Viestintä OIKEAA TIETOA OIKEILLE IHMISILLE Viestintä on paljon muutakin kuin yksisuuntaista tiedottamista. Viestinnällä voidaan luoda yhteisöllisyyttä, me-henkeä, ratkaista hankalia tilanteita ja jopa selviytyä kriiseistä. Parhaimmillaan viestintä on monisuuntaista ja -tasoista vuorovaikutusta. Tasaisin väliajoin kannattaa miettiä, miten oman lippukunnan viestintäasiat toimivat, riittävätkö ne vai kannattaisiko niitä kehittää. Viestintä on koko johtajiston asia miettikää asioita siis yhdessä. Tässä on pieni muistilista, jota olisi hyvä käydä aluksi porukalla läpi. Miten nämä asiat on teillä järjestetty ja otettu viestinnässä huomioon? Onko lippukunnissa toimiville johtajille järjestetty viestintäkoulutusta? Millaista? Onko lippukunnassa tehty kriisiviestintäohjetta? Miten viestintätyöt on jaettu? Suunnitellaanko viestintää? Mitä haluamme partiosta kertoa? Miten eri kohderyhmät on otettu huomioon viestinnässä? Kuka meillä viestii, kuka on vastuussa viestinnästä? Mikä meillä toimii hyvin, mikä huonosti? Onko viestinnässä joitain alueita, jotka pitäisi hoitaa toisin? Lippukunnilla on muun muassa erilaisen kokonsa takia hyvin erilaisia viestintätarpeita, joten ohjeista voi mainiosti hyödyntää sen, mikä on resurssien puolesta mahdollista ja tarpeellista. Toivomme, että tämä ohje tukee lippukuntanne viestinnän sujuvaa toteuttamista. Johtajiston sisäinen viestintä on a ja o Johtajiston hyvät kommunikointitaidot ovat elintärkeä osa lippukunnan toimintaa. Jos johtajiston sisäinen viestintä toimii huonosti, toimii luultavasti koko lippukunta huonosti. Asiat eivät tapahdu ajallaan, tieto ei kulje ja ilmapiiri on huono. On johtajistosta kiinni, millä tavoin viestit kulkevat ikäkausiryhmille, vanhemmille ja muille sidosryhmille. Erityisesti aktiivijohtajien pitää olla tietoisia kaikesta lippukunnan toiminnasta: millaisia lähi- ja pitkän ajan suunnitelmia lippukunnalla on. Infokatkot johtajien välillä voivat tarkoittaa joidenkin ryhmien syrjäytymistä, tiettyjen johtajien ulkopuolelle jäämistä tai muuten epätasa-arvoista ilmapiiriä. Hyvällä tiedonvälityksellä voidaankin muun muassa ehkäistä johtajien välien tulehtumista ja kasvattaa me-henkeä. Itsensä voi tuntea ulkopuoliseksi, jos kokee, ettei sisäpiiri kerro, mitä kaikkea se suunnittelee. Tiedon määrällä ja -kululla on myös suuri vaikutus johtajiston sitoutumiseen ja siihen, kuinka tiiviisti kukin kokee olevansa mukana toiminnassa. Hyvä mehenki puolestaan auttaa luomaan omaa lippukuntakulttuuria. Monessa lippukunnassa on huomattu ongelmaksi, etteivät johtajat kommunikoi riittävästi keskenään. Viestimällä suunnitelmistaan toisille he voisivat kuitenkin itsekin hyötyä tai jakaa esimerkiksi työtehtäviä. Avoimella ilmapiirillä on tärkeä osa myös siinä, kuinka hyvin lippukunnan ylin johto saa tietää esimerkiksi ikäkausiryhmissä olevista ongelmista. Jos ryhmän vetäjät kokevat, että kaikesta voi aina puhua huoletta myös toiseen suuntaan eikä vain olla tiedon vastaanottajina, viestit kulkevat sujuvasti puolin ja toisin. Tärkeintä johtajiston sisäisessä viestinnässä on, että tieto kulkee nopeasti, tehokkaasti ja tasapuolisesti kaikille eikä mitään tietoa pimitetä. Lippukunnan viestintä on moniportaista Lippukunnan sisäisessä viestinnässä voi parhaimmillaan, tai pahimmillaan, olla kyse hyvinkin pitkistä viestiketjuista, joissa rikkinäisen puhelimen vaara on suuri. Lippukunnassa tieto kulkee usein siten, että osa lippukunnan johtajistosta saa tiedon tai tekee päätöksen jostakin tulossa olevasta tapahtumasta. He viestittävät sen edelleen koko johtajistolle, ryhmien johtajille ja johtajat sitten edelleen lapsille. Silloin viesti on vaarassa muuttua matkan varrella ja sen eteneminen voi kestää pitkään tai katketa kokonaan. Tämän takia on tärkeää, että viesti lähtee mahdollisimman selkeässä ja tiiviissä muodossa. Mitä mo-nimutkaisempi ja epäselvempi sanoma on, sitä varmemmin se vääntyy matkalla tai siitä putoaa osia pois. Turhia väliportaita kannattaa välttää aina kuin mahdollista ja kertoa viesti suoraan kaikille kohderyhmille. Jos vaikkapa ikäkausijohtaja unohtaa kertoa asiasta omalle ryhmälleen, jää koko ryhmä ilman tietoa. Jälkeenpäin on todella harmillista, jos jäsenet kuulevat hauskasta tapahtumasta, johon he eivät saaneet edes mahdollisuut- 1
ta osallistua. Mikäli viestiä välitetään portaittain, kannattaa viestin läpimeno varmistaa esimerkiksi valmiilla tiedotelapulla, johtajiston selkeällä ohjeistamisella ja useilla varmistuksilla ja muistutuksilla, että kaikki varmasti vievät tietoa eteenpäin. Toiminnan ytimessä ryhmien sisäinen viestintä Yksittäisen ryhmän toimintaan kuuluu oleellisena osana viestintä. Hyvä viestintä on tae paitsi siitä, että mahdollisimman monet osallistuvat toimintaan, myös siitä, että lasten vanhemmat luottavat ryhmän johtajaan. Jos tieto tulee myöhässä ja vajaana, on turha odottaa suuria osallistujajoukkoja. Vanhemmille syntyy kuva epämääräisestä toiminnasta, josta kukaan ei ole kunnolla vastuussa. Kun ryhmän oma johtaja hoitaa viestinnän kunnolla ja ajoissa, uskaltavat vanhemmat luottaa siihen, että hän kantaa vastuunsa muistakin asioista. On siis erittäin tärkeää muistaa informoida ryhmää mahdollisimman hyvissä ajoin kaikesta tulevasta toiminnasta ja mahdollisista muutoksista. Tärkeää on myös vastata vanhempien pienimpiinkin kysymyksiin perusteellisesti ja huolehtia siitä, että kaikki lapset saavat varmasti tiedon asioista. Viestinnästä huolehtimisella voi vaikuttaa myös lasten pysymiseen mukana partiotoiminnassa. Partiolaisten vanhemmat tarvitsevat laadukasta tietoa Partiolaisten vanhemmat ovat tärkeä ja itsestään selvä tiedotuksen kohderyhmä koko lippukuntaa koskevissa asioissa. Sitä sen sijaan harvemmin tulee pohdittua, saavatko vanhemmat tarpeeksi ja oikeanlaista tietoa partiosta. Tapahtumatiedotuksen lisäksi vanhemmat tarvitsevat tietoa partiosta ja partion toimintatavoista yleensä, sekä informaatiota siitä, mitä partiossa tehdään ja miten organisaatio ja vastuunjako lippukunnassa toimivat. Esimerkiksi lippukunnan www-sivut, avointen ovien tapahtumat ja vanhempainillat ovat hyviä väyliä kertoa vanhemmille laajemmin lippukunnan toiminnasta ja partiosta. Mitä enemmän vanhemmat partiosta