Talentum Pro Helsinki 2016 3
Kirjassa on kolme viestiä sekä yksityisen että julkisen sektorin toimijoille: 1 hankinnoilla on merkitystä 2 hyvin johdetuilla ja toteutetuilla hankinnoilla sekä hyvällä yhteistyöllä parannetaan liiketoimintaa 3 hankintojen kehittäminen on jatkuvaa systemaattista tekemistä ja potentiaalia riittää. Copyright 2016 Talentum Media Oy ja Sanna Nieminen Kansi: Ea Söderberg Taitto: Maria Mitrunen ISBN 978-952-14-2763-3 ISBN 978-952-14-2764-0 (sähkökirja) ISBN 978-952-14-2765-7 (verkkokirja) BALTO print, Liettua 2016 Anna palautetta: www.talentumshop.fi
9 Hankintojen rooli liiketoiminnassa 11 Hankintojen rooli liiketoiminnassa 1.1 Liiketoiminta verkostossa Yksikään organisaatio ei pärjää yksin. Jokainen niistä on osa suurempaa liiketoimintaverkostoa, jossa joukko yrityksiä tuottaa yhdessä loppukäyttäjälle tuotteen tai palvelun. Tuotteen valmistus, suunnittelu, tuotekehitys, markkinointi, jakelu ja myynti tehdään verkostossa, jossa kaikilla on oma roolinsa. Jokainen yksittäinen organisaatio tekee juuri sen osuuden, jonka se osaa parhaiten johon sillä on paras osaaminen ja jossa se pystyy tekemään osuutensa kaikkein kilpailukykyisimmin. Kun laitetaan samaan verkostoon kaikki oman asiansa parhaiten osaavat yritykset ja yhdistetään nämä toimijat parhaalla mahdollisella tavalla, markkinoille syntyy kilpailukykyinen tuote. Parhaat
10 HYVÄ HANKINTA PAREMPI BISNES osaajat tuottavat halutuimmat tuotteet, ja kustannustehokkuus takaa tuotteen hintakilpailukyvyn. Jokainen organisaatio on osa jotain liiketoimintaverkostoa, ja liiketoimintaverkostot kilpailevat asiakkaista markkinoilla. Työnjako liiketoimintaverkostossa pohjautuu siihen periaatteeseen, että yritykset pyrkivät maksimoimaan voitot ja minimoimaan kustannukset. Kun kukin organisaatio keskittyy omaan ydinosaamiseensa ja ostaa kaikki muut tuotteet ja palvelut parhailta mahdollisilta toisin sanoen markkinoiden kilpailukykyisimmiltä toimijoilta, päästään parhaaseen mahdolliseen tulokseen kokonaisuuden kannalta. Jokainen organisaatio tekee itse päätökset siitä, mitä tehdään itse ja mitä ostetaan. Lopulta ja koko ajan arvoketjut ja organisaatiot pyrkivät kuitenkin kehittämään omaa kilpailuetuaan. Kaikki se, mitä organisaatio päättää ostaa ulkopuolelta, kuuluu hankinnan piiriin, ja näiden hankintojen tekemisestä, johtamisesta ja kehittämisestä on kyse tässä kirjassa. 1.2 Mitä on hankinta? Hankinta on yrityksen ulkoisten resurssien hallintaa siten, että kaik - kien tarvittavien tuotteiden ja palveluiden saatavuus turvataan parhailla mahdollisilla ehdoilla. Näitä tuotteita ja palveluita tarvitaan yrityksen toimintojen pyörittämisessä, ylläpitämisessä, johtamisessa ja kehittämisessä. Yrityksen toiminnoilla tässä viitataan sekä ydintoimintoihin että tukitoimintoihin. Hankintatoimi on siis yrityksen tukitoiminto, joka osaltaan varmistaa sen, että yrityksen ydintoiminnot
