Vertais- ja vapaaehtoistoiminta tarvitsee tuekseen toimivia rakenteita teksti: Ronja Kuokkanen haastattelu: Sari Koivumäki Rakenteet ovat tärkeitä vapaaehtoistoiminnassa. Ilman niitä järjestöissä tehtävä vapaaehtoistyö saattaa jäädä yhdistyksen perustyöstä irralliseksi ja sen tavoitteet ja merkitys voivat jäädä sanoittamatta. Vapaaehtoistoiminnan arvostus lähtee siitä, että toiminnan edellytykset ovat kunnossa. Rakenteiden ei tulisi olla monimutkaisia, kauaksi arjesta jääviä vaan työyhteisöstä ja käytännön työstä nousevia ja toimintaan helposti omaksuttavia, pysyviä toimintatapoja ja arvoja. Tällöin niin työntekijät kuin vapaaehtoisetkin voivat nojata toiminnassaan niihin. Vuonna 2014 Sininauhaliiton Kristillisen vertaistoiminnan (TOIVE) työmuodon painopiste on jäsenjärjestöjen vapaaehtois- ja vertaistoiminnan kokonaisorganisoinnin tukemisessa: miten toiminta jäsentyy osaksi järjestöjen muuta toimintaa, miten vapaaehtoisia saadaan mukaan ja sitoutumaan toimintaan ja miten heidän työnohjauksensa sekä muu huolenpitonsa on järjestetty. TOIVE haluaa tässä artikkelissa antaa huomionosoituksensa ammattilaiselle, jonka työ on innostanut ja inspiroinut. Ammattilaiselle joka on kehittänyt vertais- ja vapaaehtoistoimintaan innovatiivisia ja käytännöllisiä rakenteita, jotka ovat tuottaneet laatua, pysyvyyttä ja monipuolisuutta. Haastateltava Sari Koivumäki työskentelee Pirkanmaan Sininauhassa vapaaehtoistoiminnan koordinaattorina ja vastaa järjestön eri yksiköiden vertais- ja vapaaehtoistoiminnan ohjauksesta ja kehittämisestä. Pirkanmaan Sininauhassa vapaaehtoistoimintaa on ollut yhdistyksen Mitä sinun työnkuvaasi vapaaehtoistyön koordinaattorina ja kehittäjänä kuuluu Sari Koivumäki? Työhöni kuuluu vertaisten ja vapaaehtoisten perusja jatkokoulutukset sekä koulutusten kehittäminen vastaamaan päihde- ja mielenterveystyötä tekevien vapaaehtoisten tarpeisiin että työyhteisöjen koulutus vapaaehtoistoiminnasta. Vastaan toiminnassa olevien vertaisten ja vapaaehtoisten työnohjauksellisesta tukemisesta, uusien vapaaehtoisten ja opiskelijoiden ohjauksesta ja vertaisryhmien perustamisesta ja tukemisesta. Toteutan vapaaehtoistoiminnan seurantaa ja teen palautekyselyitä ja haastatteluja vapaaehtoistoimijoille ja työntekijöille sekä päivitän vertais- ja vapaaehtoisrekisteriä. Työhöni kuuluu myös vapaaehtoisten rekrytoiminen erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa ja yhteistyö eri sotejärjestöjen ja oppilaitoksien kanssa. Koen, että työni tarkoituksena on helpottaa työntekijöiden työtä. Luon valmiiksi työkaluja vapaaehtoistoiminnan ohjaamiseen ja tukemiseen ja opastan niiden käyttöön. Niin ammattilaisille kuin vapaaehtoisillekin on helpompaa, kun yhteisössä on työntekijä, joka vastaa vapaaehtoistoimintaan liittyvistä kysymyksistä..
