Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 2 12.6.2013 Lukijalle... 1 Lisää laatua oman toiminnan arvioinnilla... 2 Palautekysely sähköisestä Tilinpäätös 2012 -työtilasta... 4 Kaupungin välitilinpäätös laaditaan ensimmäistä kertaa... 5 Opinnoista uutta näkökulmaa työhön... 6 Talousalan ammattilaisia koolla Talpassa... 7 Lisälaskua tulossa?... 8 Uudistettu palveluraportti julkaistu... 8 Maksumuistutuksia satelee... 9 Hankintahetkestä sujuvasti maksuun... 10 Tapio Korhosesta kanslianeuvos... 11 Palvelukassa-toiminnot siirtyivät CPU:lle... 11 Rakennusalan verovalvontaa tehostetaan... 11 Loma-aika lähenee... 12 LUKIJALLE Minulle on viime aikoina suotu useampikin mahdollisuus vaihtaa ajatuksia hieman erilaisista palvelukeskuksista tulevien kollegoiden kanssa. Kuten aina, keskustelut ovat olleet erittäin hedelmällisiä ja osin virittäneet omiakin ajatuksia uusille taajuuksille. Jo vuosia olemme säännöllisesti kokoontuneet suurimpien kaupunkien palvelukeskusten kesken ns. Tapas-ryhmänä. Aluksi olimme kaikki kaupunkien sisäisiä palvelukeskuksia, mutta joukossamme on nykyisin myös osakeyhtiöitä, jotka palvelevat seutukuntansa kuntia, kuntayhtymiä ja kuntien omistamia yhtiöitä. Tapaamisemme ovat olleet tärkeitä vertaistukena varsinkin siinä vaiheessa, kun palvelukeskuksia perustettiin. Tänä päivänä saamme toisiltamme vinkkejä hyvistä käytännöistä ja hyvää vertailutietoa toiminnan taloudellisuudesta ja tehokkuudesta. Olin myös seminaarissa, jossa oli useita esimerkkitapauksia palvelukeskusten perustamisesta, toiminnan vakiinnuttamisesta käynnistymisen jälkeen ja palvelukeskusten ulkoistamisesta. Tapaukset olivat valtaosin yritysmaailmasta, mutta joukossa oli myös muutamia julkishallinnon alustuksia. Valtaosa Suomessa toimivista palvelukeskuksista on suhteellisen pieniä. Herääkin kysymys, olisiko aika miettiä palvelukeskusten yhdistämistä suuremmiksi kokonaisuuksiksi? Jo pidempään toimivien palvelukeskusten haasteena on tehokkuuden jatkuva parantaminen. Esille nousi myös organisaation kokonaisprosessien hallinta ja tehostaminen. Palvelukeskukset ovat hioneet omaa toimintaansa saadakseen tapahtumakohtaiset kustannukset alemmaksi. Mutta jälleen nousee esiin kysymys: voitaisiinko liiketoimintayksiköiden prosesseja kehittää siten, että niiden avulla pystyttäisiin entistä paremmin automatisoimaan myös taloushallinnon prosesseja? Entä kuinka operatiivisia järjestelmiä kehitettäessä voitaisiin entistä paremmin huomioida myös taloushallinnon tarpeet? Kun verrataan taloushallinnon palvelukeskusten tehokkuutta, nousee yhdeksi tärkeäksi tekijäksi työnjako ja sen kurinalainen noudattaminen. Palvelusopimusten ulkopuoliset laskuttamattomat työt nakertavat palvelukeskuksen taloudellisuutta ja nostavat peruspalvelujen yksikköhintoja sekä johtavat kustannusten epäoikeudenmukaiseen kohdistumiseen asiakkaiden kesken. Tämän vuoksi tulemme jatkossa seuraamaan entistä tarkemmin sopimusten ulkopuolista työtä ja laskuttamaan siitä. Uskon, että jatkossa tällä on alentava vaikutus sopimusten mukaisten palvelujen yksikköhintoihin. Luin juuri erästä työhyvinvointia käsittelevää lehteä. Silmiini osui Työturvallisuuskeskuksen asiantuntijan Päivi Rauramon artikkeli Kuinka voin ja miten jaksan?. Ehkä meidän kaikkien tulisi asettaa tämä kysymys itsellemme. Mielestäni työhyvinvointi ja etenkin sen kauaskantoiset vaikutukset oli edellä mainitussa artikkelissa kiteytetty osuvasti: Mitä enemmän on ihmisiä, jotka haluavat tehdä työnsä hyvin, osallistua sen kehittämiseen, kiinnostua ja olla aktiivisia, sitä parempi ilmapiiri organisaatiossa on ja sitä parempaa tulosta se tekee. Suomen suvi on taas kauneimmillaan ja olemme saaneet nauttia todellisesta lämpöaallosta. Monilla meistä on kuitenkin kesäloma vielä kaikkine mahdollisuuksineen edessäpäin. Toivottavasti saamme kesälomalta niitä elämyksiä ja onnen tunteita, jotka kantavat meitä tulevissa koitoksissa. Tuula Jäppinen, toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
