JIT 2007 SOPIMUSEHDOT. Tiina Ashorn

JIT 2007 SOPIMUSEHDOT Tiina Ashorn

JIT 2007 EHDOT Julkisen sektorin IT hankintoja koskevat sopimusehdot (JIT 2007) korvaavat VYSE 1998 ehdot. Valtiohallinnon lisäksi nyt myös kuntien ja kuntayhtymien hyödynnettävissä. JIT = julkisen hallinnon IT hankintojen sopimusehdot. Ehdot saatavilla osoitteesta : http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs166 2

JULKISEN HALLINNON IT-HANKINTOJEN SOPIMUSEHDOT Yleiset sopimusehdot (JIT 2007-yleiset ehdot). Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista (JIT 2007-sovellukset). Erityisehtoja palveluista (JIT 2007-palvelut). Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT 2007-konsultointi). Erityisehtoja valmisohjelmistohankinnoista (JIT 2007-valmisohjelmistot). Erityisehtoja laitehankinnoista (JIT 2007-laitteet). Soveltamisohje. Mallisopimukset (muistilista tyyppiset). 3

MIKSI JIT Julkisen hallinnon omat ehdot. Koskevat IT hankintoja. Pyritty entistä enemmän huomiomaan julkisen hankinnan erityispiirteet. Tavoitteena selkeyttää ja yhdenmukaistaa alan käytäntöjä julkisten IT hankintojen osalta. 4

EHTOJEN VALMISTELUUN OSALLISTUNEET TAHOT Ehtojen valmistelussa ollut mukana valtionhallinnon sekä kunta- ja yrityssektorin edustajia. 5

MITEN JIT 2007 EHTOJA KÄYTETÄÄN MISTÄ SOPIMUS MUODOSTUU: JIT sopimusehtojen lisäksi tarvitaan aina varsinainen sopimus, jossa määritellään mm. hankinnan kohde ja sille asetetut vaatimukset. Sopimuksen liitteeksi tulee yleiset ehdot ja soveltuvat eritysehdot. Sopimuksessa mainittava selkeästi mitkä ehdot tulevat sovellettaviksi. On suositeltavaa aina liittää sovellettavat ehdot sopimukseen. Huom. JIT ehdot ovat vakioehdot, jotka on pyritty laatimaan kattavasti ja mahdollisimman moneen tilanteeseen soveltuviksi. Vakioehdot eivät kuitenkaan sovellu kaikkiin tilanteisiin ja niistä voi tapauskohtaisesti sopia toisin. Mahdollisia muutoksia tai täydennyksiä ei saa tehdä JIT vakioehtoihin vaan ne tulee tehdä varsinaiseen sopimukseen. Soveltamisohjeeseen on hyvä tutustua sopimusta rakennettaessa. 6

MITEN JIT 2007 EHTOJA KÄYTETÄÄN SOPIMUS JULKISISSA HANKINNOISSA Hankintalain mukaan tarjouspyyntö on laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia tarjouspyynnön on sisällettävä tiedot, joilla on olennaista merkitystä tarjousten tekemisessä. Sopimusehdot (sopimuskauden pituus, irtautumismahdollisuudet, vastuut, velvoitteet, takuu, käyttöoikeuksien laajuus,toimitusehdot, hinnanmuutosmekanismit yms.) ovat olennainen osa hankintaa/tuotetta ja palvelua ja ne vaikuttavat tarjouksen sisältöön ja hintaan. Eri sopimusehdoilla tarjotut tuotteet/palvelut eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Vähintään sopimuksen keskeiset ehdot on ilmoitettava tarjouspyynnössä. 7

HAASTEITA HANKINTASOPIMUKSEN TEKEMISESSÄ 1/4 YKSITYINEN SEKTORI JULKINEN SEKTORI 8

HAASTEITA HANKINTASOPIMUKSEN TEKEMISESSÄ 2/4 Mitä sopimusneuvotteluilla tarkoitetaan yksityisellä sektorilla/julkisella sektorilla: Yksityinen sektori: Tarjouspyyntö/tarjous avaa keskustelun. Sopimusneuvottelussa täsmennetään/muutetaan hankinnan kohdetta ja pyritään loppuun asti kilpailuttamaan kaupalliset ehdot. Sopimusneuvottelussa tavallaan muutetaan/edelleen kehitetään tarjouspyyntöä ja tarjousta jatkuvasti. 9

