Yt-toimikunta Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto
SISÄLLYSLUETTELO 1. HENKILÖSTÖKERTOMUKSEN TAVOITE... 1 2. TAVOITTEELLINEN JA ONNISTUNUT VUOSI 2014... 2 Hallintosääntö... 2 Henkilöstön määrä... 2 Henkilöstömenot... 3 Raportointi... 3 Henkilöstön ikä... 3 Yhteistoimintaneuvottelut syksyllä 2014... 3 Lopuksi... 3 3. KITEEN KAUPUNKI TYÖNANTAJANA... 4 4. TOIMIALOJEN KUULUMISET VUODELTA 2014... 6 5. KEHITTÄMISTYÖTÄ JA TOIMENPITEITÄ HENKILÖSTÖPALVELUISSA 2014... 8 Palautetta työnantajalle palvelusuhteen päättyessä... 8 Toimintamalli puuttumisesta epäasialliseen kohteluun... 8 Savuton työpaikka... 8 Perehdyttäminen... 8 Uusi intranet... 9 Kuntasi työhyvinvointisyke -kysely... 9 Työntekijä-alaiskeskustelu... 9 Työsuojelun toimintaohjelma... 9 Henkilöstön uudelleensijoitus... 10 Henkilöstön koulutus... 10 Osaamisen kehittäminen ja koulutussuunnitelma 2014... 11 Kehityskeskustelut... 12 Henkilöstön tiedottaminen... 12 6. TIETOJA HENKILÖSTÖSTÄ... 13 Henkilölukumäärä toimialueittain ja palvelusuhdeluonteittain v. 2014... 13 Henkilöstötyövuodet 2013 2014 (HTV1*)... 14 Täyttölupamenettely ja rekrytointi... 15 Henkilöstön vaihtuvuus 2014... 15 Työajan jakautuminen... 16 Palkkauskustannukset: Vakinaiset sekä sijaiset ja määräaikaiset... 17 Vakinaisen henkilöstön ikärakenne 31.12.2013-31.12.2014... 17 Eläköityminen... 18 Eläkkeelle siirtyneet eläkelajeittain 2013 2014... 19 Kiteen kaupungin eläkemaksut eri vuosilta... 19 Henkilöstön poissaoloista vuonna 2014... 20 Säästötalkoovapaat 2014... 22 Työllisyyden hoitamien v.2014 Kiteen kaupungilla... 23 7. TYÖHYVINVOINNIN EDISTÄMINEN... 24 KAARI-malli Kiteen Aikaisen Aktiivisen Reagoinnin malli... 24 Työterveyshuolto... 25 Työhyvinvointia tukevat henkilöstöedut v. 2014... 26 Työsuojelu... 28 Sisäilmatyöryhmä... 28 8. TYÖNANTAJAN JA HENKILÖSTÖN VÄLINEN YHTEISTOIMINTA... 29 Yhteistyötoimikunta... 29 9. HENKILÖSTÖHALLINNON ORGANISAATIO JA TYÖNJAKO VUONNA 2014... 30 2
1. HENKILÖSTÖKERTOMUKSEN TAVOITE Kiteen kaupungissa vuosittain laadittavassa henkilöstökertomuksessa kuvataan henkilöstön määrää, rakennetta, toimintaa ja kustannuksia. Henkilöstökertomus toimii myös henkilöstöpoliittisten tavoitteiden seurannan välineenä. Henkilöstökertomuksessa henkilöstöä koskevien tunnuslukujen tarkastelu on tehty 31.12.2014 tilanteen mukaisesti. Tiedot on kerätty henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmistä, työterveyshuollosta sekä vakuutusyhtiön ja eläkelaitoksen tilastoista. Vertailutietoja on esitetty kahden viime vuoden osalta. 1
2. TAVOITTEELLINEN JA ONNISTUNUT VUOSI 2014 Vuoden 2014 talousarviossa todettiin, että johtamisjärjestelmää tulee uudistaa ja hallintoa keventää. Tämän vuoksi hallintosääntö ja sen myötä viranhaltijaorganisaatiota uudistettiin viime vuonna. Keväällä 2014 valmisteltu ja valtuuston 23.6.2014 hyväksymä talouden tasapainottamissuunnitelma ja toimenpideohjelma 2014 2018 sekä valtuuston joulukuussa 2013 hyväksymä talousarvio 2014 sisältävät lukuisia henkilöstöä koskevia tavoitteita kaupungin 11,1 miljoonan euron alijäämän kattamiseksi. Tavoitteena on mm. vähentää henkilöstön määrää 35 70 henkilöllä vuoden 2017 loppuun mennessä (4 vuotta). Ohessa todetaan henkilöstöä koskevat olennaiset tavoitteet ja tulokset vuonna 2014. Hallintosääntö Vuoden alussa valmisteltu ja valtuuston 3.2.2014 hyväksymä ja 1.6.2014 voimaan tullut nykyinen hallintosääntö sisältää johtamista ja vastuita selkeyttäviä määräyksiä. Kaupungin organisaatio jakautuu neljään palvelukeskukseen. Palvelukeskusten toimialajohtajat ovat kaupunginjohtajan suorassa alaisuudessa. Henkilöstöhallinto ja muut kaupunginjohtajan esikuntaan kuuluneet alueet siirrettiin hallintojohtajan alaisuuteen. Perusturvan hoito- ja hoivaketjun johtaminen uudistettiin perustamalla koko ketjusta vastaava hoito- ja hoivatyön päällikön virka. Siihen liittyen tehtiin järjestelyjä ikäihmisten palveluissa ja terveyspalveluissa. Sivistystoimen johtamisjärjestelmää uudistettiin ja vastuuta jaettiin koulunjohtajille. Henkilöstön määrä Henkilöstön määrä vuoden 2014 lopussa oli 696 henkilöä, joista vakinaisia 545. Viime vuonna kaupunki otti omaksi toiminnaksi ostopalveluista yöhoidon ja Heinoniemi-Villala-Hummovaara alueen kotipalvelutoiminnan. Näiden myötä uusia vakinaisia