Hallintaportaalin pääkäyttäjän opas Sonera Yrityssähköposti Sonera Työtila Sonera Toimistoviestintä Sisältö 1/39 Sonera Toimisto -palveluiden pääkäyttäjän opas 27.11.2012
Contents YLEISTÄ... 4 1 Perusteet... 4 1.1 Sisäänkirjautuminen... 4 1.2 Portaalin päänäkymä... 5 2 Portaalin käyttö... 6 2.1 Käytönaikainen ohjeistus... 6 2.2 Organization -ryhmän työkalut... 6 2.2.1 Overview... 7 2.2.2 Services... 7 2.2.2.1 Hosted Exchange 2013 -palvelun yleisnäkymä... 8 2.2.2.2 SharePoint 2013 -palvelun yleisnäkymä... 8 2.2.2.3 Lync 2013 -palvelun yleisnäkymä... 9 2.3 Users -ryhmän työkalut ja käyttäjien hallinta... 9 2.3.1 List Users -työkalu ja käyttäjien listaus... 9 2.3.2 Add User -työkalu ja käyttäjien lisäys... 10 2.3.3.1 Overview User eli käyttäjän yleissilmäys... 19 2.3.3.2 Edit Account Infomation eli käyttäjän perustietojen muokkaus... 19 2.3.3.3 Change Password eli käyttäjän salasanan vaihto... 19 2.3.3.4 Disable User eli käyttäjän poisto käytöstä väliaikaisesti... 19 2.3.3.5 Enable User eli käyttäjän palautus takaisin käyttöön... 20 2.3.3.6 Services eli käyttäjän palvelut... 20 2.3.3.7 Add Service eli palvelun lisäys... 20 2.3.3.8 Hosted Exchange 2013 -työkalu... 21 2.3.3.9 SharePoint-työkalu... 22 2.3.3.10 Remove eli käyttäjän poisto... 23 2.3.3.11 Lync 2013 -työkalu... 23 2.3.3.12 Auto Login eli käyttäjänä kirjautuminen... 24 2.3.4 Käyttäjien massaluonti Import Users -työkalulla... 24 2.3.5 Add User Template eli käyttäjämallinteen lisääminen... 24 2.3.6 List User Template eli käyttäjämallinteiden listaaminen... 25 2.3.7 Notify Users eli käyttäjille lähetettävät tiedotteet... 25 2.4 Hosted Exchange 2013 -ryhmän työkalut... 25 2/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
2.4.1 Distribution Lists eli jakelulistat... 25 2.4.2 External Contacts eli ulkopuolisen yhteystiedon tuominen osoitekirjaan... 27 2.4.4 Disk Usages eli käyttäjien käyttämä levytila... 29 2.4.5 Scheduled OAB Synchronization eli Offline-osoitekirjan synkronointi... 29 2.4.6 Custom Address Book Groups eli osoitekirjan ryhmien teko... 29 2.5 Lync 2013 -ryhmän työkalut... 29 2.5.1 List SAL Types... 30 2.5.2 Organization SAL Usage... 30 2.6 SharePoint-ryhmän työkalut... 30 2.6.1 Manage Sitecollections... 30 2.6.2 Manage Sites... 30 2.7 Reports-ryhmän työkalut... 33 2.7.1 Action Logs eli lokitiedot... 33 2.7.2 Usage eli käyttötiedot... 34 2.8 Preferences-ryhmän työkalut... 35 2.8.1 General eli yleiset asetukset... 35 2.8.2 Branding eli tuotteistaminen... 35 3 Loppukäyttäjän ohje portaaliin... 35 3.1 Loppukäyttäjän asetusten määrittely Configuration -ryhmän työkaluilla... 37 3.1.1 Overview eli yleissilmäys käyttäjästä... 37 3.1.2 Käyttäjän tietojen muokkaus Edit-työkalulla... 37 3.1.3 Käyttäjän salasanan vaihto Change Password-työkalulla... 37 3.1.4 Password Hint eli salasanavihje... 38 3.2 Hosted Exchange 2013 -ryhmän työkalut loppukäyttäjälle... 38 3.2.1 Käyttäjän sähköpostiasetusten tarkistaminen View Configuration työkalulla... 38 3.2.2 Web Access... 38 3.2.3 Edelleenlähetyssäännön asettaminen Email Forwarding työkalulla... 38 3.2.4 Poissaolotiedotteen asettaminen käyttäen Out Of Office Assistant työkalua... 38 3.2.5 Oikeuksien määrittely käyttäjän postilaatikkoon Mailbox Rights Delegation työkalulla... 38 3.3 SharePoint -ryhmän työkalut loppukäyttäjälle... 40 3.3.1 Loppukäyttäjän SharePoint -tietojen tarkistaminen Overview-työkalulla... 40 3.4 Lync 2013 -ryhmän työkalut loppukäyttäjälle... 40 3.5 Loppukäyttäjän ohje... 40 3/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
YLEISTÄ Tämä opas on tarkoitettu Sonera Yrityssähköposti-, Sonera Työtila- sekä Sonera Toimistoviestintä -palvelujen pääkäyttäjille. Oppaassa kerromme hallintaportaalin tärkeimmät toiminnallisuudet ja niiden käytön. Tutustu tähän oppaaseen huolellisesti ennen kuin alat käyttää hallintaportaalia. 1 Perusteet Tässä kappaleessa kerrotaan hallintaportaalin käyttöönotosta sekä kirjautumisesta portaaliin. 1.1 Sisäänkirjautuminen Hallintaportaaliin kirjautuminen tapahtuu osoitteessa https://setup.soneratoimisto.fi Kirjautumisen yhteydessä on valittavissa portaalin käyttökieli. Käyttäjätunnuksina palveluun toimivat pääkäyttäjälle toimitetut admin-tunnukset. Käyttäjätunnus on muotoa admin@yrityksenneverkkotunnus.fi Salasana tulee syöttää juuri siinä muodossa, jossa se on toimitettu. Suuraakkoset ja pienaakkoset tunnistetaan eri merkeiksi. Mikäli et ole kyseisiä tunnuksia saanut, olethan pääkäyttäjänä yhteydessä pääkäyttäjätukeen numerossa 0206 90801. Ensimmäisellä käyttökerralla kirjautumisen jälkeen aukeaa ikkuna, johon voit määrittää salaisen kysymyksen ja vastauksen, sekä sähköpostiosoitteen. Mikäli jatkossa unohdat portaalin salasanan, lähetetään se tähän osoitteeseen vastatessasi oikein kysymykseen. 4/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
1.2 Portaalin päänäkymä Onnistuneen kirjautumisen jälkeen pääset portaalin päänäkymään. Päänäkymästä löytyvät hosted -palveluiden hallinnassa tarvittavat tyypillisimmät kuvakkeet ryhmiteltynä aihepiireittäin. Organization Tietoa yrityksestä ja sille avatuista palveluista. 5/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Users Käyttäjien hallinnointiin liittyvät työkalut. Reports Raportteja ja lokitietoa tehdyistä muutoksista ja palvelun tilasta. Preferences Yleisiä palveluasetuksia (esim. sähköpostimerkistön valinta) sekä portaalin ulkoasun muokkaamiseen käytettävissä olevia työkaluja SharePoint (Näkyy jos yrityksellänne on Sonera Työtila -palvelu) Kuvake Työtila -palvelun aukaisuun. Lync 2013 (Näkyy jos yrityksellänne on Toimistoviestintä -palvelu). Toimistoviestintä palvelun hallinnointiin tarvittavia työkaluja. Hosted Exchange 2013 (Näkyy jos yrityksellänne on Sonera Yrityssähköposti -palvelu) Sonera Yrityssähköposti palvelun hallinnointiin tarvittavia työkaluja. Usage Halutun tiedon visuaalinen raportointi. Portaalin vasemman yläkulman Home-painikkeesta päästään aina palaamaan portaalin päänäkymään. Portaalin ylälaidassa on linkit portaalin päänäkymän työkaluryhmiin harmaalla pohjalla. Nämä valikot toimivat pikavalintoina portaalin päänäkymässä oleviin työkaluihin, joten työkalun käyttö ei vaadi aina palaamista päänäkymään. 2 Portaalin käyttö Portaalin käyttö on selkeää ja johdonmukaista. Työkaluissa on välilehtiä useimmin käytettyihin toimintoihin. Työkalupalkissa on puolestaan aktiivisena tilanteeseen soveltuvat työkalut. Portaalin ylälaidassa on jatkuvasti näkyvä palkki, josta päästään liikkumaan eri toimintojen välillä. Home-painike palauttaa käyttäjän aina päänäkymään. Palvelusta uloskirjautuminen tapahtuu Log Out -painikkeesta. 2.1 Käytönaikainen ohjeistus Käytönaikainen ohjeistus löytyy portaalin oikeassa yläkulmassa sijaitsevasta?-merkistä. Ohje mukautuu käyttäjällä työn alla olevaan toimenpiteeseen tarjoten ratkaisuja edessä olevaan tilanteeseen. 2.2 Organization -ryhmän työkalut Tämän otsikon alle on päänäkymässä kerätty yrityksen perustietoja sekä tietoa aktiivisista 6/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
