Aika: Tiistai 09.02.2016 klo 19.15 20.31 Paikka: Seurakuntakodin kokoushuone Läsnä: Anna-Kaisa Hautala puheenjohtaja, kirkkoherra Lea Honkanen Anita Kamppi Leena Koivula Tellervo Kuusiranta Yrjö Rautiainen Petri Reponen Sinikka Aittamäki vara (Anneli Ruisniemen vara) Muut: Poissa: sihteeri, kanslia-apulainen Pirjo Koivisto Anneli Ruisniemi, Hanna-Mari Ruuska ALLEKIRJOITUKSET Anna-Kaisa Hautala puheenjohtaja Pirjo Koivisto sihteeri N TARKASTUS Olemme tarkastaneet edellä olevan pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksessa tehtyjen päätösten mukaiseksi. 15.2.2016 15.2.2016 Lea Honkanen pöytäkirjantarkastaja Anita Kamppi pöytäkirjantarkastaja N NÄHTÄVILLÄ OLO: Pöytäkirja on julkisissa asioissa nähtävänä 16.2. 1.3.2016 seurakuntatoimistossa aukiolo aikoina. Todistaa Pirjo Koivisto, ilmoitustaulun hoitaja
1 KOKOUKSEN AVAUS 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkolain 7:4 :n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on saapuvilla. n malliohjesäännön 2 :n mukaan kutsu ille toimitetaan viimeistään viisi päivää ennen kokousta, ellei kirkkoneuvosto toisin päätä. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. n päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Päätösesitys: Hyväksytään kokouksen työjärjestys esityslistan mukaiseksi. n päätös: Hyväksyttiin päätösesityksen mukaan. 4 NTARKASTAJIEN VALITSEMINEN Päätösesitys: Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastusvuorossa ovat Lea Honkanen ja Anita Kamppi. n päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Lea Honkanen ja Anita Kamppi 5 KOLEHTIVARAUSTEN SIIRTO Omaan toimintaan kerätyt tuotot siirretään taseelle kolehtivarauksiksi vain silloin, kun kolehdit ja muut toiminnan tuotot ylittävät budjetissa arvioidun tuoton. Jos näin ei käy, kolehdit on menneen vuoden aikana käytetty toiminnan rahoittamiseen mihin ne on kerättykin. Taloushallinnosta tullut ehdotus on tämän ohjeistuksen mukaan asianmukainen. Nuorisotoiminnalle on kuitenkin kerätty kolehtivaroja 964,52 ja toiminnan kulut ovat yhteensä 481,79 on myös syytä siirtää käyttämätön osuus 482,73 kerätyistä varoista kolehtivarauksiin. Jatkossa on kiinnitettävä entistä suunnitelmallisemmin huomiota toiminnan tuottojen kirjaamiseen ja mihin tarkoitukseen vapaaehtoiset kolehtivarat kerätään. Kun kaikki ehdotetut siirrot toteutetaan jää Lavian seurakunnan toiminta 951, 37 miinukselle. Tämä ylitys ei kuitenkaan johdu toiminnasta vaan palkoissa tapahtuneista ylityksistä. Esimerkiksi henkilöstösivukulut ovat ylittyneet 7317,40 euroa, mikä johtuu siitä, että Lavian itsenäisen seurakunnan lomapalkkavarauksia purettaessa ei oltu huomattu, että niihin ei ollut laskettu sivukuluja. Siksi ei myöskään ole perusteltua kattaa tätä ylitystä edes osittain toiminnan tuotoista.
Lavian seurakunta Tilinpäätös 2015 Tosite 31.12.2015 KERÄYS- JA KOLEHTIVARAT TASEESSA 31.12.2015 Tasetili 2889 Toteuma Käyttö Muutos Toteuma D/K D/K Tehtävä- Tun- v. 2015 tilinpäätös alue niste 2014 aikana 2015 2015 2920 060 Musiikkityö 3 816,21-700,00 3 116,21 3695 2888 2920 067 Lapsikuoro 95,40 95,40 2941 001 Adressit 1 863,00 1 863,00 2941 020 Diakoniatyö 8 281,54-992,00 1 484,30 8 773,84 3695 2888 2941 009 Yhteisvastuukeräys 166,57 166,57 2941 363 Talkootili 4 214,25 0,00 4 214,25 3695 2888 0,00 0,00 YHTEENSÄ 16 312,00-1 692,00 3 609,27 18 229,27 Päätösesitys: Hyväksytään kolehtivaraukset taloushallinnon esityksen mukaan lisättynä nuorisotoiminnassa käyttämättä jääneiltä kolehtivaroilla, jolloin tilikauden alijäämäksi jää 1,434,10. Kolehtivaroja ei käytetä budjetin alijäämän kattamiseen, koska ylitys ei ole syntynyt toiminnasta. n päätös: Päätösesityksen mukaan. 6. TILINPÄÄTÖS 2015 Tilinpäätös liitteessä 1. Siihen ei ole vielä laskettu edellisen pykälän kolehtivarauksia. Päätösesitys: vahvistaa tilinpäätöksen, jossa on huomiotu edellisen pykälän kolehtivaraukset ja toteaa sen jäävän 1,434,10 euroa alijäämäiseksi. n päätös: Päätösesityksen mukaan. 7 KOULUTUSSUUNNITELMA Seurakunnan vuoden 2016 koulutussuunnitelma on vahvistamatta. Budjetin tekovaiheessa voitiin tehdä vain alustavia suunnitelmia, koska tarkat koulutustiedot tulevat kesän ja alkusyksyn aikana. Syksyllä suunnitelma jäi vahvistamatta. Pidemmän osaamiskartoitus ja pidemmän aikavälin koulutussuunnitelma tehdään vuoden 2017 aikana.
