Projektityön ABC? Petri Kylmänen, Päihdetyön asiantuntijatoiminnan valmennus, Huuko 2004-, A-klinikkasäätiö Lähteitä (mm.): Paavo Viirkorpi: Onnistunut projekti RAY projektihallinnan opas, Stakes Ehkäisevän päihdetyön laatutähti omat ja Maria Inkisen kokemukset
Projektityön lähtökohtia Tavoitteellista toimintaa Yksi keskeisistä kehittämistyön välineistä (työväline) Ohjausväline Erityisellä tavalla ohjattua ja toteutettua toimintaa Sopii työvälineeksi erityisesti silloin, kun toiminta on uutta, erityisen haasteellista tai yli yksikkö- ja organisaatiorajojen ulottuvaa Hyödyllinen vain hyvin käytettynä Hiostavaa, innostavaa ja haastavaa Elinkaari eri vaiheineen ja selkeästi rajattuihin tavoitteisiin pyrkivä 2
Projektin ulottuvuuksia aika ja vaiheet tavoitteet, rajaaminen, valinnat kohde, asiakas toimintatavat tekijät ja verkostot projektin hallinta, hallinto ja organisoituminen koordinointi, johtaminen talous, raportointi selvittäminen, tutkiminen mitä tietoa, miten tietoa jäsentäminen, mallintaminen luovuus, keksiminen, kehittäminen kirjoittaminen, puhuminen 3
Peruskysymykset projektin työvälineenä hyödynsaajat, asiakkaat (kenelle?, missä?) tarpeet, haasteet (miksi?) toiminnot, tehtävät (miten?) tuotokset, tulokset (mitä?) voimavarat (millä?) 4
Työn eteneminen tarve kohdentaminen ja suunnittelu toteutus tuotokset ja tulokset vakiinnuttaminen ja levittäminen Seuranta ja arviointi 5
Suunnittelu!!! 3. Päämäärä ja tavoitteet * Tavoitteiden täsmentäminen ja konkretisointi (taustaselvitykset ym.) * Asiakaskunnan tarpeet ja ongelmat * Tavoitteiden kuvaus mitattavina tuloksina tai muutoksena suhteessa nykyiseen tilanteeseen. 6
2. Väli- ja osatavoitteet * Helpottavat projektin etenemisen seurantaa * Aikataulutus ja tehtävälistaukset mitä tehdään ja milloin? * Listaus: kunkin välitavoitteen edellyttämät toimenpiteet 7
3. Resurssianalyysi ja hankintojen suunnittelu hankkeen tavoitteen asettelu ja projektiin saatava rahoitus! -> -> henkilöresurssit, tekniset ja fyysiset resurssit, yhteistyö, vapaaehtoisresurssit, projektin suunnittelu-, ohjaus- ja / tai johtoryhmä 4. Työnjako, roolit ja vastuut * Yksilöidyt kuvaukset projektin eri prosesseista 8
5. Seuranta ja dokumentointi * Seuranta kohdistuu projektin toiminnan onnistumiseen, tuloksellisuuteen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Seurantaa lähellä on riskienhallinta. *Arvioinnin kohteiksi nousevat erikseen asetetut tavoitteet ja toiminnan laatu. 5.1 Riskien hallinta - henkilöihin, tekniikkaan tai fyysisiin resursseihin liittyvät riskit 9
5.2 Tulosten seuranta - aina suhteessa asetettuihin tavoitteisiin selkeät tavoitteet helpottavat myös seurantaa - onko projekti saavuttanut tavoitteensa aikataulun mukaisesti sovituin resurssein? 5.3 Laadun seuranta - toteuttaako toiminta asetettuja tavoitteita (riittävän tehokkaasti) 10
5.4 Dokumentointi Dokumentoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa projektin tavoitteista, toteutuksesta ja tuloksista. Sen tärkein tehtävä on toimia seurannan välineenä. 11
6 Tulosten hyödyntäminen - mitä hyötyä, ja kenelle, projektin aikaansaannoksista on? - kaiken edellytyksenä on, että selkeistä tavoitteista on tehokkaalla ja suunnitelmallisella toiminnalla päästy konkreettisiin tuloksiin, jotka arvioinnin kautta saadaan dokumentoitua loppuraporttiin. - vaikka loppuraportti on projektin eräänlainen tilinpäätös, todella hyödyllisen projektin elämä ei pääty kirjahyllyyn vaan se jatkuu jossain muodossa jossain muualla; tietona ja kokemuksina joita hyödynnetään, palveluina jne. 12
Lue lisää: Projektihallinnan opas (pdf) Rahaautomaattiyhdistys 13
Hyödynnä laatutähteä (Stakes) Tavoite Tietoperus ta Tavoitteellinen yhteis työ Res urssit Toteutusproses sit Arvot ja etiikka 14
Sisältötekijät tietoperusta: menetelmien vaikuttavuus tutkimus, kokemus, tilanteen tunteminen, päihdetieto arvot ja etiikka: menetelmien hyväksyttävyys tavoitteellinen yhteistyö: nivoutuminen kokonaisuuteen Toteutustekijät tavoite = ko. intervention tarkennettu tavoite resurssit: aika, raha, ihmiset jne. toteutusprosessit: osien, vaiheiden ja toimijoiden suhde, työnjako Seuranta ja arviointi = laadun todentaminen 15
Mitä laatutyöllä voi saavuttaa, mitä ei Ei voi taata määrällistä muutosta, päihdetilanteen täydellistä hallintaa = Voi taata (ja vakuuttaa päättäjät ja yleisön), että toimitaan perustelluimmalla tavalla ja saadaan annetuissa oloissa paras vaikuttavuus = Ehkäisevä päihdetyö on välttämätöntä ja tuloksellista, siihen uhratut resurssit tuottavat ja tulevat hyvin käytetyiksi Ks. lisää Ehkäisevän päihdetyön laatukriteerit -kalvosarja (ppt) Stakes, Neuvoa-antavat sivusto 16