vakansseja tuli 13 kpl. Huolimatta tästä vakinaisen henkilöstön määrä väheni 4 henkilöllä. Ottaen huomioon ostopalvelujen siirron omaksi toiminnaksi vakinainen henkilöstö vähentyi 17 henkilöllä edellisestä vuodesta. Henkilöstömäärän vähentäminen toteutui tavoitteen mukaisesti. Henkilöstösuunnittelussa hyödynnettiin luonnollinen poistuma, eläköityminen ja muu liikkuminen. Palveluja organisoitiin uudelleen ja tehtäviä on pystytty hoitamaan sisäisin siirroin paitsi omalla toimialalla myös eri toimialojen kesken. Täyttölupamenettely on hyvä väline henkilöstösuunnittelussa. Hallintokeskuksessa toteutettiin suhteellisesti merkittävin henkilöstön vähennys. Yhteiskuntasuhdejohtajan ja erityisasiantuntijan virat lakkautettiin, kehitysjohtajan virka muutettiin henkilöstöpäällikön viraksi ja toimistohenkilöstön määrää vähennettiin 3 vakinaisella henkilöllä. Kaikilla toimialoilla toteutettiin edellisen kaltaisia pysyviä, henkilöstön määrän ja muita rakenteellisia muutoksia. Vuonna 2014 kaupunki rekrytoi vakinaisia henkilöitä yhteensä 29 kpl. Perusturvajohtaja Markku Kipinä aloitti virassa 1.5.2014, rakennustarkastaja Mika Karvonen 1.12.2014. Henkilöstöpäällikkö Jesse Malinen valittiin joulukuussa ja hän aloitti virassaan 26.1.2015. Avainpaikoille ja vakinaisiin vakansseihin oli hakijoita hyvin. 2
Henkilöstömenot Henkilöstömenot, 31,38 milj. euroa, vähenivät edellisestä vuodesta 86 100 euroa. Ottaen huomioon ostopalvelujen muuttamisen omaksi toiminnaksi muutos on erittäin merkittävä. Edellisen kerran henkilöstömenot vähenivät Kiteellä vuonna 1992. Raportointi Henkilöstöasioiden raportointia kehitettiin viime vuonna. Henkilöstölle tiedotettiin merkittävistä hallintoon, talouteen ja henkilöstöön liittyvistä asioista henkilöstöinfotilaisuuksissa sekä sähköpostein vuoden varrella henkilöstöä koskevista tärkeistä asioista, mm. talousarvion toteutumisesta. Tavoitteena oli ja on edelleen tiedottaa aktiivisesti henkilöstölle. Tämä on välttämätön edellytys asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja henkilöstön kannustamiseksi. Henkilöstömäärän muutoksista toimialoittain ja palvelussuhdelajeittain raportoitiin johtoryhmälle, yhteistyötoimikunnalle ja kaupunginhallitukselle kuukausittain ja valtuustolle osavuosiraporttien yhteydessä. Sairauspoissaoloista ja tapaturmista sekä säästötalkoovapaista raportoitiin kuukausittain johtoryhmälle, yhteistyötoimikunnalle ja osavuosiraporttien yhteydessä kaupunginhallitukselle ja valtuustolle. Henkilöstön ikä Henkilöstön keski-ikä on 51 vuotta, mikä on valtakunnallista keskiarvoa korkeampi. Kaupungin vakituisesta henkilökunnasta 66 % on yli 50-vuotiaita. Viime vuonna vanhuuseläkkeelle siirtyi Kiteen kaupungin palveluksesta 23 henkilöä. Eläke-ennusteen mukaan kaupungin vakituisesta henkilöstöstä on eläköitymässä joka neljäs työntekijä vuoden 2018 loppuun. Henkilöstön ikärakenne toisaalta mahdollistaa henkilöstömäärän vähentämisen joustavasti toisaalta asettaa työnantajalle haasteita henkilökunnan työkyvyn ylläpitämisessä ja kokemustiedon siirtämisessä seuraajille. Kaupungilla on hyviä välineitä työhyvinvoinnin edistämiseen mm. Kaari-malli, joita käytettiin viime vuonna vaikuttavasti. Yhteistoimintaneuvottelut syksyllä 2014 28.10.2014 aloitetut yhteistoimintaneuvottelut koskien koko henkilöstön lomautusta päätettiin 3.12.2014 työnantajan todetessa, että taloudellista perustaa ei ollut lomautuksille, koska valtioneuvosto päätti 27.11.2014 myöntää Kiteen kaupungille harkinnanvaraista valtionosuuden korotusta 1 470 000 euroa. Yhteistoimintaneuvottelut käytiin rakentavassa hengessä. 3.12.2014 neuvottelun pöytäkirjaan kirjattiin, että työnantaja ja työntekijäjärjestöt ovat yhdessä sitoutuneet toteuttamaan talouden tasapainottamissuunnitelmaa ja toimenpideohjelmaa vuosina 2014 2018. Lopuksi Viime vuonna toteutettiin lukuisia henkilöstöön liittyviä toimenpiteitä. Muutosten onnistuminen osoittaa, että kaupungin koko henkilöstö on motivoitunut ja sitoutunut elinvoimaisen ja taloudeltaan terveen kaupungin rakentamiseen myös tulevina vuosina. Kiitän lämpimästi jokaista hyvistä tuloksista! Kiteellä 18.3.2015 Eeva-Liisa Auvinen kaupunginjohtaja 3
