TIETOKANTA Tietokanta on tietojen järjestetty kokonaisuus. Esimerkki yksinkertaisesta tietokannasta on vaikkapa osoitekirja tai puhelinmuistio. Ne järjestävät tiedot ihmisistä tiettyihin luokkiin: nimiin, osoitteisiin ja puhelinnumeroihin. Edellä olevat esimerkit ovat fyysisesti paperilla, vihkosena, kirjana tai irtokortteina. Jo pitkään tietoja on tallennettu tietokoneen massamuistilaitteille tiedostoina. Oikeastaan vasta tässä vaiheessa alettiin puhua tietokannoista. Atk tarjoaakin huomattavan kehittyneitä tietojen organisointitapoja. Väljästi määritellen voidaan sanoa, että tietokanta on sähköiseen muotoon saatettu kortisto. Voidaan myös sanoa, että tietokanta on kokoelma tiedostoja. Tietokantaa hoitaa erityinen ohjelmisto, tietokannan hallintaohjelma. Näitä ohjelmia on useita, tässä käsitellään ohjelmaa nimeltä Access. Nykyiset tietokannat ovat pääosin relaatiotietokantoja. Niin on myös Access. Relaatiotietokannassa tiedot on järjestetty taulukoihin, jotka sisältävät tietoluokkia. Ne toistuvat jokaisen erillisen tiedon kohdalla. Relaatiotietokannassa taulukoiden välille määritellään relaatioita eli yhteyksiä. Näin voidaan yhdistellä ja etsiä useiden taulukoiden yhteisiä tietoja haluttujen tulosten aikaansaamiseksi. Tässä oppaassa tutustutaan Microsoft Access 2007 tietokannanhallintaohjelmaan. Opas on tarkoitettu käytettäväksi yhdessä opetuksen kanssa. Tavoitteena on tutustua tietokantojen hallinnan perusteisiin tätä ohjelmaa käyttäen. Access on laaja ja tehokas relaatiotietokantaohjelma ja lyhyessä perusoppaassa ei pyritäkään tutustumaan sen kaikkiin puoliin, ainoastaan perustoimintoihin, jolloin käytetään vain yhden taulukon sisältäviä tietokantoja. Relaatioihin ei tämän oppaan puitteissa vielä tutustuta, joskin ne joissakin tapauksissa mainitaan. Oletuksena on, että käyttäjä hallitsee Windowsin perusasiat. Toimenpiteitä, jotka ovat samoja kaikkialla Windows ympäristössä, ei tässä selosteta. Tällaisia toimenpiteitä ovat mm. ikkunoiden käsittely, valikoiden ja hiiren käyttö sekä tulostus sekä tiedostojen käsittely. Oppaassa puututaan näihin vain mikäli ko. toimenpiteet tapahtuvat jotenkin poikkeavasti. Nortrain Oy 2 (29) Tietotekniikkakoulutus
Sisällys TIETOKANTA... 2 ACCESSIN KÄYTTÖ... 5 Ohjelman käynnistäminen...5 Ohjelmaikkuna...5 Office-painike...6 Otsikkorivi...6 Pikatyökalurivi...6 Välilehtirivi ja lisävälilehdet...7 Valintanauha...7 Tilarivi...7 Siirtymisruutu...8 Ohjeiden saaminen...8 TIETOKANNAN OSAT... 8 Taulukot...8 Lomakkeet...8 Kyselyt...9 Raportit...9 Makrot ja moodulit...10 TIETOKANNAN SUUNNITTELU... 10 Suunnittelun perusteita...10 Tavoitteet ja rajaus...10 Tietojen ryhmittely...10 Kenttien suunnittelu...10 Avainkentät...10 UUDEN TIETOKANNAN TEKEMINEN... 11 Taulukon luominen taulukkonäkymässä...11 Perusavain...12 Perusavaimen määrittely...12 Tietotyypit...13 Tietotyypin määrittäminen taulukkonäkymässä...14 Muodon määrittäminen suoraan...15 TAULUKON KÄSITTELY JA LUOMINEN RAKENNEIKKUNASSA... 15 Kentän ominaisuudet...15 Taulukon rakenteen muokkaus rakenneikkunassa...16 TAULUKON MUOKKAUS TAULUKKOIKKUNASSA... 17 Tietojen syöttö ja muokkaus...17 Siirtyminen kentästä toiseen...17 Siirtyminen tietueesta toiseen...18 Tietojen muokkaaminen...18 Kentän sisällön tallentaminen...18 Muutosten peruuttaminen...19 Taulukon kopiointi...19 KYSELYT... 19 Hakukysely...19 Kentän siirtäminen ja poistaminen...21 Valintaehdot...21 Ehtojen poistaminen...22 Ehtomerkintöjen yhdistelmät...22 Ehtorivillä useita ehtoja...22 Useita ehtoja samassa kentässä...22 Usealla ehtorivillä ehtoja...23 Tyhjien arvojen haku...23 Loogiset operaattorit...23 Nykyisen päivämäärän käyttö...23 Tietueiden lajittelu...24 LOMAKKEET... 24 Ohjattu lomakkeen luominen...24 Automaattiset lomakkeet...25 Lomakkeen käyttäminen...26 RAPORTIT... 26 Raportin luominen Raportti-työkalun avulla...26 Nortrain Oy 3 (29) Tietotekniikkakoulutus
Ohjattu raportin luominen...26 Raportin esikatseleminen...28 Raportin tulostus...28 OHJE-TOIMINTO... 29 Nortrain Oy 4 (29) Tietotekniikkakoulutus
ACCESSIN KÄYTTÖ Ohjelman käynnistäminen Accessin kuten minkä hyvänsä muunkin ohjelman voi käynnistää usealla tavalla. Työpöydän pikakuvakkeesta tai Käynnistä (Start) -valikosta: Käynnistä (Start), Kaikki ohjelmat (All programs), Microsoft Office, Microsoft Office Access 2007. Tämän jälkeen käynnistys poikkeaa muista Office-ohjelmista. Näyttöön tulee Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu. Sivun tietojen avulla voit aloittaa Office Access 2007 - ohjelman käyttämisen. Ohjelmaikkuna Valitaan olemassa oleva tietokanta ikkunan oikean reunan luettelosta ja näytölle avautuu Access-ohjelmaikkuna. Ohje Tietokannan käytössä tarvittavat komennot on sijoitettu pääasiassa ohjelmaikkunan yläosan, jossa sijaitsevat Office-painike (Office Button) ja valintanauha (Ribbon) Valintanauha: välilehdet, ryhmät, komennot Office-painike Pikatyökalurivi Otsikkorivi Ohjauspainikkeet Siirtymisruutu Nortrain Oy 5 (29) Tietotekniikkakoulutus
Office-painike Accessin käynnistyttyä avautuu kuvan (edellinen sivu) kaltainen näkymä. Ohjelmaikkunan vasemmassa ylänurkassa on Office-painike (Office Button). Sen napsautuksella avautuu Office-valikko. Sieltä löytyvät hallintavalinnat kuten, tiedoston tallennus, avaus, tulostus ja ohjelman käytön lopetus. Otsikkorivi Pikatyökalurivi Oletusasetusten määrittäminen tapahtuu kohdasta Accessin asetukset. Suuren osan tilasta vie kohta Viimeksi käytetyt tiedostot, josta voit avata tiedoston muistelematta missä kansiossa se on. Oletuksena listassa on 17 viimeksi käytettyä tiedostoa. Otsikkorivillä eli nimirivillä näkyy asiakirjan nimi ja ohjelman nimi. Tallentamaton asiakirja näkyy nimellä Tietokanta1 (Dabase1). Numero vaihtuu, kun aloitat uuden asiakirjan eikä ohjelmaa ole välillä suljettu. Jos avattuna on tallennettu asiakirja, näytetään sen nimi. Oikeassa reunassa ovat ohjelmaikkunan ohjauspainikkeet eli painikkeet Pienennä, Suurenna/Palauta ja Sulje. Jos keskimmäisenä on vain yhden ikkunan kuva eli ikkuna on välikoossaan, voit siirtää ikkunan toiseen paikkaan vetämällä sitä nimirivistä hiiren ykköspainike (vasen) alas painettuna. Välikoossa voit myös muuttaa ikkunan kokoa vetämällä ikkunan reunaviivoista tai nurkista. Heti Office (Office Button), -painikkeen oikealla puolella on Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar). Pikatyökaluriville voit itse lisätä yleisimmin tarvitsemiasi painikkeita (työkaluja) esimerkiksi rivin oikean reunan painikkeen Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar) tuoman valikon kautta. Toinen vaihtoehto on Office-painike (Office Button), Accessin asetukset (Access Options), Mukauttaminen (Customize). Myös, kun napsautat hiiren kakkospainikkeella jotain työkalua, yhtenä valintana on Lisää pikatyökaluriville (Add to Quick Access Toolbar). Nortrain Oy 6 (29) Tietotekniikkakoulutus