palveluista. 2.2.1 Overview Työkalun avulla pääkäyttäjä saa yleistietoa yrityksensä määrityksistä Sonera hosted palveluiden -palvelualustalla. Näkyviä tietoja ovat yrityksen nimi sekä käytössä oleva ensisijainen verkkotunnus. Työkalusta nähdään kohdasta Organization Enabled myös organisaation tilan palvelussa. Muita näkyviä tietoja ovat yhteyshenkilön tiedot (Contact Information), tieto mahdollisten hälytysten vastaanottajasta (esimerkiksi kun palvelun käyttäjämäärä lähestyy määriteltyä maksimia, käyttäjille allokoitu levytila lähestyy määritettyä maksimia) sekä tiedot yritykselle määritetyistä palveluista. Yhteyshenkilötietoja sekä hälytyksen vastaanottajan osoitetta voidaan vaihtaa joko ikkunan vasemmassa ylälaidassa näkyvästä Edit- painikkeesta tai Contact Information - välilehdeltä. Services-otsikon alla näkyvät palvelut toimivat linkkeinä kyseisen palvelun tietojen yhteenvetoon. Seuraavassa kappaleessa käsitellään yhteenvetoon siirtymistä Home-näytön kautta. 2.2.2 Services Päänäkymästä ryhmän Organization alta löytyvän Services-työkalun avulla voidaan tarkistaa yrityksellenne aktivoituja palveluita ja niiden koostumusta. Mahdollisia palveluita ovat Hosted Exchange 2013 (Sonera Yrityssähköposti) ja SharePoint (Sonera Työtila) sekä Lync 2013 7/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
(Sonera Toimistoviestintä). Valitaan tarkisteltava palvelu kohdistamalla valinta haluttuun palveluun ja painamalla vasemmassa yläkulmassa näkyvää Overview-painiketta. 2.2.2.1 Hosted Exchange 2013 -palvelun yleisnäkymä Valitaan Services-työkalusta aktiiviseksi palvelu Hosted Exchange 2013 ja painetaan Overview -painiketta. Portaali ohjautuu näkymään, jossa kerrotaan palvelun muodostuvan Hosted Exchange 2013 Component -osasta. Kyseisen osan ominaisuuksia voidaan tarkastella vielä tarkemmin valitsemalla osa ja painamalla uudelleen Overview-painiketta. Osan nimi toimii linkkinä samaan näkymään. Hosted Exchange 2013 Component -osan yleisnäkymästä saadaan yksityiskohtaista tietoa Sonera Yrityssähköposti -palvelustanne. Palvelukuvausta vastaavat ominaisuudet on aktivoitu palveluun. Pääkäyttäjän kannalta olennaisena tietona on kohdassa General Resource Limits määritetyt sähköpostikäyttäjien enimmäismäärä sekä sähköpostikäyttäjillä käytössä oleva yhteenlaskettu enimmäislevytila. Tarvittaessa näitä rajoituksia voidaan kasvattaa pääkäyttäjätuen toimesta. Kyseiset rajoitukset eivät toimi palvelun laskutuksen perustana, vaan ilmoittavat ainoastaan rajat joiden puitteissa pääkäyttäjä voi lisätä tai poistaa käyttäjiä palvelussa. Sivun lopusta löytyvän Edit- painikkeen avulla pääkäyttäjä voi halutessaan muokata käyttäjille lähetettäviä sähköpostiviestejä. Viestejä lähetetään niissä tapauksissa joissa käyttäjien postilaatikko ylittää määritellyn kynnyksen tai tulee täyteen. 2.2.2.2 SharePoint 2013 -palvelun yleisnäkymä Valitaan Services työkalusta aktiiviseksi palvelu SharePoint 2013 ja painetaan Overviewpainiketta. Portaali ohjautuu näkymään, jossa kerrotaan palvelun muodostuvan Microsoft SharePoint 2013 -osasta. Kyseisen osan ominaisuuksia voidaan tarkistella vielä tarkemmin valitsemalla kyseinen osa ja painamalla uudelleen Overview -painiketta. Osan nimi toimii linkkinä samaan näkymään. Pääkäyttäjän kannalta olennaisena tietona on kohdassa Limits näkyvät 8/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Työtila-palvelulle varattu levytila sekä Työtila-palvelun maksimi käyttäjämäärä. 2.2.2.3 Lync 2013 -palvelun yleisnäkymä Valitaan Services työkalusta aktiiviseksi palvelu Lync 2013 ja painetaan Overviewpainiketta. Portaali ohjautuu näkymään, jossa kerrotaan palvelun muodostuvan Lync 2013 -osasta. Kyseisen osan ominaisuuksia voidaan tarkistella vielä tarkemmin valitsemalla kyseinen osa ja painamalla uudelleen Overview -painiketta. Osan nimi toimii linkkinä samaan näkymään. Pääkäyttäjän kannalta olennaisena tietona on kohdassa Total number of Lync users näkyvä Toimistoviestintä -palvelulle varattu levytila sekä SAL types available kohdassa näkyvä käyttäjämäärä palvelukokoonpanoittain. 2.3 Users -ryhmän työkalut ja käyttäjien hallinta Users-ryhmän työkaluilla pystytään tekemään yleisimmät käyttäjien hallinnoinnissa tarvittavat toimenpiteet. 2.3.1 List Users -työkalu ja käyttäjien listaus Kyseinen työkalu listaa kaikki Sonera hosted -palveluiden käyttäjät yrityksestänne. Listauksessa näkyy käyttäjän tila, mahdollinen pääkäyttäjävaltuus, näyttönimi, käyttäjätunnus sekä käyttäjälle lisätyt palvelut. Käyttäjän tilasta kertovassa Status-kentässä ensimmäinen nuoli kertoo käyttäjän oikeudesta käyttää hänelle avattuja palveluita ja toinen nuoli kertoo, onko käyttäjällä oikeus kirjautua hallintaportaalin loppukäyttäjänäkymään. Sivulta löytyvät myös välilehdet Templates, Notify Users ja Mass email, jotka toimivat linkkeinä Home-näkymän vastaaville työkaluille. 9/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Käyttäjä valitaan siirtämällä valinnasta osoittava pallo käyttäjän nimen vasemmalla puolella olevaan valintaruutuun. Kun käyttäjä on valittu, aktivoituvat käyttäjän tietojen muokkaamisessa käytettävät työkalut. List Users -näkymässä käyttäjiä voidaan hakea sekä nimellä, että käyttäjätunnuksella. Valittavissa on myös, montako käyttäjää yhdellä sivulla näytetään. Tarkemmin käyttäjien tietojen muokkaamisesta on tämän ohjeen kappaleessa käyttäjien ominaisuuksien muokkaus. 2.3.2 Add User -työkalu ja käyttäjien lisäys Päänäkymästä löytyvällä työkalulla Add User saadaan lisättyä uusia käyttäjiä palveluun. Uutta käyttäjää luotaessa avautuu alla oleva näkymä. 