3. KITEEN KAUPUNKI TYÖNANTAJANA Kiteen kaupunki oli vuonna 2014 keskimäärin noin 755 työntekijällään Kiteen suurin työnantaja. Kaupungilla oli noin 140 erilaisella ammattinimikkeellä työskentelevää alansa ammattilaista. Hallinnollisesti Kiteen kaupungin organisaatio jakautui hallintokeskukseen, sivistyskeskukseen, tekniseen keskukseen ja perusturvakeskukseen. Kaupungin operatiivisesta johtamisesta vastasi johtoryhmä, johon kuuluivat kaupunginjohtaja Eeva-Liisa Auvisen lisäksi vs. talous- ja hallintojohtaja Jari Tuononen, sivistysjohtaja Erkki Kontro, tekninen johtaja Antti Asikainen, perusturvajohtaja Markku Kipinä, henkilöstöpäällikön sijaisena toiminut Tiina Eskelinen. Mukana johtoryhmässä on lisäksi vuosittain vaihtuva henkilöstön edustaja, joka vuonna 2014 oli Erja Törönen (v. 2014 JHL ry:n edustaja). Henkilöstöpäällikön sijaisen jäätyä virkavapaalle huhtikuussa ja henkilöstöpäällikön irtisanouduttua tehtävistään syksyllä osallistui johtoryhmätyöskentelyyn henkilöstöpalveluiden hallintosihteeri. 4
5
4. TOIMIALOJEN KUULUMISET VUODELTA 2014 HALLINTOKESKUKSEN KUULUMISET (vs. hallintojohtaja Jari Tuononen) Hallintokeskuksen organisaatiossa tapahtui useita muutoksia vuoden 2014 aikana ja henkilöstön määrä väheni. Yhteiskuntasuhdejohtajan ja erityisasiantuntijan virat lakkautettiin. Kehitysjohtajan virka muutettiin henkilöstöpäällikön viraksi. Yksi työntekijä siirtyi sivistyskeskukseen ja yksi perusturvakeskukseen. Heidän tehtävänsä järjesteltiin hallintokeskuksessa uudelleen ja toisaalta sivistys- ja vapaa-aikakeskuksessa vältyttiin ulkopuolisilta rekrytoinneilta näihin tehtäviin. Vakinaisen henkilöstön lukumäärä väheni viidellä edellisvuoteen verrattuna. Määräaikaisten lukumäärä nousi vuoden aikana yhdellä edellisvuoteen verrattuna, mutta sijaisten määrä väheni kuudella. Palkkatukityöllistettyjen määrä väheni kolmella. Kokonaisuudessaan hallintokeskuksen henkilöstömäärä väheni kolmellatoista henkilöllä vuodesta 2013. Tehtyjen toimenpiteiden ansiosta hallintokeskuksen henkilöstömenot vähenivät vuonna 2014 lähes 390 000 euroa eli 17 prosenttia edellisvuodesta. Erityisen myönteistä on, että hallintokeskuksen sairauspoissaolot vähenivät edellisvuodesta peräti 56 prosenttia kalenteripäivillä mitattuna. SIVISTYSKESKUKSEN KUULUMISET (vs. sivistysjohtaja Erkki Kontro) Sivistys- ja vapaa-aikalautakunnan henkilöstö määrää on vuoden aikana hiukan laskenut. Rakenteellisesti, vakituisen henkilöstön määrä on vähentynyt merkittävästi, mutta määräaikaisen henkilöstön määrä on hieman lisääntynyt. Tähän on vaikuttanut ensisijaisesti varautuminen palveluverkossa tapahtuviin muutoksiin ja toisaalta määräaikaisen hankerahoituksen kautta tulevan työvoiman lisääntyminen. Näistä merkittävin on OKM:n myöntämä perusopetuksen opetusryhmien pienentämiseen kohdennettava määräraha, vuonna 2014 206 000. Vuonna 2014 henkilöstömenot toteutuivat hieman pienempinä (n. 97 %) kuin mihin talousarviossa oli varauduttu. Henkilöstön sairauspoissaoloissa ei kokonaisuudessa tapahtunut merkittävää muutosta. Pitkissä sairauslomissa, yli 60 vrk, on n. 20 % nousu. Tämä kuvaa hyvin henkilöstön ikääntymisen mukana tulevaa haastetta. Henkilöstön jaksamisesta ja ammatillisesta osaamisesta on huolehdittu AVI:n tukeman Osaava-hankkeen avulla. Hankerahoituksella on toteutettu yhteistyössä Keski-Karjalan kuntien kanssa laaja ja monipuolinen ammattitaidon ylläpitämis- ja työssä jaksamiskoulutusohjelma. Henkilöstön rekrytoinnissa ei sivistys- ja vapaa-aikalautakunnan alaisiin tehtäviin ole ollut ongelmia. Sekä vakinaisesti että määräaikaisesti täytettäviin tehtäviin saadaan kelpoisuusehdot täyttävää henkilöstöä. 6
TEKNISEN KESKUKSEN KUULUMISET (tekninen johtaja Antti Asikainen) Teknisellä keskuksella oli onnistunut ja ahkeran tekemisen vuosi 2014. Teknisen keskuksen keski-ikä on vakituisilla 53 vuotta ja määräaikaiset huomioiden 51 vuotta. Kunta alan keski-ikä vuonna 2013 oli 45,7 vuotta. Teknisen keskuksen työtehtävät ovat valtaosiltaan fyysisesti kuormittavia ja henkilökunnan keski-ikä on korkea. Pitkiä poissaoloja on ollut paljon ja määrällisesti ne ovat pysyneet samansuuruisina kuin vuonna 2013. Henkilöstön hyvinvointiin on kiinnitetty erityistä huomiota ottaen huomioon muutoksessa jaksaminen, eri kiinteistöissä ilmenneet sisäilmaongelmat, sekä toiminnalliset muutokset. Käytössä olevan Kaari-mallin mukaisia keskusteluja ja kolmikanta-neuvotteluja