Talpassa käynnistyi itsearviointi Lisää laatua oman toiminnan arvioinnilla Asiantuntijuus, tiimi, asiakas, kiire, projekti, tietojärjestelmä, tuottavuus nykypäivän työyhteisön avainsanoja, joiden äärelle harvoin on kuitenkaan aikaa pysähtyä ja miettiä, missä ollaan hyviä ja missä olisi vielä kehitettävää. Talpassa päätettiin näin kuitenkin tehdä ja toteuttaa koko taloa koskeva itsearviointi. Talpa osallistui vuonna 2010 kaupunginjohtajan laatupalkintokilpailuun. Arviointi tehtiin johtoryhmävetoisesti liikelaitostasolla. Arviointiraporttia ja sen tuloksia on sittemmin hyödynnetty toiminnan kehittämiseen ja sillä on ollut vaikutusta myös laadittaessa Talpa-tasoisia tuloskorttitavoitteita. Tänä vuonna toiminnan laadun arviointi päätettiin ulottaa palvelualueille asti. Arviointi toteutetaan yhdessä Oiva Akatemian kanssa. Koko Talpan henkilöstö osallistuu yhden päivän arviointitilaisuuteen, jossa jokainen palvelualue arvioi omaa toimintaansa käyttäen pisteytyksessä EFQMmallia. Lisäksi jokainen palvelualue valitsee arviointipäivän aikana kehittämiskohteet ja listaa myös oman toimintansa vahvuudet. Ennen arviointitilaisuutta Oivan Ritva Pöntinen piti Talpan esimiehille laatukoulutustilaisuuden, jossa harjoiteltiin arviointia ja keskusteltiin toiminnan laadun mittaroinnista. Kun kaikki palvelualuetasoiset arviot on syksyllä tehty, kunkin osaston esimiehet kokoontuvat vielä yhdessä tekemään osastotasoisen yhteenvedon. Itsearviointikierros on tarkoitus jatkossa toteuttaa muutaman vuoden välein. Itsearvioinnin tuloksiin etenkin asiakasnäkökulmasta palataan myöhemmissä tiedotteissa. Kaupunginjohtajan laatupalkintokilpailu 2010, ote Talpan palauteyhteenvedosta: Arviointiryhmään teki vaikutuksen Talpa-vierailun aikana työntekijöiden Talpaa kohtaan osoittama arvostus, tunne kuulumisesta Talpaan ja myönteinen ylpeys Talpasta. Monien muutosvaiheiden läpikäymälle ja muutosta edelleen elävälle organisaatiolle tämä ei ole mitenkään itsestään selvä tila. tiedottaa 2 2013 2
Mitä on itsearviointi? Itsearvioinnissa organisaatio vertaa omaa toimintaansa ja tuloksiaan erinomaisesti menestyneiden yritysten kokemusten perusteella laadittuun malliin. Helsingin kaupungilla sovellettava kokonaisvaltaisen laadun (TQM) itsearviointimalli perustuu Suomen ja Euroopan laatupalkintomalliin, EFQMmalliin. EFQM-malli jakautuu yhdeksään arviointialueeseen, joista viisi liittyy organisaation toimintaan ja neljä tuloksiin. Toiminta -arviointialueilla tarkastellaan toimintatapojen tarkoituksenmukaisuutta ja järjestelmällisyyttä. Tulokset -arviointialueilla arvioidaan organisaation saavutuksia ja sitä, miten ne ovat seurausta toiminnasta. EFQM-mallin keskeiset periaatteet ovat kaikille menestyville yrityksille yhteisiä: n Asiakassuuntautuneisuus n Johtajuus ja toiminnan päämäärätietoisuus n Prosesseihin ja tosiasioihin perustuva johtaminen n Henkilöstön kehittäminen ja osallistuminen n Jatkuva oppiminen, parantaminen ja innovatiivisuus n Kumppanuuksien kehittäminen n Tuloshakuisuus n Yhteiskunnallinen vastuu. saation toiminnan kannalta tärkeitä, hyvin toimivia ja järjestelmällisiä menettelyjä sekä näiden käytäntöön soveltamista. Tunnistetuista kehittämisalueista valitaan parannettaviksi toiminnan kehittymisen kannalta tärkeimmät ja kriittisimmät. Onnistuneeseen itsearviointiin kuuluu olennaisesti kehittämiskohteiden, parantamissuunnitelmien ja toteutuksen seuranta. Itsearvioinnin perimmäinen tarkoitus on synnyttää organisaatioon jatkuvan kehittämisen kulttuuri. Itsearviointi on tehokas toiminnan kehittymisen seurantaväline. Vuosittain tai parin vuoden välein toteutettuna se auttaa organisaatiota kohdentamaan voimavaransa kehittymisen ja menestyksen kannalta olennaisiin asioihin. Lähde: Helsingin kaupungin