10/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Käyttäjän luonti tapahtuu seuraavassa järjestyksessä: Template Mikäli olette luoneet valmiita käyttäjämallinteita, voidaan käyttäjä luoda mallinteen pohjalta. Oletuksena käyttäjä luodaan kuitenkin ilman mallinnetta, eli pudotusvalikosta valitaan kohta No Template. Käyttäjämallinteiden luonnista on tarkemmin tämän ohjeen kohdassa Add user template. Username Käyttäjälle annetaan haluttu käyttäjätunnus palveluun. Käyttäjä saa oletuksena käyttäjätunnusta vastaavan sähköpostiosoitteen, mikäli hänelle lisätään sähköpostipalvelu. Käyttäjätunnukseen riittää sähköpostiosoitteen alkuosa, sillä verkkotunnusosa lisätään automaattisesti tunnuksen loppuun. Käyttäjätunnus ei voi sisältää skandinaavisia merkkejä. First name, middle name ja last name Käyttäjän näyttönimi täytetään näihin kenttiin. Normaalia käyttäjää luotaessa etunimi täytetään First name kenttään ja sukunimi Last name kenttään. Haluttaessa voidaan lisätä esim. toisen nimen ensimmäinen kirjain Middle name kenttään. Mikäli käyttäjä haluaa näyttönimeensä vain yhden nimen (info, myynti, huolto), tulee käyttää aina First name kenttää. Näyttönimi voi sisältää skandinaavisia merkkejä. Password ja Confirm password Kenttiin annetaan käyttäjälle tuleva salasana. Salasanasta on annettu seuraavat vaatimutkset: Vähintään 7 merkkiä pitkä Ei saa sisältää osia käyttäjätunnuksesta tai verkkotunnuksesta Salasanassa on oltava merkkejä vähintään kolmesta seuraavasta neljästä ryhmästä: o Isot kirjaimet (A-Z) o Pienet kirjaimet (a-z) o Numerot (0-9) o Erikoismerkit Organization Administrator Privileges Käyttäjälle voidaan haluttaessa antaa pääkäyttäjäoikeudet. Mikäli käyttäjälle annetaan pääkäyttäjäoikeudet, pääsee hän kirjautumaan hallintaportaaliin ja saa käyttöönsä kaikki pääkäyttäjän työkalut. Oletusarvona käyttäjää ei ole valittu pääkäyttäjäksi. Control Panel Access Enabled Käyttäjälle voidaan sallia kirjautuminen hallintaportaaliin. Loppukäyttäjän näkymä portaalista on huomattavasti suppeampi. Loppukäyttäjien ohjeistus löytyy tämän ohjeen lopusta. Oletuksena päällä. 11/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Account Expires Käyttäjätunnukselle voidaan haluttaessa asettaa vanhenemispäivä. Oletuksena pois päältä. Contact Information Tiedot ovat vapaaehtoisia. Haluttaessa voidaan täyttää käyttäjän ulkoinen sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä lyhyt kuvaus. Next- valinnalla päästään valitsemaan käyttäjälle aktivoitavia palveluita. Käyttäjille aktivoitavissa olevat palvelut määräytyvät yrityksellenne aktivoitujen palvelujen mukaan. Mikäli yrityksellänne on Sonera Yrityssähköposti -palvelu, on käyttäjälle valittavissa Hosted Exchange 2013 -palvelu. Jos yrityksellänne on Työtila-palvelu, voidaan käyttäjälle valita SharePoint 2013 -palvelu. Jos yrityksellänne on Toimistoviestintä -palvelu, voidaan käyttäjälle valita Lync2013 -palvelu. Myös kaikki palvelut voivat olla valittavissa. Palvelu valitaan lisäämällä ruksi halutun palvelun perässä olevaan valintalaatikkoon. Valitaan halutut palvelut ja mennään eteenpäin Next- valinnalla. Mikäli valittuna on Sonera Yrityssähköposti -palvelu, siirrytään kyseisen palvelun tarkempaan määrittelyyn. Mikäli käyttäjälle lisätään ainoastaan Työtila-palvelu, siirrytään tämän kappaleen ohi suoraan Työtila-palvelun tarkempaan määrittelyyn. Mikäli käyttäjälle lisätään ainoastaan Toimistoviestintä -palvelu, siirrytään edellisten ohi suoraan Toimistoviestintä -palvelun tarkempaan määrittelyyn. 12/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Käyttäjälle lisätään sähköpostipalvelu laittamalla ruksi valintaruutuun Hosted Exchange 2013 Component. Tämän jälkeen palvelun tarkemmat määreet voidaan antaa painamalla hiirellä valintalaatikon vieressä olevaa sinistä väkästä. Aukeavaan valikkoon voidaan määrittää käyttäjän postilaatikon tyyppi, käyttäjälle ohjattava levytila, hälytyskynnys, palveluluokka, sekä valita näkyykö käyttäjä osoitekirjassa. Laatikkotyyppinä peruskäyttäjillä voidaan käyttää valintaa User. Mikäli tarkoitus on tehdä resurssilaatikko välineen tai tilan varaamiseen, voidaan haluttaessa tehdä laatikko myös Room tai Equipment -tyyppisenä. Oletuksena on User-tyyppinen käyttäjä. Mikäli uusi käyttäjä on Room- tai Equipment -tyyppinen, voidaan määritellä myös automaattinen kalenteripyyntöjen hyväksyntä. Tämän jälkeen on valittavissa, näytetäänkö kalenterimerkinnässä liitteet, kommentit, aihe tai järjestäjä. 13/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Luotaessa käyttäjä Room- tai Equipment -tyyppisenä on huomioitava, että kyseiseltä käyttäjältä estetään oletuksena kirjautuminen sähköpostiin sekä kirjautuminen hallintaportaalin loppukäyttäjänäkymään. Näiden käyttäjien postilaatikoiden lukuoikeudet tulee määrittää hallintaportaalin kautta halutuille käyttäjille, sillä postilaatikkoa ei voi tuoda Outlookiin oikeuksien määrittelyä varten, mikäli kirjautuminen on estetty. Käyttäjälle valitaan levytila ja palveluluokka tarpeen mukaan. Lisää tietoa eri palveluluokista löytyy palvelukuvauksesta. Disk Space Threshold -asetuksella voidaan määrittää raja, jonka ylittyessä käyttäjälle lähetetään huomautus täyttyvästä laatikosta. Kun halutut määritykset on tehty, voidaan edetä painamalla Next- painiketta. Mikäli käyttäjälle on valittu Sonera Yrityssähköposti -palvelun lisäksi Toimistoviestintä - palvelu ja Työtila -palvelu, tai käyttäjälle aktivoidaan ainoastaan Työtila -palvelu, siirrytään määrittämään käyttäjän Työtila-palvelun asetuksia, muissa tapauksissa siirrytään yhteenveto-sivulle. Käyttäjälle lisätään Työtila-palvelu laittamalla rasti valintaruutuun Microsoft Sharepoint 2013. Tämän jälkeen palvelun tarkemmat määreet voidaan antaa painamalla hiirellä valintalaatikon vieressä olevaa sinistä väkästä. Aukeavaan valikkoon käyttäjälle määritetään haluttu oikeustaso Työtilaan. Oikeuden määritys tapahtuu lisäämällä ruksi haluttuun/haluttuihin valintaruutuihin. Kun halutut määritykset on tehty, voidaan edetä painamalla Next- painiketta. 