KESKI-SUOMEN KUNTIEN KOKONAISARKKITEHTUURITYÖ Arkkitehtuurin hallintamalli Esimerkkikohde: Jämsän kaupunki
Julkaisija: Keski-Suomen liitto Sepänkatu 4, 40100 Jyväskylä Puhelin 020 7560 200 Kotisivu: www.keskisuomi.fi Julkaisu: B 194 ISBN: 978-951-594-397-2 (sähköinen) ISSN: 0788-7043 Jyväskylä 2013 Kannen valokuvat: Stock.XCHNG, http://www.sxc.hu/
Sisällys 1. JOHDANTO... 4 2. ARKKITEHTUURIN HALLINTA YLEISESTI... 4 2.1 DOKUMENTIN TARKOITUS... 4 2.2 KENELLE ARKKITEHTUURIN HALLINTAMALLI ON TARKOITETTU... 5 2.3 SITOVUUS... 6 2.4 YLEISIÄ KOKONAISARKKITEHTUURIN KÄSITTEITÄ JA TERMEJÄ... 7 2.4.1 Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat ja kuvaustasot:... 8 2.4.2 Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä... 9 3. JULKISEN SEKTORIN JA KUNTIEN ARKKITEHTUURIN HALLINTA... 11 3.1 ARKKITEHTUURIHIERARKIA... 11 3.2 ARKKITEHTUURINHALLINNAN TAVOITTEET... 12 4. ARKKITEHTUURIN HALLINTA PROSESSINA... 13 4.1 YLEINEN KA HALLINTAPROSESSI... 13 4.2 KOHDEORGANISAATION ARKKITEHTUURITIIMIN TYÖPROSESSI... 13 5. ARKKITEHTUURITOIMINNAN ORGANISOINTI... 14 5.1 ALUSTAVA TIEKARTTA ARKKITEHTUURITOIMINTEEN KÄYNNISTÄMISEKSI JA VAKIINNUTTAMISEKSI... 14 5.2 ARKKITEHTUURINHALLINNAN ROOLIT... 15 5.3 ARKKITEHTUURIN HALLINNAN ORGANISOINTI JÄMSÄN KAUPUNGISSA... 17 6. KOKONAISARKKITEHTUURIN PROJEKTISALKUN OHJAUS... 17 6.1 PROJEKTIEN VALINTA JA SUUNNITTELU... 17 6.2 PROJEKTIEN KOKOAMINEN ETENEMISSUUNNITELMAAN... 17 7. KOKONAISARKKITEHTUURITYÖN JOHTAMINEN... 18 7.1 ARKKITEHTUURIN HALLINNAN VUOSIKELLO... 18 7.2 ARKKITEHTUURIDOKUMENTAATION TALTIOINTI... 20 7.3 ARKKITEHTUURILINJAUKSET... 20 7.4 ARKKITEHTUURIKEHITTÄMISEN OHJAUS... 20 7.5 VIESTINTÄ JA KOULUTUS... 20 7.6 ARKKITEHTUURITYÖN SEURANTA JA JATKUVA KEHITTÄMINEN... 20 8. ARKKITEHTUURILINJAUSTEN HYÖDYNTÄMINEN JA NOUDATTAMINEN... 21 8.1 ARKKITEHTUURILINJAUSTEN HYÖDYNTÄMINEN YLEISESTI... 21 8.2 ARKKITEHTUURINHALLINTA PROJEKTEISSA... 21 9. MUUTOKSENHALLINTA... 22 9.1 MUUTOKSENHALLINTAPROSESSIT... 22 10. VIITTEET... 22 2
Dokumentin versiohistoria VERSIO PÄIVÄMÄÄRÄ LAATIJA MUUTOKSEN KUVAUS 0.8 7.6.2012 Jaana Siitari, Kuntien Tiera Oy 0.9 1.8.2012 Jaana Siitari, Kuntien Tiera Oy 0.91 23.11.2012 Jaana Siitari, Kuntien Tiera Oy 0.95 12.2.2013 Jaana Siitari, Kuntien Tiera Oy Ensimmäinen versio Keski Suomen kokonaisarkki tehtuurityön projektiryhmän kommentoitavaksi Projektiryhmän kommenttien ja Tieran sisäisen katselmointiryhmän kommenttien perusteella kehitetty versio. Lisätty ohjausryhmän evästykset sekä Jämsän loppuseminaarista esille tulleet uudet asiat. Sisällön tarkistuksia ja pieniä korjauksia. Versio ohjausryhmälle kommentoitavaksi. 1.0 6.3.2013 Jaana Siitari Kuntien Tiera Oy Keski Suomen KA palvelun ohjausryhmän hyväksymä versio. 3
1. JOHDANTO Jämsän kaupunki on käynnistämässä kokonaisarkkitehtuurityötä, joka tukee kaupungin toiminnan ja toimintaa tukevien tietojärjestelmien kehitystä. Kokonaisarkkitehtuurin idean ja ajattelumallin oppimiseen ja organisoimiseen on varattava aikaa ja riittävät resurssit. Arkkitehtuurityössä tarvittaville henkilöille on annettava mahdollisuus arkkitehtuurityöhön liittyvän osaamisensa kehittämiseen. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen on saatava aktiivisesti mukaan eri sidosryhmät, jotta arkkitehtuurityölle asetetut tavoitteet toteutuvat. Arkkitehtuurityön merkityksen ja vaikuttavuuden osalta on erityisen tärkeää kunnan johdon ja toiminnan kehityksen vastuuhenkilöiden sitouttaminen kokonaisarkkitehtuurityön ja menetelmän hyödyntämiseen. Jämsän kaupungin ensimmäisen vaiheen kokonaisarkkitehtuurityön tavoitteet on kuvattu seuraavasti: Kokonaiskuvan saaminen koko toimintaympäristöstä (esim. mitä ja miten järjestelmiä toiminnassa hyödynnetään) Tehostaa tärkeimpien kehityskohteiden tunnistamista Toiminnan ja tietohallinnon yhteistyön tehostaminen Palvelujen ja ratkaisujen yhteentoimivuuden ja paremman kustannustehokkuuden varmistaminen Arkkitehtuurin kytkeminen toiminnan johtamiseen ja kaupungin strategiseen suunnitteluun Arkkitehtuurin hallintamalli kattaa koko kaupungin toiminnan. Kokonaisarkkitehtuurityön käynnistäminen ja vakiinnuttaminen tapahtuu vaiheittain. Tämän hetkinen suunnitelma kattaa syksyn 2012 ja kevään 2014 välisen ajankohdan. 1 2. ARKKITEHTUURIN HALLINTA YLEISESTI 2.1 Dokumentin tarkoitus Tämän dokumentin tarkoituksena on kuvata Jämsän kaupungille suunnitellun arkkitehtuurin hallintamallin keskeiset osat. Kokonaisarkkitehtuurin toiminta ja ohjausmallia ja tähän liittyviä organisatorisia rakenteita kutsutaan yhteisesti arkkitehtuurin hallintamalliksi. Kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli on kuvaus siitä, miten kokonaisarkkitehtuurin hallinta organisoidaan, mitä rooleja ja tehtäviä siihen kuuluu ja millä ylätason prosesseilla arkkitehtuuria suunnitellaan ja kehitetään ja miten sitä käytännön tasolla hallitaan. Dokumentti kuvaa organisoinnin ja tehtävien lisäksi myös kehityspolun, jonka mukaisesti kokonaisarkkitehtuurityössä edetään. Dokumentissa esitellään keskeiset käsitteet ja menetelmät, jotka tukevat kokonaisarkkitehtuuriin tutustumista. Nämä osiot löytyvät kursivoituina ja lihavoituina väliotsikkojen jälkeen. 1 Raporttia laadittaessa ko. asioita ei ole vielä toteutettu, johtuen hankkeen aikataulumuutoksista 4
Arkkitehtuurin hallintamallia on työstetty osana Keski Suomen kuntien kokonaisarkkitehtuurityötä. Jämsän kaupunki on ollut esimerkkikohteena Keski Suomen muille kunnille kokonaisarkkitehtuurityön käynnistämiseksi maakunnassa. Dokumenttia voidaan hyödyntää myös käytännönläheisenä esimerkkinä muille Keski Suomen kunnille kokonaisarkkitehtuurityön käynnistämisen tukemiseksi ja tarvittavan arkkitehtuurin hallintamallin määrittämiseksi. 2.2 Kenelle arkkitehtuurin hallintamalli on tarkoitettu Arkkitehtuurin hallintamalli on tarkoitettu ohjeistukseksi niin kuntien tietohallinnolle kuin toimialueillekin kokonaisarkkitehtuurityön nivomiseksi osaksi kunnan johtamista ja vuosikelloon sidottuja toiminnan ja taloussuunnittelun tehtäviä. Myös kunnan johdon olisi hyvä ymmärtää kokonaisarkkitehtuurityön tavoitteet ja hyödyt ja kuinka arkkitehtuurityön avulla voidaan tukea kunnan päätöksentekoa eri tasoilla. Kuvassa 1 esitetään johtamisen ja arkkitehtuurityön yhteyttä ja kuvassa 2 siitä saavutettavia hyötyjä. Kuva 1. Johtaminen ja kokonaisarkkitehtuurin yhteys (George S. Paras) 5
Kuva 2. Kokonaisarkkitehtuurityön hyödyt (Valtiovarainministeriö) 2.3 Sitovuus Arkkitehtuurin hallintamalli on tarkoitettu ohjeistukseksi kunnille ja kuntakonsernin muille toimijoille niin tietohallinnolle kuin toimialueillekin. Lähtökohtana on nivoa kokonaisarkkitehtuurityö osaksi organisaation johtamista ja vuosikelloon sidottuja toiminnan ja talouden suunnittelun tehtäviä. Arkkitehtuurin hallintamalli on sitova, kun se on hyväksytty ja käsitelty päätöksentekoprosessin mukaisesti tarvittavissa johto ja ohjausryhmissä. Arkkitehtuurihallinnan tehtävät ja vastuut tulisi määritellä ja sisällyttää kunnan hallintosääntöön, jotta kokonaisarkkitehtuurityön jalkauttaminen etenisi mahdollisimman nopeasti. Kuvassa 3 on esitetty tiivistetysti keskimääräinen kunnan toimintaympäristö, toimintaan vaikuttavat ulkoiset tekijät, miten kokonaisarkkitehtuurityö tukee toiminnan johtamista ja kehitystä ja toiminnan tueksi tarvittavan ICT:n kehitystä. 6
