easiointi Kainuussa -hanke Loppuraportti

easiointi Kainuussa -hanke Loppuraportti

easiointi Kainuussa -hanke Loppuraportti Kainuun maakunta -kuntayhtymä easiointi Kainuussa -hanke Loppuraportti 2008 D:20

Julkaisija: Kainuun maakunta -kuntayhtymä easiointi Kainuussa -hanke PL 400 87070 Kainuu Puh. 08 615 541 Faksi 08 6155 4260 kirjaamo@kainuu.fi www.kainuu.fi Toimittajat: Erja Heikkinen Riikka Väyrynen Kannen kuva: Riikka Väyrynen Kuvassa toimeentulotukisihteeri käsittelee sähköisesti saapunutta hakemusta ja sen liitteitä. ISSN 1795-5661 Kajaani 2008

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 1(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 easiointi Kainuussa -hanke 14.10.2008

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 2(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 0.1 14.10.2008 Riikka Väyrynen käsitellään Joryssa 14.10.2008 0.2 21.10.2008 Oikoluku ja tekstin korjaukset/tarkennukset Käyttäjien palaute Yhteistyökumppaneiden arviot (kpl. 2.3.) Erja Heikkinen Johtoryhmän s- postikierrätys

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 3(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto...4 1.1 Tiivistelmä...4 1.2 Tausta ja tavoitteet...4 2 Projektin kuvaus...7 2.1 Projektin tuotokset...7 2.2 Projektin toteutus...16 2.3 Arvio projektin onnistumisesta...22 3 Jatkotoimenpiteet...40 3.1 Projektin tuotosten käyttöönotto organisaatiossa...40 3.2 Jatkokehittäminen...42 4 Yhteystiedot...43

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 4(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 1 Johdanto 1.1 Tiivistelmä easiointi Kainuussa -hankkeen kokonaistavoitteeksi asetettiin sosiaalipalveluiden, ensisijaisesti toimeentulotuen, toimintaprosessien muuttaminen teknologiaa hyödyntämällä. Tavoitteen mukaisena visiona oli, että koko toimeentulotuen prosessi sen hakuvaiheesta, päätöksen saamiseen ja omien asioiden seuraamiseen sähköistyy. Hankkeen käytännön tavoitteet kirjattiin siten, että tavoitteena oli toimeentulotuen käsittely- ja hakuprosessin sähköistäminen sekä työntekijän sähköisen työpöydän kehittäminen tukemaan käsittelyprosessia. Prosessissa tuli huomioida myös manuaalisesti tulleiden toimeentulotukihakemusten käsittely osana sähköistä hakua. Hankkeessa tehtiin sähköiseen toimeentulotukiprosessin ja sosiaalitoimen työntekijän etyöpöydän liittyvät määritykset, tekniset toteutukset sekä testattiin ja pilotoitiin prosessia ja työpöytää testi- ja tuotantoympäristössä. Pilotointi toteutettiin Kainuussa Kajaanin seudulla Ristijärven, Paltamon ja Kajaanin sosiaalitoimistoissa. Hankkeen tuloksena asiakas voi jättää toimeentulotukihakemuksen sähköisesti internetissä. Sähköiselle hakemukselle kirjoitetut tiedot siirtyvät asiointirajapintaa käyttäen suoraan sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään. Sähköisen hakemuksen liitteeksi työntekijä skannaa asiakkaan toimittamat tositteet. Toimeentulotuen käsittelijä näkee asiakkaan lähettämän hakemuksen ja sosiaalitoimistossa skannatut liitteet sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmästä ja voi käsitellä hakemuksen ilman manuaalisia papereita. Asiakastietojärjestelmän liitetoiminnallisuus mahdollistaa myös paperisten hakemuksien muuntamisen sähköiseen muotoon ja käsittelemisen missä tahansa kuntayhtymän sosiaalitoimistossa. Työntekijän päivittäisen työn ja sähköisen prosessin tukena on etyöpöytä, jolle on koottu työntekijän päivittäisessä työssään tarvitsemat ohjelmat, ohjeistot ja tiedot. 1.2 Projektin tausta ja tavoitteet Hankkeen lähtötilanne Sähköisten palveluiden tarjonta lisääntyy voimakkaasti monilla yhteiskunnan aloilla. Kainuun maakunta -kuntayhtymä lähti kehittämään sähköisiä asiointipalveluja sosiaalialalle easiointi Kainuussa -hankkeen avulla. Organisaation näkökulmasta kehitystyöhön lähtemisen taustalla vaikuttivat monet asiat. Kainuun kehitystä ohjaa Laki Kainuun hallintokokeilusta (343/2003). Laki astui voimaan 9.5.2003. Hallintokokeilu käynnistyi 1.1.2005 ja kestää 31.12.2012 saakka. Kokeilun

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 5(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 tarkoituksena on saada kokemuksia maakunnallisen itsehallinnon vahvistamisen vaikutuksista maakunnan kehittämiseen, peruspalveluiden järjestämiseen, kansalaisten osallistumiseen, maakunnan ja valtion keskushallinnon suhteeseen sekä kuntien ja valtion aluehallinnon toimintaan. Hallintokokeilun yksi keskeinen tavoite on hakea uusia työtapoja sekä toimintamalleja maakunnan ja kuntien, yhteistyökumppaneiden ja elinkeinoelämän sekä muun työelämän välillä. Kainuun maakunta -kuntayhtymä muodostaa asukaspohjaltaan noin 85 000 asukkaan yhteisön. Hallintokokeilua ohjaavan lain mukaan Kainuun kuntien (pois lukien Vaalan kunta) sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut hoidetaan keskistetysti kuntayhtymän toimesta, lukuun ottamatta päivähoitoa. Uuden kuntayhtymän sosiaali- ja terveydenhuollon toiminta-ajatuksen perusperiaatteena on mm: Asiakkaan ns. vapaan valinnan periaate, jonka mukaan asiakkaalla on mahdollisuus käyttää sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita yli kuntarajojen Kainuun sisällä. Asiakkaiden tiedot ovat nähtävissä reaaliaikaisesti missä tahansa toimipisteessä. Työntekijän on voitava vaihtaa työskentelypistettä joustavasti. Potilaan/asiakkaan tietojen on oltava käytössä reaaliaikaisesti. Tiedot liikkuvat tietoturvallisesti ja vastaavat tietoturvallisuuden periaatteita. Kainuun laajakaistaverkon toteuttaminen oli myös oleellinen tekijä sähköisten palveluiden kehittämisen kannalta. Vuoden 2007 loppuun mennessä laajakaista kattoi lähes kaikki taloudet (99 %). Kansalaisilla ja asiakkailla on mahdollisuus asioida sähköisiä kanavia myöten, kun vaan palvelut ovat kunnossa. Laki sähköisestä asioinnista (13/2003) velvoittaa julkishallinnon yksiköitä myös kuntasektorilla tarjoamaan sähköisiä asiointipalveluita. Kainuu on linjannut maakuntaohjelmassaan erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisten asiointipalveluiden kehittämisen keskeiseksi teknologiseksi strategiaksi. Kainuun maakunta kuntayhtymän sosiaali- ja terveystoimiala on määritellyt toimialansa strategiassa vuoden 2015 visionsa seuraavasti: Kainuu on paikallisesti ja valtakunnallisesti arvostettu sosiaali- ja terveydenhuollon edelläkävijämaakunta. Samassa strategiassa se määrittelee toimialansa strategiset tavoitteet. Keskeistä on toimiva organisaatio ja palvelurakenne, jossa toteutuu asiakkaiden tarpeet ja palvelujen saavutettavuus. Lisäksi se määrittelee strategiseksi päämääräksi osaavan henkilöstön, joka hyödyntää palveluiden tuottamisessa tekniikan. Palveluiden järjestämisessä korostetaan kustannustehokkuutta ja laatua. Kainuun elinvoimaisuuden takeena on kehittämiskumppanuuksiin perustuva yhteistyö. Näin ollen easiointi Kainuussa -hanke oli linjassa hakijaorganisaation strategisen työskentelyn kanssa ja edisti organisaation strategisia tavoitteita. Kainuulaisten asiakkaiden ja työntekijöiden tarpeita sähköiselle asioinnille selvitettiin Sosiaalihuollon tietoteknologian kehittämisen Kainuussa -hankkeessa tehdyllä mielipidekyselyllä. Kyselyn perusteella todettiin, että tarvetta sähköisien asiointipalvelujen kehittämiselle on Kainuun alueella. Julkisien palvelujen haluttiin nykyaikaistuvan sähköisien palvelujen kautta. (Mielipidekysely sähköisten asiointipalvelujen kehittämisestä sosiaali- ja terveydenhuollossa. Tulosraportti 2006.)