käytiin vuoden aikana useita. Näillä toimenpiteillä on pystytty pitämään henkilökunta työkykyisenä ja vältetty ennenaikaiselle eläkkeelle jäänti. Tekniseltä keskukselta jäi vuoden aikana eläkkeelle viisi työntekijää ja heidän tilalle palkattiin kaksi uutta vakituista. Uuden terveyskeittiön valmistuminen oli odotettu asia. Uusi toiminta pystyttiin aloittamaan sisäisin järjestelyin omalla henkilökunnalla. Henkilöt valittiin heidän omasta toiveesta ja toiminta on onnistunut hyvin. Henkilökunta on ollut tehokas ja joustava. Lukuisissa muutoksissa henkilöstö on ollut sitoutunut muutoksiin. PERUSTURVAKESKUKSEN KUULUMISET (perusturvajohtaja Markku Kipinä) Yksi merkittävimpiä muutoksia v.2014 perusturvan puolella on ollut uuden terveyskeskuksen valmistuminen ja käyttöönotto elokuussa. Vuodeosasto oli evakossa Kesälahden terveyskeskuksessa ja alkuvuoden laitoshoidon paikkamäärä vähentyi uusiin tiloihin siirryttäessä 20 paikkaan. Kesälahden hoivasairaala muuttui sosiaalihuollon alaiseksi lyhytaikaisyksiköksi ja uuteen terveyskeskukseen tuli myös sosiaalihuollon alainen 10 paikkaa käsittävä lyhytaikaisosasto. Valtakunnallinen SOTE-valmistelu työllisti perusturvan henkilöstöä runsaasti erilaisin asiantuntija- ja kehittämisryhmin, millä pyrittiin mallintamaan toimintoja maakunnallisena palvelutuotantona. Kotihoidossa pohjoisten kylien osalta luovuttiin ostopalveluista heti vuoden alussa ja omaan toimintaan lisättiin 5 lähihoitajaa vastaamaan ostopalveluna tehtävä kotihoito. Myös yöhoidossa vanhan Kiteen alueella siirryttiin omaan toimintaan ostopalveluista vuoden alusta. Yöhoito vaati 8 työntekijän lisäyksen ikäihmisten palveluihin. Joulukuun alusta Kesälahdella purettiin yöhoito ja lyhytaikaishoito Hellaniemestä. Vakituisiin toimiin on ollut runsaasti hakijoita, mutta lyhytaikaisiin sijaisuuksiin on ollut ajoittain vaikeaa löytää työntekijöitä. Oma varamiesjärjestelmä ei ole pystynyt kaikilta osin vastaamaan tarpeeseen ja kaipaa tästä johtuen kehittämistä. Perusturvan avaintehtävistä vuonna 2014 toukokuun alusta aloitti työnsä uusi perusturvajohtaja paikan ollessa avoinna koko alkuvuoden. Heinäkuun alusta irtisanoutui johtava lääkäri ja paikka oli avoinna koko loppuvuoden. Kesäkuun alusta alkaen on hoito- ja hoivatyön päällikön paikka ollut avoinna. 7
5. KEHITTÄMISTYÖTÄ JA TOIMENPITEITÄ HENKILÖSTÖPALVELUISSA 2014 Vuoden 2014 aikana tehtiin mm. seuraavia Kiteen kaupungin henkilöstöön vaikuttavia tai palveluihin liittyviä toimenpiteitä ja uudistuksia. Palautetta työnantajalle palvelusuhteen päättyessä Kiteen kaupungilla otettiin käyttöön 1.9.2014 alkaen yhtenäinen toimintatapa palautteen antamiseen työnantajalle palvelusuhteen päätyessä. Työnantajalle osoitettua palautetta hyödynnetään mahdollisten epäkohtien havaitsemisessa sekä niiden torjumisessa. Palaute voidaan nähdä työnantajan työkaluna esimiestyössä, työyhteisön kehittämisessä ja -toimivuudessa. Palautteiden yhteenvetoja tarkastellaan 1-2 kertaa vuodessa esimieskahveilla sekä yhteistyötoimikunnassa. Koska käyttöönotto tapahtui vasta syksyllä, ei palautteita käsitelty vuoden 2014 aikana. Toimintamalli puuttumisesta epäasialliseen kohteluun Kiteen kaupungille luotiin toimintamalli puuttumisesta epäasialliseen kohteluun ja kaupunginvaltuusto hyväksyi tämän mallin kokouksessaan 10.11.2014. Toimintamalli on yleisluontoinen ohjeistus ja antaa menettelytavat epäasiallisen kohtelun ennaltaehkäisyyn sekä siihen puuttumiseen. Savuton työpaikka Kiteen kaupunginvaltuuston jättämään aloitteeseen savuttomasta Kiteestä valmistui Kiteen kaupungille Savuton ja hajusteeton työpaikka-ohjeistus. Kaupunginhallitus on hyväksynyt ohjeistuksen 25.8.2014 ja Kiteen kaupunki julistautuu savuttomaksi työpaikaksi 1.7.2015 lukien. Perehdyttäminen Talousarviotavoitteena vuodelle 2014 oli perehdytysprosessien ja perehdytysmateriaalien saaminen ajan tasalle niin esimiesten kuin työntekijöidenkin osalta. Kiteen kaupungille on laadittu perehdyttämisopas ja lomake, jotka täyttävät työturvallisuuslain 14 vaatimukset. Yhtenäinen perehdyttämiskäytäntö takaa sen, että uusi työntekijä selviytyy tehtävistään, tuntee ja tiedostaa työpaikan työolosuhteet, työmenetelmät ja -välineet, sekä tuntee työpaikan työsuojeluohjeet. Onnistunut perehdytys palvelee niin työntekijää kuin työnantajaa; hyvä ja perusteellinen perehdytys säästää aikaa, lisää työn sujuvuutta, vähentää tiedonpuutteesta johtuvia virheitä ja näin ollen on työnantajalle myös taloudellisesti kannattava satsaus. Esimiehen tehtävänä on ohjata ja johtaa perehdytystä. 8