HEP-julkaisu: Tulosyksikön laadun arviointi Palveluvastaava Vuokko Hottinen Talpan ostolaskuosastolta kertoo itsearviointitilaisuudesta ja siihen valmistautumisesta. Etukäteen vähän jännitti, minkälaiset tulokset itsearvioinnista tulee. Esimiehenä sitä pohti, että missä asioissa olemme onnistuneet ja missä emme. Miten henkilöstö kokee esimies- ja johtamistoiminnan, minkälaisia kehittämiskohteita löytyy ja onko meillä ylipäänsä kykyä arvioida omaa toimintaamme? Ritva Pöntisen pitämä koulutus onneksi avasi hyvin itsearviointia ja sen merkitystä. Toimintojen dokumentointi tuo näkyväksi sen, mitä tehdään ja miten. Hyötyä on erityisesti siitä, että oman palvelualueen kanssa pohditaan mitä tehdään ja millä tavalla. Itsarviointipäivänä monesta asiasta syntyi hyvää keskustelua. On hyvä huomata, että ihmiset voivat kokea asioita eri tavoin. Jokainen osallistui itsearviointiin ja toi näkemyksensä esiin. Jotkut arviointialueet olivat vähän vieraampia ja siten vaikeampia ymmärtää niiden tarkoitusta, mutta kaikki kehittämistarpeet koottiin hyvässä yhteisymmärryksessä. Tilanne oli mielettömän rento ja nauroimme paljon. Luulen, että tämä lähensi meitä tiiminä. Itsearviointi oli niin laajalta alueelta, että yhteisiä päiviä olisi voinut olla kaksikin. Uskon, että seuraavalla kerralla on paljon helpompaa. Oli hienoa huomata, että koko palvelualue on tosissaan sen kanssa, että olemme olemassa asiakasta varten. Asiakas hyötyy, kun itse olemme varmempia toiminnoissamme ja tiedämme, missä olemme vahvoja. Kun tiedämme kehittämiskohteemme, voimme yhdessä asiakkaan kanssa kehittää toimintaa. Itsearvioinnin avulla organisaatio tunnistaa omat vahvuutensa ja kehittämisalueensa. Vahvuudet ovat organi- tiedottaa 2 2013 3
Palautekysely sähköisestä Tilinpäätös 2012 -työtilasta Helsingin kaupungin vuoden 2012 tilinpäätöksen laadinnassa hyödynnettiin sähköistä Helmi-intra -työtilaa varsin laajasti. Tilinpäätös 2012 -työtilaa käytettiin muun muassa aineiston koonnissa, yhdistelyssä sekä oikoluvussa. Myös tilintarkastajat ja aineiston taittajat olivat työtilan käyttäjiä. Huhtikuussa 2013 Talpan kirjanpito ja maksuliikenneosasto selvitti Tilinpäätös 2012 -työtilan käyttäjien mielipiteitä ja kehitysideoita erillisellä palautekyselyllä. Palautekyselyyn vastasi 35 henkilöä. Kyselyn tulokset olivat erittäin myönteiset. Tilinpäätös-työtilan käyttöä tilinpäätöksen laadinnassa pidettiin hyödyllisenä sekä nykyaikaisena ratkaisuna. Yksikään vastaajista ei halunnut palata entiseen käytäntöön. Näin ollen voidaan sanoa, että tilinpäätöksissä työtila on tullut jäädäkseen. Avoimista vastauksista ilmeni, että työtilan rakennetta pidettiin toimivana. Käyttäjien mukaan aineisto löytyi työtilasta vaivattomasti ja asiakirjat oli nimetty ohjeistuksen mukaisesti. Työtilan käyttäjät arvostivat myös työtilaan tallennettuja valmiita ilmoituspohjia. Työtilaan kirjautumisessa oli ongelmia varsinkin tilinpäätösprosessin loppuvaiheessa. Palautekyselyn pohjalta työtilaa kehitetään entistä käyttäjäystävällisemmäksi. Talousarvion toteutumista koskevat ilmoituspohjat eli tilinpäätöstekstit sekä tunnuslukutaulukot uudistetaan tilinpäätöstä 2013 varten. Virastojen ja liikelaitosten tilinpäätösyhteyshenkilöiden lukuoikeuksia laajennetaan todennäköisesti ainakin Toteumataulukot- ja Talousarvion toteutuminen -sivustoille. Välitilinpäätös 2013 -työtilasta saadut kokemukset vaikuttavat siihen, millaisia muutoksia työtilan käyttöoikeuksiin päätetään tehdä tilinpäätöksessä 2013. Kiinnitämme huomiota myös ohjeistukseen sekä työtilan tekniseen käyttövarmuuteen. Hanna Kuittinen suunnittelija Tilinpäätös-työtila sai seuraavat arvosanat (5 = erinomainen, 1 = heikko) tiedottaa 2 2013 4