14/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Seuraavaksi käyttäjän luonnissa siirrytään yhteenvetosivulle, jolla kerrataan vielä uuden käyttäjän tiedot ja käyttäjälle aktivoitavat palvelut. Jos asetuksia halutaan muokata, päästään aiempiin sivuihin Previous-painikkeella. Muuten valitaan Finish-painike, joka aloittaa käyttäjän luonnin. Selain ohjautuu sivulle, jonka vasemmassa yläkulmassa kerrotaan käyttäjän luonnin tila kohdassa Status. Mikäli Status on Running, päivittyy sivu automaattisesti noin 10 sekunnin välein siihen saakka, kunnes käyttäjä on saatu luotua. Tällöin kohtaan Status pitäisi ilmestyä teksti Completed ja sivun alalaitaan ilmestyä Ok-painike. Ok-painikkeella saadaan kuitattua käyttäjä luoduksi ja siirrytään käyttäjälistaan. Mikäli käyttäjän luonti epäonnistuu, tyypillisiä syitä ovat: Saman niminen käyttäjä on jo entuudestaan palvelussa Yrityksellenne osoitettu maksimi levytila ylittyy Yrityksellenne osoitettu maksimi käyttäjämäärä ylittyy Mikäli käyttäjälle on valittu Sonera Yrityssähköposti -palvelun ja/tai Työtila-palvelun lisäksi Toimistoviestintä -palvelu, tai käyttäjälle aktivoidaan ainoastaan Toimistoviestintä -palvelu, siirrytään määrittämään käyttäjän Toimistoviestintä -palvelun asetuksia, muissa tapauksissa siirrytään yhteenveto-sivulle. 15/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Käyttäjälle lisätään Toimistoviestintä -palvelu laittamalla ruksi valintaruutuun Lync 2013 Component. Tämän jälkeen palvelun tarkemmat määreet voidaan antaa painamalla hiirellä valintalaatikon vieressä olevaa sinistä väkästä. Aukeavaan valikkoon voidaan määrittää käyttäjän kirjautumisnimi, lisenssin tyyppi, neuvotteluoptiot, federaatio-optiot, puheluoptiot sekä läsnäolotiedon näyttö. Lisenssityyppi (select SAL type) valitaan sen mukaan, mitä ominaisuuksia käyttäjälle halutaan määritellä. Lisenssityypit on määritelty tarkemmin Sonera Toimistoviestintä palvelukuvauksessa. Sign-in name (kirjautumisnimi) on normaalisti sama kuin käyttäjän sähköpostiosoite ja samaa muotoa (etunimi.sukunimi@toimialueen nimi). Telephony Options kohdassa määritetään käytössä oleva puheyhteys. PC-to-PC only mahdollistaa puheyhteyden käyttäjien välillä työasemassa olevan Microsoft Lync sovelluksen avulla. Jos käyttäjälle valitaan lisenssityypiksi Puhe tai Laaja, mahdollistaa se Lyncin sisäisten puhelujen lisäksi yhteydet julkiseen puhelinverkkoon (Enterprise Voice). Tämä edellyttää ulkoisten puhelinnumerojen määrittely palveluun, jonka palveluntarjoaja tekee ellei niitä jo palvelun toimitusvaiheessa ole tilattu). Line URI -kentässä valitaan käyttäjälle haluttu julkisen puhelinverkon puhelinnumero. Alasvetovalikossa näkyvät ne numerot, jotka ovat käytettävissä. Jotta puhelinnumerot ovat valittavissa alasvetovalikossa, pitää ne olla määriteltynä organisaatiolle palveluntarjoajan toimesta. Dial plan policy on automaattisesti suomi, mikäli lisenssityyppi on Puhe tai Laaja. Voice Policy -kohdassa valitaan käyttäjän puheluominaisuuksiin halutut estoluokat (kuten palvelunumeroihin soiton esto), jotka on kuvattu alla olevassa taulukossa. Oletusvalintana on Ei estoja. 16/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Policy selection -kohdassa on pääkäyttäjän valittavissa Location policy. Sen alasvetovalikosta valitaan käyttäjän toimipaikka. Tämä on tärkeä tieto, koska sen avulla mahdollinen hätäpuhelu ohjautuu oikeaan hätäkeskukseen. Virhetilanteissa palvelee Hosted -palveluiden pääkäyttäjätuki numerossa 0206 90801. 2.3.3 Käyttäjän ominaisuuksien muokkaus Käyttäjien ominaisuuksia, kuten näyttönimeä, sähköpostiosoitteita, jakelulistoille kuulumista sekä muita palveluiden määreitä päästään portaalissa muokkaamaan päänäkymästä löytyvän List Users -työkalun avulla. Tarkemmin kyseisen työkalun käytöstä on kerrottu ohjeen kyseistä aihetta käsittelevässä kappaleessa. Muokkaaminen aloitetaan hakemalla haluttua käyttäjää nimellä tai käyttäjätunnuksella. Haku palauttaa halutun käyttäjän tai mahdollisesti useampia käyttäjiä, mikäli he täyttävät hakuehdon. Käyttäjän tietoja voidaan muokata usealla eri tavalla: Käyttäjän nimi ja käyttäjätunnus toimivat linkkinä käyttäjän Overview eli yleissilmäys-sivulle. Kyseiseltä sivustolta löytyvät ylälaidasta aktiivisena tavallisimmat käyttäjän muokkauksessa tarvittavat työkalut (Edit, Change Password, Remove ja Auto Login). Käyttäjä voidaan valita aktiiviseksi siirtämällä valintaa osoittava merkki kyseisen käyttäjän nimen edessä näkyvään valintaympyrään. Valittaessa käyttäjä muokattavaksi, muuttuvat työkalupalkissa näkyvät käyttäjän hallinnointiin liittyvät työkalut aktiiviseksi. Käyttäjän nimen tai käyttäjätunnuksen päällä voidaan painaa hiiren oikeanpuoleista painiketta, jolloin saadaan pikavalikko käyttäjän tietojen muokkaukseen. Ohjeessa käydään läpi tätä tapaa muokata käyttäjän tietoja. Kyseisestä valikosta löytyvät työkalut kattavat parhaiten käyttäjän muokkauksessa tarvittavat asiat. 17/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
18/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
2.3.3.1 Overview User eli käyttäjän yleissilmäys Kun haluttu käyttäjä on haettu ja käyttäjän nimen tai käyttäjätunnuksen päällä painetaan hiiren oikeanpuoleista painiketta, saadaan auki työkaluvalikko. Ylin työkalu on nimeltään Overview User. Työkalu voidaan ottaa käyttöön siirtämällä hiiren kohdistin työkalun nimen päälle ja valitsemalla työkalu hiiren vasemmanpuoleisella painikkeella. Overview- eli yleissilmäyssivulla käyttäjästä nähdään hänellä aktiivisena olevat palvelut, sekä niiden ominaisuudet. Sivulla näkyy myös käyttäjän nimitiedot, sekä valinnaista tietoa käyttäjästä (puhelinnumerot, osoitteet yms.), mikäli nämä tiedot on käyttäjästä tallennettu. Yleissilmäyssivulle pääsee myös suoraan käyttäjien listauksesta klikkaamalla hiirellä käyttäjän nimeä tai sähköpostiosoitetta. 2.3.3.2 Edit Account Infomation eli käyttäjän perustietojen muokkaus Kyseisellä työkalulla voidaan muokata käyttäjän perustietoja, jotka näkyvät Overview User sivulla. Käyttäjän näyttönimeä voidaan muokata Käyttäjä voidaan poistaa käytöstä poistamalla valinta kohdasta Account Enabled (estää käyttäjän kirjautumisen) Käyttäjälle voidaan antaa hallintaoikeudet yrityksen Hosted Services -palveluihin lisäämällä valinta kohtaan Organization Administrator Privileges Käyttäjältä voidaan estää kirjautuminen loppukäyttäjän hallintaportaaliin. Room ja Equipment tyyppisillä käyttäjillä portaaliin kirjautuminen on oletuksena estetty. Loppukäyttäjien ohjeistus löytyy tämän ohjeen lopusta. Yllä mainittujen toimenpiteiden lisäksi käyttäjän tilille voidaan määrittää vanhentumispäivä, sekä lisätä valinnaista tietoa käyttäjästä (puhelinnumerot, osoitteet yms.) 2.3.3.3 Change Password eli käyttäjän salasanan vaihto Kolmantena työkaluna käyttäjän hallintaan tarkoitetussa työkaluvalikossa on Change Password -työkalu, jolla käyttäjän salasana voidaan muuttaa. Salasananvaihto tapahtuu antamalla käyttäjälle uusi salasana kenttään New Password, sekä kirjoittamalla sama salasana vielä uudelleen kenttään Confirm New Password. Pääkäyttäjän ei tarvitse tietää käyttäjän vanhaa salasanaa uuden salasanan asetusta varten. 2.3.3.4 Disable User eli käyttäjän poisto käytöstä väliaikaisesti Työkaluvalikosta löytyvällä Disable User -toiminteella voidaan estää käyttäjän kirjautuminen palveluihinsa (Sonera Yrityssähköposti ja Työtila). Käyttäjää ei poisteta palvelusta ja käyttäjä näkyy normaalisti esimerkiksi sähköpostin osoitekirjassa. Käyttäjälle voidaan myös lähettää sähköpostia ja ne menevät perille käyttäjän sähköpostilaatikkoon. Mikäli käyttäjä on poistettu käytöstä, näkyy hänen Status-kentässään List Users - näkymässä kaksi punaista nuolta alaspäin. Käyttäjästä, jonka kirjautuminen estetään, 19/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
