Kestävän kehityksen integroitu johtamisjärjestelmä, EMAS III ja ISO 14001

Transkriptio

1 Kestävän kehityksen integroitu johtamisjärjestelmä, EMAS III ja ISO EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän Ympäristöarviointi tai tehokkuuden arviointi, jossa arvioidaan kaikkiin organisaation toimenpiteisiin, tuotteisiin ja palveluihin liittyvien suorien ja epäsuorien ympäristönäkökohtien nykyinen tilanne. Peruskartoitus Kaikkien paikallishallinnon, keskeisten sidosryhmien, naapurikuntien ja aluehallintojen kestävään kehitykseen liittyvien näkökohtien nykytilanteen huomioon ottaminen. Laajuus asianmukaisista ympäristönäkökohdista kaikkiin kestävään kehitykseen liittyviin näkökohtiin Aalborgin sitoumusten. Viittaukset muihin peruskartoituksiin (esimerkiksi ympäristöarviointiin) ovat sallittuja ja jopa toivottavia. Sisältöä koskevat Kartoituksen on katettava keskeiset indikaattorit. Siinä tulee luetella kaikki parhaillaan käynnissä olevat, kestävän kehityksen kannalta keskeiset suunnitelmat ja projektit sekä niiden tavoitteet ja päämäärät. Siinä tulee luetella kaikki parhaillaan käytössä olevat järjestelmät ja käytännöt sekä kunnalta vaadittujen että vapaaehtoisten suunnitelmien toteuttamiseksi (järjestelmän auditointi). Siihen tulee sisältyä yleiskatsaus sovellettavasta lainsäädännöstä (tai tiedot siitä, mistä kyseiset lait löytyvät) sekä lainsäädännöllisiin päivityksiin liittyvät käytännöt tai järjestelmä (lakien noudattaminen). Siihen tulee sisältyä sidosryhmäanalyysi. Edistymistä koskevat Peruskartoituksen tekee eri osastojen edustajista muodostettu työryhmä. Valtuusto hyväksyy peruskartoituksen. Jos Aalborgin sitoumuksia (AS) käytetään: Peruskartoitus on toimitettava sitoumusten sihteeristölle viimeistään 12 kuukauden kuluttua sitoumusten hyväksymisestä. Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