Kaupungin välitilinpäätös laaditaan ensimmäistä kertaa Helsingin kaupunki on päättänyt tehdä välitilinpäätöksen. Tilinpäätös tehdään 30.6.2013 tilanteesta ja nyt ensimmäistä kertaa. Tavoitteena on nopeuttaa varsinaisen tilinpäätöksen laadintaa sekä tehostaa talousarvioseurantaa. Välitilinpäätöksessä taseet ja tuloslaskelmat raportoidaan ensi kertaa uudesta laskentajärjestelmästä Laskesta. Myös Heta on käytössä normaalisti. Talpan kirjanpito- ja maksuliikenneosaston palvelupäällikkö Niina Vasarainen: Välitilinpäätöksen toteutus aikataulussa edellyttää, että hallintokunnat huolehtivat nyt laskutuksestaan siten, että tammi-kesäkuun myynnit saadaan kirjattua ao. kaudelle. Sama koskee kauden ostolaskujen tarkastusta ja hyväksyntää. Lisäksi merkittävimmät jaksotukset tehdään hallintokunnittain. Talpan asiakaspäivässä esitetty kuukausittainen työnjako (Taloushallinto, ppt)! Talpan ja asiakkaan välillä takaa sen, että välitilinpäätösprosessi saadaan suunnitellussa aikataulussa läpi, toteaa Niina Vasarainen. Tarvittaessa työnjakoa tarkennetaan vielä syksyllä, kun on saatu kokemukset ensimmäisen välitilinpäätöksen laadinnasta. Välitilinpäätökseen liittyvät ohjeet, yhteyshenkilöt ja aikataulut löytyvät Helmi-intran työtilasta, johon on hallintokunnittain myönnetty tallennusoikeudet tilinpäätöksen laadinnasta vastaaville. tiedottaa 2 2013 5
Opinnoista uutta näkökulmaa työhön Osastoltamme yhteensä kymmenen työntekijää lähti keväällä 2012 mukaan suorittamaan ammattitutkintoa työn ohessa oppisopimuskoulutuksena. Tutkintotodistuksen saamme näyttökokeen hyväksytyn suorituksen jälkeen. Kaikki mukaan lähteneet suorittivat opintonsa loppuun. Nimenomaan palkkahallinnolle suunniteltu koulutus järjestettiin yhteistyössä Helsingin kaupungin oppisopimustoimiston ja Markkinointi-Instituutin kanssa. Talpan lisäksi opiskelijoita oli Starasta ja Palmiasta. Vaikka opiskelu ajoittain tuntui rankalta, oli se ehdottomasti sen arvoista. Sekä yhdeksän lähiopetuspäivää, että omalla ajalla tehdyt tehtävät toivat rutkasti lisää palkanlaskennan osaamista. Opettajalla oli pitkä kokemus kunnallisen puolen palkka- ja henkilöstöhallinnosta. Hän antoi konkreettisia eväitä esimerkiksi lainsäädännön tulkintaan. Opiskelun parasta antia oli ehdottomasti opintojen suora kytkös omaan, jokapäiväiseen työhön. Näkökulma tiettyihin asioihin avartui ja toisaalta olemassa oleva ammatti-identiteetti sai vahvistusta. Tehtävät ja niistä saatu palaute kertoivat, että Helsingin kaupungin palkanlaskenta on osaavissa käsissä! Timo Kauppila Palveluvastaava Heidi Pasanen ja palkkasihteeri Mikko Lehtonen palkanlaskentaosastolta suorittivat työn ohessa taloushallinnon ammattitutkinnon. Heidin ja Mikon haastattelujen lisäksi mielenkiintoisia esittelyjä talpalaisista löytyy Talpan henkilöstöraportista 2012. Myös viime vuoden toimintakertomus löytyy Talpan internet-sivuilta. n www.hel.fi/talpa > Talpan esittely tiedottaa 2 2013 6
Lähes 100 talous- ja palkanlaskennan ammattilaista koolla Talpassa Talpa järjesti asiakasvirastojen ja -liikelaitosten yhteistyökumppaneille ajankohtaistilaisuuden 21.5.2013. Toimitusjohtaja Tuula Jäppinen kertoi tänä vuonna ensimmäistä kertaa toteutuvasta, todellisten suoritemäärien perusteella tehtävästä laskutuksesta. Talpan asiakasvirasto voi uudistuneen palveluraportoinnin avulla seurata, onko vuoden lopulla tulossa lisäveloitusta vai hyvitystä. Talpan tavoitteena on vuonna 2014 entistä paremmin kohdistaa kustannukset asiakkaille ja tuotteille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Näin ylimääräiset tai prosessivirheistä johtuvat työt eivät rasita normaalihintoja. Haluamme saada lisää näkyvyyttä sille työlle, jota Talpassa tehdään. Tämä on mahdollista tehokkaalla ja tähän suunnitellulla työajanseurannalla. Tuula Jäppinen kertoi, että toteutuneeseen työaikaan perustuva laskutus vaikuttaa etenkin kirjanpito-, maksuliikenne- ja laskutuspalveluiden hinnoitteluun. Esimerkiksi entinen manuaalilaskutus ja normaalin laskutuksen ulkopuoliset työt laskutetaan toteutuneen työajan mukaan, samoin