veloitetaan palvelussa normaalisti, sillä käyttäjä kuormittaa palvelua muiden käyttäjien tavoin (käyttäjän postilaatikko säilytetään palvelimella ja pysyy aktiivisena). 2.3.3.5 Enable User eli käyttäjän palautus takaisin käyttöön Mikäli käyttäjän kirjautuminen on estetty edellisessä kappaleessa käsitellyn tavan mukaisesti, työkaluvalikossa näkyy Enable User -toiminne. Kyseisellä työkalulla saadaan aktivoitua käyttäjätunnus uudelleen ja sallitaan kirjautuminen palveluihin. Mikäli uutta sähköpostikäyttäjää luodessa käyttäjätyypiksi valitaan resurssilaatikko välineen (Equipment) tai tilan (Room) varaamiseen, luodaan käyttäjä oletuksena Disabled-tilaan. Käyttäjän kirjautuminen voidaan aktivoida myöhemmin tällä toiminteella. 2.3.3.6 Services eli käyttäjän palvelut Services eli käyttäjän palvelut -työkalulla voidaan tarkistaa mitä palveluita käyttäjällä on aktiivisena, lisätä uusi palvelu käyttäjälle tai muokata olemassa olevaa palvelua. Services-näytöllä listataan käyttäjällä aktiivisena olevat palvelut ja niistä voidaan katsoa yleissilmäys valitsemalla haluttu palvelu ja painamalla työkaluriviltä Overview-painiketta. Services-näytön kautta pystytään myös muokkaamaan tai poistamaan käyttäjältä palvelu. Poisto ja muokkaus tapahtuvat valitsemalla haluttu palvelu aktiiviseksi ja painamalla työkalupalkin Remove tai Edit -painikkeita. Käyttäjälle voidaan lisätä uusi Hosted Services -palvelu (Sonera Yrityssähköposti tai Työtila) työkalupalkin Add Service -painikkeesta, niissä tapauksissa joissa yrityksellä on tilattuna kyseinen palvelu, mutta käyttäjälle palvelua ei ole vielä lisätty. Palvelun lisäys tapahtuu samalla tavoin kuin käyttäjän lisäystä koskevassa kappaleessa on esitetty. 2.3.3.7 Add Service eli palvelun lisäys Tällä työkalulla käyttäjälle voidaan lisätä suoraan uusi palvelu (Sonera Yrityssähköposti tai Työtila), sillä edellytyksellä että yritykselle on tilattu kyseinen palvelu ja kyseisellä käyttäjällä ei sitä vielä ole. Palvelun lisääminen noudattaa samoja periaatteita, kuin uuden käyttäjän 20/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
lisäystä käsittelevässä kappaleessa. 2.3.3.8 Hosted Exchange 2013 -työkalu Niissä tapauksissa joissa käyttäjälle on aktivoitu Sonera Yrityssähköposti -palvelu, näkyy valikossa Hosted Exchange 2013 -työkalu. Työkalu koostuu viidestä toiminteesta: 1. Overview Hosted Exchange 2013 eli käyttäjän Sonera Yrityssähköposti -palvelun tarkastelu Overview-näytöllä nähdään yleissilmäys käyttäjälle aktivoidusta Sonera Yrityssähköposti -palvelusta. Sivulla näkyvät käyttäjän postilaatikon tyyppi, varattu levytila, hälytyskynnys sekä palveluluokka. Sivulla on myös tieto siitä näkyykö käyttäjä yrityksen osoitekirjassa. 2. Edit Service Infomation eli käyttäjän Sonera Yrityssähköposti -palvelun muokkaustyökalulla päästään muokkaamaan käyttäjän Sonera Yrityssähköposti -palvelun asetuksia. Muokattavia tietoja ovat käyttäjälle varattu levytila, hälytyskynnys sekä palveluluokka. Käyttäjä voidaan myös määrittää näkymään yrityksen osoitekirjassa tai poistaa sieltä. Määrittely tapahtuu samalla tavoin kuin uutta käyttäjää lisättäessä. 3. Manage Distribution List Membership eli käyttäjän hallinnointi jakelulistoilla käyttäjä voidaan lisätä olemassa olevalle jakelulistalle tai poistaa sieltä. Vasemmanpuoleisessa ikkunassa näkyvät listat, joilla käyttäjä ei ole jäsenenä ja oikeanpuoleisessa ikkunassa ne listat joilla käyttäjä on jäsenenä. 4. Manage Email Addresses eli käyttäjän sähköpostiosoitteiden ja aliasten hallinta 21/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
käyttäjälle luodaan oletuksena käyttäjätunnusta vastaava sähköpostiosoite. Palvelua käytettäessä eteen tulee tilanteita, joissa käyttäjän sähköpostiosoitetta on voitava muuttaa (esim. nimen muutos). Sähköpostiosoitteiden hallinnointi onnistuu tämän työkalun kautta. Käyttäjällä voi olla yksi tai useampi sähköpostiosoite, jotka listataan työkalun päänäkymässä. Ensimmäisenä listassa näkyy käyttäjän ensisijainen osoite. Ensisijainen osoite on se, joka näkyy vastaanottajille käyttäjän lähettäessä postia. Käyttäjälle voidaan lisätä uusi sähköpostiosoite työkalupalkin Add-painikkeella. Lisättävä sähköpostiosoite on annettava kokonaisuudessaan (myös verkkotunnusosa). Mikäli yritykseltä on tuotu Sonera Yrityssähköposti -palveluun useampia verkkotunnuksia, voidaan uusi osoite lisätä myös näistä verkkotunnuksista. Uusi sähköpostiosoite määritetään automaattisesti aliakseksi vanhalle osoitteelle. Käyttäjän ensisijaista (lähetettäessä näkyvää) sähköpostiosoitetta voidaan muuttaa valitsemalla haluttu sähköpostiosoite aktiiviseksi ja painamalla työkalupalkin Set As Primarypainiketta. Valittu osoite nousee listalla ylimmäksi. Alias-osoitteiden poisto tapahtuu valitsemalla poistettava osoite aktiiviseksi ja painamalla työkalupalkin Remove-nappia. Mikäli olette ottaneet palveluun useampia verkkotunnuksia, on huomioitava että pääverkkotunnukselle (se verkkotunnus johon käyttäjän käyttäjätunnus kuuluu) on jätettävä vähintään yksi sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitteiden lisääminen ja ensisijaisen postiosoitteen muuttaminen ei tyhjennä käyttäjän sähköpostilaatikkoa. HUOM! Sähköpostiosoitteiden muokkaaminen ei muuta käyttäjän käyttäjätunnusta, vaan kirjautuminen palveluihin tapahtuu edelleen vanhalla käyttäjätunnuksella (näkyy List Users -näytöllä). Mikäli käyttäjätunnus halutaan muuttaa, on ainoa vaihtoehto käyttäjän poistaminen ja korvaaminen uudella käyttäjällä. Käyttäjän postilaatikko tyhjenee käyttäjän poiston yhteydessä. 