Miten täytän KA2-hakulomakkeen? Strategiset kumppanuushankkeet, Yleissivistävä koulutus (päivitetty 2.3.2016) päivitys merkitty *** Ohje on tarkoitettu käytettäväksi Erasmus+ -ohjelmaoppaan (Erasmus+ Programme Guide 2016) kanssa. Opas ja muut hakukierrosta koskevat dokumentit (mm. Yleinen hakuohje, yleissivistävä koulutus, Technical guidelines for completing application e-forms, Erasmus+ Guide for Experts on Quality Assessment) löytyvät CIMOn verkkopalvelusta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/yleissivistavalle_koulutukselle/avaintoimi_2_strategiset_kumppanuushank keet/hakijalle Ohjelmaoppaassa (Programme Guide Versio 2/2016) kumppanuushankkeita koskevat erityisesti sivut 105-124 sekä osa C (Information for applicants) ja Liite II (Dissemination and exploitation of results). Varmista, että käytät oikeaa hakulomaketta: 1) KA219: Strategic Partnerships for Schools Only (pdf-lomake) Tarkoitettu hankkeille, joissa on mukana vain kouluja. Näissä hankkeissa CIMO tekee rahoitussopimuksen kaikkien suomalaisten kanssa, myös partnereiden. Hankkeeseen riittää kaksi osallistuvaa maata. 2) KA201: Strategic Partnerships for School Education (pdf-lomake) Tarkoitettu hankkeille, joissa on mukana yleissivistävän alan toimijoita (muitakin kuin kouluja), tai jos haetaan alueellista kehittämishanketta. Huom. tätä hakulomaketta voi käyttää myös hankkeissa, joiden partneriryhmässä on vain kouluja. Hankkeen koordinaattori vastaa tässä hanketyypissä kaikesta rahaliikenteestä partnereiden välillä ja tekee rahoitussopimukset partnereiden kanssa. Vähintään kolme maata mukana (poikkeus: alueelliset kehittämishankkeet). 1 /10 Vastaa hakulomakkeen avokysymyksiin mahdollisimman kattavasti ja konkreettisesti, niin että lukija saa heti käsityksen asiasta. Hyvät vastaukset ovat täsmällisiä ja selkeästi kirjoitettuja. Mitään tietoa ei saa pitää itsestäänselvyytenä: sitä mitä hakemukseen ei ole kirjoitettu, ei voida arvioida. Huomioi vastauksissa kaikki strategiseen kumppanuushankkeeseen osallistuvat organisaatiot. Hakemus kannattaa luetuttaa jollain henkilöllä, joka ei ole mukana hakuprosessissa. Hankkeen arviointi tapahtuu koordinaattorin kansallisessa toimistossa. Arviointikriteerit löytyvät Ohjelmaoppaasta (Programme Guide s. 114-116 ja Erasmus+ Arvioijan ohjeissa (Erasmus+ Guide for Experts on Quality Assessment) (kts. yllä). Muuta yleistä: - Hakulomakkeen punaisella reunustetut kentät ovat pakollisia täyttää. Pakollisia kenttiä ei voi jättää tyhjiksi. - <VALIDATE> -painike tarkistaa onko hakemuksessa pakollisia kenttiä täyttämättä tai muita ristiriitoja. - Harmaalla taustalla oleviin kenttiin ei voi kirjoittaa, sillä ao. kohdat täydentyvät automaattisesti muissa kohdissa tehtyjen valintojen mukaan. - Painike Add lisää kenttiä ja painike Remove poistaa viimeisen kentän. - + -painikkeesta saat rivejä lisää, - -painike poistaa viimeisen rivin.