Uusi intranet Kiteen kaupungin sisäistä viestintää on kehitetty intranetin uudistamisella vuoden 2014 aikana. Kiteen kaupungin uusi intra rakennettiin maakunnallisen mallin sekä esimiehiltä ja henkilöstöhallinnolta saadun palautteen pohjalta. Intrasta on pyritty tekemään selkeä niin, että tieto löytyy mahdollisimman helposti. Intra on Kiteen kaupungin henkilöstön virallinen tiedotuskanava ja kaikki henkilöstöä koskevat asiat löytyvät täältä. Uuteen intraan kirjautuminen on helpompaa kuin ennen. Intraan pääsee työpaikalla suoraan avaamalla Explorer-selain tai vastaavasti työpöydällä olevan pikakuvakkeen kautta. Kotikoneella kirjautumistunnus on sama kuin sähköpostissa/työkoneella eli monia salasananoja ei tarvita. Jatkossa intraa tullaan kehittämään vielä enemmän vuorovaikutteiseksi ja eri asioiden kommentointimahdollisuuksia lisätään. Kuntasi työhyvinvointisyke -kysely Kiteen kaupunki haki syksyllä 2014 Kevan Kuntasi työhyvinvointisyke -kyselyyn ja haku tuotti tulosta. Kaupunkimme hyväksyttiin mukaan työhyvinvointikyselyyn ja henkilöstön lisäksi myös luottamushenkilöt ovat valtakunnallisesti ensimmäistä kertaa kyselyssä mukana. Työhyvinvointikysely toteutetaan keväällä 2015. Kuntasi työhyvinvointisyke -kyselypalvelun avulla voimme arvioida ja kehittää organisaatiomme työhyvinvointijohtamista ja henkilöstön työhyvinvointia. Kyselyssä keskeisempänä aiheena on työn sujuvuuden kehittäminen. Kyselyn avulla on mahdollisuus vaikuttaa työntekijä ja työyhteisön tasolta aina esimiestyön ja koko organisaation johtamisen kysymyksiin. Työntekijä-alaiskeskustelu Populus -palkanlaskenta- ja HR-järjestelmään on hankittu v.2014 muistilapputoiminto. Tämä toiminto on osaltaan tukemassa työntekijä-alaiskeskustelua ja siihen voidaan kirjata esimerkiksi yhdessä sovittuja asioita. Käyttöoikeudet ja suojaukset on toteutettu tässä osiossa samalla tavalla kuin kehityskeskustelulomakkeilla. Työsuojelun toimintaohjelma Työsuojelun toimintaohjelma on työturvallisuuslain (738/2002) 9 :n tarkoittama turvallisuuden ja terveellisyyden edistämistä ja työntekijöiden työkyvyn ylläpitämistä varten laadittu toimintaohjelma. Kaupunkimme työsuojelun toimintaohjelma on päivitetty vuoden 2014 aikana. 9
Toimintaohjelma sisältää Kiteen kaupungin lakisääteisen työsuojelun ja muun työhyvinvoinnin edistämistoiminnan nykytilan kuvauksen sekä toiminnan kehittämiskohteet. Työsuojelun toimintaohjelma on osa Kiteen kaupungin strategista henkilöstö- ja työhyvinvointijohtamista. Työsuojelun toimintaohjelmaa konkretisoivat Kiteen kaupungissa voimassa olevat työsuojeluohjeet, toimintamallit, sekä työyksiköiden riskien ja vaarojen arvioinnin pohjalta laaditut suunnitelmat riskien ja vaarojen hallintaan. Työsuojelun toimintaohjelma samoin kuin ohjelmassa mainitut työsuojeluun ja työhyvinvoinnin edistämiseen liittyvät ohjeet ja toimintamallit sisältyvät uuden työntekijän perehdytysohjelmaan. Henkilöstön uudelleensijoitus Henkilöstön uudelleensijoituksen tavoitteena on sairauspoissaolojen ja ennenaikaisen eläköitymisen ehkäisy. Uudelleen sijoittamisella voidaan jatkaa työuraa ja välttää varhemaksujen kustannuksia. Uuden työn etsimiseen kaupungin työntekijälle ryhdytään silloin kun henkilön työkyky on heikentynyt terveydellisistä syistä ja sitä ei saada palautumaan siinä määrin että henkilö selviäisi entisessä työssään. Työkyvyttömyyden uhatessa uuden työn etsimistä voidaan tehdä Kevan tukemana työkokeiluna tai kaupungin omana toimintana, kun työkokeilupaikka löytyy. Uudelleensijoitusta on myös uuteen työhön siirtyminen organisaatiomuutosten ja töiden uudelleen järjestelyjen vuoksi. Henkilöstön koulutus Kiteen kaupungin strategisena tavoitteena on vahvistaa henkilöstön osaamista ja tukea sitoutumista kaupungin uusiin tehtäviin. Vuonna 2014 Kiteen kaupungin henkilöstön palkalliseen koulutukseen käytettiin yhteensä 1493 työpäivää. Koulutuksista 495 päivää oli lakisääteistä täydennyskoulutusta, joista 141 päivää toteutui sisäisenä koulutuksena. Luottamusmies- ja ammattijärjestökoulutuksia oli 53 työpäivää ja muut koulutuspäivät ovat erimuotoisia henkilöstön ammatilliseen osaamiseen ja osaamisen päivittämiseen liittyviä koulutuspäiviä. Luvuissa on huomioitu koko henkilö ja kaikki koulutukset. Vakinainen henkilöstö käytti koulutuspäivistä 90 % ja ammatilliseen koulutukseen käytettiin 48 % koulutuksista. Koulutuspäivät toimialoittain Hallinto; 120 Sivistys; 461 Yhteensä; 1493 Perusturva; 757 Tekninen; 155 10