Voit halutessasi asettaa pikatyökalurivin näkymään valintanauhan alapuolella valinnoilla Mukauta pikatyökaluriviä (Customize Quick Access Toolbar), Näytä valintanauhan alapuolella (Show below the Ribbon). Välilehtirivi ja lisävälilehdet Valintanauha Ohjelmaikkunan toinen rivi on välilehtirivi, jossa on oletuksena valittuna välilehti Aloitus (Home). Tilannekohtaisesti ilmestyy välilehtien loppupäähän lisävälilehtiä. Tällöin niiden yläpuolella otsikkorivillä näkyy myös esille tulleiden lisävälilehtien pääotsikko eli työkalujen nimi. Lisävälilehdiltä löytyvät vain ne toiminnot, joita käsillä olevan tehtävän tekemiseksi tarvitaan. Esimerkiksi Accessin taulukkoa käsitellessäsi ovat käytössäsi Taulukkotyökalut (Table Tools) lisävälilehdillä Taulukko (Datasheet). Accessin ohjelmakohtaiset komennot löytyvät valintanauhasta (Ribbon), joka sisältää useita välilehtiä (Tabs). Välilehti aukaisee välilehden nimen mukaisen valintanauhan. Kukin välilehti on jaettu ryhmiin (Group). Kukin ryhmä sisältää joukon komentoja (Command). Valintaikkunan avainta (Dialog Box Launcher) napsauttamalla ilmaantuu lisää ryhmään kuuluvia vaihtoehtoja, jotka näkyvät valintaikkunoina tai tehtäväruutuina. Kun tietokanta avataan, valintanauha näkyy Office Access 2007 -pääikkunan yläreunassa. Komennot näkyvät valintanauhassa aktiivisessa komentovälilehdessä. Välilehti Komento Valintaikkunan avain Ryhmä Tilarivi Valintanauha sisältää komentoja sisältävien komentovälilehtien sarjan. Office Access 2007 - ohjelmassa komentovälilehdet ovat Aloitus (Home), Luo (Create), Ulkoiset tiedot (External Data) ja Tietokantatyökalut (Database Tools). Jokainen välilehti sisältää toisiinsa liittyvien komentojen ryhmiä. Valintanauhan komennot mukautuvat aktiiviseeen objektiin. Jos avoinna on esimerkiksi taulukkonäkymä ja valitset Luo (Create)-välilehden Lomakkeet (Forms), -ryhmästä Lomake (Form), Office Access 2007 luo lomakkeen aktiivisen taulukon perusteella. Aktiivisen taulukon nimi tulee siis lomakkeen Tietuelähde-ominaisuuteen. Valintanauhan kanssa voi käyttää pikanäppäimiä. Accessin aiemman version kaikki pikanäppäimet toimivat edelleen. Jo Accessin aiemmista versioista tuttu tilarivi voidaan edelleen näyttää ikkunan alareunassa. Tässä käyttöliittymän peruselementissä näytetään esimerkiksi tilasanomia, ominaisuuksien vihjeitä ja tilanneilmaisimia. Tilarivi voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Accessin asetukset -valintaikkunassa Nortrain Oy 7 (29) Tietotekniikkakoulutus
Siirtymisruutu Ohjeiden saaminen TIETOKANNAN OSAT Taulukot Kun tietokanta avataan tai luodaan uusi tietokanta, tietokantaobjektien nimet näkyvät siirtymisruudussa. Tietokantaobjektit ovat taulukoita, lomakkeita, raportteja, sivuja, makroja ja moduuleja. Siirtymisruutu (Navigation Pane) korvaa Accessin aiemmissa versioissa käytetyn tietokantaikkunan. Kun haluat esimerkiksi lisätä taulukkoon rivin taulukkonäkymässä, avaa taulukko siirtymisruudusta. Siirtymisruutua ei voi piilottaa muiden ikkunoiden taakse (toisin kuin aiempien versioiden tietokantaikkuna). Siirtymisruutu voidaan pienentää vasempaan reunaa palkiksi napsauttamalla F11-näppäintä. Saman näppäimen uudelleen napsauttaminen avaa siirtymisruudun. Toinen ruudun oikeasta ylä- vaihtoehto on käyttää Avaa/sulje koonmuuttopalkki -painiketta kulmasta. Siirtymisruudun voi myös piilottaa ohjelman asetuksista. Ohjeita saa painamalla F1-näppäintä tai napsauttamalla valintanauhan oikeassa päässä olevaa kysymysmerkkikuvaketta. Acces-tietokanta sisältää tietojen lisäksi myös muita osia, joiden avulla sovellus voidaan suunnitella ja toteuttaa. Näitä osia ovat mm. taulukot, lomakkeet, kyselyt ja raportit, jotka kukin muodostavat oman tietokantaobjektilajin (Database Object Type). Access tallentaa koko tietokannan, niin tiedot kuin tietokantaobjektit, yhteen tiedostoon. Seuraavaksi tutustumme eri tietokantaobjektilajeihin. Kullakin objektilajilla on kaksi näkymää. Rakennenäkymässä luodaan objektin rakenne ja muokataan rakennetta. Toisessa näkymässä objektia käytetään tarkoitukseensa. Tämän näkymän nimi vaihtelee objektin mukaan. Taulukoilla näkymää kutsutaan taulukkonäkymäksi. Lomakkeet Taulukko (Table) on tietokannan tärkein osa, se sisältää tietokantaan sisältyvän varsinaisen tiedon. Taulukko on tiettyyn aiheeseen liittyvien tietojen joukko, joka on järjestetty taulukkomuotoon sarakkeisiin ja riveihin. Kukin sarake vastaa taulukon kenttää ja kukin rivi muodostaa taulukossa yhden tietueen. Jokaiseen tietueeseen kuuluu aina samanlaiset kentät, jotka sisältävät samantyyppisiä tietoja. Jokaisessa kentässä ei kuitenkaan tarvitse olla mitään tietoa. Esimerkiksi kuvan taulukossa jokainen Sukunimi -kenttä sisältää jonkun henkilön Sukunimen. Taulukon kentistä ainakin yhden olisi hyvä olla avainkenttä, jonka perusteella tietue voidaan yksilöidä. Kuvassa avainkenttä voisi olla Tunniste-kenttä. Kuvassa taulukko on siinä muodossa kuin sitä käytetään, taulukon rakenteeseen ja rakenneikkunaan tutustumme myöhemmin. Lomake (Form)-muodossa voi nähdä ja käsitellä taulukon tietoja tietue kerrallaan. Halutessasi tarkastella yksittäisen tietueen sisältöä lomake on tähän käyttökelpoisin väline. Lomakkeella voi syöttää sekä uutta tietoa että muokata vanhaa. Nortrain Oy 8 (29) Tietotekniikkakoulutus
Kyselyt Raportit Lomakkeella voi myös käyttää tiedon syöttämisessä tekstiruutujen lisäksi apuna valintalistoja ja -ruutuja, joista käyttäjä valitsee syötettävän tiedon. Lomake ei itsessään sisällä muuta tietoa kuin tiedon rakenteestaan, se on vain väline taulukossa olevan tiedon käsittelyyn. Lomake näyttäytyy käyttäjälle valinnan mukaan joko lomake -muodossa, jolloin sillä käsitellään taulukon tietoja tai rakennemuodossa, jolloin muokataan lomakkeen rakennetta. Tässä oppaassa ei käsitellä lomakkeita tämän enempää. Kyselyn (Query) eli haun avulla poimitaan tietokannasta tietoja. Kyselyt voi kohdistaa samalla kertaa useaan taulukkoon käyttämällä hyväksi taulukoiden välisiä viittauksia relaatioita (kuten kuvassa on tehty). Kysely voidaan tehdä myös aiemmin tehdystä kyselystä. Vastaus kyselyyn on rakenteellisesti samanlaisessa taulukossa kuin varsinaiset tietokannan taulukot. Kyselyitä on useita tyyppejä. Yleisin on hakukysely, sen avulla tietokannasta voidaan poimia halutut tiedot. Ristiintaulukointikyselyllä voidaan luoda suurestakin tietomäärästä helppolukuisia yhteenvetotaulukoita. Päivityskyselyllä voidaan tehdä laajoja muutoksia taulukon tietoihin. Päivityskyselyllä voidaan tehdä kokonaan uusi taulukko tai muuttaa, lisä ja lisätä ja poistaa olemassa olevan taulukon tietoja. Raportin (Report) avulla tulostetaan tietokannan sisältämistä tiedoista halutut tiedot paperille. Raportin sisältö ja ulkomuoto määritellään raportin rakenteessa. Raporttiin voi liittää mukaan tietokan-nasta löytyvien tietojen lisäksi yhteenvetotietojen laskentaa ja grafiikkaa sekä kuvia ja vakio-tekstejä. Nortrain Oy 9 (29) Tietotekniikkakoulutus
Makrot ja moodulit Access 2007 -tietokantaan kuuluvat edellisten lisäksi vielä makrot ja moduulit. Makro on sarja toimintoja, jotka ohjelma tekee käyttäjänsä puolesta. Tällainen sarja voisi olla vaikkapa tietyn lomakkeen avaaminen tietokannan avaamisen yhteydessä. Makron tekeminen ei vaadi varsinaista ohjelmointia. Moduuli puolestaan on Accessin objekti, joka sisältää ohjelmakoodia. Ohjelmakoodin avulla tietokannasta voi rakentaa itsenäisen sovelluksen automatisoimalla ohjelman toimintoja. TIETOKANNAN SUUNNITTELU Suunnittelun perusteita Tavoitteet ja rajaus Tietojen ryhmittely Kenttien suunnittelu Avainkentät Tietokannan perustamisen tärkein vaihe on suunnittelu. Accessissa on suorastaan liian helppo tehdä taulukoita ja perusikkunat saa käytännössä automaattisesti. Tämä saattaa houkutella aloittamaan työn ilman kunnollista suunnittelua. Tällöin saatetaan tulla tilanteeseen, jossa lievimmillään ollaan loputtomassa tee ja korjaa -kierteessä ja pahimmillaan tilanteessa, jossa tietokannan järkevä kehittäminen on mahdotonta. Tämä vältetään huolellisella suunnittelulla. Tietokannan suunnittelu alkaa tavoitteiden määrityksestä ja etenee tietokannan sisältöä ja rakennetta asteittain tarkentaen. Tuloksena saadaan suunnitelma, jonka pohjalta tietokannan määritys Accessilla voidaan tehdä. Aluksi täytyy selvittää, miksi uutta tietokantaa tarvitaan, mitä toimintoja sen odotetaan palvelevan mistä asioista siinä tulisi olla tietoa.? Mieti ensin, mikä on tietokannan