- Avovastausten enimmäismerkkimäärä on pääsääntöisesti 5000merkkiä - Matkakustannukset lasketaan käyttäen yhdensuuntaista etäisyyttä organisaatioiden välillä, välimatkalaskin (Distance calculator) on osoitteessa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Hakemus kohta kohdalta: Kysymysten tarkennukset ja esimerkit on tarkoitettu auttamaan hakulomakkeen täyttämisessä erityisesti niitä, jotka täyttävät hakulomaketta ensimmäisiä kertoja. Esimerkit ovat selventäviä ja täydentäviä, vastatkaa aina ensisijaisesti hakemuksen kysymyksiin. A. GENERAL INFORMATION B. CONTEXT Programme: Erasmus+ Key Action: Cooperation for innovation and the exchange of good practices Action: Strategic Partnerships The most impacted field: Riippuu lomakkeesta (KA201 / KA219): Strategic Partnerships for schools only (vain kouluja mukana!) (KA219) Strategic Partnerships for school education (muut hanketyypit) (KA201) Partnership between regions?* YES tai NO riippuen hankkeesta Main objective of the project? * Development of innovation TAI Exchange of Practices Call: 2016 Round: Round 1 Deadline for Submission (dd-mm-yyyy hh:nn:ss - Brussels, Belgium Time): 31-03-2016 12:00:00 Language used to fill in the form: hankkeen yhteistyökieli (jos muu kuin englanti, käännä sisältökysymykset suomeksi tai ruotsiksi, liitä käännökset lomakkeen kohtaan N. Annexes) *) vain KA201-lomakkeessa 2 /10 B.1. Project Identification Project Title: Hankkeen nimi Project Acronym: Lyhyt ja ytimekäs, helposti muistettava Project Start Date (dd-mm-yyyy)**: 01-09-2016 Project Total Duration (Months): hankkeen kesto on 12-36 kk Project End Date (dd-mm-yyyy): vaihtuu automaattisesti valitun pituuden perusteella **) valitse päivä kalenterista, joka ilmestyy pienestä nuolesta oikeassa reunassa, kun ensin näpäytät hiirellä punaisella reunustettua aluetta. Hankkeen sopimuskausi alkaa 1.9.-31.12.2016. CIMO suosittaa, että hankekausi aloitetaan 1.9.2016. Applicant Organisation Full Legal Name (Latin characters): Harmaalla olevaan kenttään tulee tieto automaattisesti tallennusten myötä Form hash code: Lomakkeen tunnistenumero tulee automaattisesti tallennusten myötä B.2. National Agency of the Applicant Organisation Identification: valitse FI01 (SUOMI / FINLAND) (mikäli Suomi toimii koordinaattorina)
C. PRIORITIES Valitse horisontaali tai sektorikohtainen painopiste (prioriteetti) hankkeelle. Valitse ensimmäisenä hankkeen keskeisin painopistealue. Voit valita vähintään yhden ja korkeintaan kolme aluetta. Perustele miksi valitsitte ko. painopistealueet ja miten ne näkyvät hankkeessa. Huomioi, että valitut painopisteet näkyvät johdonmukaisesti hankkeen taustan, tarpeiden ja tavoitteiden kuvauksissa. D. PARTICIPATING ORGANISATION(S) D.1. Applicant Organisation (koordinaattori) PIC: Täytä organisaation 9 numeroinen Personal Identification Code. Check PIC painike hakee hakijan yhteystiedot harmaisiin kenttiin. Ne hakijat, jotka käyttävät taustaorganisaation PIC-tunnusta (esim. yliopistojen normaalikoulut ja ammatilliset oppilaitokset ja taiteen perusopetuksen oppilaitokset), merkitsevät oppilaitoksen nimen ja osoitteen kohtaan department. D.1.1. Profile Type of Organisation: Valitse sopivin organisaatio (listaus ei vastaa täysin suomalaista koulujaottelua, mutta valitse sopivin) D.1.2. Background and Experience Kuvaa organisaatiota ja sen toimintaympäristöä. Mitä tietotaitoa organisaatiossa on hankkeen aiheeseen liittyen? Onko hankkeeseen osallistuvilla avainhenkilöillä aiheeseen liittyvää erityisosaamista? Mitä tietotaitoa organisaatiot tuovat hankkeeseen ja mikä on osallistujien rooli? Perustele miksi juuri tämä organisaatio on tarpeellinen hankkeessa. Tämä kysymys taustoittaa hankekumppanien roolia hankkeessa. Mikäli organisaatio on saanut EU-hanketukea kolmen edellisvuoden aikana, merkitse se lomakkeeseen. Jos hakijalla on ollut paljon hankkeita, merkitse keskeisimmät. 