Kiteen kaupungin vakituisessa työ- tai virkasuhteessa olevalla henkilöllä on ollut oikeus saada enintään 12 päivää palkallista vapaata kolmen vuoden kuluessa sellaiseen koulutukseen, josta on tosiasiallista hyötyä tehtävän vaatiman ammattitaidon ylläpitämiseksi tai kehittämiseksi hänen nykyiseen tai uuteen tehtäväänsä Kiteen kaupungin palveluksessa. Kaupunginhallituksen päätöksellä ohjetta tarkennettiin niin, että ensimmäisen kerran palkallista koulutusvapaata voi saada kahden palvelusvuoden jälkeen. Palkkakustannukset peritään takaisin jos koulutustukea saanut työntekijä sanoutuu irti Kiteen kaupungin palveluksesta kolmen vuoden sisällä koulutusvapaan käyttämisestä. Koulutuspäivistä19 työpäivää oli työnantajan 12 päivän koulutustukeen oikeuttamaa koulutusta vuonna 2014. Kiteen kaupungin henkilöstön koulutukset ovat toteutuneet työpäivinä oheisen taulukon mukaisesti v. 2014. Koulutuspäivät työpäivinä 2014 Ammatillinen koulutus 52 172 Luottamusmieskoulutus Työryhmäkoulutus 182 89 24 3 94 102 29 714 Palkallinen oppisopimuskoulutus Koulutus 12 pv. työnantajan tukema Koulutus ulk. tunteina Koulutus sis. tunteina Väestönsuojelukoulutus 19 10 3 Ammattijärjestökoulutukset Täydennyskoulutus sisäinen Täydennyskoulutus ulkoinen Osaamisen kehittäminen ja koulutussuunnitelma 2014 1.1.2014 alkaen tuli voimaan laki taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä sekä lakimuutos työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta(1138/2013). Lakien mukaan työnantajan tulee laatia koko henkilöstöä koskeva koulutussuunnitelma vuosittain ja käsitellä se yhteistoimintamenettelyssä. Koulutuskorvaus koskee vuosittain kolmea koulutuspäivää työntekijää kohti. Vuoden 2014 koulutussuunnitelma laadittiin niin, että koulutuskorvaukseen oikeuttavia koulutuspäiviä voitiin käyttää 1.8.2014 alkaen. Koulutuskorvaukseen oikeuttavia koulutuspäiviä kertyi 442 päivää ja koulutuskorvausta saadaan 7 357,59. 11
Kehityskeskustelut Kehityskeskustelut ovat keskeinen palautteen antamisen ja saamisen foorumi työntekijälle ja esimiehelle. Kehityskeskusteluissa tarkastellaan toimintaa systemaattisesti taaksepäin ja eteenpäin. Ne ovatkin keskeinen johtamisen väline, jolla tähdätään yksikön koko henkilöstön tavoitteelliseen ja tarkoituksenmukaiseen toimintaan. Kehityskeskusteluissa otetaan puheeksi myös niitä vaikeilta tuntuvia asioita, jotka jokapäiväisissä keskusteluissa helposti sivuutetaan. Kehityskeskustelut ovat jokaisen Kiteen kaupungilla työskentelevän oikeus ja velvollisuus ja kehityskeskustelut käydään vuosittain. Henkilöstön tiedottaminen Koko kaupungin henkilöstöä koskevia info- ja tiedotustilaisuuksia pidettiin vuoden 2014 aikana kolme kertaa ja jokaisella kerralla järjestettiin kolme infotilaisuutta. Lisäksi henkilöstö on pidetty ajan tasalla sähköpostitse ja henkilöstötiedottein. Esimiesinfoja pidettiin vuonna 2014 kymmenen kertaa. Esimiesinfojen tavoitteena on antaa samansisältöinen tieto ja toimintatapa kaikkiin työyhteisöihin ajankohtaisista sekä muuttuvista asioista. Ajankohta ja paikka 8.4.2014 Kitee iltatilaisuus 9.4.2014 Kitee iltapäivä 10.4.2014 Kesälahti päivä ja iltatilaisuus 24.6.2014 Kitee iltapäivä ja iltatilaisuus 27.6.2014 Kesälahti iltapäivätilaisuus Aihealueet Kiteen kaupungin talouden tasapainottaminen ja toimenpideohjelma vv.2014 2018. Henkilöstöjärjestelyt, uusi vuosilomalaki ja ajankohtaiset asiat. Valtuuston hyväksymä taloudentasapainottamisohjelma ja sen vaikutukset. Uusia ja ajankohtaisia ohjeistuksia, lakimuutoksia, koulutussuunnitelma, perehdyttäminen ja ajankohtaiset asiat. 16.12. Kitee iltapäivä ja iltatilaisuus 17.12. Kesälahti iltapäivätilaisuus Kaupungin taloustilanne, talousarvio 2015 ja taloussuunnitelma 2015 2018, yhteistoimintamenettely ja tulos. Kuntasi työhyvinvointisyke kyselypalvelu, työterveyshuoltosuunnitelma 2015, uusi intra ja muut ajankohtaiset asiat 12
