ESRA Projektin loppuraportti 22.11.2007 1. Taustatiedot Diaarinumero LSLH/27.12.2005/rh Loppuraportin tila Palautettu Projektin nimi Pk-yritysten kansainvälistäminen Projektikoodi S85788 Tavoiteohjelma 3 Toimintalinja 4 Toimenpidekokonaisuus 1 Projektin suunnitelman mukainen kestoaika 1.1.2007-31.10.2007 Projektin päävastuuviranomainen 2902 Länsi-Suom. lh. OPM Projektia hallinoiva organisaatio Turun ammattikorkeakoulu Projektin vastuuhenkilö Aulikki Holma Puhelinnumero ; Postiosoite Sepänkatu 3, 20700 Turku 2. Yhteenveto projektin toteutuksesta ja tuloksista Pk-yritysten kansainvälistäminen -hankkeen tavoitteena on Varsinais-Suomen alueen pk-yritysten toimintaedellytyksien tukeminen sekä kansainvälisen toiminnan aloittamisen ja kehittämisen vauhdittaminen. Hankkeen keskeisimpänä lähtökohtana on alueen pk-yrityksien asiantuntijatuen tarve kansainvälisen liiketoiminnan toteuttamisessa. Projektin tavoitteena on kartoittaa hankkeeseen mukaan tulevien yrityksien kansainvälistymisen potentiaalia sekä laatia, kehittää ja toimeenpanna yrityksien kansainvälistymissuunnitelmia. Hankkeen tavoitteena on selvittää alueen yritysten tarpeita markkinoida tuotteitaan ja palvelujaan kansainvälisillä messuilla sekä tarjota mahdollisuus kansainvälisille messuille osallistumiseksi. Turun ammattikorkeakoulu pyrkii kehittämään hankkeen aikana sellaisia rakenteita ja toimintamalleja, joiden avulla sen monialainen osaaminen saadaan entistä tehokkaammin maakunnan elinkeinoelämän käyttöön. Hankkeen toteutuksessa toimittiin kiinteässä yhteistyössä projektiin osallistuvien yrityksien kanssa, jotka rekrytoitiin hankkeen alkuvaiheessa. Projektin toteutuksen ytimen muodostivat yrityskumppaneiden kansainvälistymissuunnitelmien laatiminen, päivittäminen ja toimeenpano, kansainvälisen liiketoimintastrategian luominen sekä SWOT-analyysit kansainvälisen toiminnan osalta. Hankkeessa kartoitettiin myös yrityksien valmiuksia ja tarpeita kansainvälisille messuille osallistumiseen ja sidosryhmäanalyysien suorittamiseen. Projektin aikana hankkeen yrityskumppanit osallistuivat kansainvälisille messuille, joiden tavoitteena on kansainvälinen verkottuminen ja liiketoiminnan laajentaminen Suomen markkinoiden ulkopuolelle. Projektin toteutuksessa pyrittiin huomioimaan yrityskumppaneiden tarpeet ja näkemykset mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Hankkeen tuloksena projektiin osallistuneet yritykset kehittivät kansainvälisen toiminnan strategiaansa ja kehittivät tai laajensivat kansainvälistymissuunnitelmiaan. Projektin tuloksena pk-yrityksien kansainvälistymisen mahdollisuudet vahvistuivat, yritykset pääsivät verkottumaan kansainvälisille markkinoille ja saivat kokemusta kansainvälisestä verkottumisesta ja liiketoiminnan harjoittamisesta ulkomailla. Projektin aikana luotiin Turun ammattikorkeakoulun ja alueen yrityksien välille uusi yritysyhteistyön toimintamalli, jonka avulla yhteistyö jatkuu myös projektin päättymisen jälkeen. Toimintamalli perustuu ammattikorkeakoulun palvelutoiminnan ja opiskelijoiden osuuskuntatoiminnan pohjalle ja mahdollistaa korkeakoulun asiantuntemuksen hyödyntämisen pk-yrityssektorin hyväksi. Projektin tuloksena pkyrityssektorin ja Turun ammattikorkeakoulun välille kehittynyt yhteistyöverkosto on laajentunut jo hankkeen toimintaaikana, ja jatkaa toimintaansa hankkeen päättymisen jälkeen. Tulostettu 22.11.2007 1
3. Projektin lähtökohta, tavoitteet ja kohderyhmä Projektin lähtökohtana on Varsinais-Suomen alueen pk-yritysten toimintaedellytyksien tukeminen sekä kansainvälisen toiminnan aloittamisen ja kehittämisen vauhdittaminen. Hankkeen keskeisimpänä lähtökohtana on alueen pkyrityksien asiantuntijatuen tarve kansainvälisen liiketoiminnan toteuttamisessa. Projektin taustalla on erityisesti niiden erikoisaloilla toimivien pk-yritysten tarve kansainvälistymiseen, joilla ei kiinnostuksesta ja potentiaalista huolimatta ole osaamista tai resursseja kansainvälisen vientitoiminnan aloittamiseen. Hankkeen tavoitteena on kehittää Turun ammattikorkeakoulun ja Varsinais-Suomen alueen pk-yrityksien välille uudenlainen yhteistyön toimintamalli, joka mahdollistaa korkeakoulun asiantuntemuksen käyttämisen alueen yrityksien toimintaedellytyksien kehittämiseksi. Hankkeen tavoitteena on saada lupaavat, kasvumahdollisuuksia omaavat yritykset kehittämään kansainvälistä liiketoimintaansa hankkeen aikana. Projektin tavoitteena on kartoittaa hankkeeseen mukaan tulevien yrityksien kansainvälistymisen potentiaalia sekä