HAASTEITA HANKINTASOPIMUKSEN TEKEMISESSÄ 3/4 Julkinen sektori: Tarjouspyyntö määrittää hankinnan kohteen ja siihen liittyvät keskeiset ehdot. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä. Tarjousta ei voi jälkikäteen parantaa. Hankintapäätöksen jälkeisessä sopimusneuvottelussa ei enää neuvotella hankinnan kohteesta ja hinnasta eikä ehdoista vaan viimeistellään sopimus siten että se vastaa tarjouspyyntöä ja tarjousta. JIT ehdot auttavat hankintayksikköä sopimuksen rakentamisessa ja yhtenäistävät alan käytäntöjä julkisen sektorin IT hankintojen osalta. 10

HAASTEITA HANKINTASOPIMUKSEN TEKEMISESSÄ 4/4 Tarjouspyyntöön liitetyistä keskeisistä ehdoista on vaikea myöhemmin poiketa ilman, että tarjoajien tasavertainen asema vaarantuisi. Julkisissa hankinnoissa varsinaisia sopimusneuvotteluja on vaikea käydä (poikkeuksena neuvottelumenettely/kilpailullinen neuvottelumenettely). Sopimuksen/sopimusten keskeisten ehtojen rakentaminen hankintaa suunniteltaessa edellyttää, että hankintayksiköllä on selkeä käsitys omista tavoitteestaan samoin kuin ymmärrys siitä miten alalla toimivat yritykset toimivat. Myös sopimuksen rakenne ja keskeiset ehdot ovat osa hankinnan suunnittelua ja ainakin isoissa hankinnoissa niistä olisi hyvä keskustella mahdollisessa teknisessä vuoropuhelussa. 11

MITEN JIT EHTOJA KÄYTETÄÄN MITEN SOPIMUS TEHDÄÄN Suunnitellaan hankinta (mitä olen hankkimassa ja miksi). Kartoitetaan hankintaan liittyvät riskit ja toimintavaihtoehdot jos jokin niistä toteutuu. Päätetään keskeiset ehdot jotka sopimukselta edellytetään edellyttää hankintayksikön sisällä tiimityötä. Sopimus ei ole pelkkää juridiikkaa. Juristi ei voi laatia sopimusta yksin. Valitaan hankintaan soveltuvat JIT ehdot. Tarkistetaan soveltuvista ehdoista mistä asioista pitää erikseen sopia/halutaanko jostain kohdasta poiketa. 12

ESIMERKKEJÄ EHTOJEN KÄYTTÄMISESTÄ SOPIMUKSESSA 1/2 Hankintayksikkö kilpailuttaa käyttöpalvelun tuottamisen Kyse palvelusta. Asetetaan tavoitteet palvelulle. Määritetään palvelu ja sille asetetut vaatimukset. Tämän pohjalta suunnitellaan palvelusopimusrakenne. Ehdoista hyödynnetään JIT yleisiä ehtoja ja palvelua koskevia erityisehtoja (liitetään tarjouspyyntöön). Analysoidaan onko tarvetta poiketa JIT ehdoista. Käydään läpi asiat mistä pitää sopia erikseen. JIT ehtojen lisäksi tarvitaan varsinainen sopimus. Tarjouspyyntöön liitetään joko palvelusopimuksen keskeiset ehdot tai valmis sopimusluonnos. 13

ESIMERKKEJÄ EHTOJEN KÄYTTÄMISESTÄ SOPIMUKSESSA 2/2 Hankintayksikkö hankkii yksittäisen laitteen huollon Kyse palvelusta, laaditaan palvelun kuvaus ja palvelulle asetettavat vaatimukset mukaan lukien palvelutasovaatimukset. Lähtökohtaisesti sovelletaan JIT yleisiä ehtoja ja palvelua koskevia erityisehtoja. Kuten edellä, mutta jos JIT palveluehdot ovat liian kattavat tähän tarkoitukseen, voidaan soveltaa vain yleisiä ehtoja. Siirretään varsinaiseen sopimukseen tapaukseen soveltuvat kohdat erityisehdoista. Tarjouspyyntöön liitetään joko palvelusopimuksen keskeiset ehdot tai valmis sopimusluonnos. Yksilöidään soveltuvat ehdot ja liitetään ne sopimukseen, ei viitata koko pakettiin. 14