ymmärtävät, sitä enemmän he luottavat johtajiin ja ymmärtävät, miksi partio on hyvä harrastus. Tietoa muille sidosryhmille Vanhempien lisäksi on muitakin sidosryhmiä, jotka tulee huomioida lippukunnan viestinnässä. Tietoa lippukunnan toiminnasta tarvitsevat myös kaupunki tai kunta, erilaiset taustayhteisöt kuten seurakunta ja tukiyhdistys sekä mahdolliset alueen muut yhdistykset (Lions Clubit, pursiseurat tai muut yhteistyökumppanit ja tukijat). Erityisesti lippukunnan toimintaa tukevien tahojen kuuluu saada tietoa, ja heidän informoimisestaan kannattaa pitää todella hyvää huolta. Silloin he näkevät, mihin heidän tukensa käytetään ja saavat kuvan, että siitä välitetään ja sen avulla järjestetään vilkasta partiotoimintaa. Näin tukea on luultavasti saatavilla jatkossakin. Yhteydenpito sidosryhmiin vaihtelee lippukunnan ja yhteistyöaktiivisuuden mukaan. Rahallisesti tukeville sidosryhmille on hyvä toimittaa vähintäänkin anomukset, tilinpäätös ja talousarvio vuosittain, mutta kohteliasta on myös tavata ainakin kerran vuodessa ja muistuttaa esimerkiksi lippukunnan www-sivujen olemassa olosta. Yhteyttä pidetään myös muihin partiolaisiin Viestintäaktiivisuus ja tiedotuksen tarve muihin partiolaisiin päin riippuu lippukunnasta. Monet tekevät kuitenkin jonkinlaista yhteistyötä alueen muiden lippukuntien sekä oman kaupungin ja piirin partiolaisten kanssa. Myös näille ryhmille lippukunnan www-sivut on hyvä viestintäkanava, mutta ainakin naapurilippukuntien kanssa on myös hyödyllistä tavata säännöllisesti ja vaihtaa kuulumisia. Tämä onnistuu hyvin esimerkiksi aluetapaamisissa sekä kursseilla. Piiriin kannattaa olla aktiivisesti yhteydessä ja kertoa vaikka ihan vain siitä, miten menee. Alueohjaajat ovat olemassa juuri sitä varten, että he välittävät lippukuntien kuulumisia ja toiveita muihin lippukuntiin, piiriin ja keskusjärjestöön. Lähistöllä voi olla esimerkiksi toinen lippukunta, joka myös kaipaisi kavereita vaikka kilpailun järjestämiseen. Viestinnällä saadaan uusia jäseniä On tärkeää, että partio tulee tunnetuksi eri puolilla Suomea juuri niistä asioista, joita itse haluamme tuoda esille. Alueen asukkaille voi kertoa lippukunnan toiminnasta esimerkiksi paikallislehteen tarjottavalla jutulla tai esittelemällä partiotoimintaa kouluilla ja kylätapahtumissa. Lippukunnan kannattaakin kertoa toiminnastaan paikkakunnan lapsille ja nuorille, erityisesti jos mukaan kaivataan uusia jäseniä. Partiota voi myös mainostaa vaikka koteihin jaettavilla kirjeillä sekä ilmoitustauluille pantavilla tiedotteilla tai kutsuilla. Lippukunta voi koettaa löytää myös uusia johtajia esimerkiksi järjestämällä uusien aikuisten illan. 2
1. VIESTI NTÄ ÄN ON HY VIÄ VÄLINEITÄ 1.1. Sähköposti Sähköpostilla hoituu kokousten ja muiden tapahtumien ennakko- sekä jälkitiedottaminen. Sähköpostilla voi mainostaa, informoida (esimerkiksi kellonajoista, mukaan otettavista tarvikkeista), kiittää ja kannustaa. Sillä kulkee lyhyet ja pitkät viestit, kuvat, linkit ja liitteet. Sen avulla voi myös helposti pitää yhteyttä sidosryhmiin, esimerkiksi vanhempiin ja seurakuntaan tai muuhun taustayhteisöön, toisiin lippukuntiin ja piiriin. Vinkkejä: Johtajistolle, vanhemmille ja muille yhtenäisille ryhmille kannattaa luoda oma sähköpostilista. Listan luomisesta kerrotaan enemmän Suomen Partiolaisten sivuilla http://lilja.partio.fi ja tämän kansion www-sivut-kohdassa. Tärkeästä sähköpostista kannattaa lähettää tieto tekstiviestinä. Tekstiviestissä kerrotaan viesti lyhyesti ja sanotaan, että lisätietoa on lähetetty sähköpostilla. Syksyn alussa on hyvä kysyä heti ilmoittautumisen yhteydessä vanhempien ja lasten sähköpostiosoitteet, myös niiltä, jotka ovat sen jo aikaisemmin ilmoittaneet, sillä osoite on saattanut muuttua. Pitäkää myös huolta siitä, että lippukuntanne jäsenrekisterin hoitaja saa aina muuttuneet tiedot. Luokaa yhdessä pelisäännöt: minkälainen sähköpostikulttuuri teidän lippukunnassanne on ja miten viestintä hoidetaan niille, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää sähköpostia? Sähköposti ei ole kokouksen korvike. Sähköpostiviestien ja -vastausten välillä saattaa kulua pitkä aika, ja väärinymmärrysten mahdollisuus kasvaa, mikäli useat ihmiset vastaavat samaan viestiketjuun yhtä aikaa. Piirit ja keskusjärjestö lähettää lippukunnanjohtajille sähköisiä tiedotteita, joihin on koottu ajankohtaista ja olennaista tietoa. Muista tämä: Kaikki eivät pääse lukemaan sähköpostejaan läheskään joka päivä; siksi sähköpostia voidaan käyttää vain harvoin ainoana tiedotuskanavana. Jäsentele sähköpostiviestisi hyvin. Laita otsikkoon jo asian ydin. Kirjoita lyhyesti ja selkeästi. Jos viestiin sisältyy monia asioita, ne kannattaa numeroida, otsikoida erikseen tai käyttää muita tehokeinoja. Epämääräiseen viestiin saa epämääräisiä vastauksia. Allekirjoita viesti älä käytä pelkkää partionimeä. Muista tarvittaessa myös kertoa, keneltä ja mistä numerosta saa lisätietoja. Voit myös linkittää viestiin www-sivuja, joista saa lisätietoja. Jos odotat viestiin vastausta, ilmoita se selkeästi. Kirjoita, mihin mennessä pitäisi viimeistään vastata. Mieti viestin kohderyhmä. Jos viesti koskee ainoastaan johtajia, se yleensä lähetetään ainoastaan heille. Joskus viesti on silti hyvä laittaa tiedoksi muillekin. Tämän asian voi myös mainita viestissä. Yksi tapa on lähettää viestistä kopio niille, joille viesti halutaan tiedoksi. Älä lähetä turhia viestejä. Mieti myös, riittääkö se, että vastaat viestiin vain sanoman lähettäjälle, vai onko kaikkien oleellista saada vastauksesi. Kunnioita viestin lähettäjää: vastaa määräaikaan mennessä! Lue huolellisesti, mitä kysytään, ettei viestin saajan tarvitse kysellä uudestaan, mitä vastauksellasi tarkoitit. Vältä suurien liitetiedostojen lähettämistä varsinkin listoille. Mikäli mahdollista, tiedoston voi laittaa www-sivuille ladattavaksi. 3
