Yhtymähallitus 22 02.03.2011 Yhtymähallitus 41 13.04.2011 Yhtymähallitus 85 08.06.2011 Yhteiskäyttöautojen hankinta/ajoneuvojen huoltoleasingpalvelu YhtHall 22 2.3.2011 Johtotiimi 6.9.2010 Hallintojohtaja Mirja Klasila puh: 050-3602494 ja hankintapäällikkö Jouni Piri puh: 0400-380 104. Oulunkaari on harkitsemassa omien tai leasing-autojen hankintakilpailutuksen järjestämistä ja samalla on esitetty jäsenkunnille mahdollisuutta lähteä yhteiskilpailutukseen. Kainuun maakunta (myös Vaalan kunta) on käyttänyt jonkin aikaan ns. virka-autoja. Kainuun maakunta on luvannut järjestää asiasta esittelyn ma 20.9. Esityslistan liitteenä on laskelma matkakustannuksista kunnittain tammi-kesäkuulta 2010. Johtotiimi keskustelee yhteiskilpailutuksesta ja linjaa jatkotoimenpiteet. Merkittiin tiedoksi ja esittelyn perusteella aloitetaan kilpailutuksen valmistelu. Johtotiimi 8.10.2010 Kainuun maakunnan yhteiskäyttöautoasiaan tutustuivat 20.9.2010 Liisa Virkkunen, Iin kunta Seija Turpeinen, Pudasjärven kaupunki Juha Torvinen, Vaalan kunta Anu Vuorinen, Oulunkaari Jouni Piri, Oulunkaari Mirja Klasila, Oulunkaari Vierailusta laadittiin muistio, joka on esityslistan liitteenä. Asiaan liittyen on pidetty 24.9.2010 Pudasjärven Oman auton käyttö-palaveri ja 30.9.2010 hallintotiimin yhteiskäyttöautopalaveri. Vierailun antina ja palaverien tuloksena on noussut tarve kilpailuttaa sekä leasing että yhteiskäyttöautot.
Palkanlaskennan järjestelmistä on raportoitu matkakilometrejä tammi-elokuulta 2010 ja sen perusteella on tehty arvio koko vuoden ajetuista kilometreistä. Kunta Arvio km, 2010 Kustannus 0,45 /kk Käytetty työaika, h Käytetty työaika, htpv Käytetty työaika, htv Ii 275 000 123 750 3 430 457 2,14 Pudasjärvi 518 200 233 190 6 477 864 4,04 Utajärvi 92 900 41 800 1 161 155 0,72 Oulunkaari 1 233 000 554 800 15 410 2 054 9,60 Yhteensä 2 119 100 953 540 26 488 3 532 16,50 Kainuu on päässyt leasing- ja yhteiskäyttöautoilla kustannuksissa 0,30 /kk. Jos Oulunkaari ja jäsenkunnat pääsisivät samaan, syntyisi n. 320.000 euron vuosittaiset säästöt. Leasing- ja yhteiskäyttöautojen käytön lisäksi tulee hyödyntää videoneuvotteluyhteyksiä. Kustannusero 0,45 -> 0,30 =0,15 /km 41 250 Ii 77 730 Pudasjärvi 13 935 Utajärvi 184 950 Oulunkaari 317 865 Yhteensä Johtotiimi merkitsee selvityksen tiedoksi ja päättää käynnistää yhteiskäyttöautojen kilpailutuksen yhteistyössä jäsenkuntien ja kuntayhtymän kanssa. Merkittiin tiedoksi ja hyväksyttiin kilpailutuksen käynnistäminen ja kunnat ilmoittavat ovatko mukana yhteiskilpailutuksessa. Johtotiimi 19.1.2011 Oulunkaari on kilpailuttamassa yhteiskäyttöautot ja kunnilta toivotaan ilmoittautumista ovatko mukana yhteiskilpailutuksessa. Hyväksyttiin, että Oulunkaari toimii kilpailuttajana ja kunnista Pudasjärvi on mukana ja muut kunnan (Ii, Utajärvi ja Simo) optiona. Johtotiimi 23.2.2011 Oulunkaaren kuntayhtymässä on keskusteltu mahdollisuutta siirtyä työntekijöiden henkilökohtaisten autojen käytöstä vuokrattaviin ns. huoltoleasingautoihin. Kokemuksia vuokra-auton käytöstä on käyty saatu Kainuusta, jossa on tällä hetkellä käytössä n. 160 autoa. Saatujen tietojen mukaan huoltoleasingautojen käyttö on ollut edullisempaa, verrattuna työntekijöille oman auton käytöstä