HANKINTOJEN ROOLI LIIKETOIMINNASSA 11 sujuvat häiriöttömästi. Liiketoiminnan näkökulmasta hyvällä hankinnalla edistetään yrityksen kilpailukykyä, mikä tarkoittaa käytännössä kustannustehokkuutta ja lisäarvoa asiakkaalle koko toimitusketjussa. Hankintaa on käytännössä kaikki se, mistä organisaatio saa laskun ulkopuoliselta toimijalta. Hankinnasta käytettäviä käsitteitä suomen kielessä ovat muun muas sa hankinta, osto, hankintatoimi, ostotoiminta, strateginen hankinta, operatiivinen hankinta. Eri yritykset saattavat käyttää eri terminologiaa. Käsitteitä hankinta ja osto käytetään usein synonyymeina, mutta joissakin yrityksissä saatetaan puhua aina hankinnoista tai joissakin yrityksissä puhutaan pelkistä ostoista. Hankintatoimi ja ostotoiminta viittaavat yrityksen organisoituun toimintaan hankintoihin liittyen. Hankintatoimi jaetaan usein etenkin suuremmissa yrityksissä strategiseen ja operatiiviseen hankintaan. Operatiivisesta hankinnasta saatetaan käyttää myös käsitettä osto tai ostotoiminta. Strateginen hankinta keskittyy pitkän tähtäimen tavoitteisiin ja toimenpiteisiin, kuten esimerkiksi uusien toimittajien etsimiseen ja sopimusten tekoon. Strateginen hankinta keskittyy hankintojen johtamiseen ja kehittämiseen liiketoiminnan näkökulmasta, ja sitä ohjaa yrityksen liiketoimintastrategia. Operatiivinen hankinta keskittyy päivittäisiin toimintoihin, kuten ostotilausten tekeminen, toimitusten valvonta, vastaanotto, ostolaskujen tarkastus ja suorituskyvyn seuranta. Yritysmaailmassa hankinnan käsitteistöön kuuluvat usein myös englanninkieliset termit kuten purchasing, procurement tai sourcing. Tässä kirjassa käytetään käsitteitä hankinta ja hankintatoimi, joita voidaan pitää synonyymeina ostolle ja ostotoiminnalle. Lisäksi käytetään käsitteitä strateginen ja operatiivinen hankinta.
12 HYVÄ HANKINTA PAREMPI BISNES 1.3 Hankinnan rooli Edelläkävijäyrityksissä hankinnasta on tullut erittäin merkittävä osa liiketoimintaa. Hankinnan rooli oli aiemmin vahvasti operatiivinen, ja se oli oma erillinen jopa hyvinkin irrallinen toimintonsa. Hankintojen osuus liiketoiminnan kokonaisvolyymista on nykyään suuri: keskimäärin yli 50 prosenttia liikevaihdosta. Yksittäisissä yrityksissä erityisesti teknologiateollisuudessa hankintojen osuus liikevaihdosta on tyypillisesti 60:stä 80:een prosenttia. Rakennusteollisuudessa projektin kustannuksista jopa 90 prosenttia saattaa koostua erilaisista tavara- ja palveluhankinnoista. Hankintojen keskimääräinen osuus liikevaihdosta vaihtelee eri aloilla. Vähittäiskaupassa hankintojen osuus on erittäin merkittävä tyypillisesti 60 85 prosenttia. Tämä johtuu vähittäiskaupan perusideasta, jossa ostetaan ja myydään. Ostettavaa tuotetta ei merkittävästi jalosteta, vaan se myydään edelleen kuluttajalle. Valmistavassa teollisuudessa hankintojen osuus on yleensä 50 80 prosenttia liikevaihdosta. Hankintojen osuus liikevaihdosta on kasvanut viime vuosien saatossa, koska yritykset keskittyvät yhä enemmän omaan ydinosaamiseensa ja ulkoistavat muut toiminnot. Valmistavassa teollisuudessa ostetaan lopputuotteeseen yhä suurempia kokonaisuuksia, ja oma valmistus keskittyy ainoastaan tarkasti valittuihin, omaa ydinosaamista vaativiin kokonaisuuksiin. Lääketeollisuudessa hankintojen osuus on ollut perinteisesti aavistuksen pienempi 25 50 prosenttia liikevaihdosta muun muassa pitkien ja paljon resursseja vaativien tutkimus- ja tuotekehitysprojektien takia. Myös lääketeollisuus toimialana on muuttumassa, ja yhteistyötä
