ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali (torstai 8.3. iltapäivä) (Siltavuorenranta 16) Hinta: Ilmoittautuminen: 485 euroa (+alv 23 %), sis. opetuksen, kurssimateriaalin, lounaat ja kahvit viimeistään 27.2.2012 Arkistolaitoksen kurssi-ilmoittautumisjärjestelmän kautta http://extranet.narc.fi/list.php?k_id=424 OHJELMA Maanantai 5.3.2012 9.00 9.15 Kurssin avaus ja kurssilaisten esittäytyminen Tutkija 9.15 9.30 Kahvi (Leijonaluola) Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perusteet Opetuksen tavoitteena on esittää asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät keskeiset käsitteet, ominaispiirteet ja toiminnot. Moduuli toimii johdantona seuraaville opetusjaksoille. Tarkastelunäkökulma on kokoava ja suuntaviivat tarjoava. Asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen kytkeytyvät erilaiset näkökulmat, velvoitteet ja roolit (lainsäädännöllinen toimintaympäristö, julkisuus, henkilötietojen käsittely, tietoturva jne.) käsitellään läpäisyperiaatteella niin, että seuraavilla jaksoilla niihin tarvitsee ainoastaan viitata ja pääpaino on asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelun ja käytännön keinojen konkretisoinnissa ja soveltamisessa. Opintojakson suorittanut tietää: - miten asiakirjatieto eroaa muusta tiedosta/informaatiosta - toimintaympäristöön vaikuttavan keskeisen lainsäädännön - arkistolaitoksen ja oman organisaation kannalta keskeiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, vastuut ja velvoitteet - hyvän tiedonhallintatavan tavoitteet, velvoitteet ja sisällön - asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistuksen - julkisuutta ja tietosuojaa koskevat tavoitteet ja velvoitteet - tietoturvan osa-alueet ja vaatimukset
9.30 11.15 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perusteet - arkistoalan osaaminen, työpaikat ja nimikkeet - asiakirjojen / asiakirjallisen tiedon luonne, merkitys ja elinkaari - asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käsitteet - arkistolaitoksen ja viranomaisten roolit, vastuut ja tehtävät - hyvä tiedonhallintatapa Kehittämispäällikkö Armi Helenius 11.15 12.15 Asiakirjojen julkisuus - julkisuuslainsäädännön keskeinen sisältö Kehittämispäällikkö Tomi Rasimus 12.15 13.15 Lounas (Cafe Hausen) 13.15 14.00 Tietosuoja - tietosuojalainsäädännön keskeinen sisältö Tomi Rasimus 14.00 14.15 Kahvi (Leijonaluola) 14.15 15.00 Tietoturvallisuus - tietoturvallisuuden tavoitteet - tietoturva-asetuksen keskeinen sisältö - osa-alueet ja vastuut - käytännön toimet tietoturvallisuuden varmistamiseksi Armi Helenius 15.00 16.00 Tutustuminen Kansallisarkistoon Tiistai 6.3.2012 Moduuli 2 Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen suunnittelu Opetuksen tavoitteena on osoittaa arkistonmuodostussuunnitelman ja muiden asiakirjallisen tiedon hallintavälineiden merkitys ja keskinäiset suhteet organisaation asiakirjahallinnossa. Moduulissa käydään yksityiskohtaisesti läpi arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältö ja sen laatimisvaiheet luentojen ja harjoitustehtävien avulla. Lisäksi moduulissa tutustutaan asiakirjallisten tietojen rekisteröintiin asiankäsittelyjärjestelmän avulla. Moduulin keskeisenä teemana on asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinta. Opintojakson suorittanut: - ymmärtää asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallintaan liittyvät vaatimukset ja vaiheet - tunnistaa asiakirjallisen tiedon hallintavälineet ja ymmärtää niiden keskinäiset suhteet
- ymmärtää arkistonmuodostussuunnitelman merkityksen ja tuntee sen tietosisällölle asetetut vaatimukset - tunnistaa toimintaprosessien ja asiakirjaprosessien kartoittamisen merkityksen - ymmärtää julkisuus- ja salassapitokysymykset sekä henkilötietoluonteen merkityksen arkistonmuodostussuunnitelman näkökulmasta - osaa yhteistyössä määritellä asiakirjallisten tietojen säilytysajat, säilytysjärjestyksen, säilytysmuodon ja säilytyspaikan - ymmärtää rekisteröinnin merkityksen asianhallinnassa - ymmärtää sähköisessä muodossa säilytettävään tietoon liittyvät erityiskysymykset 9.00 9.45 Asiakirjallisen tiedon hallintavälineet Kehittämispäällikkö 9.45 10.00 Kahvi 10.00 11.30 Arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi Organisaation tehtävien määrittely, tehtäviin liittyvät käsittelyprosessit ja asiakirjaprosessit 11.30 12.30 Lounas 12.30 14.00 Edellinen aihe jatkuu 14.00 14.15 Kahvi 14.15 16.00 Rekisteröinti Demoesitys Keskiviikko 7.3.2012 9.00 10.00 Julkisuus ja henkilötietoluonne Säilytysaikojen määrittely 10.00 10.15 Kahvi 10.15 11.45 Säilytysjärjestys Säilytysmuoto Vastuukysymykset Suojeluluokka Arkistotunnukset