laatia, kehittää ja toimeenpanna yrityksien kansainvälistymissuunnitelmia. Projektin pitkän tähtäimen tavoitteena on kehittää maakunnan elinkeinoelämää parantamalla alueen pk-yritysten valmiuksia kansainvälistyä. Hankkeen tavoitteena on selvittää alueen yritysten tarpeita markkinoida tuotteitaan ja palvelujaan kansainvälisillä messuilla sekä tarjota mahdollisuus kansainvälisille messuille osallistumiseksi. Turun ammattikorkeakoulu pyrkii kehittämään hankkeen aikana sellaisia rakenteita ja toimintamalleja, joiden avulla sen monialainen osaaminen saadaan entistä tehokkaammin maakunnan elinkeinoelämän käyttöön. Hankkeen vaikutuksesta pk-yritysten keskinäinen verkosto vahvistuu sekä alueellisesti että kansainvälisesti. Lisäksi ammattikorkeakoulun ja opiskelijoiden verkosto suhteessa yrityselämään vahvistuu. Projektin varsinaiseen kohderyhmään kuuluvat alueen pk-yritykset sekä alueen yritysyhteistyöstä vastaavat tahot. Hanke on toteutettu yhteistyössä Turun ammattikorkeakoulun ja projektiin osallistuvien yrityksien kanssa. Hankkeen välilliseen kohderyhmään kuuluu Varsinais-Suomen alueen pk-yrityksien verkosto ja yhteistyökumppanit. 4. Projektin toteutus ja yhteistyö 4.1. Osallistujien ja yritysten valinta Hankkeen käytännön toteutuksesta vastaavan Turun ammattikorkeakoulun projektiryhmän muodostaminen käynnistettiin heti hankkeen rahoituspäätöksen saavuttua. Projektiryhmään pyrittiin valitsemaan henkilöt, joilla on riittävästi osaamista kansainvälisen liiketoiminnan kehittämisestä, arvioinnista ja laajentamisesta sekä omakohtaista kokemusta yrityssektorilla toimimisesta. Hankkeessa työskennelleet opettajat toimivat lehtoreina Turun ammattikorkeakoulun liiketalouden koulutusohjelmassa. Hankkeen projektiryhmän muut jäsenet (projektipäällikkö, messuyhteyshenkilö ja assistentit) pyrittiin valitsemaan siten, että heidän osaamisensa palvelisi mahdollisimman hyvin hankkeen toteutuksen tarpeita. Projektiin osallistuvien yrityksien rekrytointi käynnistettiin projektin suunnittelijan toimesta jo ennen rahoituspäätöksen saapumista sen jälkeen, kun projektin suunnittelija oli saanut lääninhallituksesta alustavan tiedon hankkeen hyvistä mahdollisuuksista rahoitushakuprosessissa. Yrityksien rekrytointi käynnistettiin jo varhaisessa vaiheessa siksi, että sopivien yrityskumppaneiden löytyminen hankkeeseen oli koko projektin onnistumisen kannalta hyvin keskeistä. Lisäksi oli odotettavissa, että yrityksien rekrytointi on aikaa vievää ja vaativaa työtä, mikä saattaa kestää pitkäänkin projektin käynnistysvaiheessa. Oletus osoittautui oikeaksi: sopivien yrityskumppaneiden etsimiseen kului aikaa n. kolmesta viikosta puoleen toista kuukauteen. Kun rekrytointiprosessi oli laitettu vireille jo hyvissä ajoin, kumppaneiden rekrytointitoimia voitiin jatkaa täysimittaisina heti, kun virallinen rahoituspäätös saapui. Rekrytoinnin tuloksena hankkeeseen saatiin mukaan kaksi projektin tavoitteiden näkökulmasta hyvin soveltuvaa pkyritystä Varsinais-Suomen alueelta. Toinen hankkeen yhteistyökumppaniyrityksistä, Elcon Solutions Oy, on turkulainen pk-yrityksien luokkaan kuuluva sähköteollisuuden alan yritys, joka tuottaa mm. tehonsyöttölaitteita, muuntimia ja akkuja. Yrityksen kansainvälistyminen on lähtenyt käyntiin muutaman vuosi sitten, mutta toiminta ei ole vielä kovin vakiintunutta eikä jäsentynyttä. Hankkeen käynnistysvaiheessa yritys oli pohtimassa keinoja Tulostettu 22.11.2007 2
kansainvälistymisen tehokkaampaan toteuttamiseen ja yrityksen kansainvälistymisstrategian luomiseen. Toinen hankkeeseen osallistunut yritys, Konepaja-Heinä Oy, on halikkolainen konepaja-alan mikroyritys, joka tuottaa testauslaitteistoja matkapuhelinteollisuuden tarpeisiin. Yrityksen kansainvälistymiselle oli hankkeen käynnistysvaiheessa selkeä tarve, mutta varsinaiset kansainvälistymistä koskevat suunnitelmat olivat tekemättä, eikä yritys ollut muutoinkaan pystynyt riittävästi kehittämään kansainvälistymiseen liittyviä prosessejaan. Hankkeeseen rekrytoidut yritykset sopivat hankkeen toiminta-ajatukseen hyvin, ja sikäli yrityksien rekrytointi oli onnistunut prosessi. Yritykset sitoutuivat hankkeen toteuttamiseen laatimalla yhteistyösopimukset Turun ammattikorkeakoulun kanssa sekä osallistumalla messuosallistumisen toteuttamiseen pienellä rahallisella panoksella. Molempien yrityksien osalta yhteistyö toimi hankkeen aikana moitteettomasti, ja on toisen yrityksen osalta jatkunut myös projektin päättymisen jälkeen. 