käyttötarkoitus ja mitä tietoja tietokantaan on tarkoitus tallentaa. Ryhmittele tietokannan sisältämät tiedot aiheittain. Jokaisesta aiheesta luodaan taulukko. Kukin tieto sijoitetaan vain yhteen aiheeseen (taulukkoon). Erittele jokaisesta aiheesta tiedot, jotka otetaan tietokantaan mukaan. Näistä tiedoista muodostetaan taulukon kentät (sarakkeet). Tämän jälkeen mietitään taulukoiden väliset yhteydet, miten taulukot liittyvät toisiinsa. Kun tietokannassa tarvittavat tiedot on jaoteltu aiheittain eri taulukoihin, on vielä määritettävä kyseiset tiedot taulukon kentiksi ja taulukon kenttien tietotyypit. Kannattaa muistaa, että tietojen poiminta helpottuu, kun kuhunkin kenttään sijoittaa vain yhden tiedon. Esimerkkinä henkilön nimi, kannattaa sijoittaa etunimi ja sukunimi eri kenttiin, osoitteissa postinumerot ja postitoimipaikat niin ikään eri kenttiin. Laskutoimitusten tulosten sijoittamista taulukon kenttiin kannatta myös välttää, koska laskenta voidaan toteuttaa kyselyn tai raportin yhteydessä. Kenttien looginen järjestys kannattaa myös miettiä. Ensiksi ne kentät, joihin syötetään useimmin tietoa. Kussakin aiheessa oleva yksilöllinen tieto muodostaa taulukon perusavainkentän (Primary key) eli perusavaimen. Taulukon jokaisessa tietueessa tämän kentän sisältö on erilainen eli ainakin tämän kentän sisällöllä tietueet kyetään erottamaan. Usein perusavaimena toimii jokin tunnusnumero, koska numerokenttää on taulukkoon tietueita lisättäessä helppo kasvattaa aina yhdellä. On myös mahdollista käyttää usean kentän yhdistelmää perusavaimena. Jos kyseessä on vain yksi taulukko, perusavain ei ole välttämätön, mutta siinäkin tapauksessa suositeltava. Nortrain Oy 10 (29) Tietotekniikkakoulutus
UUDEN TIETOKANNAN TEKEMINEN Tietokanta muodostuu tietokanta-alkioista (objekteista). Kyseessä ei ole pelkkä taulukko, vaan siihen kuuluu myös lomakkeita, kyselyitä, raportteja ja muita asioita, jotka helpottavat tietojen käyttöä. Osan näistä ohjelma tekee automaattisesti. Kun avataan uusi tietokanta, syntyy samalla tiedosto, jossa kaikki tietokannan määritykset ovat. Uusi tietokanta voidaan tehdä usealla eri tavalla. Puhutaan tietokannan kehittämisreiteistä. Tässä opettelemme tavan, jossa lähdetään tyhjästä eikä käytetä ohjaavia toimia tietokannan luomiseen. Käynnistäessäsi Accessiin valitse näytölle avautuvasta Aloittaminen: Microsoft Office Acces-ikkunan (Getting Started with Microsoft Access)-ikkunasta Tyhjä tietokanta (Blank Database). Ohjelmaikkunan oikeaan reunaan ilmestyy Tyhjä tietokanta (Blank Database)-otsikko. Tiedoston nimi (File Name)-ruutuun annetaan tietokannan nimi ja rivin oikeassa päässä olevaan kansion kuvakkeeseen napsauttamalla avautuvassa ikkunassa valitaan tallennuskansio. Lopuksi napsautetaan painiketta Luo (Create). Jos ohjelma on jo auki, kun halutaan tehdä uusi tietokanta, napsautetaan Office-painiketta (Office Button). Oikean reunan Tyhjä tietokanta (Blank Database)-otsikko ilmestyy nyt suoraan. Avoinna olevaa tietokantaa ei tarvitse erikseen sulkea, se väistyy automaattisesti uuden tieltä. Taulukon luominen taulukkonäkymässä Komennolla Luo (Create) Access luo tietokannan, jossa on tyhjä Taulukko1 (Database 1)- niminen taulukko, ja avaa sitten Taulukko1:n taulukkonäkymään (Datasheet View). Kohdistin siirtyy Lisää uusi kenttä (Add New Field) -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun. Tietojen kirjoittaminen taulukkonäkymään on samantyyppistä kuin Microsoft Office Excel 2007 -taulukon käsitteleminen. Ohjelma luo taulukon rakenteen samalla, kun tietoja kirjoitetaan. Aina kun lisäät uuden sarakkeen taulukkoon, ohjelma määrittää uuden kentän. Access määrittää automaattisesti jokaisen kentän tietotyypin kirjoittamiesi tietojen perusteella. Nortrain Oy 11 (29) Tietotekniikkakoulutus
Perusavain Lisätessäsi kentän kirjoittamalla tiedot Lisää uusi kenttä (Add New Field)-otsikon alapuolella olevaan soluun, Office Access 2007 määrittää kentälle nimen automaattisesti. Ohjelma nimeää kentät tyyliin Kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen. On käytännöllisempää käyttää kuvaavampia kenttien nimiä. Kentän voit nimetä uudelleen napsauttamalla sen otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten pikavalikosta Nimeä sarake uudelleen. Ensimmäinen sarake on oletusnimeltään Tunniste (ID). Oletusarvoisesti sen tietotyyppi on Laskuri ja kenttä toimii oletusarvoisesti avainkenttänä (Primary Key). Kentän nimet voivat olla korkeintaan 64 merkkiä pitkä (kirjaimia tai numeroita), mukaan lukien välilyönnit. Kannattaa antaa kentille kuvaavia nimiä, jotta ne voi tunnistaa helposti, kun tarkastelet tai muokkaat tietueita. Taulukoilla tulisi perusavaimeksi (Primary Key) kutsuttu kenttä tai kenttäjoukko, joka osoittaa kunkin taulukkoon tallennetun tietueen yksilöivästi. Yhden taulukon tietokannassa se ei ole välttämätön, mutta hyödyllinen siinäkin tapauksessa. Access luo automaattisesti indeksin perusavaimelle, mikä auttaa nopeuttamaan kyselyjen ja muiden toimien suorittamista. Access varmistaa myös, että kullakin kentällä on arvo perusavainkentässä ja että arvo on yksilöllinen. Perusavaimen määrittely Kun uusi taulukko luodaan taulukkonäkymässä, Access luo perusavaimen automaattisesti ja määrittää tietotyypiksi Laskurin (AutoNumber). Jos haluat itse määrittää perusavaimen, on käytettävä rakennenäkymää. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, johon haluat määrittää perusavaimen, ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä (Design View) tai avaa taulukko ja valitse Aloitus (Home)-välilehdeltä painike Näytä (View), jolloin taulukko siirtyy rakennenäkymään. Valitse kenttä, jota haluat käyttää perusavaimena ja valitse Rakenne (Design)-välilehden Työkalut (Tools)-ryhmästä Perusavain (Primary Key). Perusavaimeksi määritetyn kentän vasemmalle puolelle liitetään avaimen ilmaisin. Perusavain poistetaan valitsemalla perusavainrivi ja napsauttamalla Työkalut (Tools)-ryhmästä Perusavain (Primary Key)-painiketta ja avaimen ilmaisin poistetaan. Nortrain Oy 12 (29) Tietotekniikkakoulutus
Tietotyypit Tietotyyppi (Data Type) määrittää niiden tietojen tyypin, joita kenttään voi tallentaa. Kenttien tietotyypit valitaan sen mukaan, mihin kyseisen kentän tietoja käytetään. Oletusarvoisesti tietotyyppi on teksti (Text). Haluamasi tietotyypin voit valita luetteloruudusta, joka avautuu Tietotyyppi (Data type) -sarakkeen kohdalle, kun napsautat sarakkeen oikeassa reunassa olevaa ominaisuusruutua. Käytettävissä ovat seuraavat tietotyypit: Tietotyyppi Käyttö Koko Teksti (Text) Muistio (Memo) Luku (Number) Pvm/klo (Date/Time) Valuutta (Currency) Laskuri (AutoNumber) Käytä sellaisten aakkosnumeeristen merkkien yhteydessä, teksti ja numerot mukaan lukien, joita ei käytetä laskutoimituksissa (esimerkiksi tuotetunnus). Käytä yli 255 merkkiä sisältävän tai RTF-muotoilua käyttävän tekstin yhteydessä. Esimerkiksi muistiinpanot, pitkähköt kuvaukset ja kappaleet, joissa käytetään tekstin muotoilua, kuten lihavointia tai kursivointia. Voit määrittää, tukeeko kenttä muotoiltua tekstiä, käyttämällä Muistio-kentän Tekstin muoto -ominaisuutta. Voit säilyttää aiempien kentän versioiden arvon, kun arvo muuttuu, asettamalla Muistiokentän Vain liittäminen - ominaisuuden arvoksi Kyllä. Käytä sellaisten numeeristen arvojen, paitsi raha-arvojen, tallentamiseen (kokonaisluvut tai murtoluvut), joita käytetään laskutoimituksissa. Käytä Valuutta-tietotyyppiä raha-arvojen yhteydessä. Käytä päivämäärä- ja aikaarvojen tallentamiseen. Huomaa, että jokainen tallennettu arvo sisältää päivämäärä- ja aikaosan. Käytä raha-arvojen (valuutan) tallentamiseen. Käytä sellaisten yksilöllisten arvojen tallentamiseen, joita enintään 255 merkki Enintään 1 gigatavu merkkejä tai 2 gigatavua muistia (2 tavua merkkiä kohden), josta voit näyttää 65 535 merkkiä yhdessä ohjausobjektissa. Office Access 2007 - tietokantatiedoston enimmäiskoko on 2 gigatavua. 1, 2, 4, 8 tai 12 tavua (16 tavua käytettäessä replikointitunnusta varten) 8 tavua 8 tavua 4 tavua (16 tavua käytettäessä repli- Nortrain Oy 13 (29) Tietotekniikkakoulutus