ns. manuaalimuistioiden käsittely. Kaiken tavoitteena on vähentää prosessipoikkeamia ja tietenkin nostaa laatua yhdessä asiakkaan kanssa totesi Tuula Jäppinen. Työajanseurannasta kerrotaan lisää syksyn asiakastiedotteessa. Asiakastilaisuuden materiaali on koottu Helmiintraan > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Ajankohtaista Yksittäisiin esityksiin pääsee myös alla olevan tilaisuuden ohjelman kautta. Talous- ja palkkahallinnon ajankohtaistilaisuus 21.5.2013, ohjelma Yhteinen tilaisuus auditoriossa (ppt) n Toimitusjohtaja Tuula Jäppinen n Tietohallintopäällikkö Lauri Mattila: Kaupunkiyhteiset järjestelmät ja käyttöoikeuksien myöntäminen n Palvelupäällikköjen ajankohtaiskatsaukset Taloushallinto (ppt) n Kirjanpito ja maksuliikenne n Välitilinpäätös, toteutuksen laajuus ja käytännön tehtävät virastojen kannalta n Asiakkaan ja Talpan välinen työnjako kauden vaihteessa n Tase-erittelyiden laadinta n Laskutus n Suoraveloitukset ja suoramaksu (pdf) n Perinnän tilanne n Luottotappiokirjaukset 2013 n Ostolaskut n Hankinnasta maksuun -toimintaohje käytännön ohjeistusta prosessin hallintaan Yhteistyö ja rajapinnat HR-neuvonnan käynnistyessä n Talpan palkanlaskenta (ppt) n Tiimipäällikkö Inkeri Rehtilä, Heke (pdf) tiedottaa 2 2013 7
Lisälaskua tulossa? Talpan laskutus tapahtuu vuonna 2013 pääsääntöisesti suoriteperusteisesti. Asiakkaita laskutetaan vuoden aikana palvelusopimuksessa arvioitujen suoritemäärien mukaan. Suoritemääriin perustuva laskutus oikaistaan vuoden lopussa toteutuneiden suoritemäärien mukaiseksi. Suoritemäärien lisäksi palvelusopimuksissa on tuotteena myös työtunteihin perustuvia tehtäviä, jotka laskutetaan kuukausittain toteutuneiden tuntimäärien mukaan. Asiakkailla on myös mahdollisuus tilata Talpalta ns. sopimuksen ulkopuolista työtä, josta sovitaan aina etukäteen. Sopimusten ulkopuolinen työ laskutetaan neljännesvuosittain. Sopimusten ulkopuolista työtä ovat myös ns. prosessivirheet, idoc-korjaukset yms. ylimääräinen työ, joka aiheutuu siitä, ettei sopimuksen mukaiseen prosessiin ole päästy. Sopimusten ulkopuolisten töiden (sis. prosessivirheet) laskutuksella pyritään Talpan palvelukustannusten mahdollisimman oikeudenmukaiseen kohdentamiseen asiakkaille aiheuttamisperiaatteen mukaan sekä peruspalvelujen hintojen alentamiseen. Päivi Turpeinen hallintopäällikkö Onko vuodenvaihteen tasauslaskulla odotettavissa hyvitystä vai lisäveloitusta? Uudistettu palveluraportti julkaistu Talpan asiakasvirastot ovat vuodesta 2010 saakka voineet seurata palvelujensa toteutuneita lukumääriä sekä palvelujen tunnuslukuja kuukausittaisella raportoinnilla. Nyt raportointi on uudistettu ja asiakas voi entistä eritellymmin seurata Talpalta ostamiensa palvelujen määriä. Uudistustyön takia vuoden 2013 ensimmäinen raportti julkaistiin vasta toukokuussa. Raportille on pyritty saamaan kaikki suoriteperusteiseen hinnoitteluun kuuluvat tuotteet sekä palvelusopimuksen mukainen tuntiperusteisesti veloitettava työ. Näiden lisäksi on haettu raportointikohteita, jotka kuvaisivat mahdollisimman hyvin prosessien sujuvuutta. Työtuntien seuraamiseen ja kohdentumiseen Talpassa on käytössä Time Flies -työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla jokainen talpalainen voi helposti kohdistaa työnsä oikealle asiakkaalle ja prosessille. Time Flies -seurannasta kerrotaan lisää syksyn asiakastiedotteessa. Laskutetut suoritemäärät näkyvllä Uudistuneella palveluraportilla on entiseen tapaan kumulatiiviset toteumat kuluvalta vuodelta, vertailu edelliseen vuoteen sekä muutosprosentti. Näiden lisäksi on uusi seurattava kohde: laskutettu suoritemäärä. Tämä sarake ilmoittaa palvelusopimuksen mukaisesti laskutetut suoritteet. Ko. luku on laskettu jakamalla sopimuksen mukainen vuotuinen suoritemäärä kahdellatoista ja kertomalla se raportointikuukausien määrällä. Seuraamalla laskutettuja