Pöytäkirja 2/2016 Aalto yliopiston Arkkitehtikilta ry Hallituksen kokous 2/2016, 12.1.2016, klo 17.00 Metallimiehenkuja 4, 02150 Espoo Paikalla: Puheenjohtaja Miia Suomela Varapuheenjohtaja Hanna Mari Ikonen Sihteeri tiedottaja Meeri Tolonen Rahastonhoitaja Emma Savela Emäntä Johanna Vuorelma poistui kohdassa 7. Isäntä Sanni Ruikka poistui kohdassa 7. Fuksikapteeni 2016 2017 Jaakko Viertiö saapui kohdassa 5. Fuksikapteenin adjutantti 2016 2017 Petra Minkkinen poistui kohdassa 7. Muukalaislegioonan kapteeni Lotta Harjula Opintovastaava Suvi Vendelin Päätoimittaja Saana Rossi Tilava Majava Oliver Kärki Yrityssuhdevastaava Jens Regårdh Kiltahuonevastaava Kaapo Lipasti Vanhempi panomies Lassi Luotonen Wanha jäärä Kasperi Kuusento 1.Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.01. 2.Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3.Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 4.Pöytäkirjantarkastajien valinta Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Emma Savela ja Suvi Vendelin. 5.Ilmoitusasiat ja posti Postiin olivat saapuneet kutsut KY:n vuosijuhliin sekä Muistinnollaukseen ja Kondensatioon, Modulen,
Harkkatisle, Kvantti, joulutervehdyksiä killoilta ja pari laskua. Miia: Viikkoon on mahtunut raadinvaihdon suunnittelua ja valmistelua sekä nettisivujen päivittämistä ja viestintäasioita. University of Strathclydesta otettiin yhteyttä vierailusta, Pekka Heikkisestä ei ole vielä kuulunut mitään. Maanantaina oli ARTS:n vuosijuhla, jossa Tokyo ja AK pitivät yhteisen opiskelijoiden tervehdyksen. Tulossa dekaanilounas keskiviikkona ja tietysti raadinvaihto viikonloppuna. Koulukin alkaa. Lotta: Olen aloitellut pohjoismaista yhteistyötä joululoman jälkeen lähettämällä Tanskaan sähköpostia. Heiltä tuli hyvin myönteinen vastaus. Sovin Viivin eli uuden vastaavan kanssa lounastreffit tälle viikolle. KVTMKlla on eka kokous torstaina ja koulu alkaa jee! Emma: Procountor on nyt yhteydessä killan tiliin ja olen käynyt Tanelin kanssa läpi sen käyttöä. Sain lisäksi pari kirjanpidon oppikirjaa, joista on varmasti hyötyä. Tilioikeuksien siirtoa varten odotellaan vielä PRH:n yhdistysrekisteriotetta. MAIK hommat alkaa myös pikkuhiljaa ja koulu! Jens: Foundation yrityksille laitettu viestiä ja kysytty jos jatkavat foundationissa. Toistaiseksi Oras on vastannut jatkavansa. Viime kokouksessa unohdin sanoa että yrityssuhdesektorin kanssa pidetty kokous ja pestit jaettu. Hyvää kuuluu. Meeri: Raadin sähköpostilista on nyt päivitetty ja ensimmäinen viikkotiedote julkaistu, hieman erinäköisenä kuin viime vuonna. Nettisivuja päivitelty Miian kanssa, opin jo vähän koodausta, jee! Raatikarva hankittu ennen kokousta. Petra: Ensimmmäinen ITMK:n kokous sujui mukavasti pieniä oikean paikan löytämiseen liittyviä kommelluksia lukuun ottamatta. Toinen on tulossa ja ITMK:n vaihdon suunnitteleminen etenee lupaavasti! Suvi: Opintosihteerin kanssa ideoitu kopo aiheista kiltapäiväkerhoa, ja tullaan järjestämään stressinhallinnasta luentotyyppinen tapahtuma YTHS:n