5. Manage Delivery Restrictions eli sähköpostitoimusten estot työkalulla käyttäjälle voidaan asettaa erilaisia oikeuksia ottaa postia vastaan yrityksen sisäisiltä käyttäjiltä. Vaihtoehtoina ovat Everyone (postia otetaan vastaan kaikilta), Only From (postia otetaan vastaan vain valituilta käyttäjiltä) ja Everyone Except (postia ei oteta vastaan valituilta käyttäjiltä). Sivulla olevassa ikkunassa näkyvät yrityksen kaikki käyttäjät. Useampia käyttäjiä voidaan valita painamalla näppäimistön CTRL-nappi pohjaan valinnan ajaksi. 2.3.3.9 SharePoint-työkalu Niissä tapauksissa joissa käyttäjällle on aktivoitu Työtila -palvelu, näkyy valikossa SharePoint-työkalu. 22/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Työkalu koostuu kahdesta toiminteesta: 1. Overview SharePoint 2013 eli käyttäjän Työtila-palvelun tarkastelu Overview-näytöllä nähdään yleissilmäys käyttäjälle aktivoidusta Työtila-palvelusta. Sivulla näkyvät käyttäjälle määritetyt oikeudet palveluun. 2. Edit Service Infomation eli käyttäjän Työtila-palvelun muokkaus Työkalulla päästään muokkaamaan käyttäjän Työtila-palvelun asetuksia. Muokattavia tietoja ovat käyttäjälle asetetut oikeudet. Määrittely tapahtuu samalla tavoin kuin uutta käyttäjää lisättäessä. 2.3.3.10 Remove eli käyttäjän poisto Käyttäjä voidaan poistaa kokonaisuudessaan palvelusta Remove-toiminteen avulla. Käyttäjän poiston yhteydessä käyttäjän postilaatikko poistetaan sisältöineen (sähköpostiviestit, yhteystiedot, kalenterimerkinnät yms.). Mikäli käyttäjä poistetaan epähuomiossa, tulee asiasta olla yhteydessä pääkäyttäjätukeen. Tietojen palautus on palvelunkuvauksen mukaisen varmuuskopioinnin vuoksi mahdollista, mutta kyseessä on aina vaativa asiantuntijatyö, josta veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaan. 2.3.3.11 Lync 2013 -työkalu Niissä tapauksissa joissa käyttäjälle on aktivoitu Sonera Toimistoviestintä -palvelu, näkyy valikossa Lync 2013 -työkalu. 23/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
1. Overview Lync 2013 eli käyttäjän Toimistoviestintä-palvelun tarkastelu Overviewnäytöllä nähdään yleissilmäys käyttäjälle aktivoidusta Toimistoviestintä -palvelusta. Sivulla näkyvät käyttäjälle määritetyt oikeudet palveluun. 2. Edit Service Infomation eli käyttäjän Toimistoviestintä -palvelun muokkaus Työkalulla päästään muokkaamaan käyttäjän Toimistoviestintä -palvelun asetuksia. Muokattavia tietoja ovat käyttäjälle asetetut oikeudet. Määrittely tapahtuu samalla tavoin kuin uutta käyttäjää lisättäessä. 2.3.3.12 Auto Login eli käyttäjänä kirjautuminen Auto Login -työkalulla pääkäyttäjä pääsee kirjautumaan hallintaportaalin loppukäyttäjänäkymään kyseisen käyttäjän tunnuksilla. Loppukäyttäjien ohjeistus löytyy tämän ohjeen lopusta. 2.3.4 Käyttäjien massaluonti Import Users -työkalulla Hallintaportaalissa on mahdollista luoda käyttäjiä massa-ajona. Työkalulla saadaan luotua useita käyttäjiä.csv tai.xml -tiedoston pohjalta. Tässä ohjeessa massa-ajoa ei käsitellä. 2.3.5 Add User Template eli käyttäjämallinteen lisääminen Hallintaportaalissa voidaan luoda valmiita käyttäjämallinteita päänäkymässä olevan Add User Template -työkalun avulla. Mallinne luodaan antamalla mallinteelle vapaasti valittava nimi sekä kuvaus mallinteesta (Template Name ja Description). Kun nämä tiedot on syötetty, päästään eteenpäin Next-valinnalla. Seuraavaksi määritellään mallinteeseen kuuluvat palvelut ja niiden ominaisuudet. Mallinteiden palveluiden määritys seuraa uuden käyttäjän luomisen yhteydessä esitettyä palveluiden määritystä. Palveluiden määrittämiseen voi katsoa ohjetta uuden käyttäjän luonnista. Palveluiden määrityksen jälkeen ohjaudutaan yhteenveto-sivulle, jossa nähdään vielä mallinteen nimi ja kuvaus, sekä tieto mallinteen aktiivisuudesta. 24/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Mallinteen luonti päätetään painamalla Finish-nappia. Selain ohjautuu automaattisesti List User Templates -työkaluun. Jatkossa luotaessa uusia käyttäjiä on mallinnevalikossa olemassa nyt luotu mallinne. Mikäli uusi käyttäjä luodaan mallinteen avulla, esivalinnat palvelun määrityksistä periytyvät mallinteesta luotavalle käyttäjälle. Valinnat ovat kuitenkin vain esivalintoja ja niitä voidaan muuttaa vielä käyttäjää luotaessa. 2.3.6 List User Template eli käyttäjämallinteiden listaaminen Olemassa olevat käyttäjämallinteet voidaan listata tämän pääikkunasta löytyvän työkalun avulla. Luotuja mallinteita voidaan tarkastella valitsemalla haluttu mallinne ja painamalla työkalupalkista Overview-nappia. Mallinteen käyttö voidaan estää Overview-näytön työkalupalkin painikkeesta Disable tai mallinne voidaan poistaa painikkeesta Remove. Tarvittaessa mallinnetta voidaan muokata valitsemalla mallinne aktiiviseksi ja painamalla Edit- painiketta työkalupalkissa. Mallinteen muokkaus tapahtuu samalla tavoin kuin uuden mallinteen luonti. 2.3.7 Notify Users eli käyttäjille lähetettävät tiedotteet Pääikkunasta löytyvän Notify Users -työkalun kautta voidaan muokata käyttäjille käyttäjien luonnin, poiston ja salasanan vaihdon yhteydessä lähetettäviä viestejä. 2.4 Hosted Exchange 2013 -ryhmän työkalut Hosted Exchange 2013 -ryhmän työkalut näkyvät pääikkunassa omana aliryhmänään, mikäli yrityksellänne on käytössä Sonera Yrityssähköposti. 2.4.1 Distribution Lists eli jakelulistat Yrityksille on luoto automaattisesti kaksi jakelulistaa Admins@yrityksendomain.fi ja Allusers@yrityksendomain.fi. Listat ovat tyypiltään turvallisuus eli security listoja. Kyseisiä listoja voidaan hyödyntää informoitaessa pääkäyttäjiä tai kaikkia käyttäjiä. 25/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Sonera Yrityssähköposti -palveluun voidaan lisätä jakelulistoja työkalupalkista löytyvästä Add Distribution List -painikkeesta. Listan luonti alkaa antamalla listalle nimi (Display Name), jolla lista näkyy yrityksen osoitekirjassa. Seuraava kenttä on listan osoite (List Address). Tämä kenttä määrittelee sen sähköpostiosoitteen, jolla jakelulistalle lähetetään postia. Osoitteesta annetaan vain ennen @-merkkiä oleva osuus, sillä työkalu lisää listan verkkotunnusosaksi yrityksen ensisijaisen verkkotunnuksen. Listan tyypiksi suositellaan valitsemaan aina Distribution, eli sähköpostien jakeluun tarkoitettu lista. Listan voi halutessaan tehdä myös Security-tyyppisenä, mutta toiminnaltaan näillä listoilla ei ole eroa. Listan omistajaksi haetaan haluttu käyttäjä painamalla Find- painiketta ja valitsemalla kyseinen käyttäjä painamalla hänen käyttäjätunnuksensa edessä olevaa Select- painiketta. Listan voi määrittää organisaation sisäiseen käyttöön require that all senders are authenticated. Listalle voidaan haluttaessa antaa myös lyhyt kuvaus, sekä päättää näkyykö lista osoitekirjassa. Listan lisäys tapahtuu painamalla Add-nappia. Kun lista on luotu, voidaan listan ominaisuuksia tarkastella Distribution Lists -näkymässä valitsemalla haluttu lista aktiiviseksi ja painamalla Overview-nappia työkalupalkista. Jos taas listan ominaisuuksia halutaan muuttaa, onnistuu se painamalla Edit- painiketta. 