maksettuihin matkakorvauksiin. Vuonna 2010 on Oulunkaaren kuntayhtymä maksanut matkakorvauksia n. 1,3 milj. kilometrin edestä. Eniten matkakorvauksia on maksettu kotihoidon työntekijöille, joiden osuus kokonaismäärästä on lähes puolet. Alustavasti Oulunkaaren kuntayhtymän alueella on arvioitu tarvitsevan n. 15 henkilöautoa. Määrässä ei ole mukana peruskuntien osuutta. Laskelmien mukaan vuokra-auton merkistä, varustuksesta sekä vuosittain ajettavasta määrästä riippuen säästöjä on mahdollista saada 15.000 50.000 /vuosi. Vuokra-autojen käyttöönotto edellyttää tarkempaa etukäteissuunnittelua sekä järjestelmän prosessointia. Samalla on luotava toimintatavat ja säännöt vuokra-auton käyttöön. KL Kuntahankinnat Oy on kilpailuttanut syksyllä 2010 henkilö- ja pakettiautojen palvelun. Sopimuskausi on neljä (4) vuotta. Kilpailutuksen kohteena oli henkilö- ja pakettiautot ja niihin liittyvät palvelut. Toimitukset tuli saada koko Suomen alueelle. Kilpailutuksessa huomioitiin mm. henkilautojen ympäristötekijät CO2-päästöjen osalta. Kilpailutuksessa tarjottiin kahta vaihtoehtoista toimintatapaa: autopalvelu (huoltoleasing) ja osto. Autopalvelun sopimuskumppaniksi valittiin LeasePlan Finland Oy. Valintaperusteet: Saatavana kaikki henkilö- ja pakettiautomerkit ja mallit, kustannustehokkaimpia malleja asiakkaantarpeisiin Palvelutaso räätälöitävissä asiakkaan tarpeita vastaavaksi(rengassäilytys, tiepalvelu jne.) Suuremmille asiakkaille mahdollisuus avoimeen huoltoleasingiin, jossa toimittaja kantaa riskit, mutta mahdolliset tuotot jaetaan toimittajan ja asiakkaan kesken Lisäpalvelut (mm. hallinnointi, konsultointi, CO2-raportointi) Hintojen kehitys sopimuskaudella, sidottu yleiseen kustannuskehitykseen Oulunkaaren kuntayhtymällä ja Oulunkaaren peruskunnilla on mahdollista liittyvä KL Kuntahankinnat Oy sopimukseen 2.9.2010, KLKH152010. Liittyminen edellyttää erillisen sopimuksen tekemistä KL Kuntahankinnat Oy:n kanssa. KL Kuntahankinnat Oy:n sopimuksen jälkeen Oulunkaaren kuntayhtymällä ja peruskunnilla on mahdollista tehdä oma runkosopimus LeasePlan Finland Oy:n kanssa. LeasePlan Finland Oy:llä on kahdenlaista sopimusta. SharePlan, joka on tarkoitettu määrältään suuriin huoltoleasing sopimuksiin ja ComfortPlan määrältään pieniin automääriin. Arvioidulle 15 auton määrälle LeasePlan Finland Oy tarjoaa Oulunkaarelle, ComfortPlan sopimusta. Sama sopimusta käytetään myös peruskuntien hankinnoissa. Runkosopimuksella Oulunkaaren kuntayhtymä ja peruskunnat keskittävät autokanan rahoituksen ja hallinnoinnin LeasePlanille, vuokraamalla LeasePlanilta ajoneuvoja erillisillä sopimuksilla. Hinnoittelu perustuu LeasePlanin ja KL-Kuntahankinta Oy:n välillä solmittuun puitesopimukseen ja kattaa ajoneuvojen vuokrakustannukset, sijaisautopalvelun, rengassäilön sekä hinauspalvelun. Asiakkaan muista palveluista ja hinnoista sovitaan erikseen runkosopimuksessa. Sopimuksen mukaan asiakas ilmoittaa tarjousta pyytäessään halutun ajoneuvon merkin, mallin, varusteet, sopimuskauden, arvioidut ajokilometrit, sekä mahdolliset muut tilaamansa palvelut ja pyytää LeasePlanilta ajoneuvokohtaisen tarjouksen. Sitova sopimus syntyy asiakkaan allekirjoittaessa LeasePlanin toimittaman