2 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän Järjestelmän auditointi Rakenne, jonka avulla luodaan tarvittavat olosuhteet ympäristönsuojelun jatkuvaan kehittämiseen. Organisaation on varmistettava seuraavat seikat: Sillä on aina ajan tasalla olevat tiedot toiminnan ympäristövaikutuksista. Kaikki lainsäädäntö ja erityisesti ympäristölainsäädäntö on otettu huomioon. Ympäristön kannalta tärkeät yleiset ja erityiset tavoitteet on valittu ja dokumentoitu organisaation kaikkia toimintoja ja tasoja varten. Vastuualueet, tehtävät ja toimivallat sekä toteutukseen liittyvät toimenpiteet ja aikataulut sisältävä ympäristöohjelma on hyväksytty ja sitä päivitetään säännöllisesti. Organisaation keskeiset edustajat ympäristöjohtamisprosessiin integroiva ympäristöryhmä on muodostettu. Ympäristöjohtamisjärjestelmästä vastaava henkilö on nimetty ja tällä on riittävä osaaminen ja vaikutusvalta muilla osastoilla. Kaikista ympäristöön liittyvistä menettelytavoista ja toimista ja kaikkien osastojen välisistä menettelytavoista ja dokumentoinnista on olemassa selkeät ohjesäännöt. Kaikille sellaisille työntekijöille, joiden toiminnalla on merkittäviä ympäristövaikutuksia, järjestetään koulutusta. Sekä sisäinen viestintä organisaation eri tasojen välillä että ulkoinen viestintä toimivat hyvin. Organisaatiorakenne Järjestelmän arviointi: Aluksi tunnistetaan ja arvioidaan kaikki nykyiset johtamisjärjestelmät ja menettelytavat. Jotta hyvä kokonaiskuva voitaisiin muodostaa, on otettava huomioon myös yleinen organisaatiorakenne ja hallinnolliset käytännöt, esimerkiksi tiedonkulku eri yksikköjen johdon välillä ja kaupungin talouden hallintaan ja valvontaan liittyvät käytännöt. Organisaatiorakenteen on oltava sellainen, että järjestelmää voidaan ylläpitää, että kaikkien keskeisten toimijoiden kanssa voidaan viestiä, ja että rakenne tukee poliittisia strategioita ja päätöksentekoa. Paikallishallinto on ainoa elin, joka voi toteuttaa kaikki kolme elementtiä. Tällä koordinointitehtävällä on keskeinen asema strategisessa lähestymistavassa. Roolit ja vastuualueet Kaupunginjohtaja (johto) Johtamisjärjestelmän toteutusta koskeva määräys annetaan hallinnolle. Peruskartoituksesta keskustellaan ja se hyväksytään. Integroidun johtamisjärjestelmän strategisesta ohjelmasta keskustellaan ja päätetään. Liiketoiminnalliset ohjesäännöt määritellään. Sisäisestä auditoinnista keskustellaan ja siihen liittyvä toimeksianto tehdään. Myös ympäristöraporttiin tai kestävän kehityksen raporttiin liittyvä toimeksianto tehdään. Kaupunginvaltuusto (poliittinen sitoutuminen ja hyväksyntä) Integroidusta johtamisjärjestelmästä keskustellaan ja sen toteuttaminen hyväksytään. Peruskartoitus ja tärkeysjärjestys hyväksytään. Strategisen ohjelman (ja toimintasuunnitelman) Sisältöä koskevat Sisältää organisaatiorakenteen määritelmän kaikissa integroidun johtamisjärjestelmän vaiheissa ja kuvailee roolit, vastuut ja sisäisen rakenteen selkeästi (organisaatiorakenne). Käsittelee integroidun johtamisjärjestelmän taloudellisia ja henkilöstöresursseja. Sisältää valtuuston osallistumista koskevat säännöt. Määrittelee koordinaattorin ja koordinointiryhmän ja liiketoiminnalliset ohjesäännöt. Määrittelee ohjausryhmän, joka vastaa koko integroidun johtamisjärjestelmän valvonnasta ja jossa on jäseniä kaikilta niiltä osastoilta, joita resurssienhallinta ja kestävä kehitys koskevat. Määrittelee sisäisen auditoijan, joka on riippumaton koordinointiryhmästä. Määrittelee henkilöstön koulutus- ja perehdytysohjelman ja dokumentoi sen toteuttamisen. Dokumentoi määritellyn organisaatiorakenteen. Prosessia koskevat Valtuuston hyväksyntä organisaatiorakenteelle. Kaupunginjohtajalla on valtuuston edustajana johtava rooli prosessissa, ja kaupunginjohtaja myös viime kädessä Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

