TOIMINTAOHJE LAUTAKUNTAPÄÄTÖSTEN ENNAKKOARVIOINNISTA versio 110613 Arvio ennakkoarvioinnin tarpeesta tehdään aina. Vastuu tarvearvioinnista on esittelijällä. Ennakkoarviointia ei tarvita: yksilöä koskeva asia, oikaisuvaatimukset, viranhaltijoiden nimeämiset ja tiedoksi merkittävät asiat. Ennakkoarviointi tulee tehdä silloin, kun päätöksellä on välittömiä ja/tai pitkän aikavälin vaikutuksia kuntalaisten hyvinvointiin ja terveyteen, eri ihmisryhmille, kaupungin eri alueille tai väestöryhmien välisiin terveyseroihin päätöksellä on välittömiä ja/tai pitkän aikavälin suoria vaikutuksia tai merkittäviä epäsuoria vaikutuksia yritystoimintaan (esim. palvelurakenteeseen, alueen vetovoimaisuuteen, yksittäisin yrityksiin ja/tai yritysilmapiiriin) tai päätös on toiminnallisesti tai taloudellisesti merkittävä tai kyseessä merkittävä muutos palveluissa tai uusi palveluiden järjestämistapa (esim. jos lautakunta päättää palvelua koskevasta suunnitelmasta). Ennakkoarvioinnin työlista: 1. Tunnista se, mistä asioista teet ennakkoarviointia. Valmistelun tukena toimivat toimialojen hallintopäälliköt sekä konsernihallinnossa Janne Hyvärinen ja terveyspalveluissa Marita Päivärinne. 2. Vaihtoehtojen kuvaaminen: Hanki tietoja esiteltävästä asiasta ja konsultoi asiantuntijoita eri toimialoilta. Kuvaa vaihtoehtoisia ratkaisuja (nykytilan lisäksi 1-3) esiteltävään asiaan. 3. Vaihtoehtojen tunnistaminen: Huomioi mahdolliset asiakkaiden eli kuntalaisten hyvinvoinnin, kunnan henkilökunnan ja osaamisen, palvelujen järjestämisen sekä talouden ja yrittäjyyden näkökulmasta. 4. Vertaile ja arvioi eri vaihtoehtoja: Kirjaa vaihtoehdot ja niiden taulukkoon ja liitä se päätösesityksen liitteeksi 5. Ennakkoarviointimallin kerääminen ja kehittäminen - Lähetä ennakkoarviointilomake myös yhdyshenkilölle (janne.hyvarinen@salo.fi) siinäkin tapauksessa, että ennakkoarviointi on päätetty jättää tekemättä. Arvioinnit tallennetaan Santraan ja tehtyjen arviointien määrää seurataan.
Asia: Turun kaupungin seutuhankintasopimus ja siihen liittyminen Toimielin: kaupunginhallitus, kokous xx 3.6.2019 (Aikaisemmat käsittelyt: /., /. ) Valmistelija(t): hankintapäällikkö Päivi Kohvakka, kirjastopalvelupäällikkö Jaakko Lind Esittelijä: Ennakkoarvioinnin tarpeen arviointi ja otakantaa.fi- sivuston käyttö Ennakkoarviointi tarvitaan à vaihtoehtotarkastelu päätösesityksen liitteeksi / oheismateriaaliin Ennakkoarviointia ei tarvita Otakantaa.fi sivuston käyttäminen Nykytila Vaihtoehto 1 Vaihtoehto 2 Yhteishankinnoista tehdään tapauskohtaisia erillissitoumuksia. Seutuhankintasopimukse en liittyminen Jäädään seutuhankintasopimuk sen ulkopuolelle asiakkaisiin eri asukasryhmiin - sukupuoli (Suvaus) ikä, Kirjastopalvelujen osalta palvelu toimii hyvin ja asiakkaat saavat palvelua, esim. kirja-aineisto on laajasti ja nopeasti saatavilla. Yhteishankinnoista tehdään Kirjastopalveluiden osalta palvelu toimisi kuten tähänkin asti. Kirjaaineiston saatavuus ja laatu turvataan. Sopimukseen liittyminen tuo toiminnalle Kirjastoapalvelujen osalta palvelu huonontuu asiakkaalle, jos jäädään sopimuksen ulkopuolelle. Prosessit eivät ole sujuvia.