psykologin kanssa, kunhan saadaan sovittua ajankohta. Hurraa, vuoden ensimmäinen koulupäivä oli maanantaina. Saana: Sopisiko ensimmäisen lehden suunnitteluilta/ kiltapäiväkerho torstaille 21.1. klo 18? (Ei sovi, koska samaan aikaan on liikuntatapahtuma.) Mediakortin suunnittelua aloiteltu. Kampus ja työjutut sekä AYY seuraajien perehdytys vievät vielä tammikuussa jonkin verran aikaa. Sanni: Viime viikolla kokoustettiin kirkkoherran kanssa ja suunniteltiin etenkin kiltakahveja. Eilen oli ensimmäinen tapaaminen huvitoimikunnan kanssa ja kevään ideointi porukalla alkoi hyvin. Myös IE toimikunta jutut ovat alkaneet. Kiltasitsit kahden viikon päästä! Johanna: Eilen luotiin kiltasitseille facebook tapahtuma ja tänään käytiin laittamassa julisteet seinille. Huviksella oli paljon hyviä ideoita sitsien suhteen! Illalla kokoustetaan IE toimikunnan kanssa mm. talvipäivästä. Hannis: Kulttuuri ja liikuntasektori sulattaa mun sydämen. Tapahtumapäivät on lyöty lukkoon tammi ja helmikuun osalta, ja jatkon kokouskäytännöstä on sovittu. Suunnittelu vaikutti lupaavalta ja monipuoliselta. Raadinvaihtoa on suunniteltu ja sitä odotan jo innolla! Vähän olen jo vilkuillut telttojen ja banderollien tilausta, ysvin kanssa voisi miettiä telttoihin sponssia. Kiltapäiväkerhoihin on luotu runko ja sitä täydennetään tässä tammikuun aikana. Hvtmk:n on ilmottauduttu ja sieltä mielenkiinnolla odottelen lisää informaatiota. Jaakko: Kokouksia! Eilen FTMKn kokous, tulee hyvä vaihto! Äsken oli ITMKn kokous, tulee kuulemma hyvä vaihto! Ja ISOjen talvipäivä! Tänään tehtiin Rosan kanssa haalarigaalaa, tervetuloa huomenna mukaan. Toisen pestin puolella ARTS taas yllättää orientaation suhteen, pitää selvitellä. Aiotaan kokoustaa Minkin ja Lotan kanssa lähiaikoina ja miettiä tulevaisuutta. On tosi kivaa ja jopa koulumotivaatio on korkealla. Jee 2016, jee raadinvaihtoviikko! Oliver: Pallomeren vuokrauksesta keskusteltu ja torstaille sovittu tapaaminen kiltisvastaavien kanssa.
Rosalta ja Annulta tulossa astiastoa kiltikselle. Majalla hieman viemäriongelmia. Transu ryhmä on aktivoitunut. 6.Procountorin pääkäyttäjäoikeudet Päätös: Poistettiin Procountorin pääkäyttäjäoikeudet henkilöltä Taneli Härmä. Myönnettiin Procountorin pääkäyttäjäoikeudet rahastonhoitajalle (Emma Savela). 7.Avaimet Päätettiin, että avaimia on liikkeellä mahdollisimman vähän. Toimihenkilöistä kiltahuoneen varastojen avaimeen on oikeus panotoimikunnalla (1 avain, hallintaoikeus vanhemmalla panomiehellä). Wähätirehtööreille myönnetään oikeus avaimeen syksyllä, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Tila ja Majavastaavalla on oikeus kaikkiin killan varastojen avaimiin. H112 (Kirkkoherranvirasto ja Seurakuntakoti) Miia Suomela, Hanna Mari Ikonen (on jo), Sanni Ruikka (on jo), Johanna Vuorelma, Oliver Kärki, Rosa Haukkovaara (kevät), Jaakko Viertiö (syksy) ja panotoimikunta (Lassi Luotonen) Karhutaan pois: Otto Honkamaa, Janne Keskinen, Kasperi Kuusento, Saana Rossi, Säde Palmu, Pietari Sulonen, Rosa Väisänen, Alex Oljemark, Anna Markkula ja Krista Antila. AS204 (Raadin koppi) Miia Suomela (on jo), Hanna Mari Ikonen (on jo), Meeri Tolonen, Emma Savela, Sanni Ruikka, Johanna Vuorelma, Jaakko Viertiö, Petra Minkkinen, Lotta Harjula, Saana Rossi (on jo), Suvi Vendelin, Oliver Kärki, Jens Regårdh ja Lassi Luotonen. Karhutaan pois: Pietari Sulonen, Rosa Väisänen, Rosa Haukkovaara, Säde Palmu, Janne Keskinen ja Timo Paananen. AS153 (Pahvivarasto) Meri Tuomela, Kaapo Lipasti ja Oliver Kärki. Karhutaan pois: Timo Paananen, Eilo Hatakka, Santeri Nuotio ja Saana Rossi.