HANKINTOJEN ROOLI LIIKETOIMINNASSA 13 tehdään eri toimijoiden kanssa yhä laajemmin. Suomalainen Orion puhuu partneroinnista seuraavasti: Kumppanuudet ja verkostoituminen ovat tärkeitä Orionille kautta koko toiminnan arvoketjun. Toimimme yhteistyössä muiden yhtiöiden kanssa niin tutkimuksessa ja kehityksessä, valmistuksessa kuin tuotteiden kansainvälisessä markkinoinnissakin. Palvelualalla hankintojen osuus liikevaihdosta on ollut perinteisesti 10 40 prosenttia, mutta sielläkin osuus kasvaa jatkuvasti: yritykset keskittyvät omaan ydinosaamiseensa ja verkostoituvat muiden toimijoiden kanssa. Palvelualalla korostuukin nyt uutena osaamisvaatimuksena hankintaosaaminen, sillä moni toimija ostaa osan palvelutarjonnastaan muilta toimijoilta alihankintana. Alalta löytyy jo paljon yrityksiä, joissa hankintojen osuus on yli 50 prosenttia liikevaihdosta. Kilpailukykyä ja riskinhallintaa Hankinta on keskeinen tekijä yrityksen kilpailukyvyn kannalta. Hankinnat eivät ole pelkästään tuotteiden ja palveluiden ostamista tarpeen mukaan, vaan ne ovat avainasemassa, kun yrityksessä mietitään ja luodaan edellytyksiä tulevaisuuden liiketoiminnalle ja kilpailukyvylle. Kun yhä suurempi osuus yrityksen rahavirrasta menee hankintoihin, yritykset ovat entistä riippuvaisempia toimittajistaan. Tämän riippuvuuden ei tarvitse olla negatiivinen asia, vaan se voidaan jalostaa hyväksi yhteistyöksi. Hyvällä yhteistyöllä ei pelkästään turvata strategisten tuotteiden tai palveluiden saatavuutta vaan saadaan lisävoimaa esimerkiksi tuotekehitykseen ja innovaatiotoimintaan.
14 HYVÄ HANKINTA PAREMPI BISNES Autonvalmistaja BMW:n innovaatioista jopa 90 prosenttia syntyy yhteistyössä toimittajien kanssa. Hankinnoissa on kysymys myös riskien hallinnasta. Yritykset ovat ulkoistaneet toimintojaan, ja samaan aikaan raaka-aineiden ja komponenttien saatavuuteen liittyvät riskit globaaleilla markkinoilla asettavat hankintatoimen haasteiden eteen. Esimerkiksi elektroniikkateollisuudessa suhdannevaihtelut ovat voimakkaita ja ajoittain komponenttien kysyntä ylittää selkeästi tarjonnan. Tällöin toimittajien asema on vahva, ja ne voivat priorisoida asiakkaitaan. Tärkeäksi kysymykseksi nouseekin, mikä ostavista yrityksistä on houkuttelevin asiakas pitkällä aikavälillä. Yhteistyötä yli rajojen Vaikkakin käyttäytymistä ja päätöksentekoa liiketoimintasuhteessa ohjaavat pääosin taloudelliset seikat, kyse on vahvasti myös sosiaalisista suhteista. Hankintatoimessa tulisikin kiinnittää enemmän huomiota pitkäjänteisen yhteistyön tuomaan lisäarvoon ja henkilösuhteisiin pelkkä kustannusten ja toimitusketjun tehokkuuden tarkkailu ei riitä. Hankintoja tehdään ympäri maailmaa, mikä tuo oman mielenkiintoisen haasteensa sosiaalisiin suhteisiin ja vuorovaikutukseen. Tämä tilanne on uusi ja erilainen johtamisen näkökulmasta. Ennen riitti, että johdettiin omaa henkilöstöä ja omaa toimintaa. Nyt pitää johtaa ulkoisia resursseja eli toimittajia. Mietitäänpä tilannetta, että hankintojen osuus on 75 prosenttia liikevaihdosta. Se tarkoittaa, että 75 prosenttia kokonaiskustannuksista on toimittajien takana. On helppo ymmärtää, että tällöin hankinnoilla on suuri merkitys yrityksen