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 6(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Hankkeen toteutuksen kannalta olennaista lähtötilanteessa oli se, että Kainuun maakunnassa oli vuoden 2004 2005 aikana uudistettu sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmä (sosiaalitoimessa Pro Consona aluetieto-järjestelmä), mikä mahdollisti tavoitteiden mukaisen jatkokehittämisen, määrittelyn, pilotoinnin ja toteutuksen. Hankkeen keskeisenä toimittajakumppanina toimi Logica Oy (aikaisemmin nimellä WM-data). Yrityksellä on vahvaa osaamista sosiaalihuollon palveluiden kehittämisessä. Kainuun maakunnan (8 kuntaa) sosiaalihuolto käyttää Logican Pro Consona asiakastietojärjestelmää. Järjestelmällä on edelleen keskeinen rooli sähköisen asioinnin kehittämisessä sosiaalihuollossa, koska muun muassa toimeentulotuki hoidetaan kyseisen järjestelmän avulla. Sosiaalihuollon palvelut perustuvat yleiseen sosiaalihuoltolakiin ja useisiin erityislakeihin kuten lakiin toimeentulotuesta. Sosiaalihuollon palveluiden järjestämisvastuu on säädetty kuntien tehtäväksi. Sosiaalipalveluiden tarve kasvaa. Sosiaalihuollon asiakkaiden määrä on kasvanut ja asiakkaiden elämäntilanteet ovat monimutkaistuneet. Ensisijaiset etuudet eivät takaa kaikille riittävää toimentuloa vaan viimesijainen toimeentulotuki on monelle pysyvä tulonlähde. Työntekijöiltä palveluiden antaminen vaatii yhä enemmän osaamista, yhteistyötaitoja ja tiedon hakemista eri lähteistä. Toimeentulotuen käsittelemistä varten tarvitaan tietoa asiakkaan tilanteesta asiakkaalta itseltään sekä eri viranomaistahoilta. easiointi Kainuussa -hanke kuului osaksi KuntaIT:n KuntaFenix hankekonsortiota, jonka tavoitteena on kehittää kuntien asiakaslähtöisiä sähköisiä osallistumis- ja asiointipalveluja. KuntaFenix -hankkeilta odotettiin lähtökohtaisesti, että kehittämiskohteena on laajoja, teknologiaa hyödyntäviä järjestelmiä. Projekteissa tuli tehdä yhteistyötä julkisen palveluntuottajien, yksityisen sektorin ja teknologia yritysten välillä. Konsortioon kuuluvien hankkeiden tuli olla haastavia ja riskipitoisia. Lisäksi tuloksien piti olla monistettavia ja laajasti hyödynnettäviä. KuntaFenix hankkeiden toteutusta, tulosten levittämistä ja kokonaisuuteen kuuluvien projektien välistä yhteistyötä koordinoi KuntaIT -yksikön johdolla muodostettu ja TEKESin hyväksymä johtoryhmä. Kansallisista lähtökohdista käsin easiointi Kainuussa -hankkeessa lähdettiin tekemään tiivistä yhteistyötä KuntaIT:n kanssa. Tämän yhteistyön kautta tavoiteltiin, että muun muassa Lieksan ja Joensuun kaupunkien tekemä sähköisen asioinnin kehittämistyö kanavoitui tarvittavilta osin hankkeeseen. Myös muiden KuntaFenix -hankkeiden työskentelyn ja tuotoksien uskottiin tuovan lisäarvoa easiointi Kainuussa -hankkeeseen. Hankkeen tavoitteet ja tavoiteltava kehitys Projektisuunnitelmassa hankkeelle asetettiin seuraavat tavoitteet: Liite.1 Projektisuunnitelma v. 4.0. Tavoitteena on toimeentulotukea koskevan toimintaprosessin muuttuminen sellaiseksi, että nykyiset monivaiheiset manuaaliset työprosessit yksinkertaistuvat, nopeutuvat, selkeytyvät teknologian avulla. Työntekijälle muutos merkitsee käytännössä toimeentulotuen sähköistä käsittelyprosessia hakemuksen hausta päätöksen tekemiseen ja sen siirtämiseen arkistoon. Prosessia alkaa siitä, kun asiakas käynnistää palveluprosessin verkostosta, työntekijä vastaanottaa palvelupyynnön, rekisteröi sen ja tekee päätöksen sähköisesti suoraan käyttämäänsä asiakastietojärjestelmään ja lähettää päätöksen asiakkaalle tiedoksi sähköisesti.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 7(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Asiakkaalle prosessin sähköistäminen merkitsee nopeaa ja paikasta riippumatonta asiointia, omien asioiden seuraamista reaaliajassa ja mahdollisuutta saada päätös sähköisesti. Toisena keskeisenä teknologisena tavoitteena on työntekijän työn selkeyttäminen kehittämällä työn tekemisen tueksi etyöpöytä ratkaisu. etyöpöytä yhdistää työntekijän työssä tarvittavat tiedot ja vastaanottaa asiakkaan palvelupyynnöt ja mahdollistaa niiden suoran käsittelyn ja päätöksenteon asiakastietojärjestelmässä. Sähköisessä palveluprosessissa hyödynnetään jo olemassa olevia tietovarantoja (mm. asiakas-/aluetietojärjestelmien, talous- ja henkilöstöhallinnon ja valtakunnallisten järjestelmien ja eri rekistereiden tietoja). Hankkeen keskeisenä tavoitteena on käyttöön otettavan uuden teknologian ja uusien toimintamallien kautta tehostaa asiakas- ja palveluprosesseja ja toimijoiden välistä yhteistyötä. Hankkeella edistetään julkisten ja yksityisten teknologiaan erikoistuvien palvelutuottajien ja tutkimuslaitosten pitkäjänteistä kehitystyötä, niin prosessien kuin uuden teknologian alalla. Tavoitteissa tuli huomioida käytännönläheisesti KuntaFenix -rahoitushaun kriteerit, joita olivat: Vaikuttavuus valtakunnan tasolla Kansallinen ja kansainvälinen yhteistyö, poikkihallinnollisuus Tuottavuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden lisääminen Asiakasnäkökulman korostaminen > asiakasrajapintaan hyötyjä ja tehokkuutta (Palvelu)rakenteiden, prosessien ja toimintamallien uudistaminen Sähköisen asioinnin mahdollisuudet käyttöön, geneeristen ratkaisujen toteuttaminen, vuorovaikutteiset palvelut Monistettavuus, tuotteistaminen ja vientimahdollisuudet Merkittävä uutuusarvo Palvelu- ja systeemi-innovaatioiden kehittäminen Hankkeen kohderyhmät Hankkeen kohderyhmänä on erityisesti Sosiaalitoimen toimeentulotukityötä tekevät henkilöstö, joiden työprosessia ja työvälineitä hankkeessa pyrittiin tehostaan ja parantamaan. Lisäksi hankkeen kohderyhmänä olivat toimeentulotukea hakevat asiakkaat, joille haluttiin kehittää mahdollisuus asioida toimeentulotukiasioissa sähköisesti. Välillisesti hankkeen kohderyhmä on myös muut sähköisiä palveluita julkisiin palveluihin kehittävät tahot, joille hankkeen tuloksena syntyi kansallinen toimeentulotuen tiedonsiirron rajapinta. 2 Projektin kuvaus 2.1 Projektin tuotokset Hankkeen käytännön työ organisoitiin kolmeksi osaprojektiksi. Kahden ensimmäisen osaprojektin tavoitteena oli erityisesti tuottaa määrittelydokumentaatiota kehitettävän järjestelmän teknistä toteuttamista varten. Kolmannessa osaprojektissa keskityttiin teknisiin