perustamisesta lähtien. Vapaaehtoiset toimivat aluksi erilaisissa avustavissa huolto- ja siivoustehtävissä. Vapaaehtoistoiminnan rakenteiden organisointi ja kehittäminen aloitettiin vuodesta 2011. Tuolloin RAY:n myöntämän ak-rahoituksen mahdollistamana yhdistykseen palkattiin vapaaehtoistoiminnan koordinaattori. Vapaaehtoisten tehtävät ovat sen jälkeen monipuolistuneet vapaaehtoisille järjestetyn koulutuksen ja heidän toimintansa tukemisen kautta. Vertais- ja vapaaehtoistoimijat ovat nyt tärkeässä roolissa yhdistyksen asumispalveluissa ja päiväkeskuksissa tukihenkilöinä ja vertaisryhmien vetäjinä. Vapaaehtoisten ja vertaisten työ monipuolistaa yhdistyksen tarjoamaa palvelua päihdekuntoutujille. Retket ja kerhot ovat useimmiten vapaaehtoisten vetämiä. Vapaaehtoisia on tällä hetkellä noin viisikymmentä ja heistä 80 % on aktiivisia toimijoita. Työyhteisöjen koulutus vapaaehtoistoiminnasta lujittaa toiminnan perustaa Ammatillisen henkilökunnan kokemus siitä, että he tarvitsevat lisää tietoa vapaaehtoistoiminnan periaatteista ja yhdistyskohtaisista käytännöistä ja tavoitteista saattaa tulla vapaaehtoistoiminnan organisoinnin yhteydessä yllätyksenä. Toimintaan voi kuitenkin liittyä monenlaisia ennakkokäsityksiä ja ahdistavaa epätietoisuutta. Vapaaehtoiset voidaan kokea rasitteena työyhteisölle, sillä vapaaehtoisten ohjauksen pelätään teettävän lisätyötä ja vievän aikaa muilta töiltä. Toisaalta vapaaehtoiset voivat kokea, että vuorovaikutus työntekijöiden kanssa ei toimi. Kehittämistyön alkuvaiheissa näkisin tärkeäksi osa-alueeksi työntekijöiden kouluttamisen vapaaehtoistoimintaan ja siihen, mitä se tarkoittaa työyhteisössä. Työyhteisöjen kouluttaminen vapaaehtoistoiminnasta on kuitenkin valitettavan harvinaista, Sari pohtii. Hän on keskustellut työyhteisöjen kanssa vapaaehtoisen rooleista ja tehtävistä, vapaaehtoisen perehdyttämisestä työyhteisöön, muistamisen ja kiittämisen tärkeydestä ja mahdollista ongelmatilanteista ja muista käytännön asioista. Palautteen mukaan koulutukset ovat selkiyttäneet sitä, mitä vapaaehtoistoiminta juuri meillä tarkoittaa., kertoo Sari. Kun ymmärrys lisääntyy, pelot hälvenevät ja arvostus vapaaehtoistyötä kohtaan kasvaa. Nähdään, että vapaaehtoisilla ja työntekijöillä on erilaiset roolit työyhteisöissä, toiminta on jäsenneltyä ja vapaaehtoiset odottavat huolenpitoa ja kiitosta. Vapaaehtoistoiminnan tärkein tukirakenne on toiminnasta innostunut ja siihen sitoutunut henkilökunta.
Hyvänä käytäntönä työyhteisön perehdytysopas vapaaehtoistoiminnasta Pirkanmaan Sininauhassa on käytössä työyhteisön perehdytysopas vapaaehtoistoiminnasta. Sari on koonnut oppaan kattavaksi työkalupakiksi vapaaehtoisten ohjaukseen. Opas perehdyttää työntekijät vapaaehtoistoiminnan periaatteisiin ja rooliin työyhteisössä ja ohjaa pohtimaan, kuka on vastuussa vapaaehtoisten ohjauksesta ja kiittämisestä sekä miten kiittäminen toteutetaan. Oppaassa on myös muistilista uusien vapaaehtoisten perehdytykseen ja ohjeistukset vapaaehtoisten kulujen korvauksiin ja toiminnan budjetointiin. Opaspaketti sisältää sähköisessä muodossa olevia vapaaehtoistoimintaan liittyviä lomakkeita kuten uuden vapaaehtoisen haastattelulomakkeen, vaitiololomakkeen ja todistuspohjan. Opas ja lomakkeet tukevat käytännön toimintaa. Materiaaleihin voi aina tarpeen mukaan palata ja tieto on nopeasti ja helposti saatavilla. Työntekijöiden vaihtuvuus luo sen ongelman, että tiedon siirtäminen uusille työntekijöille jää usein toteutumatta., Sari toteaa. Työntekijöiden käyttöön koottu opas kuitenkin turvaa tiedon säilymisen työyhteisössä ja siirtymisen uusille työntekijöille. Työnohjaus tukee varhaista puuttumista, palautteen ja ideoiden jakamista sekä oppimista Millaisia erityispiirteitä päihde- ja mielenterveystyötä tekevän järjestön vapaaehtois- ja vertaistoiminnassa on kehittämisen näkökulmasta? Erityispiirteinä näkisin sen, että päihde- ja mielenterveystyötä tekevissä järjestöissä toimivilla