1.2. matkapuhelin Nopein tapa tavoittaa ihmisiä on soittaa tai lähettää tekstiviesti. Toisaalta, varsinkin nuoremmilla, on usein saldoraja, joten kännykkäpuheluita myös säästellään eikä soiteta välttämättä takaisin, jos ei ole pystytty vastaamaan. Johtajan kannattaa siis varmistaa, että viesti menee perille. Kännykän käyttö esimerkiksi partioretkillä jakaa mielipiteitä. Kännykkä on yleinen ja siitä voi olla hyötyä retkellä. Toisaalta elektronisten laitteiden käyttö ei perinteisesti ole kuulunut retkikulttuuriin. Kannattaa siis luoda yhteiset pelisäännöt kännykän käytöstä partiotapahtumissa. Muista tämä: Tekstarilla voi näppärästi muistuttaa tärkeästä asiasta tai ilmoittaa, että esimerkiksi sähköpostissa tai www-sivuilla on lisätietoa. Tekstiviestillä on hyvä ilmoittaa partiolaisten vanhemmille retken tai tapahtuman mahdollisesta peruuntumisesta tai varmistaa, että kaikki ovat varmasti saaneet tiedon muutoksesta. Lasten vanhempien pitää tietää johtajan numero, jotta he saavat tarvitessaan häneen yhteyden retkien ja leirien aikana. Johtajien numeroista kannattaa ilmoittaa esimerkiksi lippukuntalehdessä tai muissa lippukunnan lähettämissä tiedotteissa. Wwwsivuilla puhelinnumerot saa julkaista vain jokaisen henkilökohtaisesti antamalla luvalla. Vinkkejä: Lippukunnalle voi hankkia oman kännykkäliittymän, joka on esimerkiksi lpkj:n hallinnassa. Tästä liittymästä voidaan lähettää johtajille viestejä, ja se voi toimia yleisenä numerona, jonne vanhemmat voivat soitella isoimpien tapahtumien, esimerkiksi leirien, aikana. 1.3. SOSIAALINEN MEDIA Sosiaalinen media tarjoaa lukuisia nopeita ja ilmaisia vaihtoehtoja viestimiseen. Ne toimivat erityisen hyvin ryhmien kesken, koska jokaisella käyttäjällä on mahdollisuus olla aktiivinen viestijä ja sisällön tuottaja tiedon vastaanottajana olon lisäksi. Sosiaalisessa mediassa viestintä tapahtuu siis monelta monelle ja siksi se toimiikin erityisen hyvin ryhmähengen muokkaajana ja ylläpitäjänä. Sosiaalisen median tarjonta on runsasta, joten se mahdollistaa hyvin erityyppistä viestintää, kuten blogeja, mikroblogeja, kuvien, esitysten ja videoiden jakamista sekä erilaisia yhteisöjä. Mikäli lippukunnallanne on oma sosiaalisen median yhteisö, sopikaa myös yhteiset pelisäännöt sen käyttöön. 1.4. WWW-sivut Lippukunnan www-sivujen sisältönä voi olla esimerkiksi perustietoa lippukunnasta ja ajankohtaisista tapahtumista sekä partiotoiminnasta yleensä. Sivut ovat tärkeä tiedonvälityskanava, jota myös sidosryhmien ja vanhempien on helppo seurata. Parhaimmillaan www-sivut toimivat lippukuntahengen ylläpitäjinä ja välittäjinä. Muista tämä: Kirjoita lyhyesti. Muista selkeä otsikointi ja linkitys; ihmiset lukevat asioita eri järjestyksessä ja osioiden tulee toimia omina kokonaisuuksina. Www-sivut tulee pitää ajan tasalla, muuten niistä ei ole iloa. Jos sivut on viimeksi päivitetty vuosi sitten, on ehkä parempi, että sivuja ei pidetä esillä lainkaan. Www-sivut ovat kaikkien luettavissa, joten sinne ei voi laittaa mitä tahansa. Muista pyytää tekijänoikeudet ja luvat esimerkiksi kuvien julkaisemiseen ja oikeudet johtajiston yhteistietojen kertomiseen. Www-sivuille ei kannata kirjoittaa kokonaisia sähköpostiosoitteita, sillä niihin voi alkaa ilmaantua roskapostia. Osoitteet ilmoitetaankin yleisimmin vain ohjeena: etunimi.sukunimi@(osoitteen loppuosa). Www-sivut voivat toimia myös toisten tiedotuskanavien tukena. Sivuihin kannattaa viitata esimerkiksi lippukuntalehdessä tai tiedotteissa. Sivuilla voi olla sellaisia lisätietoja, joita ei tiedotteeseen mahdu. Www-sivut ovat oiva tapa kertoa lippukunnasta toisille lippukunnille ja sidosryhmille. Internet on helpoin tapa etsiä lisätietoa. 4
Vinkkejä: Sivujen päivittäminen voi olla mukavaa touhua vaikkapa vaeltajaporukalle. Sivuja kannattaa tehdä yhteisvoimin: teknisen taituruuden lisäksi sivujen tekeminen vaatii sisällön kirjoittamisen ja oikeakielisyyden taitoa. Www-sivuille voi rakentaa omia keskustelu- tai chat-palstoja. Myös niin sanottujen intrasivujen tekeminen on mahdollista: osa tiedoista tai palstoista voi olla salasanan takana, jolloin tietoa pääsevät lukemaan vain tietyt käyttäjät, esimerkiksi kaikki lippukuntalaiset, johtajat tai vanhemmat. Johtajisto voi keskustella asioista myös reaaliaikaisesti hyödyntäen sosiaalista mediaa, kuten Facebookia, Skypeä tai Messengeriä. Suomalaiset partioyhteisöt voivat perustaa www-sivunsa Lilja-partiopalvelimelle ilmaiseksi. Liljaan on myös mahdollista luoda sähköpostilistoja. Voit esimerkiksi lähettää postia lippukunnan koko jäsenistölle yhdellä osoitteella. Lisätietoja: www.lilja.partio.fi Maksullisen, mutta hieman monipuolisemman palvelun, lippukuntien kotisivuille tarjoaa www-partiolaiset. Lisätietoja: www.partio.net 1.5. Infolaput, tiedotteet Retkistä, leireistä ja tapahtumista kirjoitetaan yleensä tiedotteita tai lyhyitä infokirjeitä, jotka kulkevat lasten mukana kotiin tai lähetetään sähköpostitse. Ks. liite 1, retkikirjemalli Vinkkejä: Vanhemmille voisi lähettää kirjeen kotiin säännöllisesti pari kertaa vuodessa, esimerkiksi syys- ja kevätkauden alussa. Ajankohtaisten tapahtumamainosten lisäksi kannattaa kertoa mahdollisimman pitkälle jo tulevista tapahtumista (edes päivämäärät). Näin perheet voivat ennakoida paremmin tulevia tapahtumia. Tiedotteiden kirjoittamispäivät voi merkitä jo kauden alussa toimintasuunnitelmaan, jotta ne eivät pääse unohtumaan. Kalenterin voi myös vaikka julkaista www-sivuilla, jolloin vanhemmat tietävät, milloin odottaa tiedotetta. Hyvä malli retkikirjeestä löytyy tämän osion lopusta. Muista tämä: Kirjoita lyhyesti ja selkeästi. Ota huomioon, että vanhemmat eivät ymmärrä välttämättä partioslangia. Jos infolapussa on palautettava osa, lapsia täytyy muistuttaa siitä. Laita tiedotteisiin aina selkeästi, keneltä ja mistä numerosta tai sähköpostiosoitteesta saa lisätietoja. Muita usein tarvittuja tietoja ovat retkien tarkat lähtemis- ja saapumisajat sekä esimerkiksi tieto rahan tai matkalipun tarpeesta. Vanhemmilta voidaan pyytää tietoa esimerkiksi lapsen allergioista ja alle 18-vuotiaan vanhemmilta tarvitaan allekirjoitettu lupa retkelle osallistumiseen. Koska nykyään perheissä saattaa olla useita sukunimiä, kannattaa kaikkien nimet pyytää erikseen kirjoitettuna. 