3 /10 D.1.3. Legal Representative Laillinen edustaja (allekirjoitusoikeuden omaava henkilö organisaatiossa) allekirjoittaa hakemuksen liitteen Declaration of Honour. Kirjoita laillisen edustajan osoite, mikäli se ei ole sama kuin oppilaitoksen. D.1.4. Contact Person Hankkeen yhteyshenkilön tiedot oppilaitoksessa: CIMO on yhteydessä kaikissa hankkeeseen liittyvissä asioissa koulun yhteyshenkilöön. Kirjoita yhteyshenkilön osoite, mikäli se ei ole sama kuin oppilaitoksen. Yhteyshenkilöitä voi merkitä 1-3. Jos mahdollista, vähintään 2 yhteyshenkilöä olisi hyvä olla. D.2. PARTNER ORGANISATION Täytetään vastaavasti kuin kohta D.1. Legal Representative: allekirjoitusoikeuden omaava henkilö, joka on sama henkilö, joka allekirjoittaa mandate -lomakkeen tai vastaavan letter of intent -lomakkeen. Lisää partnereita saa painamalla kohtaa <Add Partner>. E. DESCRIPTION OF THE PROJECT Pyri mahdollisimman selkeään kuvaukseen, jonka perusteella lukija saa heti käsityksen hankkeen perusideasta. Kuvaa hankkeen tavoitteita, taustaa ja tarvetta: miksi haette juuri ko. hanketta, mikä sen tarve on kaikissa hakijaorganisaatioissa, mitä hankkeen tuloksilla tavoitellaan? Mihin kehittämistarpeisiin
hanke vastaa (ja miten tarpeet on havaittu = onko mahdollisia taustaselvityksiä/tarveanalyysia tehty)? Miksi hanke tulee toteuttaa yhteistyössä valittujen kumppanien kanssa? Huomioikaa kaikkien partnereiden lähtötilanne. Mitä uutta hanke tuo osallistuviin organisaatioihin ja mitä aiheeseen liittyvää on tehty aikaisemmin osallistuvissa organisaatioissa? Mikä hankkeessa on uutta verrattuna aikaisempaan/aikaisemmin tehtyyn? Huomioikaa partnereiden erilaiset lähtötilanteet. Mikäli hanke perustuu aiempaan hankkeeseen tai muuhun toimintaan, on erityisen tärkeää kuvata mitä uutta tässä hankkeessa tehdään. Kuvaa partnereiden valintaa ja asiantuntemusta teemaan liittyen. Mitä osaamista partnerit tuovat hankkeeseen? Miten osaaminen tukee hankkeen suunnittelua, toteutusta, lopputulosten hyödyntämistä ja käyttöönottoa? Miten työnjako toteutetaan: kuka tekee mitä ja miksi? Kuvaile miten partneriryhmä hoitaa yhteydenpitoa hankkeen aikana (esim. työskentely-ympäristöt). Kerro miten ja millä menetelmin hankkeen yhteydenpito varmistetaan hankeryhmän välillä, mutta myös hankeryhmän ulkopuolisiin tahoihin ja sidosryhmiin. Kuvaile hankekokouksia ja niiden tarkoitusta hankkeessa sekä niiden aikataulua ja osallistujia. Valitse hankkeen tärkeimmät teemat (topics). Voit valita korkeintaan kolme aluetta. Huomioi, että tekemäsi valinnat ovat linjassa painopisteiden (prioriteetit) kanssa ja ne näkyvät johdonmukaisesti hankehakemuksessa. Kuvaa hankkeessa syntyviä tuloksia ja konkreettisia tuotteita. Mikäli hanke kehittää laajempia tuotteita (Intellectual output) tai järjestää levitystilaisuuksia (Multiplier events), kuvataan ne kohdissa G.1. ja G.2. (vain hakulomakkeessa KA201). Mikäli suunnittelette opettaja/oppilasvaihtoa (myös pitkäkestoiset), perustellaan niiden tarve kohdassa G.3. (Learning/ Teaching / Training activities). Muutoin kaikki lopputulosten kuvaus kirjoitetaan tähän kohtaan. Kuvaa tuloksia (intangible results), mikä muuttuu hanketyön kautta (osaamisen kehittyminen, toimintatavat jne.), ja mitä konkreettista tuotetaan (tangible results). Miettikää tulosten ja tuotteiden soveltuvuutta kohderyhmälle ja sen tarpeille, mikä uutuusarvo tuloksilla/tuotteilla on, miten kohderyhmiä osallistetaan? Ohjelmaoppaan luvussa Dissemination and Exploitation of results (s. 299 304) (tulosten levittäminen ja hyödyntäminen) on tietoa hankkeen tuloksista ja tuotteista. 4 /10 E.1. Participants Kuinka montaa henkilöä hanketyö koskettaa (myös epäsuorasti)? (hakulomakkeessa tähän tulee numero). Kuvaa hankkeeseen osallistujia ja hankkeen kohderyhmiä sekä miten ne saavutetaan. Kuvaile mihin toimintoihin ko. henkilöt osallistuvat ja miten. Osallistuuko hankkeeseen henkilöitä, joiden osallistuminen on olosuhteiden vuoksi tavallista hankalampaa? Kuinka paljon kaikista osallistujista on tällaisia henkilöitä? Kuvaile, millä tavoin näiden henkilöiden osallistumista tuetaan, jotta he voisivat osallistua hankkeen toimintaan täysipainoisesti. F. PREPARATION Kuvaa, mitä valmistelutyötä tehdään hankeen aikana ja miten hankkeen toimintaan valmistaudutaan. Kuvaa hallinnollisten järjestelyjen lisäksi myös esimerkiksi mahdollisia kartoituksia, materiaalin keräämistä jne. Mikäli hankkeessa on mukana oppilaita/opiskelijoita (learning/teaching/training activities) kuvaa myös toimintaan valmistautumista, nuorten valintaa, valmennusta, oppimissisältöjä (erityisesti pitkäkestoiset oppilasliikkuvuudet) jne.
