Arjen toiminta ja tiedolla johtaminen TERVE-SOS 2015 -tapahtuma 6.5.2015 Kehittämis- ja laatupäällikkö Elina Välikangas Oulun kaupunki/hyvinvointipalvelut
rakenne-ja toimintatapamuutosten suunta Oulun kaupungin hyvinvointipalveluissa o Tavoitteena vahva sosiaali- ja terveyspalvelujen integraatio ja rakenteiden uudistus kohti kokonaisuuksien johtamista o Hyvinvointipalvelut siirtyy vaiheittain neljän hyvinvointialueen (pohjoinen, itäinen, keskinen ja eteläinen) ja kuuden hyvinvointikeskuksen malliin vuosien 2014 2016 aikana Hyvinvointikeskus ei ole pelkkä fyysinen rakennus ja tietyt palvelut, vaan kyse on laajemmin periaatteesta järjestää alueen palvelut monitoimijaisesti, kunnan toimijoiden, yksityisten toimijoiden ja kolmannen sektorin yhteistyöllä. 13.5.2015 2
Tietojohtamisen viitekehys Ohjaavana asiakirjana on kaupunkistrategia. Kaupunkistrategian toteuttamista ja toimeenpanoa hyvinvointipalveluiden osalta täsmentää palvelujen järjestämisohjelma. Vuosittain tehtävässä talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa tarkennetaan tavoitteita. Käyttösuunnitelmassa asetetut tavoitteet viedään johtamisjärjestelmän mukaisesti yksikkötason tavoitteiksi ja konkretisoidaan aina yksittäisen työntekijän toimintaan ja kuntalaisen saamaan palveluun saakka.
Tiedolla johtamisen hierarkia Konserni Kv, kh JOHTAMISEN VÄLINEET Siku Hyve YYP Toiminnalliset mittarit Henkilöstöraportti Talousraportti Yhteenvetoanalyysi Ltk Sosiaali Terveys Ikäihmiset Johtajat Keskitetyt palvelut Hyvinvointialue/-keskus Hyvinvointialue/-keskus Hyvinvointialue/-keskus Hyvinvointialue/-keskus Päälliköt Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Esimiehet työntekijät Työntekijät Lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistäminen P a l v e l u j e n t u o t ta m i n e n k u n t a l a i s i l le Työikäisten hyvinvoinnin ja elämänhallinnan edistäminen Ikäihmisten hyvinvoinnin ja toimintakyvyn edistäminen
Tavoitteet ja tuloksellisuus tietojohtamisessa Strategiset tavoitteet Vaikutukset Esim. palveluja tarvitsevien osuus väestöstä Toiminnalliset tavoitteet Tulokset Esim. hoitotakuuajat, /asiakas, /hoitopäivä, toimintakate, asiakastyytyväisyys Panokset Prosessi Tuotokset Esim. asiakasmäärät, henkilöstömäärät ja näiden keskinäiset suhteet
Tiedolla johtamisen neljä näkökulmaa a) Vastuualueet Hyvinvointipalveluiden vastuualueita ovat sosiaalinen hyvinvointi, terveyspalvelut ja ikäihmisten hyvinvointi. Vastuualueiden johtajat Vastaavat hyvinvointipalveluiden järjestämisestä ja tuottamisesta strategisella tasolla Ovat esimiesasemassa suhteessa keskitettyihin palveluihin ja vastaavat lisäksi ostopalveluista ja avustuksista. Strategista johtamista tukeva tieto koostuu hyvinvointialueita, keskitettyjä palveluita, ostopalveluita ja avustuksia koskevasta tiedosta.
Tiedolla johtamisen neljä näkökulmaa b) Hyvinvointialueet ja -keskukset Hyvinvointialueita on neljä ja niissä on kuusi hyvinvointikeskusta. Hyvinvointikeskusten palvelupäälliköt Vastaavat hyvinvointikeskusten operationaalisesta ja tuloksellisesta johtamisesta sekä poikkitoiminnallisista tavoitteista. Hyvinvointikeskusten toiminta on jaettu yksiköihin, joista vastaavat palveluesimiehet hyvinvointikeskuksen päällikön alaisuudessa. Johtamisen tueksi järjestelmistä saadaan tietoja sekä hyvinvointialueittain että - keskuksittain, kaikesta niiden alaisesta toiminnasta.
Tiedolla johtamisen neljä näkökulmaa c) kokonaisuudet Kuntalaisille järjestettäviä palveluita tarkastellaan organisaatiomallista riippumattomalla tavalla palvelukokonaisuuksittain. jen käytön vertailu hyvinvointialueiden välillä Hoidon ja palvelun porrastuksen tarkastelussa rakenteen muutoksessa; esim. mielenterveyspalvelut ja lasten- ja nuorten palvelujen kustannukset Toiminnan ja talouden vertailu muihin kuntiin ja toimijoihin nähden Hyödyntäminen luottamushenkilöiden päätöksenteossa. kokonaisuuksiin yhdistetään kaikki hyvinvointipalveluiden järjestämät palvelut: oma toiminta, ostopalvelut ja avustukset.
