkeen ohjelma avaa tulostusikkunan, jossa voit tulostaa muuntokirjeet asiakkaillesi. HUOM! Muuntokirjeiden tulostus on kertaluonteinen toimenpide. Älä sulje tulostusikkunaa ennen kuin olet tulostanut tai tallentanut kirjeet omalle koneellesi. Et pääse palaamaan tulostusikkunaan enää suljettuasi sen. Ohjelma asettaa As.numero-rajauksiin asiakkaat, jotka valitsit edellisessä ikkunassa. Rajausta ei voi enää tässä kohtaa muokata. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Vastaanottoehdotukset ja muuntokirjeet - 12
Suoramaksun alkamispvm -kenttään ohjelma hakee automaattisesti kuluvan päivän + 2 kk + 7 päivän reagointiajan mukaisen kuun ensimmäisen päivän. Tieto vaikuttaa muuntokirjeen kohtaan, jossa kerrotaan, mistä kuusta lähtien uusiin maksutapoihin siirrytään. Muuntokirjeiden tulostaminen. Laskuttajan yhteystiedot kenttään määrittelet muuntokirjeelle tulostuvat yhteystiedot. Laskuttajan allekirjoitus tulostuu muuntokirjeen loppuun allekirjoituskentän alapuolelle. Esimerkki muuntokirjeeseen tulostuvista tiedoista. Valitsemalla tulostusikkunassa tulostuskohteeksi Tiedosto/portti, voit tallentaa muuntokirjeet pdf- ja zip-muodossa pakattuna omalle koneellesi. 3.3.2 Lähetys Maventan palveluun Voit tallentaa muuntokirjeet valitsemalla muuntokirjeiden tulostusikkunassa tulostuskohteeksi option Tiedosto/Portti. Määrittele tuolloin tiedostopolku, johon kirjeet tallennetaan. Ohjelma tallentaa kaikki muuntokirjeet erillisinä pdf-tiedoistoina, minkä lisäksi se muodostaa kaikki rajauksen kirjeet sisältävän zip-tiedoston. Pakatun tiedoston voit toimittaa Maventan tulostuspalveluun osoitteessa https://www.payslip.maventa.com, jossa muuntokirjeet tulostetaan ja postitetaan asiakkaillesi. Lisätietoa palvelusta ja hinnoittelusta löydät osoitteesta www.maventa.com. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Vastaanottoehdotukset ja muuntokirjeet - 13
3.3.3 Asiakkaan reagointiaika Asiakkaalla on nyt 2 kk ja 7 kalenteripäivää aikaa kieltäytyä suoraveloituksen muunnosta. Jos vastaanottoilmoituksia tulee aiemmin, voidaan näiden asiakkaiden osalta siirtyä uusiin laskutustapoihin heti, kun vastaanottoilmoitukset on noudettu ja tiedot päivitetty onnistuneesti Visma Novaan. Muiden osalta uusiin maksutapoihin siirtymisessä on odotettava reagointiajan loppuun asti, kunnes kaikki vastaanottoilmoitukset on vastaanotettu ja päivitetty Visma Novaan ja käytettävä siihen saakka nykyistä suoraveloitustoimintoa laskutustapana. Vasta kun uusiin maksutapoihin on kokonaisuudessaan päästy siirtymään, voidaan lisenssi WSV poisaktivoida. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Vastaanottoehdotukset ja muuntokirjeet - 14
4 Vastaanottoilmoitukset Tässä kappaleessa käydään läpi, kuinka noudat vastaanottoilmoitukset Visma Novan asiakaskortistoon ja päivität niiden avulla uudet laskutustavat ja verkkolaskuosoitteet asiakkaiden tietoihin. 4.1 Yleistä Pankit palauttavat vastaanottoilmoituksina muuntoajossa välitettyjen asiakkaiden uudet laskutustavat ja verkkolaskutusosoitteet. Pankki valitsee laskutustavaksi kuluttajan e- laskun, jos asiakkaalla on verkkopankki käytössä ja hän on käyttänyt sitä viimeisen 3 kk aikana. Mikäli asiakkaalla ei ole käytössä verkkopankkia, valitaan uudeksi laskutustavaksi kuluttajan suoramaksu. Pankit palauttavat tiedot kun reagointiaika (2 kk + 7 päivää) on kulunut. Pankit palauttavat vastaanottoilmoituksina myös vastaavat tiedot, mikäli joku muu yrityksenne asiakas tilaa verkkopankissaan teiltä e-laskun. Vastaanottoilmoituksilla päivitetään seuraavat tiedot Visma Novan Asiakaskortistoon: - Laskutustapa (Kuluttajan e-lasku / Suoramaksu) - Laskuaihekoodi - Verkkolaskuosoite - Välittäjän tunniste 4.2 Vastaanottoilmoitusten käsittely 4.2.1 Ilmoitusten nouto Nouda vastaanottoilmoitukset verkkolaskuoperaattoriltasi normaalien rutiiniesi yhteydessä esimerkiksi noutaessasi verkkolaskuja. Tallenna tiedosto tai tiedostot kohdan 1.2.3 mukaisesti määrittelemääsi tiedostopolkuun, esim. kansioon Vastaanottoilmoitukset. Mikäli operaattorisi on Maventa, voit noutaa vastaanottoilmoitukset suoraan Visma Novan Asiakaskortistoon Visma AutoInvoice -palvelun avulla. Avaa Asiakaskortisto ja valitse Tiedosto E-laskujen vastaanottajat Vastaanottoilmoitukset (nouto). 1. Valitse noutotapa Mikäli operaattorinasi on Maventa, valitse Visma AutoInvoice ja määrittele Alkaen pvm ja Saakka pvm. Alkaen pvm päivittyy automaattisesti viimeisimmän hakupäivän mukaan, eli siihen tallentuu päiväys, joka oli aiemmalla hakukerralla kohdassa Saakka pvm. Hae jatkossa aina noutamattomat määrittelemällä Saakka pvm -kenttään kuluva päivä. Mikäli operaattorisi on muu kuin Maventa, valitse noutotavaksi optio Tiedostosta. 2. Anna tuontipolku Mikäli noudat vastaanottoilmoitukset Visma AutoInvoice -palvelun välityksellä, anna tiedostopolku, johon vastaanottoilmoitukset noudetaan. Tallenna ne esim. kohdan 1.2.3 mukaisesti muodostamaasi kansioon Vastaanottoilmoitukset. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Vastaanottoilmoitukset - 15