vapaaehtoisilla on useimmiten oma tausta ja heidän kuntoutumisensa saattaa olla hyvin eri vaiheissa. Kehittämistyön näkökulmasta on otettava huomioon tämä seikka ja panostettava perehdytykseen, sekä vapaaehtoisten että työntekijöiden kohdalla. Tuki ja työnohjaus ovat tärkeässä roolissa päihde- ja mielenterveystyötä tekevien järjestöjen vapaaehtoistoiminnassa. Vapaaehtoisia kuunnellaan herkällä korvalla ja huomioidaan erilaiset jaksamisen tasot. Toiminnassa olevien vertaisten ja vapaaehtoisten työnohjauksellinen tukeminen on erityisen tärkeää päihde- ja mielenterveystyön parissa tehtävässä haastavassa vapaaehtoistyössä. Pirkanmaan Sininauhassa järjestetään ryhmätyönohjausta kaksi kertaa vuodessa. Ryhmätyöskentelyn vetäjäksi Sari on pyrkinyt kutsumaan aina ulkopuolisen työnohjaajan, jonka ohjauksessa on käsitelty arjessa esiin nousseita teemoja. Ryhmätyönohjausten välillä on saatavilla yksilöllistä ja työyhteisökohtaista ohjausta. Sari on organisoinut ohjauksen ja tuen mahdollisimman helposti saatavaksi. Hän vierailee säännöllisesti eri yksiköissä ja tiedottaa keskustelu mahdollisuudesta etukäteen. Hyvinvoinnin ja jaksamisen tukemisen lisäksi matala kynnys ohjauksessa mahdollistaa varhaisen puuttumisen ongelmakohtiin,
vertaisten, palautteen saamisen vapaaehtoisilta ja työntekijöiltä sekä ideoiden jakamisen ja oppimisen. Vapaaehtoistoiminnan strategia suuntaa kehittämistä sekä viestittää toiminnan tärkeydestä ja arvostuksesta Vertais- ja vapaaehtoistoimintaa ohjaava suunnitelma tuo toiminnalle selkärankaa ja nostaa vapaaehtoiset näkyväksi osaksi yhdistyksen toimintaa. Englannissa useissa yhdistyksissä on laadittu vapaaehtoistoiminnan strategiat, meillä Suomessa ne ovat harvinaisia., Sari kertoo. Pirkanmaan Sininauhassa strategian valmistelu käynnistettiin yhdistyksessä johtamisharjoittelussa olleen opiskelijan kanssa. Yleisstrategiassa kuvataan yhdistyksessä tehtävä vertais- ja vapaaehtoistoiminta pohjautuen strategian valmisteluvaiheessa toteutettuihin kartoituksiin ja kyselyihin ja pohditaan, mitä toiminnalla tavoitellaan ja mihin sitä halutaan suunnata. Valmis strategia hyväksyttiin hallituksessa. Vapaaehtoistoiminnan suunnitelma olisi erittäin hyvä olla jokaisessa yhdistyksessä. Se viestittää hallitukselle, työntekijöille, vertaisille ja vapaaehtoisille, että vapaaehtoistoiminta on tärkeä osa yhdistyksen toimintaa ja sitä arvostetaan sekä kehitetään osana kokonaisuutta. Se on oleellinen vapaaehtoistoiminnan kehittämisen työkalu eikä sitä ole vaikea laatia., Sari pohtii. Seuranta tuo esille kehittämistoiminnan tuloksia ja uusia ideoita Vertais- ja vapaaehtoistoiminnan rakenteiden kehittäminen on tuottanut Pirkanmaan Sininauhassa tulosta. Vapaaehtoisten määrä on lisääntynyt ja heidän sitoutumisensa toimintaan kasvanut. Vaihtuvuus on vähentynyt ja toimintaan on tullut mukaan uusia vapaaehtoisia. Vapaaehtoistoiminta on myös monipuolistunut ja jakaantunut tasaisemmin eri yksiköiden välillä ja työntekijät ovat vapaaehtoistoiminnan tukena. Vapaaehtois- ja vertaistoiminnan mahdollisuudet ovat asiakkaidemme kuntoutumisessa tärkeitä. Sanoisin, että 90 prosentilla vapaaehtoisista Millaisen vinkin antaisit pienelle yhdistykselle, joka haluaisi lähteä kehittämään vapaaehtoistyön rakenteita, mistä kannattaisi sinun kokemuksesi mukaan aloittaa? Aloittaa voidaan kartoittamalla olemassa oleva vapaaehtoistoiminta; kuka tekee, mitä tekee, missä ja miten paljon. Silloin saadaan kokonaiskuva olemassa olevasta toiminnasta ja kehittämistoimia voidaan suunnata tähän tietoon pohjautuen. Koulutusta voi alkuun järjestää esim. käymällä läpi jo olemassa olevien vapaaehtoisten kanssa yhdistyksen tarkoitusta, päämääriä ja arvoja sekä vapaaehtoistoiminnan roolia yhdistyksessä. On tärkeä tuoda vapaaehtoistoiminta näkyväksi niin työntekijöille kuin vapaaehtoisille itselleenkin. Rakenteiden hyvänä pohjana toimivat myös vapaaehtoisten kiittäminen ja heidän tukemisensa järjestäminen.
