4.4 Palkanmaksu 4.4.1 Palkkalaskenta ja palkkakirjanpito Tässä kohdassa käsitellään palkanmaksua pääasiassa kirjanpidon kannalta. Valtio ei kuulu kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollisiin, joille ennakkoperintälain (1118/1996) 36 :n 1 momentissa säädetään palkkakirjanpitovelvollisuus. Sen sijaan valtio on velvollinen tekemään muistiinpanot palkanmaksusta. Ennakkoperintäasetuksen (1124/1996) 26 :ssä säädetään, että valtion ja sen laitoksen muistiinpanovelvollisuuden osalta sovelletaan, mitä valtion talousarviolaissa ja asetuksessa sekä valtion liikelaitoksista annetussa laissa säädetään tai niiden nojalla määrätään. Varainhoitovuoden 2004 loppuun saakka säädetään, että virastoissa ja laitoksissa maksettavista palkoista on laadittava palkkaluettelo. Talousarvioasetuksen 15.4.2004 muutettua 37 :ää pykälää palkkakirjanpidosta noudatetaan 1.1.2005 alkaen. 37 (15.4.2004/254) Virastossa ja laitoksessa maksettavista palkoista, palkkioista ja eläkkeistä pidettävään palkkakirjanpitoon sovelletaan, mitä ennakkoperintälaissa (1118/1996) ja ennakkoperintäasetuksessa (1124/1996) säädetään kirjanpitovelvollisen suorituksen maksajan palkkakirjanpidosta. antaa tarvittaessa tarkempia määräyksiä palkkakirjanpidosta ja palkkalaskennasta. on antanut määräyksen palkanlaskentajärjestelmien yhtenäisyydestä ja palkoista tarvittavista tiedoista. Määräys koneellisin menetelmin pidettävän kirjanpidon menetelmäkuvauksesta koskee myös palkanlaskentajärjestelmiä. Palkkoihin liittyvästä maksuliikkeestä sekä menojen tarkastamisesta ja hyväksymisestä on annettu erillinen ohje. Valtion virastoissa palkat ja palkkiot lasketaan ja maksetaan virka- ja työehtosopimuksissa määrätyllä tavalla pääasiassa kerran tai kaksi kertaa kuukaudessa keskitetysti palkkajärjestelmän avulla. Useimmat palkkajärjestelmät toimivat seuraavassa kuvatulla tavalla. Palkkajärjestelmässä on vakiotietoina maksukaudesta toiseen samana pysyviä tietoja, kuten palkansaajan henkilötiedot, kuukausi- tai tuntipalkka ja ennakonpidätystiedot, sekä järjestelmän ohjaustietoja, kuten palkasta tai sen perusteella perittävien lakisääteisten maksujen prosenttimäärät, palkanmaksukaudet ja -päivät sekä kirjanpidon tiliöinnit eri palkka- ym. erille. Palkanmaksua varten järjestelmällä tuotetaan vakiotiedoista ja maksukaudelle annetuista kertaluontoisista muutostiedoista palkansaajittain luettelo maksukauden palkasta ja siihen liittyvistä eristä. Palkansaajalle palkanmaksusta annetaan palkkalaskelma, maksetun palkan ja muiden suoritusten sekä niistä toimitetun ennakonpidätyksen ja muiden vähennysten tositteeksi. Palkkakirjanpito tehdään 1.1.2005 alkaen ennakkoperintäasetuksen säädösten mukaisesti. Maksajan kirjanpitoon tositteeksi laaditaan raportit, joihin on koottu palkansaajakohtaiset laskelmat ja työnantajan maksettavaksi määrätyt lakisääteiset maksut tiliöinneillä varustettuna sekä nettopalkat pankeittain yhdisteltynä. Palkkalaskennasta tulostettava raportti on 1