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 8(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 asioihin ja tuotettiin muun muassa tuotanto- ja testiympäristöt hankkeen pilotointiin. Osaprojektien projektisuunnitelmat ovat liitteissä 2-4. Liite 2. Toimintaprosessit projektisuunnitelma v 0.6, Liite 3. etyöpöytänäkymät projektisuunnitelma v.9 Liite 4. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri v 0.5. Seuraavaksi on esitelty osaprojekteittain hankkeessa syntyneet tuotokset. Toimintaprosessit Ensimmäisenä osaprojekteista käynnistyi Toimintaprosessit osaprojekti. Osaprojekti toteutettiin Kainuun maakunta -kuntayhtymän, yhteistyökumppaneiden ja Logica Oy:n yhteistyönä. Osaprojekti työskenteli tammi- kesäkuu 2007 välisellä ajalla koontuen viisi kertaa noin päivän mittaisiin työkokouksiin. Osaprojektin tavoitteena oli määritellä ja kuvata sähköinen toimeentulotukiprosessi ja toimintamalli. Vaatimusmäärittelyssä analysoitiin toimeentulotukiprosessin nykytila ja tunnistettiin kehittämiskohteet. Tämän jälkeen määriteltiin ja kuvattiin sähköisen toimeentulotukiprosessin tavoitetilan. Toimintaprosessit osaprojektin toisena tavoitteena oli määritellä avoimen palvelurajapinnan tietosisältö sähköiseen toimeentulotukihakemusasiointiin. Osaprojektin määrityksiä on tarkennettu tarvittavilta osin (muun muassa tekniset seikat huomioiden) pienryhmissä ja hankkeen henkilökunnan toimesta myös osaprojektin päättymisen jälkeen. Osaprojektin tuotoksena syntyivät seuraavat määrittelydokumentit: 1. Prosessin nykytilan kuvaus Lähtökohtana oli jo olemassa oleva Kainuun nykyisen toimeentulotuen prosessikuvaus. Nykyinen prosessi käytiin läpi ja siitä paikannettiin ongelmakohteita ja kehittämisen paikkoja. Liite 5. Toimeentulotukihakemuksen rajapintakuvaus ver.1.1. (sisältää nykytilan prosessikuvauksen) 2. Kehittämiskohteet luettelo Kehittämiskohteet luetteloon listattiin asioita, jotka vaativat prosessissa kehittämistä. Kehittämiskohteet olivat suurimmaksi osaksi ongelmakohtia, joihin haluttiin ratkaisua ja parannusta. Kehittämiskohteet luettelo käytiin läpi projektin ollessa loppusuoralla ja siihen päivitettiin, mitä kehittämiskohteille oli hankkeen aikana tehty ja mikä niiden tilanne oli. Yhteenvetona voidaan todeta, että hyvin moniin kehittämiskohteista oli hankkeen aikana haettu ratkaisua ja saatu hyviä tuloksia. Liite 6. Kehittämiskohteet -luettelo 14.10.2008.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 9(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 3. Prosessin tavoitetila - sähköinen toimeentulotukiprosessi Tavoitetilaa eli sähköistä toimeentulotukiprosessia lähdettiin kuvaamaan QPR Process Guideohjelmistoa käyttäen. Lähtökohtana mallintamiselle oli Kainuun olemassa oleva prosessikuvausta. Lisäksi tarkasteltiin Pohjois-Karjalassa tehtyä sähköisen toimeentulotukiprosessin kuvausta. Tavoitetilan kuvaamisessa haasteellista oli valita, mitä tavoitetta halutaan hankkeessa kuvata. Tehdäänkö tulevaisuuden visio vai jo lähitulevaisuuden (esimerkiksi pilotointi) kuvaus? Tuloksena syntyi kuvaus lähitulevaisuuden toimeentulotuen sähköisestä prosessista, jossa on huomioitu Kainuun sähköisen toimeentulotukiprosessin pilotti. Prosessikuvaan ei kuvattu kaikkia prosessin mahdollisia vaiheita, kuten maksatusta, perintää tai muutoksenhakuprosessia. Prosessikuvaus rajattiin kuvaamaan kehitettäviä prosessin vaiheita: hakemuksen jättämistä, vastaanottamista, käsittelyä ja päätöksentekoa. Liite 5. Toimeentulotukihakemuksen rajapintakuvaus v. 1.1 (sisältää sähköisen toimeentulotukiprosessin prosessikuvauksen) 4. Avoimen palvelurajapinnan tietosisältö sähköiseen toimeentulotukiasiointiin Määrittelytyössä pohjana käytettiin Kainuun ja Joensuun nykyisiä toimeentulotukihakemuksia sekä kansallisessa Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa (Tikesos) tehtyä määrittelytyötä. Määrittelytyön osalta tavattiin myös kansallisia määrityksiä toimeentulotukeen tehneen työryhmän projektipäällikköä Jarmo Kärkeä (Stakes.) Tätä kautta pyrittiin varmistamaan hankkeessa tehdyn sähköisen toimeentulotuenpalvelurajapinnan tietosisällön määrittelyn kansallista ratkaisua. Toimintaprosessit osaprojektiryhmä myös kommentoi kirjallisesti Tikesoshankkeessa tehtyä Asiakastiedot toimeentulotuen asiakastietojärjestelmässä -dokumenttia. Tuotoksena syntyi Excel-taulukko, johon on määritelty toimeentulotuen rajapinnan yli siirtyvä tietosisältö. Tietosisältö noudattaa kansallista määrittelyä (Asiakastiedot toimeentulotuen asiakastietojärjestelmissä -dokumentti), jotta rajapinta olisi mahdollisimman yleisesti käytettävissä eri kunnissa ja kaupungeissa. Kunta voi halutessaan supistaa tietosisältöä omassa käytössään. Esimerkiksi Kainuun sähköiselle toimeentulotukihakemukselle on valittu vain osa rajapinnan mahdollistamasta tietosisällöstä. Liite 5. Toimeentulotukihakemuksen rajapintakuvaus v.1.1. (sisältää rajapinnan tietosisällönkuvauksen) etyöpöytänäkymät Toimintaprosessit osaprojektin lähestyessä loppuaan aloitti työskentelyn etyöpöytänäkymät Osaprojekti. Osaprojekti toteutettiin Kainuun maakunta -kuntayhtymän, yhteistyökumppaneiden ja Logica Oy:n yhteistyönä. Suurin osaprojektin työryhmästä oli samoja henkilöitä kuin Toimintaprosessit työryhmässä. Pohjois-Karjalan edustajille oli varattu mahdollisuus osallistua määrittelyyn, mutta he halusivat jättäytyä pois etyöpöydän määrittelytyöstä. Osaprojekti työskenteli tammi-kesäkuu 2007 välisellä ajalla kokoontuen neljä kertaa päivän mittaiseen työkokoukseen. Vaatimusmäärittelyä tehtiin teknologiasta riippumattomalla tavalla. Sosiaalitoimen substanssiosaajat olivat avainasemassa roolikohtaisia työpöytäpalveluita määriteltäessä.