4.2. Projektin toteutus ja eri tahojen yhteistyö projektissa Pk-yritysten kansainvälistäminen -hanke on käynnistynyt 2.1.2007 ja päättynyt 31.10.2007. Hankkeen toiminta-aika oli yhteensä 10 kk. Hankkeessa työskenteli yhteensä 14 työntekijää: projektipäällikkö, kolme Turun ammattikorkeakoulun opettajaa, messuyhteyshenkilö, kaksi koulutuspäällikköä sekä seitsemän opiskelija-assistenttia, jotka olivat työsuhteessa hankkeeseen vain messuosallistumisen ajan n. viikon verran. Hankkeessa mukana olleista kahdesta yrityksestä osallistui hankkeen toteuttamiseen aktiivisesti yhteensä neljä henkilöä. Seuraavassa kuvataan hankkeen toteutusta vaihe vaiheelta: Tammikuu-helmikuu 2007: Projekti käynnistyi tammikuussa 2007 myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen projektiryhmän nimeämisellä ja yrityspartnereiden rekrytoinnilla. Yrityskumppaneiden etsiminen oli käynnistetty jo alustavan myönteisen päätöksen nojalla aikaisemmin, mikä oli hankkeen kannalta viisas ratkaisu. Koska yrityskumppaneiden rekrytoiminen oli aloitettu jo varhain, käynnistysvaiheessa yritykset saatiin nopeasti mukaan hankkeen aloitusvaiheeseen. Yrityksien rekrytoiminen oli kaiken kaikkiaan aikaa vievä ja työläs prosessi. Rekrytointivaiheessa potentiaalisia yrityskumppaneita oli viisi, mutta koska olosuhteet yritysmaailmassa vaihtelevat nopeasti, osa alkuvaiheen kiinnostuneista yrityksistä perääntyi tammikuun aikana. Vaikka yrityksien määrä jäikin alkuperäisestä tavoitemäärästä, kaksi yritystä oli riittävä määrä hankkeen toteuttamiseen. Koska hankehakemuksemme oli ollut lääninhallituksessa arvioitavana yhteensä vuoden ja yhden kuukauden rahoitushakemuksen jättämisen jälkeen, jouduimme tekemään heti hankkeen käynnistysvaiheessa muutoshakemuksen ja rakentamaan projektisuunnitelman käytännössä kokonaan uudelleen. Hankkeen alkuperäiseksi toiminta-ajaksi suunniteltu 20 kk kutistui puoleen, 10:een kuukauteen, joten jouduimme luonnollisesti tinkimään alkuperäisistä tavoitteista ja muokkaamaan projektin aikataulua. Hankkeen kireästä aikataulusta ja toteutusajan voimakkaasta supistumisesta huolimatta hanke saatiin käynnistettyä. Yrityksien rekrytoimisen jälkeen laadittiin yhteistyösopimukset ja käynnistettiin yrityksien kansainvälistymissuunnitelmien kartoittaminen. Kartoitusvaiheessa pyrittiin selvittämään yrityksien kansainvälistymisen taso ja tulevaisuuden suunnitelmat sekä mahdollisen kansainvälistymisstrategian sisällöt. Yrityksien kansainvälistymissuunnitelmista tehtiin SWOT-analyysit sekä pyrittiin kartoittamaan markkina-analyysien tarvetta. Kansainvälistymissuunnitelmien arviointi toimi hankkeen lähtökohtana, jonka perusteella yrityksien kansainvälistymistä lähdettiin kehittämään. Arviointityö toteutettiin worshop-toimintana yrityksien kanssa, mikä osoittautui hankkeen aikana toimivaksi yhteistyön muodoksi. Käynnistysvaiheessa aloitettiin myös messuvalmistelut kansainvälisille Hannover Messe 2007 -teollisuusmessuille osallistumiseksi. Maaliskuu 2007: Hankkeen toiminnassa maaliskuu oli hyvin aktiivista aikaa. Hankkeessa tarjottiin molemmille yrityskumppaneille mahdollisuus osallistua maailman suurimmille kansainvälisille teollisuusalan messuille, Hannover Messe 2007 -messuille Hannoverissa, Saksassa. Molemmat projektin yrityskumppanit olivat kiinnostuneita messuosallistumisesta, ja messuvalmistelut saatiin käyntiin heti maaliskuun alusta. Osallistuminen messuille toteutettiin yhteistyössä Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitysyksikön, Centrian, kanssa. Hannover Messe on kansainvälinen teollisuusalan messutapahtuma, joka järjestetään vuosittain Hannoverissa. Tulostettu 22.11.2007 3
Messut ovat kävijä- ja näytteilleasettajamääriltään maailman suurimmat, joten messuvalmisteluihin kului runsaasti aikaa ja resursseja. Messuvalmistelujen osalta hankkeessa toteutettiin messumatkojen järjestelytyötä, järjesteltiin kuljetus-, vakuutus- ja majoituspalveluiden hankkimista, suunniteltiin messuosasto materiaaleineen yhdessä mainostoimiston kanssa sekä järjesteltiin lukuisia muita messuilla näytteille asettamiseen ja messujärjestelyihin liittyviä käytännön asioita. Yritykset valmistautuivat teollisuusmessuille suunnittelemalla osastolle tulevien tuotteidensa esittelyä, materiaaleja sekä toimintastrategiaansa. Projektissa aloitettiin yrityksien kansainvälistymisstrategioiden hiominen sekä käynnistettiin partnerianalyysit. Tavoitteena oli valmistella yritykset parhaimmalla mahdollisella tavalla messuosallistumiseen siten, että osallistumisesta olisi saatavissa maksimaalinen hyöty. Molemmille yrityksille messuosallistuminen oli ensimmäinen, joten aikaisempaa kokemusta vastaavasta toiminnasta ei ollut. Valmistautuminen messuille vaati sekä projektiryhmältä että yrityksiltä runsaasti aikaa ja energiaa, ja välillä aikatauluissa pysyminen näytti epätodennäköiseltä. Messuvalmisteluissa oli odotettua enemmän työtä, eikä kaikkea työtä osattu ottaa riittävässä määrin huomioon suunnitteluvaiheessa. Huhtikuu-toukokuu 2007: Huhtikuun alussa hankkeessa toteutettiin monia messuosallistumisen käytännön järjestelyihin liittyviä asioita. Hankkeen projektiryhmä ja yritykset osallistuivat Hannover Messe -messuille 14.