Kuva 3. Kunnan johtamisen ja kehittämisen toimintaympäristö Jämsän kaupungissa kaupunginhallitus päättää kokonaisarkkitehtuurityön käynnistämisestä. Kokonaisarkkitehtuurityön käynnistämisen jälkeen kaupungin johtoryhmä (kokonaisarkkitehtuurityön johtoryhmä) toimii kokonaisarkkitehtuurityön ylimpänä päätöksentekoryhmänä. 2.4 Yleisiä kokonaisarkkitehtuurin käsitteitä ja termejä Arkkitehtuurilla tarkoitetaan kokonaisuuden ja sen osien rakennetta ja osien välisiä suhteita, sekä periaatteita ja suuntaviivoja niiden suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Arkkitehtuurin kehittämisen tulee olla toimintalähtöistä ja lähteä liikkeelle organisaation strategisista tavoitteista ja kansalaisille tarjottavien palveluiden parantamisesta. Näin saadaan parempia tuloksia kuin lähtemällä liikkeelle teknologian näkökulmasta. 7
Kokonaisarkkitehtuuri on: suunnittelumenetelmä, jolla tuotetaan toiminnan ja IT ratkaisujen tavoitetilan kuvaukset. kuvauksia eri arkkitehtuurin näkökulmista (kuva 4) nykytilasta, tavoitetilasta sekä siirtymäpolusta tavoitetilaan. toiminta ja hallintamalli, jonka avulla ohjataan suunnittelua, tunnistetaan ja poistetaan päällekkäinen kehittämistyö, varmistetaan laatu ja saadaan tehdyt suunnitelmat laajasti uudelleen käytettäviksi. 2.4.1 Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat ja kuvaustasot: Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä jakaa kokonaisarkkitehtuurin näkökulmiin (arkkitehtuurin kuvaamisen näkökulmat) ja tasoihin (arkkitehtuurin kuvaamisen tasot). Yleisesti näkökulmat on jaettu neljään pääluokkaan, samoin kuin kuvaustasot. Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat ovat: Kuva 4.Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmat Toiminta arkkitehtuuri, jossa kuvataan toiminnan ja asiakkuuksien näkökulmaa. Tietoarkkitehtuuri, jossa kuvataan tietoa, käsitteitä ja tietovarantoja. Järjestelmäarkkitehtuuri, jossa kuvataan tietojärjestelmien, tietojärjestelmäpalveluiden ja sovellusten näkökulmaa. Teknologia arkkitehtuuri, jossa kuvataan tekniikan, laitteiden ja teknisten ratkaisujen sekä ylläpidon näkökulma. 8
Kuvaustasot, eli tietosisällön mukaiset abstraktiotasot ovat: Periaatetaso: linjataan tulevia valintoja eri näkökulmista (Vastataan kysymykseen MIKSI) Käsitteellinen taso: kuvataan asioita käsitteellisellä ja abstraktilla tasolla, pyrkien vastaamaan kysymykseen, mitä ollaan tavoittelemassa. (Vastataan kysymykseen MITÄ) Looginen taso: jäsennetään arkkitehtuuria loogisilla malleilla eri näkökulmista. (Vastataan kysymykseen MITEN) Fyysinen taso: kuvataan toteutusta teknisellä tasolla (Vastataan kysymykseen MILLÄ) 2.4.2 Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Kokonaisarkkitehtuurimenetelmää voidaan käyttää sekä koko käsiteltävää organisaatiota koskevan palveluympäristön arkkitehtuurikuvaukseen että rajatumpien kohteiden arkkitehtuurikuvaukseen. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä voidaan kuvata sekä nykytilaettä tavoitetilakuvauksia. Kokonaisarkkitehtuuri ei korvaa yksityiskohtaista tarkempaa systeemisuunnittelua. Kokonaisarkkitehtuurin avulla saadaan laaja ylätason kuvaus nykytai tavoitetilasta, jossa keskitytään kuvauksessa huomioitujen eri osaalueiden kattavuuteen ja yhteentoimivuuteen. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä antaa näin karkeistetun mutta kokonaisvaltaisen kuvauksen kohteesta. Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin menetelmistö [REF JHKA], ja sen pohjalta kehitetty Kartturi (Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin menetelmä) ovat yleisesti sovellettuja menetelmistöjä. [REF KARTTURI] Keski Suomen kokonaisarkkitehtuurityössä hyödynnettiin lähinnä Kartturi menetelmistöä, sekä kehitettiin sovellettu kokonaisarkkitehtuurimenetelmä kuntien palveluprosessien ja niitä tukevien sovellusten kehittämiseen. Sovellettua mallia on hyödynnetty viitearkkitehtuurin määrittelyssä (esimerkkikohteena kotihoidon palvelu ja palvelua tukevien sovellusten kehittäminen). 9
Kuva 5. Sovellettu malli, palveluprosessit ja niitä tukevien sovellusten nykytilan ja tavoitetilan selvitys. Kuva 6.Kartturi kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaiset tuotokset. 10
3. JULKISEN SEKTORIN JA KUNTIEN ARKKITEHTUURIN HALLINTA Arkkitehtuurin hallinnan avulla kuvataan mitä tehdään, miksi tehdään ja miten tehdään. Hyvin suunniteltu arkkitehtuurin hallintamalli tukee aidosti kunnan toiminnan kehitystä sekä suunnittelua liittyen erinäisiin muutostilanteiden hallintaan. 3.1 Arkkitehtuurihierarkia Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin tarkoituksena on varmistaa yhteentoimivuus eri arkkitehtuurityön tasoilla sekä näkökulmista, ja mahdollistaa sitä kautta yhteisten palvelujen käyttöönotto. Tietohallintolain mukaisesti julkisen hallinnon organisaatioiden, kuten kuntien, on suunniteltava ja kuvattava oma kokonaisarkkitehtuurinsa kehityshankkeiden yhteydessä, sekä noudatettava ja ylläpidettävä laadittua kokonaisarkkitehtuuri kuvausta. Organisaatioiden on myös saatettava tietojärjestelmät vastaamaan yhteentoimivuuden kuvauksia. Lisäksi organisaatioiden on käytettävä yhteisiä palveluita. Kuva 7. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli yhteentoimivuuden varmistamiseksi Kuntasektorin yhteisen arkkitehtuurin hallintamallin tavoitteena on toimia kunnille yhteisten tarpeiden välittäjänä sekä julkisen hallinnon yhteisessä arkkitehtuurityössä että kohdealueiden 11
arkkitehtuurien toteutuksessa. Kuntien yhteiseen arkkitehtuuriin on myös sovitettu julkisen hallinnon arkkitehtuurin ja sen kohdealueiden linjausten mukaiset vaatimukset kunnille sekä pyritty ottamaan huomioon kuntien ja alueellisen yhteistyön erilaiset rakenteet. Kuntasektorin yhteisten viitearkkitehtuurien tavoitteena on tukea kuntatoimijan oman toiminnan kehittämistä ja samalla myös auttaa kuntatoimijaa suunnittelemaan itselleen arkkitehtuurin tavoitetila, hallintamalli ja kehittämispolku. Kehittämispolun avulla kunta ja kuntatoimijat pystyvät paremmin huomioimaan julkisen hallinnon yhteisen arkkitehtuurin ja toiminnallisten kohdealueiden yhteisten arkkitehtuurien vaikutuksen omaan toimintaansa. Erityisesti terveydenhoidon alueella on huomioitava alueelliset ja seudulliset yhteistyömallit ja sekä yhteistoiminta alueiden arkkitehtuurin hallintamallit [REF TAPAS]. Lisätietoja kuntasektorin yhteisestä kokonaisarkkitehtuurista ja sen hallintamallista on saatavilla Kuntaliitosta tai Kuntasektorin KA ryhmän jäsenten kautta, tai Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri sivustolta Kuntaliiton Extranet palvelusta [REF EKSAITTI]. 