Kyllä/Ei (Yes/No OLE-objekti (OLE Object) Liite (Attachment) Hyperlinkki (Hyperlink) voidaan käyttää perusavaimena, jonka Access lisää, kun tietue lisätään. Huomaa, että Laskuri-kentät voidaan lisätä peräkkäin, määrätyssä järjestyksessä tai satunnaisesti. Käytä totuusarvojen Kyllä/Ei, Tosi/Epätosi tai Käytössä/Ei käytössä yhteydessä. Käytä muiden Microsoft Windows -ohjelmien OLEobjektien tallentamiseen Käytä binaaritiedostojen (eli tiedostojen, joita ei voi lukea tekstieditorissa), kuten digitaaliset kuvat (kuvia ja grafiikkaa), tai muilla Microsoft Office -tuotteilla luotujen tiedostojen tallentamiseen. Käytä sellaisten hyperlinkkien tallentamiseen, joiden avulla verkkosivuja voidaan käyttää napsauttamalla URL-osoitetta vain kerran tai joiden avulla tiedostoja voidaan käyttää UNC (Universal Naming Convention) -muotoisen nimen kautta. Voit myös linkittää tietokantaan tallennettuihin Access-objekteihin. kointitunnusta varten) 1 bitti (0,125 tavua) Enintään 1 gigatavu Pakatuissa tiedostoissa 2 gigatavua. Pakkaamattomissa tiedostoissa noin 700 kt sen mukaan, miten pieneksi tiedosto voidaan tiivistää. Enintään 1 gigatavu merkkejä tai 2 gigatavua muistia (2 tavua merkkiä kohden), josta voit näyttää 65 535 merkkiä yhdessä ohjausobjektissa. Ohjattu hakukentän luominen (Lookup Wizard) Tietotyypin määrittäminen taulukkonäkymässä Käytä ohjatun hakukentän luomisen käynnistämiseen, jotta voit luoda kentän, joka etsii arvoja toisesta taulukosta, kyselystä tai arvoluettelosta yhdistelmäruudun avulla. Huomaa, että Ohjattu hakukentän luominen ei ole todellinen tietotyyppi. Sidotun sarakkeen koko, jos hakukenttä on sidottu taulukkoon tai kyselyyn. Luettelon tallentamiseen käytetyn Teksti-kentän koko, jos hakukenttää ei ole sidottu toiseen sarakkeeseen (ja se tallentaa arvoluettelon). Jos haluat määrittää kentän tietotyypin ja muodon suoraan, jolloin Office Access 2007 - ohjelman valinta korvautuu, voit tehdä niin käyttämällä Taulukkonäkymä (Datasheet View)- välilehden Tietotyyppi ja muotoilu (Datatype & Format)-ryhmän komentoja. Nortrain Oy 14 (29) Tietotekniikkakoulutus
Valitse Taulukkonäkymä (Datasheet View)-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu (Datatype & Format)-ryhmässä Tietotyyppi (Data Type). Valitse haluamasi tietotyyppi. Muodon määrittäminen suoraan Valitse Taulukkonäkymä (Datasheet View)-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu (Datatype & Format)-ryhmässä Muoto (Format). Valitse haluamasi muoto. TAULUKON KÄSITTELY JA LUOMINEN RAKENNEIKKUNASSA Kentän ominaisuudet Taulukko voidaan luoda myös taulukon rakennenäkymässä, johon pääset napsauttamalla Aloitus (Home)-välilehden Näkymät (Views)-ryhmän painiketta Näytä (View). Kun taulukko on valittu, käytettävissä on lisävälilehti Taulukkotyökalut (Table Tools), jossa on välilehti Taulukko (Datasheet). Näytettävät komennot riippuvat siitä, onko valittuna taulukkomuoto vai rakenne. Taulukon rakenneikkunan alareunassa on Kentän ominaisuudet -luettelo, jonka avulla määritellään kentän ominaisuudet. Kaikkia ominaisuuksia ei ole tarpeen määritellä, mutta osa on pakollisia. Yleensä näissä kentissä on jokin oletusarvo. Normaalisti määritellään kentän pituus ja tietotyyppi. Valitessasi kentän ominaisuutta, ominaisuusluettelon vieressä on ohjeteksti, josta saa lisätietoja kentän ominaisuuksien valintaan. Tietotyypin oletusarvo on Teksti (Text). Accessissa on kaksi kentän tietotyyppiä, joihin voit tallentaa tekstiä tai tekstiä ja numeroita. Nämä tietotyypit ovat Teksti (Text) ja Muistio (Memo Tekstikenttään voi tallentaa esimerkiksi nimiä, osoitteita ja sellaisia numeroita, joilla ei tarvitse tehdä laskutoimituksia, kuten puhelinnumeroita, osanumeroita tai postinumeroita. Teksti (Text)-kenttään voi tallentaa enintään 255 merkkiä, mutta kentän oletuskoko on 50 merkkiä). Muistio (Memo)-kenttää käytetään, kun halutaan tallentaa enemmän kuin 255 merkkiä. Muistio (Memo)-kenttään voi tallentaa enintään 64 000 merkkiä. Muistio -kenttiä ei voi indeksoida eikä lajitella. Sekä teksti- että memo -kentät tallentavat vain kenttään kirjoitetut merkit, eikä jäljelle jäävä käyttämätön tila kuluta levytilaa. Numeerista tietoa varten Accessissa on kaksi kentän tietotyyppiä : Luku (Number) Valuutta (Currency). Nortrain Oy 15 (29) Tietotekniikkakoulutus
Lukukenttiä käytetään sellaisten numeeristen tietojen tallentamiseen, joilla tehdään laskutoimituksia. Älä käytä niitä kuitenkaan rahasummien tai suurta laskentatarkkuutta vaativien tietojen tallentamiseen. Lukukenttään tallennettavien numeeristen arvojen laji ja koko määritetään Kentän koko (Field Size)-ominaisuuden avulla, jossa on valittavana erilaisia tapoja ja tapa määrittää kentän pituuden. Valuuttakenttiä käytetään, kun halutaan estää laskennassa tapahtuvat pyöristysvirheet. Valuuttakentän tarkkuus on 15 numeroa desimaalipilkun vasemmalla puolella ja 4 numeroa oikealla puolella. Valuuttakenttä kuluttaa 8 tavua levytilaa. Päivämäärien ja kellonaikojen tallentaminen pvm/klo -kenttään varmistaa, että päivämäärät ja kellonajat lajitellaan oikein. Ohjauspaneelin maakohtaisissa asetuksissa tehdyt muutokset vaikuttavat myös suoraan pvm/klo -kentissä näytettäviin arvoihin. Sinänsä päivämääriä voi kirjoittaa myös teksti -kenttiin. Kun taulukon rakenne on määritelty, rakenneikkuna suljetaan sulkemispainikkeella. Näytölle tulee ikkuna, jossa kysytään haluatko tallentaa taulukon, vastaa kyllä ja pääset antamaan taulukolle nimen, paina OK ja taulukko on tallennettu antamallasi nimellä. Nyt voit avata taulukon kaksoisnapsauttamalla sitä Siirtymisikkunassa (Navigation Pane). Komentopainikkeella Näytä (View) pääset muokkaamaan taulukon rakennetta. Rakennetta voi muokata, vaikka taulukkoon jo olisi syötetty tietoa. Taulukon rakenteen muokkaus rakenneikkunassa Kun taulukon rakenne on määritelty ja taulukko tallennettu sinne voidaan syöttää tietoa, korjata syötettyjä tietoja ja muokata rakennetta. Taulukkoikkunan ja rakenneikkunan välillä liikutaan Aloitus (Home)-välilehden Näytä (View)-painikkeella. Rakenneikkunassa voidaan lisätä uusia kenttiä ja poistaa vanhoja. Uusi kenttä voidaan lisätä joko olemassa olevien kenttien jälkeen, jolloin tiedot syötetään tyhjälle riville aivan normaalisti. Mikäli uusi kenttä halutaan lisätä vanhojen kenttien väliin, valitaan ensin rivi, johon uusi kenttä lisätään. Rivi valitaan napsauttamalla rivivalitsinta (rivin alussa oleva neliö), koko rivi tule valituksi. Seuraavaksi napsautetaan Työkalut (Tools) -ryhmän painiketta Lisää rivejä (Insert Rows). Nyt voit syöttää uuden kentän nimen ja muut määrittelyt. Toimenpide ei poista aiempaa kenttää, vaan riviä lisättäessä se siirtyy riviä alemmaksi. Mikäli kenttä halutaan poistaa, valitaan ko. rivi ja annetaan Työkalut (Tools)-ryhmästä komento Poista rivit (Delete Rows). Jos poistetaan kenttä, jossa jo on tietoa, myös tiedot poistuvat. Jos muutat tällaisen kentän pituutta lyhyemmäksi, poistuvat uuteen pituuteen mahtumattomat merkit kentästä. Kentän voi lisätä ja poistaa myös rivinvalitsimesta avautuvan pikavalikon komennoilla. Nortrain Oy 16 (29) Tietotekniikkakoulutus