- 21.4.2007. Projektiryhmästä messuille osallistui projektipäällikkö, kaksi opettajaa, messuyhteyshenkilö sekä messujen ajaksi messuesittelijöiksi palkatut opiskelija-assistentit. Molemmista yrityksistä oli messuilla mukana yrityksen omat edustajat. Messumatka kesti yhteensä kahdeksan päivää, joista kolme kului messuosaston rakentamis- ja purkutöissä. Yleisölle messut olivat avoinna 16.-20.4.2007. Messuosallistumisen aluksi rakennettiin messuosasto, mihin myös yrityksien edustajat osallistuivat. Messujen aukioloaikana projektiin palkatut opiskelija-assistentit toimivat messuesittelijöinä, joiden tehtävänä oli edustaa hankkeessa mukana olevia yrityksiä. Messujen pääasiallisena tehtävänä oli yrityksien kansainvälistymisen kehittäminen, verkottuminen, uusien kansainvälisten kontaktien ja yhteistyökumppaneiden hankkiminen sekä kansainvälisen tunnettuuden lisääminen. Messujen toiminta-aikana kaikkien osastolla vierailleiden kävijöiden yhteystiedot tallennettiin myöhempää käyttöä varten. Projektiryhmä toteutti messujen aikana myös muuta yrityksien kansainvälistymisen kehittämistyötä. Messuosallistumisen jälkeen projektiryhmällä oli tehtävänä runsaasti messujen jälkityötä mm. laskutukseen, materiaalien kuljettamiseen ja osallistujien raportointiin liittyen. Messujen jälkeen toteutettiin messujen jälkihoitotyötä myös yrityksien kanssa. Kaikkiin messuilla kertyneisiin kontakteihin otettiin yhteyttä ja sovittiin yhteistyön jatkosta sekä järjestettiin muutamia tapaamisia messuilla kertyneiden kontaktien avulla. Yrityksien kanssa käytiin myös palautekeskustelut messujen onnistumisesta ja yrityksien kokemista hyödyistä ja haitoista messuille osallistumiseen liittyen. Palautekeskustelujen tavoitteena oli saada käsitystä yrityksien kokemuksista messujen aikana myös hankkeen kokonaistoteutuksen arvioimiseksi. Kesäkuu-elokuu 2007: Messujen jälkityöt jatkuivat vielä pitkälle kesään. Käytännön järjestelytöiden lisäksi hankkeessa jatkettiin messujen jälkityötä yrityksien kanssa. Hankkeen messuyhteyshenkilö koosti hankkeen toteutukseen liittyneen messukansion, joka sisältää toimintamalleja ja ohjeistusta hankkeen toteutukseen liittyen. Kesän aikana käynnistettiin myös jatkoyhteistyön suunnittelu yhdessä yrityksien kanssa. Konepaja-Heinän osalta kansainvälistymissuunnitelmat saatiin valmiiksi ja yritys jatkoi kehittämistyötä tämän jälkeen itsenäisesti. Syyskuu-lokakuu 2007: Syyskuun alusta alkaen jatkettiin kansainvälistymissuunnitelmien hiomista erityisesti Elcon Solutions Oy:n kanssa. Samalla sovittiin myös tulevasta yhteistyöstä yrityksen kanssa liittyen mm. yrityksen messuedustustyöhön, markkinointi-, kieli- ja suunnittelupalvelujen hankkimiseen sekä materiaalien suunnittelutyöhön. Viimeksi mainittujen osalta yrityksen ja Turun ammattikorkeakoulun välinen yhteistyö on jatkunut tiiviinä myös hankkeen päättymisen jälkeen, ja todennäköisesti yhteistyöstä on rakentumassa pysyvä toimintamalli. Hankkeen loppuvaiheessa toteutettiin myös hankkeen päättämiseen liittyviä toimintoja sekä arvioitiin hankkeen Tulostettu 22.11.2007 4
onnistumista ammattikorkeakoulun sisäisessä keskustelussa. Lokakuussa 2007 hankkeessa vieraili varmennuskäynnillä Länsi-Suomen lääninhallituksen edustaja. Hankkeen päättövaiheessa pohdittiin projektin jatkamista ja kartoitettiin monia eri toimintamalleja, joista päädyttiin tällä erää opiskelijoiden osuuskuntatoimintaan. Hankkeen toimintamalli, ammattikorkeakoulujen pk-yrityksille tarjoamat kansainvälistymispalvelut, toimii hankkeen päättymisen jälkeen opiskelijoiden koordinoiman osuuskunnan kautta. Yhteistyö on jatkumassa hankkeen päättymisen jälkeen Elcon Solutions Oy:n kanssa, minkä lisäksi kaksi muuta yritystä on ilmaissut kiinnostuksensa yhteistyöstä. Hankkeen viimeinen projektiryhmän tapaaminen pidettiin hankkeen päättymisen jälkeen 6.11.2007. 