F.1. Project Management Kuvaa hankkeen hallintokäytäntöjä (sis. budjetti), eli kuka tekee ja mitä tekee. Kuvaa myös partnereiden roolit ja vastuut hankkeen aikana. Hankkeet, joissa on vain kouluja (KA219), vastaavat itse omasta budjetistaan, koska sopimukset tehdään osallistuvien koulujen ja näiden kansallisten toimistojen välillä. Vain koulujen välisissä hankkeissa kertokaa kuitenkin yleisistä hallintokäytänteistä, joita olette suunnitelleet. Kuvaa kuinka hankkeen toimintaa ja tulosten saavuttamista arvioidaan. Minkälaiset arviointikäytännöt tukevat parhaiten hankkeen laadun varmistusta, ketkä osallistuvat arviointiin? Huomioi osallistujien resurssit realistisesti. Millä tavoin turvaatte hankkeen toiminnan? Miten varmistatte, että hanke jatkuu myös yllättävissä olosuhteissa? Miten varaudutte ja ennakoitte niitä riskitekijöitä, jotka estävät hankkeen tavoitteisiin pääsyn? Onko yhteisistä pelisäännöistä sovittu, miten vastuuta on jaettu (riskienhallintamekanismit)? Miten hankkeessa mitataan vaikuttavuutta ja arvioidaan tavoitteiden saavuttamista (määrällistä ja laadullista)? Miten todennetaan, että haluttuja vaikutuksia on saatu aikaan? Huomaa, vaikuttavuutta kysytään erityisesti hakemuksen osassa H. G. IMPLEMENTATION Kuvaa hankkeen toimintoja ja päävaiheita: mitä menetelmää/iä hankkeen toteutuksessa sovelletaan ja miten työt on järjestetty hankkeessa. Kuvaa tarkemmin myös niitä toimia, joita toteutatte hankehallintoon tarkoitetulla tuella "Project Management and Implementation". Kuvaa yksityiskohtaisemmin hankkeen toimia ja esimerkkejä miten valittuja menetelmiä käytetään. HUOM: Hakemuksen pakollisena liitteenä on hankeaikataulu (timeline of activities), jonka voi kirjoittaa työsuunnitelman muotoon. Hankeaikataulu (työsuunnitelma) on vapaamuotoinen, esimerkkejä: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/yleissivistavalle_koulutukselle/avaintoimi_2_strategiset_kumpp anuushankkeet/hakijalle Työsuunnitelma kuvaa hankkeen keskeisimmät toiminnot ja päävaiheet. Siitä käy ilmi hankekokousten lisäksi kokousten välillä tapahtuvat työvaiheet ja tapahtumat. Budjetti rakennetaan työsuunnitelmasta ja toiminnoista käsin. Työsuunnitelmalla perustellaan hankkeen kuluja läpinäkyvästi. Työsuunnitelmaan kannattaa kirjoittaa mm: partnerikokoukset (transnational project meetings), liikkuvuustoiminnot (learning, teaching, training events), toimintojen valmisteluun liittyvät työvaiheet, toimintojen välillä tapahtuvat työvaiheet, tulosten tekemiseen liittyvät työvaiheet, levityksen keskeiset toimenpiteet, toiminnan arvioinnin ajankohtia sekä työnjakoa partnereiden välillä jne. 5 /10 G.1. Intellectual Outputs (*vain KA201) Huom: kohdasta Intellectual Outputs myönnetty tuki on palkkakustannusta. Tukea myönnetään vain, jos tuotteet ovat laadultaan ja määrältään huomattavia. Hakemuksessa on osoitettava, että tuotteita voi käyttää ja hyödyntää laajemmin ja että niillä on vaikutusta. Lisää tuotteet taulukkoon (Output identification) loogisesti siinä järjestyksessä kuin niitä tehdään. Tuotteet tulevat taulukkoon syöttämisjärjestyksessä, keskelle ei voi liittää/lisätä mitään. (Output description) Kuvaa konkreettisesti ja yksityiskohtaisesti tuotteen sisältöä: kenelle tuote on tarkoitettu, mihin käyttötarkoitukseen ja missä kohteissa? Mikä on partnereiden vastuu/työnjako tuotteen tekemisessä? Mikäli hankkeessa tehdään useampia tuotteita, kerro miten tämä liittyy kokonaisuuteen ja mikä on tuotteiden suhde. Arvioi tuotteen laajuutta (esim. kuinka monta sivua, opintokokonaisuuksien
