Julkisen alan tiedottajat ry:n vuosikokous 2014

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 1 (5) Julkisen alan tiedottajat ry:n vuosikokous 2014 Aika klo Paikka Läsnä Helsingin seudun liikenne (HSL), Opastinsilta 6 A, 2. krs, kokoushuone ReittiOpas, Helsinki Janina Himberg, Päivi Kari, Suvi Kärkkäinen, Henri Lassander, Jussi Omaheimo, Virpi Pakkala, Ritva Palviainen, Eeva Penttilä, Riitta Ropo, Tuija Ruoho, Erja Saraste Käsitellyt asiat 1. Kokouksen avaus JATin hallituksen puheenjohtaja Päivi Kari avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen JATin säännöissä edellytetään, että kokouskutsu on lähetetty jäsenille vähintään 14 vuorokautta ennen kokousta. Todettiin, että kutsu lähetettiin ajoissa ja että kokous on siten laillinen ja päätösvaltainen. 3. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien valinta Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Janina Himberg ja sihteeriksi Suvi Kärkkäinen. Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Riitta Ropo ja Tuija Ruoho. Päätettiin, että Ropo ja Ruoho toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. 4. Esityslistan hyväksyminen Esityslistan kohta 14 (Hallituksen esitys yhdistyksen sääntöjen muuttamiseksi) päätettiin siirtää kohdaksi 8. Esityslistasta puuttui kokonaan kohta 12. Esityslistan viimeiseksi kohdaksi 15 lisättiin kohta Kokouksen päättäminen. Hyväksyttiin kokouksen esityslista (ks. liite 1) yllä mainituin muutoksin. 5. Toimintakertomus vuodelta 2013 Päivi Kari esitteli JATin toimintakertomuksen vuodelta 2013 (liite 2). Vuosi 2013 oli JAT ry:n 20-vuotisjuhlavuosi. Jäsenille tarjotun ohjelman ohella painopisteitä vuoden toiminnassa olivat jäsenviestinnän kehittäminen ja jäsenistöä ja julkista viestintää yleisesti koskevan tutkimustiedon tuottaminen ja hyödyntäminen. Yhdistykselle avattiin lisäksi uudet verkkosivut ja oma Twitter-tili,

2 PÖYTÄKIRJA 2 (5) joiden avulla JAT voi aiempaa tehokkaammin osallistua omaa alaansa koskevaan ajankohtaiseen keskusteluun. Päivi Kari kiitti uusituista verkkosivuista Eeva Penttilää ja Jussi Omaheimoa. Ahkerasta twiittaamisesta kiitoksen sai myös Virpi Pakkala. Monet vuoden aikana toteutetuista hankkeista pohjautuivat Päivi Karin mukaan jo aiempien hallitusten tekemiin päätöksiin ja jäsenistöltä aiempina vuosina saatuun palautteeseen. Yhdistykselle oli esimerkiksi vuosien mittaan kertynyt varoja, joita haluttiin nyt tietoisesti käyttää jäsenistön hyväksi muun muassa järjestämällä juhlaseminaari ja teetättämällä pitkään vireillä ollut tutkimus julkisten organisaatioiden johdon viestintää koskevista näkemyksistä. Myöhemmin vuoden aikana toteutettiin myös Viestinnän ammattilaiset -tutkimus yhdessä muiden viestintäjärjestöjen kanssa. Tutkimusten tulokset julkaistiin JATin verkkosivuilla niiden valmistuttua. Päivi Kari kertoi, että aiemmat hallitukset ovat halunneet edistää sääntömuutoksen valmistelua jo monta vuotta. Myös tapahtumien maksujen suuruudesta oli keskusteltu jo edellisellä hallituskaudella. Lisäksi julkiseen keskusteluun osallistuminen oli nähty haasteelliseksi jo edellisellä kaudella. Vuoteen 2013 kohdistui myös muita poikkeuksellisia suuria menoeriä kuten ansiomerkkien ja liikelahjojen hankinnat myös tulevien vuosien tarpeita varten sekä ulkoisena hankintana toteutettu jäsenrekisterin tietojen siivoaminen. Vuoden 2013 tilikausi oli siksi vahvasti alijäämäinen ( ,46 ). Yhdistyksen tileillä oli kuitenkin vuoden vaihteessa ,53 euron edestä talletuksia, joten yhdistyksen taloutta voidaan edelleen pitää vakaana. Hallituksen selvitys ja kertomus toiminnasta hyväksyttiin. 6. Tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto vuodelta 2013 Rahastonhoitaja Henri Lassander esitteli tilinpäätöksen vuodelta 2013 (liite 3). Tilinpäätös hyväksyttiin. Tili- ja vastuuvapauden myöntämistä puoltava toiminnantarkastuskertomus (liite 4) annettiin tiedoksi vuosikokouksen osallistujille. Rahastonhoitaja kiitti toiminnantarkastajia tarkastuskertomuksesta ja tarkastajilta saadusta muusta arvokkaasta palautteesta. 7. Tili- ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille tili- ja vastuuvelvollisille Yhdistyksen vuosikokous myönsi tili- ja vastuuvapauden hallitukselle ja muille tilija vastuuvelvollisille. Hallituksen jäsenet poistuivat tilasta päätöksenteon ajaksi. Vuosikokous esitti hallitukselle erityisen kiitoksen hyvästä, monipuolisesta ja yhdistyksen tarkoituksen mukaisesta toiminnasta vuonna 2013.