Tiedolla johtamisen neljä näkökulmaa d) Elämänkaaret ja poikkitoiminnallinen yhteistyö Lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistäminen Työikäisten hyvinvoinnin ja elämänhallinnan edistäminen Ikäihmisten hyvinvoinnin ja toimintakyvyn edistäminen Elämänkaarimallin mukaisesti palveluita voidaan tarkastella kuntalaisten saamina palveluprosessien kokonaisuuksina, joissa eri ammattilaiset tekevät yhteistyötä poikkitoiminnallisesti ja hallinnon rajat ylittävästi, yhteisillä tavoitteilla. Ohjausryhmänä toimii hyvinvointipalveluiden ja sivistys- ja kulttuuripalveluiden yhteinen johtoryhmä. Käytännön moniammatillista yhteistyötä tehdään hyvinvointikeskuksissa, joten hyvinvointikeskusten päälliköt vastaavat osaltaan tavoitteiden toteutumisesta. Raporteissa voidaan tarkastella asiakkaiden ikäryhmittelyn lisäksi palveluita kolmella eri tasolla palvelutarpeen vaativuuden näkökulmasta (vihreä, keltainen, punainen). Tietoa painopisteen siirtymisestä ennaltaehkäiseviin ja kevyempiin palveluihin Yhdistettyä hyvinvointipalveluiden ja sivistys- ja kulttuuripalveluiden tietoa
Hyvinvointipalvelut Elämänkaariseuranta Sivistys- ja kulttuuripalvelut Ikäihmiset Työikäiset Lapset ja nuoret 0,31% 0,58% 7,44% 7,77% 2,09% 21,71% 17,14% 18,30% 24,65% punainen keltainen Vihreä Työikäiset ja ikäihmiset Lapset ja nuoret 0,00% 0,00% 8,30% 0,08% 7,56% 83,36% 0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00%100,00% Sivistys- ja kulttuurilautakunta 373,7 M Hyvinvointilautakunta 527,8 M Jako prosesseihin ja väreihin vuoden 2014 toteuman mukaan. Työikäiset ja ikäihmiset Lapset ja nuoret Sivistys-ja kulttuuripalvelut sekä hyvinvointipalvelut yhteensä 4,32% 4,33% 7,68% 23,10% 24,13% 36,44% punainen keltainen Vihreä 0,00% 5,00%10,00%15,00%20,00%25,00%30,00%35,00%40,00% 13.5.2015 LUONNOS 10
Talousjärjestelmä Henkilöstöjärjestelmä Asiakastietojärjestelmät Väestö Ostopalvelut Johdon tietotarve Johdon tietojärjestelmän konsepti - Henkilöstö -Talous -Toiminta -Väestö - Ostopalvelut ja em. tietojen yhdistäminen Yhdistelyavaimet: - kustannuspaikka (tuottavuuslaskelmat) - kuntalaisen asuinpaikka (asiakasvirrat) OukaDW Analysoijat Raportoijat Perusjärjestelmän käyttäjät ja omat ohjelmistot - Tuotannolliset tunnusluvut - Peittävyys, kattavuus -jne. Ulkopuolinen tieto TIETOVARASTO - Aikasarjat -Mittarit -Käsitteet - Hierarkisuus -Yhdistely Esittäjät Tiedon yhdistely ja jalostus (Oulun Tietotekniikka) Hyödyntäjät
Mittarien määrittelyt Mittarin nimi ja mittayksikkö: Esim. Terveysasemien vastaanoton peittävyys (%) Tavoite, johon mittari vastaa: kirjoita tähän mikä on yksikön tavoite johon mittari vastaa ja mikä on organisaatiossa ylemmän tason tavoite johon mittari vastaa... Vastuuhenkilö: avoterveydenhuollon palvelupäällikkö Toimenpiteet: tähän kirjoitetaan, mitä toimenpiteitä mittarin toteutumaluku aiheuttaa ylittäessään/alittaessaan tavoitteen Tiedon lähde: terveydenhuollon Effica Mittarin määrittely: tähän mittarin määrittely, miten tieto saadaan, mikä laskutoimitus on tehtävä, onko luku kumulatiivinen Raportille tuleva tieto täytyy saada automaattisesti järjestelmistä! Asiantuntija: sovelluskoordinaattori/ asiantuntija
Kuukausiseurantaprosessi 2015 Hyve joryn jäsenet Päälliköt Ostolaskujen hyväksyminen Alueiden ennustepalaverit Alueiden ennustepalaverit Analyysi ja ennuste Analyysi ja ennuste Vastuualueiden joryt Hyve jory Listateksti Esimiehet Analyysi ja ennuste Controllerit Alueiden ennustepalaverit Ennuste ja analysointi Asiantuntijat Alueiden ennustepalaverit Sovelluskoordinaattorit Toimintatietojen tarkistus Taloussihteerit Ennustetaulukot valmiina. Alustavat raportit tallennetaan J-asemalle. Alueiden ennustepalaverit Ennusteiden tallentaminen BP-ohjelmaan Lopulliset raportit tallennetaan J-asemalle Järjestelmä Tuotemäärien seuranta valmis Ostoreskontra kiinni Ulkoiset ja sisäiset myyntilaskut valmiina, myyntireskontra kiinni Kirjanpito -kuukausi kiinni