6. TIETOJA HENKILÖSTÖSTÄ Henkilölukumäärä toimialueittain ja palvelusuhdeluonteittain v. 2014 Kiteen kaupunki Henkilöstövahvuusraportti 31.12.2013 13 Henkilöstövahvuusraportti 31.12.2014 Muutos 31.12.13 Kaupunginhallitus vakituiset 30 25-5 määräaikaiset 2 3 1 sijaiset 6 0-6 työllistetyt 5 2-3 oppisopimussuhteinen 1 1 0 oppilas, harjoittelija 0 0 Kaupunginhallitus yhteensä 44 31-13 Sivistyslautakunta vakituiset 192 187-5 määräaikaiset 21 26 5 sijaiset 16 4-12 työllistetyt 18 1-17 oppisopimussuhteinen 2 1-1 oppilas, harjoittelija 0 0 Sivistyslautakunta yhteensä 249 219-30 Perusturvalautakunta vakituiset 253 262 9 määräaikaiset 12 4-8 sijaiset 62 87 25 työllistetyt 16 9-7 oppisopimussuhteinen 0 0 oppilas, harjoittelija 1 1 Perusturvalautakunta yhteensä 343 363 20 Tekninen lautakunta ja Ympäristöltk vakituiset 71+3 68+3-3 määräaikaiset 1 1 sijaiset 14 11-3 työllistetyt 4+1 0-4 oppisopimussuhteinen 3 0-3 oppilas, harjoittelija 0 0 Tekninen lautakunta yhteensä 92+4 80+3-12 Kaikki toimielimet yhteensä 732 696-36 vakituiset 549 545-4 määräaikaiset 35 34-1 sijaiset 98 102 4 työllistetyt 44 12-32 oppisopimussuhteinen 6 2-4 oppilasharjoittelija 1 1
Kaupungin palveluksessa oli 31.12.2014 yhteensä 696 henkilöä, joista vakinaisia 545 henkilöä. Henkilötyövuosiksi muutettuna tämä tarkoittaa HTV1 520,9 vakinaista henkilöä. Vakinaisen henkilökunnan osuus oli 78,3 % koko henkilökunnasta, joka on 3,3 % enemmän verrattuna vuoteen 2013. Kiteen kaupungin talouden tasapainottamissuunnitelmassa ja toimenpideohjelmassa vuosille 2014 2018 asetettiin tavoitteeksi suunnitelmallinen noin 35 70 henkilön vähentäminen vuoden 2017 loppuun mennessä. Henkilöstön vähentäminen on toteutunut suunnitelman mukaisesti, kun huomioidaan perusturvassa vuoden 2014 aikana tapahtuneita toiminnallisia muutoksia. Määräaikaisia ja sijaisia oli 31.12.2014 kaupungin palveluksessa 151 henkilöä ja henkilötyövuosia määräaikainen henkilöstö on tehnyt vuoden 2014 aikana yhteensä 190,8 henkilötyövuotta. Määräaikaisten ja sijaisten osuus on laskenut 31.12.2013 (183 henkilöä) ja 31.12.2014 (151 henkilöä) välillä 17,5 %. Määräaikaisten työntekijöiden osuus koko Kiteen kaupungin henkilöstöstä on laskenut vuodesta 2013 (25 %) vuoteen 2014 (21,7 %). Keskiarvona vuoden henkilöstömäärä aikavälillä 1.1.2014-31.12.2014 oli 755,5 henkilöä. Henkilöstömäärän vaihtelu vuoden aikana ja osa-aikatyötä tekevien osuus henkilöstöstä vaikuttavat siihen, että henkilötyövuosi kuvaa paremmin vuoden aikana palvelusuhteessa ollutta työvoimaa kuin henkilöstömäärä yhtenä tiettynä päivänä (31.12). Valtakunnallisesti kunta-alalla vakinaisten työntekijöiden määrä on kasvussa. Määräaikaisessa palvelussuhteessa työskenteli kunta-alalla vuonna 2013 noin 21 prosenttia henkilöstöstä. Vakinaisia oli 78 prosenttia ja työllistettyjä 1 prosenttia. Kuntien henkilöstöstä kokoaikatyössä on 86 prosenttia kuukausipalkkaisista ja osa-aikaisia ja sivutoimisia on 14 prosenttia. Henkilöstötyövuodet 2013 2014 (HTV1*) Vakinaiset Määräaikaiset ja sijaiset Yhteensä 2 0 1 4 2 0 1 3 2 0 1 4 2 0 1 3 2 0 1 4 2 0 1 3 520,9 522,2 190,8 191,7 711,7 713,9 *)Täyttä työaikaa tekevän henkilön koko vuoden työskentely. Osa-aikainen henkilö muutetaan henkilötyövuodeksi osa-aikaprosenttia vastaavasti. Osan vuotta palvelusuhteessa olleen työ lasketaan suhteessa koko vuoden päiviin. Henkilötyövuosiin on laskettu koko kaupungin henkilökunta mukaan luettuna kansalaisopisto. Määräaikaisten ja sijaisten henkilötyövuosissa on laskettuna kaikki vuoden 2014 palvelusuhteet. 14
Täyttölupamenettely ja rekrytointi Kiteen kaupungille on voitu rekrytoida uutta henkilökuntaa yli kaksi kuukautta kestäviin palvelusuhteisiin vain täyttölupamenettelyn kautta ja talousarvion määrärahan puitteissa. Täyttölupia käsiteltiin kuukausittain johtoryhmässä. Henkilöstösuunnittelussa on hyödynnetty luonnollista poistumaa ja eläköitymistä. Kaupungilla on uudelleenorganisoitu palveluja ja tehtäviä on pystytty hoitamaan sisäisin siirroin useissa työyhteisöissä eri toimialojen kesken. Avoimien ja avainpaikkojen rekrytoinnissa kelpoisuusehdoilla ja koulutusvaatimustasolla pidetään henkilöstön ammattitaito ja osaaminen hyvällä tasolla. Henkilöstömäärä toimialoittain 31.12.2014 Toimiala 2014 2013 