Rakenneikkunassa voidaan myös muuttaa kenttien järjestystä. Valitse rivi ja vie hiiren osoitin rivin alussa näkyvän kolmion päälle, paina vasen painike pohjaan ja painike pohjassa vedä rivi haluamaasi paikkaan. TAULUKON MUOKKAUS TAULUKKOIKKUNASSA Taulukkoon voi syöttää tietoa ja muokata tietueita taulukkoikkunassa. Samoin voidaan muuttaa sarakkeiden leveyttä ja siirtää niitä sekä piilottaa tai lukita sarake. Myös rivikorkeutta voi muuttaa taulukkoikkunassa. Rivikorkeuden muutos vaikuttaa koko taulukkoon, yksittäisen rivin korkeutta ei voi muuttaa (huomaa ero taulukkolaskentaan), sarakeleveyksiä sen sijaan voi muuttaa sarakkeittain. Sarakeleveyttä muutetaan viemällä hiiren osoitin kenttävalitsinten väliin, painetaan hiiren vasen painike pohjaan ja vedetään sarakkeelle uusi leveys. Samanaikaisesti voi valita useita sarakkeita ja muokata niitä kerralla. Nopea tapa sovittaa sarakkeen leveys siinä olevaan tekstiin on kaksoisnapsauta halutun sarakkeen oikeanpuolisen kenttävalitsimen reunaviivan päällä. Sarakkeen voi myös siirtää. Napsauta sen sarakkeen kenttävalitsinta, jonka haluat siirtää. Paina hiiren vasen painike alas sarakkeen kenttävalitsimen päällä. Kursoriin ilmestyy sarakkeen siirtoa osoittava suorakaide. Vedä sarake hiirellä uuteen paikkaan. Pystyviiva sarakkeiden välissä osoittaa paikan, johon sarake siirtyy. Sarakkeiden järjestys muuttuu taulukkoikkunassa, mutta ei rakenneikkunassa. Jos järjestystä halutaan muuttaa rakennetasolla, se on tehtävä rakenneikkunassa. Rakenneikkunassa tehty muutos näkyy myös taulukkoikkunassa. Taulukon käsittelyä taulukko ikkunassa voi helpottaa piilottamalla tilapäisesti sarakkeet, joiden tietoa ei sillä hetkellä tarvitse. Tällöin saa tarpeellisia sarakkeita enemmän näkyviin ilman näytön vieritystä. Piilottaminen tapahtuu valitsemalla piilotettavat sarakkeet ja napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella valitun sarakkeen kenttävalitsimen päällä ja antamalla avautuvasta pikavalikosta komento Piilota sarakkeet. Takaisin näkyviin sarakkeet saa avaamalla pikavalikon sarakkeen kenttävalitsimen päällä ja valitsemalla Näytä sarakkeet. Valitse avautuvasta Näytä sarakkeet -ikkunasta sarakkeet, jotka haluat takaisin näytölle. Joskus on tarpeen pitää taulukossa näkyvillä tietyt sarakkeet kun taulukkoa vieritetään muiden tietueiden kohdalle. Tällöin sarakkeet on kiinnitettävä. Valitse lukittava sarake napsauttalla kenttävalitsinta ja anna pikavalikosta komento Kiinnitä sarakkeet. Sarake vapautetaan samaa reittiä komennolla Vapauta kaikki sarakkeet. Tietojen syöttö ja muokkaus Tietoja voi syöttää ja muokata suoraan taulukkoon. Avaa taulukko ja napsauta hiirellä uuden tietueen (rivin) ensimmäistä kenttää, jolloin kohdistin siirtyy siihen. Jos ensimmäisen kentän tietotyyppi on laskuri, ei kenttään voi syöttää arvoja. Paina Sarkain (Tab) -näppäintä päästäksesi seuraavaan kenttää ja kirjoita kenttään siihen kuuluva tieto ja paina Sarkain -näppäintä, jolloin pääset taas seuraavaan kenttään. Kun olet täyttänyt tietueen kaikki kentät (kaikkiin ei ole välttämätöntä syöttää mitään), siirtyy kohdistin viimeisestä kentästä automaattisesta seuraavan tietueen ensimmäiseen kenttään. Tietue, johon kirjoitetaan tietoa, merkitään rivin alussa olevalla kynämerkillä ja uusi taulukon lopussa oleva tietue merkitään tähtimerkillä. Siirtyminen kentästä toiseen Kentästä toiseen voi siirtyä usealla tavalla: 1. Napsauttamalla hiirellä kenttää Nortrain Oy 17 (29) Tietotekniikkakoulutus
2. Sarkain- tai Enter-näppäimellä seuraavaan kenttään 3. Vaihto+Sarkain-näppäinyhdistelmällä edelliseen kenttään. 4. Nuoli-painikkeilla Siirtyminen tietueesta toiseen Tietueesta toiseen siirrytään seuraavasti: 1. Napsauttamalla hiirellä tietueen jonkun kentän päällä 2. Aloitus (Home)-välilehden Etsi -ryhmän painikkeella Siirry. 3. Näytön vasemman alalaidan siirtymispainikkeilla Tietojen muokkaaminen 4. Napsauttamalla siirtymispainikkeiden välissä olevan tietuenumeroruudun päällä, ja kirjoittamalla sen jälkeen ruutuun haluttu tietuenumero, ja napsauttamalla lopuksi Enter. Olemassa olevia tietoja pitää myös korjata ja poistaa. Napsauta hiirellä sitä kenttää, jota pitää korjata. Nuolinäppäimillä voi kentässä siirtyä merkki merkiltä. Poista vanha tieto ja kirjoita kenttään uusi tieto ja siirry seuraavaan kenttään tai seuraavalle riville. Tietue poistetaan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeela sen rivin tietuevalitsinta, joka poistetaan ja antamalla avautuvasta pikavalikosta komento Poista tietue. Voit käyttää myös Delete -painiketta. Poistosta tulee vielä varmistuskysymys, koska poistoa ei voi perua. Tiedon poistaminen kentästä tapahtuu valitsemalla napsauttamalla kenttään. Koko kenttä tulee valituksi ja tiedon voi nyt poistaa Kentät ja sarakkeet-ryhmän painikkeella Poista. Avautuvassa ikkunassa napsautetaan vielä painiketta Kyllä. Jos tarkoituksena on korvata vanha tieto uudella, voi valinnan jälkeen kirjoittaa suoraan vanhan tiedon päälle. Kentän sisällön tallentaminen Kentän sisältö tallennetaan automaattisesti silloin, kun siirrytään toiseen kenttää tai toiselle riville siirtymistavasta riippumatta. Tästä syystä tietueen poistoakaan ei voi millään tavalla perua, koska tieto tallentuu automaattisesti. Ei ole mahdollista sulkea taulukkoa tallentamatta ja avata se uudestaan, jolloin poistunut tietue olisi taas käytettävissä.). Ainoa mahdollisuus on kirjoittaa poistettu tieto uudestaan. Nortrain Oy 18 (29) Tietotekniikkakoulutus
Muutosten peruuttaminen Taulukon kopiointi KYSELYT Hakukysely Viimeksi tehdyn toimenpiteen voi kumota pikatyökalurivin painikkeella Kumoa. Kumoamiskomento pikatyökalurivillä vaihtelee tilanteen mukaan. Jos komento on harmaa, se ei ole sillä hetkellä käytettävissä. Taulukon tai muun tietokantaobjektin kopiointi samaan tai toiseen tietokantaan tapahtuu Siirtymisruudussa (Navigation Pane). Napsauta kopioitavaa objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse avautuvasta pikavalikosta komento Kopioi (Copy). Seuraavaksi annetaan Aloitus (Home)-välilehden Leikepöytä (Clipboard)-ryhmästä komento Liitä (Paste) ja avautuvasta valikosta edelleen Liitä (Paste). Näytölle avautuu Liitä taulukko nimellä-ikkuna. Taulukon nimi-ruutuun annetaan taulukolle nimi. Oletuksena on Kopio taulukon nimi. Liittämisasetuksista valitaan mitä liitetään. Vaihtoehdot ovat: Vain rakenne Rakenne ja tiedot Liitä tiedot aiemmin luotuun taulukkoon. Oletuksena on sekä rakenteen että tietojen kopioiminen. Lopuksi napsautetaan OK ja taulukko kopioidaan samaan tietokantaan. Tietokannan keskeisintä käyttöä on tietojen etsiminen siitä, harvoinhan koko tietokannan sisältöä tarvitaan samalla kerralla. Tietojen etsiminen tapahtuu tekemällä kyselyitä. Kyselyn avulla tietokannasta voidaan poimia halutut ehdot täyttävät tiedot. Kysely voidaan luoda ohjatusti tai tehdä itse muokkaamalla kyselyn rakenneikkunassa. Kyselyn vastauksena Access kerää tiedot tulosjoukkoon, joka on senhetkinen näkymä kyselyn perusteena olleisiin tietoihin. Päivittämällä tulosjoukkoa, voi päivittää myös kyselyn pohjana olevia tietokannan taulukoita. Yleisin kyselyn laji on hakukysely, sen avulla voi tarkastella yhden tai useiden taulukoiden sisältöä. Kyselyn lopputuloksena on tulosjoukko, jossa on mukana kaikki ne kentät, jotka on otettu kyselyyn mukaan. Kyselyllä saatava tulosjoukko vastaa toiminnoiltaan mitä tahansa taulukkoa. Sen pohjalta voi luoda vaikkapa lomakkeen tai uuden kyselyn. Kyselyitä on muitakin, mutta tässä oppaassa opettelemme vain hakukyselyn. Kysely voidaan luoda sekä ohjattuna että rakenneikkunassa, opettelemme tässä jälkimmäisen tavan. Avaa tietokanta, josta haluat tehdä kyselyn. Välilehden Luo (Create) ryhmästä Muu napsautetaan painiketta Kyselyn rakennenäkymä. Näytölle avautuu Kysely -ikkuna ja sen päälle Näytä taulukko (Show Table) -ikkuna. Oletuksena ikkunassa on valittuna välilehti Taulukot (Tables). Ikkunassa näytetään käytettävissä olevat taulut. Valitaan haluttu taulukko napsauttamalla sitä ja sen jälkeen napsautetaan vielä Lisää (Add)-painiketta, jolloin valitun taulukon kenttäluettelo ilmestyy kyselyikkunaan. Seuraavaksi napsautetaan vielä Sulje (Close). Nortrain Oy 19 (29) Tietotekniikkakoulutus
