Toimeenpano ja Seuranta - CHAMP III työpaja Turku 27.10.2010 Pekka Salminen
Toimeenpanon ja seurannan lähtökohtia Toimeenpano perustuu: Toimintasuunnitelmaan, Organisaatiorakenteeseen, Viestintään ja osallistumiseen Ilmasto-ohjelman tavoitteet on muunnettava konkreettisiksi toimenpiteiksi ja projekteiksi Oltava poliittinen valtuutus Toimeenpanon seurannan oltava jatkuvaa ja siitä on annettava säännöllisesti palautetta johdolle ja poliitikoille
Onko toimenpidesuunnitelmanne hengissä? Peruskartoitus Strategia Poliittinen sitoutuminen Toimeenpano ja Seuranta Raportointi Osallistuminen ja viestintä Organisaatiorakenne Kasvihuonekaa sutase Riskit & Haavoittuvuus Nykyiset tavoitteet Velvoitteet (laki) ja vastuut Sidosryhmäanalyysi Priorisointi ja Tavoitteet Indikaattorit Toimintaohjelmat Julkinen keskustelu Valtuuston päätös Tiedottaminen VUOSITTAINEN SYKLI Toimenpiteet Sisäinen auditointi Indikaattorit Päivittäminen Kehityksen suunta Poliittinen käsittely Tiedottaminen Ulk. Audit. Sertifiointi VALTUUSTOKAUSITTAINEN SYKLI Onko päivitysmekanismi mietitty?
Toimeenpano ja seuranta menevät käsikädessä Käskystä 5% on käskyn antamista, 95% käskyn toteuttamisen valvomista Sama pätee toimeenpanoon. Onko näin? Mitä muuta?
Toimeenpano on Tekemistä Organisointia, motivointia ja valvontaa Vastuunkantoa ja vastuuttamista Unohtamatta viestintää! Hyvistä tuloksista viestiminällä saadaan menestyksen vauhtipyörä pyörimään!
Menestyksen vauhtipyörä Menestys synnyttää kannatusta ja sitoutumista, joka synnyttää vielä suurempaa kannatusta ja sitoutumista... Ihmiset haluavat kannattaa voittajia!
Mikä on organisaatiomme olemassaolon syy? Mihin haluamme pitkällä aikavälillä päästä? Roolimme ja tehtävämme yhteiskunnassa? Mistä olemme innostuneita? MIKÄ ON ILMASTONMUUTOS- TYÖMME PERIMMÄINEN TARKOITUS Unelma MITÄ TARVITAAN, ETTÄ OLEMME MAAILMAN PARAS KAUPUNKI ILMASTONMUUTOKSEN HIDASTAMISESSA JA SIIHEN SOPEUTUMISESSA MITÄ KAIKKIA RESURSSEJA TARVITSEMME aika sydän sitoutuminen Mitä ainutkertaista voimme tehdä? Mikä vaikuttaa resurrseihimme? laatu raha tunne Miten pystymme kehittämään kestäviä resursseja tuottamaan tavoitteisiimme liittyviä ylivertaisia suorituksia?
Toimintasuunnitelman rakentaminen Mitä tehdään? (otsikko, lyhyt kuvaus toimenpiteestä) Kuka toimii vastuuhenkilönä? (nimi, osasto tai sidosryhmä, yhteystiedot) Kuka tukee toimeenpanoa ja miten? (sidosryhmä/nimi, osasto, yhteystiedot) Mihin ajankohtaan mennessä toimenpiteet on suoritettava? (aikataulu, toteutuspäivämäärä) Mitä henkilöstöresursseja ja taloudellisia resursseja toimenpiteille määritetään? (henkilökunta, budjetti) Edellyttääkö lainsäädäntö julkista tiedottamista? (Mitä tietoa? Kenelle? Millä välineellä? Milloin? Miten usein?)
Tavoite- ja toimeenpanomatriisi Kumppanit Seurannan suunnittelu käynnistetään täällä SMART-C tavoitteet
Toimeenpanosuunnitelmat tulisi laatia siellä, missä ne toteutetaankin!
Seuranta Tarjoaa tietoja jatkuvasti ja järjestelmällisesti Tukee toimeenpanoa ei poliisioperaatio Seurantaprosessi antaa mahdollisuuden: vertailla toimenpiteitä alkuperäisiin tavoitteisiin, arvioida, ollaanko edistytty riittävästi odotettujen tulosten saavuttamiseksi ja arvioida, ollaanko pysytty määritetyssä aikataulussa.
Mitä? Miten? Miksi? Seurantaa on kahdenlaista Toimenpiteiden toteutuksen valvonta Toimenpiteiden vaikuttavuuden seuranta Seurannan oltava jatkuvaa Miten seurannasta saadaan vaikuttavaa?
Seurantasuunnitelma Tarvitaanko taas uusi suunnitelma? Sisäisen auditoinnin vuosisuunnitelma Kuvatkaa lyhyesti ainakin vastuut ja seurantamekanismit Koordinaattorin rooli Laatii tarkemmat suunnitelmat Koordinaatioryhmän rooli Kaupungin johdon ja poliitikkojen rooli VAIKUTTAVUUS Auditointia, indikaattoreita, tulosten käsittely, jne.
Ilmastokoordinaattorin tehtäviä Toiminta- ja seurantasuunnitelmien tarkentamisen ja päivittämisen koordinointi Toimenpiteiden toteutuksen seuranta/seurannan organisointi Toimenpiteiden vaikuttavuuden arviointi/arvioinnin organisointi Viestinnän organisointi (ulkoinen ja sisäinen)
Ihanteellisessa seurantajärjestelmässä on seuraavat elementit: 1. Selkeästi määritetyt tavoitteet ja indikaattorit tehokkuuden mittaamiseksi 2. Aikataulu ja ohjeet, joiden perusteella kaikki vastuulliset osapuolet raportoivat toisilleen 3. Vastuullisten osapuolten ja sidosryhmien mahdollisuus kokoontua säännöllisesti toimenpiteiden koordinoimiseksi ja keskinäisen tehokkuuden arvioimiseksi 4. Linkki arviointiraporttien ja kunnan lakisääteisten suunnittelusyklien, kuten vuosittaisen budjetoinnin ja rahoituksen suunnittelemisen, välillä, jotta kunta pystyy muokkaamaan suunnitelmiaan kaikkien sektoreiden toimenpiteiden mukaan.
Tukholmassa... Toiminnan suunnittelu tehdään tietokantaan, joka linkittää visiot, tavoitteet ja budjetin antaen kattavan yleiskuvan suunnitelmista ja pakottaen kohdentamaan toiminnan tavoitteisiin Växjössä... Ympäristöverkosto, joka koostuu yhdestä henkilöstä per yksikkö tapaa säännöllisesti keskustellakseen suunniteltujen toimien toteutuksesta onnistumisista ja epäonnistumissista.
Kaupungin tulee ottaa johtajuus!