1 Data, informaatio, tieto, ymmärtäminen ja viisaus Miten järjestelmissä oleva informaatio muutetaan päätöksenteossa tarvittavaksi tiedoksi. Ari Hovi Ari Hovi Oy
Ari Hovi Oy www.arihovi.com 2 Ari Hovi Oy:n missiona on edistää tiedonhallintaa tarjoamalla huippukoulutusta ja konsultointia kokeneet käytännön konsultit kouluttajina useisiin kursseihin kuuluu kouluttajan itse kirjoittama kirja koulutusta jo yli 15 v. ajan puolueeton, tuote- ja toimittajariippumaton näkemys Konsultointi: Tietoarkkitehtuurimääritykset, tietomallinnukset, tietovarastoarkkitehtuurit ja auditoinnit Asiakkaita: mm. Finnvera, Samlink, Tuko-Logistics, Puolustusvoimat, Corenet, Orion, Kela, Fimea, Anttila, Senaatti-kiinteistöt. KURSSIT: Tietoarkkitehtuuri Tietojen laatu Master Data DW/BI tietoisku DW kannan suunnittelu DW hankkeen läpivienti ETL kurssi Data Vault-mallinnus Metatiedot Tietojen mallintaminen SQL kurssi SQL syventävät pvät Tietokannan optimaalinen indeksointi Oracle tehostus
3 Onk s tietoo? Media Lehdistö, TV/Radio Internet Kirjat, kirjastot Opetus- ja koulutustoiminta Julkishallinto esim. Tilastokeskus, Virastot, EU Yritykset kotisivut, tiedotteet Organisaation omat tietojärjestelmät
4 Tietojen synty Tietokannat Taloushallinto Henkilöstöhallinto Oppilashallinto Tietojärjestelmät rakennetaan palvelemaan ja automatisoimaan toimintoja ja prosesseja saavutettu tehostusta ja säästöjä Järjestelmien taustalla oleviin tietokantoihin syntyy ja niissä ylläpidetään organisaation omia tietoja vuosien saatossa tieta syntyy paljon Järjestelmien hankkiminen on iso investointi hankinta, räätälöinti, ylläpito henkilöstön koulutus Hankitaan joko useita erillisiä järjestelmiä (usein eri toimittajilta) laaja ERP, joka kattaa monia alueita yleensä kuitenkin tarvitaan muitakin järjestelmiä
5 Tiedon tarve Sisäinen tarkastus Tutkimus Tieto on arvokas pääoma, resurssi Ovatko tiedot hallinnassa ja saatavilla?
6 Asiakas esimerkki Asiakas Asiakas astun y_tunnus nimi osoite kunta myyntipiiri 14255 186780-8 WebX Oy Alkukatu 1Espoo PK 13245 213678-8 Oy Laitos AbKuusitie 2Oulu PM Myynti Myynti pvm astun tuotekdi euro kpl 15.1.2009 14255 V8678 312 3 18.1.2009 14255 K3372 480 1 18.1.2009 13245 V8678 624 6 Myyntijärjestelmä Internetkauppa -järjestelmä Customer Customer custno custkey name addr contact cont_no 6867567 186780-8 WebX Oy Alkukatu 1P.Joki 040 28882 9658465 213678-8 Laitos Oy Kuusit. 2 R.Järvi 020 7787 8967867 Jakelupojat Ky Sales Sales date custno prodkey total 21.1.2009 6867567 ACST 95 28.1.2009 6867567 TTL66 222 21.1.2009 9658465 I22yu 90 Palvelusopimusjärjestelmä Asiakas LY nimi osoite kunta 186780-8 WebX Oy Alkukatu 1aEspoo 213678-8 Oy Laitos AbKuusitie 2 Oulu Asiakas Sopimus Sopimus pvm astun sopnro soplaji 1.11.2008 186780-8 676 A-sop 15.11.2008 213678-8 K3372 B-sop 3.12.2008 186780-8 V8678 Yleis Miten saisi asiakkaan WebX Oy kokonaiskuvan?
7 Op. järjestelmät ja raportointi Tämä perusjärjestelmä on ATK= Automaattinen Tietojen Kadottamissysteemi. Oikea musta aukko! Tiedot saa kyllä sisään mutta mitään ei saa ulos! Ovatko organisaation tiedot saatavilla.