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 10(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Osaprojektin tavoitteena oli määritellä sähköisen toimeentuloprosessin e-asiointiympäristö ja siihen liittyvät työpöytänäkymät. Roolikohtaisten työpöytänäkymien avulla yhdistetään eri tietojärjestelmiä, tietovarastoja ja palvelulähteitä käyttäjälähtöisesti. Vaatimusmäärittelyssä pyrittiin vastaamaan kysymyksiin: Mitä palvelukokonaisuudelta vaaditaan? Ja millainen palvelukokonaisuuden tulisi olla, jotta se tukisi parhaiten organisaation toimintaa ja tavoitteita sekä eri rooleissa työskenteleviä käyttäjiä? Osaprojektissa tehtiin myös vaatimusanalyysia, jossa analysoitiin kuvattuja palveluita ja niihin liittyviä tarpeita ja vaatimuksia arkkitehtuurin näkökulmasta. Yhteistyössä Tietojärjestelmäarkkitehtuuri osaprojektin kanssa priorisoitiin palveluiden rakentaminen. Osaprojektin tuotoksena syntyivät seuraavat määrittelydokumentit: 1. Toimintaympäristön kuvaus Toimintaympäristön kuvausdokumentti on kuvaus siitä millaisessa maailmassa etyöpöytä palvelukokonaisuus toimii. Keskeiset prosessit ja niihin liittyvät palveluketjut on tunnistettu. Dokumenttiin on priorisoinnin pohjalta valittu tärkeimmät kehitettävät roolinäkökulmat. Rooleihin liittyen kuvattiin sosiaalityöntekijän, toimeentulotukisihteerin, sosiaaliohjaajan ja toimeentulotukiasiakkaan palvelunäkymät. Kyseisille rooleille dokumentissa on priorisoidut (1-3) tieto- ja palvelutarpeet. Lisäksi dokumentti sisältää analyysin tärkeimmistä tietojärjestelmistä ja -varastoista. Dokumentti sisältää myös käyttäjäkuvauksia ja käyttötapauksia. Liite 7. Toimintaympäristö 10.5.2007 (tiivistelmä) 2. Luonnos käyttöliittymästä Luonnokseen käyttöliittymästä on hahmoteltu ja kuvattu sitä, miltä sosiaalitoimen työntekijän etyöpöytä tulee näyttämään, kun se on teknisesti toteutettu. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri (ICT) Toimintaprosessit ja etyöpöytä osaprojektin jälkeen työskentelyn aloitti Tietojärjestelmäarkkitehtuuri osaprojekti, jonka tehtävänä oli lähteä suunnittelemaan ja toteuttamaan teknisesti kahdessa aikaisemmassa osaprojektissa määriteltyjä asioita. ICT työryhmä jatkoi määrittelyjen jälkeen (12.3.2008 lähtien) työskentelyä 30.10.2008 saakka. Osaprojektin tavoitteena oli ensinnäkin suunnitella ja toteuttaa Toimintaprosessit -osaprojektissa määritelty avoin palvelurajapinta sähköiseen toimeentulotukihakemusasiointiin. Toisena tavoitteena oli Työpöytänäkymät -osaprojektin tuloksien pohjalta luoda sähköinen roolityöpöytä kahdella näkymällä, esimerkiksi kansalaisen ja sosiaalityöntekijän -näkymät. Osaprojektissa tuli myös määritellä sähköiseen toimeentulotukiprosessiin ja toimintamalliin liittyvä tietotekninen arkkitehtuuri. Lisäksi ICT -osaprojektissa luotiin suunnitelmat ja toteutettiin tarvittavat tehtävät tietotekniselle testaus- ja pilotointivaiheille.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 11(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Osaprojektissa syntyivät seuraavat tuotokset: 1. Toimeentulotukiprosessiin liittyvän viitekehysarkkitehtuurin kuvaus Kuvauksessa on huomioitu Kainuun nykyinen tietotekniikka-arkkitehtuuri sekä projektin kehitystarpeet. Kuvaus on toiminut teknisen toteutuksen pohjana. Avoin palvelurajapintakuvaus sähköiseen toimeentulotukihakemusasiointiin Rajapintakuvauksessa on prosessimäärittelyssä kuvattujen tietosisältöjen tekniset rajapintakuvaukset. Kuvaukseen on myös määritelty, mitä kuittauksia tiedonvälityksessä perusjärjestelmän ja verkkopalveluiden välillä tarvitaan. Liite 5. Toimeentulotukihakemuksen rajapintakuvaus v.1.1 (sisältää tekniset rajapintamääritykset) 2. Työpöytäpalvelut -osaprojektin tulosten jalkautus Tietojärjestelmäarkkitehtuuri osaprojektin tuotoksen on myös syntynyt roolikohtainen työpöytä priorisoiduilla tieto- ja palvelusisällöillä. Hankkeen aikana huomattiin, että määriteltyjen työntekijöiden etyöpöytien palvelu- ja tietosisällöt muistuttivat hyvin paljon toisiaan. Pilottiin toteutettiin sosiaalityöntekijän/ sosiaaliohjaajan työpöytänäkymä, joka on soveltunut hyvin myös toimeentulotuen käsittelijöiden ja virastomestareiden työpöydäksi. Määrittelyjen pohjalta etyöpöydälle toteutettiin prioriteetin 1 mukaiset palvelut. Herätteitä ei hankkeen aikana toteutettu. Kuva 1. Hankkeessa toteutettu sosiaalitoimen etyöpöytä.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 12(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 3. Käyttöönoton suunnittelu ja toteutus (pilotointi) Käyttöönottoon liittyen osaprojektissa suunniteltiin ja toteutettiin testi- ja tuotantoympäristöt pilotointiin. Toteutuksessa huomioitiin käyttäjätunnistus- ja tietoturva-aiheet sekä kriittiset integraatiot rajapintapalveluina. Testausta ja pilotointia varten työstettiin hankkeessa useita dokumentteja, joilla pyrittiin tukemaan testien ja pilotoinnin läpiviemistä. Testaus ja pilotointi jaettiin kahden päätavoitteen mukaisesti kahteen vaiheeseen. Ensin toteutettiin, testattiin ja pilotointiin etyöpöytä. Tämän jälkeen siirryttiin testaamaan ja pilotoimaan sähköistä toimeentulotukiprosessia. Prosessi pitää sisällään sähköisen hakemuslomakkeen, tiedonsiirron rajapinnan sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään sekä liite-toiminnallisuuden Pro Consonaan ja etyöpöydälle. Kuva 2. Sähköinen toimeentulotukihakemus -näyttö.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 13(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Kuva 3. Sähköisen toimeentulotukihakemuksen käsittely ja liitteiden katselu. Osana pilotointia syntyi kehitettyjä osioita koskevia käyttöohjeita, joiden avulla pilottihenkilöt perehdytettiin etyöpöydän ja sähköisen toimeentulotukiprosessin käyttöön. Pilotoinnin tuloksena saatiin sosiaalitoimen henkilökunnan sekä asiakkaiden palautteet ja kehittämisehdotukset koskien toteutettuja osa-alueita. Virhetilanteiden hallintaa varten tehtiin dokumentti, jossa on kuvattu virhetilanteet toiminnoittain. Osana pilotointia ja käyttöönoton valmistelua työstettiin hankkeessa myös Toimeentulotuen osion sisältö Kainuun maakunta -kuntayhtymän internet-sivustolle. Sivustolle tuotettiin tietoa toimeentulotuesta, tuen myöntämisestä ja hakemisesta. Sivustolla on saatavissa pdf-lomakkeena toimeentulotuen hakulomake. Toimeentulotukilomake on näin saatavissa verkkosivuilla myös ilman kirjautumista. Sivustolle tehtiin lisäksi sisältö sähköisen palvelun aloitussivulle. Aloitussivu sisältää informaatiota palvelun käytöstä, kirjautumisesta, teknisistä vaatimuksista, tietoturvasta jne. Lisäksi sivustolle on lisätty Henkilötietolain vaatima Toimeentulotuen asiakastietojen (Pro Consonan) rekisteriseloste sekä Julkisuuslain vaatima Tietojärjestelmäseloste. Kyseiset selosteet on päivitetty niin, että niissä huomioidaan myös sähköinen toimeentulotukiprosessi. Sähköistä palvelua koskeva osio julkaistaan vasta, kun kuntayhtymä tekee palvelusta mahdolliset käyttöönottopäätökset ja lomake otetaan tuotantokäyttöön. http://maakunta.kainuu.fi/toimeentulotuki ICT-projektin rinnalla tuotettiin lisäksi myös Kainuun maakunnan vaatimusmäärittelyluettelo etyöpöydälle ja sähköiselle prosessille. Dokumentissa on määritelty organisaatiolähtöiset, käyttäjävaatimukset ja toiminnalliset/ei-toiminnalliset vaatimukset.