1.6. Lippukuntalehti Lippukuntalehti pitää yllä lippukuntahenkeä, mainostaa tulevia tapahtumia, antaa tietoa tulevista, kertoo jo menneistä ja viihdyttää lukijoitansa. Oman lippukuntaväen lisäksi lehteä lukevat usein vanhemmat ja muut sidosryhmät. Vinkkejä: Piirit järjestävät partiotoimittajakursseja lippukuntalehden toimittajille ja www-sivuvastaaville. Kurssilla annetaan perustiedot kaikista lehden toimittamiseen liittyvistä asioista. Omasta lippukuntalehdestä tai www-sivuista saa palautetta pyydettäessä myös piirin viestijöiltä. Muista tämä: Lippukuntalehdellä on hyvä olla päätoimittaja ja toimituskunta. Lehti syntyy säännönmukaisemmin, kun halukkaat tekijät ovat siitä vastuussa ja lehden ilmestymisaikataulusta on päätetty etukäteen. Lehden tekoon voi osallistua koko lippukunta. Lehden pitäisi huomioida kaikenikäiset lukijansa, myös vanhemmat. Lehteen ei kannata siis laittaa sellaisia asioita, jotka eivät sovellu vanhempien silmille. Lehdessä kerrotaan tapahtumista, herätetään keskustelua, kerrotaan uutisia, haastatellaan ihmisiä, ilmoitetaan tärkeistä asioista; mielikuvituksen käyttö on sallittua! Myös partioilmiöistä, muista lippukunnista ja piiristä voi tehdä juttuja. Lehteen kannattaa vähän panostaa, jos siihen suinkin on varaa. Monistuksen sijaan voi kysyä tarjouksia eri painoista. Lehti menee varmemmin kotiin asti, kun se lähetetään sinne postitse. 5
1.7. SÄHKÖISET JA PERINTEISET POSTILOKEROT Perinteiset postilokerot voivat olla hauska ja toimiva tapa esimerkiksi infolappujen jakamiseen. Postilokeroihin voi jättää kätevästi kirjeitä ja viestejä: informoida, ilahduttaa ja yllättää. Johtajien lisäksi myös jokaisella ryhmällä voi olla oma lokero, josta ryhmän johtaja tarkistaa ryhmälle jätetyn postin. Johtajiston käytössä kätevä sähköinen postilokero on myös jokin tiedostojen jakamiseen tehty ohjelma, kuten Dropbox tai Google Docs. Muista tämä: Postilokeroon ei voi jättää kovin kiireellisiä viestejä. Luotettavimmin postilokero tarkistetaan kokouspäivinä. Johtajat, joilla ei ole omaa ryhmää, eivät käy kololla välttämättä viikoittain. Jos lokeroon jättää jotain tärkeää, siitä kannattaa laittaa viesti muuta kautta. Vinkkejä: Ryhmän lokeron yläpuolelle kannattaa kirjoittaa nimen lisäksi ryhmäläisten lukumäärä: näin lokeroon osataan jakaa oikea määrä vaikkapa leirikirjeitä. Henkilökohtaiset viestit kannattaa laittaa suljettuun kirjekuoreen. 1.8. ILMOITUSTAULU Vanha kunnon ilmoitustaulu on toimiva kapistus yhä edelleen. Ilmoitustaululla voi pitää yleistä tietoa lippukunnasta ja tapahtumista. Sinne kannattaa kiinnittää myös lippukuntaposti ja sen mukana tulleet mainokset piirin ja keskusjärjestön järjestämistä tapahtumista. Jos kololla on erikseen johtajien ja ryhmien kokoushuoneet, voi johtajille ja lapsille olla erikseen omat ilmoitustaulut. Lasten ilmoitustaulua voivat lukea myös vanhemmat, jotka tuovat lapsia kololle. Sen voi vaikka kiinnittää ikkunaan, jolloin myös ulkopuolella odottelevat vanhemmat voivat lukea tiedotteita. Muista tämä: Ilmoitustaulu täytyy pitää ajan tasalla ja poistaa vanhat tiedotteet, muuten kukaan ei viitsi enää seurata sitä. Kuka teillä huolehtii ilmoitustaulusta: sihteeri tai lippukunnanjohtajan apulainen? Tehtävä voidaan nimetä jonkun vastuulle. Kaikkien nähtävillä kannattaa olla esimerkiksi ryhmien nimet, johtajat ja kokousajat, johtajiston yhteystiedot, kolon osoite ja kartta kämpästä. 1.9. Kokoukset ja tapaamiset Henkilökohtaisten tapaamisten informaatiovoimaa ei voita mikään. Sähköisiä viestejä voidaan tulkita väärin tai niitä ei ehditä lukea huolellisesti ja kysymyksiin joudutaan odottamaan vastauksia. Kasvokkaintapaamisessa voi heti kysyä, jos jotain jää epäselväksi. Viestin sävy on helpompi tulkita, kun näkee ilmeet ja eleet. Vinkkejä: Kokousmuistiota on hyvä käyttää myös työlistana, kun kokouksissa sovittuja asioita tehdään käytännössä. Ryhmien kokouksissa lapsille tulee kertoa ilmoitettavat asiat lyhyesti ja selkeästi. Asiat voi kirjoittaa vielä yhdessä jonnekin muistiin. Kannattaa myös miettiä, mitä kirjoitetaan yhdessä ja mistä asioista annetaan valmiiksi kirjoitettu lappu. Vanhemmille kannattaa laittaa kokousasioista informaatiota myös esimerkiksi sähköpostilla. Muista tämä: Suunnittele kokoukset hyvin: mitä tässä kokouksessa halutaan saada aikaiseksi, mitkä asiat jäävät seuraavaan tapaamiseen? Kokouksista kannattaa aina tehdä asialistat ja muistiot. Niiden ei tarvitse olla mitään kirjallisia huipputuotteita, tärkeintä on, että asiat ovat paperilla. Asialista helpottaa aiheessa pysymistä niin, että halutut asiat saadaan käsiteltyä. Muistion ansiosta sovitut asiat ja hyvät ideat tulevat varmasti kirjoitetuksi muistiin. Niihin voidaan palata myöhemmin, eivätkä ne unohdu. Lisäksi ne, jotka eivät päässeet kokoukseen, voivat lukea, mitä käsiteltiin ja päätettiin. Jos et pääse kokoukseen, muista ilmoittaa siitä, ja kysy itse aktiivisesti, mitä asioita käsiteltiin. 6
1.10. Vanhempainillat Sen lisäksi, että vanhemmat ovat tervetulleita esimerkiksi lippukunnan lupauksenantotilaisuuksiin, joulujuhlaan ja talkoisiin, olisi hyvä ainakin kerran vuodessa järjestää vanhempainilta. Varsinkin uusien vanhempien tieto partiosta on puutteellista tai jopa väärää. Vanhempia kiinnostaa tietää, mitä partiossa oikein tehdään. Vinkkejä: Vanhempainillassa voi asioita kertoa keskustelun lisäksi myös partiomenetelmien avulla. Vanhemmille voisi konkreettisesti opettaa jonkin partiotaidon, esimerkiksi vaikka sen, miten rinkka on hyvä pakata. Vanhempainillan voi järjestää myös toisen tapahtuman, kuten myyjäisten, yhteydessä. Piirit ovat tehneet partioon perehdyttämismateriaalia, jota lippukunnat voivat halutessaan hyödyntää. Suomen Partiolaisilla on Partiofakta-DVD, jossa kerrotaan aikuisille siitä, mitä partio on. Videon kesto on 27 minuuttia ja sopii mainiosti osaksi vanhenpainillan ohjelmaa. Videosta on sekä nettiettä DVD-versio. Muista tämä: Vanhempainiltakutsussa kannattaa selkeästi kertoa, mitä ohjelmassa on. Myös tieto siitä, että ilta ei sido vanhempia toimintaan enempää mukaan, voi lisätä osallistumisprosenttia. Vanhempainillat ja kannatusyhdistyksen toiminta kannattaa pitää erillään. Tiedotustilaisuuksia voi olla tarpeen pitää myös johtajien vanhemmille esimerkiksi ennen isoja tapahtumia, kuten leirejä ja ulkomaanmatkoja. 7