4.3. Työn- ja vastuunjako yhteistyökumppaneiden kesken Hanke on toteutettu tiiviissä yhteistyössä yrityskumppaneiden kesken. Koska yrityskumppaneiden merkitys ja tiiviin yhteistyön toteuttaminen oli hankkeen onnistumisen kannalta ensiarvoisen tärkeää, projektin yhteistyöyritykset sitoutuivat projektiin jo käynnistysvaiheessa. Yhteistyön pelisäännöt pyrittiin selkiyttämään kaikille osapuolille jo alusta alkaen, jotta ongelmilta vältyttäisiin. Vastuu ja työ jaettiin projektissa siten, että Turun ammattikorkeakoulun projektiryhmä vastasi kansainvälistymissuunnitelmien kartoittamisesta, kehittämisestä ja toimeenpanosta sekä messuvalmisteluista yhteistyössä yritysten kanssa. Vastuunjakoa muokattiin hankkeen toimeenpanon aikana siten, että työ oli mahdollisuuksien mukaan jaettu tasaisesti hankkeen osapuolien kesken. Oleellisinta hankkeen näkökulmasta oli se, että työnjako palveli mahdollisimman hyvin hankkeen tavoitteiden saavuttamista ja toimi tehokkaimmin projektin käytännön toteuttamisen näkökulmasta. Yhteistyön toteuttaminen onnistui pääasiallisesti hyvin. Osapuolilla oli hyvät neuvotteluyhteydet toisiinsa, minkä ansiosta ilmenevät ongelmat saatiin ratkaistua yhteistyössä. Yhteydenpito laajan projektiryhmän kesken vei kohtuullisen paljon aikaa, ja yhteisten tapaamisten sovittamisessa oli aika ajoin haasteita. Opiskelija-assistenttien vahva rooli yhteydenpidossa kuitenkin edesauttoi toiminnan onnistumista. 4.4. Kansainvälinen yhteistyö Hanke oli luonteeltaan alueellinen ja kansallinen hanke, joka ei sisältänyt varsinaista kansainvälistä yhteistyötä. Projektissa toteutettu messuosallistuminen voidaan mahdollisesti luokitella kansainväliseksi yhteistyöksi, muta sitä ei kuitenkaan voida pitää järjestäytyneenä ja sopimuksen mukaisena yhteistyönä, vaan lähinnä spontaanina verkostoitumisena yhteistyökumppaneiden kanssa. Hankkeessa ei ollut kansainvälisiä partnereita tai hankesuunnitelmassa mainittuja kansainvälisiä kumppaneita. 5. Julkisuus ja tiedottaminen Hankkeen alkuperäinen suunnitelma sisälsi tiedottamiseen liittyviä toimia, kuten alueellisen seminaarin järjestämisen sekä laajempaa tiedottamistoimintaa, joista jouduttiin kuitenkin luopumaan hankkeen toiminta-ajan supistuttua. Hankkeessa toteutettiin lähinnä ammattikorkeakoulun ja yrityksien sisäistä sekä osapuolien välistä tiedottamista. Hanke on esillä Turun ammattikorkeakoulun julkisilla tutkimus- ja kehittämistoiminnan internet-sivuilla Projektoriohjelmassa sekä Turun ammattikorkeakoulun internetsivuilla. Kaikissa projektin materiaaleissa on pyritty huomioimaan rahoittajan edellytys EU-lipun, ESR-logon ja lääninhallituksen vaakunan käytöstä. Messuosallistumisessa tämä huomioitiin siten, että kaikissa hankerahoituksella hankituissa materiaaleissa oli näkyvillä em. tunnukset. 6. Ongelmat ja suositukset 6.1. Ongelmat projektin toteutuksessa Projektin toteutuksen kannalta suurimmat ongelmat aiheutuivat hankehakemuksen käsittelyaikojen venymisestä. Hankkeen rahoitushakemus jätettiin Länsi-Suomen lääninhallitukseen 27.12.2005 ja päätös saatiin 1.2.2007, eli Tulostettu 22.11.2007 5
hakemus oli lääninhallituksessa käsiteltävänä yli vuoden. Koska käsittely oli viivästynyt, hankkeelle ei oltu varattu työaikaresursseja. Päätöksen saapuessa jouduttiin tekemään runsaasti uudelleenjärjestelyjä työaikasuunnitelmissa sekä purkamaan jo suunniteltuja opetusresursseja hankkeen toteuttamiseksi. Myönteisen päätöksen saavuttua projektipäällikkö joutui tekemään välittömästi muutoshakemuksen ja päivittämään koko projektisuunnitelman. Hankkeen alkuperäiseksi kestoksi suunniteltu 20 kuukautta kutistui puoleen, kymmeneen kuukauteen. Luonnollisesti myös tavoitteista ja työsuunnitelmasta oli tingittävä, kun aikaresurssi kutistui merkittävästi. Hanke saatiin kuitenkin alun ongelmista huolimatta onnistuneesti käyntiin. Projektin operatiivisuudesta johtuen käytännön yhteydenpito projektiryhmäläisiin tuotti aika ajoin haasteita. Kommunikointi tiukalla aikataululla vaati projektiryhmäläisiltä runsaasti viestintään varattuja resursseja, ja kommunikoinnin sykli yli nopea. Yrityskumppaneiden suuntaan toteutetussa viestinnässä tuli ottaa huomioon myös yritysten aikataulut ja heidän kiireensä. Hankkeen perusluonteesta ja tiukasta toteutusaikataulusta johtuen nopeatempoisen viestinnän merkitys hankkeen toteutuksessa oli kuitenkin ensiarvoisen tärkeää. Käytännön toteutuksen kannalta voisi olla yksinkertaisempaa, jos projektin käytännön toteutukseen osallistuisi lukumäärällisesti vähemmän henkilöitä. Toisaalta laaja projektiryhmä ja jäsenten moninaisuus tuotti erilaisia näkökulmia ja uusia vaihtoehtoja esim. ratkaisuja pohdittaessa. 