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 14(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 4. Jatkokehityssuunnitelma Tietojärjestelmäarkkitehtuuri työryhmässä toteutettiin hankkeen loppuvaiheessa listaus avoimista tehtävistä. Listatut asiat olivat luonteeltaan hyvin erilaisia. Osa kehitysehdotuksia, jotka mahdollisesti parantaisivat järjestelmän toimivuutta. Osa oli tehtäviä, jotka jäivät tekemättä hankkeen aikana. Osa taas pidemmän aikavälin visioita siitä, miten prosessia tulisi jatkokehittää. Nämä avoimet asiat käsiteltiin hankkeen lopussa toimittajan (Logica) ja perusorganisaation kanssa ja tehtäviä priorisoitiin. Lisäksi hankkeessa työstetiin suunnitelma käyttöönotosta. Suunnitelmaan koottiin käyttöönotossa yleisesti huomioitavia asioita. Dokumenttiin hahmoteltiin hankkeen ja pilotoinnin aikana saatujen kokemuksien perusteella vaihtoehtoisia malleja lähteä ottamaan tuotantokäyttöön sähköinen toimeentulotukiprosessi sekä niitä edellytyksiä, jotka täytyy tehdä ennen käyttöönottoa. Tietohallinto on myös laatinut dokumentin, johon on koottu asioita, mitä järjestelmän ylläpito vaatii eri osapuolilta (esimerkiksi tietohallinto, pääkäyttäjä jne.). Maakunnallinen toimeentulotukiprosessi Hankkeen aikana huomattiin, että sähköisen palvelun ja prosessin kehittäminen vaatii paljon työtä organisaation toimintaprosesseihin. Myös kehittämiskohteet -luetteloon listattiin paljon asioita, jotka koskivat itse toimintaprosessia. Sähköistä palvelua kehitettäessä haluttiin huomioida, että itse toimeentulotuen toimintaprosessissa täytyy tehdä muutoksia, jotta siihen pystytään istuttamaan teknologiset välineet ja sen tuomat uudistukset. Tämän vuoksi hankkeessa osallistuttiin ja otettiin vetovastuuta maakunnalliseen toimeentulotukiprosessiin liittyvissä asioissa. Maakunnallisen toimeentulotukiprosessin kehittämistyö tehtiin maakunnallisessa tttohjeistoryhmässä. Työryhmän tarkoituksena oli päivittää toimeentulotukea koskevat sisäiset ohjeistot ajan tasalle. Tätä kautta pyrittiin aidosti maakunnallisiin työtapoihin ja myöntämisen perusteihin. Ilman aidosti yhtenäisiä toimintatapoja ei voida käyttöönottaa myöskään sähköistä maakunnallista toimeentulotukiprosessia. Lisäksi ajantasainen ohjeisto on olennainen osa työntekijän päivittäistä työtä ja sitä kautta osa myös etyöpöydän sisältöä. Tuloksena päivitettiin ajan tasalle seuraavat Kainuun maakunta -kuntayhtymän sisäiset dokumentit: Toimeentulotuen myöntämisen perusteet Kainuun maakunta -kuntayhtymässä Toimeentulotuen myöntämisen perusteet Kainuun maakunta -kuntayhtymässä Toimeentulotuen opiskelijaohjeet Lisäksi hankkeen aikana huomattiin, että toimittaessa sähköisessä maailmassa korostuu asiakastietojen kirjaaminen ja dokumentoiminen asiakastietojärjestelmään. Tämän vuoksi hankkeessa työstettiin myös uusi Toimeentulotuen kirjaamisen työohje. Kirjaamiset tulee olla eri toimipisteissä tehty samalla tavalla, jotta hakemuksen käsittely onnistuu tarvittaessa myös eri toimipisteen työntekijältä. Toimeentulotuen kirjaamisohje Kainuun maakunta -kuntayhtymässä.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 15(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Toimintaprosessin uudistamista pyrittiin tukemaan hankkeen toimesta osallistumalla Kajaanin sosiaalitoimistossa tehtyyn neuvonnan kokeiluun. Kokeilussa uudistettiin neuvonnan työtehtäviä sekä koko toimeentulotukiprosessia. Neuvonnassa olemassa olevien kahden vahtimestarin työpanoksen lisäksi neuvontaan lisättiin toimeentulotukisihteerin työpanos. Sihteerin tehtäviin kuuluu muun muassa toimeentulotukeen liittyvä ohjaus ja neuvonta sekä hoitaa keskitetysti toimeentulotukeen liittyvää toimeenpanoa (maksatusta ja maksusitoumuksia). Toiminnalla on pyritty vaikuttamaan prosessissa ongelmallisiksi koettuihin asioihin, kuten esimerkiksi postin kulun hitauteen, käsittelytyön jatkuviin keskeytyksiin ja puutteellisesti täytettyihin hakemuksiin. Osana neuvonnan kokeilua on virastomestareiden työssä tehty skannausta, joka osaltaan on antanut heille valmiuksia sähköiseen prosessiin. Skannatut asiakirjat on käsitelty toisessa toimipisteessä. Aikuissosiaalipalveluiden henkilökunnan osaamista ja osaamisen kehittymistä on haluttu hankkeen toimesta vahvistaa. Sähköinen toimintaprosessi ja uudet työtavat asettavat vaatimuksia myös osaamiselle. Hanke oli mukana yhteistyössä laatimassa osaamisen kehittämisen suunnitelmaa aikuissosiaalipalveluihin. Suunnitelmissa on huomioitu myös sähköisen prosessin käyttöönoton vaateet osaamiselle ja järjestettäville koulutuksille. Kehittämisen tuloksena syntyi: Osaamisen kehittämisen suunnitelmat vuodelle 2008 ja vuodelle 2009. Hankkeen vaikutuksien arvioiminen sosioekonomisiin terveyseroihin Kainuun maakunta -kuntayhtymän strategisen suunnitelman (2007 2015) mukaan keskeinen strateginen päämäärä on hyvinvoiva kainuulainen. Konsernitason toimenpiteenä korostuu väestöryhmien välisten terveyserojen kaventaminen. Tämä päätös velvoittaa Kainuun maakunta -kuntayhtymän toimijoita omassa toiminnassaan ja päätöksenteossaan kiinnittämään huomioita väestöryhmien välisiin terveyseroihin ja käynnistämään konkreettisia kohdennettuja toimenpiteitä, joilla voidaan vaikuttaa sosiaaliseen eriarvoisuuteen ja elintapoihin. Päätöksen toimeenpano ulottuu myös maakunnassa toteutettaviin hankkeisiin, kuten easiointi Kainuussa - hankkeeseen. Tavoitteena on, että myös hankkeet tarkastelevat omien tavoitteittensa kautta sosioekonomisia terveyserovaikutuksia ja muotoilevat hankkeille terveyserotavoitteet. Hankkeilla voi olla suoria tai välillisiä vaikutuksia sosioekonomisten terveyserojen kaventamiseen. Tämän tavoitteen mukaisesti hankkeessa tehtiin dokumentti, jossa käsiteltiin sosioekonomisia terveyseroja erilaisien mittarien ja tilastojen avulle sekä tarkasteltiin hankkeen tavoitteita suhteessa sosioekonomisiin terveyseroihin. Dokumentti käsiteltiin hankkeen johtoryhmässä (14.10.2008). easiointi Kainuussa -hankkeen tavoitteita koskevana kohderyhmänä ovat toimeentulotukea hakevat asiakkaat ja sosiaalitoimen toimeentulotuessa työskentelevä henkilökunta. Sähköisen toimeentulotukipalvelun kehittämistoimilla voi olla sekä positiivisia että negatiivisia vaikutuksia sosioekonomisiin terveyseroihin. Hanke pyrki tavoitteiden asettamisessa vahvistamaan positiivisia vaikutuksia ja ehkäisemään negatiivisten vaikutusten syntymistä. Liite 8. Sosioekonomiset terveyserot ja niiden arivointi hankkeessa, sisältää IVA arvioinnin 25.6.2008.