LUC Tietohallinto & Kokonaisarkkitehtuuri IT2010 Joensuu 12-13 Lokakuuta 2010 Kauko Karppinen
ASIALISTA Lapin Korkeakoulukonserni (LUC) Konsernin tietohallinnon kehitys Kokonaisarkkitehtuuri - pilotti LUC = Lapland University Consortium
Lapin Korkeakoulukonserni
LAPIN KORKEAKOULUKONSERNI TAVOITE Laatu ja vaikuttavuus Korkeakoulukonserni yhdistää kolmen korkeakoulun koulutus-, tutkimus-, kulttuuri- sekä muu osaamisen Lappia, Suomea ja globaalia maailmaa palvelevaksi korkeatasoiseksi ja vaikuttavaksi kokonaisuudeksi. Jatkuvuus Tornio Keminlaakson Koulutuskuntayhtymä (LAPPIA) Kemi Tornio AMK Lapin Yliopisto Rovaniemen Koulutuskuntayhtymä (RKK) Rovaniemen AMK Korkeakoulukonserni varmistaa yliopisto- ja ammattikorkeakoulutasoisen koulutuksen, tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tulevaisuuden Lapissa.
LAPIN KORKEAKOULUKONSERNI ORGANISOITUMINEN
Tukipalvelukeskus LAY LAPPIA KTAMK AO RKK RAMK LAO LUC OPI TKI Palvelukeskus = Osuuskunta (juridinen henkilö) Aloittaa vuoden 2011 aikana Palvelu Alue Alue Palvelu Alue Palvelu Alue Alue Palvelu Alue Palvelu Palvelu Alue Palvelu Alue Palvelu Avoin Kieli Opiskelija palvelut IT - palvelut Palvelu Alue (HKI) (Talous) Viestintä (osa viestintää) KV - Asiat Hanke - Rahoituspalvelualue Konserniyhteinen tietohallinto Aloittaa 1.1.2012 Yhteiset palvelut, työtavat/palvelualue Toiminnan & tietojärjestelmien kehitys vastuu
Konsernin tietohallinnon kehitys ja toteutus
Vaiheistettu kehityspolku 2010 2009 2010 2011 Palvelukeskus
Toteutus - projektit 2010 Kokonaisarkkitehtuurityö Johdon tietotuki Yhteistyön edistys Palveluohjeistus Muutosten hallinta Projektityötavat Kokonaisarkkitehtuurityö Johdon tietotuki Yhteistyön edistys Palveluohjeistus Vakiinnuttaa KA - toimintamalli T Y Ö M E N E T E L M I Ä 2009 Palvelukeskus, (toimittaa myös toiselle asteelle) 2010 2011 Käyttösäännöt Käyttösäännöt Puhepalvelut Service Desk Työasemapalvelut Käyttäjähallinta Tietoverkkopalvelut Puhepalvelut Service Desk Työasemapalvelut Käyttäjähallinta Tietoverkkopalvelut 450 euroa Iso muutos Työpanos + Laitteita I T P A L V E L U J A Konesali Konesali
KOKOA Pilotti
Työryhmä Työryhmäresurssit 6 henkilöä Tutkimus, Kehitys ja Innovaatio verkosto-organisaatiosta (kaksi johtajaa) TH päälliköt mukana osittain Substanssista päälliköitä mukana osittain Konsernin tietohallintoresurssi vetänyt ja koordinoinut Työpanos 400 tuntia
PILOTIN KEHITYSKOHDE Tavoite Oppia ja käyttöönottaa arkkitehtuuri työmenetelmää Valitse kehityskohde missä KA menetelmää hyödynnetään Kehityskohde TKI johto ei tyytyväinen raportointiin Kehitä toimintaa Kehitä järjestelmää Lay, RAMK, KTAMK Palvelut Prosessit Sovellus Sovellus Sovellus Kehitä parempi yhtenäinen raportti konsernin & TKI - johdolle
Tuloksia Strategia Vaatimukset & Tavoitteet Palvelut Punaisen langan löytö! Ehdotuksia miten kehittää järjestelmiä! Tiedot Roolit Prosessit Käsitteistö Työtehtävät Sidosryhmät Tietojärjestelmäpalvelut Prosessilista Tiedot Loogiset Tietovarannot Prosessit- Tiedot Loogiset tietojärjestelmät Ehdotuksia Miten kehittää työtä! Järjestelmättietovarannot Loogiset tietoärjestelmät- Prosessit Loogiset tietojärjestelmät Loogiset tietojärjestelmät