huoltoleasingtarjouksen tai muun vastaavan sitovan asiakirjan. Kuukausimaksun lisäksi asiakas vastaa ajoneuvon polttoainekuluista, vakuutuksista, ajoneuvoverosta ja pesuista. Oulunkaaren kuntayhtymä on siirtymässä työntekijöiden henkilökohtaisten autojen käytöstä vuokrattaviin ns. huoltoleasingautoihin. Kokemuksia vuokra-auton käytöstä on käyty saatu Kainuusta, jossa on tällä hetkellä käytössä n. 160 autoa. Saatujen tietojen mukaan huoltoleasingautojen käyttö on ollut huomattavasti edullisempaa, verrattuna työntekijöille oman auton käytöstä maksettuihin matkakorvauksiin. Vaalan kunta on jo mukana yhteiskäyttöautotoiminnassa. Kuntayhtymän johtaja on nimennyt henkilöt työryhmään valmistelemaan esitystä autojen määrästä ja malleista. Esityksen tulisi olla valmiina vko:lla 12 yhtymähallituksen kokoukseen 23.3.2011 Autotyöryhmä: Jouni Piri, puheenjohtaja Aila Rahkola Tuula A Tolkkinen Anne Kaattari Pirjo Marttala Ritva Väisänen Satu Palovaara Anne Leppälä-Hast, sihteeri Oulunkaaren kuntayhtymä on maksanut v. 2010 oman auton käytöstä 1.362.972 km ja 592 994,30. Johtotiimi keskustelee esitetystä palvelusta ja linjaa jatkotoimenpiteet kuntien kannalta. Oulunkaari jatkaa asian valmistelua ja se viedään 2.3.2011 hallituksen käsittelyyn. Yhtymähallitus 2.3.2011 Myyntipäällikkö Mikke Biströmm LeasePlan Finland Oy:stä tulee esittelemään huoltoleasingpalveluja. Yhtymähallitus merkitsee esittelyn tiedoksi ja lähettää sen jatkovalmisteluun. Sopimukset tuodaan hallituksen käsiteltäväksi 23.3.2011. Merkittiin, että myyntipäällikkö Mikke Biström ja asiakkuuspäällikkö Tiina Märijärvi LeasePlan Finland Oy:stä sekä hankintapäällikkö Jouni Piri olivat asiantuntijoina paikalla tämän asian käsittelyn aikana.
YhtHall 41 13.4.2011 Johtotiimi 6.4.2011 Työryhmä on valmistellut yhteiskäyttöautojen määrän kartoitusta, automalleja sekä käyttöönottoa. Kuntayhtymän tarve on n. 17 autoa. Yhtymähallitus sai tilannekatsauksen yhteiskäyttöautojen hankinnasta 23.3.2011 kokouksessaan. Kuntayhtymä tekee yhteiskäyttöautojen käyttöönottamiseksi seuraavat sopimukset: KL Kuntahankinnat Oy:n Sitoutumus henkilö- ja pakettiautojen yhteishankintaan liittymisestä liitteineen Liite 1 KL-Kuntahankinnat Oy:n yleiset ehdot yhteishankinnoissa (YSE) Liite 2 Vastuunjakotaulukko LeasePlan Finland Oy runkosopimus (Comfort Plan-sopimus) ja sen liitteet: Liite 1 Kuntatakaus Liite 2 Liite omistusautojen tai kolmannen osapuolen leasingautojen hallinnoimiseksi Esityslistan liitteenä ovat sopimusluonnokset. Kuntayhtymän jäsenkunnilla on mahdollisuus liittyä ko. sopimuksiin. Sopimukset ovat yhtymähallituksen päätöksenteossa 13.4.2011. Johtotiimi keskustelee kuntiensa liittymisestä ko. sopimuksiin ja linjaa jatkotoimenpiteet. Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi. Oulunkaaren sopimukset käsitellään yhtymähallituksessa 13.4.2011. Yhtymähallitus 13.4.2011 Esityslistan liitteenä ovat sopimusluonnokset. Kuntayhtymän jäsenkunnilla on mahdollisuus liittyä ko. sopimuksiin. 1. Yhtymähallitus hyväksyy sitoutumisen KL Kuntahankinnat Oy:n henkilö- ja pakettiautojen yhteishankintaan liittymisestä. 2. Yhtymähallitus hyväksyy LeasePlan Finland Oy runkosopimuksen (Comfort Plan-sopimus) liitteineen. Liitteet sitoumus ja runkosopimus nro 4 ja 5.