3.2 Arkkitehtuurinhallinnan tavoitteet Julkisen hallinnon yhteisiä arkkitehtuuriperiaatteita pitää noudattaa kaikissa julkisen hallinnon organisaatioissa. Arkkitehtuuriperiaatteet ohjaavat organisaation toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämistä ja ylläpitämistä. [REF PERIAATTEET] Jämsän kaupungin osalta arkkitehtuurin hallinnan tavoitteet on määritelty kaksivaiheisesti: 1. Vaihe: käynnistykseen ja jalkauttamiseen liittyvät tavoitteet 2. Vaihe: perusperiaatteiden kautta pidemmän tähtäimen tavoitteet toiminteelle Ensimmäisen vaiheen tavoitteet: Saadaan kokonaiskuva koko toimintaympäristöstä (esim. mitä ja miten järjestelmiä toiminnassa hyödynnetään o Tehostaa tärkeimpien kehityskohteiden tunnistamista Toiminnan ja tietohallinnon yhteistyön tehostuminen Varmistaa palvelujen ja ratkaisujen yhteen toimivuuden ja paremman kustannustehokkuuden Arkkitehtuuri kytketään toiminnan johtamiseen ja kaupungin strategiseen suunnitteluun Hallintamalli kattaa koko kaupungin toiminnan Arkkitehtuurityössä noudatettavat perusperiaatteet: Pyritään pitämään ja varmistamaan arkkitehtuurilinjausten ja kuvausten ajantasaisuus ja kattavuus. Arkkitehtuurilinjauksia hyödynnetään toiminnan suunnittelussa ja toimintaa tukevien tietojärjestelmien kehittämisen ohjauksessa (viitearkkitehtuurit, sidosarkkitehtuurit, Jämsän kaupungin omat arkkitehtuurilinjaukset). 12
Jatkuva kehittämisen periaate: Arkkitehtuurilinjaukset, menetelmät ja itse arkkitehtuurin hallintamalli ovat eläviä malleja, joita arvioidaan säännöllisesti ja joita muutetaan toimintaympäristön ja/tai tarpeiden muuttuessa. Arkkitehtuurin hallintamalli on yhteensopiva julkishallinnon ja kuntasektorin arkkitehtuurinhallinnan kanssa 4. ARKKITEHTUURIN HALLINTA PROSESSINA 4.1 Yleinen KA hallintaprosessi Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti arkkitehtuurin hallintaprosessi jaetaan seuraavasti: Kuva 8.: Arkkitehtuurin hallinnan prosessit 4.2 Kohdeorganisaation arkkitehtuuritiimin työprosessi Kuvataan tarkemmin syksyn 2012 aikana Jämsässä. Tällä hetkellä suunnitellut arkkitehtuuritiimin tehtävät on kuvattu kappaleessa 4.1 (Arkkitehtuurihallinnan roolit) 13
5. ARKKITEHTUURITOIMINNAN ORGANISOINTI Jämsän kaupungille ehdotettu arkkitehtuuritoiminnan organisointimalli on kuvattu roolien ja vastuiden sekä päätehtävien kautta. Jämsän kaupungin arkkitehtuuritoiminteen hallitun käynnistämisen varmistamiseksi alustava tiekartta on laadittu osaamisen kehittämiseksi sekä toiminnan vakiinnuttamiseksi ja jalkauttamiseksi. 5.1 Alustava tiekartta arkkitehtuuritoiminteen käynnistämiseksi ja vakiinnuttamiseksi 1. TUTUSTU (kevät 2012 alkusyksy 2012) (Tehty osana Keski Suomen kokonaisarkkitehtuurityötä) Aseta tavoitteet Pilotti (case kotihoito palvelu) menossa, valmis 06/2012 Kiinnitä normaali suunnittelu, johtamis ja laatutyöhön (arkkitehtuurin vuosikello) Kiinnitä normaali suunnittelu, johtamis ja laatutyöhön (arkkitehtuurin vuosikello) Esittely hallintojohtaja / arkkitehtuuritoiminnan omistaja 2. KÄYNNISTÄ (syksy 2012 kevät 2013): Haetaan organisointimallia, harjoitellaan tekemistä oman pilotin kautta sekä jalkautetaan toimintaa laajemmin Jämsän kaupungin toimialueille) Syksy 2012: Tee selkeä päätös toiminnan käynnistämisestä (Kaupunginhallitus) Huomioi prosessissa sidokset projektihallinnan menetelmistön kehittämiseen ICT ohjausryhmä työn käynnistäminen: Kokonaisarkkitehtuurisuunnitelman kommunikointi ja nimitysten varmistaminen ohjausryhmään Arkkitehtuuriryhmän työskentelyn käynnistäminen: Valmistelutyö: rekrytointi / hankinta osaamiseen kasvattamiseksi, roolien/ tehtäväkuvien päivitykset, osaamisen kehittäminen, nimitykset rooleihin Yleiset ja yhteiset arkkitehtuurilinjaukset ja periaatteet 14