on oma tausta ja heistä moni on ollut toiminnassamme aikaisemmin mukana. On upeaa, että myös loput 10 prosenttia ovat löytäneet meidät. Heidän joukossaan on niin eläkkeellä olevia kuin opiskelijoitakin., Sari iloitsee. Hän kertoo tuoneensa yhdistyksen vapaaehtoistoiminnan mahdollisuuksia paljon esille mm. rekrytoreilla, oppilaitoksissa ja lehtijutuissa. Tämä on herättänyt kiinnostusta, tehnyt toiminnasta tunnetumpaa ja madaltanut kynnystä tulla mukaan. Sari uskoo myös siihen, että vapaaehtoiset löytävät heidät suusta suuhun kulkevan tiedon pohjalta. Kun vapaaehtoiset viihtyvät ja heistä pidetään hyvää huolta, kertovat he yhdistyksestä hyvää eteenpäin. Toimivat rakenteet ja laadukas ohjaus tuovat vapaaehtoisia. Koen kehittämistyöllä olleen hyviä tuloksia. Työn tuloksia mitataan vuoden aikana erilaisilla kyselyillä ja haastatteluilla sekä vapaaehtoisilta, asiakkailta ja työntekijöiltä. Kyselyiden kautta saatujen tietojen mukaan työtä on tarkennettu ja suunnattu sellaisiin kohtiin, jotka ovat vaatineet lisäpanostusta., Sari kertoo. Välillä pyytelen anteeksi, että koettakaa jaksaa näitä kyselyitä, vaikka olen tehnyt niistä helppoja ja nopeita täyttää. Ne ovat tärkeitä paitsi kehityskohtien esille nostamisessa myös arjen työssä nousevien uusien ideoiden tallentamisessa, jotka jäävät muuten helposti kertomatta, Sari jatkaa. Mikä on palkitsevinta työssäsi vapaaehtoistoiminnan parissa? Palkitsevinta on nähdä vapaaehtoisen voimaantuvan itse toiminnassaan ja jakavan tätä voimaantumista asiakkaille. Usein polku johtaa asiakkuudesta vapaaehtoiseksi ja parhaimmillaan siitä eteenpäin joko koulutukseen tai työelämään. Osaaminen jakoon Sari Koivumäen kehittämät vertais- ja vapaaehtoistoiminnan materiaalit kuten työyhteisön perehdytysopas vapaaehtoistoiminnasta, vapaaehtoisen perehdytysohje, vertaisohjaajan opas ja useat toimintaa tukevat lomakepohjat ovat tällä hetkellä Pirkanmaan Sininauhan sisäisessä käytössä. Ajatuksena on kuitenkin laittaa kehitetyt materiaalit järjestön sivuille, jossa ne olisivat kaikkien saavutettavissa ja käytettävissä. Useat yhdistykset kamppailevat samojen asioiden kanssa vertaisja vapaaehtoistoiminnan organisoinnissa, joten minusta on hienoa, jos joku kehittää jotakin toimivaa, laitetaan hyvä kiertämään ja toistenkin hyödynnettäväksi., Sari painottaa. Sari haluaa nostaa esille myös toisen vertaisoppimisen foorumin, jonka hän on kokenut tukevan työtään, TARVE ry:n ja sen alaisuudessa toimivan ValikkoVerkoston. TARVE Tampereen
Voimavaraverkosto ry on vapaaehtoistoimintaa sosiaali- ja terveydenhuollon alalla järjestävien järjestöjen ja yhteisöjen yhteistyöyhdistys ja ValikkoVerkosto on vapaaehtoistoimintaa ammatikseen järjestävien henkilöiden yhteistyöryhmä. Säännöllisesti kokoontuvassa verkostossa voidaan jakaa kokemuksia ja hyviä ideoita ja pohtia esimerkiksi ammattilaisten yhteisiä koulutustarpeita. Pienten toimijoiden yhteinen foorumi tuo voimavaroja jokaisen työhön.