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 16(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 2.2 Projektin toteutus Hallinnointi easiointi Kainuussa -hanketta hallinnoi Kainuun maakunta -kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi. TEKES ja Kainuun maakunta -kuntayhtymä vastasivat hankkeen rahoituksesta suhteella 50 % ja 50 %. Hanke on kuulunut KuntaFenix -ohjelmaan. Hanke toteutettiin ajalla 1.8.2006 30.6.2008, jatkoaika 1.7 30.10.2008. Näin ollen hankkeen toiminta-aika oli kokonaisuudessaan 27 kk. TEKESin KuntaFenix -haulla haettiin hankkeita, jossa julkiset organisaatiot, yritykset ja tutkimuslaitokset osallistuvat yhteiseen hankekokonaisuuteen. Hankkeen käytännön yhteistyötahoina toimivat Logica Oy, Oulun yliopisto, Pohjois-Karjalan maakunta/esostieto -hanke, Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ja Kainuun IT-Pooli. Yhteistyökumppaneiden roolit ja vastuut kirjattiin hankkeen projektisuunnitelmaan ja niitä tarkennettiin hankkeen alussa johtoryhmän kokouksissa. Hankkeen päätyttyä yhteistyökumppanit arvioivat omaa rooliaan ja sen onnistuneisuuttaan. Arviot on esitetty kappaleessa 2.3. Lähtökohtana oli, että KuntaFenix osapuolet rahoittavat määrittelyosuuden omalla työllään. TEKESiltä saatava rahoitusosuus oli tarkoitettu käytettäväksi erilaisiin ostopalveluihin, joilla tuetaan hankkeessa toteuttavaa määrittelyä, pilotointia ja käyttöönottoa. Hankkeen hakemisvaiheessa vaadittiin kumppanuussopimukset, jotka myös laadittiin easiointi Kainuussa -hankkeen keskeisien kumppaneiden (Joensuun kaupunki, Logica Oy) kanssa. Kumppanuussopimuksien mukaisesti jokainen osallistui määrittelyosuuteen omalla työllään, eikä näiltä osin syntynyt hankkeelle kustannuksia ostopalveluista. Hankkeen keskeisenä toimittajakumppanina toimi Logica Oy. Hankkeessa käytettiin ostopalveluita, joilla tuettiin määrittelyä, pilotointia ja käyttöönottoa. Kilpailutusta ei toteutettu tekniseen kehittämistyöhön liittyen, koska katsottiin, ettei hankkeessa tehtyä sähköiseen toimeentulotukiprosessiin liittyvää rajapinta ja asiakastietojärjestelmän kehittämistyötä voida tilata kuin siltä toimittajalta, jonka järjestelmästä kulloinkin on kyse. Kuntayhtymän yhdeksässä sosiaalitoimen toimipisteessä on käytöstä asiakastietojärjestelmänä Logica Oy:n Pro Consona asiakastietojärjestelmä, jolla hoidetaan myös toimeentulotukiprosessiin liittyvää työtä. Lisäksi haluttiin varmistua, että hankkeessa saadaan toteutettua kaikki rajapintatyöhön liittyvät toimitusvaiheet, aina rajapintojen käyttöönottoon asti, tietojärjestelmäntoimittajan hallinnoimassa perusjärjestelmässä. Näin toimien haluttiin välttää JUPA -hankkeissa koettuja epäonnistuneita kokemuksia rajapintoihin liittyvässä kehitystyössä. Pilotointia ja testausta varten tarvittavat laite- ja kalustehankinnat tehtiin Kainuun maakunta -kuntayhtymän yhteisen kilpailutuksen mukaisesti. Hankkeen johtamisesta vastasi hankkeelle nimetty Johtoryhmä. Johtoryhmä muodostettiin TEKESin ohjeiden mukaisesti. Johtoryhmän puheenjohtaja toimi rahoittajan esittämän suosituksen mukaisesti teknologiahankkeen edustaja Jukka Ahtikari Logica Oy:stä ja johtoryhmän sihteerinä hankkeen projektipäällikkö Erja Heikkinen. Johtoryhmä kokoontui hankeaikana 9 kertaa. Johtoryhmän keskeisinä tehtävinä oli TEKESin tutkimusrahoituksen

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 17(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 yleisten ehtojen mukaisesti seurata projektin edistymistä, tukea asiantuntemuksellaan projektin tavoitteiden toteutumista, edesauttaa syntyneen osaamisen siirtämistä sitä hyödyttäville tahoille ja vahvistaa projektin aikana vastuullisen johtajan tekemät projektin muutosesitykset rahoittajalle. Hankkeen vastuullisena johtajana toimi kehittämispäällikkö Marita Pikkarainen Kainuun maakunta -kuntayhtymästä. easiointi Kainuussa -hankkeen johtoryhmään valmisteltiin hankkeen seurannan helpottamiseksi tilannekatsauksia (5 kpl), joihin oli koottu hankkeen ajankohtainen tilanne kattavasti (mitä on tehty ja mitä tehdään seuraavaksi). Lisäksi johtoryhmässä käsiteltiin TEKESille laaditut seurantaraportit, joissa oli raportoitu hankkeen eteneminen. KuntaFenix hankkeiden toteutusta, tulosten levittämistä ja kokonaisuuteen kuuluvien projektien välistä yhteistyötä koordinoi KuntaIT -yksikön johdolla muodostettu ja TEKESin hyväksymä johtoryhmä. Hankkeen vastuullinen johtaja Marita Pikkarainen osallistui KuntaFenix:n johtoryhmään. Projektipäällikkö osallistui työvaliokunnan kokouksiin. Työvaliokunnan tehtävänä oli valmistella asiat johtoryhmälle sekä mahdollistaa yhteistyötä hankkeiden välillä. Toteutus ja organisointi Hankkeen toteuttaminen konkretisoitiin kolmeksi eri osaprojektiksi. Osaprojektit ovat vastanneet hankkeen käytännön työn toteutuksesta. Määritykset tehtiin I ja II osaprojekteissa (Toimintaprosessit ja etyöpöytänäkymät) ja tekninen toteutus osaprojektissa III eli Tietojärjestelmäarkkitehtuuri (ICT ryhmässä). ICT osaprojektin työ sisälsi myös testauksen ja pilotoinnin. Kullekin osaprojektille laadittiin omat projektisuunnitelmat, joissa määriteltiin tavoitteet, rajaukset, toteutustapa, menetelmät, roolit ja vastuut. Lisäksi työtä tuettiin erillisillä kutakin toimintaa ja vaihetta vaativilla suunnitelmilla (kuten testaus/pilotointisuunnitelmat) Työn organisoiminen kolmeen erilliseen osaprojektiin selkeytti tavoitteiden toteuttamista, tehtävänjakoa ja vastuita. Kuva 4. Hankkeen toteuttamisen organisointi eri työryhmissä.