1 sitys kansainvälisten asioiden palveluiden uudelleenorganisoinnista keskitetyiksi Kansainvälistymispalveluiksi 26.4.2016 sia: Rehtorin päätös 26.10.2015 Kansainvälisten asioiden palveluiden uudelleenorganisoimisesta austa ulosneuvottelukierroksen yhteydessä nousi esiin tarve organisoida kansainvälisten asioiden palvelut uudelleen yhtäältä talon sisäisesti yhteisesti johdetuksi palvelukokonaisuudeksi ja toisaalta kokonaisuudeksi, joka pystyy tarvittaessa vastaamaan myös korkeakoulukonsernin kansainvälisten asioiden palveluiden tuottamisesta osana tiivistyvää konsernirakennetta. Rehtori antoi 26.10.2015 toimeksiannon kansainvälisten vastuualueelle tuottaa suunnitelma kansainvälisten palveluiden organisoinnista keskitetysti johdettuna palveluna. Päätöksen mukaan suunnitelmassa tuli erityisesti ottaa kantaa siihen, mitä palveluita kansainvälisille opiskelijoille ja omalle henkilökunnalle on tarkoituksenmukaista tarjota ja missä laajuudessa (palvelutaso), miten palvelut voidaan tuottaa nykyisellä kustannusrakenteella ja miten turvataan henkilöstön hyvinvointi ja jaksaminen osana palvelutuotantoa. (Rehtorin päätös 26.10.2016) Käsillä oleva esitys perustuu kansainvälisten asioiden vastuualueen henkilöstön ja yliopiston sekä tiedekuntien johdon kanssa käytyihin keskusteluihin ja tausta-analyysiin. Organisoituminen ja vastuut Nykytila Lapin yliopiston strategian mukaisesti kansainvälisten asiain vastuualue ylläpitää ja vahvistaa yliopiston kansainvälistä profiilia, kehittää ja edistää yliopiston koulutuksen kansainvälistymistä sekä koordinoi ja kehittää kansainvälistä koulutusyhteistyötä yhdessä muiden yliopiston yksiköiden kanssa. Vastuualueen keskeiset tavoitteet perustuvat yliopiston strategian toimeenpanosuunnitelmaan sekä kansainvälistymisohjelmaan. Kansainvälisten asioiden palvelut tukevat Lapin yliopiston kansainvälistymistä kehittämällä, koordinoimalla ja suunnittelemalla koulutuksen kansainvälistymiseen liittyviä toimintoja yhdessä tiedekuntien ja erillisyksikköjen kanssa. Keskeisiä tehtäviä ja palveluita ovat 1) kansainvälisen liikkuvuuden kehittäminen, suunnittelu ja toimeenpano 2) kansainvälisen opiskelun tukipalvelut 3) kansainvälisen opetuksen koordinointi sekä 4) toimintokokonaisuuden ulkoinen ja sisäinen viestintä Nykyinen vastuujako on tarkoittanut laajoja vastuualueita strategisesta suunnittelusta taktiselle tasolle sekä operatiiviseen palveluun niin keskitetysti (kansainvälisten asiain palvelut) kuin tiedekuntakohtaisestikin (kansainvälisten asiain suunnittelijat).