26/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Listalle voidaan lisätä käyttäjiä Distribution Lists -näytössä valitsemalla aktiiviseksi haluttu lista ja painamalla työkalupalkissa painiketta Members. Käyttäjien lisäys tapahtuu valitsemalla halutut käyttäjät ja painamalla Subscribe-painiketta. Mikäli käyttäjiä halutaan poistaa listalta, tapahtuu se Un-Subscribe -painikkeesta. Käyttäjän kuuluminen listalle näytetään Membership Status -kohdassa. Listalla oleville käyttäjille voidaan antaa sähköpostin lähetysoikeus listan puolesta (Send On Behalf) tai listan nimissä (Send As). Lähetysoikeus voidaan antaa valitsemalla haluttu lista Distribution Lists -näytössä ja painamalla Manage Delegation -valintaa työkalupalkissa. Käyttäjälle annetut oikeudet näkyvät Delegation Rights -sarakkeessa. Tarvittaessa listalle voidaan antaa alias-osoite valitsemalla haluttu lista Distribution Lists - näytössä ja painamalla työkalupalkin painiketta Aliases. Aliaksen määrittely tapahtuu samalla tavoin kuin yksittäisen käyttäjän aliaksen lisäys. Lista saadaan poistettua työkalupalkin Remove-painikkeesta. 2.4.2 External Contacts eli ulkopuolisen yhteystiedon tuominen osoitekirjaan Yrityksen osoitekirjaan voidaan lisätä ulkoisia yhteyshenkilöitä pääikkunasta löytyvän External Contacts -työkalun avulla. 27/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Ulkoisen kontaktin lisääminen aloitetaan työkalupalkista löytyvästä Add External Contact - painikkeesta. Ulkoiselle kontaktille annetaan nimi (Name). Nimi on vapaasti valittava. Mikäli kontaktille ei anneta erikseen näyttönimeä (Display Name), näkyy kontakti osoitekirjassa nimi-kenttään annetulla tiedolla. Muita pakollisia tietoja ulkoisen kontaktin luonnissa ovat Email Address - kenttä, johon syötetään ulkoisen kontaktin ulkoinen sähköpostiosoite, sekä Contact Alias - kenttä, johon annetaan alias, jolla ulkoiselle käyttäjälle halutaan lähettää postia. Aliaksesta annetaan vain ennen @-merkkiä oleva osuus, sillä työkalu lisää ulkoisen kontaktin alias-osoitteen verkkotunnusosaksi yrityksenne ensisijaisen verkkotunnuksen. Muita valittavia asioita ovat viestien oletusmuoto, sekä käyttäjän lisäys osoitekirjaan. Loput tiedot ovat vapaasti täytettäviä tietoja osoitekirjaan. Ulkoisen kontaktin lisäys tapahtuu painamalla Add-painiketta. Kun ulkoinen kontakti on lisätty, siirrytään automaattisesti takaisin External Contactsnäkymään. Ulkoisia kontakteja voidaan katsella, poistaa tai muokata valitsemalla haluttu kontakti ja painamalla työkalupalkista haluttua toimintoa vastaavaa nappia. Ulkoiselle kontaktille voidaan lisätä alias painamalla Alias-painiketta. Aliaksen määrittely tapahtuu samalla tavoin kuin yksittäisen käyttäjän aliaksen lisäys. HUOM! Ulkoinen kontakti näkyy lisäyksen jälkeen yrityksenne osoitekirjassa ja ulkoiselle kontaktille voidaan tämän jälkeen lähettää postia aliaksella, joka päättyy yrityksenne omaan verkkotunnukseen. Käyttäjien on siis ensiarvoisen tärkeä olla selvillä yritykselle lisätyistä ulkoisista kontakteista, jotta vältytään vahingoilta lähettää sisäiseen jakeluun tarkoitettua materiaalia ulkopuolisille kontakteille. 2.4.3 Types eli palvelussa olevat postilaatikkotyypit Pääikkunan Mailbox Types -työkalulla voidaan tarkastella lähemmin eri palveluluokkiin kuuluvien postilaatikoiden ominaisuuksia. Tarkastelu tapahtuu valitsemalla haluttu palveluluokka ja painamalla Overview-painiketta. 28/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
2.4.4 Disk Usages eli käyttäjien käyttämä levytila Pääikkunan User Disk Usages -työkalulla saadaan listaus käyttäjistä. Listalla näkyvät käyttäjien postilaatikon tyyppi, käytetty levytila sekä käyttäjälle varattu levytila. Ikkunan yläosassa keskellä näkyy yrityksellenne kohdistettu kokonaislevytila (Total Disk Space) sekä vielä vapaana oleva käyttäjille kohdistamaton levytila (Available Disk Space). Palvelusta veloitettava levytila on käyttäjille kohdistettu levytila, eli näiden kahden arvon erotus. 2.4.5 Scheduled OAB Synchronization eli Offline-osoitekirjan synkronointi Synkronointi tapahtuu automaattisesti. Pääikkunasta löytyvällä työkalulla voidaan katsoa edellisen ja seuraavan synkronoinnin ajankohta. 2.4.6 Custom Address Book Groups eli osoitekirjan ryhmien teko Osoitekirjaan voidaan tehdä ryhmiä käyttäjistä, perustuen käyttäjälle vapaaehtoisesti tallennettavaan toimisto (Office) tai osasto (Department) tietoon. Tieto pitää olla käyttäjillä tallennettuna ennen ryhmän luontia. Mikäli ryhmä halutaan tehdä, voidaan esimerkiksi kaikki henkilöt, jotka ovat samassa toimistossa, lisätä osoitekirjaan yhden ryhmän taakse. Ryhmälle annetaan haluttu näyttönimi osoitekirjaan. Custom Address Book -työkalussa voidaan myös määrittää ryhmiin kuuluvien käyttäjien näkymistä yleisessä osoitekirjassa. Määrittely tapahtuu työkalupalkin painikkeesta Settings. Vaihtoehtoina ovat kaikkien käyttäjien näyttö osoitekirjan juuressa tai ryhmiin kuuluvien käyttäjien piilottaminen osoitekirjan juuresta. Aktiiviseksi valittua ryhmää voidaan muokata tai se voidaan poistaa työkalupalkin Edit- ja Remove-napeilla. 2.5 Lync 2013 -ryhmän työkalut Lync 2013 -ryhmän työkalut näkyvät pääikkunassa omana aliryhmänään, mikäli yrityksellänne on käytössä Sonera Toimistoviestintä. 29/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