2. VIESTI NTÄ PESTIT LI PPUKU N NASSA Kaikilla lippukunnan johtajilla ja vaeltajilla on oma roolinsa tiedonkulussa. Monesti päävastuu viestinnästä jää silti lippukunnanjohtajalle. Työtä voi kuitenkin jakaa useammalle, jolloin kaikki ei ole yhden ihmisen harteilla. Alla on muutamia esimerkkejä viestinnällisistä tehtävistä, joita voi oman lippukunnan tarpeiden mukaan kehittää enemmänkin. Eri tehtäviin sopivaa koulutusta voi hankkia muun muassa piirin viestintäkursseilta. Tiedottaja Lippukuntaan voidaan luoda tiedottajan pesti. Tiedottajan vastuulla voi olla koko lippukunnan viestinnän koordinointi tai esimerkiksi kaikkien tapahtumien ja ajankohtaisten asioiden tiedotus vuoden mittaan. Tiedottaja voi huolehtia siitä, että viestintäasiat tulee huomioitua kaikessa. Hän kouluttaa ja tukee muita viestinnällisissä asioissa sekä huolehtii kriisiviestinnän ohjeistuksesta. Erityisesti, jos tiedottajan pestistä tekee hyvin laajan, kannattaa tiedottajan olla mukana lippukunnan hallituksessa tai ainakin tiiviissä yhteistyössä kaikkien aktiivitoimijoiden kanssa, jotta hän pysyisi koko ajan hyvin perillä siitä, mitä lippukunnassa tapahtuu. Tiedottajana voi toimia myös esimerkiksi lippukunnanjohtajan apulainen. Hallituksen sihteeri Hallituksen sihteeri on yleensä parhaiten perillä hallituksessa puhutuista ja päätetyistä asioista. Nämä asiat koskevat yleensä monia sellaisia, jotka eivät hallituksessa istu. Sihteerin onkin helppo kertoa päätöksistä ja keskusteluista muulle lippukunnalle, vähintään antamalla hallituksen pöytäkirjat kaikkien lippukunnan johtajien luettavaksi. Sihteerin pestiin on helppo lisätä tiedottajan hommia, jos niin halutaan. LPK- lehden päätoimittaja ja toimitussihteeri Lippukuntalehden teko kannattaa ehdottomasti antaa yhden henkilön vastuulle, jotta lehti ilmestyy. Jos lehteä koettavat kasata henkilöt, jotka ovat muissa vaativissa tehtävissä, jää lehden teko usein kiireisempien asioiden jalkoihin. Lippukuntalehti voi olla myös selvästi nuoremman johtajan pesti, mutta on hyvä pitää huolta siitä, että lpk-lehden päätoimittaja on hyvin selvillä kaikesta lippukunnassa tapahtuvasta. Jotta koko lehti ei jää yhden harteille, kannattaa lehdelle koota toimituskunta, joka yhdessä ideoi, suunnittelee ja toteuttaa lehden muiden lippukuntalaisten avustuksella. Www-sivuvastaava Www-sivuista voi hyvin vastata eri henkilö kuin muusta viestinnästä. Usein esimerkiksi nuorten tekniikkasuuntautuneiden vaeltajien tai johtajien keskuudesta löytyy innokkaita tietokoneen ääressä puuhailijoita, jotka ovat ylpeitä saadessaan tärkeän pestin lippukunnasta. Tapahtumatiedottaja Tapahtumatiedottaja hoitaa kaikkien lippukunnan yhteisten tapahtumien tiedotuksen. Viestintävastuun voi muutenkin irrottaa erilaisten tapahtumien vastuuhenkilöltä omaksi osiokseen, jotta työmäärä pysyy kaikilla kohtuullisena. 8
3. VIESTI N NÄN M E RKIT YS I K ÄK AU S I RYHMISSÄ Ikäkausiryhmät ovat lippukunnan tärkeimpiä osia ja sen täytyy näkyä myös tiedotuksessa. Heille tiedottamiseen liittyy monia erilaisia asioita. Niistä jokainen täytyy ottaa huomioon, jotta tieto kulkee hyvin ja tasapuolisesti kaikille. Tärkeitä tiedotettavia asioita ryhmässä ovat esimerkiksi retket ja leirit erityiskokoukset lippukunnan ja piirin tapahtumat muutokset ryhmässä. 3.1. KENELLE TIEDOTETAAN? Tärkeimmät, joille viestin pitää päätyä, ovat ryhmän toimijat eli yksittäiset partiolaiset. Heistä on mukava tietää, mitä seuraavassa kokouksessa tapahtuu tai mikä talviretken teema on. Johtajat voivat myös vaikuttaa ryhmän henkeen ja osallistumisinnokkuuteen tekemällä tapahtumamainoksista mahdollisimman houkuttelevia. Vaikka yllätykset ovat kivoja, liiallinen salailu ei aina ole hyvä juttu. Joskus osallistujamäärää karsii liika salaperäisyys. Älä myöskään lupaa liikoja, näin vältät pettymyksen. Vanhempia kiinnostaa kovasti, missä lapset iltojaan ja viikonloppujaan viettävät. Siksi vanhemmat ovat tärkeä kohde viestittäessä ryhmien toiminnasta. Partiotoiminta ei välttämättä ole vanhemmille ollenkaan tuttua. Erityisesti siksi on tärkeää kertoa selkeästi kaikista mahdollisista ryhmän asioista. Hyvällä tiedotuksella johtaja saa vanhemmat luottamaan itseensä ja toiminnan mielekkyyteen. Ryhmät ovat tärkeä osa lippukuntaa. Lippukunnasta löytyykin monta sellaista henkilöä, joita kiinnostaa tietää, mitä millekin ryhmälle kuuluu. Lippukunnanjohtajasta on yleensä myös mukava tietää, miten ryhmissä sujuu. Jäsenrekisterinhoitaja taas haluaa tietää mahdollisista muutoksista ryhmän kokoonpanossa ja rahastonhoitajaa kiinnostavat kaikki kokousten ja retkien rahanmenot. Parhaiten näistä asioista pääsee tiedottamaan lippukunnan yhteisissä tapahtumissa ja johtajaneuvostoissa, joissa johtajan yleensä tulee käydä. Lisäksi näissä tapahtumissa saa tietää, mitä muille ryhmille ja johtajille kuuluu. Muulta lippukunnalta saa aina varmasti myös apua, jos hankalia tilanteita tulee eteen. 3.2. MITEN KANNATTAA TIEDOTTAA? Retkilapuista ja toimintasuunnitelmasta voi tehdä valmiiksi yleispohjan, jonka täydentäminen tapauksen mukaan on helppoa. Johtajan omassa toimintasuunnitelmassa on hyvä lukea, milloin mikäkin lappunen täytyy laittaa jakoon sekä milloin johtajiston kokoukset ovat. Näin on helppo yhtä paperia katsomalla tietää, mitä on tulossa, eivätkä asiat pääse unohtumaan. Peruslappujen lisäksi ryhmän jäseniin, vanhempiin ja muuhun lippukuntaan voi pitää yhteyttä esimerkiksi sähköpostilla. Kuukausittainen tiedote suoraan vanhempien sähköpostiin pitää vanhemmatkin ajan tasalla ja säästää kaikkia turhilta yllätyksiltä. Asioista on hyvä tiedottaa heti, kun se tuntuu vähänkin ajankohtaiselta. Tiedotetta ei voi laittaa liian aikaisin jakoon. 3.3. VIESTINTÄ OSANA MUITA KURSSEJA Koska toimiva viestintä on lippukunnan jokaisen johtajan vastuulla, kannattaa hyvän tiedonvälityksen perusajatus iskostaa jo aivan nuoriin johtajiin. Parhaiten tämä tapahtuu ryhmänohjaajakoulutuksen yhteydessä, jolloin tuleville johtajille on helppo avata oman lippukunnan tiedotustapoja. Kurssi itsessään voi olla hyvä esimerkki toimivasta viestinnästä. Koska kurssilaisille halutaan antaa kuva hyvästä tiedottamisesta, kannattaa se kurssinkin osalta hoitaa mallikkaasti. Tärkeintä on ymmärtää, että mikään ei toimi hyvin ilman kunnollista tiedotusta, jossa kaikki osapuolet on otettu huomioon. Tuleville vartionjohtajille väitettä ei kannata tuhottomasti toistella. Se täytyy esimerkkien kautta todistaa. Tiedottamisen voi tuoda esille suurimmassa osassa ryhmänohjaajakurssin aiheista. Siitä ei siis tarvitse välttämättä pitää omaa erillistä rupeamaansa. Kohdat, joihin viestintä sopii luontevasti, ovat muun muassa Johtamista tyylillä, Ryhmä rakentuu yhdessä, Ryhmän anatomiaa ja Tarpojien kanssa. Kriisiviestintää voi käsitellä esimerkiksi kohdassa Vastuu painaa. Tulevien johtajien kanssa täytyy miettiä, mitä kokouksissa ja retkillä voi tapahtua sekä miten missäkin tapauksessa tulee toimia ja kenelle kertoa. Käytännössä koulutus toimii ajatuksia herättelemällä sekä esimerkkejä käyttä- 9