Pidettiin kokoustauko klo 18:00 18:05. 8.Uusien toimijoiden koulutus Sovittiin ajankohta uuden raadin koulutukselle, jossa käydään läpi killan viestintästrategia sekä tapahtumajärjestäjän ohje ja koulutetaan tapahtumia järjestävät toimijat käyttämään killan Facebook toimintoja ja nettisivuja. Pidetään koulutus 20.1. klo 18 kiltahuoneella. 9.Budjetin suunnittelu Sovittiin, että jokainen sektori suunnittelee paljonko rahaa haluaa käyttää vuoden aikana sektorin toimintaan ja virkistykseen sekä tuo suunnitelman budjettiriiheen. Pidetään vanhoille toimijoille avoin budjettiriihi ma 1.2. klo 18 kiltahuoneella. 10. Killan vuokrattavat Päätettiin vuokrata pallomerta hintaan 100e pelkät pallot ja 150e koko pallomeri. Vuokrausehtona on pallojen pesu ja myös kankaiden pesu, jos ne likaantuvat. Pallomeri voidaan vuokrata kaikille AYY:n alaisille yhdistyksille. Vastuuhenkilönä vuokrauksesta on tilavastaava. Fatboyta ei vuokrata eikä lainata niin kauan kun ne ovat rikki. Peräkärryn vuokrauksesta ja kunnon tarkistamisesta vastuussa on myyntitykistö. 11. Sauna in Transitin tulevaisuus Keskusteltiin transun kohtalosta ja todettiin, että se olisi mukava säilyttää vähintään killan käytössä. Pyydettiin transu ryhmää tekemään selvitys transun kunnostamisesta, sen kuluista ja sen tuomista tuloista. Tehdään transua koskevat päätökset myöhemmässä kokouksessa selvityksen pohjalta. 12. Talvipäivän rasti Suunniteltiin rasti Talvipäivälle 19.1. vanhan a lafkan aulaan ja valittiin rastin järjestämiseen Lotta, Suvi, Hannis, Jaakko, Miia, Jens, Emma ja Meeri. Hannis tekee tarkemman suunnitelman rastista ja Miia ilmoittaa killan rastinpitäjäksi. 13. Kiltahuoneen siistinäpito
Puhuttiin kiltiksen siisteydestä. Kiltiksellä järjestettävän tapahtuman jälkeisestä siivouksesta huolehtivat tapahtuman osallistujat tapahtuman järjestäjän johdolla. 14. Vuosijuhlaedustajat Päätetään edustajat ensi viikon kokouksessa, kun toimikuntakasat alkavat selvitä. 15. Muut esille tulevat asiat Naamaläsyn teema valittiin ja ajankohdaksi ehdotettiin 19.1. klo 12. Miia tekee doodlen, jos sille on tarvetta. Viikolla 4 hallituksen kokous pidetään 25.1. klo 10 ja viikolla 6 9.2. klo 10. Keskusteltiin Tanskan vierailun ajankohdasta ja päätettiin ehdottaa ensisijaisesti viikkoa 15 ja kakkosvaihtoehtona viikkoa 11. Kylpyhuonekeskusta pyydetään tiivistämään ehdottamiaan tapahtumia pariin tälle keväälle. 16. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.22.