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 18(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Hankkeen vaiheistus ja aikataulutus: Hanke toteutettiin tietojärjestelmien kehittämiselle tyypillisien vaiheiden kautta. Ensin toteuttava järjestelmä määriteltiin, jonka jälkeen suunniteltiin ja toteutettiin. Toteutusta, testausta ja pilotointia tehtiin vaiheittain, koska sähköiseen prosessin kehittämiseen liittyi useita eri osa-alueita, eikä hallittavuuden vuoksi kaikkea pystytty tekemään kerralla. Vaiheista toteutuksen ja testauksen osuus venyivät odotettua paljon pidemmäksi teknisien ongelmien vuoksi. Tämä puolestaan siirsi pilotoinnin aloitusta ja lyhensi siihen käytettävää aikaa. Kehitettävän järjestelmän haluttiin olevan suhteellisen virheetön ennen kuin se päästettiin pilotoitavaksi Aikuissosiaalipalveluihin, oikeaan tuotantoelämään. Tällä toimenpiteellä haluttiin varmistaa, ettei pilotoinnista aiheudu suuria ongelmia itse palveluntuottamiseen (toimeentulotuki) ja pilotointi on hallittavasti vietävissä läpi, kun järjestelmästä on karsittu suurin osa virheistä. Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet ja aikataulutus: Aloitus Päättyy Vaiheistus 15.6.2006 15.12.2006 Hanke- ja osaprojektisuunnitelmien teko: Tavoitteet, tehtävät sekä rajaukset ja vastuut, osapuolten tehtäväkokonaisuudet 1.1.2007 30.6.2007 Määrittely: Toimintaympäristö Palveluprosessit ja prosesseihin liittyvien tietotarpeiden ja tietovirtojen kuvaaminen Roolikohtaiset työpöytänäkymät tieto- ja palvelusisällöillä 1.3.2007 13.4.2007 Tilannekartoitus: Uudelleenkäytettävien komponenttien hyödyntäminen (erityisesti JUPA -hanke) 2.4.2007 29.6.2007 Suunnittelu: Käyttöönottovaihe (ml. toimintamallit, tekninen testaus), rajapinnat, työpöytänäkymät, ohjelmistosuunnittelu, tekninen ympäristö/arkkitehtuuri 1.6.2007 30.8.2008 Toteutus vaiheittain: Rajapinnat, työpöytä yms. ohjelmistoasennukset, koulutus Pilotointi käytännön kokemusten saamiseksi: etyöpöytä 1.11.2007 9.1.2008 Testaus (ydinryhmä: hanke + pääkäyttäjä) 10.1.2008 30.9.2008 Pilotointi (Aikuissosiaalipalveluiden työntekijät) Sähköinen toimeentulotuen hakuprosessi 7.2.2008 21.8.2008 Testaus: (ydinryhmä: hanke + pääkäyttäjä) 21.8.2008 9.9.2008 Pilotointi: testikannassa leikkihakemuksilla (Aikuissosiaalipalveluiden työntekijät) Tuotantokannassa (Aikuissosiaalipalveluiden työntekijät ja 10.9.2008 30.9.2008 toimeentulotukiasiakkaat)

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 19(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Resurssit Hankkeen pääasialliset (100 % työaika) resurssit ovat olleet projektipäällikkö ja suunnittelija. Lisäksi on käytetty eripituisia määräaikaisia työntekijöitä, kuten (osin siirtyneet normaalista toiminnasta hankkeelle) 1.10.2007 31.3.2008 suunnittelija (80 % työaika hankkeella), projektisihteeri 1.1 31.10.2007 (osittain työllistämistuella), suunnittelija (testaus) 1.9 31.10.2008 (ei palkkakustannuksia tälle hankkeelle). Lisäksi aikuissosiaalipalveluiden henkilökunnan (määrittelyyn osallistuminen) ja tietohallinnon edustajien työstä syntyneitä kustannuksia on tilitetty tuntipalkkoina hankkeelle (tuntilistat hankkeella). Seuraavaan taulukkoon on kerätty hankkeen työmääräarviot. Toimintaprosessit osaprojektin (I) työryhmätyöskentelyn vaiheet ja työmäärät: Vaihe / tehtävät Työmäärä Toimittaja Työmäärä Muut toimijat Projektin käynnistys 1 htp 1 htp hankehenkilöstö Sähköisen toimeentulotukiprosessin määrittely ja avoimen palvelurajapinnan tietosisällön määrittely sähköiseen toimeentulotuen hakemusasiointiin: - Workshopit 19.1, 9.2, 2.3., 16..3 ja 11.4.2007 4 htp (+workshoppien valmistelu 2 htp) Workshoptyöskentely: Hankehenkilöstö 8htp Kuntayhtymä 16htp Kehittäjät 16htp Yhteistyötahot 20htp Valmistelu yms. Hankehenkilöstö 4htp Projektin päättäminen 1 htp Hankehenkilöstö 2htp Projektin hallinta 2 htp Hankehenkilöstö 2htp Työmäärät yhteensä 10 htp Hankehenkilöstö 17htp Kaikki 69 htp Taulukossa hankehenkilöstö kohtaan on laskettu hankkeessa palkattujen työntekijöiden työmäärät. Kuntayhtymä kohtaan on laskettu Perhepalveluiden substanssityöntekijöiden työmäärät Kehittäjät kohtaan hankkeissa tai projekteissa työskentelevien henkilöiden työpanos.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 20(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 etyöpöytänäkymät osaprojektin (II) työryhmätyöskentelyn vaiheet ja työmäärät: Vaihe / tehtävät Työmäärä Toimittaja Työmäärä Muut toimijat Projektin käynnistys 1 htp 1 htp hankehenkilöstö etyöpöydän toimintaympäristön vaatimusmäärittely ja analyysi: - Workshopit 2.3, 15.3, 21.3 ja 25.4.2007 6 htp Workshoptyöskentely: Hankehenkilöstö 15 htp Kuntayhtymä 22,5 htp Kehittäjät 13,5 htp Yhteistyötahot 6 htp Projektin päättäminen 1 htp Hankehenkilöstö 1 htp Projektin hallinta 2 htp Hankehenkilöstö 2 htp Työmäärät yhteensä 10 htp Hankehenkilöstö 19 htp Kaikki 61 htp Taulukossa hankehenkilöstö kohtaan on laskettu hankkeessa palkattujen työntekijöiden työmäärä Kuntayhtymä kohtaan on laskettu Perhepalveluiden substanssityöntekijöiden työmäärä ja Kehittäjä kohtaan hankkeissa tai projekteissa työskentelevien henkilöiden työpanos.) Tietojärjestelmäarkkitehtuuri (ICT) työryhmätyöskentelyn vaiheet ja työmäärät: Vaihe / tehtävät Työmäärä Toimittaja Työmäärä Muut toimijat Projektin käynnistys 1 htp 1 htp hankehenkilöstö Määrittelyt: ICT -osaprojektin Workshopit: 12.3, 27.3, 24.5 ja 22.5.2007 ICT -osaprojekti (pienryhmä) workshopit: 19.6, 27.6, 16.8, 4.9, 3.10 ja 26.10.2007 ICT -osaprojekti (pienryhmä) Hyväksymistestaus työkokoukset etyöpöytä: 1.11, 19.11, 27.11, 10.12, 18.12.2007 ja 3.1, 14.1, 28.1.2008 ICT -osaprojekti (pienryhmä) Hyväksymistestaus työkokoukset sähköinen TTT-hakuprosessi: 14.2, 6.3, 2.4, 15.4, 23.4, 9.5, 22.5, 29.5, 5.6, 11.6, 23.6, 29.7, 7.8, 14.8, 3.9. ja 9.9 Pilotointityöryhmä (kuntayhtymä) työkokoukset: 27.2.2007, 24.4, 29.5, 14.8, 12.9, 24.9 pilotointikoulutukset: etyöpöytä 10.1, 11.1 ja 17.1.2008 sähköinen prosessi: 14.5 ja 21.8.2008 4 htp Workshoptyöskentely: Hankehenkilöstö 4 htp Kuntayhtymä 7 htp Yhteistyötahot 3 htp 4 htp hankehenkilöstö 5 htp kuntayhtymä 4,5 htp 4,5 htp hankehenkilöstö 7 htp kuntayhtymä 6 htp 9 htp hankehenkilöstö 8,5 htp kuntayhtymä 7 htp - hankehenkilöstö 5 htp kuntayhtymä 17 htp hankehenkilöstö 5 htp kuntayhtymä 16 htp