mällä. Keskustelu on hyvä keino saada kurssilaiset ajattelemaan asioita. Hassu, mutta todellinen esimerkkitarina, on kiva tapa herättää ymmärtämään viestinnän merkitystä. Toimintasuunnitelma, retkilappu ja muut oleelliset tiedotteet kannattaa jokaisen kurssilaisen tehdä ihan käytännössä, jotta kaikille on selvää, mitä missäkin lappusessa tulee lukea. Lisäksi kurssilaisille on hyvä antaa lista toimivan tiedotuksen tavoista. Niistä jokainen voi valita omalle ryhmällensä sopivimmat. 3.4. MITEN PÄÄSTÄÄN LEHTEEN? Mä pääsin lehteen! Ville huutaa riemuissaan. Mun kaveri luki lehdestä meidän retkestä ja haluaisi tulla partioon, Maija sanoo opettajalle. Lähialueen asukkaat saavat tietää, mitä partio on ja meidän lippukunnan jäsenmäärä kasvaa. Saimme juuri kolme uutta johtajaa, lippukunnanjohtaja toteaa lehtijutun ilmestyttyä. Kiva lukea, mitä partiossa oikeasti tehdään, muun muassa taustayhteisön edustajat, partiolaisten kaverit ja satunnaiset kadulla kulkijat sanovat. Taustayhteisö innostuu auttamaan, ja lippukunta saa uuden kolon. Median kautta lippukunnan toiminnan parhaat palat saadaan monien ei-partiolaisten tietoon. Parhaimmillaan partiosta kiinnostutaan niin omalla alueella kuin muuallakin. Lehtijutuilla voidaan välittää kuvaa partiosta innostavana, osallistavana ja voimaannuttavana harrastuksena. Jos haluat, että lippukuntasi pääsee julkisuuteen, etene näin: Mieti jokin lippukunnan ajankohtainen tapahtuma, jonka ehkä voisi saada mediassa läpi. Älä koskaan jätä yrittämättä sen takia, ettet tiedä, mikä voisi ylittää uutiskynnyksen. Perinteisesti lehteen voi päästä tapahtumalla, johon osallistuu paljon ihmisiä tai joka on erikoinen ja ainutlaatuinen. Kuitenkin ihmiset haluaisivat eniten tietoa juuri siitä, mitä partio oikeasti ja tavallisesti on. Voisiko jokin lehti haluta tehdä vaikka pienen juttusarjan vartionne kokouksista, siitä, miten nuoret suunnittelevat ja toteuttavat itse toimintaa toisille nuorille? Lähtisikö joku toimittaja mukaan retkelle? Tiedotuksen arvoisia ovat aina leirit, vaellukset, kisat ja erilaiset tempaukset. Listaa alueenne paikallismediat. Mitkä lehdet siellä ilmestyvät? Onko alueella esimerkiksi Internet-portaalia tai onko Internetissä muuta sivua, joka ehkä voisi julkaista jutun tapahtumastanne tai muusta toiminnastanne? Voisiko taustayhteisönne haluta jutun omaan julkaisuunsa? Sanomalehtien lisäksi aikakauslehdet ja vaikkapa nuorten lehdet voivat kiinnostua jutuistanne. Älä unohda myöskään radiota äläkä suuremmissa tapahtumissa televisiota. Onko jollakulla lippukunnastanne tai jollakulla muulla tutulla suhteita johonkin lehteen tai muuhun mediaan? Kun joku tietty toimittaja on kerran kirjoittanut tapahtumastanne, kannattaa lähestyä häntä uudestaankin. Olisiko lippukunnassanne hyvää kirjoittajaa, joka voisi tehdä jutun valmiiksi lehden sitä toivoessa? Entä hyvää valokuvaajaa, jonka kuvat ehkä jopa innostaisivat lehden tekemään aiheesta juttua? Jos toimittajia tulee vierailemaan tapahtumaan, millä hetkellä toimittajien tarkalleen olisi paras tulla, milloin toiminta on mielenkiintoisimmillaan? Medioita on helppo lähestyä sähköpostilla. Jos vastausta ei kuulu, soita perään. Voit joka tapauksessa soittaa: tarjota lisätietoja, innostaa tai varmistaa onko asia edennyt. Yritä saada juttu kuvaamaan mahdollisimman hyvin todellista toimintaanne. Vaikka lippukunnan syntymäpäiväjuhla saattaa kiinnostaa lehteä, se ei ole sitä, mitä yleensä partiossa teette. Ainakin sen lisäksi olisi siis hyvä saada juttuja itse toiminnasta, partion arjesta ja arvomaailmasta siitä, ketkä partiota harrastavat ja miksi. Ihmiset lukevat mielellään tarinoita toisista ihmisistä. Toimittajilla on usein stereotyyppinen käsitys siitä, mitä partiossa tehdään. Toimittajille voi ehdottaa jutunaihetta, vaiheeksi vaikka jotain erilaista partiotoimintaa, joka on omasta mielestänne erityisen hauskaa ja mielenkiintoista, ja jollaisesta toivoisitte ihmisten lukevan lehdestä. Parhaimmillaan juttu kertoo kuitenkin ennemminkin partiosta kuin yhdestä tapahtumasta. Partioon liittyy monia hienoja asioita: yhdessä tekeminen, nuoret johtajat, vastuuntunto ja vastuun antaminen nuorille, koulutus, monipuolisuus Partiossa pääsee tekemään asioita, joita muussa elämässä ei pääsisi. 15-vuotiaalla nuoren vastuulle saattaa kotona kuulua oman huoneen siivous, mutta partiossa 15-vuotias voi kantaa vastuuta retken ohjelmasta, varusteista tai vaikka ruokahuollosta. Se on aika huikea juttu! 10
Voisiko juttuun ujuttaa joitain perustietoja partiosta ja partioaatteesta, esimerkiksi tietolaatikon? Jo muutamalla lauseella saa kerrottua tärkeimmät perustiedot (kts. mallitiedotteen loppuosaa). Hyvän ja kokonaisvaltaisen tarinan saat kerrottua, kun sisällytät juttuun ainakin jokun seuraavista asioista: miten partio osallistaa, mikä partiossa innostaa tai miten partiotoiminta voimaannuttaa. Esimerkiksi: Partiossa toimitaan aina ryhmässä, jossa jokaisella on oma roolinsa (osallistaminen). Se on tosi kivaa, kun tapaa erilaisia ihmisiä ja saa uusia kavereita (innostaminen). Minulle tärkeää on, että partiossa myös me nuoremmat saamme osallistua päätöksentekoon (voimauttaminen).muistathan, että jos juttuun kuvataan alaikäisiä lapsia, lasten vanhemmilta pitää pyytää lupa kuvien julkaisemiseen. Voit kysyä vinkkejä ja apua piirisi tiedottajalta. Tiedottajalta voi kysyä myös tiedotusvälineiden yhteystietoja tai pyytää kommentointiapua tiedotteisiin ja valmiisiin juttuihin. Piirissä toivotaan myös tietoa kaikesta saadusta julkisuudesta ja naapurilippukuntannekin varmaan mielellään kuulevat saavutuksestanne. Kertokaa siis ilmestyneestä jutusta muillekin. Partiolaisten omia lehtiä ei kannata myöskään unohtaa. Esimerkiksi piirilehdet ja Partio-lehti ottavat mielellään vastaan juttuideoita ja vielä mieluummin valmiita juttuja lippukunnilta. Päätoimittajien yhteystiedot löytyvät lehdistä sekä netistä osoitteesta www.partio.fi. 11