HANKINTOJEN ROOLI LIIKETOIMINNASSA 15 kannattavuudelle eli sille, mitä jää viivan alle. 75 prosenttia tarkoittaa myös sitä, että toimittajat vastaavat 75 prosenttia hiilijalanjäljestä, innovaatioista, kehittämisestä ja lopulta 75 prosenttia asiakkaalle tuotetusta lisäarvosta. Edelläkävijäyritykset näkevät ja hyödyntävät hankintatoimen potentiaalin; kokonaisvaltainen hankintastrategia korostaa hintatekijöiden ohella toiminnan varmuutta ja yhteistyöhön liittyviä pitkän aikavälin mahdollisuuksia. Yhteisin voimin tehtävä kehitystyö tuotekehityksessä, laadunvarmistuksessa ja muillakin osa-alueilla vaatii pitkäjänteisyyttä, mutta avaa samalla kokonaan uusia liiketoiminnan kehittämisen mahdollisuuksia. Sanottua Ostohinnan liika painottaminen oli tapetilla jo vuonna 1915 ilmestyneessä Purchasing-kirjassa. Kirjoittaja Charles Siesel Rindsfoos toteaa kirjassaan: Tärkein tekijä mitä tahansa hankintaa tehtäessä on varmistaa, että hankitaan oikea tavara. Toisin sanoen tavara, joka parhaiten vastaa ostajan vaatimuksiin. Tämä vaikuttaa itsestään selvältä, ja silti 99 ostoasiamiestä 99:stä työskentelee sen teorian mukaan, että hinta on tärkein näkökohta.
16 HYVÄ HANKINTA PAREMPI BISNES 1.4 Missä lisäarvo syntyy? Globaalissa liiketoimintaympäristössä kilpailu on kovaa ja organisaatioiden on mietittävä yhä uudelleen, mistä niiden liiketoiminnan lisäarvo syntyy, miten tämä lisäarvo käännetään taloudelliseksi tulokseksi ja millaisia strategisia yhteistyösuhteita tämän tuloksen toteuttaminen edellyttää. Kun toimitaan verkostoituneessa liiketoimintaympäristössä, kyse ei ole pelkästään yhden yrityksen kilpailuedun varmistamisesta ja kehittämisestä, vaan verkoston kilpailukyky on toimijoiden yhteinen intressi. Arvo luodaan verkostoissa, ja siellä organisaatioiden väliset yhteistyösuhteet ovat keskeisiä. Hankintojen johtamisessa tärkeä tehtävä on kehittää näitä yhteistyösuhteita toimittajien kanssa. Lisäarvon luominen verkostossa ei ole helppo tehtävä. Jos yhden yrityksen johtaminen on haastavaa, verkoston johtaminen on vielä haastavampaa. Verkosto rakentuu organisaatioiden välisistä suhteista, ja akateemisissa tutkimuksissa on selkeästi osoitettu, että hyvät, toimivat liiketoimintasuhteet ovat merkittävä tekijä, joka vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen positiivisesti ajan mittaan. Millainen on hyvä liiketoimintasuhde? Yhden määritelmän mukaan hyvässä suhteessa molemmat osapuolet ovat sitoutuneet työskentelemään aktiivisesti pitkällä tähtäimellä siten, että molempien osapuolien tarpeet ja odotukset täyttyvät. Mikä tekee liiketoimintasuhteesta hyvän ja toimivan? Selittäviä tekijöitä on tutkimuksissa löydetty: muun muassa luottamus, yhtenäiset tavoitteet, joustavuus, suhteen oletettu jatkuvuus ja potentiaalinen uusi liiketoimi.