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 21(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Projektin päättäminen 1 htp Hankehenkilöstö 2 htp Projektin hallinta 1 htp Hankehenkilöstö 10 htp Työmäärät yhteensä 24, 5 htp Hankehenkilöstö 47,5htp kuntayhtymä 57,5 htp Kaikki 105 htp Osaprojekteihin osallistuminen vie osan työajasta työntekijöiltä, jotka osallistuvat kehittämiseen oman työnsä ohella. Esimerkiksi osaprojekteihin työkokouksiin osallistumiseen on kuntayhtymän työntekijöiltä kulunut henkilötyöpäivissä 96 htp. Tässä luvussa ei näy se työmäärä, mitä työntekijät ovat käyttäneet ennen ja jälkeen kokouksien esimerkiksi materiaaleihin perehtymiseen. Luvut osoittavat, että kehittämishankkeeseen lähteminen vaatii työpanosta ja työntekijät ovat myös panostaneet kehittämistoimintaan. Riskianalyysi Jokaiselle osaprojektille laadittiin projektisuunnitelmaan omana kohtanaan riskinhallintasuunnitelma. Suunnitelmaan kirjattiin kyseisen osaprojektin riskit, riskin vaikutus ja todennäköisyys. Lisäksi kirjattiin ne toimenpiteet, joita tehtiin riskien realisoitumisen estämiseksi. Riskejä tarkasteltiin ja riskianalyysia päivitettiin erityisesti Tietojärjestelmäarkkitehtuuri osaprojektissa, jossa suunniteltu aikataulu alkoi siirtyä, koska tietotekniset haasteet -riski realisoitui. Katselmointi Hankkeen aikana tehtiin sisäistä ja ulkoista katselmointia. Sisäinen katselmointimateriaali sekä hankkeen ja osaprojektien tilanne esiteltiin katselmointiesittelyssä johtoryhmän 14.6.2007 pidetyssä kokouksessa. Prosessiryhmän (I) ja etyöpöytäryhmän (I) osalta suoritettiin loppukatselmointi. ICT osaprojektin osalta katselmointi oli välikatselmointi, koska ryhmän työskentely oli vielä kesken. Johtoryhmä nimesi katselmointityöryhmän, jonka jäsenistä osa oli henkilöitä, jotka ovat osallistuneet kiinteästi hankkeen työhön eri prosessiryhmissä, osa johtoryhmän kautta. Selkeästi ryhmä ei ollut niin sanottu ulkopuolinen katselmointiryhmä, joka tuottaisi ulkopuolisen asiantuntijan arvioinnin hankkeen tuloksiin ja dokumentteihin. Katselmoinnissa esille tulleet asiat huomioitiin hankkeen etenemisessä ja määrittelydokumenteissa. Hankkeen toimesta lähettiin toimeentulotuen prosessikuvaukset katselmoitavaksi myös Oulun kaupungille ja Pohjois-Karjalalle, josta myös saatiin palautetta ja kommentteja. Lisäksi KuntaIT katselmoi hankkeen materiaaleja. Sisäisessä katselmoinnissa esitettiin, että KuntaIT valmistelee periaatteet, katselmoinnin kohteet ja katselmointialustan sekä rajaa ja täsmentää menettelyn, jolla katselmointiin osallistuvat asiantuntijat nimetään kunkin hankkeen katselmoinnille. Sisäiseen katselmointiin osallistuneet olivat yhtä mieltä siitä, että hankkeen tavoitteet nähtiin kiinteästi osana KuntaFenix tavoitteita, ja tämän vuoksi myös ulkopuolinen katselmointi tulisi organisoida ja toteuttaa KuntaIT johteisesti. (huom. erityisehto easiointi Kainuussa -hankkeen rahoituspäätöksessä 2.11.2006: Projektin tulosten levittämisestä ja kokonaisuuteen kuuluvien projektien välistä yhteistyötä koordinointi KuntaIT/KuntaFenix.

Kainuun maakunta - kuntayhtymä Sosiaali- ja terveystoimi PROJEKTIN KUVAUS 22(43) easiointi Kainuussa -hanke Versio 1.0 14.10.2008 Ulkoista katselmointia käsiteltiin hankkeen johtoryhmän kokouksissa 5.12.2007 ja 14.3.2008 KuntaIT:n esitysten pohjalta, joka vastaa käytännössä kansallisesti toteutettavasta katselmoinnista. Ulkoiseen (kansalliseen) katselmointiin työstettäviä dokumentteja esiteltiin johtoryhmässä 25.6.2008. Hankkeen johtoryhmä käsitteli loppukokouksessaan 14.10.2008 kansallisesti toteutettavaa katselmointia ja sen aikataulua. Katselmoitava materiaali toimitetaan KuntaIT:lle, joka huolehtii dokumenttien julkaisemisesta ja katselmoinnin käytännön toteuttamisesta vielä syksyn 2008 aikana. Tiedottaminen Hankkeelle alkuvaiheessa laadittiin tiedotussuunnitelma. Hankkeen tiedottamista hoidettiin usein eri keinoin. Organisaation sisäistä tiedottamista hoidettiin pääasiassa sisäisen Intranetin ja sähköpostin välityksellä. Sisäisenä tiedotuskanavana on toiminut maakunnan Intranet Kaima, jonne muun muassa talletettiin hankkeessa syntynyttä materiaalia. Intranetissä julkaistiin myös sisäisiä tiedotteita. Intranetin kautta hoidettiin myös hankkeen järjestämät seminaarit ja henkilökunnalle suunnatut muut tilaisuudet (ilmoittautuminen ja materiaalin jakaminen). Järjestettävissä tilaisuuksissa esiteltiin hanketta ja kerrottiin sen ajankohtaisista tapahtumista. Ulkoisena tiedotuskanavana toimi pääasiassa Kainuun maakunta -kuntayhtymän internet -sivut. Kainuun www-sivuilla on kaikille maakunnassa toimiville hankkeille tehty omat sivustot, jonne kerättiin myös perustiedot easiointi Kainuussa -hankkeesta ja hankkeeseen liittyvä tiedotettava materiaalia. Lisäksi ulkoisessa tiedottamisessa hyödynnetiin KuntaIT:n portaalia, jonne hankemateriaalia tallennettiin. Hanke kirjoitti myös omaa osiotaan esostieto -hankkeen tiedotuslehteen. Hanke osallistui myös kansallisiin tietoteknologian seminaareihin ja esitteli hankkeessa tehtyä kehitystyötä. 2.3 Arvio projektin onnistumisesta Hankkeelle oli lähtötilanteessa asetettu kokonaistavoitteeksi toimeentulotuen toimintaprosessin muuttaminen teknologiaa hyödyntämällä. Tavoitteena oli, että koko toimeentulotukiprosessi sähköistyy. Käytännöntasolla päätavoitteiksi asetettiin etyöpöydän ja toimeentulotuen sähköisen prosessi kehittäminen. Sähköisessä prosessissa tuli huomioida myös paperisesti saapuneiden hakemusten ja liitteiden käsittely osana sähköistä prosessia. Kaiken kaikkiaan hanke toteutti sille asetetut keskeiset tavoitteet. Seuraavissa luvuissa on esitelty tarkemmin kahta päätavoitetta ja arvioitu niiden toteutumisen onnistumista. Sähköinen toimeentulotuen hakuprosessi Projektisuunnitelmaan kirjattuna tavoitteena oli toimeentulotukea koskevan toimintaprosessin muuttuminen niin, että nykyiset monivaiheiset manuaaliset työprosessit yksinkertaistuvat, nopeutuvat ja selkeytyvät teknologian avulla. Työntekijälle tämä teknologinen muutos merkitsee käytännössä toimeentulotuen sähköistä käsittelyprosessia hakemuksen hausta sen päätöksen tekemiseen ja siirtämisestä arkistoon. Prosessia alkaa siitä, kun asiakas käynnistää palveluprosessin verkosta, työntekijä vastaanottaa palvelupyynnön, rekisteröi sen ja tekee päätöksen sähköisesti suoraan käyttämäänsä asiakastietojärjestelmään ja lähettää päätöksen asiakkaalle tiedoksi sähköisesti. Asiakkaalle prosessin sähköistäminen merkitsee nopeaa ja