talousarvio-asetuksen 38 :n 2 momentissa tarkoitettu asiakirja, johon meno perustuu. Tällainen menon perusteena oleva asiakirja tulee tarkastaa ja hyväksyä kuten talousarvioasetuksen 38 :n 2-3 momentissa säädetään. Kirjanpitovelvollisen palkkakirjanpito ennakkoperintälain ja asetuksen mukaan Ennakkoperintäasetuksen 5 luvussa on palkkakirjanpitoa koskevat säädökset. Siinä säädetään keskeiset käsitteet, 24 :ssä palkkakortti ja 25 :ssä palkkalista ja palkkasuoritusten yhdistelmä sekä niiden tietosisältö. Palkkakortti on tehtävä erikseen jokaisesta palkan- ja muun ennakonpidätyksen alaisen suorituksen saajasta kalenterivuosittain. Palkanmaksuittain on laadittava palkkalista, jos palkansaajia on enemmän kuin 3. Palkkalistoista ja muista kalenterikuukauden aikana tapahtuneista palkkasuorituksista on laadittava yhdistelmä, josta käy ilmi palkkalistoittain ja palkkasuorituksittain eriteltyinä ennakkoperintälain 32 :ssä tarkoitettuun valvontailmoitukseen merkityt tiedot. Valvontailmoituksen tietojen tulee täsmätä myös liikekirjanpidon tietoihin. Asetuksen 27 :ssä säädetään ennakonpidätysten tilistä ja kirjausketjusta. Ennakonpidätykset tulee kirjata kirjanpitoon ennakonpidätysten tiliä käyttäen. Palkka ja muut kirjaukset on merkittävä palkkakirjanpitoon siten, että niiden yhteys palkkalistasta palkkakorttiin sekä verovirastolle maksettavaan määrään ja annettaviin ilmoituksiin on vaikeuksitta todettavissa. Palkkamenot todentavat asiakirjat kirjanpitoon Vuoden 2005 alusta lähtien palkkalaskennan tulee täyttää ennakkoperintäasetuksen palkkakirjanpidon vaatimukset ja tuottaa kirjanpitoa varten talousarvioasetuksen 38 :n 2 momentissa tarkoitettu asiakirja, johon meno perustuu. Näiden tietojen yhdistäminen yhdelle raportille on mahdollista. Valtion palkkakirjanpidossa vuoden 2004 loppuun asti käytössä olleen palkkaluettelon palkansaajakohtainen laskelma on tietosisällöltään lähes sama kuin ennakkoperintäasetuksen palkkalista. Palkkalistaa tiliöinneillä täydennettynä voidaan käyttää palkansaajille maksun osalta palkkamenon todentavana asiakirjana. Työnantajamaksut Palkkamenon todentavassa asiakirjassa tulee olla selvitys työnantajamaksujen laskentaperusteista eli prosentti ja palkkasumma, josta maksu on laskettu, maksettava määrä ja sen tiliöinti. Työnantajamaksut voidaan laskea ja tulostaa myös palkansaajakohtaiseen laskelmaan. Kirjanpitotapahtumien yhdistelmäraportti Kirjanpitotapahtumien yhdistelmäraportilla eritellään kaikki palkkalaskennassa muodostuneet kirjanpitovientiyhdistelmät ja lasketaan debet- ja kreditpuolen vientien summat raportille. Työnantajamaksujen erittely ja laskentaperusteet voidaan näyttää kirjanpitotapahtumien yhdistelmäraportilla, jolloin erillistä raporttia työnantajamaksuista ei tarvita. Tosite nettomaksuista Kunkin palkanmaksukerran nettomaksuista pankkeihin ja muilla tavoilla tulostetaan luettelo, jossa on pankin nimi ja maksettava määrä 2