Esimerkinomaiset arkkitehtuuriryhmän valmistelemana, ja hyväksyttäväksi ICT ohjausryhmälle Kaupungin johtoryhmälle. Kevät 2013: Oma pilotti valitulla kohdealueella: Palaute pilotista, päätös seuraavaan vaiheeseen etenemisestä ja toiminnan laajentamisesta kattamaan useamman toimialueen. Seuraavan vuoden kehitystarpeiden kerääminen ja arviointi toiminta ja taloussuunnitelmaa varten. 3. VAKIINNUTA (syksy 2013: Kehitetään & vakiinnutetaan) Toiminta ja taloussuunnitelma prosessin tukeminen Arkkitehtuuriviestintä ja koulutussuunnitelman päivitys Kehitysprojektien katselmointi, ja varmistaminen, että yhteisesti sovittuja pelisääntöjä, periaatteita ja linjauksia noudatetaan 4. YLLÄPIDÄ jatkuvan kehittämisen menetelmin ( kevät 2014 ) Arkkitehtuurityön ja prosessin kypsyystason arviointi. Seuraavan vuoden kehitystarpeiden kerääminen ja arviointi toiminta ja taloussuunnitelmaa varten. 5.2 Arkkitehtuurinhallinnan roolit Kokonaisarkkitehtuurin johtoryhmä = Kaupungin johtoryhmä Strateginen päätöksenteko Johtoryhmä hyväksyy toiminta arkkitehtuurin ja sitä ohjaavat periaatteet. Johtoryhmä päättää kokonaisarkkitehtuurityön käynnistämisestä, ja toimii kokonaisarkkitehtuurityön ylimpänä päätöksentekoryhmänä. Arkkitehtuuritoiminnan omistaja = Hallintopäällikkö Esittelee Jämsän kaupungin arkkitehtuuritoiminteen keskeiset tuotokset ja kehittämisehdotukset kokonaisarkkitehtuurin johtoryhmälle. Toimii kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmän puheenjohtajana. 15
Arkkitehtuurivastaava = Tietohallintopäällikkö Arkkitehtuurivastaava vastaa arkkitehtuurinhallintaprosessista sekä arkkitehtuurimenetelmän soveltamisesta kehittämistyöhön Jämsän kaupungissa. Ohjaa arkkitehtuuriryhmän toimintaa, toimii ryhmän kokousten puheenjohtajana. Osallistuu tarvittaessa kansalliseen, maakunnalliseen tai seudulliseen yhteistyöhön. Arkkitehtuuriryhmä (Operatiivinen toiminta) Arkkitehtuurin linjausten ja periaatteiden valmistelu ja hallinta Toimii resurssipoolina Jämsän kaupungin arkkitehtuurikehittämisen tehtävissä. Tukee sekä Jämsän kaupungin yhteisten & toimialuekohtaisten hankintapäätösten valmistelua arkkitehtuurityön avulla. Osallistuu tarvittaessa maakunnalliseen tai seudulliseen yhteistyöhön. Arkkitehtuuriryhmän kokoonpano: Arkkitehtuurivastaava, puheenjohtaja Kohdealueiden arkkitehtuurista vastaava(t) = Jämsän kaupungin toimialueiden ICT-vastaavat: Sivistystoimen edustaja Yhdyskuntatoimen edustaja Sosiaali- ja terveystoimen edustaja Taloustoimen edustaja Henkilöstötoimen edustaja Yhdyskuntatoimen edustaja? Yleishallinnon edustaja Tietoarkkitehtuurivastaava (arkistonhoitaja) Järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurista vastaava eli joku tietohallinnosta Tytäryhteisöjen edustajat Keskeiset toimittajat, yhteistyökumppanit tarvittaessa Ulkopuoliset KA eri näkökulmien osaajat tarvittaessa Kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmä = Jämsän kaupungin ICTohjausryhmä Taktinen ja operatiivinen päätöksenteko Hyväksyy arkkitehtuurilinjaukset ja arkkitehtuurien tavoitetilat sekä arkkitehtuurin kehittämispolun ja projektit. Seuraa toteutumista ja varmistaa vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden. Ohjaa arkkitehtuurin muutoksenhallintaprosessia. 16