Esimerkki x-cel työsarasta (1) Vaatimukset ja tavoitteet KUKA haluaa ja mitä Vaatimuksen / tavoitteen kuvaus Prioriteetti Vaatimuksen esittäjän pääluokka Vaatimuksen alkuperä / esittäjä Vaatimuksen tyyppi Hyödyn saaja Vaatimuksen mittari Tiedon saatavuuden parantaminen Tiedon yhteismitallisuuden parantaminen Tiedon luotettavuuden parantaminen Tiedon reaaliaikaisuuden aikaansaaminen Välttämätön Välttämätön Välttämätön Välttämätön Konsernin hankehallinnon koordinaatioryhmä Konsernin hankehallinnon koordinaatioryhmä Konsernin hankehallinnon koordinaatioryhmä Konsernin hankehallinnon koordinaatioryhmä Korkeakoulujen operatiivinen johto Korkeakoulujen operatiivinen johto Korkeakoulujen operatiivinen johto Korkeakoulujen operatiivinen johto Toiminnallisuus Korkeakoulun projektitoimijat, korkeakoulujen ja konsernin johto Tiedon määrittely ja toiminnan Korkeakoulun projektitoimijat, korkeakoulujen ja konsernin johto Toiminnallisuus Korkeakoulun projektitoimijat, korkeakoulujen ja konsernin johto Toimintojen Korkeakoulun projektitoimijat, taajuus. korkeakoulujen ja konsernin johto Tietojärjestelmi en välisten tiedonvaihtojen varmistus. Johdolle toimitettavien mittarien toimitus voidaan mitallisesti tehdä lyhyemmällä aikataululla verrattuna työpajan käsitykseen 2009. Johdolle toimitettavien tietojen yhteismitallisuuus on parannettu verrattuna työpajan käsitykseen 2009. Johdolle toimitettavien tietojen luotettavuus on parannettu verrattuna työpajan käsitykseen 2009. Johdolle toimitettavien tietojen reaaliaikaisuus on parannettu verrattuna työpajan käsitykseen 2009.
Esimerkki x-cel työsarasta (2) Prosessit Prosessi <Prosessiluokka> <Prosessiryhmä> Konsernin innovaatiohankkeiden yhteenveto Substanssin resurssointi Hanke ja -rahoituspalvelualeen resurssointi MITÄ meidän tulisi kehittää Kuvaus Tavoitteet Omistaja Koostetyö sähköisen tulosteen tuottamiseen ja toimittamiseen Substanssin resurssit hankkeeseen paikallistetaan ja vastuut sovitaan Hanke ja -rahoituspalvelualeen resurssit hankkeeseen paikallistetaan ja vastuut sovitaan Yhteenveto raportti toimitetaan puolivuostittain Varmistaa tiedon ja raporttien tuottoon tarvittavat resurssit Varmistaa tiedon ja raporttien tuottoon tarvittavat resurssit Palvelukeskus Substanssin johto Hanke ja - rahoituspalvelualeen johto Projektin talouteen liittyvien tietojen tuotto Varmistaa tiedon saatavuus ja ajankohtaisuus Tiedon tuotto oikealla laadulla, sovitulla Hanke ja - hankeprojektien taloutta koskevista tiedoista tavalla, sovittuun aikaan. rahoituspalvelualeen johto Projektin sisällöllisten tietojen tuotto Varmistaa tiedon saatavuus ja ajankohtaisuus Tiedon tuotto oikealla laadulla, sovitulla Substanssin johto hankeprojektien sisällöllisistä tiedoista tavalla, sovittuun aikaan. Tiedon laadun varmistus ja sen saatavuus raportointiin Varmistaa tiedon saanti ja laatu Varmistus että tieto on tuotettu sovitulla tavalla Hanke ja - rahoituspalvelualeen johto Raportin tuottaminen Tuottaa raportti ja laatia sen muoto Tuottaa raportti siihen tilaan että se Hanke ja - voidaan käsitellä organisaatiossa halutulla rahoituspalvelualeen johto tavalla Raportin käsittely ja arviointi Arvioida raportin sisältö, esittää sisältöä, tiedottaa sisällöstä Oikeaa ja ajankohtaista tietoa johdolle Tutkimus- ja kehitysjohtaja
Esimerkki x-cel työsarasta (3) Roolit MITEN meidän tulisi tehdä, KUKA tekee Rooli Mihin palveluihin tai prosesseihin rooli liittyy Kuvaus Tehtävät ja vastuut <Rooliryhmä> <Rooli> projektipäällikkö hanketalousvastaava Tiedon laadun varmistus ja sen saatavuus raportointiin. Raportin tuottaminen. Projektin talouteen liittyvien tietojen tuotto Vastata tietojen laadun varmistuksesta. Vastata raportin tuottamisesta. Vastata raportteihin tarvittavien tietojen tuottamisesta ja saatavuudesta. Tarkasta että tieto on oikeaa ja ajankohtaista. Tuota raportti sovitussa muodossa ja sovitulla sisällöllä. Pyydä asiantuntijoita tarkistamaan sen sisältö. Toimita kehitysjohtajalle sovittuun