2.5.1 List SAL Types eli palvelussa olevat lisenssityypit. Pääikkunan List SAL Types -työkalulla voidaan tarkastella lähemmin eri palveluluokkiin kuuluvien Lync-lisenssien ominaisuuksia. Tarkastelu tapahtuu valitsemalla haluttu palveluluokka ja painamalla Overview-painiketta. 2.5.2 Organization SAL Usage eli käyttäjien käytössä olevat lisenssimäärät. Pääikkunan Organization SAL Usage - työkalulla saadaan listaus lisensseistä. Listalla näkyvät käyttäjien lisenssityyppi, niiden maksimimäärä sekä käytössä olevat lisenssimäärät. 2.6 SharePoint-ryhmän työkalut SharePoint -ryhmän työkalut näkyvät pääikkunassa omana aliryhmänään, mikäli yrityksellänne on käytössä Sonera Työtila. 2.6.1 Manage Sitecollections Manage Sitecollections -kohdan Details -valinnalla pääsee katsomaan palvelun määrityksiä kuten käyttäjämäärä, käytössä oleva levytila ja palvelinosoite. 2.6.2 Manage Sites Manage Sites kohdassa voi tarkistella olemassa olevan sivuston asetuksia (Details) luoda uuden alisivuston (Create Site) muokata olemassa olevaa sivustoa (Modify) poistaa alisivuston (Remove) luoda käyttäjäryhmiä (Create Group) muokata käyttäjäryhmiä (Group List) HUOM! Ryhmien luominen, ryhmän jäsenien lisäys ja poisto, sekä ryhmien poistot on tehtävä hallintaportaalin kautta. Ei suoraan Työtilan sharepointin sivustoilla. Create Site, uuden alisivuston luonti 30/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
WebSite address of the Subsite = sivustolle haluttu osoite Title and Description of the Subsite = sivuston nimi ja kuvaus. Sivuston nimi näkyy, kun on kirjauduttu Työtila palveluun Permission = käytetäänkö sivustokohtaisia oikeuksia (Use unique permissions) vai pääsivustolle määriteltyjä oikeuksia (Use same permissions as parent site) Language and Template = Locale kohdassa valitaan haluttu kieli sivustolla ja Web template kohdassa sivustomalli. Modify, alisivuston muokkaus WebSite address of the Subsite = sivustolle haluttu osoite Title and Description of the Subsite = sivuston nimi ja kuvaus. Sivuston nimi näkyy, kun on kirjauduttu Työtila palveluun Permission = käytetäänkö sivustokohtaisia oikeuksia (Use unique permissions) vai pääsivustolle määriteltyjä oikeuksia (Use same permissions as parent site) Language = Kieliasetusta ei voi muuttaa enää sivuston luonnin jälkeen Create Group, ryhmän luonti 31/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Name and Description of the Group = ryhmän nimi ja kuvaus Group Settings = Ryhmän asetukset Who can view the membership of the group? Voivatko vain ryhmän jäsenet vai kaikki käyttäjät tarkastella ryhmän jäsenyyksiä. Who can edit the membership of the group? Voivatko ryhmän jäsenet vai ryhmän omistaja muokata ryhmän jäsenyyksiä Membership Requests = Ryhmän jäsenyyspyynnöt Allow requests to join/leave this group = Sallitaanko jäsenyyspyynnöt, Yes/No Mikäli valitaan kyllä vaihtoehto: Auto-accept requests = Hyväksytäänkö pyynnöt automaattisesti Send membership requests to the following e-mail address = sähköpostiosoite, johon pyyntö lähetetään. Oletusosoite @@OrgContact@@ tarkoittaa yrityksen pääkäyttäjää Give Group Permission to this Site = millaisia oikeuksia ryhmälle annetaan Täydet oikeudet = Sisältää kaikki käyttöoikeudet 32/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Sunnittelija = Määritetty käyttäjille ja SharePoint-ryhmille, jotka voivat luoda luetteloita ja tiedostokirjastoja, muokata sivuja ja ottaa käyttöön WWWsivuston teemoja, reunoja sekä tyylisivuja Osallistuja = Määritetty käyttäjille ja SharePoint-ryhmille, jotka voivat lisätä, muokata ja poistaa olemassa olevien luetteloiden ja tiedostokirjastojen kohteita Lukija = Määritetty käyttäjille ja SharePoint-ryhmille, jotka voivat tarkastella kohteita ja sivuja sekä avata kohteita ja tiedostoj Rajoitettu käyttö = Suunniteltu yhdistettäväksi hienosäädettäviin käyttöoikeuksiin, jotka antavat käyttäjille tietyn luettelon, tiedostokirjaston, kohteen tai tiedoston käyttöoikeudet mutta ei koko sivuston käyttöoikeutta. Palveluntarjoajan toimesta on luotu käyttöoikeusryhmät Täydet oikeudet, Osallistuja, Suunnittelija sekä Lukija, joilla on em. käyttöoikeudet. Lisätietoakäyttöoikeuksista on saatavana osoitteesta http://office.microsoft.com/fifi/products/sharepoint/sharepointsearch/kayttooikeuksien-oletusarvot-jakayttooikeustasot-ha010372297.aspx. Paina lopuksi Add -painiketta Group List, lista olemassa olevista ryhmistä Details = tarkastele ryhmän ominaisuuksia Modify = muokkaa olemassa olevaa ryhmää Remove = poista ryhmä 2.7 Reports-ryhmän työkalut Reports-ryhmään on kerätty raportointiin liittyvät työkalut. 2.7.1 Action Logs eli lokitiedot Kaikista hallintaportaalissa tehtävistä muutoksista kerätään lokia. Viimeiset lokimerkinnät ovat lokissa ylimpänä. Merkinnän status kertoo toimenpiteen olevan kesken (kaksi mustaa nuolta), onnistuneen (vihreä nuoli) tai epäonnistuneen (punainen nuoli). Lokimerkinnät toimivat itsessään linkkeinä tarkempaan kirjaukseen. Tarkemmassa kirjauksessa oletuksena haetaan epäonnistuneita toimenpiteitä, mutta hakuehtoja muuttamalla voidaan hakea kaikkia toimenpiteitä tai vain onnistuneita toimenpiteitä. 33/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
2.7.2 Usage eli käyttötiedot Pääikkunasta löytyvä Usage-työkalu tulostaa näytölle raportin, jossa nähdään yrityksellenne tilatut palvelut. Sarakkeina taulukossa ovat maksimiarvot (Limit), käyttäjille kohdiestetut määrät (Allocated) sekä käyttäjillä käytössä olevat määrät (Usage). 34/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014
Tiedot voi tallentaa.csv-tiedostona työkalupalkissa näkyvästä valinnasta. 2.8 Preferences-ryhmän työkalut Preferences-ryhmän alle on päänäkymässä tallennettu portaalin yleiseen käyttöön liittyviä asetuksia. 2.8.1 General eli yleiset asetukset Sivulla voidaan määrittää yleisiä käyttöasetuksia, kuten ilmoitetaanko pääkäyttäjälle pop-up - ikkunalla, mikäli pääkäyttäjä kirjautuu loppukäyttäjäksi palveluun. Muita määritettäviä asetuksia ovat esimerkiksi palvelusta lähetettävien huomautusviestien merkistö ja formaatti sekä käyttäjien nimien esitysmuoto portaalissa. 2.8.2 Branding eli tuotteistaminen Työkalulla voidaan tehdä muutoksia portaalin ulkonäköön. 3 Loppukäyttäjän ohje portaaliin Loppukäyttäjänäkymään on kaksi mahdollista siirtymätapaa. Pääkäyttäjä pääsee loppukäyttäjänäkymään kirjautumalla loppukäyttäjäksi pääkäyttäjäportaalin List Users - näkymästä. Loppukäyttäjälle näkymä aukeaa suoraan hänen kirjautuessaan portaaliin, mikäli Control Panel Access on käyttäjälle sallittu käyttäjän luonnin yhteydessä. Loppukäyttäjä pääsee palaamaan päänäkymään Home-painikkeella. Poistuminen portaalista tapahtuu Log Out -painikkeella. Alla on kuva loppukäyttäjänäkymästä 35/39 Sonera hosted -palveluiden pääkäyttäjän opas 29.10.2014