Kenttävalitsin Taulukon kenttäluettelo Rakekenneruudukko Lajitteluohje Kenttä näytetään tulosjoukossa Ehtorivi Seuraavaksi valitaan kenttäluettelosta kyselyyn tarvittavat kentät. Kaksoisnapsautetaan haluttua kenttänimeä kenttäluettelossa ja nimi ilmaantuu rakenneruudukkoon ensimmäiseen vapaaseen Kenttä (Field)-rivin ruutuun. Taulukko (Table)-rivin vastaavaan soluun ilmaantuu automaattisesti sen taulukon nimi, jossa kenttä on. Oletusarvoisesti Näytä (Show) -valintaruutuun ilmestyy valinta. Jos kenttää ei haluta näyttä kyselyn vastauksessa, napsautetaan valinta pois. Rakennenäkymässä kysely voidaan käynnistää napsauttamalla Rakenne (Design)-välilehden Tulokset (Results)-ryhmästä painiketta Suorita (Run), jolloin ohjelma suorittaa kyselyn ja näyttää tulosjoukon taulukkonäkymässä. Tämä toiminto ei talleta kyselyä, mutta on hyvä tapa testata kyselyn toimivuutta. Tässä vaiheessa kysely voidaan tallentaa sulkemalla taulukkonäkymä, jolloin ohjelma kysyy haluatko tallentaa kyselyn. Napsautetaan Kyllä (Yes) ja nimen antoa varten avautuu vielä ik- Nortrain Oy 20 (29) Tietotekniikkakoulutus
kuna. Kyselystä tallennetaan vain sen rakenne (kyselyn ohjeet). Kun kysely avataan, se myös suoritetaan eli kysely on aina reaaliajassa. Kyselyn voi tallentaa myös komennolla Pikatyökalurivin (Quick Access Toolbar)-komennolla Tallenna (Save) tai Office-valikon Tallenna (Save)-komennolla. Kentän siirtäminen ja poistaminen Valintaehdot Joskus on tarpeen muuttaa kyselyn olemassa olevaa kenttäjärjestystä. Se voidaan tehdä kyselyn rakennenäkymässä. Kyselyruudukossa siirto tehdään seuraavasti: 1. Siirrä hiiren osoitin siirrettävän kentän yläpuolella olevaan sarakevalitsimeen (harmaaseen ruutuun). Hiiren osoitin muuttuu alaspäin osoittavaksi nuoleksi. 2. Napsauta ruutuun, jolloin kenttä merkitään ja päästä hiiren painike. 3. Tartu hiirellä ruutuun ja vedä sarake haluamaasi paikkaan. Samanaikaisesti voi siirtää myös useita kenttiä merkitsemällä ne ensin hiirellä siten, että vedetään hiirellä (nuoli alaspäin) sarakkeitten yläpuolella olevissa ruuduissa. 4. Kenttä poistetaan kyselystä merkitsemällä poistettava napsauttamalla sarakevalitsimeen ja painamalla Delete -painiketta. Useita kenttiä poistetaan valitsemalla ne ensin, jonka jälkeen painetaan Delete. Pelkästään kenttiä valitsemalla voidaan kyselyn tulosta rajata varsin vaatimattomasti. Tällöinhän mukaan tulevat vielä kaikki tietokannan tietueet valittujen kenttien rajaamana. Yleensä kuitenkin haetaan vain tiettyjä tietueita, esimerkiksi kaikkia tietyllä postinumeroalueella asuvia yrityksen asiakkaita. Valittuja joukkoja voi käyttää kuten koko tietokantaakin. Ero on siinä, että mukana ovat vain valintakriteerit täyttävät tietueet. Valintaehtojen tuottamaa tietojoukkoa voi myös muokata edelleen. Valintaehdot määritellään rakenneikkunan rivillä Ehdot (Criteria). Siirrytään halutun kentän Ehdot (Criteria) -kenttään napsauttamalla sitä ja kirjoitetaan valintaehto. Jos taulukosta on esimerkiksi löydettävä tietueet, joissa on tietty arvo, ehdoksi yksinkertaiseksi kirjoitetaan kyseinen arvo. Mikäli kyseessä on aakkostieto, asettaa ohjelma automaattisesti sen ympärille lainausmerkit. napsauttamalla Tulokset -ryhmän Suorita (Run) -painiketta saat tulosjoukon näytölle. Hakuehtoja on monenlaisia. Edellä jo kuvattiin haku yhden arvon mukaan. Seuraavassa tarkastelemme yleisimpiä hakuehtoja. Vertailuhaussa voi käyttää tyypillisiä operaattoreita < (pienempi), > (suurempi), <= (pienempi tai yhtä suuri), >= (suurempi tai yhtä suuri), = (yhtä suuri) ja <> (eri suuri). Esimerkiksi haluamme henkilöstötietokannastamme hakea kaikki, joiden palkka on yli 3500. Ehto -kenttään kirjoitetaan >=3500. Tulosjoukkona ovat kaikki tietueet, joissa palkka on 3500 tai suurempi. Ehto voidaan kirjoittaa myös >3499. Nyt haemme arvoja, jotka ovat suurempia kuin 3499 eli ensimmäinen mukaan tuleva arvo on 3 500, tulosjoukko on sama kuin ensimmäisessäkin esimerkissä. Merkkijonohakua tarvitaan haettaessa tietoja antamalla osa merkkijonosta. Tällöin käytetään Like -operaattoria ja ns. jokerimerkkejä * ja?. * tarkoittaa mitä hyvänsä merkkiä mitä hyvänsä määrää? tarkoittaa mitä hyvänsä merkkiä, joita saa olla yksi Haluamme esimerkiksi etsiä nen -loppuisia sukunimiä. Tällöin sukunimiä sisältävän kentän Ehdot -kenttään kirjoitetaan *nen ja tulosjoukkona ovat kaikki nen -päätteiset sukunimet. Kun haku toteutetaan, muuttaa Access ehdon muotoon Like "*nen" eli ohjelma lisää itse Like operaattorin, kun annat tähdellä tai kysymysmerkillä varustetun hakuehdon. Jos haluamme etsiä kaikki merkkijonolla Vir alkavat sukunimet, kirjoitamme ehdoksi Vir*. Vastaavasti ohjel- Nortrain Oy 21 (29) Tietotekniikkakoulutus
Ehtojen poistaminen ma lisää operaattorin Like "Vir*". Teksti- ja päiväyskentässä voi käyttää korvausmerkkejä *,? ja #. Merkeille voi antaa useita vaihtoehtoisia arvoja kirjoittamalla ne hakasulkujen väliin []. Ehdoissa ei eritellä isoja ja pieniä kirjaimia. Halutessasi hakea useampaa arvoa on kätevää käyttää In tai Between -muotoa. Esimerkiksi: In (Jokinen;Lahtinen) Hae Jokiset ja Lahtiset Between 4000 and 6500 Hae välillä 4000 ja 6500 olevat arvot raja -arvot mukaan lukien Between -funktioon Access ei hyväksy sulkumerkkejä. Ohjelma lisää heittomerkkejä tarpeen mukaan. Siten ylempi esimerkki näkyy muodossa In ("Jokinen";"Lahtinen"). Operaattorit soveltuvat myös päivämäärien hakuun. Haetaan esimerkiksi päivämääriä, jotka ovat 1.1.2009 jälkeen. Hakuehto kirjoitetaan näin: >31.12.2008 tai näin: >=1.1.2009. Kaikki ehdot voidaan poistaa seuraavasti: 1. Siirrä kohdistin riville Ehdot ja anna Kyselyn määritys-ryhmästä komento Poista rivi. 2. Siirrä hiiren osoitin sanan Ehdot perään siten, että osoitin muuttuu mustaksi nuoleksi ja napsauta, jolloin koko rivi merkitään. Paina Delete tai anna komento Kyselyn määritys - Poista rivi. 3. Yksittäinen ehto poistetaan seuraavasti: 4. Merkitse ehto siihen napsauttamalla. Paina F2, niin kenttä merkitään kokonaan. Voit myös vetää hiirellä koko ehdon merkityksi. 5. Paina Delete. Ehtomerkintöjen yhdistelmät Ehtorivillä useita ehtoja Ehtomerkintöjä on mahdollista myös yhdistellä. Sulkuja voidaan käyttää jäsentämään ja selventämään muodostettavaa ehtolausetta. Esimerkiksi merkintä In(1;3;5) or (Between 7 And 10) tarkoittaa luetteloa 1,3,5, 7, 8, 9 j 10. Tietue tulee valituksi, jos kaikki yhden ehtorivin ehdot toteutuvat. Esimerkin ehdot tarkoittavat Ota mukaan tietueet, joissa vuosimalli on 2001 tai nuorempi ja ajettu 100 000 km tai vähemmän. Useita ehtoja samassa kentässä Toisinaan samaan kyselyyn tarvitaan useita ehtoja. Etsimme vaikkapa eri paikkakunnilla asuvia asiakkaita. Kun samaan kenttään kirjoitetaan useita ehtoja, käytetään ehtojen välissä operaattoreita AND tai OR. Samaan kenttään voidaan lisätä useita ehtoja seuraavasti: 1. Kirjoita kenttään ensimmäinen ehto. 2. Kirjoita AND tai OR. 3. Kirjoita samaan kenttään toinen ehto. 4. Toista 2-3-kohtia niin monta kertaa kuin tarvitset. Jos ehdosta tulee niin pitkä, että koko teksti ei näy, paina Vaihto + F2 avataksesi Zoomaus-ikkunan. Zoomaus-ikkunan voi avata myös osoittamalla kenttää ja nap- Nortrain Oy 22 (29) Tietotekniikkakoulutus