tuntimäärä jne.). Kerro myös missä formaatissa tuote toteutetaan ja missä se julkaistaan/otetaan käyttöön/markkinoidaan. G.2. Multiplier Events (*vain KA201) Tulostenlevitystilaisuuksiin voi hakea tukea vain, jos hankkeessa kehitetään tuotteita (intellectual outputs), jotka on mainittu taulukossa G.1. Kuvaa tapahtuman tavoitteita, sisältöä, osallistujia, kohderyhmiä jne. Kuvaa mm. seminaarin valmisteluun, toteutukseen sekä palautteen keräämiseen liittyviä työvaiheita, työnjakoa ja vastuita. G.3. Learning/ Teaching/ Training Activities (*G.1. KA219 hakemuksessa) Huom. Lisää Learning, Teaching, Training -toiminnot lomakkeelle mieluiten niiden ajallisessa toteutusjärjestyksessä. Mikäli hanke sisältää muita liikkuvuuksia kuin hankekokouksia (transnational project meetings), perustellaan niiden tarve tässä. Kuvaa konkreettisesti kunkin tapaamisen tavoitteita ja sisältöä. Mitä lisäarvoa valitut liikkuvuustoiminnat tuovat hankkeeseen? Miten ne tukevat toimintaa? Miten ne edistävät koulujen välistä yhteistyötä nyt ja tulevaisuudessa? Miksi niitä haetaan? Miten varmistetaan opitun tunnustaminen? Miten osallistuminen huomioidaan? Käytetäänkö jotain eurooppalaisista työkaluista esim. Europassia tai jotain muuta todistusta? Kuvaa myös osallistujien roolia. Huomaa, että liikkuvuus ei voi olla hankkeen pääasiallinen tarkoitus, vaan se tukee hankkeen tavoitteita. Tässä kulukategoriassa haettu liikkuvuustoiminnon ohjelma on kestoltaan vähintään 5 täyttä työpäivää. Mikäli hankkeessa liikkuu oppilaita pidempiaikaisilla jaksoilla (long-term study mobility of pupils), yli 2kk, kirjoittakaa myös seuraavista asioista: - Miten oppilaan ulkomailla suorittamat opinnot suunnitellaan, ja miten ne hyväksytään kotiin palatessa (ns. Opintosopimukset (Learning Agreement)? Miten oppilaat ja isäntäperheet valitaan, miten varmistetaan yhteistyön ja kommunikoinnin sujuvuus vaihdon aikana (koulujen roolien selkeä kuvaus)? Miten kaikki osallistuvat (oppilaat, vanhemmat, isäntäperheet, koulujen opettajat/yhteyshenkilöt) saavat tarvitsemansa tuen? Kannattaa tutustua oppilasliikkuvuusoppaaseen (Guide to Long Term Study Mobility of Pupils in Strategic Partnerships - Key Action 2) CIMOn verkkosivuilla. 6 /10 Fields: Valitse sopivin Activity type: Valitse sopivin: Blended mobility of school learners (5 vrk 2 kk) Long-term study mobility of pupils(2-12 kk, oppilaat vähintään 14-vuotiaita). Long-term teaching assignments (opettajille, 2-12 kk) Short-term exchanges of groups of pupils (5 vrk 2 kk) Short-term joint staff training events (5 vrk 2 kk) - opetus- ja koulutusjakso opettajille Activity description: Kuvaa jokainen liikkuvuustoiminto (huom. enintään 250 merkkiä): esim. ensimmäinen työpaja oppilaille, 4 oppilasta ja 2 opettajaa organisaatioista A, B ja C, lisäksi 10 oppilasta isäntämaana toimivasta D:stä TAI Opettajien koulutus/kurssi aiheesta X osallistujia organisaatioista A ja C. Number of participants: merkitse muualta matkustavien (=liikkuvuustukea tarvitsevien) kokonaismäärä. Tämä vaikuttaa suoraan budjettiosaan (I. Learning, teaching, training events)