ja toteutuneita suoritemääriä asiakkaalla on mahdollisuus ennakoida koko vuoden tasauslaskua tai mahdollista hyvitystä. Vertailussa on syytä muistaa mahdollinen vuotuinen kausivaihtelu. Suoritteiden aktiivinen seuranta ja analysointi tarjoavat asiakkaille hyvän mahdollisuuden prosessien sujuvuuden tarkasteluun sekä oman toiminnan että Talpa-yhteistyön kehittämiseen. Raportin suoritemäärät ilmoitetaan suoriteperusteisesti (tallennuspäivän mukaan), joten Lasken ongelmien takia osa viime vuoden vertailuluvuista on huomattavasti tätä vuotta pienempiä. Mikäli huomaat virheitä raportissa tai Sinulla on kehitysideoita, niin lähetä palautetta osoitteeseen: talpa. asiakkuudenhallinta@hel.fi. Toivomme, että uudistunut raporttimme palvelee mahdollisimman hyvin kaikkia Talpan asiakkaita ja pystymme jatkossakin kehittämään raportointiamme yhdessä asiakkaittemme kanssa. Janne Hänninen tekninen asiantuntija tiedottaa 2 2013 8
Maksumuistutuksia satelee Talpan edellisessä asiakastiedotteessa kerrottiin Lasken perintätoiminnallisuuksiin liittyvistä ongelmista. Vaikka tiettyjä järjestelmähaasteita on edelleen, on maksumuistutuksia päästy alkukesällä lähettämään. Vuoden 2012 avoimista laskuista pyritään lähettämään maksumuistutukset kesäkuun loppuun mennessä. Tähän mennessä maksumuistutuksia on lähetetty seuraavasti: n Tammikuu 10 kpl n Helmikuu 465 kpl n Maaliskuu 17 kpl n Huhtikuu 2 866 kpl n Toukokuu 7 614 kpl Kesäkuun ensimmäisen viikon aikana olemme onnistuneet lähettämään noin 20 000 maksumuistutusta. Perintäajo I on nyt saatu toimimaan ja tavoitteemme on lähettää päivittäin noin 5 000 maksumuistutusta. Laskutusosaston puhelimet soivat luonnollisesti lähes koko ajan. Viime vuoden viivästyneen laskun voi maksaa ilman kuluja Maksumuistutuksia lähetetään nyt Palmian ja terveyskeskuksen saatavista. Muiden virastojen osalta maksumuistutukset vuoden 2012 saatavista on pääosin jo lähetetty. Poikkeuksena laskut, joista asiakas on maksanut osan sekä suoraveloitusasiakkaiden laskut. Näiden osaltakin maksumuistutukset saataneen lähetettyä kesäkuun aikana. Vuoden 2012 maksumuistutuksissa on erillinen saatekirje, jossa todetaan, että viivästyneen laskun maksamisesta ei peritä viivästyskorkoa eikä perintäpalkkiota, mikäli laskun maksaa eräpäivään mennessä. Mikäli perintää joudutaan jatkamaan perintätoimistossa tai oikeuspalveluissa, viivästyskorot ja perintäpalkkiot veloitetaan normaaliin tapaan. Mikäli maksumuistutus on asiakkaan mielestä aiheeton, häntä pyydetään ilmoittamaan laskutusosastolle seuraavat tiedot: n Päivämäärä, jolloin lasku on maksettu n Kaupungin pankkitili, jolle lasku on maksettu n Maksun yhteydessä käytetty viitenumero Tiedot tulee toimittaa kirjallisesti, mieluiten sähköpostiosoitteeseen talpa. suoritukset(at)hel.fi. Vuoden 2013 laskujen osalta maksumuistutusten lähettäminen on tarkoitus aloittaa heinäkuun jälkimmäisellä puoliskolla. Heinäkuussa jatkamme myös perintätoimeksiantojen toimittamista perintätoimisto Lindorffille. Toistaiseksi perintätoimiston perittäväksi on lähetetty vain 183 laskua vuodelta 2012. Elina Tirkkonen Laskutusosaston palvelupäällikkö tiedottaa 2 2013 9
Hankintahetkestä sujuvasti maksuun Helsingin kaupungilla hankinnasta maksuun -prosessiin osallistuu tuhansia ihmistä. Jo BIP-järjestelmän käyttäjiä on Helsingin kaupungilla lähes 7 000. Taloushallinnon ja hankinnan ammattilaisten lisäksi kaikki kaupungin työntekijät, joiden työnkuvaan kuuluu edes satunnaisesti tilausten tekeminen ja/tai vastaanottaminen, sopimusten tekeminen, laskun pyytäminen toimittajalta, maksettavien laskujen tarkastus tai hyväksyminen yms. tehtävät. Taloushallintopalvelun ostolaskuosaston tekemä toimintaohje palvelee kaikkia hankinnasta maksuun -prosessiin osallistuvia. Se täydentää rahoitusjohtajan päätöksellä 184 12.10.2012 annettuja ohjeita ostolaskujen tarkastuksesta ja