sauttamalla hiiren kakkospainiketta ja valita avautuvasta pikavalikosta Zoomaus. Zoomaus on mahdollista kyselyjen lisäksi mahdollista myös muissa tekstikentissä. Napsauta OK palataksesi normaaliin tekstikenttään. Usealla ehtorivillä ehtoja Tyhjien arvojen haku Rakenneruudukossa on käytettävissä useita ehtorivejä. Rivejä saa näkyviin kasvattamalla rakenneruudukon kokoa. Lisäehtorivien alussa on avainsana or eli kyseessä on tai -haku. Esimerkissä hakulause voidaan tulkita näin: Tietue tulee mukaan, jos hinta on alle 10 000 ja väri on valkoinen tai punainen. Ehtorivien kanssa on oltava tarkkana. Edellä hinta ja ensimmäinen väri (valkoinen) ovat samalla ehtorivillä ja toinen väri (punainen) on eri rivillä. Siksi hinnan on joka tapauksessa oltava alle 10 000, väri voi olla valkoinen tai punainen. Toisessa esimerkissä hinta on ensimmäisellä ehtorivillä ja värit toisella ja kolmannella ehtorivillä. Nyt lause tulkitaan seuraavasti: Tietue tulee mukaan, jos hinta on suurempi kuin 20 000 tai väri on punainen tai valkoinen tai sekä hinta että toinen väreistä ovat yhtä aikaa voimassa. On siis mahdollista, että ei löydy yhtään yli 20 000 autoa, mutta useita jommankumman väristä autoa, jolloin väriehdon täyttävät autot tulevat mukaan. Yhtä hyvin voi olla, että ei löydy ainoatakaan ko. väristä autoa, mutta yksi tai useampia yli 20 000 hintaisia, jolloin taas hintaehdon täyttävät autot tulevat mukaan. Access tallentaa sellaiseen kenttään, johon ei ole määritetty pakollista arvoa ns. tyhjäarvon (Null) ellei kenttään ole syötetty mitään arvoa, eikä oletusarvoa ole määritelty. Null tarkoittaa siis tuntematonta arvoa eli se voisi olla mikä tahansa, sitä ei vain vielä tiedetä. Tyhjäarvoja testataan seuraavasti: Is Null Is Not Null Not Is Null Loogiset operaattorit Hae tietueet, joilla on Null tässä kentässä Hae tietueet, joilla ei ole Null tässä kentässä. Kuten edellinen. Tavallisimmat loogiset operaattorit ovat And, Or ja Not. Myös aiemmin kuvattu Like on looginen operaattori. Haetaan tietokannastamme esimerkiksi Helsingissä ja Espoossa asuvat henkilöt (puhekielellä: hae helsinkiläiset ja espoolaiset). Kun kyseessä on yksi tai useampi "tai" - ehto, laita ne allekkain tai -riveille. Sama onnistuu myös kirjoittamalla samalle riville Helsinki Or Espoo. Lisää esimerkkejä: Not Espoo, hae tietueet, joiden kyseisen kentän arvo ei ole Espoo. Tämä ehto ei ota tulosjoukkoon tyhjiä kenttiä. Jos haluamme mukaan myös ne henkilöt, joiden asuinkuntaa ei ole merkitty tietokantaan kirjoitetaan hakulause muotoon Not Espoo Or Is Null. Nyt tulosjoukkoon tulevat sekä kaikki ei-espoolaiset että ne, joiden asuinkuntaa ei ole merkitty (huonompi puoli asiassa on, että joku jälkimmäisistä kuitenkin saattaa asua Espoossa, se vain ei selviä tietokannastamme). Kun kysely on valmis, se voidaan tallentaa normaaliin tapaan. Tallennettu kysely ei sisällä mitään tietoa, ainoastaan kyselyn rakenteen. Tulos ilmaantuu näytölle taulukkona, kun tallennettu kysely avataan. Nykyisen päivämäärän käyttö Ehdoissa tarvitaan usein nykyistä päiväystä. Halutaan esimerkiksi tietää, mitkä tuotteet olisi toimitettava seuraavan viikon aikana tai mitkä on toimitettu kahdella edellisellä viikolla. Seuraavassa joitakin esimerkkejä päivämäärän käyttämisestä ehdoissa: Nortrain Oy 23 (29) Tietotekniikkakoulutus
=Date() =Date()+7 Between Date() And14 Nykyinen päivä Viikon päästä oleva päivämäärä Seuraavan kahden viikon aikana olevat päivämäärät Tietueiden lajittelu LOMAKKEET Kun kysely suoritetaan tai sitä käytetään lomakkeissa tai raporteissa, on usein helpompi löytää toivotut tiedot, jos tietueet on ensin lajiteltu. Voidaan lajitella esimerkiksi asiakkaat aakkosjärjestykseen nimen tai paikkakunnan mukaan. Lajittelu voidaan tehdä nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Voidaan lajitella myös useamman kentän mukaan. Kysely lajitellaan yhden tai useamman kentän mukaan seuraavasti: 1. Avataan kysely rakennenäkymään. 2. Napsautetaan lajitteluavaimena käytettävään kenttään riville Lajittelu Oikeassa reunassa näkyy luettelopainike. 3. Napsautetaan nuoleen lajitteluvaihtoehtojen luettelon avaamiseksi. 4. Valitaan lajittelujärjestys Nouseva tai Laskeva. 5. Toistetaan kohtia 2-4 kaikkien lajiteltavien kenttien kohdalla. Tarpeettoman lajittelun voi poistaa valitsemalla luettelon vaihtoehdoista kohdan ei lajiteltu. Moniportaisessa lajittelussa lajittelu tapahtuu ensisijaisesti vasemmanpuoleisimman kentän mukaan. Seuraava lajittelukenttä toimii toisena lajitteluavaimena jne. Tietoja syötettäessä ja muokattaessa on usein parempi käyttää lomaketta kuin taulukkoa. Lomakkeessa voi mm. esikatsella, tulostaa, muokata ja syöttää tai poistaa tietoja. Lisäksi voi lisätä selventäviä tekstejä, kuvia ja kaavioita, muuttaa fonttia, merkin kokoa ja väriä, suorittaa erilaisia laskutoimituksia ja monia muita toimenpiteitä, jotka yksinkertaistavat tietokannan käyttöä. Lomake noutaa tiedot taulukosta tai kyselystä. Taulukossa näkyvät tietueet allekkain ja kukin kenttä sarakkeena. Lomakkeessa näkyy yleensä yksi tietue kerrallaan. Lomakkeen voi avata kolmeen näkymään: lomakenäkymään, asettelunäkymään ja rakennenäkymään. Ohjattu lomakkeen luominen Access tarjoaa Luo (Create)-välilehdellä useita lomakkeen pikaluontityökaluja, joista jokaisen avulla voit luoda lomakkeen yhdellä hiiren napsautuksella. Jos haluat valita tarkemmin, mitä kenttiä lomakkeessa näkyy, voit käyttää ohjattua lomakkeen luomista. Ohjattu lomakkeen luominen sallii määrittää, miten tiedot ryhmitellään ja lajitellaan. Relaatiotietokannoissa voi käyttää kenttiä myös useista taulukoista tai kyselyistä. Valitse Luo (Create)-välilehden Lomakkeet (Forms)-ryhmästä Lisää lomakkeita (More Forms) ja valitse sitten Ohjattu lomakkeen luominen (Form Wizar). Näytölle avautuu ikkuna (seuraava sivu), josta valitaan lomakkeeseen mukaan tulevat kentät. Tässä vaiheessa kenttien järjestystä voi muuttaa. Muutos ei vaikuta taulukossa olevien kenttien järjestykseen. Nortrain Oy 24 (29) Tietotekniikkakoulutus
Järjestyksestä riippumatta tiedot tallentuvat taulukkoon oikeaan kenttään. Mikäli kaikki kentät tulevat mukaan lomakkeeseen ja järjestystä ei tarvitse muuttaa paina >> -merkittyä painiketta ja kentät siirtyvät valitut kentät ikkunaan. Mikäli haluat muuttaa kenttien järjestystä tai muutoin siirtää ne yksitellen, valitse kenttä ja paina > - merkittyä painiketta. Vastaavasti valinnan voi perua. Kun kaikki kentät ovat haluamassasi järjestyksessä napsauta Seuraava (Next). Jotta taulukon kaikkia tietoja voisi käsitellä lomakkeella, on siihen otettava kaikki kentät mukaan. Ainoastaan laskurityyppisen avainkentän voi halutessaan jättää pois, koska sitä ei voi itse muuttaa ja jokaiseen tietueeseen tulee oma avaimensa riippumatta siitä näytetäänkö ko. kenttä lomakkeessa vai ei. Seuraavassa vaiheessa valitaan lomakkeen asettelu: Sarakemuoto, Sarkainmuoto, Taulukko-muoto tai Sovitettu. Millaiselta kukin muoto näyttää, näet ko. ikkunan esikatselussa. Sopivan löydyttyä napsauta Seuraava (Next). Seuraavaksi on vuorossa lomakkeen tyylin valinta. Esikatselussa näet, miltä valittu tyyli näyttää. Kun sopiva löytyy, napsauta Seuraava (Next). Seuraavaksi annetaan lomakkeelle nimi. Ohjelma tarjoaa samaa nimeä kuin on sillä taulukolla, josta lomake tehdään. Voit hyvin hyväksyä tarjotun nimen, mutta halutessasi voit antaa lomakkeelle muunkin nimen. Lopuksi napsautetaan Valmis ja näytölle avautuu valmis lomake. Automaattiset lomakkeet Automaattinen lomake on nopein ja helpoin tapa luoda lomake. Automaattisessa lomakkeessa ei voi itse määritellä, mitkä kentät taulukosta tai kyselystä otetaan mukaan, vaan ne lisätään kaikki lomakkeeseen luonnin yhteydessä. Jälkikäteen lomaketta voi muokata ja siirtää tai poistaa tarpeettomia kenttiä. Nortrain Oy 25 (29) Tietotekniikkakoulutus