3 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän luonnoksesta keskustellaan ja ne hyväksytään. Organisaatiorakenteesta keskustellaan ja se hyväksytään. Sisäisen auditoinnin raportti ja korjaavat toimenpiteet (tarvittaessa) hyväksytään. Ulkoisen auditoinnin tulokset (sertifiointi) ja korjaavat toimenpiteet (tarvittaessa) hyväksytään. Koordinaattori ja koordinointiryhmä: Koordinoi peruskartoituksen laatimista. Valmistelee alustavan tärkeysjärjestyksen valtuustolle. Koordinoi strategisen ohjelman ja toimintasuunnitelmien laatimista. Valmistelee organisaatiorakenteen luonnoksen. Koordinoi seurantaa ja sisäistä auditointia. Koordinoi dokumentointia/raportointia. Koordinoi ja osallistuu ympäristö-/kestävän kehityksen raportin laadintaan. Tunnistaa henkilöstön koulutustarpeet ja koordinoi koulutussuunnitelmaa. Vastaa sisäisestä viestinnästä ja säännöllisestä tiedottamisesta henkilöstölle. Koordinoi ulkoista auditointia/sertifiointia. Vastaa viestinnästä ja osallistamisesta kokonaisuutena. Kansalaisfoorumi: Keskustelee integroidun johtamisjärjestelmän tavoitteista. Osallistuu peruskartoitukseen (joka tarkistetaan kolmen vuoden välein) Työskentelee pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamisen eteen. Osallistuu toimintasuunnitelmien laatimiseen, toteuttamisen mittaamiseen ja seurantaan. (Onko toimenpiteet toteutettu? Mitkä ovat niiden tulokset? Tai indikaattorit?) Antaa palautetta sisäisen auditoinnin raportista. Keskustelee viestintään liittyvistä tavoitteista. vastaa integroidun johtamisjärjestelmän käyttöönotosta. Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

4 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän Ympäristöpolitiikka EMAS II:n 1. artiklassa todetaan, että ympäristöpolitiikan tehtävä on asettaa organisaation yleiset ympäristötavoitteet ja ympäristöä koskevat toimintatapaperiaatteet. Se täytyy sovittaa organisaation luonteeseen, laajuuteen ja sen aiheuttamiin ympäristövaikutuksiin. Siinä tulee tehdä selväksi, mitkä ympäristöjohtamisohjelman tarkoitus ja tavoitteet ovat, ja sen laatijoiden tulee velvoittaa itsensä seuraamaan ympäristölainsäädäntöä ja parantamaan jatkuvasti ympäristöön liittyvää suoriutumista. Ympäristötavoitteiden ja -ohjelman tavoin myös ympäristöpolitiikka täytyy tarkistaa säännöllisesti osana koko organisaation ympäristöarviointia (sisäistä auditointia), ja siihen on tarvittaessa tehtävä muutoksia. Tavoitteiden asettaminen ja strateginen ohjelma Painopisteiden ja tavoitteiden asettaminen ja toimenpiteiden suunnittelu tulevaisuuden kestävää kehitystä varten. Strategisessa ohjelmassa kuvataan pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteet ja ne toimenpiteet, joiden avulla kiireelliset ympäristöön tai kestävään kehitykseen liittyvät ongelmat ratkaistaan, jotta kestävään kehitykseen liittyvää toimintaa voitaisiin parantaa jatkuvasti, jotta voitaisiin toimia käytettävissä olevien luonnonvarojen ja sosiaalisten resurssien asettamissa rajoissa ja jotta eri ympäristönäkökohtien väliset yhteydet voitaisiin osoittaa. Strategisessa ohjelmassa esitetään kunnianhimoinen, mutta kuitenkin realistinen yhteinen visio, jotta sosiaalisen hyvinvoinnin ja taloudellisen kehityksen intressit pysyisivät tasapainossa ja luonnonvarojen käyttö suunniteltaisiin huolellisesti ja se olisi vastuullista. Painopisteiden asettamisen tulisi perustua peruskartoitukseen ja paikalliseen kestävään kehitykseen liittyvien vahvuuksien, heikkouksien, uhkien ja mahdollisuuksien arviointiin. Sen tulisi perustua myös integraatioon ja osallistumiseen, sillä sen pohjalta rakennetaan myöhemmin toteutukseen liittyviä kumppanuuksia. Painopisteiden tulisi keskittyä sellaisiin paikallispoliittisiin seikkoihin, joilla on suurin vaikutus ympäristöön ja kestävään kehitykseen (= strategisen ohjelman tavoitteet). Jotta strateginen ohjelma voitaisiin toteuttaa, on luotava sellainen toimintasuunnitelma, jossa esitetään konkreettisia toimenpiteitä kaikille keskeisille kestävän kehityksen näkökohdille. Sisältöä koskevat Ohjelmassa kuvataan pitkän (10 15 vuotta) ja lyhyen (3 5 vuotta) aikavälin SMART-tavoitteet ja toimenpiteet. Tavoitteet asetetaan peruskartoituksen tulosten pohjalta. Tavoitteiden asettamisessa keskitytään sellaisiin paikallispoliittisiin seikkoihin, joilla on suurin vaikutus ympäristöön ja kestävään kehitykseen. Ohjelman on katettava keskeiset, tavoitteisiin liittyvät indikaattorit. Se sisältää toimintasuunnitelman tai -suunnitelmat (työsuunnitelma strategisen ohjelman toteuttamista varten erityisesti lyhyen aikavälin tavoitteiden näkökulmasta). Siinä määritellään seurantamekanismit. Prosessia koskevat Sidosryhmät otetaan mukaan ainakin tavoitteiden asettamisprosessiin. Valtuusto hyväksyy strategisen ohjelman. Jos Aalborgin sitoumuksia (AS) käytetään: Strateginen ohjelma on toimitettava sitoumusten sihteeristölle viimeistään 24 kuukauden kuluttua sitoumusten hyväksymisestä. Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