Number of participants with Special Needs (out of total number of Participants): täytä numerolla, 0, jos ei erityistä tukea tarvitsevia mukana. Accompanying Persons (out of total number of Participants): Oppilasryhmän mukana mahdollisesti matkustavien opettajien/aikuisten määrä merkitään tähän. Duration (days/months): lyhytkestoisten vaihtojen minimipituus on 5 vrk ohjelmaa. Voitte tarvittaessa lisätä pituuteen matkapäiviä 1 tai 2 riippuen matkojen kestosta. Participating Organisations: Lisää kaikki organisaatiot, jotka osallistuvat ko. liikkuvuustoimintoon. Organisaatiolle ei voi hakea tukea, mikäli sitä ei ole tähän liitetty. Huomaa, kaikkien osallistuvien ei tarvitse tehdä kaikki samanlaisia ja samankokoisia liikkuvuusjaksoja. H. FOLLOW-UP H.1. Impact Kenen toimintaan suunnitelluilla tuloksilla tai tuotteilla on vaikutusta? Kuvaa hankkeen vaikuttavuutta ja vaikutuksia konkreettisesti, huomio kaikki partneriorganisaatiot ja muut sidosryhmät. Kuvaa millä tasolla hankkeen vaikuttavuus näkyy? Mitkä ovat hankkeen kannalta keskeiset tahot, joihin pyritään vaikuttamaan? Miten tiedätte, että hankkeen tavoitteet on onnistuttu saavuttamaan? Miten vaikuttavuutta aiotaan mitata? Pohdi konkreettisia keinoja, joilla hankkeen päästään ja niissä onnistutaan. Vaikutusten käsite on moniulotteinen, vaikutukset yksilöön ja yhteisöön, lyhyt- ja pitkäkestoiset vaikutukset jne. Jokainen hakija perustelee ja pohtii vaikutuksia oman hankeideansa lähtökohdista. H.2. Dissemination and Use of Projects' Results Dissemination = levitys. Use of Projects Results = tulosten hyödyntäminen. Kenelle tuloksista kerrotaan omassa (osallistuvissa) organisaatiossa ja sen (niiden) ulkopuolella? Kuvaa keskeisimmät kohderyhmät ja perustele miksi juuri ko. ryhmät. 7 /10 Levitystoiminnan vastuuttaminen partnereiden kesken? Partnereiden osaaminen ja resurssit? Miten tulokset ja tuotteet ovat saatavilla? Miettikää myös toimenpiteiden aikataulua: hankkeen alussa, aikana ja päätyttyä? Kuvailkaa markkinointisuunnitelmaa, millä varmistetaan, että kohderyhmät löytävät tiedon? Mitkä ovat konkreettiset levitystoimenpiteet ja -kanavat? Erasmus+ -ohjelmassa tuotettujen tuotteiden tulee olla vapaasti saatavissa. Kuvaa miten ja mistä hankkeen tuotteet/tuotokset ovat saatavilla. Jos saatavuudessa on rajoituksia, perustele miksi näin on. Kuvaa miten varmistetaan, että projektin tulokset pysyvät käytettävissä ja niitä käytetään? H.3. Sustainability Mitkä hankkeen toiminnoista ja tuloksista jäävät käyttöön rahoituskauden päätyttyä? Millä toimenpiteillä varmistetaan, että ylläpito on mahdollista? I. BUDGET Suunnitelkaa budjetti realistisesti ja suhteessa hankkeen tavoitteisiin ja toimintaan. Kustannushyötysuhteen pitää olla järkevä, hakemuksesta pitää käydä ilmi miksi ja mihin rahaa tarvitaan. Ole tarkka, että kaikki olennainen on budjetoitu hakemuksessa. Hakuajan päättymisen jälkeen hakemusta ei voi muuttaa. Tarkat tukisummat Ohjelmaoppaassa (Programme Guide s. 118 124).