Muutos % Kaupunginhallitus 31 44-13 -29,5 Sivistyslautakunta 219 249-30 -12,0 Perusturvalautakunta 363 343 20 5,8 Ympäristölautakunta 3 4-1 -25 Tekninen lautakunta 80 92-12 -13,0 Koko kaupunki 696 732-36 -4,9 Henkilöstön vaihtuvuus 2014 Vakinaisessa palvelussuhteessa olevan henkilöstön vuoden aikana kaupungissa alkaneet ja päättyneet palvelussuhteet (esim. irtisanoutuneet, eläkkeelle siirtyneet) raportoidaan lukumäärinä sekä tulovaihtuvuus- ja lähtövaihtuvuusprosentteina. Prosentit lasketaan suhteuttamalla em. henkilöiden lukumäärät edellisen vuoden lopun vakinaisen henkilöstön. Henkilöstön vaihtuvuus 2014 - vakituinen henkilöstö Vakinaiset Lukumäärä Vaihtuvuus % Alkaneet palvelussuhteet 28 5,1 % Päättyneet palvelussuhteet 37 6,7 % Vuoden 2013 vastaavat vertailuluvut henkilöstön vaihtuvuudessa olivat alkaneissa palvelusuhteissa 5,0 % ja päätyneissä palvelusuhteissa 5,3 %. 15
Työajan jakautuminen Oheisessa taulukossa on koottu tietoa siitä, miten työaika on jakautunut vuonna 2014. Taulukossa teoreettista säännöllistä vuosityöaikaa laskettaessa kalenterivuoden päivistä on vähennetty lauantait, sunnuntait ja työaikaa lyhentävät arkipyhät. Tämä tarkoittaa siis vastaavaa viiden työpäivän ajattelua esim. jaksotyössä tai toimialueilla, joissa työskennellään ympäri vuorokauden kaikkina viikonpäivinä (24/7). Palkkakustannukset eivät tässä sisällä työnantajan maksamia eläkekuluja- ja muita sosiaaliturvan kuluja. Työajan jakautuminen 2014 työpäivät % teoreett. säänn. vuosityöajasta 1000 e % palkkakustannuksista Kalenterivuoden päivät (365 tai 366) - vähennetään lauantait, sunnuntait, työaikaa lyhentävät arkipyhät = Teoreettinen säännöllinen vuosityöaika (työpäiviä) 178 637 100,00 23 714 100 Vähennetään työpäivinä: - Vuosilomat ja muut lomat 18 419 10,31 1 865 7,86 - Terveysperusteiset poissaolot 8 142 4,56 577 2,43 - Perhevapaat 4 085 2,29 77 0,32 - Koulutus 1 493 0,84 109 0,46 - Muut palkalliset poissaolot 102 0,06 8 0,03 - Muut palkattomat poissaolot 6 168 3,45 0,00 - Vapaana annetut työaikakorvaukset 916 0,51 84 0,35 + Rahana korvatut lisä- ja ylityöt 1 679 0,94 170 0,72 = Tehty vuosityöaika 140 991 78,93 21 164 89,25 16
V. 2014 on kertynyt vapaana annettuja työaikakorvauksia 916 työpäivää. Tämä on 172 työpäivää vähemmän kuin vuonna 2013. Palkkauskustannukset: Vakinaiset sekä sijaiset ja määräaikaiset PALKKAUSKUSTANNUKSET (ei sisällä opettajien palkkoja) Vuosi 2014 2013 Vakinaiset 13 058 494 12 972 394 Sijaiset ja määräaikaiset 4 007 562 4 008 431 Sijaisten ja määräaikaisten %-osuus palkkauskustannuksista Yhteensä % 23,5 23,6 Vakinaisen henkilöstön ikärakenne 31.12.2013-31.12.2014 Taulukossa on kuvattu vakinaisen henkilöstön keski- iän kehitystä v.2013 2014 Ikä vuosina 2013 %-osuus 2014 %-osuus -20 20-24 6 1 6 1 25-29 13 2 16 3 30-30 16 3 17 3 35-39 28 5 31 6 40-44 61 11 49 9 45-49 71 13 79 15 50-54 109 20 108 20 55-59 163 30 147 27 60-64 77 14 88 16 Keski-ikä 50,9 100,0 51 100,0 17
Vakinaisen henkilöstön ikärakenne 2014 h l ö m ä ä r ä 160 140 120 100 80 60 40 20 0 147 108 79 48 30 16 17 61 3 3 6 9 15 20 27 88 100,0 51 16 2014 %-osuus Ikäluokka Vakinaisen henkilökunnan keski-ikä on pysytellyt vuonna 2014 lähes vuoden 2013 tasolla, ollen n. 51 vuotta. Miesten keski-ikä oli v.2014 52 vuotta ja naisten keski-ikä 51 vuotta. Määräaikaisen henkilöstön keski-ikä sen sijaan on laskenut vuodesta 2013 n. vuodella ollen 41 vuotta. Kiteen kaupungin vakituisesta henkilökunnasta 66 % oli 31.12.2014 yli 50-vuotiaita. Henkilöstön keski-ikä on kunta-alalla korkeampi kuin muilla työmarkkinasektoreilla. Vuonna 2013 valtakunnallisesti kunta-alan vakinaisen henkilöstön keski-ikä oli 47,8 vuotta. Eläköityminen Vuonna 2014 vanhuuseläkkeelle siirtyi Kiteen kaupungin palveluksesta 23 henkilöä. Osaaikaeläkettä haki viisi henkilöä ja osatyökyvyttömyyseläkkeelle siirtyi kolme henkilöä. Lähes kaikki eläkehakemukset on tehty sähköisesti Kevan tietojärjestelmään henkilöstöpalveluissa. Kiteen kaupungissa eläke-ennusteen mukaan vakituisesta henkilökunnasta on eläköitymässä 25 % vuoden 2018 loppuun mennessä. Kuntien nykyisestä henkilöstöstä 58 % jää eläkkeelle vuoteen 2030 mennessä. Eläköityminen 2014 Keski-ikä 2013 Keski-ikä Vanhuuseläkkeelle 23 hlö 63,0 18 63,1 Osa-aikaeläkkeen aloittaneet 5 hlö 61,8 2 60,1 18