5.3 Arkkitehtuurin hallinnan organisointi Jämsän kaupungissa Jämsän kaupungin kokonaisarkkitehtuurin hallinnan eri roolien ja ryhmien suhteet on kuvattu oheisessa organisaatiokaaviossa (kuva 9). Kuva 9.: Jämsän kaupungin arkkitehtuurin hallinnan organisaatiokaavio 6. KOKONAISARKKITEHTUURIN PROJEKTISALKUN OHJAUS 6.1 Projektien valinta ja suunnittelu Prosessi määritellään syksyn 2012 aikana Jämsässä. 6.2 Projektien kokoaminen etenemissuunnitelmaan Tällä hetkellä tunnistettuja kehittämiskohteita arkkitehtuurityön omalle pilotille syksyn 2012 aikana Jämsässä ovat: eresepti SoTe / raportoinnin kehittäminen (perustietojen hallinta, raportoinnin koostaminen, uusien raportointityökalujen käyttöönotto). Uusi Intranet 17
HelpDesk sovelluksen käyttöönotto Tietoturva ja tietohallintostrategia Sähköisten palvelujen kehittäminen (esim. älykkäät sähköiset lomakkeet) Tietoliikennearkkitehtuurin suunnittelu Käyttövaltuushallinnan prosessit Asiahallinnan kehittäminen (sähköinen tiedon ohjaus) päätöksenteon tukijärjestelmien ja prosessin kehitys Sähköinen arkistointi (Tiedon hallinta) Kokonaisuus Kartalle seminaarin yhteydessä 22.11.2012 Jämsässä tehtiin päätös käyttövaltuushallinnan prosesseihin keskittymisestä ensimmäiseksi. Tähän liittyen Jämsän kunnan arkkitehtuurivastaava on osallistunut myös Kuntasektorin yhteisen käyttövaltuushallinnan viitearkkitehtuurin määrittelyyn, ja tämän työn seurantaan. 7. KOKONAISARKKITEHTUURITYÖN JOHTAMINEN 7.1 Arkkitehtuurin hallinnan vuosikello Jämsän arkkitehtuurin hallinnan vuosikello on jaettu kahteen osaan Syksy 2012 kevät 2013: Haetaan organisointimallia, harjoitellaan tekemistä oman pilotin avulla ja jalkautetaan toiminta kattamaan laajempaa osaa koko kunnan toimintakentästä. Syksy 2013 kevät 2014: Kehitetään, vakiinnutetaan ja ylläpidetään jatkuvan kehittämisen menetelmin. Seuraavissa kuvissa on esitetty tärkeimmät tehtävät vuosikelloissa 2012 2014 välisenä aikana. Jälkimmäisessä kuvassa on kellon ympärillä olevia aikataulutettuja tehtäviä vähemmän, koska toiminnan vakiintuessa toiminteet muuttuvat yleensä enemmän vakiintuneiksi käytänteiksi, joita tehdään tarpeen mukaan. Tärkein aikataulua sitova prosessi arkkitehtuurityön osalta on kuitenkin linkitys kunnan toiminta ja taloussuunnittelu prosessiin (TTS prosessi). 18
Kuva 10.: Syksy 2013 Kevät 2014 arkkitehtuurin vuosikello Kuva 11.: Syksy 2013 Kevät 2014 arkkitehtuurin vuosikello 19
7.2 Arkkitehtuuridokumentaation taltiointi Tässä kohdassa kuvataan, mihin kaupungin/kunnan arkkitehtuuridokumentaatio taltioidaan ja mitä työvälineitä, mallipohjia ja notaatioita käytetään erityyppisiin kuvauksiin. Suosituksena Keski Suomen kokonaisarkkitehtuurityön ensimmäisestä vaiheesta on, että Keski Suomen kunnat pyrkisivät löytämään yhteisiä kuvaustapoja ja työvälineitä käyttöönsä, joka mahdollistaisi tuotosten jaettavuuden ja uudelleenkäytettävyyden parhaiten. Suositellut mallipohjat: Kartturin Excel pohjaiset taulukot (pohjautuen JHS 179 mallipohjiin) Suositellut notaatiot: Archimate notaatioon pohjautuvat kuvaukset (myös useat ilmaisohjelmistot tukevat tätä notaatiota, kuten esim. Archi). Julkisen hallinnon yhteisessä arkkitehtuurikuvausten osalta hyödynnetään myös samaa Archimatenotaatiota, jolloin siirto yhteisestä viitearkkitehtuurista kunnan omaan kokonaisarkkitehtuurin kuvausympäristöön helpottuu, ja sitä kautta kuvausten yhteensopivuutta saadaan myös varmistettua Jyväskylän kaupungilla on käytössä QPR ohjelmisto ja sitä tukeva tietovarasto. Yhtenä vaihtoehtona jatkossa Keski Suomen kuntien osalta voitaisiin harkita myös kyseisen ohjelmiston ja sitä tukevan yhteisen tietovaraston hyödyntämistä. 