muu maksutapa ja maksettava määrä maksujen yhteismäärä. 4.4.2 Palkkatiliöinnit Palkanmaksuun liittyy useita eri tilejä. Tiliryhmään 41. Henkilöstökulut kirjataan henkilöstömenot vähennettynä työnantajan saamilla sairaus- ja tapaturmavakuutus-lain ja muiden vastaavien lakien mukaisilla työntekijöiden palkkamenojen korvauksilla. Palkat ja palkkiot Tililajiin 410 Palkat ja palkkiot kirjataan ennakonpidätyksen alaiset palkat ja palkkiot (Ennakkoperintälaki 13 ) riippumatta siitä, onko ne maksettu valtioon palvelussuhteessa oleville vai muille henkilöille. Palkkatilit on tilikartassa jaettu virka- ja työ-suhdepalkkoihin, sairaus- ja tapaturmavakuutus- ja muiden vastaavien lakien mukaisiin palautuksiin, muihin palkkoihin ja palkkioihin sekä lomapalkkavelan muutokseen. Tilille 4103 Muut palkat ja palkkiot kirjataan myös asevelvollisuutta tai siviilipalvelua suorittavien päivärahat ja reserviläisten palkat. Tiliä on hyvä alajaotella niin, että ennakonpidätyksen alaiset erät ovat eri alatilillä kuin päivärahat. Tilille 4102 kirjataan sairaus- ja tapaturmavakuutuslain sekä muiden vastaavien lakien mukaiset tilivirastolle suoritetut henkilökunnan palkkamenojen korvaukset, kuten Kelalta saatavat päivärahat, n maksamat kuntoutusrahat ja sairasloman ajalta takautuvasti maksetut eläkkeet. Sairausvakuutuslain ja pakollisen tapaturma- ja liikennevahinkoturvan perusteella maksetuista korvauksista saa sosiaaliturvamaksun palautuksen 1. Tiliä on hyvä alajaotella ja kirjata eri alatileille palautukseen oikeuttava määrä ja muut korvaukset. Lomapalkkavelan kirjaus tehdään aina liikekirjanpitoon viimeistään tilinpäätöksessä. Jos lomapalkka ja lomaraha on budjetoitu viraston talousarviossa suoriteperusteella, kohdennetaan lomapalkkavelan muutos myös talousarviokirjanpitoon sille varainhoitovuodelle, jonka aikana lomapalkka ja lomaraha on ansaittu. Lomapalkkavelan muutos kirjataan tileille 4108 Lomapalkkavelan muutos ja 4118 Lomapalkkojen henkilöstösivukuluvelan muutos vastatilinä maksuperusteella kohdennetulla velalla 2611 Lomapalkkavelka ja suoriteperusteella kohdennetulla velalla 2614 Lomapalkkavelka (T). Lomapalkkavelan laskennasta ja kirjauksista on ohje toisaalla tässä käsikirjassa. Ennakkoperintälain 25 :n mukaiset tulonhankinnan työkorvaukset kirjataan tiliryhmään 43 Palvelujen ostot ja käyttökorvaukset tililajiin 452 Käyttöoikeusmaksut. Palvelujen ostojen tilejä on hyvä alajaotella niin, että palvelujen ostot, joista on suoritettu ennakonpidätys, kirjataan omille alatileilleen, jotta vertailu verottajalle annettaviin valvontailmoituksiin helpottuu. 1 Asetus työnantajan sosiaaliturvamaksusta (940/1978) 7. 3
Henkilöstösivukulut Tililajin 411 Henkilöstösivukulut kirjataan palkkojen ja palkkioiden maksuihin liittyvät lakisääteiset työnantajan sosiaaliturva-, eläke- ja tapaturmavakuutusmaksut, sosiaaliturvamaksujen palautukset, lomapalkkojen henkilösivukuluvelan muutos ja muut työnantajan sosiaalivakuutusmaksut. Myös em. tulonhankinnan työkorvauksiin liittyvät henkilösivukulut kirjataan tähän tiliryhmään. Sairausvakuutuslain ja pakollisen tapaturma- ja liikennevahinkoturvan perusteella maksetuista korvauksista saa työnantajan sosiaaliturvamaksuasetuksessa säädetyn sosiaaliturvamaksun palautuksen, joka kirjataan tilille 4113 Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset sosiaaliturvamaksujen palautukset ja vastavienti tilille 2581 Sosiaali-turvamaksut (T). Palautuksen määrä lasketaan itse ja se vähennetään yleensä seuraavan kuukauden aikana erääntyvästä sosiaaliturvamaksusta. Matkakulut