Johtamisen välineet - Tiedot kuukausittain käytettävissä toiminnan arvioimiseen, analyysiin ja johtamiseen Talousraportti Henkilöstöraportti Toiminnalliset mittarit Ostopalveluseurannat Tuoteseurannat Ennustetaulukot ostopalvelulaitokset tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys Arjen Avain oy 64 Toim 177 56 62 60 62 60 62 Lastensuojelun Auta Lasta Oy 208 230 304 276 303 270 248 Erpekon 124 112 124 120 93 132 118 Espoon kaupunki 2 Kainuun hoivataito 28 30 Leenalan perhekoti 31 28 31 30 31 59 62 Limingan koulutuskeskus 40 56 62 60 72 90 93 Lukkarinoja Oy 31 53 91 127 120,5 132 124 Meppi Oy 23 30 31 Metsäpirtin Perhekoti Oy 124 112 124 120 124 120 97 Mikeva 181 121 131 124 122 90 124 Nuorisokoti Nummela 31 28 31 30 31 30 31 Nuorten ystävät 198 206 211 248 276 251 310 Oulujoen Perhekoti 124 104,5 93 90 93 136 124 Pihakoivu Ky 62 56 62 60 62 60 62 Toivon Kartano 62 56 62 93 102 90 93 Toivon Kartano/perhekuntoutus 84 93 90 93 90 VillaNuttu 35 56 62 60 62 60 62 1315 1360 1566 1618 1706 1640 1610 0 0 93 84 93 90 93 90 93 Toim176 Kropsun perhekoti Ammatillinen Niilonkulman perhekoti Oy 31 28 perhekotihoito Perhekoti Kotikataja 34 31 34 47 34 30 31 158 143 127 137 127 120 124 0 0 Laitoshoito Ateriapalvelut Sopimus lkm Sopimus Optimi lkm Toteuma lkm 10 220 1 671 3 360 Dem. sair. käytöshäir. asukkaan hoiva, D-os. 992 Dem.sairastavan käytöshäir. asukkaan hoiva, Venla 10 950 1 870 260 3 600 Moniammatillinen arviointi ja kuntoutus 10 950 1 892 160 3 600 Perushoiva 154 395 22 149 509 50 760 Sairaanhoidollinen päiväkäynti 100 2 440 32 Säännöllinen lyhytaikaishoito 13 140 1 922 906 4 320 Tilapäinen lyhytaikaishoito 0 0 0 Laitoshoito 199 755 29 509 267 65 672 Kotiin kuljetettavat ateriat/oulun säätiö 47 300 406 780 15 551 Kotiin kuljetettavat ateriat/serviisi 171 637 1 582 489 56 428 Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä SOSIAALINEN HYVINVOINTI TULOT 2014 Sopimusohjaust 0 0 0 0 0 0 0 ulot Muut 0 0 0 0 0 0 0 sopimustulot Muut tulot 18 419 32 580 68 748 45 734 47 761 34 659 18 989 Sisäiset 6 6 6 6 6 0 6 vyörytykset Sopimus kktasolla 2 213 191 2 213 191 2 213 191 2 213 191 2 213 191 2 213 191 2 213 191 Ero, -2 213 191-2 213 191-2 213 191-2 213 191-2 213 191-2 213 191-2 213 191 (Sopimusohj.las kutus/sopimus kk-tasolla) 2014 18 425 32 586 68 754 45 741 47 768 34 658 18 994 MENOT Erilliskorvauslistat (lkm) 2014 1 2 1 2 1 2 1 Erilliskorvauslistat (lkm) 2013 1 2 1 1 2 1 2 KP 1706 PKS/Perhehoitokumppanit 31 28 31 30 31 30 31 31 Vuorokaudet yhteensä 1504 1531 1724 1785 1864 1789,5 1765 31 0 Muut paikat yhteensä 49 55 56 60 60 60 57 1 0 keskusateriat 7 456 42 126 2 452 kotiateriat 59 229 613 020 19 475 taloateriapäivä 17 090 122 193 5 619 Henkilöstökulut 2014 Toteuma 1 708 625 1 812 434 1 644 699 1 782 191 2 266 573 2 943 594 1 872 081 Talousarvio (kk) 1 683 359 1 821 148 2 002 042 1 938 572 1 931 446 2 846 110 2 034 239 Ero 25 266-8 714-357 343-156 381 335 127 97 484-162 158 Tot % (vuosi) 7,45 7,91 7,17 7,77 9,89 12,84 8,17 KP 1709/Erityiskorvattavat lapset/te Ateriapalvelut 302 712 2 766 608 99 525 Analysointi
Arviointityö osana tietojohtamista
Kiitos elina.valikangas@ouka.fi p. 044-703 4028