YLEISET EHDOT VAATIMUKSET Tarjouspyynnössä tulee yksilöidä tilaajan tuotteelle tai palvelulle asettamat vaatimukset, joita voivat olla esim. tekniset, toiminnalliset, suorituskyky-, käyttötarkoitus-, tietoturva- tai muut vaatimukset. Sopimuksessa tulee yksilöidä tilaajan kaikki sellaiset vaatimukset, joiden täyttäminen on ilmoitettu tarjouspyynnön ehdottomaksi edellytykseksi tai jotka tarjoaja on tarjouksessaan ilmoittanut täyttävänsä. Vaatimukset on yksilöitävä selkeästi ja yksiselitteisesti. Vaatimus on sopimusvelvoite. 15

YLEISET EHDOT Vaatimuksia jotka ovat tulkinnanvaraisia ja joita ei tulisi käyttää Toimittajan tulee täyttää VAHTI suositukset. Palvelun laadun tulee ylittää nykyinen laatu. Järjestelmästä x voidaan rakentaa liittymä järjestelmään y. Palvelu mahdollistaa raportoinnin. 16

YLEISET EHDOT Tuotteen/palvelun tulee täyttää myös lainsäädännön tai viranomaismääräysten sille asettamat vaatimukset. Tilaajalla on kuitenkin velvollisuus kertoa toimittajalle erityislainsäädännöstä tai viranomaismääräyksistä, jotka koskevat tilaajaa ja liittyvät tuotteeseen tai palveluun. 17

YLEISET EHDOT DOKUMENTAATIO Dokumentaatio sisältyy tuotteeseen. Myös dokumentaatio tarkistetaan tuotteen testauksen yhteydessä! Käytännössä tämä usein unohdetaan. Tekninen dokumentaatio voi olla suomen- tai englanninkielistä, käyttäjäohjeistus tulee olla suomeksi. 18

YLEISET EHDOT TESTAUS JA VASTAANOTTOTARKASTUS Yleisissä sopimusehdoissa käsitelty tuotteen/palvelun luovutusta, tarkastamista ja hyväksymistä. Erityisehdoissa on näistä poikkeavia määräyksiä. Pohdittava tarkastukselle varattujen aikojen riittävyys ja suhde mahdolliseen projektisuunnitelmaan. Sopimuksesta tulee ilmetä mitä testataan ja milloin eli mitkä ovat testattavat välivaiheet/kokonaisuus. Jollei tilaaja reklamoi määräajassa, tilaajan katsotaan hyväksyneen tuotteen/palvelun lopputuloksen. Koko toimitus tulee hyväksytyksi vasta kun tuote/palvelun lopputulos on hyväksytty ja toimittaja on täyttänyt muut sopimuksen mukaiset velvoitteensa (esim. käyttöönoton osalta). 19

YLEISET EHDOT MUUTOKSET Käytännössä muutoksia tehdään usein sopimatta tarkkaa sisältöä ja muutoksen vaikutusta. JIT ehtojen mukaan kaikista muutoksista ja niiden vaikutuksista on sovittava nimenomaisesti. Muutokset korvataan vain jos muutoksista ja veloituksesta on sovittu. Tarjouspyynnössä syytä varautua muutostöihin pyytämällä kiinteähintaistenkin toimitusten osalta muutoksia tai lisätyötä varten tunti- tai päivähinta. 20

YLEISET EHDOT IMMATERIAALIOIKEUDET Immateriaalioikeudet ja käyttöoikeudet määräytyvät soveltuvien erityisehtojen mukaisesti. Pääsääntöisesti immateriaalioikeudet kuuluvat toimittajalle, mutta asiakkaalle jää riittävän laaja käyttöoikeus ja mahdollisuus siirtää käyttöoikeudet eteenpäin sekä käyttää palveluntuottajia. Toimittajan vastuu immateriaalioikeuksien loukkaustilanteista käsitelty yleisissä ehdoissa. 21

YLEISET EHDOT IMMATERIAALIOIKEUDET Toimittajalla vastuu siitä että tuote tai sopimus ei sopimuksen mukaisesti käytettyinä loukkaa Suomessa voimassa olevia immateriaalioikeuksia. Jos tilaajaa vastaan esitetään vaatimuksia, tilaajan tulee ilmoittaa asiasta toimittajalle. Toimittaja on velvollinen vastaamaan vaatimuksiin tilaajan puolesta omalla kustannuksellaan. ÄLÄ VAADI TEKIJÄNOIKEUKSIA JOS TARVITAAN VAIN KÄYTTÖOIKEUDET 22

