21.9.2011 Kaupan liiton Verkkokauppakoulutus 2011 TALOUSHALLINTO VERKKOKAUPASSA
Visma-konserni lyhyesti Visma Software on osa kansainvälistä Vismaa Liikevaihto noin 530 miljoonaa EUR (2010) Henkilöstöä 4 300 Asiakkaita 240 000 Toimipisteitä yli 90 Norjassa, Ruotsissa, Tanskassa, Suomessa, Alankomaissa ja Romaniassa Pohjoismaissa jälleenmyyjiä 1 100 Jälleenmyyntiä partnereiden kautta ympäri Eurooppaa Virtuaalinen kehitysorganisaatio (R&D) yli rajojen
Visma Suomessa lyhyesti Ratkaisut liiketoiminnan tehostamiseen kaiken kokoisille yrityksille Toiminnanohjauksen ja asiakkuuksien hallinnan tietojärjestelmät Taloushallinnon ulkoistamispalvelut Yritykset Suomessa Visma Avendo Visma Services Visma Services Teemuaho Visma Severa Visma Software Henkilöstölukumäärä Suomessa 650 Toimipisteitä 30 eri puolilla maata Koko Suomen kattava Partner-verkosto
Visma Software lyhyesti Visual Management = VISMA Ohjelmistot liiketoiminnan tehostamiseen kaiken kokoisille yrityksille Liikevaihto 16,9 miljoonaa EUR (2010) Henkilöstölukumäärä Suomessa noin 185 Toimipisteet Espoo (päätoimipaikka) Jyväskylä Kuusamo Tampere Turku Vaasa Koko Suomen kattava Partner-verkosto Lue lisää: www.visma.fi
Kouluttajan esittely DI Petri Kosonen Visma Software Oy:llä Tuotekoordinaattori (Visma Business) Tuotepäällikkö (Visma ERP POS) Työhistoria ohjelmistoyrityksissä tuotehallinnan tehtävissä OpusCapita Oy Product Management Specialist Novaloc Oy Product Manager Co-founder Yhteystiedot Email: petri.kosonen@visma.com Tel.: +358 50 356 1590
Agenda Taloushallinnon järjestelmän verkkokaupan tuki Verkkokauppaostoksesta tuotteen vastaanottoon Verkkokaupan taloushallinto: myyntireskontrasta kirjanpitoon
Taloushallinnon järjestelmän VERKKOKAUPAN TUKI
Taloushallinnon verkkokaupan tuki Syytä tarkastella yrityksen kokonaisprosessia ennen verkkokaupan valintaa ja pystyttämistä Ydinprosessit linkittyvät kiinteästi toisiinsa ja muodostavat kokonaisuuden. Verkkokauppa on yksi myyntikanava, jolloin se kytkeytyy osaksi kokonaisuutta. Osto- ja myynti Taloushallinto Logistiikka Ostoprosessi Myyntiprosessi Ostovelkojen hallinta Myyntisaamisten hallinta Likviditeetin hallinta Kirjanpito Täsmäyttäminen Varastojen hallinta Toimitusketjujen hallinta Tukiprosessit Raportointi Ennustaminen Toiminnan kehittäminen
Taloushallinnon verkkokaupan tuki Verkkokauppa on osa yrityksen kokonaisprosessia Verkkokaupan valinnan vaikutus taustajärjestelmään Integroidaanko verkkokauppa ERP:iin vai ERP verkkokauppaan? Integraation kustannukset Verkkokaupan ja taustajärjestelmän välinen yhteistyö oleellista Tiedon kertakirjaus Ei päällekkäistä työtä Tehokkuus Manuaalisen työn virheiltä vältytään Master Data Asiakas Verkkokauppa Maksuliikenne Myyntitilaus Taloushallinnan järjestelmä (ERP) Yritys Varasto Varasto
Taloushallinnon verkkokaupan tuki Asiakastietojen masterdata Tietojen synkronointi ja yhteiskäyttö verkkokaupan kanssa Tuotetietojen masterdata Tietojen synkronointi ja yhteiskäyttö verkkokaupan kanssa Hinnoittelusääntöjen masterdata Tuotteiden kategorisointi verkkokaupan tarpeita varten Master Data Asiakas Verkkokauppa Maksuliikenne Myyntitilaus Varasto Varasto Taloushallinnan järjestelmä (ERP) Yritys
Taloushallinnon verkkokaupan tuki Varastojen saldotiedot verkkokaupassa Oma varasto Ulkoistettu varasto Kombinaatio edellisistä? Minkä varaston saldo näytetään verkkokaupassa? Ulkoistetun varaston kustannushyöty riippuu mm. volyymista Osaamisen keskittäminen Ulkoistetun varaston integrointi taloushallinnon järjestelmään Master Data Asiakas Verkkokauppa Maksuliikenne Myyntitilaus Taloushallinnan järjestelmä (ERP) Varasto Varasto Yritys
VERKKOKAUPPAOSTOKSESTA TUOTTEEN VASTAANOTTOON