HANKINTOJEN ROOLI LIIKETOIMINNASSA 17 1.5 Miten hyvä hankinta auttaa menestykseen liiketoiminnassa? Menestyvä liiketoiminta vaatii yritykseltä kilpailukykyä ja suorituskykyä (kuvio 1.1). Kilpailukyky tarkoittaa sitä, että saadaan tuotteet tai palvelut myytyä markkinoilla voitetaan kaupat! Voittaakseen kaupat markkinoilla yrityksen tulee tuntea asiakkaan tarpeet ja tarjota niihin tarkoituksenmukaisia ratkaisuja. Koko ajan tulee huomioida myös kilpailijan asema, jotta saadaan varmistettua oma markkina-asema ja kilpailukyky asiakasmarkkinoilla. Pelkkä hyvä myynti ei kuitenkaan takaa menestyvää liiketoimintaa, vaan yrityksen tulee tuottaa myytävät tuotteet ja palvelut suorituskykyisesti. Tämä vaatii tarkoituksenmukaiset ja kustannustehokkaat resurssit ja prosessit. Resursseissa tärkeää on osaavat ja motivoituneet henkilöt Asiakkaan tarpeet Kilpailijan toiminta KILPAILUKYKY SUORITUSKYKY Markkinaasema Toimintakyvykkyys Resurssit Prosessit Kuvio 1.1. Menestyvä liiketoiminta kilpailukyky ja suorituskyky.
18 HYVÄ HANKINTA PAREMPI BISNES oikeissa paikoissa. Lisäksi tuotantoteknologian, -laitteiden ja -tilojen tulee olla tarkoituksenmukaisia ja kustannustehokkaita. Prosessit ovat kunnossa silloin, kun toiminta on sujuvaa, suoraviivaista ja kustannustehokasta. Ei tehdä mitään turhaa, vaan kaikki, mitä tehdään, luo lisäarvoa asiakkaalle. Kun resurssit ja prosessit ovat kunnossa ja riittävän joustavat muuttuvissa olosuhteissa, yrityksen suorituskyky on hyvä. Hyvä hankinta vaikuttaa suoraan yrityksen kilpailukykyyn ja suorituskykyyn. Ensinnäkin järkevät päätökset siitä, mitä tehdään itse ja mitä ostetaan ulkoa, ovat sekä kilpailukyvyn että suorituskyvyn kannalta erittäin tärkeitä. Pystytäänkö käytännössä keskittymään omaan ydinosaamiseen ja sitä kautta virittämään oma suorituskyky huippuunsa? Onnistuvalla toimittajayhteistyöllä on tärkeä merkitys esimerkiksi uusien tuotteiden kehittämisessä ja uusien innovaatioiden hyödyntämisessä; niitä joka tapauksessa vaaditaan, jotta tuotteet ja palvelut menevät kaupaksi kilpailluilla markkinoilla ajan mittaan. Toimittajat ovat merkittävä resurssi yrityksen kannalta, ja siksi toimittajien suorituskyvyn varmistaminen on aivan yhtä tärkeää kuin omankin toiminnan. Jos viritämme oman toimintamme huippukuntoon, mutta emme välitä toimittajien suorituskyvystä samalla mitalla, aiempaan esimerkkiin viitaten 75 prosenttia suorituskyvystämme ei ole kunnossa. 1.6 Hankinnan tehtävät ja vastuut Hankinnan tehtävänä on yrityksen liiketoiminnan edistäminen eli yrityksen kilpailukyvyn ja suorituskyvyn parantaminen. Hankinnan tulee varmistaa oikea-aikainen ja häiriötön materiaalien, tuotteiden