asuinpaikka, kulttuuritausta, ml. maahanmuuttajat - terveys ja elinolosuhteet sekä elintavat - palvelujen tasapuolinen saatavuus palvelujen järjestämiseen - Palveluverkkoa koskevat asiat - Palvelujen tuotantotavat Taloudelliset kokonaistaloudellinen arviointi suorat ja epäsuorat tapauskohtaisia erillissitoumuksia. Kirjastopalvelut ei ole osallistunut kaikkiin kilpailutuksiin, joihin useimmat Vaski-kunnat ovat osallistuneet. Joissain tilanteissa mukanaolosta olisi ollut hyötyä. Palveluverkko on nykyisen kaltainen. Erillissitoumusten hinta noin 3.000 4.000 euroa / kpl. Mikäli ollaan oltu mukana yhteiskilpailutuksissa, on saatu niistä hyöty. ennustettavuutta ja varmuutta. Sopimus hyödyttää myös muita palvelualueita, mikäli yhteishankinnoissa tulee palvelualueille tarkoituksenmukaisia ja sopivia kilpailutuksia. Kirjaston palveluverkko on nykyisen kaltainen. Saattaa tukea nykyisen palveluverkon säilymistä, jos seutusopimuksen piirissä on kilpailutus, joka tuo etuja. Sopimusmaksu on 19.845 euroa. Yhteisistä kilpailutuksista saatavat hyödyt ja edut ovat todennäköisesti kymmeniä tuhansia euroja kirjaston Aineistokuljetukset ja niiden hallinta siirtyy Salolle. Kuljetukset voivat vähentyä ja vaikeutua Salon ja muiden Vaski-kirjastojen välillä. Asiakastyytyväisyys voi kärsiä. Muilla palvelualueilla ei erityisiä vaikutuksia asiakkaille. Yhteishankintojen edut eivät saatavilla. Kirjastopalvelujen osalta joudutaan kilpailuttamaan kuljetukset kaikkien Vaski-kuntien kanssa. Palveluprosessi hankaloituu ja kuljetusjärjestelyt menevät uusiksi. Kokonaiskustannukset nousevat. Muilta osin palveluverkkoon ei erityisiä vaikutuksia. Sopimusmaksua ei ole, mutta erikseen tehtävät kilpailutukset aiheuttavat todennäköisesti kustannusten nousua. Yhteiskilpailutusten
suhteessa strategiaan ja ohjelmiin - strategian toteutuminen - ohjelmien toteutuminen henkilöstöön ja/tai osaamiseen - henkilöstömääriin ja henkilöstön osaamiseen liittyvä asiat - henkilöstön tasaarvoon liittyvät asiat yritystoimintaan Yrityksiin kohdistuvat - kaavoitus, hankinnat, palvelujen strategiaan tai ohjelmiin. Henkilöstön määrä ja osaaminen nykytasolla. Palvelualueet ja hankintapalvelut toteuttavat yhteistyössä hankintoja. Henkilöstön osaaminen keskittyy perustehtävään ja välillä hankintoihin. Yritykset voivat osallistua sekä kaupungin hankintoihin että Turun seudun yhteishankintoihin. Kirjastopalvelujen (Vasken) yhteisissä hankinnoissa ei ole ollut erityistä paikallista hankinnoissa. Etu voi kasvaa, jos on muita hankintoja, joissa seutuhankinnasta on hyötyä. strategiaan. Voi vaikuttaa tulevan hankintapoliittisen ohjelman tavoitteisiin yhteishankintojen osalta. henkilöstömääriin tai osaamiseen. Yhteiskilpailutuksiin osallistuminen vähentää henkilöstön työtä niin tuotettavien palvelujen kuin hankintojenkin osalta. Palvelualueilla voidaan keskittyä perustehtävään ja kaupungin kannalta olennaisiin hankintoihin. Yhteishankintoihin liittyminen voi tuoda paikallisille yrityksille uusia mahdollisuuksia osallistua laajempiin hankintoihin. Kaupungin hankinnoissa voidaan keskittyä hyötyä ei tule. Lisäksi kilpailutukeset aiheuttavat lisätyötä hankintapalveluille, mikä lisää välillisiä lisäkustannuksia. strategiaan tai ohjelmiin. Vaikuttaa ja lisää sekä hankintapalvelujen ja palvelualueiden työtä, vähintään kirjastopalvelujen osalta. Hankintojen suunnittelu ja kilpailutukset tulevat kaupungin tehtäväksi. Yritykset voivat osallistua sekä kaupungin hankintoihin että Turun seudun yhteishankintoihin. Kaupunki kilpailuttaa yksin hankinnat, ja
tuottaminen vaikuttavuutta (kirjastojärjestelmä, AVaineisto, kirja-aineisto). paikallisesti vaikuttaviin hankintoihin. Joissain tapauksissa hankintakokonaisuuksista voi tulla liian suuria kokonaisuuksia pienemmille yrityksille. Tieto seutuhankintasopimuksen puitteissa tehtävistä kilpailutuksista tulee myös Saloon, jolloin voidaan tarvittaessa tiedottamalla niistä luoda uusia tarjoamismahdollisuuksia salolaisille yrityksille. joistain voi tulla epätarkoituksenmukaisia kokonaisuuksia (esim. aineistokuljetukset). Tämä voi vaikuttaa saatujen tarjousten määrään ja hintoihin. Kirjaston järjestelmä- ja aineistohankinnoissa menetetään kilpailutuksen yhteishyöty.