Verkkokauppaostoksesta tuotteen vastaanottoon Verkkokauppa ERP Tuotteen valinta Alennukset Toimitustavan valinta Maksutavan valinta (& maksu) Tilauksen muk. käsittely Toimitus Tuotteen valinta Alennukset Toimitustavan valinta Maksutavan valinta Tilauksen muk. käsittely Toimitus Hinnat Varastosaldot Asiakasalennus Määräalennus Kampanja Postitse Nouto myymälästä Verkkopankki Luottokortti Laskutuksella Myymälästä nouto ja maksu kassalla Tilauksen kirjaus Tilausvahvistus Kategorisointi Laskutus (Tavaran tilaus) Nouto myymälästä Maksu kassalle Keräily Lähetyslista Toimitus kotiosoitteeseen KV-myynti Vientidokumentit (esim. SAD-lomake)
Kauppatapahtuman poikkeustilanteet Tuotepalautus (14 vrk) Tuote rikki, uusi tilalle Osapalautus Tuotevaihto Asiakas Verkkokauppa Taloushallinnon järjestelmän kannalta Varastosaldojen päivitys Palautuksen kirjaus kirjanpitoon Maksutapahtumien hyvitys, osahyvitys ja tämän siirto kirjanpitoon Tuotevaihtojen kirjaaminen, uuden tavaran toimittaminen Master Data Maksuliikenne Myyntitilaus Taloushallinnan järjestelmä (ERP) Yritys Varasto Varasto
Verkkokauppaostoksesta tuotteen vastaanottoon Tilauksen siirtyminen verkkokaupasta taloushallinnon järjestelmään (ERP:iin)
Verkkokauppaostoksesta tuotteen vastaanottoon Tilauksen siirtyminen verkkokaupasta taloushallinnon järjestelmään (ERP:iin) Tiedostosiirto XML, ASCII Tiedostopalvelin Ajastus (riippuen datasta) Tietoturva Aineiston muunnosvirheet Verkkokauppa Tiedostosiirto Master Data ERP Tilaus Palvelin Tilaus
Verkkokauppaostoksesta tuotteen vastaanottoon Tilauksen siirtyminen verkkokaupasta taloushallinnon järjestelmään (ERP:iin) Tiedostosiirto: XML, ASCII Tiedostopalvelin Ajastus (riippuen datasta) Tietoturva Aineiston muunnosvirheet Reaaliaikainen Esim. Web Service Reaaliaikainen Verkkokauppa Master Data Tilaus ERP
Verkkokauppaostoksesta tuotteen vastaanottoon Tilauksen käsittely yrityksen muiden tilausten joukossa Tilausten kategorisointi Tilauksen toimitus Oma varasto vs. ulkoistettu varasto Kassalta ERP Ulkoinen varasto Toimitustieto Kassa
MYYNTIRESKONTRASTA KIRJANPITOON
Verkkokauppaostoksesta tuotteen vastaanottoon Tuotteen valinta Alennukset Toimitustavan valinta Maksutavan Valinta (& maksu) Tilauksen muk. käsittely Toimitus Taloushallinto Myyntireskontra: myyntisaamiset; maksujen seuranta, muistutukset, perintä, korkolaskutus Kirjanpito Raportointi Taloushallinnon raportit Ilmoitukset viranomaisille; esim. TYVI-aineiston muodostaminen ja lähettäminen, kausiveroilmoitus, intrastat (kv-kauppa)
Myyntireskontrasta kirjanpitoon Myyntitilaus verkkokaupasta, (myyntilasku kirjanpitoon) Viitesuoritusten nouto pankista ja sisäänluku ERP:iin Karhuaminen, muistutukset, perintä Asiakkaan avoin tapahtuma MR. odottaa maksusuoritusta Suoritusten täsmäytys avoimiin MR. tapahtumiin ja siirto kirjanpitoon Kirjanpito, kirjanpidon raportointi
Yhteenveto TOP 5 asiat, joita tulee huomioida verkkokaupan ja taloushallinnon yhdistämisessä 1. Mikä on verkkokaupan tarkoitus ja kohdeasiakkaat Kotimaiset vai ulkomaiset 2. Myyntitapahtuman elinkaaren ymmärtäminen oman busineksen osalta Hallinnointi eri järjestelmien välillä Voiko asiakas palauttaa tuotteen vai ei Minkälaisen verkkokaupan kauppias tarvitsee 3. Maksutapahtumien hallinta Mitä maksutapoja tarjotaan asiakkaille Millä tavalla maksutapahtumat kohdistuvat myyntitapahtumaan (minkälainen viite kohdistuu) Maksutapahtuman täsmäytyminen reskontratapahtumaan (viitteen avulla) 4. Perustietojen hallinnointi ja perustietojen näyttäminen verkkokaupassa Asiakas, tuotetiedot, hinnoittelulogiikka 5. Integraatioiden hallinta Mitä toimijoita ja järjestelmiä kokonaisprosessiin liittyy Kenen vastuulla mikäkin integraatio, kuka hallinnoi kokonaisuutta
Kiitos mielenkiinnosta! KYSYMYKSIÄ? Petri Kosonen petri.kosonen@visma.com +358 50 356 1590
_Kunnioitus_Luotettavuus_Innovatiivisuus_Osaaminen_Yhteishenki_