Mikäli olet noutanut vastaanottoilmoitusaineiston jonkin muun operaattorin välityksellä, aseta tuontipoluksi tiedosto, johon tallensit vastaanottoilmoitukset noutaessasi ne operaattoriltasi. 3. Anna oletustunniste Valitse Oletustunniste-kenttään tieto, jonka määrittelit laskuttajailmoituksella maksajan yksilöintitiedoksi. Tietoa käytetään oletuksena asiakkaan kohdistamisessa, mikäli tyyppitietoa ei palauteta saapuvassa tiedostossa. Vastaanottoilmoitusten tuonti-ikkuna. 4.2.2 Ilmoituksen tiedot Ohjelma asettaa Ilmoituksen tiedot -osioon listattuna kaikki aineistossa mukana olevat vastaanottoilmoitukset. Mikäli ohjelma osaa kohdistaa vastaanottoilmoituksen asiakkaaseen, asettaa se As.numero-kenttään hakua vastaavan asiakasnumeron. Voit esikatsella valitsemaasi riviä painamalla Esikatsele. Tämä on mahdollista vain yhdelle tiedostolle kerrallaan. Hyödynnä esikatselua, mikäli ohjelma ei pysty kohdistamaan vastaanottoilmoituksen tiedoista asiakasta tai olet antanut asiakkaan ehdottaa eräpäivää tai laskutusjaksoa. Tulosta vastaanottoilmoitus, jotta voit päivittää tiedot näissä tapauksissa manuaalisesti. Laskutustapa-kentässä kerrotaan aineistossa tuleva tieto asiakkaan laskutustavasta (00. E- lasku, 01.Suoramaksu). Tämän kentän mukaan laskutustapa päivitetään asiakkaan tietoihin, kun tiedot luetaan Visma Novaan. Laskuaihekoodi-kentässä palautetaan tieto, mikä laskuaihekoodi aktivoidaan asiakkaan laskuaiheeksi. Koodit perustit kohdassa 2.2. Mikäli koodia ei ole perustettu, ohjelma ilmoittaa tuonnin yhteydessä, että aiheet tulee perustaa ennen vastaanottoilmoitusten päivittämistä Visma Novaan. Myyjätunniste1- ja Myyjätunniste2-kentissä näytetään, mikä maksajan yksilöintitieto on kyseessä (esim. 01.kansallinen viite), mikäli tieto palautetaan vastaanottoilmoitussanomalla. Verkkolaskuosoite- ja Välittäjän tunniste -tietoihin tulee asiakkaan verkkolaskutustiedot, jotka päivitetään asiakkaan tietoihin Visma Novaan. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Vastaanottoilmoitukset - 16
MsgActionCode on informatiivinen tieto, joka kertoo, onko kyseessä lisäys-, poisto- vai muutos-tyyppinen vastaanottoilmoitus. HUOM! Visma AutoInvoicen kautta tulleet virheelliset sanomat tallennetaan omaan kansioon, eikä niitä tuoda esikatseltavaksi tähän ikkunaan. Ohjelma antaa virheviestissä polun, johon virheellinen vastaanottoilmoitus on tallennettu. Huolehdi, että virheellisen ilmoituksen tiedot tulevat päivitettyä manuaalisesti Visma Novaan! 4.2.3 Ilmoitusten päivitys Visma Novaan Valitse kaikki asiakkaat, jotka Visma Nova osaa kohdistaa eli ne, joilla asiakasnumero löytyy As.numero-kentästä ja laskutustapa, laskuaihekoodi sekä verkkolaskutustiedot näkyvät taulukossa. Tulosta muista esikatseltava vastaanottoehdotus ja täytä tiedot näille asiakkaille manuaalisesti etsimällä heidät asiakaskortistosta esim. nimihaulla. Paina lopuksi Päivitä. Toiminto päivittää valituille asiakkaille laskutustiedot Asiakaskortiston Laskutustapa-välilehdelle (tai vastaavaan kohtaan Näytä Lisätiedot - ikkunan Verkkolaskut Laskutustapa -välilehdelle). Jos käytit Visma AutoInvoice tuontia, ohjelma muodostaa ensimmäisellä kerralla hakupolkuun Noudetut-kansion ja siirtää ohjelmaan päivitetyt vastaanottoilmoitukset jatkossa talteen tähän kansioon. Asiakaskortiston Laskutustapa-välilehti. Päivityksen jälkeen tarkista, että laskutustiedot ovat päivittyneet asiakkaille oikein. Päivitetyt tiedot löydät seuraavista kentistä: - Laskutustapa (Kuluttajan e-lasku / Suoramaksu) - Välittäjän tunniste ja Verkkolaskuosoite - Laskuaihe Näytä Lisätiedot Verkkolaskut Laskuaiheet välilehdellä Näytä Lisätiedot Verkkolaskut Laskuaiheet välilehti. Suoraveloituksesta uusiin laskutustapoihin, versio 8.5 Vastaanottoilmoitukset - 17