5 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän Ympäristöohjelma Ohjelmassa kuvataan päämäärät ja tavoitteet ja kerrotaan, miten ne aiotaan saavuttaa. Ympäristöohjelma toteutetaan vaiheittain ja edistymistä seurataan säännöllisesti sisäisten ympäristöauditointien avulla. Strateginen ohjelma ja toimintasuunnitelma Hyväksytty toimintasuunnitelma toimii strategisen ohjelman toteuttamisen perustana. Yhdessä sovitut päämäärät ja tavoitteet on jaettava konkreettisiksi toimenpiteiksi ja hankkeiksi, jotka toimintaan osallistuvat osastot ja sidosryhmät toteuttavat. Joidenkin toimenpiteiden toteuttaminen edellyttää sidosryhmien osallistumista. Tämä edellyttää kattavia ja virallisia sopimuksia sidosryhmien kanssa. Sidosryhmien toteuttamia toimenpiteitä tulisi kuvailla samalla tavoin kuin kunnallisten osastojen tekemiä toimenpiteitä. Konkreettiset toimenpiteet saattavat tarkoittaa myös henkilöstön kouluttamista tietyissä asioissa ja/tai uuteen lainsäädäntöön liittyen. Lisätietoja henkilökunnan kouluttamisesta esimerkiksi koulutusvastuusta ja koulutustarpeiden analysoimisesta on organisaatiorakennetta käsittelevissä ohjeissa. Toimintasuunnitelma Sisältöä koskevat Suunnitelma perustuu strategisen ohjelman päämääriin ja tavoitteisiin. Toimenpiteiden tulee liittyä tavoitteisiin. Konkreettiset toimenpiteet ja hankkeet kuvataan seuraavasti: - Mitä pitää tehdä? (Otsikko ja lyhyt kuvaus toimenpiteestä.) - Kuka toimii vastuuhenkilönä? (Nimi, osasto tai sidosryhmä ja yhteystiedot.) - Kuka tukee toteuttamista ja miten? (Nimi, osasto ja yhteystiedot.) - Mihin ajankohtaan mennessä toimenpiteet on suoritettava? (Aikataulu ja toteutuspäivämäärä.) - Mitä henkilöstöresursseja ja taloudellisia resursseja toimenpiteille määritellään? (Henkilökunta ja budjetti.) - Toimenpiteen onnistumisen arvioinnille asetetaan indikaattorit. - Tiedottaminen yleisölle: Kenelle tiedotetaan? Mitä välineitä käytetään? Millä aikataululla? Onko käytössä ekologisia hankintamenettelyjä paikallishallinnon tarjouspyyntöjen tai hankintojen varalta? (Kyllä/ei/vireillä.) Prosessia koskevat Toimenpiteet toteuttavat tahot tulee ottaa mukaan ja/tai heitä on kuultava. Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