HANKINTOJEN ROOLI LIIKETOIMINNASSA 19 ja palveluiden saatavuus. Hankinnan tulee valvoa ja minimoida kaikki hankintoihin liittyvät kustannukset sekä suorat että välilliset. Hankinnan tulee varmistaa ulkopuolelta hankittuihin tuotteisiin ja palveluihin liittyvien riskien hallinta. Hankinnan tulee osallistua uusien tuotteiden ja palveluiden innovointiin, kehittämiseen ja suunnitteluun tarkoituksenmukaisella tavalla. Se tarkoittaa samalla toimittajien mukaan ottamista kehittämiseen riittävän aikaisessa vaiheessa, jotta toimittajan osaaminen voidaan hyödyntää uuden suunnittelussa täysimääräisesti ja tehokkaasti. Hankinnan tulee varmistaa hankittavien tuotteiden ja palveluiden oikea laatu ja samalla pienentää laatuun liittyviä kustannuksia. Harkittavaksi tulee esimerkiksi se, kannattaako kaikkia saapuvia materiaaleja ja tuotteita tarkastaa perinpohjaisesti vai tuleeko tarkastaminen liian kalliiksi suhteessa siitä saatavaan hyötyyn. Hankinnan tulee aktiivisesti vaikuttaa tuotteiden ja palveluiden standardointiin ja modulointiin, mitä kautta saadaan kustannustehokkuutta lisää koko toimitusketjuun. Hankinnalla on tärkeä tehtävä varastojen pienentämisessä optimaaliselle tasolle. Esimerkiksi komponenttien saatavuudella on suuri merkitys vaadittavaan varmuusvaraston kokoon varmempi saatavuus ja lyhyempi toimitusaika mahdollistavat varmuusvaraston pienentämisen. Hankinnan ja toimittajien välinen yhteistyö mahdollistaa joustavuuden. Hyvä hankinta pystyy yhdessä toimittajien kanssa reagoimaan yllättävään kysynnän kasvuun siten, että yritys ei menetä potentiaalista lisämyyntiä esimerkiksi komponenttien saatavuusvaikeuksien vuoksi. Hankinnan tulee jatkuvasti tarkkailla mahdollisuuksia synergiaetuihin sekä oman yrityksen sisällä että toimittaja- ja asiakaskentässä.
20 HYVÄ HANKINTA PAREMPI BISNES Sanottua Shelley Stewart Jr., hankintajohtaja, DuPont Company Yritykset muuttuvat ja kehittyvät jatkuvasti hankinnan täytyy omaksua tämä ja kehittyä mukana. Liiketoiminnassa vaatimustaso ja odotukset kasvavat edelleen, ja aiemmin hankinnalla on ollut aavistuksen uneliaan maine. Me olemme tehneet kovasti töitä muuttaaksemme tämän maineen ja haluamme, että meidät tunnistetaan bisnesihmisinä ennemmin kuin vain oston tai hankinnan väkenä. Me uudistamme toimintaamme saavuttaaksemme tämän, koulutamme tiimiämme ja otamme käyttöön työkaluja tavoitteena parempi tehokkuus. Olemme järjestäneet useita hankinnan ja logistiikan päiviä, joissa tapaamme bisneksen avaintoimijoita, ja tavoitteena on rakentaa kehittämisen tiekartta lähitulevaisuuteen. Ihmisten hankinnan ulkopuolella täytyy tietää, mitä teemme muutakin kuin säästämme kustannuksia ja toimitamme korkealaatuisia tuotteita. Viestintä on avainasemassa. Meidän hankinnan ihmisten täytyy oppia kertomaan yrityksen muulle väelle, mitä me teemme ja miksi. Esimerkiksi mikäli hankinta tekee hommansa hyvin ja saavuttaa asetetut säästötavoitteet, yritys voi investoida uusiin ihmisiin sekä uusien tuotteiden kehittämiseen, mikä auttaa liiketoimintaa pitkällä tähtäimellä. Tämä tarkoittaa, että autamme liiketoimintaa kasvamaan ei pelkästään säästämään! (Procurement Leaders, March/April 2015.)