YLEISET EHDOT MAKSUT Maksuehto 30 päivää laskun lähettämisestä. Toimittaja voi laskuttaa kun ko. toimitus tai sen osa on hyväksytty hyväksymispäivät ja menettelyt sopimukseen. Mikäli tällaisia ei ole, on sovittava milloin voi laskuttaa. Toistuvaismaksut voi laskuttaa kuukausittain jälkikäteen. Jollei toisin ole sovittu, toimittaja ei veloita matka ja majoituskuluja, päivärahoja, ylityökorvauksia eikä matka-aikaa Ennakosta vakuus. Toimittajalle voi syntyä oikeus purkaa sopimus jos tilaaja ei maksa, toimittajalla kuitenkin velvollisuus huomauttaa asiasta. 23

YLEISET EHDOT HINTA JA HINNOITTELUPERIAATTEET Toistuvaismaksujen muuttaminen edelleen mahdollista siltä osin kuin hintoja ei ole sovittu kiinteiksi. Korotukselle on asetettu katto (2% kalenterivuodessa). Jos hintojen muutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, tilaajalla on ennen uusien hintojen voimaantuloa oikeus irtisanoa sopimus ko. tuotteen tai palvelun osalta valitsemanaan ajankohtana. Vanhoja hintoja noudatetaan tällöin 6 kk irtisanomisilmoituksen tekemisestä. 24

YLEISET EHDOT TAKUU Yleisissä ehdoissa takuuaika 3 kk siitä kun tuote/palvelun lopputulos hyväksytty vastaanottotarkastuksessa. Erityisehdoissa tästä poikkeavia aikoja. 25

YLEISET EHDOT VIRHE - Virheen käsite määritetty ehdoissa. Toimittaja selvittää kustannuksellaan virheen syyn ja korjaa sen. Jos virhe ei johdu toimittajasta, toimittajalla on oikeus veloittaa selvitys ja korjaustyöstä sopimuksesta täytyy ilmetä mikä asia on kenenkin vastuulla. 26

YLEISET EHDOT SOPIMUSRIKKOMUKSET JA SANKTIOT Viivästys ja vahingonkorvauskysymykset on käsitelty yleisissä ehdoissa. Taso/rakenne samat kuin VYSE ehdoissa. Eri ehdoissa olleet purkua koskevat kohdat on nyt kerätty yleisiin ehtoihin, ehtoja täsmennetty. Tilaaja voi vahingonkorvauksen sijasta vaatia hinnanalennusta. Tietyin edellytyksin tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus, mikäli toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos esim. tilaaja ei olisi hankintalain mukaan oikeutettu solmimaan sopimusta toimittajan kanssa. 27

YLEISET EHDOT Tietoturvakysymykset on huomioitu ehdoissa. Luottamuksellisuudessa on huomioitu julkisuuslain vaatimukset. Avoimen lähdekoodin käyttö on huomioitu ehdoissa. 28

TILAAJAN SOVELLUKSET Sopii projektisopimukseksi - sopimuksessa kuitenkin kuvattava projekti. Projektisuunnitelma on tärkeä. Avattu testaus ja hyväksyntäprosesseja. Huomioitu käytännössä usein esiintyvä tilanne: valmisohjelmistoa sovitetaan tilaajan tarpeisiin; mietittävä mitä ehtoja valmisohjelmistoon sovelletaan kuka on sopimuskumppani valmisohjelmiston osalta Toimittajalla ei oikeutta vaihtaa nimettyjä avainhenkilöitä ilman tilaajan suostumusta; Jos tarjouspyynnössä on asetettu henkilöitä koskevia vaatimuksia, nämä tulee siirtää myös sopimukseen Takuu pidempi kuin yleisissä ehdoissa. Lähdekoodin talletus. 29

PALVELUT Tarkoitettu jatkuviin palveluihin. Konsultointiin omat ehdot. Usein palvelu voidaan jakaa seuraaviin vaiheisiin: käyttöönottovaihe tuotantovaihe palvelun uudelleen kilpailuttaminen ja palvelusta irtaantuminen Vaiheistus huomioitu erityisehdoissa. 30