4. TI E DOT TE E N KIRJOIT TAMINEN MEDIALLE Kun olet kirjoittamassa medialle ilmoitusta tapahtumastanne tai muusta kiinnostavasta asiasta, käy läpi seuraavat asiat: Mieti mielessäsi, kenelle kirjoitat tiedotteen, kuka sen lukee. Muotoile otsikosta lyhyt ja puhutteleva. Kerro pääasia heti ensimmäiseksi. Yksityiskohdat ja taustat selvitetään sen jälkeen. Näin kiinnostus tiedotetta kohtaan herää heti alussa. Jos mahdollista, lisää tiedotteeseen lainauksia esimerkiksi järjestäjän tai osallistujan kommenteista. Tarkista, että tiedote vastaa varmasti kysymyksiin kuka, mitä, missä, milloin ja miksi. Tiedotteesta tulee löytyä asianmukaiset tiedot lähettäjästä ja hänen taustayhteisöstään, päivämäärä sekä lisätietoja antavan henkilön yhteystiedot. Tiedotteen pituus on korkeintaan sivu. Lyhyemmät jutut kiinnostavat enemmän kuin pitkät. Käytä hyvää yleiskieltä, ei liikaa partiosanastoa. Tee lauseista lyhyitä ja jämäköitä. Onko tekstisi selkeää ja helposti ymmärrettävää? Huomaa, että tiedotteen lukija ei ole samalla tavalla sisällä asiassa kuin sinä. Vältä sisäpiirin juttuja. Jos lähetät tiedotteen sähköpostilla, pane se tekstikenttään, älä liitetiedostoksi. Ks. liite 2, mallitiedote 12
5. VIESTI NTÄ S U U N N ITE LMA ANTA A VAU HTIA TI E DOT TAMISEEN Jos tiedotusasiat tuntuvat usein unohtuvan muiden partiokiireiden alle, voi tilannetta parantaa hyvällä etukäteissuunnittelulla. Suunnitelmassa päätetään mistä aiheista ja tapahtumista tiedotetaan sekä sovitaan yleiset ohjeet siitä, kenelle viestit lähetetään, millä välineellä ja erityisesti milloin. Viestintäsuunnitelmia voi tehdä eri tarpeisiin: jokaiselle ryhmälle omansa, yksi koko lippukunnalle, yksi johtajistolle. Mikä olisi teidän tapa? Viestintäsuunnitelmassa voi olla esimerkiksi seuraavanlaisia asioita: Kirje uusille jäsenille. Jokaisen uuden jäsenen kotiin lähetetään kirje. Siihen kirjoitetaan partiotermistön selitykset, esimerkiksi kolo on kokoontumistila, tärkeät yhteystiedot (ainakin lippukunnanjohtajan ja omien johtajien puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet sekä lippukunnan www-sivujen osoite), yleisinfoa partiosta ja partiohistoriaa (tarinoita lippukunnasta tai tapahtumista). Kirjeen mukana lähetetään partiosta kertova esite ja uusin lippukunta- tai piirilehti. Kirje kotiin uuden kauden alussa. Jokaisen partiolaisen kotiin lähetetään kirje, johon merkitään kauden tärkeät päivämäärät, toimintakalenteri, johtajien yhteystiedot ja ryhmän kuulumiset. Tiedote vanhempainillasta. Vanhempainilta pidetään syksyisin ja keväisin. Vanhempainillasta ja sen ohjelmasta tiedotetaan koteihin kolmea viikkoa aiemmin. Tapahtumakirje. Partiolaisten vanhemmille tiedotetaan jokaisesta retkestä, kisasta ja erikoistapahtumasta vähintään kahta viikkoa ennen tapahtumaa. Kirjeessä pyydetään selvitystä allergioista ja lääkityksistä sekä kysytään vanhempien puhelinnumeroa hätätapauksen varalta. Alaikäisiltä tarvitaan aina vanhempien allekirjoittama lupa osallistua tapahtumaan. Koska leireillä ja tapahtumissa on aina alaikäisiä lapsia, kysytään samalla lupa valokuvaamiseen. Www-sivujen päivittäminen. Www-sivuilla olevaa toimintakalenteria päivitetään säännöllisesti ja tehdään tarpeen mukaan muutokset johtajien puhelinnumeroihin ja yhteystietoihin (kuka päivittää ja milloin?). Puhelinketju, sähköpostilista, intranetti. (Ketkä siihen kuuluvat, miten se toimii, ketkä pääsevät käyttämään?) Tiedote tutustumisretkistä. Vanhemmille lähetetään tietoa retkistä, joilla he voivat tutustua koloon, kämppään tai retkimaastoon. Mediatiedotus. Paikallismedialle lähetetään tiedote syksyllä, kun toiminta alkaa, adventtikalenterin myyntipaikoista, kolon korjaustalkoista ja kesäleiristä. Mitkä ovat teidän lippukunnan vuoden huippuhetket? Lippukunta sosiaalisessa mediassa. Missä sosiaalisissa medioissa lippukunta tai sen yksittäiset ryhmät ovat mukana? Kuka päivittää lippukunnan asioita sosiaaliseen mediaan? Sosiaalista mediaa kannattaa hyödyntää, mutta sen käyttöön on syytä luoda yhiset pelisäännöt. Vaikka viestintä olisikin yhden tai muutaman ihmisen vastuulla, suurista linjoista kannattaa sopia koko johtajiston voimin. Perehtykää yhdessä kriisiviestintään: mitä se tarkoittaa, milloin sitä käytetään? Piiristä saatte myös apua kriisiviestintään ja esimerkiksi yhteydenottoon vanhemmille. Keskustelkaa esimerkiksi johtajiston retkellä iltaohjelmana rennosti siitä, mitä merkitystä viestinnällä on. Asiat sujuvat, kun lippukunnan sisällä kommunikoidaan tehokkaasti. Kaikkien, erityisesti ryhmiä vetävien johtajien, on ymmärrettävä viestinnän tärkeys. Onko lippukunnalla kanava kommunikoinnille, esimerkiksi intranetti, sähköpostiketju, facebookryhmä tai jokin muu? Johtajisto voi miettiä, toimiiko kanava vai voisiko sitä kehittää. Olisiko rinnalle hyvä ottaa toinenkin kanava? Johtajiston on hyvä kehittää yhteinen käsitys siitä, mitä merkitystä lippukuntalehdellä on. Samalla voi pitää lehden kehittämis- ja ideointisession. Lehti on oiva kanava tiedottaa lippukunnan tapahtumista kotiin. Käytetäänkö sitä hyödyksi ja saavatko vanhemmat lehden aina käsiinsä? Muistavatko johtajat viedä omat ilmoituksensa myös kolon ilmoitustaululle? Se on hyvä tiedotuskanava, jos sitä käytetään ahkerasti. 13
Houkuttelisiko yhteistyö paikallislehden kanssa? Soittamalla toimitukseen voidaan saada toimittaja paikalle lippukunnan tapahtumiin. Lippukunnan sisältä voi joku myös tarjoutua tekemään jutun. Näin saadaan näkyvyyttä ja esimerkiksi uusia jäseniä. Tutustukaa piirin tarjoamaan viestintäkoulutukseen ja hyödyntäkää teille sopivat kurssit. Kurssiaiheita voi myös ehdottaa ja kursseja voidaan jopa räätälöidä lippukunnalle, jos vain resurssit antavat myöten. 5.1. Piiristä saa koulutusta, neuvoja, apua Piirien toimistosta voi kysellä, millaisia kursseja ja millaista materiaalia on tarjolla viestintäasioista. Tarjolla on usein esimerkiksi: perehdyttämismateriaalia uusien jäsenten vanhemmille, viestintäohjeita isoista tapahtumista, kuten kilpailuista ja leireistä tiedottamiseen, erilaisia kirjoitus- ja viestintäoppaita lainaksi. Piirit järjestävät lippukunnille viestintäkoulutusta ja muita viestintään liittyviä tapahtumia: partiotoimittajakurssilla käydään läpi lehdenteon perusteet, erilaisia teemailtoja, lippukuntalehtikilpailuita ja koulutusta järjestetään silloin tällöin toiveiden mukaan. 14