2 Kansainväliset asiat tiiminä (eli kv palvelut + tiedekuntien suunnittelijat) on vastannut yliopistotason kansainvälisten asioiden suunnittelusta ja palvelusta. iedekunnan suunnittelijat ovat lisäksi vastanneet oman tiedekuntansa suunnittelusta ja palvelusta kv asioiden tuella. iedekunnan kv suunnittelijan tiedekuntakohtainen organisaatio-osaaminen on syvää. Organisaatioosaaminen ei kuitenkaan jakaannu optimaalisesti koko kv tiimin tai organisaation hyödyksi. Lisäksi kv asioiden palveluprosessit pirstaloituvat usean toimijan kesken yli yksikkörajojen. simerkiksi kv asioiden palveluiden, tiedekuntien kv suunnittelijoiden sekä opintohallinnon vastuualueiden sisällä tehdään päällekkäistä työtä ja prosessit ovat monipolvisia. Malli on haavoittuvainen, työn tehokkuus ja mielekkyys kärsivät ja sijaisjärjestelyt on vaikeasti toteutettavissa. Yksilöiden ja yksiköiden kansainvälisyyskompetenssi on eri kehitysvaiheissa. Kv palveluihin ohjataan usein sellaisia työtehtäviä, jotka luontaisesti kuuluisivat muualle. Kansainvälisten asiain vastuualue Kansainvälisten asiain johtaja Lapin yliopiston strategian mukaisesti kv asioiden vastuualue ylläpitää ja vahvistaa yliopiston kansainvälistä profiilia, kehittää ja edistää yliopiston koulutuksen kansainvälistymistä sekä koordinoi ja kehittää kansainvälistä koulutusyhteistyötä yhdessä muiden yliopiston yksiköiden kanssa Kansainvälisten asioiden palvelut, keskitetty palvelu Urctic International Secretariat Kv opiskelijapalveluiden päällikkö kv asiain suunnittelija, kv asiain taloussihteeri (50%), vieraskielisen opetuksen koordinaattori ehtävät: 1) kv iikkuvuuden kehittäminen, suunnittelu ja toimeenpano, 2) kv opiskelun tukipalvelut, 3) kv opetuksen koordinointi sekä 4) toimintokokonaisuuden ulkoinen ja sisäinen viestintä OK kv suunnittelija (50%) KK kv suunnittelija (50%) YK kv suunnittelija (100%) K kv suunnittelija (100%) ehtävät: ylläolevat tehtävät tiedekuntatasolla ehtävät: ylläolevat tehtävät tiedekuntatasolla ehtävät: ylläolevat tehtävät tiedekuntatasolla ehtävät: ylläolevat tehtävät tiedekuntatasolla yösuhde hallinnollisesti kv asioisssa yösuhde hallinnollisesti kv asioisssa yösuhde hallinnollisesti kv asioisssa yösuhde hallinnollisesti tiedekunnassa Kuva 1. Kv asiain palvelut ja niiden organisoimisen nykytila.
3 Kohti tavoitetilaa iedekuntien johdon kanssa käydyissä keskusteluissa korostui se, että uuden palvelumallin tulisi olla selkeä ja palvelut helposti löydettävissä. Palvelun saavutettavuus koettiin tärkeimmäksi tekijäksi toiminnan uudelleenorganisoinnissa; fyysinen sijainti Lapin yliopiston kampuksella koettiin vähemmän merkittävänä, edellyttäen kuitenkin, että palvelun taso pystytään turvaamaan. Palvelumallin olisi kyettävä vastaamaan tiedekuntien erityispiirteisiin sekä mahdollistaa uusiin avauksiin tarttumisen. Suurimpana uhkana koettiin tiedekuntien ja kv asioiden yhteyden katkeaminen. Keskeisen tärkeää palvelun saavutettavuuden ohella on siis kiinteä ja rakenteellinen yhteistyö tiedekuntien ja kv asioiden palveluiden välillä. Palveluiden uudelleenorganisoinnissa pyritään päällekkäisen tekemisen poistamiseen ja palveluiden kustannustehokkuuteen. Samalla lisätään valmiutta kehittää asiantuntijuuteen perustuvaa osaamista ja mahdollisuuksia tarttua uusiin avauksiin. Prosessissa nousi esille myös tarve eriyttää toisistaan kansainvälisten asioiden strategisen ohjauksen ja suunnittelun taso sekä operatiivisen toiminnan ja palveluiden taso. oimintaympäristön muutos edellyttää joustavia toimenkuvia, ja haasteena nousi esille myös pienen yksikön samanarvoisten tehtävien ja vastuiden jakautuminen useille eri vaativuustasoille (muun henkilökunnan vaativuustasoille 6, 7, 8 ja 9). Lisäksi työsopimusten määräaikaisuus ei mahdollista pitkäjänteistä ja suunnitelmallista työn organisointia. sitys Kansainvälistymisen strateginen taso Lapin yliopiston hallitus vastaa yliopiston strategisesta johtamisesta ja ohjauksesta, sisältäen myös kansainvälistymisen strategiset linjaukset Rehtori johtaa yliopiston kansainvälistä toimintaa. Kansainvälisten asiain johtaja vastaa yliopiston kansainvälistymisen strategisen tason suunnittelun koordinoinnista ja sen organisoinnista johtaen kansainvälisten asioiden vastuualuetta. Kansainvälisten asioiden vastuualue edistää yliopiston koulutuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan kansainvälistymistä erityisesti kansainvälisen yhteistyön keinoin toteuttaen yliopiston strategiaa sen toimeenpanosuunnitelman mukaisesti. Yliopiston johtoryhmä ja dekaanikokous toimivat yhteistyörakenteina rehtorin apuna yliopiston johtamisessa. Johtoryhmässä keskustellaan strategisista kansainvälisistä linjauksista, tavoitteista ja toimenpiteistä kansainvälisten asiain johtajan esittelystä. iedekunnat ja yksiköt vastaavat kansainvälistymisen toimeenpanosta oman profiilinsa mukaisesti. Kansainvälisten asian johtaja toimii vastuualueen esittelijänä Lapin yliopiston hallituksessa sekä yliopiston ja hallintoyksikön johtoryhmässä ja dekaanikokouksessa Rehtori varmistaa, että kansainvälisten asiain johtaja on informoitu yliopiston keskeisistä kansainväliseen toimintaan ja tavoitteisiin liittyvistä prosesseista.