aikaan. Varmista tiedon saatavuus, tuota tarvittava tieto sovitulla tavalla, sovittuun paikkaan ja sovitussa ajassa. Projektityötekijät Projektin sisällöllisten tietojen tuotto Vastata raportteihin tarvittavien tietojen tuottamisesta ja saatavuudesta. Varmista tiedon saatavuus, tuota tarvittava tieto sovitulla tavalla, sovittuun paikkaan ja sovitussa ajassa. Tutkimus- ja Kehitysjohtaja Hanke ja - rahoituspalvelualeen resurssointi. Raporttien käsittely ja arviointi Kehityspäällikkö, Substanssin resurssointi Koulutuspäällikkö, Toimialajohtajat, Dekaanit Vastata oman yksikön resurssoinnista hankkeisiin. Vastata raporttien tulosten arvioinnista ja raportin laatimisesta Vastata oman yksikön resurssoinnista hankkeisiin. Paikallista resurssit omassa organissatiossa hankkeisiin. Vastaa että resurssit ottavat tiedon saatavuuteen ja tuottamiseen tarvittavan vastuun.tuota rapportiin liittyvä arviointianalyysi. Tiedota ja toimita raportti edelleen sovituille vastaanottajatahoille sovittuun aikatauluun Paikallista resurssit omassa organisaatiossa hankkeisiin. Vastaa että resurssit ottavat tiedon saatavuuteen ja tuottamiseen tarvittavan vastuun
Prosessi1 Prosessi2 Tietojärjestelmä tukee palveluja, prosesseja Palvelu Roolit Vastuut joilla varmistetaan palveluiden tuottaminen Prosessien työtehtävien miehittäminen Tietoa Tietojärjestelmä(t) Tietoa Tieto Prosessit luovat ja hyödyntävät tietojärjestelmään tallennettavaa tietoa Tietojärjestelmä esittää tietoa prosesseille helposti hyödynnettävässä muodossa Vaatimukset Tietojärjestelmät tukee prosessien suorittamista ja palvelun seurantaa
Palvelut = Ryhmiteltyjä prosesseja Palvelu - Resursointi Prosessit Prosessi 1 Prosessi 2 Substanssien resursointi Hanke ja -rahoituspalvelualeen resursointi Palvelu Tiedon tuotto Prosessi 3 Prosessi 4 Projektin talouteen liittyvien tietojen tuotto Projektin sisällöllisten tietojen tuotto Palvelu Raportointi Prosessi 5 Prosessi 6 Prosessi 7 Tiedon laadun varmistus ja sen saatavuus raportointiin Raportin tuottaminen Raportin käsittely ja arviointi (tuottama tieto)
Työtehtäville saadaan läpinäkyvyys Prosessit Roolit Työtehtävät Substanssien resursointi Hanke ja rahoituspalvelualeen resursointi Kehityspäällikkö, Koulutuspäällikkö, Toimialajohtajat, Dekaanit Tutkimus- ja Kehitysjohtaja Aseta resurssit ja varmista vastuun otto, jne. Aseta resurssit ja varmista vastuun otto, jne. Projektin talouteen liittyvien tietojen tuotto Projektin sisällöllisten tietojen tuotto Hanketalousvastaava Projektihenkilöstö, sisällön tuottajat Tuota tieto sovituilla tavoilla Tuota tieto sovituilla tavoilla Tiedon laadun varmistus ja sen saatavuus raportointiin Raportin tuottaminen Raportin käsittely ja arviointi Projektipäällikkö Projektipäällikkö Tutkimus- ja Kehitysjohtaja Varmista että tieto on oikeaa ja ajankohtaista Tuota raportti sovitussa muodossa sovittuun aikaan ja paikkaan Arvioi, esitä, tiedota raporttia
Hyödyt konsernille? Nykytilakuvaus koulutasolla Tavoitetilakuvaus konsernitasolla Eritelty toiminnan ja tietojärjestelmien kehitysvastuu, samalla kokonaisuus hallinnassa Vaiheistaa kehitystyö Pysyä tavoitteissa mutta samalla ottaa aktiivisia päätöksiä poikkeuksista Käytettävä esimerkki konsernin kehitystarpeisiin
Pilotti ryhmän kokemuksia On kysymys kohdearkkitehtuurista, suhteellisen kapea kokonaisuus (raportointi johdolle) Työpanostus 400 tuntia (4 6 henkilöä) X cel pohjien käyttö nähdään raskaana Systeemin ymmärrettävyys vie aikaa Työskentely tulee toteuttaa suhteellisen isolla työpanoksella alussa Päävastuullinen joka panostaa työaikaansa >50%