6. M U I STI LI STA KRIISITI E DOT U KSEEN LPK : S SA Tämä on muistilista tilanteeseen, johon et partiojohtajana olisi ikinä halunnut joutua: tiedotusvälineet kiinnostuvat partiotapahtumassa sattuneesta onnettomuudesta tai haaverista. Säilytä Suomen Partiolaisten voimassa olevat turvallisuusohjeet helposti saatavilla ja lue ne silloin tällöin uudelleen, jotta pystyt helposti palauttamaan asiat yksityiskohtaisesti mieleesi esimerkiksi ulkopuolisen kysellessä. Kun sattuu onnettomuus ja/tai joudut hälyttämään apua, ilmoita tapahtuneesta heti kaikille asianosaisille: uhrin kotiin ja lähimmälle partiojohtajallesi, esimerkiksi lippukunnanjohtajalle. Lippukunnanjohtaja ilmoittaa tapahtuneesta välittömästi edelleen piiriin ja piiri keskusjärjestöön. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että jos kriisi on niin suuri, että se saattaa kiinnostaa mediaa, siitä pitää aina ilmoittaa piiriin. Jos kyse on lippukunnan tapahtumasta ja tiedotusvälineet tavoittelevat sinua, opasta toimittajat haastattelemaan lippukunnanjohtajaa. Piiri auttaa lippukuntaa ja keskusjärjestö piiriä kriisitiedottamisessa. Piirissä on toimintasuunnitelma ja vastuunjako sovittuna kriisitiedottamisen varalle. Mikäli tapahtuneesta tehdään tiedote, sen laatimisesta tulee sopia etukäteen piirin ja keskusjärjestön kanssa. Mitä ripeämmin ja selkeämmin toimit ja tiedotat, sitä vähemmän tapahtunut todennäköisesti kiinnostaa julkisuutta. 15
Liite 1: Retkikirjemalli Sijoita tähän partion tai lippukunnan logo RETKEN NIMI JA PÄIVÄMÄÄRÄ Retken tarkoitus Tarkat tiedot Ilmoittautuminen Lisätietoja Kerro aluksi, mikä ja keiden retki on kyseessä. Kirjoita seuraavaksi tarkemmin, milloin retkelle lähdetään, milloin sieltä tullaan, miten matka taitetaan ja mitä pitää tietää retkipaikasta ja majoituksesta. Kerro myös, paljonko retki maksaa. Jos retken hinta poikkeaa normaalista, sitä on hyvä selittää muutamalla sanalla. Kerro, miten retkelle ilmoittaudutaan, milloin on viimeinen ilmoittautumispäivä, mihin lupalappu palautetaan ja miten retki maksetaan. Kannattaa myös mainita, miten retkelle osallistuminen perutaan. Muistuta, että Suomen Partiolaisten jäsenmaksun pitää olla maksettuna, jotta retkelle voi osallistua. Jäsenmaksun maksutilanteen voi tarkistaa siltä, joka vastaa lippukunnan jäsenrekisteristä. Lopuksi on hyvä ilmoittaa, mistä saa lisätietoja retkestä, mistä saa varustelistan ja mitä tulee erityisesti ottaa huomioon retkelle valmistautumisessa. Jos haluat kieltää esim. elektroniset laitteet ja puhelimet lapsilta, mainitse se tässä. Laita tähän tarvittaessa myös muutama sana retken turvallisuudesta, esim. että retkellä on yli 18-vuotias johtaja tai että johtajat ovat käyneet ensiapukurssit. Kehota lopuksi vanhempia soittamaan, jos heillä on kysyttävää tähän oma nimesi tittelisi puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi ------------ Laita tähän vielä viimeinen palautuspäivä ------------------ Annan luvan :lle osallistua (retken nimi, päivämäärä sekä paikka). Kirjoita tärkeät lastasi koskevat tiedot kääntöpuolelle (allergiat, sairaudet, lääkkeet, erikoisruokavaliot, uimataito ym.)! Huoltajan allekirjoitus: Puhelinnumero, josta huoltajan tavoittaa retken aikana: 16
Liite 2: Mallitiedote Sijoita tähän partion tai lippukunnan logo Kirjoita tähän lyhyt ja vetävä otsikko, joka kertoo tiedotettavasta asiasta tärkeimmän, ajankohtaisimman tai kiinnostavimman asian. Ingressi, tärkein asia tiivistetysti. Muut olennaiset asiat. Taustatietoja ja yksityiskohtia. Lisätietoja. Yhteystiedot. LIPPUKUNTA r y TIEDOTE 1/1 Partiotie 2 33101 PARTIOLA 12.12.2010 OTSIKKO Kirjoita tärkein tiedotettava asia uudestaan, mutta vähän laajemmin kuin otsikossa. Tarkista, että kappale vastaa kysymyksiin mitä, missä ja milloin. Tällä kappaleella herätetään lukijan mielenkiinto. Kirjoita tähän muita tärkeitä asioita ja tietoja, jotka koskevan tiedotettavaa asiaa. Kirjoita seuraaviin kappaleisiin (yhteen tai muutamaan) tarpeellisia taustatietoja ja yksityiskohtia. Mieti, onko lukijan tärkeää tietää myös vastaukset kysymyksiin kuka, miten ja miksi. Kirjoita tähän mahdollisia lisätietoja toimitukselle. Kirjoita tähän yhdyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Huolehdi siitä, että yhdyshenkilö on myös tavoitettavissa. Yhteydenpidosta mediaan löytyy lisätietoja myös piirien ja keskusjärjestön www-sivuilta. 17
Liite 3: Mallitiedote 2 Sonkajärven samoajat ry TIEDOTE 1/1 Sonkatie 2 33101 Sonkajärvi 20.10.2010 MIELUUMMIN METSÄÄN RETKELLE KUIN KAUPUNGILLE HENGAAMAAN Sonkapartion Ilves-vartio lähtee viikonlopuksi metsään retkelle. Suunnitelmissa on harjoitella toimimista eksymistilanteessa ja kokeilla Erätoverimajoitteen pystyttämistä. Tiedossa on tietenkin myös telttamajoitusta, ruuanlaittoa retkiolosuhteissa ja ennen kaikkea yhdessäoloa omassa kaveriporukassa. Mutta mikä saa 15 17-vuotiaat nuoret lähtemään vapaaehtoisesti metsään? - Se vaan on tosi hienoa lähteä omalla porukalla viettämään viikonloppua, sanoo Ilves-vartion johtaja Pekka Paasi. - Tottakai me pidetään yhteyttä myös netissä, mutta nettiyhteisöt ei ikinä pärjää livekokemuksille, Pekka kuittaa. - Siinä on mieletön vapauden tunne, kun voi perustaa viikonlopuksi ikään kuin oman pikkuyhteisön ja kokeilla kaikkea sellaista, mitä muualla ei voi kokeilla. Ja hienoa on, kun huomaa, miten hyvin sitä pärjää, Paasi jatkaa. Partion kantavia teemoja onkin vastuun antaminen nuorille ja yhdessä tekeminen. - Ehkä hienointa partiossa onkin juuri se, ettei meillä kukaan istu vaihtopenkillä, vaan kaikki osallistuvat itse toimintaan, Sonkapartion johtaja Meri Pikkarainen tuumii. Lisätietoja Ilves-vartion tekemästä viikonloppuretkestä antaa Pekka Paasi, puh. 040 123 4567 tai pekkapaa@gmail.com www.sonkapartio.fi 18