Päätösesitys: Koulutussuunnitelman täytäntöönpano Koulutus/Kehittämisen keinot Osallistuja/ osallistujat Diakoniatyön neuvottelupäivät Ajankohta Palkka/kustannukset/kulut Palkka Matka- kustannukset Muut kulut Anne-Maarit Lahtivirta 22-24.9.2016 100 % 150 550 Seurakuntien varhaiskasvatuksen neuvottelupäivät Hiljaisuuden ääni- rukouslauluja kesiajalta Retriitinohjaajien tankkauspäivät, Junnila Kirkon konsulttivalmennus 2014 (35 op) Kirkon koulutuskeskus, Järvenpää Taina Heinuluoma Marina Hämäläinen Anna-Kaisa Hautala Anna-Kaisa Hautala 22.- 23.9.2016 100 % 100 400 27.- 30.6.2016 100 % 150 550 19-20.5.2016 100 % 100 50 7. jakso 17.-19.2. ja 8. jakso 25.- 27.5.2016 100 % Kustannukset maksetaan Turun AHK:n koulutusrahastosta n päätös: Päätösesityksen mukaan. 8 TOIMINTAKERTOMUS 2015 JA JOHTOKUNTIEN T Johtokuntien toimintakertomukset ovat johtokuntien pöytäkirjoissa Liite 3 : diakoniatyön johtokunta, Liite 4: Lähetystyön johtokunta, Kokoukseen: Lapsi- ja nuorisotyön johtokunta. Seurakunnan koko toimintakertomus pyritään toimittamaan sähköpostissa etukäteen. Paperiversioina kokouksessa. Päätösesitys: 1. merkitsee tiedokseen johtokuntien pöytäkirjat, eikä ota asioita omaan käsittelyyn. 2. hyväksyy seurakunnan toimintakertomuksen. 3. hyväksyy seurakunnan toimintakertomuksen tiivistelmän lähettäväksi yhteiselle kirkkoneuvostolle. päätös: 1. merkitsi tiedokseen johtokuntien pöytäkirjat, eikä ota asioita omaan käsittelyyn. 2. käsitteli seurakunnan toimintakertomuksen, ja palaa siihen maaliskuussa. 3. hyväksyi seurakunnan toimintakertomuksen tiivistelmän lähetettäväksi yhteiselle kirkkoneuvostolle, lisättynä lähetystyön tilanteella.
9 EDUSTAJIEN VALITSEMINEN REFORMAATION JUHLAVUODEN TOIMI- KUNTAAN Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajalta Harri Saineelta on saapunut kirje (Liite 2), jossa pyydetään valitsemaan seurakunnan edustajat edustajat reformaation juhlavuoden suunnittelutyöryhmään. Ehdotuksena on, että valittaisiin työntekijä ja luottamushenkilö. Laviassa työntekijäresurssit ovat pienet ja asiaa Porin keskustaan tulee muutenkin yllättävän paljon, siksi Lavia voisi valita ryhmään kaksi luottamushenkilöä, jotka voisivat sitten myös olla mukana paikallisessa työryhmässä työntekijöiden kanssa, jolloin tieto kulkisi. Työryhmän ensimmäinen kokous on ke 9.3. 2016 klo 16 Hallintoviraston kokoushuoneessa, Hallituskatu 9b.. Päätösesitys: Esitetään, että seurakuntaneuvosto valitsee kaksi luottamushenkilöä Reformaation juhlavuoden suunnittelutoimikuntaan, n päätös: selvittelee vapaa-ehtoisia ja kirkkoherra tekee päätöksen edustajista. 9 ILMOITUSASIAT Kirkkoherran virkamiespäätökset, nähtävillä kokouksessa - numerot 1-3 o 1 ja 3 ovat ei julkisia o 2 Ehtoollisavustajien nimeäminen Lavian seurakuntaan Kipa- päätökset o Palkaton virkavapaa: Taina Heiniluoma 25.-26.2.2016 Saapuneet Turun arkkihiippakunnan tuomiokapitulin kirjeet, nähtävillä kokouksessa o Rovastikuntajaon muutos 1.5. 2016 alkaen Ulvilan seurakunta liitetään osaksi Porin rovastikuntaa. Pöytäkirjaotteet ja muu posti seurakuntayhtymältä, jaetaan kokouksessa: tilintarkastusaikataulu budjettivalmistelun 2017 YKN.n vuosiaikataulu, tulee seuraavaan kokoukseen Päätös vuoden 2016 toiminta-ja taloussuunnitelmasta (nähtävillä kokouksessa) lähettikirje hautainhoitorahaston hinnasto 2016 Seuraava n kokous 12.3. klo 14.15. Seurakuntakodin kokoushuone. Päätösehdotus: merkitsee asiat tiedoksi n päätös: merkitsi asiat tiedoksi.
10 VALITUSOSOITUS Ehdotus: Puheenjohtaja antaa muutoksenhakuosoituksen, joka on kirkkolain ja kirkkojärjestyksen mukainen ja joka liitetään pöytäkirjaan. Pöytäkirja on julkisissa asioissa nähtävänä 16.2 1.3.2016 Lavian seurakuntatoimistossa sen aukioloaikoina. 11 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Kokous päättyi virteen 54 kello 20.31.