6.2. Suositukset projektien toimeenpanon kehittämiseksi Hankkeen käytännön toteuttamisen näkökulmasta yrityksien rekrytointiin tulisi varata riittävästi aikaa. Etenkin monet pk-yritykset, jotka kuuluivat myös tämän hankkeen kohderyhmään, ovat kiireisiä, eikä nopealla aikataululla reagoiminen hankeyhteistyöpyyntöihin ei ole mahdollista. Pk-yrityksillä ja erityisesti mikroyrityksillä on myös usein niukat henkilöstöresurssit, jolloin kehittämistyö ei ole yrityksien prioriteettilistassa etusijalla. Jos yrityksellä ei ole riittävästi henkilöstö- tai taloudellisia resursseja oman toimintansa kehittämiseen, yhteistyöhön sitoutumisen kynnys on melko korkea. Mikäli hankkeen kohderyhmä koostuu nimenomaan pk-yrityksistä, yrityksien rekrytoimiseen on varattava riittävästi aikaa ja resursseja. Hankkeen käytännön toteuttamisen kannalta olisi helpompaa, jos yhteistyökumppanit olisivat jo tiedossa heti hankkeen käynnistyessä. Tämä edellyttäisi sitä, että yhteistyöyrityksien rekrytointiprosessi voitaisiin käynnistää jo ennen virallisen rahoituspäätöksen saapumista. Hankkeen toimeenpanon kannalta olisi helpompaa, jos projektin rahoitushakemuksesta olisi mahdollista saada ennakkotietoja tai alustavia arvioita projektin mahdollisuuksista rahoitusprosessissa jo etukäteen ennen varsinaisen rahoituspäätöksen saapumista. Tällöin voitaisiin jo hyvissä ajoin varautua hankkeen toteuttamiseen työaikajärjestelyjen osalta. Ennakkotiedot olisivat erityisen tarpeellisia silloin, jos projektin käsittely on jo kestänyt pitkään. Hankkeen rahoittajien osalta joustot byrokratiassa esim. muutoshakemusten suhteen sekä käsittelyaikojen lyhentäminen helpottaisivat projektien käytännön toteuttamista. 7. Projektin tulokset Arvio tavoitteiden toteutumisesta ja kuvaus projektin konkreettisista tuloksista Projektin keskeisimpänä tuloksena on hankkeen yhteistyökumppaneina toimineiden yrityksien kansainvälistymissuunnitelmien kehittäminen, kansainvälistymisen strategioiden luominen sekä yrityksien käytännön kehittämistoimien suunnitteleminen ja toteuttaminen. Hankkeessa on toteutettu yrityksien kansainvälistymissuunnitelmien kehittämistyötä työpajamenetelmällä, johon on sisältynyt myös asiakassegmentointien laatiminen, kansainvälisten operaatioiden kartoitus, maakartoitus sekä kriittisen osaamisen määrittely. Toisen yrityksen osalta hanke käynnisti konkreettisesti kansainvälisen liiketoiminnan, kansainvälistymiseen liittyvän strategiasuunnittelun ja yrityksen sisäisen kehittämistyön kansainvälistymisen käynnistämiseksi. Projektin molemmat yhteistyökumppanit ovat hankkeen tuloksena kehittäneet aktiivisesti kansainväliseen toimintaan liittyviä prosessejaan ja toimintamallejaan. Projektin tuloksiin kuuluu myös yleisen kansainväliseen liiketoimintaympäristöön liittyvän markkinointiosaamisen karttuminen sekä myynnin edistäminen, jota toteutettiin laajasti koko hankkeen ajan. Hankkeen tuloksena yritykset toteuttivat sellaisia kansainvälisen liiketoiminnan kehittämisen toimenpiteitä, jotka olisivat jääneet muutoin Tulostettu 22.11.2007 6
toteuttamatta. Projektin tuloksena molemmat yrityskumppanit osallistuivat kansainvälisille teollisuusalan messuille Hannoverissa sekä toteuttivat messuosallistumisen ajan kansainvälistymissuunnitelmansa mukaisia toimia. Hankkeen tuloksena yrityksien kansainväliset yhteydet vahvistuivat, kansainvälisen liiketoiminnan toimintaedellytykset vahvistuivat, yrityksien henkilöstön asiantuntemus kansainväliseen liiketoimintaan liittyen vahvistui ja yritykset saivat käyttöönsä asiantuntijuutta, joka muutoin olisi ollut vaikeasti hankittavissa tai kokonaan saavuttamattomissa. Turun ammattikorkeakoululle hanke tuotti mahdollisuuden opettajien asiantuntemuksen päivittämiseen konkreettisen yritysyhteistyön avulla. Hankkeeseen osallistuneet opiskelijat saivat käytännön kokemuksia yritysyhteistyössä toimimisesta sekä pääsivät osallistumaan yritysten kansainväliseen toimintaan Hannover Messe -teollisuusmessuilla. Projektin tuloksena sekä korkeakoulun opettajien että opiskelijoiden kansainvälinen asiantuntemus on kehittynyt, konkreettinen yrityskentän tuntemus on lisääntynyt ja yritysten toimintamallien tuntemus kasvanut. Konkreettinen yritysyhteistyö on tuottanut opiskelijoille oppimista, jota ei teoriapainotteisessa opetuksessa kyetä välttämättä saavuttamaan. Opettajille hanke on tuottanut ennen kaikkea käytännöllistä