3 PÖYTÄKIRJA 3 (5) 8. Hallituksen esitys yhdistyksen sääntöjen muuttamiseksi (ks. liite) Päivi Kari esitteli hallituksen ehdotuksen sääntöjen muuttamiseksi (liite 5). Sääntömuutosesityksestä oli kerrottu myös kokouskutsussa ja esitys oli julkaistu etukäteen kokouskutsun liitteenä. Aiheesta käytiin vilkasta keskustelua ja sääntömuutokset nähtiin tervetulleiksi. Vuosikokous äänesti pykälien 3,4, 7 ja 9 muutoksista erikseen. Jokainen muutosehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 9. Toimintasuunnitelma vuodelle 2014 Päivi Kari esitteli JATin toimintasuunnitelman vuodelle 2014 (ks. liite 6). Vuosikokous hyväksyi toimintasuunnitelman hallituksen esittämässä muodossa. 10. Jäsenmaksu vuodelle 2014 Hallitus esitti, että jäsenmaksu pidetään ennallaan 30 eurossa. Vuosikokous hyväksyi jäsenmaksun suuruudeksi 30 euroa/vuosi. 11. Talousarvio vuodelle 2014 Henri Lassander esitteli JATin talousarvion vuodelle 2014 (liite 7). Vuosikokous hyväksyi talousarvion. 12. Kahden uuden hallituksen jäsenen/varajäsenen valinta eronneiden jäsenten tilalle Hallituksen varsinaiset jäsenet Terhi Karhuniemi ja Tiina Vahtokari olivat ilmoittaneet eroavansa hallituksesta kesken toimikauden JATin hallituksen muodostavat sääntöjen mukaan puheenjohtaja sekä kymmenen varsinaista jäsentä ja kaksi varajäsentä. Valittiin hallituksen varsinaisiksi jäseniksi viestintäsuunnittelija Anna-Leea Hyry Tampereen kaupungilta ja aiemmin varajäsenenä toiminut tiedottaja Suvi Kärkkäinen Maanmittauslaitoksesta. Varajäseneksi valittiin tiedottaja Mervi Kopomaa-Weymarn Helsingin kaupungilta. Valitut olivat antaneet tehtäviin suostumuksensa etukäteen. 13. Kahden toiminnantarkastajan ja kahden varatoiminnantarkastajan valinta Yhdistyksen toiminnantarkastajiksi valittiin Hannele Inkinen Valtiokonttorista ja Erja Saraste Huoltovarmuuskeskuksesta sekä varatoiminnantarkastajiksi Seija Kauppinen Kelasta ja Aino-Maria Kontio Porvoon kaupungilta. Valitut olivat antaneet tehtäviin suostumuksensa etukäteen.

4 PÖYTÄKIRJA 4 (5) 14. Muut esille tulevat asiat Muita asioita ei tullut esiin. 15. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Puheenjohtaja Janina Himberg Sihteeri Suvi Kärkkäinen Pöytäkirjantarkastaja Riitta Ropo Pöytäkirjantarkastaja Tuija Ruoho Liitteet: Liite 1 Esityslista Liite 2 Toimintakertomus Liite 3 Tilinpäätös Liite 4 Toiminnantarkastuskertomus Liite 5 Hallituksen esitys yhdistyksen sääntöjen muuttamiseksi Liite 6 Toimintasuunnitelma vuodelle 2014 Liite 7 Talousarvio

5 PÖYTÄKIRJA 5 (5) Jakelu Tiedoksi JATin hallitus JATin jäsenet