hyväksymisestä. Rahoitusjohtajan ohje antaa yleiset puitteet ostolaskujen tarkastamiselle ja hyväksymiselle. Ohjeessa on tarkoituksenmukaisuuden näkökulma, jonka tavoitteena on toimivat ja turvalliset käytännöt. Sisäisen valvonnan ja toimivien kontrollien näkökulma on korostetusti esillä. Ohjeessa annetaan taloushallintopalvelulle tehtäväksi tarvittaessa ohjeistaa asiakasvirastojaan ja -liikelaitoksiaan lisää. Nyt julkaistava toimintaohje on rahoitusjohtajan antamassa ohjeessa tarkoitettu lisäohje. Miten toimin prosessin eri vaiheissa? Taloushallintopalvelun toimintaohje antaa yksityiskohtaisia ohjeita siitä, miten prosessin eri vaiheissa toimitaan. Toisaalta ohjeet on pyritty tekemään käytännönläheisiksi siten, että niistä olisi konkreettista hyötyä prosessin hallinnan ja sujuvuuden kannalta. Ajatuksena on ollut, että kokeneetkin käyttäjät voisivat hyödyntää ohjeita tarvittaessa muistin tukena eri tilanteissa. Lisäksi virastot ja liikelaitokset voivat käyttää ohjeita omassa koulutuksessaan ja perehdytyksessään Tarkoituksena on päivittää ohjetta tarvittaessa. Ohjeen kehittämiseksi on lähetetty myös kysely asiakasvirastojen ja liikelaitosten yhteyshenkilöille. Harri Numminen Ostolaskuosaston palvelupäällikkö Avuksi perehdytykseen, tueksi itseopiskeluun Hankinnasta maksuun -toimintaohjeet löytyvät Helmestä, Talpa, Ostolaskupalvelut, Toimintaohje. Itseopiskelussa hyvänä tukena toimivat myös video-ohjeet, jotka avautuvat BIP ThinClientin vasemman laidan Miten Video -painikkeesta. Hankinnasta maksuun -toimintaohjeen asiakokonaisuudet n Hankinnasta maksuun -prosessin yleiset periaatteet n Talpan tehtävät Viraston tai liikelaitoksen tehtävät n Hankinnan valmistelu n Toimeksiantosopimukset ja palkkiot n Hankintaehdotuksen tekeminen n Hankintojen valvonta n Tilauksen tekeminen n Tilauksen hyväksyminen n Tilauksen vastaanotto n Tilausten ja laskujen tiliöinneistä n Laskun saapuminen n Laskun tarkastaminen ja hyväksyminen n Ohjeet laskun tarkastajalle n Ohjeet laskun hyväksyjälle n Sopimukseen perustuvat toistuvaislaskut n CM-sopimuksia n CM-sopimuksen hyväksyminen n Muut sopimukseen perustuvat laskut n Oikaisut, eli muistiotositteet n Erikoistapaukset ja poikkeukset n Maksuosoitukset n Ulkomaanmaksut n Koulutuspäätökseen perustuvat laskut n Äkilliset pienostot käteisellä n Talpan tekemät tase-tiliöinnit n Talpan ostolaskuosaston yhteystiedot n Sanasto tiedottaa 2 2013 10
Tapio Korhosesta kanslianeuvos Tasavallan Presidentti on myöntänyt 24.5.2013 Helsingin kaupungin rahoitusjohtajalle, oikeustieteen kandidaatti ja ekonomi Tapio Korhoselle kanslianeuvoksen arvonimen. Tapio Korhonen on Talpan johtokunnan puheenjohtaja. Tapio Korhonen on tehnyt pitkän uran Helsingin kaupungilla. Hän tuli kaupungin palvelukseen tutkimussihteeriksi vuonna 1976 ja sen jälkeen hän on työskennellyt rahoitussihteerinä, johtavana suunnittelijana, rahoituspäällikkönä ja vuodesta 1991 lähtien kaupungin rahoitusjohtajana. Helsingin kaupungin keskushallinnon kolme virastoa eli hallintokeskus, henkilöstökeskus sekä talous- ja suunnittelukeskus yhdistetään 1.1.2014 aloittavaan kaupunginkansliaan. Tällöin Tapio Korhosesta tulee kaupunginkanslian johtaja, kansliapäällikkö. Talpan johtokunnan päätösasiakirjat: Talpan internet-sivuilla, www.hel.fi/talpa > Päätöksenteko Maksuliikenne tiedottaa Palvelukassa-toiminnot siirtyivät CPU:lle Baswaren Palvelukassa -liiketoiminta on myyty suomalaiselle Computer Program Unit (CPU) Oy:lle. Ohjelmiston käyttö jatkuu normaalisti, mutta tukitoiminnot ohjataan heti CPU:n asiakastukeen. CPU:n tiedotteesta Kaupalla ei ole välitöntä vaikutusta asiakkaalla käytössä olevaan Palvelukassa-tuotteeseen eikä palveluihin. Asiakkaat saavat jatkossa entistä kattavampia kassapalvelutoimintaansa liittyviä palveluita, joita CPU aktiivisesti kehittää. Palvelukassan osalta Basware ja CPU auttavat asiakasta yhteystyössä