I.1. Project Management and Implementation Taulukko täyttyy automaattisesti hankkeeseen osallistuvien sekä hankkeen määritellyn keston mukaan. I.2. Transnational Project Meetings Taulukkoon merkitään kaikkiin hankekokouksiin osallistuvien henkilöiden määrä per organisaatio. Tarkista organisaatioiden etäisyydet välimatkalaskimella (Distance Calculator). Lyhyet (100-1999km) ja pitkät (yli 2000km) matkat kirjataan eri riveille. *** Päivitys 2.3. Hankekokousten rajoite poistettu hakulomakkeesta. I.3. Intellectual Outputs * vain KA201 hakulomake Tukea voi hakea vain, jos kohdassa G.1. on kuvattu hankkeessa tehtävä lopputuote. Arvioi lopputuotteen tekemiseksi vaadittava työaika päivissä ja valitse työntekijäkategorioista sopiva kategoria, palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa olevan tehtävän mukaan (käytännössä suurin osa kategorioihin teacher/researcher tai technician ). Hae kaikille organisaatioille tukea työsuunnitelman mukaisesti. I.4. Multiplier Events* vain KA201 hakulomake Tukea voi hakea vain, jos kohdassa G.2. on kuvattu levitystapahtumia, joilla lopputuotetta markkinoidaan laajemmalle yleisölle. Hae tukea sille organisaatiolle, joka on vastuussa levitystilaisuuden järjestämisestä. Tukea haetaan vain partneriryhmän ulkopuolisille osallistujille, syötä ulkopuolisten osallistujien määrä. Tuella voi kattaa tilaisuudesta aiheutuvia kuluja. Tukea saa 100 /osallistuja järjestäjämaasta oleville ja 200 /osallistuja muusta maasta. Syötä taulukkoon tarvittaessa 0 (nolla), kenttiä ei saa jättää tyhjäksi I.5. Learning/Teaching/Training Activities (I.3. KA219 hakemuksessa) Voi hakea vain, jos kohdassa G.3. (G.1. KA219 hakemuksessa) on yksilöity Learning/Teaching/Training Activities toimintaa. I.5.1. Travel Taulukkoon merkitään kaikkien hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden matkat Learning/Teaching/Trainging Activities toimintaan. Tarkista organisaatioiden etäisyydet välimatkalaskimella. Lyhyet (100-1999km) ja pitkät (yli 2000km) matkat kirjataan eri riveille. Varmista, että tukea haetaan samalle määrälle henkilöitä ja organisaatiota, joille liikkuvuuksia on suunniteltu osassa G.3. I.5.2. Individual support Taulukkoon merkitään kaikkien hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden yksilökohtainen tuki Learning/Teaching/Trainging Activities toimintaan. Valitse alasvetovalikosta sopiva toiminta (Activity No.; tulee kohdasta G.3.). Varmista, että tukea haetaan samalle määrälle henkilöitä ja organisaatiota, kuin liikkuvuuksia on suunniteltu osassa G.3. I.5.3. Linguistic Support Jos hankkeeseen kuuluu pitkäaikaisia vaihtoja (yli 2kk), voi niiden osallistujille hakea tukea kohdekielen opiskeluun. Tuki on 150 /osallistuja. I.5.4. Exceptional Costs (Outermost Regions, Overseas Countries and Territories Travel Costs) Erityisen kalliit matkakulut syrjäseuduilta sekä Euroopan merentakaisille alueille. Perustele tuen tarve ja esitä esim. matkatoimiston kustannusarvio kuluista. Ohjematuki kattaa 80% kuluista (esim. 1000 maksavasta matkalipusta, ohjelma korvaa 800 ), loppu pitää budjetoida organisaation omasta kassasta. Syötä kenttään 80% lipun hinnasta. Tästä kululuokasta haettu tuki raportoidaan todellisten kulujen mukaan. 8 /10
I.6. Special Needs Jos hankkeeseen osallistuu henkilöitä, jotka tarvitsevat erityistä tukea osallistumiseen, tässä budjettikohdassa arvioidaan heidän osallistumisestaan aiheutuvat normaalin tuen (yksikkökustannukset) ylittävät kulut. Valitse alasvetovalikosta organisaatio, josta erityistä tukea tarvitsevat osallistujat tulevat. Kuvaa millaista erityistä kulua aiheuttavaa tukea osallistujat tarvitsevat. Kerro, mihin toimintoihin kustannukset liittyvät ja arvioi haettavan erityistuen määrä perustuen arvioon todellisista ylimääräisistä kuluista. Tästä kululuokasta haettu tuki raportoidaan todellisten kulujen mukaan. I.7. Exceptional Costs Tässä kohdassa voi hakea muita erityisiä kuluja hankkeessa. Erityisiä kuluja voivat olla esimerkiksi alihankintana toteutettava ulkoinen arvioija tai muu asiantuntijatyö (ostetaan muualta kuin hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta) tai tavaroiden ja palveluiden hankinnasta johtuvat kulut. Tukea voi hakea korkeintaan 75% todellisista kustannuksista ja korkeintaan 50 000. (Grant requested= haettu tukisumma eli 75% todellisesta hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus). Tässä