11.45 12.45 Lounas 12.45 14.00 Asiakirjatietojen seulonta Kehittämispäällikkö Markku Leppänen 14.00 14.15 Kahvi 14.15 16.00 Edellinen aihe jatkuu Markku Leppänen Torstai 8.3.2012 Moduuli 3 Asiakirjojen säilyvyyden ja käyttöedellytysten turvaaminen Opetuksen tavoitteena on osoittaa pitkään ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen asianmukaisen säilyttämisen ja käsittelyn hyödyllisyys sekä arkistonmuodostajan toiminnan rationaalisuuden että asiakirjallisen kulttuuriperinnön näkökulmasta. Käsittelytapa on käytännönläheinen, havainnollistava ja käytännön esimerkkeihin pureutuva. Opetusjaksossa käydään läpi asiakirjojen säilyvyyden ja käytettävyyden passiivivaiheessa varmistavat toimenpiteet. Tällöin arkistonmuodostajan asiakirjat luetteloidaan ja sijoitetaan sekä tarvittaessa järjestetään ja kunnostetaan päätearkistoon systemaattisesti, jolloin tähän toimintaan kohdistetut resurssit ja siitä saatava hyöty ovat oikeassa suhteessa ja asiakirjojen löytäminen sekä käsittely (käyttö, seulominen, hävittäminen ja siirtäminen) sujuvat vaivattomasti. Tietyiltä osin opetusjaksossa viitataan asiakirjan elinkaaren aikaisempiin vaiheisiin liittyviin teemoihin silloin kun ne ovat suoraan sidoksissa säilyvyyteen tai käytettävyyteen (asiakirjamallien ja standardien huomioiminen asiakirjojen laadinnassa). Opetuksen peruslähtökohtana on kuitenkin edellisissä moduuleissa käsiteltyjen laajempien peruskäsitteiden ja määritelmien hallitseminen. Opintojakson suorittanut: - osaa ottaa asiakirjojen laadinnassa huomioon sitä koskevat ohjeet ja standardit sekä pysyvän säilyvyyden kriteerit - osaa sijoittaa ja luetteloida asiakirjat tehtäväpohjaisen arkistokaavan ja luetteloinnin periaatteiden mukaisesti - osaa suojustaa, koteloida ja nimiöidä asiakirjat niin, että niiden säilyvyys ja löydettävyys on turvattu - osaa säilyttää ja käsitellä asiakirjoja arkistoteknistä ja tietoturvaohjeistusta noudattaen - osaa hävittää asiakirjoja ympäristönsuojelun ja tietoturvallisuuden ja -suojan huomioon ottaen sekä laatia hävitysluettelon - osaa siirtää ja vastaanottaa asiakirjat luovutusta, siirtoja, säilytystä ja merkintää koskevia ohjeita noudattaen - osaa sijoittaa tai palauttaa epäjärjestykseen joutuneen aineiston alkuperäiseen järjestykseen - tunnistaa asiakirjojen kunnostustarpeet ja osaa ryhtyä asianmukaisiin toimiin
9.00 9.45 Analogisten asiakirjojen säilyvyyden edellytykset - säilytysmuodot ja tavat - arkistokelpoisuus Yksikön johtaja István Kecskeméti 9.45 10.00 Kahvi 10.00 10.45 Asiakirjojen sijoittaminen päätearkistoon ja käsittely - päätearkistotehtävät - asiakirjojen käsittely, suojelu ja hävittäminen Tutkija Marita Vallenius 10.45 11.30 Aineiston järjestäminen, kunnostaminen ja suojustaminen - kartoittaminen ja inventointi - taannehtiva seulonta - puhdistaminen ja kunnostaminen - suojustaminen ja nimiöinti Marita Vallenius 11.30 12.30 Lounas + siirtyminen Siltavuoren luentosaliin, Siltavuorenranta 16 12.30 13.30 Asiakirjojen luettelointi ja kuvailu Marita Vallenius 13.30 14.30 Arkistotilat - arkistotilavaatimukset - tutustuminen arkistotilaratkaisuihin (Siltavuoren toimipiste) Ylitarkastaja Niko Mäkinen 14.30 14.45 Kahvi 14.45 15.30 Asiakirjojen luovuttaminen arkistolaitokseen - arkistoluovutusten tarkoitus - luovutettavan aineiston rajaaminen - asiakirjojen valmistelu siirtoa varten - luovutusluettelon laatiminen - arkistosiirron toteutus Niko Mäkinen 15.30 15.45 Arkistoalan koulutusmahdollisuudet ja tutkinnot 15.45 16.00 Kurssin päättäminen