Luo (Create)-välilehden Lomakkeet (Forms)-ryhmässä on komennot Lomake (Form), joka luo lomakkeen jolla lisätään tietoja tietue kerrallaan. Jaettu lomake (Split Form) luo lomakkeen, jonka yläosassa on lomake ja alaosassa taulukko. Useita kohtia (Multiple Items) luo lolomakkeen, joka näyttää useita taulukon tietueita siten, että yksi rivi sisältää yhden tietueen. Jokainen näistä komennoista tekee lomakkeen valitusta taulusta yhdellä hiiren napsautuksella. Lomakkeen käyttäminen RAPORTIT Kun siirtymisruudussa valitaan Lomakkeet ja kaksoisnapsautetaan avattavaa lomaketta, lomake avautuu lomakenäkymään. Kun lomake on avattu, rakenne, lomake ja taulukkoikkunan välillä voi liikkua työkalurivissä ensimmäisenä olevan Näytä-painikkeen avulla. Haluttaessa muokata lomakkeen rakennetta, napsautetaan painiketta Näytä ja avautuvasta valikosta valitaan Rakennenäkymä ja lomake avautuu rakennenäkymään. Lomakkeessa työskennellään samalla tavalla kuin taulukon taulukkonäkymässä. Ikkunan vasemmassa alakulmassa ovat selauspainikkeet, joiden avulla selataan esiin tarvittava tietue. Tietueen voi lisätä napsauttamalla työkalurivistä tai lomakeikkunan selauspainikerivistä uuden tietueen työkalua. Raportti on tietokannan tiedoista saatava tuloste, jota voidaan tarkastella tietokoneen näytöllä esikatseluikkunassa tai tulostaa se paperille. Raportti koostuu taulukoista tai kyselyistä otetuista tiedoista ja raportin rakenteen mukana tallennetuista tiedoista kuten selitteistä, otsikoista ja kuvista. Pohjana olevia, tiedot tuottavia taulukoita tai kyselyitä kutsutaan myös raportin tietuelähteeksi. Kun raporttiin tulevat kentät ovat kaikki yhdessä taulukossa (kuten tässä oppaassa), käytetään tietuelähteenä kyseistä taulukkoa. Raportin luominen Raportti-työkalun avulla Nopein tapa luoda raportti, on käyttää Raportti-työkalua. Se luo raportin heti kyselemättä tietoja. Raportti tuo näkyviin kaikki pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentät. Raportti-työkalu ei välttämättä luo haluamaasi lopullista ja viimeisteltyä lopputulosta, mutta on varsin käyttökelpoinen tarkasteltaessa pohjana olevia tietoja. Voit lopuksi tallentaa raportin ja muokata sitä asettelunäkymässä tai rakennenäkymässä siten, että se sopii käyttötarkoituksiisi. Ohjattu raportin luominen 1. Napsauta siirtymisruudussa taulukkoa tai kyselyä, jota haluat käyttää raportin pohjana. 2. Valitse Luo-välilehden Raportit-ryhmästä Raportti. 3. Access luo raportin ja tuo sen näkyviin asettelunäkymään. Kun haluat valita raporttiin tulevat kentät tarkemmin, käytetään ohjattua raportin luomista. Voit myös määrittää, kuinka tiedot ryhmitellään ja lajitellaan Raportti voidaan tehdä automaattisesti, ohjatusti tai ilman mitään tukitoimia. Tässä opettelemme ohjatun raportin luomisen. Aloita raportin tekeminen valitsemalla Luo-välilehden Raportit-ryhmästä Ohjattu raportin luominen. Näytölle avautuu Ohjattu raportin luominen -ikkuna. Nortrain Oy 26 (29) Tietotekniikkakoulutus
Taulukot ja kyselyt - riviltä valitaan tauluko tai kysely, josta raportti tehdään. Seuraavaksi valitaan raporttiin mukaan tulevat kentät vasemman puoleisesta listasta siirtämällä ne oikean puoleiseen listaan. Jos kaikki kentät otetaan mukaan raporttiin kentät saadaan valituksi napsauttamalla >> -merkittyä painiketta. Tässä vaiheessa voi myös muuttaa kenttien järjestystä tai ottaa mukaan vain osan niistä. Tällöin kenttä valitaan napsauttamalla siihen ja painamalla > merkittyä painiketta. Valinnat saa peruttua vastaavasti. Kun kaikki halutut kentät ovat mukana halutussa järjestyksessä, napsautetaan painiketta Seuraava. Näytölle avautuu ikkuna, jossa tietoja voidaan tarkemmin ryhmitellä. Vasemmalta valitaan kenttä, jonka mukaan raportti halutaan ryhmitellä ja painetaan > painiketta. Sinänsä ryhmittely ei ole välttämätöntä. Ellei ryhmittelyä tehdä, vaihe yksinkertaisesti ohitetaan napsauttamalla Seuraava -painiketta. Seuraavaksi on vuorossa lajittelujärjestyksen määrittely. Lajittelu voidaan tehdä neljän kentän perusteella laskevaan tai nousevaan järjestykseen. Kun raportti on ryhmitelty, lajitellaan ryhmä määrittelyn mukaan. Lopuksi painetaan Seuraava -painiketta ja päästään määrittelemään raportin asettelu. Painetaan taas painiketta Seuraava ja päästään valitsemaan raportin ulkonäkö (tyyli). Vielä kerran Seuraava-painikkeen napsautus ja päästään antamaan raportille nimi ja valitsemaan halutaanko esikatsella raporttia (oletus) vai haluammeko muokata sen rakennetta. Lopuksi painetaan painiketta Valmis. Jos valintana oli esikatselu, niin raportti ilmaantuu näytölle. Nortrain Oy 27 (29) Tietotekniikkakoulutus
Raportin esikatseleminen Raportin tulostus Esikatselemalla raporttia voit varmistaa, että raportti tulostuu oikein. Voit esikatsella raportteja, jotka on luotu Office Access 2007 -ohjelmalla ja myös Accessin aiemmilla versioilla. Esikatseltaessa raporttia, joka on luotu Accessin aiemmalla versiolla, raportti näkyy erillisessä ikkunassa. Ikkunassa on tietueiden siirtymispainikkeita. Jos esikatselet raporttia, joka on luotu Office Access 2007 -ohjelmalla, tietueiden siirtymispainikkeen ovat oletuspaikassaan Accessikkunan alareunassa. 1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella raporttia, jota haluat esikatsella, ja valitse sitten pikavalikosta Esikatselu tai 2. Napsauta Microsoft Office -painiketta, siirrä osoitin Tulosta-kohdan vieressä olevaan nuoleen ja valitse sitten Esikatselu. tai 3. Jos raportti on avoinna, napsauta raportin tiedostovälilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Esikatselu. 4. Siirry raportin sivuilla napsauttamalla tietueiden siirtymispainikkeita. Accessissa tulostus tapahtuu samoin kuin muissakin Office-paketin ohjelmissa. Napsauttamalla Esikatsele -painiketta raportti tulostuu näytölle. Näytöllä raportti näkyykin joko rakenneikkunassa tai esikatseluna. Paperille raportin voi tulostaa Office-valikon Tulosta -painikkeella. Avautuvasta Tulosta -ikkunasta päästään määrittelemään tulostukseen liittyvät asetukset. Tulostettavaksi voidaan valita koko raportti, halutut sivut ja valitut alueet. Tulostaminen alkaa painettuasi OK -painiketta. Nortrain Oy 28 (29) Tietotekniikkakoulutus
OHJE-TOIMINTO Ohje käynnistetään napsauttamalla Microsoft Office Accessin ohje -painiketta valintanauhan oikeassa päässä tai napsauttamalla painiketta F1. Tietoa voidaan etsiä selaamalla ikkunan työkalurivin Näytä sisällysluettelo -painikkeella avautuvaa sisällysluetteloa ja napsauttamalla sopivaa linkkiä, jolloin siihen liittyvä ohjeaihe avautuu. Ohjeteksti voidaan tulostaa Tulosta (Print)-painikkeella Näytä sisällysluettelo Näytä päällimmäisenä Ohje-ikkunan yläreunassa on Etsi-ruutu. Kun siihen kirjoittaa hakusanan ja napsauttaa Etsi-painiketta, avautuu luettelo hakusanaan liittyvistä linkeistä. Ohjeikkuna pysyy oletusasetuksen mukaan muiden Microsoft Office - ohjelmaikkunoiden päällä. Ellet halua sitä päällimmäiseksi, voit muuttaa asetusta haluamallasi tavalla. Ohjeikkunan työkalurivin Näytä päällimmäisenä -painike on vaihtopainike, jota napsauttamalla voit lukita ohjeikkunan päällimmäiseksi. Toinen napsautus siirtää ohjelman ikkunan ohjeikkunan päälle. Kun ohjeikkuna on määritetty näkymään muiden ikkunoiden päällä Microsoft Office -ohjelmassa, Näytä päällimmäisenä -painikkeessa näkyy nasta ylhäältä nähtynä. Kun ikkunaa ei ole määritetty näkymään muiden ikkunoiden päällä painikkeessa näkyy nasta sivulta nähtynä. Nortrain Oy 29 (29) Tietotekniikkakoulutus