ja ajantasaista tietoa pk-yrityksien kansainvälisen toiminnan nykytilasta ja tulevaisuuden kehittymisen suunnasta. Hankkeen aikana Turun ammattikorkeakoulussa on pilotoitu yritysyhteistyön toimintamalli, jonka avulla pk-yrityksille suunnattuja palveluja kehitetään tulevaisuudessa. Projekti on toiminut yrityksille suunnattujen palvelujen pilotoinnissa erinomaisena kokeilualustana ja tuottanut konkreettista tietoa siitä, millaisia palveluja pk-yritykset tarvitsevat ja miten yrityksien ja korkeakoulun välinen palveluyhteistyö voidaan käytännössä toteuttaa joustavimmin. Hankkeen aikana kehitettyä yritysyhteistyön toimintamallia kehitetään jatkossa yhteistyössä hankkeessa toimineen yrityksen ja kahden muun yrityksen kanssa. Tavoitteena on kehittää toiminnasta pysyvä osa ammattikorkeakoulun ja yrityksien välistä yhteistyötä. 7.1. Työllisyyteen liittyvät välittömät tulokset Työttömänä projektin aloittaneista on sijouttunut välittömästi projektin jälkeen työhön avoimille työpaikoille yrittäjäksi koulutukseen työttömänä aloittaneita oli yhteensä Ennen projektia työmarkkinoiden ulkopuolella olleista on sijouttunut välittömästi projektin jälkeen työhön avoimille työmarkkinoille yrittäjäksi koulutukseen aloittaneista työmarkkinoiden ulkopuolella oli ennen projektin alkua yhteensä 7.2. Projektin välittömät työllisyysvaikutukset työssä oleviin osallistujiin Hanke on edistänyt projektiin osallistuneiden pk-yrityksien toimintavalmiuksia ja kehittänyt yrityksien kasvumahdollisuuksia kansainvälisen toiminnan lisääntymisen myötä. Projektin tuloksena yrityksien toimintaedellytykset ovat kehittyneet, olemassa olevien työpaikkojen säilyminen on varmistunut ja uusien työpaikkojen luominen tulevaisuudessa on mahdollistunut. 7.3. Työpaikat ja uudet yritykset Tulostettu 22.11.2007 7
Projektin aikaansaamat uudet työpaikat 0 kpl HUOM! Kaksi osa-aikaista työpaikkaa ilmoitetaan yhtenä työpaikkana joihin sijoittunut naisia 0 kpl HUOM! Kaksi osa-aikaista työpaikkaa ilmoitetaan yhtenä työpaikkana Projektin aikaansaamat uudet yritykset 0 kpl joista naisten perustamia 0 kpl Projektin turvaamat työpaikat osallistuneissa yrityksissä 0 kpl HUOM! Kaksi osa-aikaista työpaikkaa ilmoitetaan yhtenä työpaikkana joista naisten työpaikkoja 0 kpl HUOM! Kaksi osa-aikaista työpaikkaa ilmoitetaan yhtenä työpaikkana 7.4. Välilliset työllisyysvaikutukset Hanke on edistänyt projektissa mukana olevien yrityksien työpaikkojen säilymistä ja edistänyt tulevaisuuden kasvun mahdollisuuksia. Projekti on kehittänyt välillisesti myös hankkeeseen osallistuneiden yrityksien yhteistyökumppaneiden työllistämismahdollisuuksia tulevaisuudessa. Projekti on tukenut hankkeeseen suoraan ja välillisesti osallistuneiden yrityksien työpaikkojen säilymistä ja uusien työpaikkojen syntymistä. 8. Projektin innovatiivisuus Hankkeen tavoitteena oli kehittää Turun ammattikorkeakoulun ja Varsinais-Suomen alueen pk-yrityksien välille uudenlainen yhteistyön toimintamalli, joka mahdollistaa korkeakoulun asiantuntemuksen käyttämisen alueen yrityksien toimintaedellytyksien kehittämiseksi. Projektin aikana kokeiltiin uudenlaista palvelujen tarjoamisen ja tuottamisen mallia, jossa pk-yritykset pääsevät konkreettiseen kosketukseen ammattikorkeakoulun kanssa konkreettisten kehittämistoimien kautta. Projektissa luotiin uudenlainen toimintamalli, joka perustuu korkeakoulun asiantuntemuksen hyödyntämiseen konkreettisesti yrityksen toiminnan kehittämisessä. Hankkeen innovatiivinen näkökulma keskittyi erityisesti yrityksen lähtökohtien huomioimiseen ja asiakaslähtöiseen toimintaan, jossa hankkeen yhteistyöyrityksien tarpeet asetettiin toiminnan suuntaamisen lähtökohdaksi. Korkeakoulut on perinteisesti nähty koulutuspalveluja tuottavina asiantuntijaorganisaatioina, joiden pääasiallinen tehtävä on koulutuksen järjestäminen ja tulevaisuuden asiantuntijoiden tuottaminen. Hankkeessa toteutettiin innovatiivista toimintamallia, jossa korkeakoulu toimii asiantuntijapalveluja tuottavana organisaationa, joka osallistuu aktiivisesti pk-yrityksien kehittämiseen. Projektissa pilotoitiin palvelujen tuottamisen ja tarjoamisen toimintamallia korkeakoulujen ja yrityssektorin välille ja kehitettiin toimintamalleja, jotka parhaiten soveltuvat korkeakoulun ja yrityksen väliseen yhteistyöhön. Korkeakoulujen palvelutarjonta on vielä suhteellisen nuorta ja osittain jäsentymätöntä, joten projektin tuottamat kokemukset korkeakoulun asemasta palvelujen tuottajana ja tarjoajana edistävät korkeakoulujen palvelutarjonnan kehittämistä myös jatkossa. Hankkeessa toteutettu välitön yhteistyö korkeakoulun ja yrityksien välillä toteutti innovatiivisuuden ajatusta myös laajuudessaan. Projektin aikana korkeakoulun ja yrityksien välinen yhteistyö pyrki yrityksen kansainvälisen toiminnan laaja-alaiseen kehittämiseen, johon sisältyi näkökulmia, jotka olivat yrityksen toiminnan kehittämisen näkökulmasta oleellisimpia. 