4 Kansainvälistymisen operatiivinen ja taktinen taso Kansainvälisten asioiden vastuualueen alla kansainvälisten asioiden palvelujen toimintokokonaisuus organisoituu keskitetyiksi kansainvälistymispalveluiksi, joka vastaa yliopiston 1) kansainvälisen liikkuvuuden tukipalveluista, 2) koulutuksen kansainvälistymisen tukipalveluista sekä 3) kansainvälisen opiskelijarekrytoinnin ja markkinoinnin tukipalveluista. iedekuntien kansainvälisten asioiden suunnittelijoiden (Minna Nousiainen, Jani Suokanerva ja Virpi Nurmela) toimipisteet siirtyvät fyysisesti kansainvälistymispalveluiden yhteyteen 30.6.2016 mennessä. Kansainvälistymispalveluiden päällikkö (Director of Internationalization Services) vastaa palvelualueen operatiivisesta toiminnasta ja toiminnan kehittämisestä yhteistyössä yksiköiden kanssa. Kansainvälistymispalveluiden päällikön esimiehenä toimii kansainvälisten asiain johtaja. Päällikkö toimii palvelualueen henkilöstön hallinnollisena esimiehenä ja hän vastaa toimintokokonaisuutta koskevan talousarvioin valmistelusta ja seurannasta. Kansainvälistymispalveluiden päällikkö määrittelee palvelualueen sisäisen vastuujaon ja sijaisjärjestelyt, jotka kansainvälisten asiain johtaja hyväksyy. Palvelupäällikkö valmistelee toimintokokonaisuuden asiat kansainvälisten asiain johtajalle. Kansainvälisten asiain johtaja ja kansainvälistymispalveluiden palvelupäällikkö varmistavat kansainvälistymisen strategisen tason sekä operatiivisen ja taktisen tason tiedonkulun ja toiminnan organisoinnin. Kansainvälistymispalvelut organisoituu ryhmiksi/tiimeiksi ja vastaa seuraavista kansainvälistymisen tukipalveluista: 1) kansainvälisen liikkuvuuden tukipalvelut, 2) koulutuksen kansainvälistymisen tukipalvelut sekä 3) opiskelijarekrytoinnin ja markkinoinnin tukipalvelut. Kansainvälistymispalvelujen toiminnot perustuvat Lapin yliopiston kansainvälisiin kumppanuuksiin ja niiden kehittämiseen. Kumppanuuksien kehittäminen on läpileikkaavana toimintona organisaatiomallissa. Kansainvälistymispalvelut tarjoaa yliopiston opiskelijoille ja henkilöstölle saavutettavia, laadukkaita, joustavia ja asiakaslähtöisiä asiantuntijapalveluita mahdollistaen kustannustehokkaan palvelumallin, muutosjoustavuuden, mielekkään työn tekemisen, vastuiden jakamisen ja työnkierron. Kansainvälistymispalveluiden ydintehtävät 1) Kansainvälisen liikkuvuuden tukipalvelut o Ydintehtävänä on tukea opettajien, tutkijoiden, henkilökunnan ja opiskelijoiden kansainvälistä liikkuvuutta koordinoimalla liikkuvuuden tuki-instrumentteja ja verkostoja sekä kehittämällä, suunnittelemalla ja toteuttamalla palveluprosesseja strategisten tavoitteiden toteutumiseksi. o ehtävänä on myös kansainvälisten kumppanuuksien liikkuvuustoimintojen kehittäminen ja toimeenpano tukemaan koulutuksen kansainvälistymisen strategisia tavoitteita. 2) Koulutuksen kansainvälistymisen tukipalvelut o Ydintehtävänä on tukea tiedekuntia kansainvälisten koulutusmahdollisuuksien suunnittelussa ja kehittämisessä. o ehtävänä on toimia asiantuntijana kansainvälisessä yhteistyössä toteutettavien opintokokonaisuuksien sekä yhteis- ja kaksoistutkintojen suunnittelussa ja kehittämisessä.