YhtHall 85 8.6.2011 Johtotiimi 1.6.2011 Valmistelija: hankintapäällikkö Jouni Piri puh: 0400-380 104. Oulunkaaren yhtymähallitus on kokouksessaan 13.4.2011 hyväksynyt sitoutumisen KL Kuntahankinnat Oy:n henkilö- ja pakettiautojen yhteishankintaan liittymisestä. Yhtymähallitus hyväksyi samassa kokouksessa myös LeasePlan Finland Oy runkosopimuksen (ComfortPlan-sopimus) ajoneuvojen vuokraamiseen. Autojen hankintaa varten perustettu autotyöryhmän on kartoittanut eri alueiden autojen tarpeet sekä käynyt koeajamassa ja tutustunut autojen ominaisuuksiin. Tehdyssä tarvekartoituksessa on huomioitu autojen yhteiskäyttö ja vuodessa ajattavat kilometrit. Tavoitteena on, että hankittavilla autoilla ajetaan vuodessa vähintään 20.000 km. Kartoituksen mukaan autojen kokonaismäärä on 25 autoa. Pääosin autot menevät kotipalvelun ja kotiterveyspalvelun käyttöön, mutta tarvekartoituksessa on huomioitu myös autojen virkakäyttö sekä työ- ja päivätoiminnan kuljetukset. Autojen hankinta jaetaan kahteen hankintavaiheeseen siten, että ensimmäisessä hankintaerässä autoja hankitaan 15 kpl ja toisen erän hankintaa jäävien 10 auton osalta tehdään hankintapäätös myöhemmin. Ensimmäisessä erässä hankittavat autot sijoittuisivat siten, että kaksi (2) autoa tulee Iin ja Pudasjärven alueelle virkakäyttöön, Ii ja Kuivaniemen kotipalvelun käyttöön tulisi kaksi (2) autoa, Pudasjärven alueelle kotihoitoon ja kotisairaanhoitoon seitsemän (7) autoa ja Utajärvi Vaala alueelle neljä (4) autoa, jotka tulevat kotihoitoon sekä ateria- ja osittain työja päivätoiminnan henkilökuljetukseen. Ajoneuvoihin on suunniteltu asennettavan GPS paikannuslaitteet, jotka sisältävät sähköisen ajopäiväkirjan sekä navigointijärjestelmän. Hallintalaitteiden hankinnassa on neuvoteltu yhteishankintaa OSEKK ja Kainuun maakunnan kanssa. Asennettavat laitteet ovat autoihin jälkiasennettavia lisävarusteita. Hankittavista autoista on pyydetty tarjoukset LeasePlan Finland Oy:ltä 36 ja 48 kk vuokrakaudelle. Vuokrahinta sisältää ajoneuvon leasing vuokran, sijaisauton, rengassäilön ja ajoneuvoveron. Hankintaa voidaan liittää myös ajoneuvon polttoainetankkaukset, pesut ja vakuutukset. Tarjouksessa on arvioitu autoilla ajettavan vuotuisen kilometrimärän sekä hinnan yli menevästä matkasta sekä arvion alittavasta matkasta. Saaduista tarjouksista on tehty tarjousvertailu. Ajoneuvojen käyttösäännöstö sekä muu ohjeistus laaditaan ennen autojen käyttöönottoa. Päätösesitys annetaan kokouksessa. Kokouksessa annettu esitys (kyj):
Hyväksytään ensimmäisen vaiheen autohan kintaesitys 48 kk:n huoltoleasingllä LeasePlan Finland Oy:ltä 3 kpl Toyota Yaris 10 kpl Nissan Juke 2 kpl Volkswagen Caddy Kombi ja asia viedään hallitukselle käsiteltäväksi. Yhtymähallitus 8.6.2011 Esityslistan liitteenä on tarjousvertailu huoltoleasing autoista ja huoltoleasing autojen toimenpide-esitys. Hyväksytään ensimmäisen vaiheen autohankintaesitys 48 kk:n huoltoleasingillä LeasePlan Finland Oy:ltä 3 kpl Toyota Yaris 10 kpl Nissan Juke 2 kpl Volkswagen Caddy Kombi Ajoneuvojen käyttösäännöstö sekä muu ohjeistus laaditaan ennen autojen käyttöönottoa. Liitteet nro 2 ja 3. Merkittiin, että hankintapäällikkö Jouni Piri oli asiantuntijana paikalla tämän asian käsittelyn aikana.