9. Toiminnan jatkuvuus Projektin aikana pilotoitu ja testattu palvelujen tuottamisen ja tarjoamisen malli on jäämässä pysyväksi osaksi Turun ammattikorkeakoulun toimintaa. Pk-yrityksille suunnattujen kansainvälistymispalvelujen tuottaminen on otettu mukaan ammattikorkeakoulun palvelujen kehittämisen prosessiin, ja palveluja kehitetään projektin päättymisen jälkeen. Hankkeessa toteutettu palvelutoiminta on liitetty myös opiskelijoiden toteuttamaan osuuskuntatoimintaan. Turun ammattikorkeakoulun Salon toimipisteessä toimiva opiskelijaosuuskunta Zemi toteuttaa pk-yrityksille suunnattuja palveluja hankkeen päättövaiheen jälkeen. Tulevaisuuden tavoitteena on liittää yrityksille suunnatut kansainvälistymispalvelut osaksi Turun ammattikorkeakoulun palvelujen tuottamisen kokonaisuutta. Tulostettu 22.11.2007 8
Hankkeen aikana toteutettu yhteistyö yrityksien ja Turun ammattikorkeakoulun välillä on jatkunut aktiivisena myös hankkeen päättämisen jälkeen. Toinen hankkeeseen osallistuneista yrityksistä on tehnyt yhteistyösopimuksen ammattikorkeakoulun kanssa mm. kieli- ja multimediapalvelujen hankkimisesta ammattikorkeakoululta. Myös hankkeeseen osallistuneiden yrityksien yhteistyökumppaniyrityksiltä on tullut tiedusteluja ammattikorkeakoulun palveluista. Hankkeen kokemusten perusteella voidaan sanoa, että yrityksillä on selkeä tarve korkeakoulujen asiantuntemuksen hyödyntämiseen käytännön kehittämistyössä. Erityisesti pk-yrityksien tarpeet ja ammattikorkeakoulujen tarjoamien mahdollisuuksien yhteensovittaminen on hankkeen aikana osoittautunut toimintamalliksi, jonka jatkuvuudelle on hyvät edellytykset. 10. Projektin rahoitus Projektin rahoitus suunnitelman* mukaan (OPM:n hallinnonalalla sidontatiedot) Projektin tähän mennessä toteutunut rahoitus. Voidaan ilmoittaa ilman opintososiaalisia etuisuuksia. ESR- ja valtion rahoitus 95439 euro 0 euro Muu julkinen rahoitus 0 euro 0 euro Kuntien rahoitus 10764 euro 10764 euro Yksityinen rahoitus 24930 euro 41430 euro Tulot 0 euro 0 euro Rahoitus yhteensä 131133 euro 52194 euro Valuutta EURO *Suunnitelma=viimeisin hyväksytty projektisuunnitelma. 11. Projektin taloushallinto ja arkistointi 11.1. Projektikustannusten hyväksymisestä vastannut henkilö/henkilöt (nimi ja asema)* Juha Kontio, koulutusjohtaja, Turun ammattikorkeakoulu, Tietoliikenteen ja sähköisen kaupan tulosalue 11.2. Projektin kirjanpidosta vastannut henkilö tai organisaatio* Taina Haavisto, pääkirjanpitäjä, Turun ammattikorkeakoulu 11.3. Hallinnoijan vuosittaisen tilinpidon tarkastuksesta vastannut henkilö tai organisaatio* Turun kaupungin tilinpidon tarkistaja PwC Julkistarkastus Oy, JHTT-yhteisö 11.4. Projektin päätyttyä lopputilintarkastuksen suorittanut henkilö tai organisaatio Turun kaupungin tilinpidon tarkistaja PwC Julkistarkastus Oy, JHTT-yhteisö 11.5. Projektin asiakirjojen säilytyksestä vastaava organisaatio tai henkilö Turun ammattikorkeakoulu, Tietoliikenteen ja sähköisen kaupan tulosalue 11.6. Projektin asiakirjojen säilytyspaikka Turun ammattikorkeakoulu, Tietoliikenteen ja sähköisen kaupan tulosalue sekä Turun kaupungin talouspalvelukeskus ja Turun ammattikorkeakoulun taloushallintoyksikkö 11.7. Projektin kirjanpitoaineiston (tositteineen) säilytyksestä vastaava organisaatio tai henkilö Tulostettu 22.11.2007 9
Turun kaupungin talouspalvelukeskus ja Turun ammattikorkeakoulun taloushallinto 11.8. Projektin kirjanpitoaineiston säilytyspaikka Turun kaupungin talouspalvelukeskus ja Turun ammattikorkeakoulun taloushallinto 12. Seurantaraportti Tätä loppuraporttia täydentää viimeisen seurantakauden seurantaraportti, joka on laadittu vuoden 2007 seurantakaudelta 1.7.-31.12. ja toimitettu projektin päävastuuviranomaiselle. 13. Allekirjoitus ja pvm Vakuutan, että projektiin liittyviä asiakirjoja ja kirjanpitoaineistoa tositteineen säilytetään vähintään vuoden 2012 loppuun tai ESR-rahoittajaviranomaisen ohjeiden mukaisesti. Allekirjoittaja* Turussa 22.11.2007 Juha Kettunen rehtori Turun ammattikorkeakoulu * Allekirjoittajana organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava. Tulostettu 22.11.2007 10