ja henkilöstölle maksettavat kustannusten korvaukset kirjataan tiliryhmään 450 Matkakulut tai tiliryhmään 451 Muut henkilöstölle maksettavat kustannusten korvaukset. Tilivirastojen väliset tilitykset Tiliryhmän 258 Tilivirastojen väliset tilitykset tileille kirjataan talousarviotalouden sisällä tilitettävät erät. Näitä ovat ennakonpidätys ja lähdevero sekä sosiaaliturva- ja tapaturmavakuus- ja taloudellisen tuen maksu. Tilinpäätöksessä näillä tileillä tulee olla joulukuussa maksetuista palkoista pidätetyt määrät saldona. Tiliä 2580 Ennakonpidätykset (T) on hyvä alajaotella, jos sille kirjataan sekä ennakonpidätyksiä että perittyä lähdeveroa. Edelleen tilitettävät erät Tiliryhmien 259-260 Edelleen tilitettävät erät tileille kirjataan talousarviotalouden ulkopuolelle tilitettävät erät. Näitä ovat työnantajan ja työntekijän osuus työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksusta sekä työntekijältä palkanmaksun yhteydessä mahdollisesti pidätetty jäsenmaksu, ulosotto, työsuhdeasuntoon liittyvä tms. maksu. Palkkojen aputili Tilille 2598 Palkkojen aputili (T) kirjataan palkanlaskentajärjestelmällä laskettu maksettava nettomäärä ja pankkitilin tiliotteelta maksettu määrä. Tälle tilille kirjataan myös palkanlaskentajärjestelmän ulkopuolella kirjattavat selvityserät ja ns. käsin maksetut ja takaisin perityt palkat, jotka odottavat palkkajärjestelmän kautta tulevaa lopullista kirjausta. Tilinpäätöksessä tilin saldo koostuu päättyneeseen vuoteen kohdistuneista seuraavan vuoden puolella maksettujen palkkojen kokonaismääristä ja näistä aiheutuvista työnantajamaksuista (siirtoveloista). Käsin maksuja tarvitaan, kun palkka joudutaan maksamaan muuna kuin palkkajärjestelmään määriteltynä varsinaisena maksupäivänä. Näin tehdään esim. palvelussuhteen alkaessa, kun tiedot eivät ehdi ajoissa sen maksupäivän palkka-ajoihin, jolloin ensimmäinen palkka pitäisi maksaa tai palvelussuhteen päättyessä, kun eropalkka erääntyy maksuun muuna kuin määriteltynä maksupäivänä. Myös erilaisissa virhetilanteissa, kun palkka on menossa maksuun liian suurena tai pienenä, korjaus tehdään käsin maksulla tai takaisinperinnällä. 4
Väärin laskettu palkka peruutetaan aina kokonaan eli pankista pyydetään takaisin koko palkan määrä. Palkat rekisteröidään aina palkkajärjestelmään, vaikka maksu olisi suoritettu käsin maksuna. Tällöin palkkajärjestelmään saadaan rekisteröidyksi kaikki tarvittavat tiedot palkkahallintoa ja sidosryhmäsiirtoja varten. Palkanmaksukirjauksen tekninen toteutus vaihtelee palkanmaksujärjestelmittäin. Palkkajärjestelmän mukaisten palkanmaksupäivien ulkopuolella maksettujen tai takaisin perittyjen palkkojen ja virheiden korjauksien kirjauksia varten palkkojen aputilillä käytetään alajaotteluja palkkajärjestelmäkohtaisesti. Alajaottelua käytettäessä on huolehdittava, että palkanerät kirjataan käsin maksun tai pankista perinnän tapahtumahetkellä samoille alatileille kuin palkkajärjestelmässä lasketusta palkasta muodostettavat erät kirjautuvat. Alajaottelun tarkoitus on helpottaa palkanlaskennan ja pääkirjanpidon keskinäistä täsmäämistä. Suositus tilin 2598 Palkkojen aputili (T) alajaottelusta perustuu jo vuosia yleisimmissä tilivirastojen käyttämissä järjestelmissä sovittuun alanumerointiin: 25981 Palkkojen yleinen selvittelytili (T) - maksettavan määrän ja maksujen kirjaus 25982 Bruttomaksujen ja -palautusten ja lomaennakoiden selvittelytili (T) - bruttomaksua ja palautusta käytetään silloin, kun palkkaperusteiden korjaukset eivät ehdi maksun kanssa saman kalenterikuukauden aikana järjestelmällä tehtävään palkka-ajoon 25983 Verottomien maksujen selvittelytili (T) 25984 Palkanpidätysten selvittelytili (T) (muut kuin ennakonpidätykset, eläke-, työttömyysvakuutus- ja jäsenmaksut) 25985 Työnantajamaksujen selvittelytili (T) 25986 Nettomaksujen selvittelytili (T) - nettomaksua käytetään silloin, kun palkkaperusteiden korjaukset ehtivät maksun kanssa saman kalenterikuukauden aikana järjestelmällä tehtävään palkka-ajoon 25987 Nettopalautusten selvittelytili (T) - aiheettoman tai virheellisen suorituksen palautus pankista Aiheettomasti maksetun palkan tai palkkajärjestelmällä perittävän muun suorituksen takaisinperittävä nettomäärä kirjataan tilille 1749 Muut lyhytaikaiset saamiset (T). 4.4.3 Palkanmaksun täsmäyksistä Katkeamattoman kirjausketjun (audit trail) vaatimus edellyttää mm. sitä, että eri järjestelmien väliset siirrot täsmäävät. Palkanlaskenta tuottaa maksupäivittäin kirjausluettelon, jonka viennit ja saldot täsmätään perus- ja pääkirjanpitoon tietojen siirron jälkeen. Palkkajärjestelmässä tiedot ovat maksuperusteella kuukausisaldoissa. Kirjanpitoon tietoja tuodaan suoriteperusteella. Tämä saattaa aiheuttaa eroja palkanlaskennan ja kirjanpidon 5
kuukausisaldojen välillä ainakin vuoden vaihteessa, kun palkkoja jaksotetaan kuluiksi vanhalle ja uudelle vuodelle. Verottajalle tehdään palkanmaksusta ennakonpidätysasetuksen 32 :n mukainen valvontailmoitus kuukausittain ja vuosittain. Kuukausittain annetaan ilmoitus edellisen kuukauden aikana maksetuista palkoista, muista suorituksista sekä niistä toimitetuista ennakonpidätyksistä ja perityistä lähdeveroista, sosiaaliturvamaksusta ja siitä tehdyistä vähennyksistä. Ilmoitukseen on otettava kaikki kuukauden aikana maksetut palkat. Palkka ja muut kirjaukset on merkittävä palkkakirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys palkkalistasta palkkakorttiin sekä verovirastolle maksettavaan määrään ja annettaviin ilmoituksiin on vaikeuksitta todettavissa. Valvontailmoitusta kirjanpitoon täsmättäessä otetaan huomioon palkkajärjestelmän kautta maksetut palkat ja niiden jaksotukset sekä palkkajärjestelmän ulkopuolella maksetut palkat, jotka ovat vasta vain kirjanpidossa. Vuosi-ilmoituksessa verottajalle lähetetään palkansaajakohtainen tiedosto ja sen yhteenveto. Vuosi-ilmoituksen yhteenvedossa ilmoitetaan kalenterivuoden aikana maksetut palkat, muut suoritukset, ennakonpidätykset, sosiaaliturvamaksut ja niistä tehdyt vähennykset ja työntekijöiltä perityt lakisääteiset eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut. Tiedot täsmätään palkanlaskennan ja kirjanpidon tietoihin ja vertailulaskelmalle merkitään jaksotuksista ja muista syistä johtuvat erot. Kirjausesimerkkeihin ei ole tehty muutoksia. 6