6 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän Sisäinen auditointi On arvioitava erityisesti käytössä olevaa johtamisjärjestelmää ja sen suhdetta organisaation käytäntöihin ja toimintaohjelmaan sekä soveltuvien ympäristösäädösten noudattamista. EMAS edellyttää käytäntöjen luomista. Sisäisessä auditoinnissa korostetaan seuraavia asioita: Arvioidaan, ovatko ympäristöön suoraan ja epäsuorasti liittyvät seikat ja niiden arviointi ajan tasalla. Arvioidaan, onko ympäristöpolitiikka ajan tasalla. Vertaillaan nykytilannetta ympäristöohjelman tavoitteiden toteutumiseen. Vertaillaan nykytilannetta ja etenemistä tavoitteiden avulla kohti ympäristöä koskevia päämääriä. Tarkistetaan, ovatko ympäristöön liittyvät lait ja säädökset muuttuneet ja noudatetaanko niitä. Tarkistetaan ympäristöjohtamisjärjestelmän toiminnot (organisaatio, dokumentointi, sisäinen ja yleinen ulkoinen viestintä sekä prosessit). Tarkistetaan henkilöstön koulutussuunnitelma ja sen noudattaminen. Sisäisen auditoinnin tekevät ympäristöjohtamisjärjestelmän koordinaattori ja joko ulkoinen tai joltakin sellaiselta osastolta tuleva auditoija, joka ei ole suoraan mukana ympäristöjohtamisjärjestelmässä. Auditoinnin tuloksia arvioidaan ja ne esitellään valtuustolle tai kaupunginjohtajalle auditointiraportin Arviointi ja raportointi Sisäinen auditointi Vuosittainen prosessi sisäiselle valvonnalle ja korjaaville toimenpiteille, jotta voitaisiin arvioida, toimiiko johtamisjärjestelmä ja toteutuuko strateginen suunnitelma. Toteutus ja seuranta Sisältöä koskevat Järjestelmän käyttöä ja toimenpiteiden edistymistä arvioidaan vuosittain toistuvan sisäisen prosessin avulla. Prosessiin tulee kuulua sisäistä auditointia varten määritellyt käytännöt tai tarkistuslista sekä varasuunnitelma siltä varalta, ettei lainsäädännöllisiä vaatimuksia täytettäisikään. Vuosittaisessa seurantaraportissa kuvaillaan seurantaohjelmassa määriteltyjen metodien ja käytäntöjen toteutettujen seurantatoimien tuloksia. Prosessia koskevat Sisäisen auditoinnin tekevät integroidun johtamisjärjestelmän koordinaattori ja sellainen auditoija, joka ei ole suoraan mukana integroidussa johtamisjärjestelmässä. Sidosryhmille tarjotaan mahdollisuus antaa palautetta ja arvioida prosessia. Valtuusto hyväksyy sisäisen auditoinnin ja sidosryhmien antaman palautteen. Valtuusto hyväksyy seurantaraportin ja sidosryhmien antaman palautteen. Sisältöä koskevat Tärkeiden indikaattorien käyttö peruskartoituksessa, strategisessa ohjelmassa, toimintasuunnitelmassa, sisäisessä auditoinnissa, seurantaraportissa ja kestävän kehityksen raportissa, jotta onnistumista voitaisiin seurata ja mitata (= jatkuva parantaminen). Seurantaohjelman määrittely (kuka, mitä, milloin jne.), jotta voitaisiin seurata sekä prosessin etenemistä (toimintasuunnitelman, sääntöjen yms. noudattaminen) että sen onnistumista (tavoitteita kohti eteneminen). Seurannan tulokset sisällytetään kestävän kehityksen raporttiin. Prosessia koskevat Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