7.3 Arkkitehtuurilinjaukset Määritellään ensimmäiset osana syksyn 2012 arkkitehtuuriryhmän työskentelyä. 7.4 Arkkitehtuurikehittämisen ohjaus Määritellään Jämsässä osana tarkempia rooli ja tehtäväkuvauksia syksyn 2012 aikana. 7.5 Viestintä ja koulutus Alustavat toimenpiteet sovittu Jämsässä syksyn 2012 osalle, sekä vuosikellon mukaisesti viestintä ja koulutussuunnitelmia tarkennetaan kesä heinäkuun aikana. 7.6 Arkkitehtuurityön seuranta ja jatkuva kehittäminen Määritellään Jämsässä osana prosessimäärittelyjä sekä oman pilotoinnin jälkeen toimintaa vakiinnuttaessa. 20
8. ARKKITEHTUURILINJAUSTEN HYÖDYNTÄMINEN JA NOUDATTAMINEN 8.1 Arkkitehtuurilinjausten hyödyntäminen yleisesti Arkkitehtuurilinjausten ja periaatteiden määrittelyllä tuetaan kehitysprojektien toteutusta sekä kokonaisuuden hallintaa ja varmistetaan yhteensopivuus kyseisen kohdeorganisaation kokonaisarkkitehtuurin määritysten kanssa. 8.2 Arkkitehtuurinhallinta projekteissa Arkkitehtuurilinjausten noudattaminen projekteissa, sekä tarvittavien arkkitehtuurikuvausten laadinta projekteissa varmistetaan arkkitehtuurityön suunnittelun ja tuotosten katselmoinnilla projektien päätöksentekopisteissä. Arkkitehtuurin katselmointikäytännöt ja tarvittavat tuotokset sidottuna projektin päätöksentekopisteisiin tullaan määrittelemään Jämsässä yhteistä projektihallinta menetelmistöä kehitettäessä. Julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurissa arkkitehtuurin katselmointi on kuvattu seuraavasti: Kuva 12.Arkkitehtuurin hallinta projekteissa 21
9. MUUTOKSENHALLINTA 9.1 Muutoksenhallintaprosessit Muutoksenhallinnan tarkoituksena on varmistaa, että arkkitehtuurilinjauksia noudatetaan mahdollisimman hyvin ja arkkitehtuurilinjauksia kehitetään ja muutetaan hallitusti, mikäli arkkitehtuurilinjaukset eivät täytä tarpeita tai markkinoiden reunaehtoja riittävän hyvin. Kaikki hyväksytyistä linjauksista poikkeavat arkkitehtuuritarpeet käsitellään muutoksenhallinnan kautta. Muutoksenhallinnan lähtökohtana on, että arkkitehtuurilinjauksista ei ole poikkeamia, vaan tarvittaessa arkkitehtuurilinjauksia täydennetään tai muutetaan muutoksenhallinta prosessin kautta. 10. VIITTEET VIITTEET VIITE KUVAUS SISÄLLÖSTÄ LINKKI SISÄLTÖÖN REF EKSAITTI REF JHKA REF KARTTU RI mm. Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurisivustot. Käyttöoikeus rajattu, oikeudet Kuntaliitolta Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmän ja hallintamallin kuvaus Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin menetelmäopas https://eksaitti.kunnat.net/tyk/kunta ka/default.aspx https://www.yhteentoimivuus.fi/view/snav/arkkitehtuurimalli.xht ml http://raketti.csc.fi/kokoa/kartturi 22
REF PERI AATTEET Julkisen hallinnon yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet https://www.yhteentoimivuus.fi/view/asset/asset.singleview.xht ml%3bjsessionid=6aaacbcc4e6aee824f4e27216db373c5?id=60 058 REF TAPAS Terveydenhuollon alueellisen ja paikallisen kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli TAPAS osaprojektin lopputuotos, versio 1.01, 30.12.2011 http://www.kunnat.net/fi/asiantuntijapalvelut/soster/tietojarjsahkoisetpalv/tapas/documents/tapas%20arkkitehtuurin%20hallintamalli _dokumentaatio_1_01.pdf 23
Keski-Suomen liitto I Sepänkatu 4 I 40100 Jyväskylä I Keski-Suomen Talo puh: 0207 560 200 I fax: 014 217 733 I etunimi.sukunimi@keskisuomi.fi Virallinen posti: kirjaamo@keskisuomi.fi