5 o ehtävänä on myös toimia asiantuntijana tutkintojen kansainvälistymisen suunnittelussa ja kehittämisessä, esimerkiksi Mobility Window osana tutkintorakennetta. 3) Opiskelijarekrytoinnin ja markkinoinnin tukipalvelut o Ydintehtävänä on kansainvälisten opiskelijoiden rekrytoinnin ja sitä tukevan markkinoinnin suunnittelu, toimeenpano ja kehittäminen. o ehtävänä on myös tukea kansainvälisten opiskelijoiden (tutkinto- ja vaihtoopiskelijat) haku- ja valintaprosessin suunnittelua, koordinointia ja toimeenpanoa tiiviissä yhteystyössä muiden tukipalveluiden ja tiedekuntien kanssa. Kansainvälistymispalveluiden päällikkö johtaa ryhmien/tiimien toimintaa. Ryhmä/tiimityöskentelyn malli (projektitiimit) toimeenpannaan kevään 2016 aikana. Ryhmät/tiimit toimivat joustavasti ja projektien vetovastuu kiertää määräajoin, mikä tukee asiantuntijuuden kehittymistä, muutokseen reagointia, vastuiden jakamista sekä työnkiertoa. Kansainvälistymispalveluiden henkilöstösuunnittelu (toimenkuvat, vaativuustasot) toteutetaan kokonaisuutena yliopiston henkilöstösuunnittelusta vastaavien toimijoiden kanssa. Kansainvälistymispalvelut toimii taktisella ja operatiivisella tasolla tiiviissä yhteistyössä tiedekuntien ja yksiköiden kanssa. iedekunnat ja yksiköt kutsuvat kansainvälistymispalveluita työryhmien toimintaan tarvittaessa ja kansainvälistymispalveluiden palveluprosessissa on otettu huomioon rakenteellinen yhteys tiedekuntiin ja yksiköihin. Kansainvälistymispalveluiden palvelupäällikkö osallistuu opetuksen kehittämisryhmään ja varmistetaan, että kansainvälistymispalveluiden edustaja on mukana yliopiston taktisissa ja operatiivisissa toimielimissä ja työryhmissä vastuualueen mukaisesti. sitetään yliopiston hallinto- ja tukipalveluiden taktisten ja operatiivisten toimintotiimien (projektitiimien) kehittämistä vastaamaan muuttuneen hallinnon ja palveluiden tarpeeseen. avoitteena on yksikkökohtaisen päällekkäisen työn tekemisen sijasta palveluiden kokonaisvaltainen, asiakaslähtöinen kehittäminen. Mahdollisia tiimejä voisivat olla esimerkiksi yliopistotasoinen opiskelijahaku- ja valintatiimi, jossa olisi opintohallinnon toimijoita, kansainvälistymispalveluiden markkinointi- ja rekrytointitiimin toimijoita, akateemisia toimijoita sekä viestintäpalveluiden toimijoita. Kansainvälistymispalveluiden toiminnan uudelleenorganisoinnin onnistumista arvioidaan säännöllisin väliajoin ja siitä raportoidaan yliopiston johdolle vuoden 2016 loppuun mennessä. rvioinnin mittarit ja toimintamalli kehitetään yhteistyössä laatupäällikön kanssa.