7 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän muodossa, ja raporttiin lisätään parannuksia koskevia suosituksia. Korjaavista toimenpiteistä sovitaan ja ne lisätään raporttiin. Vuosittainen seuranta seurantaraportin avulla. Keskeisille sidosryhmille annetaan mahdollisuus antaa palautetta seurantaraportista. Valtuusto hyväksyy seurantaraportin ja sidosryhmien antaman palautteen. Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

8 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Viestintä ja dokumentointi EMAS edellyttää, että käytetyt menettelytavat takaavat toimivan sisäisen viestinnän johtamisjärjestelmässä mukana olevien osastojen välillä. Sisäisen viestinnän lisäksi myös hallinnon ulkopuolisille tahoille viestiminen on EMASissa tärkeää. Viestintä ja osallistuminen Integroidun johtamisjärjestelmän Sisältöä koskevat Sisältää sidosryhmäanalyysin pohjalta luodun (peruskartoituksessa kehitetyn) viestintä- ja osallistumissuunnitelman ja julkiset säännöt sidosryhmien osallistumiselle. Sisältää sisäisen viestinnän suunnitelman, jossa määritellään säännöt, käytännöt ja tuotokset (esimerkiksi kapasiteetin kasvattamista koskeva ohjelma). Vaalikauden aikana julkaistaan vähintään yksi kestävän kehityksen raportti. Dokumentoi kaikki integroidun johtamisjärjestelmän sisäistä ja ulkoista viestintää koskevat osat (sidosryhmien osallistumista koskevat säännöt, prosessit jne.). EMAS-opas Ympäristöjohtamisjärjestelmän opas julkaistaan joko Prosessia koskevat Viestintää ja osallistumista koskeva suunnitelma - Sidosryhmien osallistuminen integroidun johtamisjärjestelmän laajuuden ja sopivassa muodossa kaikissa integroidun johtamisjärjestelmän tärkeimmissä vaiheissa (vähimmäisvaatimuksena on sidosryhmien osallistuminen tavoitteiden asettamisprosessiin). - Sidosryhmille annetaan mahdollisuus antaa palautetta ja lisäksi on kuvailtava, millä tavoin palaute on otettu huomioon. - Osallistumisprosessi dokumentoidaan ja sitä arvioidaan säännöllisesti. Sisäisen viestinnän suunnitelma - Henkilöstölle tiedotetaan säännöllisesti johtamisjärjestelmästä. - Henkilöstölle annetaan mahdollisuus antaa palautetta. Valtuusto allekirjoittaa kestävän kehityksen raportin. Sisäistä ja ulkoista viestintää varten luodaan yksi paikka, mistä sidosryhmät ja henkilöstö voivat löytää kaikki olennaiset asiakirjat. Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

9 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen painettuna tai sähköisessä muodossa ja se tuodaan koko henkilöstön saataville. Se toimii ympäristötodentajalle todisteena siitä, että kaikkiin EMAS-säädösten vaatimuksiin on reagoitu, eli se on tärkeä todennustyökalu. EM-edustaja vastaa oppaan päivittämisestä. Integroidun johtamisjärjestelmän Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