8 Tietojen ulos saamisen ongelmia Yhteenliittyvät tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä: siiloutuneet esim. asiakkaita eri järjestelmissä Tietojärjestelmät ovat suljettuja, vaatii suurta asiantuntemusta osata hakea oikeita tietoja ulos avainhenkilöriippuvuus; osaaminen lähtee eläkkeelle toimittajat pitävät järjestelmiensä tietokantarakenteita liikesalaisuutena tietojen raportointi ja analyysi vaativat kallita työtilauksia Tiedot ovat raakamuodossa, hankalissa rakenteissa tarvittaisiin tunnuslukuja, jalostettuja tietoja, helppoja käyttötapoja Kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa siitä, mitä eri tietoja eri järjestelmissä on (ei ole tietoarkkitehtuuria) Massiivinen Excelpyöritys
9 Tietoa tarvitaan Tietotarpeet eivät koskaan lopu. Nälkä organisaatiotason tiedoille kasvaa. Tulevaisuuden tietotarpeita on vaikea ennustaa. Mitä ei tarvita tänään, tarvitaan huomenna. Tietoa toimitettava entistä enemmän myös ulos (viranomaiset, sidosryhmät, )
10 Ratkaisuvaihtoehtoja Operatiivisten raporttien kehittäminen yhdistely, päällekkäisyys, historia, työläys, riippuvuus toimittajista? Hoidetaan Excelillä käsityö, virheet, työläys, eri luvut,,,? Mitäs teet? Näpyttelen tietoja meidän eri raporteista Exceliin!#@! Hankitaan BI-välineitä tietojärjestelmien kylkeen yhdistely, jalostus, laatu, historia, välineriippuvuus? Hankitaan tietojärjestelmän oma BI-tuote yhdistely, järjestelmäriippuvuus, hinta? Operatiivinen järjestelmä Toimittiajan oma DW/BI -ratkaisu
11 Erillinen tietovarasto (DW) Tiedon jalostusketju Raportit, kyselyt, analyysit, tilastoniti, karttaliittymät, OLAPkäyttö Data Warehousing Tietovarastointi IT-ihmiset Business Intelligence, BI Liiketoimintatiedon hallinta Liiketoiminta-ihmiset Tietovarasto on erillinen, oma tietokanta, joka suunnitellaan erityisesti analyysiä, raportointia ja kyselyjä varten Tietovarasto sisältää yleensä usean vuoden historiaa Eri järjestelmien tietojen integrointi ja yhdenmukaistaminen oleellista (ETL-prosessissa) Lataus automaattisesti (muuttuneet ja uudet tiedot), yleensä yöllä ajettavilla eräajoilla; ei suoraa päivitystä Löyhemmät riippuvuudet operatiivisiin järjestelmiin (helpopmpi vaihtaa operatiivinen järjestelmä) ETL: Extract Transform - Load
12 Tietovaraston etuja informaation integrointi siiloista yhdenmukaiseen muotoon mahdollistaa monipuolisen raportoinnin ja analyysin nopeasti DW:hen lasketaan valmiiksi tunnusluvuista yksi, yhteiskäyttöinen versio, yksi totuus tiedot on talletettu helposti ja nopeasti kyseltävään muotoon tiedot kuvataan: yhteiset käsitteet, yhteiset tunnusluvut historian säilytys ( organisaation muisti ) monenlainen hyödyntäminen vakioraportit, parametroidut täsmäraportit, ad hoc, OLAP, louhinta riippuvuuksien vähentäminen, mm. toimittajista
13 Tietojen integrointi eri lähteistä Asiakas -kunta -myyntipiiri Customer -contact -cont_no Asiakas -kunta Myynti Sales Sopimus ETL Asiakas_DW -kunta -myyntipiiri -kontakti -kont_puh Sopimus -asiakastiedot yhdistetään ja yhdenmukaistetaan -myyntitiedot yhdistetään ja yhdenmukaistetaan Myynti - sisältää nyt asiakkaat kaikista operat. järjestelmistä - eri myyntityypit Asiakas_DW asiakas_id y_tunnus nimi osoite kunta myyntipiiri kontakti kont_puh 52 186780-8 WebX OyAlkukatu 1 Espoo PK P.Joki 040 28882 53 213678-8 Oy Laitos Kuusitie Ab 2 Oulu PM R.Järvi 020 7787 54 Jakelupojat Ky Kokonaiskuva asiakkaista saatavilla, esim. kyselyt: keillä asiakkailla on vain myyntiä mutta ei sopimusta voidaan tarjota sopimusta montako prosenttia asiakkaista tilaa vain internetistä, eri kuukausina
14 Missä viisaus Miten rakentaa hyvä tietovarastoratkaisu? Tarvitaan dataa, informaatiota ja tietoa mistä hankitaan? media, kirjat koulutus, kurssit konsultit toimittajat muiden kokemukset Tarvitaan ymmärrystä miten yhdistelemällä dataa, informaatiota ja tietoa pohtimalla, keskustelemalla, suunnittelemalla Tarvitaan viisautta tehdä hyvät ratkaisut juuri omaan tilanteeseen SUURIMMAT ONGELMAT (Gartner 2008) puuttuva liiketoiminnan ja sponsoreiden tuki puuttuva BI/DW strategia tietojen laatuongelmat puuttuvat tietojen määritykset (metadata) puuttuva tiedonhallinnan kulttuuri ja poliittiset vastakkainasettelut puuttuva osaaminen käyttäjä- ja IT -osostoilla väärä rajaus liiallinen luottaminen välineisiin ja tekniikkaan
15 Tietovarastohanke Tärkeää! Päätettävä arkkitehtuuri Panostettava tietovaraston suunnitteluun käsiteanalyysi, ETL-prosessien suunnittelu, kuvaaminen sunnittele laajasti, toteuta pieninä palasina Päätettävä töiden organisointi oma työ vs. konsultit vs. toimittajat Valittava välineet tietokanta, latausväline, raportointivälineet muista: välineet eivät yksin ratkaise ongelmia! Visualisointi, demo, POC Muistettava pehmopuoli koulutus, oma osaaminen, tiedotus, töiden organisointi
16 Tietovaraston suunnittelun tasot Ylätason malli ( asemakaava ) -riittävän karkea (A4) -tärkeimmät käsitteet -avaimet (pääpiirteissään) -riippuvuudet -lähdejärjestelmät Alue 1 Alue 2 Alue 3 Keski-tason malli -avaimet (tarkasti) -kaikki tiedot -tarkat riippuvuudet -ajallistaminen yms. Toteutustaso -taulukuvaukset -indeksit -...