siirtymävaiheen ajan, kuitenkin niin, että Palvelukassan tukipyynnöt ohjataan heti CPU:n asiakastukeen. CPU toivottaa kaikki tukipyynnöt ja yhteydenotot tervetulleiksi. n Sähköposti: asiakastuki@cpu.fi n Helpdesk arkisin 8 17, puh. 010 841 9033 n Tukipyynnöt otetaan vastaan CPU:n asiakastuessa. Lisäksi siirtymäaikana, joka kestää vuoden 2013 loppuun, Basware tukee tarvittaessa CPU:n asiakastukea. Rakennusalan verovalvontaa tehostetaan Verotusmenettelylakiin lisätään rakennusalan verovalvontaa tehostavat säännökset rakennustyömailla noudatettavasta työntekijöitä ja rakennusurakoita koskevasta kuukausittaisesta ilmoittamismenettelystä. Muutoksia tehtiin myös työturvallisuuslakiin. Uudet säännökset tulevat voimaan 1.7.2014 ja ensimmäisen kerran laissa edellytetyt tiedot annetaan Verohallinnolle syyskuussa 2014. Rakentamispalvelujen tilaajan on muutosten voimaantulon jälkeen toimitettava Verohallinnolle verovalvontaa varten tarpeelliset tiedot niistä yrityksistä, jotka suorittavat tilaajalle arvonlisäverolaissa tarkoitettua rakentamispalvelua taikka rakennustelineiden pystytys- tai purkutyötä tai jotka vuokraavat tilaajalle työvoimaa edellä mainittuihin tarkoituksiin, samoin kuin tiedot tilaajan näille yrityksille maksamista vastikkeista. Urakkatietojen lisäksi kaikista yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä henkilöistä annetaan tiedot työsuhteen laadusta tai työnantajasta riippumatta. Tiedonantovelvollisuus koskee myös itsenäisiä ammatinharjoittajia. Työntekijätiedot annetaan työmaittain pääurakoitsijan tai muun päätoteuttajan kautta. Kukin yritys ilmoittaa omat työntekijänsä työmaan pääurakoitsijalle tai päätoteuttajalle, joka toimittaa tiedot keskitetysti kuukausittain Verohallinnolle. Huomattava on, että mikäli pääurakoitsijaa tai päätoteuttajaa ei ole nimetty, ilmoitusvelvollisuus on rakennuttajalla. Lisäksi rakennuttajalla on tiedonantovelvollisuus rakennuttajan käyttämän pääurakoitsijan osalta. Raportointivelvollisuus tulee lisäämään rakentamispalvelujen ostajien raportointivelvoitteita ja edellyttää esimerkiksi ostettujen palvelujen tarkkaa määrittelyä. Johanna Holkeri-Kauppila kaupunginasiamies, hallintokeskus n Verohallinnon tiedote tiedottaa 2 2013 11
Loma-aika lähenee Sähköistä palkkakuittia voi tarkastella missä vain, milloin vain Ohje palkkalaskelman hakemiseen verkkopankista Kirjaudu ensin verkkopankkiisi omilla henkilökohtaisilla tunnuksillasi ja jatka näin: n Nordea: Tilit > Verkkopalkka > Siirry palveluun CGI (Logica ) n Danske Bank: Sopimukset ja arkisto > Avaa verkkopalkka > Valitse CGI (Logica) n OP-ryhmä: Omat tilit ja maksut >Tilit > Palkkatiedot > Valitse toimittaja CGI (Logica ) n Säästöpankkiryhmä, esim. Aktia, Nooa: Lisäpalvelut > Verkkopalkka > Valitse toimittaja CGI (Logica) n Handelsbanken: Lisäpalvelut > Verkkopalkka > Valitse toimittaja CGI (Logica) n Tapiola: Tilit ja kortit > E-palkka > CGI:n (Logican) verkkopalkka, Siirry palveluun n Ålandsbanken: Tilit ja kortit > Palkkalaskelma > Valitse CGI (Logica) n S-Pankki: Tilit > Verkkopalkka > Operaattori CGI (Logica) > katso palkkalaskelma Kun kirjaudut verkkopalveluun ensimmäisen kerran, huomioi mahdollinen ponnahdusikkunan salliminen sivun yläpalkissa. Lisätietoja verkkopalkasta saat omalta palkanlaskijaltasi tai taloushallintopalvelun palvelunumerosta 09 310 64676 arkisin klo 9 11 ja 13 15. Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa Verkkopalkkalaskelman toimittajan nimi on muuttunut ja on nyt CGI. Pankit päivittävät verkkopankkeihin verkkopalkkalinkin nimen. Jokaisella pankilla on oma päivitysrytminsä, joten linkin nimen muutos tapahtuu pankeissa hieman eri tahtiin. Toistaiseksi teksti on muodossa: CGI (Logica on nyt CGI). n Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut > Verkkopalkka Hyvää kesää! tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa 2 2013 12