PALVELUT Palvelu ja sille asetetut vaatimukset on kuvattava varsinaisessa sopimuksessa, samoin palvelutaso ja siihen liittyvät sanktiot. Osapuolten vastuut ja rajapinnat palvelun osalta sekä palvelu-ympäristön osalta on kuvattava. Tilaajan ilmoitettava jo tarjous-pyynnössä omalla vastuullaan olevat seikat. Miten varmistetaan esim. että palvelu on yhteensopiva tilaajan muiden toimittajien toimittamien järjestelmien kanssa? Prosessit on myös kuvattava tarkasti (esim. miten virheistä ilmoitetaan, kenelle, millaisella lomakkeella). 31

PALVELUT PALVELUTASO JA VASTEAJAT Toimittaja noudattaa sopimuksessa sovittuja palvelutasovaatimuksia ja vasteaikoja /kiireellisyysluokituksia. Soveltamisohjeessa esimerkkejä. Sopimuksessa voidaan sopia sanktiot palvelutason saavuttamatta jäämisestä. Tilaajalla ei ole oikeutta hinnanalennukseen sovittujen palvelutasosanktioiden lisäksi mutta voi olla oikeus vahingonkorvaukseen. Vaikka virhettä ei olisi sanktioitu palvelutasovaatimuksissa, se on kuitenkin korjattava viivytyksettä. 32

PALVELUT Palvelu perustuu resursseihin ja asiantuntemukseen. JIT ehdoissa huomioitu mahdollisuus nimetä avainhenkilöt. Toimittaja ei voi vaihtaa avainhenkilöitä ilman tilaajan suostumusta. Ehdoissa kiinnitetty huomiota laatuun ja henkilöstöön liittyviin kysymyksiin. Lähtökohtaisesti toimittajalla on vapaus tuottaa palvelu mistä käsin haluaa. Toimittajan on kuitenkin ilmoitettava mistä palvelua tuotetaan sekä kaikista muutoksista tältä osin. Toimittajan on noudatettava henkilötietolakia, sekä sopimuksen mukaista tietoturvamääräyksiä. 33

PALVELUT Ehdoissa huomioitu palvelun päättyminen. Toimittajalle on asetettu velvollisuus avustaa tilaajaa palvelun päättyessä. Tilaaja maksaa avustamisesta. Toimittajalla velvollisuus dokumentoida palvelu ja palvelun päättyessä luovuttaa tilaajalle tarpeellinen dokumentaatio osana avustusvelvollisuutta. 34

KONSULTOINTIPALVELUT Käytetään konsultointi ja asiantuntijapalveluissa Ehdoissa eroteltu toimeksianto josta syntyy yksilöity lopputulos vastaanottotarkastus Tilaajan neuvonta ilman lopputulosta esim. projektipäällikön työ (IPR kuuluvat tilaajalle) Oikeus käyttää alihankkijaa vain tilaajan suostumuksella Kiinnitetty huomiota henkilöitä koskeviin vaatimuksiin Jollei toisin sovittu toimittajalla on oikeus veloittaa matka- ja majoituskulut valtion matkustussäännön mukaisesti. Matka-ajasta voi veloittaa puolet. Alle 30 km matkoista ei veloiteta matkakuluja eikä matka-aikaa. 35

VALMISOHJELMISTOT JA LAITTEET Ei muutoksia vanhaan VYSE:een. Valmisohjelmistoehtojen sijasta voidaan käyttää valmisohjelmiston haltijan ehtoja varmistettava käyttöoikeuksien riittävyys. 36

YHTEENVETO JIT ehtojen lisäksi tarvitaan sopimus. Harkittava mitkä JIT ehtojen kohdat soveltuvat hankintaan ja mitä kohtia tulee täydentää, muuttaa tai poistaa jokaisen hankinnan kohdalla erikseen. Lue JIT ehdot sekä niiden soveltamisohjeet. Hankittava tuote tai palvelu määrittää käytettävät ehdot. Sopimusehdot eivät ole vain juristeille annettava tehtävä: tee sopimus. Sopimuksessa on aina huomioitava hankinnan kohde ja sille asetetut vaatimukset sekä toimittajan tarjoamat tuotteet ja palvelut 37