TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Pesulapalveluiden hankinta Espoon kaupunki pyytää tarjousta pesulapalveluista. Palvelun suurimpia käyttäjiä ovat kiinteistöpalvelut ulkotyövaatteiden osalta; varikko, joka pesettää työvaatteita ja korjaamo-haalareita; ja kaupungin päivä- ja hoivakodit, jotka tarvitsevat palvelua etupäässä verhojen, pöytäliinojen ja mattojen pesettämiseen. Palvelun käyttäjiä Espoon alueella on yht. noin 400 toimipistettä. Palvelun tarve on satunnaista, sillä valtaosassa palvelua tarvitsevista toimipisteistä on omat pesukoneet päivittäisen pyykin pesemiseen. Espoon kaupunki on ostanut tätä palvelua vuonna 2011 yhteensä n. 75 000 euron arvosta. Hankinta on jaettu neljään osioon: A. Kilopyykki, johon tulee sisältyä vesipesu, tahranpoisto, jälkikäsittely (mankelointi, prässäys tai silitys) ja pakkaus. B. Mattojen pesu C. Työvaatteiden pesu D. Paneeliverhojen ja seinävaatteiden puhdistuspalvelu. Lisäpalvelut Emulsiopesu, kemiallinen pesu, erikoispyykinkäsittely (esim. paloturvatekstiilit) ja korjauspalvelu ovat täydentäviä palveluita, jotka pesula voi tuottaa myös alihankintana. Mahdollisuus tarjota näitä tulee ilmoittaa hintaliitteellä. Toimitus Osioiden A ja B palveluun tulee kuulua tekstiilien nouto ja palautus takaisin toimipisteisiin joko kiinteän aikataulun tai sopimuksen mukaan. Toimitusmaksu (sisältäen sekä noudon että palautuksen) tulee ilmoittaa erikseen kiinteänä jättöpistehintana. Osiossa C. Työvaatteiden pesua voi tarjota kuljetuspalvelun ja työvaatteiden kestomerkkauksen sisältävinä (C.1) tai ilman kuljetusta ja merkkausta (C.2). Osion D palvelu voi tapahtua myös asiakkaan toimipisteessä, jolloin toimitusmaksua vastaa mahdollinen kiinteä matkaveloitus. Veloitus ei saa olla km-pohjainen. Tarjouksesta tulee ilmetä, tapahtuuko puhdistuspalvelu asiakkaan vai pesulan tiloissa. Merkkaaminen Valtaosa tekstiileistä on toistaiseksi merkkaamattomia. Palveluun tulee sisältyä pyykkipussit, jotka pesula voi merkitä noutopistekohtaisiksi, tai
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) vaihtoehtoisesti pesula hoitaa kaikkien tekstiilien merkkaamisen. Pesulan tulee huolehtia, että palautettava pyykki on noutopisteen lajittelun mukainen. Jotkut tilaajayksiköistä edellyttävät henkilökohtaisten työvaatteiden kestomerkkausta. Tarjouksessa tulee selvittää, miten merkkaus suoritetaan. Henkilökohtaisten työvaatteiden kestomerkkauksen hinta tulee ilmoittaa hintaliitteellä. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 3 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Puitejärjestely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely, niin että osioihin A, C.1 ja C.2 sekä D valitaan yksi toimittaja kuhunkin ja osioon B, Mattojen pesu, kolme toimittajaa. Näin menetellään palvelun saatavuuden varmistamiseksi, koska mattojen pesettäminen keskittyy pääosin heinäkuulle. Sopimuskausi Sopimuskausi on kolme (3)vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi 1.1.2013. Sopimuskauteen sisältyy yksi optiovuosi. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä kolme kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankintamenettely Kyseessä on hankintalain B-liitteen mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus HILMAtietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.1.2013 saakka. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjottavan palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 2. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Liitteellä on kerrottu arvioidut vuositilausmäärät. Tarjoajan tulee hinnoitella pyydetyt tuotteet samalla mittayksiköllä, millä vuosikulutus on ilmoitettu. Jokaiselle tuoteriville on ilmoitettava hinta. Työvaatteiden kestomerkkauksen samoin kuin kuljetuksen hinta voivat kuitenkin sisältyä tuotehintoihin, jos tarjoaja niin ilmoittaa. Tarjouksen liitteenä tulee olla tarjoajan koko palveluvalikoiman kattava hinnasto ja tarjoajan tulee ilmoittaa alennusprosentti hinnaston hinnoista mahdollisella sopimuskaudella. Alennusprosentti ei ole vertailtava tieto. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan hintaliitteellä 2 ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 31.12.2013 asti.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjousten vertailu Valintaperusteena on halvin hinta. Hintavertailu tehdään ostokoreina tarjousosioittain. Arvioidut vuositilausmäärät muodostavat korin. Rivikohtainen tarjoushinta kerrotaan arvioidulla vuositilausmäärällä ja vertailtava hinta on osion rivien yhteenlaskettu hinta. Osatarjoukset Tarjoaja voi tarjota joko yhtä tai useampaa osa-aluetta (A - D). Tarjotun osion kaikki hinnat on kuitenkin ilmoitettava. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Alihankkijat Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen muutoksenhakuohjeineen tiedoksi. Tarjoajan tulee ilmoittaa liitteellä 2 käyttämänsä alihankkijat. Alihankkijaa koskevat samat tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin tarjoajaa, ja tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Tilaaminen Tilaukset tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä pdf- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alkaessa valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Sopimusehdot Työllistäminen osana hankinnan kohdetta Muut ehdot Asiakirjojen julkisuus Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 3 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Espoon kaupunki on uudistanut työllisyystoimiaan osana työllisyyspolitiikkaa ja TE-toimiston kanssa tehtävän yhteistyön kehittämistä. Osana työllistämisen uudistamista Espoo kasvattaa palveluntuottajiensa ja tavarantoimittajien roolia sosiaalisesti vastuullisina toimijoina. Tässäkin hankinnassa Espoo asettaa palveluntuottajalle velvoitteen työllistää sopimuskauden aikana vähintään yhden henkilön siten, että työllistämistoimet ja rekrytointi suoritetaan vuoden 2013 loppuun mennessä. Työllistämiseen on mahdollista saada tukea tämän tarjouspyynnön liitteellä olevan kuvauksen mukaisesti. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi) Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä, esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 30.11.2012 klo 12.00. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena sekä hintaliite myös CD- ROM -levyllä tai muistitikulla on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti Pesulapalveluiden hankinta. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Lisätiedot Hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 14.11.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.tyt@espoo.fi. Viestin osoitekenttään pyydetään kirjoittamaan Pesulapalvelut. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 16.11.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Reijo Tuori Rahoitusjohtaja LIITTEET 1. Kelpoisuusehdot 2. Hintaliite 3. Sopimusehdot 4. Palkkatuen kuvaus