10 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän Hyväksyntä EMAS edellyttää, että arvioinnin tekee itsenäinen, sertifioitu ympäristötodentaja. Ympäristötodentaja vahvistaa ympäristöraportin ja varmistaa, että sen sisältämät tiedot ovat oikein ja luotettavia. Ympäristötodentaja päättää, onko paikan päällä tarpeen suorittaa uudelleenarviointi vuoden tai kolmen vuoden välein (päätös tehdään henkilöstön määrän ja organisaation aiheuttamien ympäristövaikutusten perusteella). Uutta: Sellaiset julkiset elimet, joiden alueella on alle asukasta tai joiden henkilöstömäärä on alle 250, voivat järjestää hyväksynnän joka neljäs vuosi. Ympäristötodentajan tekemään hyväksyntään kuuluu kaksi vaihetta: asiakirjojen arviointi ja vierailu paikan päällä. Jos kaupunki saa EMAS-hyväksynnän eli jos ympäristötodentaja hyväksyy ympäristöraportin, organisaatio voi jättää kyseisen osaston EMAS-rekisteriin lisäämistä koskevan hakemuksen. Uudelleenhyväksyntä noudattaa samaa kaavaa., mutta ympäristörap orttia ei tarvitse julkaista ja henkilöstön ei tarvitse osallistua. Hyväksyntä Ulkopuolisen tahon näkemys integroidusta johtamisprosessista ja sen tuloksista (MUE-25:n ) verrattuina kansainvälisiin standardeihin (EMAS ja ISO 14001). Hyväksyntää koskevat vaatimukset Valtuusto hyväksyy strategisen ohjelman ja kaupunginjohtaja allekirjoittaa sen. Prosessi dokumentoidaan. Valtuusto hyväksyy sisäisen auditoijan (esimerkiksi vertaisarvioijan) allekirjoittaman sisäisen auditoinnin raportin (tarkistetun strategisen ohjelman ). Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

11 EMAS-asetus ISO Integroitu johtaminen Integroidun johtamisjärjestelmän Ympäristöraportti Raportti laaditaan avoimuuden ja johtamisprosessin uskottavuuden varmistamiseksi ja tulosten parantamiseksi. Se on julkinen asiakirja ja se päivitetään vähintään kerran kolmessa vuodessa (uudelleenhyväksynnän jälkeen). Uutta: Vahvistettu ympäristöraportointi. Ympäristönsuojelun tasoa koskeva raportointi keskeisten suoriutumisindikaattorien avulla on pakollista EMAS-rekisteröidyissä organisaatioissa. Indikaattorit määritellään seuraaville ympäristöasioille: energiatehokkuus, materiaalien ja resurssien tehokkuus, jätteet, päästöt, luonnon monimuotoisuus ja/tai maankäyttö. Ympäristöraportissa tulee olla seuraavat osat: Johdanto, jonka kirjoittaa korkein johtohenkilö eli kaupunginjohtaja. Lyhyt kuvaus organisaatiosta ja sen toimista sekä arvio toimien merkityksestä ympäristön kannalta. Laadullinen ja perustilastoja hyödyntävä kuvaus ympäristön nykytilanteesta. Ympäristöpolitiikka. Ympäristöohjelma, sen tavoitteet ja niihin liittyvät toimenpiteet. Johtamisrakenteen kuvaus, jossa nimetään EM-edustaja, ympäristötyöryhmä ja ulkoisesta viestinnästä vastaava henkilö. Julkista ympäristörap orttia ei vaadita. Arviointi ja raportointi Kestävän kehityksen raportti Sisältöä koskevat Vaalikauden aikana julkaistaan vähintään yksi kestävän kehityksen raportti, ja raportista tulee käydä ilmi seuraavat seikat: - Valtuuston päätös integroidun johtamisjärjestelmän käytöstä sekä sille varatut resurssit. - Organisaatiorakenne ja ulkoisesta viestinnästä vastaavan henkilön yhteystiedot. - Paikallishallinnon kestävän kehityksen periaatteet ja strategisen ohjelman tavoitteet. - Keskeiset toimenpiteet strategisen ohjelman tavoitteiden toteuttamiseksi. - Keskeisimmät tulokset, jotka kuvataan seurantaraportissa. - Tehtävistä suoriutumisen taso. Raportissa dokumentoidaan kaikki integroidun johtamisjärjestelmän keskeisimmät osat (organisaatiorakenne, järjestelmän arviointimekanismit jne.). Prosessia koskevat Valtuusto allekirjoittaa kestävän kehityksen raportin. Sisäistä ja ulkoista viestintää varten luodaan yksi paikka, mistä sidosryhmät ja henkilöstö voivat löytää kaikki olennaiset asiakirjat (ks. myös kohta Viestintä ja osallistuminen). Integroitu johtamisjärjestelmä ja EMAS III / ISO elokuu

12 12