kululuokassa haettu tuki raportoidaan todellisten kulujen mukaisesti. Laitteet eivät voi olla tavanomaisia ja osallistujien yleensä käyttämiä laitteita. Kuvaa erityiset kulut erittäin tarkasti, jotta niiden tarve voidaan arvioida. Tästä kululuokasta haettu tuki raportoidaan todellisten kulujen mukaan. J. PROJECT SUMMARY Tiivistelmä hankkeesta. Tiivistelmän perusteella lukijan pitää saada selkeä käsitys ja kokonaiskuva siitä, mitä hankkeessa tavoitellaan ja tehdään ja mitkä ovat odotetut vaikutukset. Voit käyttää myös väliotsikoita. Hyväksyttyjen hankkeiden tiivistelmiä käytetään tiedotuksessa ja ne julkaistaan Erasmus+ - hanketietokannassa. Tiivistelmä kirjoitetaan hankkeen yhteistyökielellä ja englanniksi (mikä yhteistyökieli on muu kuin englanti). 9 /10 J.1. Summary of participating organisations Täyttyy automaattisesti PIC-koodien perusteella. Tarkista vielä osallistuvat organisaatiot. J.2. Budget Summary Täyttyy automaattisesti kohtaan H syötettyjen tietojen perusteella J.2.1. Project Total Grant Grant Calculated: Hakulomake laskee automaattisesti kokonaistuen K. CHECKLIST Tarkista, että tarvittavat asiat on tehty. L. DATA PROTECTION NOTICE M. DECLARATION OF HONOUR 1. Tulosta Declaration of Honour, painikkeesta Print Declaration of Honour 2. Allekirjoitusoikeuden omaavaa henkilö allekirjoittaa dokumentin. Huomaa, allekirjoittajan on oltava sama henkilö kuin hakemuksen kohdassa Legal Representative. 3. Skannaa allekirjoitettu Declaration of Honour tietokoneelle ja liitä se osaksi hakemusta. 4. Lataa Declaration of Honour hakulomakkeeseen kohdassa Annexes painamalla Add painiketta ja valitsemalla tallennettu Declaration of Honour tietokoneen kansiorakenteesta
N. ANNEXES Hankehakemuksen pakollisina liitteinä ovat: 1. Declaration of Honour 2. Mandate (hankkeissa, joissa on muitakin toimijoita kuin kouluja, KA201). CIMO suosittaa letter of intent :n käyttöä hankkeille, joissa on mukana vain kouluja (KA219). Mikäli mandaatteja on useita, ne voi liittää/skannata yhdeksi tiedostoksi. 3. Aikataulu (vapaamuotoinen, malli CIMOn verkkopalvelussa) O. SUBMISSION Lähetä: <SUBMIT> -painike, viimeisin versio hakemuksesta. Lähettäminen <SUBMIT> vaatii internetyhteyden. Lähetä <SUBMIT> hakemus määräaikaan mennessä (31.3.16 klo 12 CET, klo 13 Suomen aikaa). Mikäli lähetys epäonnistuu teknisistä syistä (esim. tietokanta kaatunut), katso ohjeet kohdasta O.3. Hakuajan päättymisen jälkeen hakijoille lähetetään sähköpostitse vastaanottovahvistus Contact Person kohdassa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen (n. 2 vk hakuajan päättymisen jälkeen). Hakemuksen tulee täyttää muodolliset kriteerit, jotta se etenisi laadulliseen arviointiin. Et voi lähettää <SUBMIT> hakemusta, ennen kuin olet validoinut hakemuksen: <VALIDATE> -painike. Ohjelma ilmoittaa missä hakemuksen kohdassa on teknisiä puutteita. Mikäli lähetät <SUBMIT> hakemuksen useita kertoja, viimeinen tietokannassa oleva hakemusversio arvioidaan. Lähetettyyn hakulomakkeeseen ilmestyy teksti: This form has been submitted: aika). O.1. Data Validation O.2. Standard Submission Procedure Lähetyksen jälkeen näet ajan, jolloin hakemus on kirjautunut tietokantaan. 10 /10 O.3. Alternative Submission Procedure Mikäli sähköisen hakemuksen jättäminen ei hakujärjestelmän teknisen vian vuoksi onnistu määräaikaan mennessä, lähetä tallennettu ja validoitu hakulomake sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen comeniushaku@cimo.fi viimeistään 2 tuntia hakuajan päättymisen jälkeen. Älä yritä lähettää hakulomaketta sähköisen hakujärjestelmän kautta hakuajan päättymisen jälkeen (31.3.2015 klo 13.00 Suomen aikaa). Hakulomakkeen kohdassa "Submission Summary" näkyvän aikaleiman ajan tulee olla ennen hakuajan päättymistä, joten älä paina <submit> nappia hakuajan päättymisen jälkeen! Submission summary kertoo, jos hakulomakkeen lähetys on epäonnistunut. Tarkempi ohjeistus teknisen täyttöohjeen (Erasmus+ Technical guidelines for completing application e-forms) sivulla 34-35. N.4. Submission Summary Tärkeää tietoa kansalliselle toimistolle hakuprosessissa. Tämä kenttä kertoo onko hakemus lähetetty onnistuneesti tietokantaan. N.5. Form Printing Tallenna hakulomake omalle koneelle ja lähetä se tiedoksi myös partnereille. Voit myös harkita lomakkeen tulostamista myöhempää käyttöä varten. Lomakkeen voi tulostaa print form -napista.