6 LY Hallitus S R G I N N LY Johtoryhmä Kv asiat Yliopiston strateginen johto ja ohjaus. Päättää yliopiston strategiasta, strategian toimeenpanosuunnitelmasta, kansainvälistymisohjelmasta. Hallintoyksikkö Johtoryhmä Dekaanikokous Rehtori Johtaa yliopiston kansainvälistä toimintaa. KK OK K YK K. J O P R Kv asiat Kv asiain johtaja Urctic + Kansainvälist ymispalvelut Kuva 2. Kansainvälistymisen strateginen suunnittelu ja ohjaus sekä taktinen ja operatiivinen toimeenpano S R G I N N Kansainväliset asiat Kansainvälisten asiain johtaja vastaa yliopiston kansainvälistymisen strategisen tason suunnittelusta ja sen organisoinnista johtaen kansainvälisten asioiden vastuualuetta. K. J O P R. Urctic international secretariat Kuva 3. Kansainvälistymispalveluiden uusi toimintamalli Kansainvälistymispalvelut Kansainvälistymispalveluiden päällikkö johtaa toimintaa. uottaa vastuualueensa palveluita tiedekuntiin ja yksiköihin. Liikkuvuus Koulutuksen kansainvälistyminen Kv opiskelija-rekrytointi ja -markkinointi iimit
7 Riippuvuudet Kv asiain toimintojen uudelleenorganisoituminen on riippuvainen muun yliopiston hallinto- ja tukipalveluiden kehittämisestä, koska toiminnot kohdentuvat yhtäältä kansainvälistymisen strategisen suunnittelun, ohjauksen ja toimeenpanon rajapinnoille ja toisaalta operatiivisella tasolla koulutuksen suunnittelun ja opintohallinnon rajapinnoille. On varmistettava, että rajapintojen toimintojen kehittäminen lähtee käyntiin ja kansainvälisten asiain toiminnot ovat osa yliopiston kokonaiskehittämistä ja suunnittelua. delleen kv asiain toimintojen uudelleenorganisoituminen on riippuvainen LUC yhteistyön kehittymisestä sekä kansallisen ja kansainvälisen korkeakoulukentän muutoksista. Kansainväliset asiat on kiinteästi mukana LUC- ja L2 -kehitystyössä sekä muussa Lapin yliopiston strategian mukaisessa kehityksessä. Siirtymähaasteet Uudelleenorganisointiprosessissa tunnistettuja siirtymähaasteita: 1) ulkosuhteiden ylläpito suhteessa kansainvälistymispalveluihin ja kv kumppanuudet o Yliopiston ulkosuhteiden hoitaminen on yliopiston strategisen johdon toimintaa. Yliopistotason kansainväliset kumppanuudet määritellään strategisella tasolla ja niiden toimeenpano toteutuu yksikkötasolla tiedekunnissa ja yksiköissä tapahtuvana toimintana. o Kansainvälistymispalvelut tukee kansainvälisten kumppanuuksien liikkuvuustoimintoja (opettaja- ja opiskelijavaihto, tutkijavaihto). o Yhteistyö- ja liikkuvuusverkostot ovat kiinteässä yhteydessä kansainvälisen koulutusyhteistyön suunnittelun ja kehittämisen rajapinnoilla. o Siirtymähaasteena on kansainvälisten kumppanuuksien ohjauksen, suunnittelun ja toimeenpanon organisointi kumppanuuksia tukevaksi palveluksi. o sitetään kv kumppanuuksien palvelumallin suunnittelua palvelumuotoilun työpajana LUC yhteistyö huomioiden. 2) tutkijaliikkuvuus (ks yllä) o utkijaliikkuvuus on tärkeä osa yliopiston kansainvälistä toimintaa, ja asettuu kansainvälisten asioiden vastuualueen ja tutkimuspalveluiden rajapinnalle. 3) johdon, hallinnon ja opintohallinnon palvelut o idosti kansainvälinen yliopisto edellyttää uudenlaisia toimintatapoja ja henkilöstön osaamisen kehittämistä. Kansainvälisyyden tulee olla läpileikkaava toiminto kattaen koko yliopiston toiminnan ja henkilöstön. Yliopiston visio suuntaa Lapin yliopistosta kansainvälistä tiede- ja taideyliopistoa ja tämä edellyttää myös kansainvälisen henkilöstön rekrytointia ja siihen liittyviä tukitoimintoja o Hallinnon kansainvälinen osaaminen (kieli- ja kulttuuriosaaminen) vaatii jatkuvaa kehittämistä. Henkilöstön osaamisen kehittäminen on avainasemassa aidosti kansainvälisen yliopiston hallinnon, tiedekuntien ja yksiköiden arjessa. o Kaikessa rekrytoinneissa tulee ottaa huomioon kansainvälinen osaaminen. 4) Opiskelijarekrytointi ja -markkinointi o Kansainvälinen opiskelijarekrytointi ja markkinointi edellyttää uudenlaista yhteistyötä oppiaineiden ja viestinnän kanssa.
8 Kehittämisideoita Kansainvälistymispalvelut on valmis toimimaan Muun henkilökunnan Osaamisen suuntaamisen kehitystyön pilottina. Rohkaistaan yliopiston hallintopalveluita hyödyntämään LY strategisen kärjen, Palvelumuotoilun menetelmien jalkauttamista omien yliopistohallinnon palveluiden kehittämiseen ja siten olemaan edelläkävijä kansallisessa ja kansainvälisessä yliopistohallinnon kehittämisessä unohtamatta digitalisaation mahdollisuuksia. Kansainvälisten asioiden johtaja Outi Snellman Kansainvälisten opiskelijapalveluiden päällikkö Jaana Severidt