Tarkastuslautakunta 24 05.05.2015 2013-2016 Kaupunginhallitus 194 01.06.2015 Kaupunginhallitus 280 06.10.2015 Tilinpäätös 2014 / Tilintarkastusmuistio / Hankintaohjeiden noudattaminen ja korjaustoimenpiteet 1952/02.06.01/2014 Tarkla 05.05.2015 24 Ehdotus Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunta kuulee tilintarkastajaa ja käsittelee tilintarkastusmuistiota vuodelta 2014. Päätös Tarkastuslautakunta saattaa 5.5.2015 päivätyn vuoden 2014 tilintarkastusmuistion kaupunginhallitukselle toimenpiteitä varten. Khall 01.06.2015 194 Valmistelija: talousjohtaja, puh. 020 638 2025. Tilintarkastusmuistio on liitteenä. Tilintarkastajan kanssa on kes kustel tu erikoissairaanhoidon menojen ennustettavuudesta ja niiden käy tös tä Vuonna 2014 olisi ollut valtuustossa lisämäärärahojen kä sitte ly vaikeaa, koska 3/4 kuukausiraportti oli kaupunginhallituksen käsit te lys sä marraskuun puolivälissä ja seuraava hallitus oli 1.12.2014, jolloin oli myös valtuuston kokous. Kaupunginvaltuustolle on valmisteltu tarkempi esitys erikoissairaanhoidon menojen ke hi tyk sestä ja syistä, kun valtuusto hyväksyessään tilinpäätöksen edellytti. Kaupungin hankintojen päätösten ja perusteluiden koordinaatio sel vite tään. Kyse on yksittäisistä pienistä hankinnoista ja toisaalta myös investointiohjeiden erilaisista tulkinnoista. Hankintatoimi sel vit tää koordinaation ja tarkistaa ohjeistusta siten, että myös näiden hankin to jen osalta osataan organisaatiossa toimia oikein. Tätä osin rapor toi daan kaupunginhallitukselle erikseen. Kaupunginhallitus seuraa laajaa sote ulkoistusta ja sopimusten valmis te lua tehostetusti, jotta mahdollisiin riskeihin pystytään va rau tumaan parhaalla mahdollisella tavalla. Ehdotus Kaupunginjohtaja:
Kaupunginhallitus päättää merkitä tiedokseen tilintarkastusmuistion ja velvoittaa hankintatoimen raportoimaan syyskuun loppuun mennes sä hankintatoimen ohjeistuksen korjaustoimenpiteistä. Päätös Ehdotus hyväksyttiin. Khall 06.10.2015 280 Valmistelija: kaupungin talous- ja suunnittelupäällikkö, puh. 040-5145 879. Tilintarkastusmuistiossaan kaupungin tilintarkastaja toteaa han kinnois ta ja niiden tarkastuksista mm. seuraavaa: "Kaupungin hankinnoista ei ole aina laadittu hankintapäätöstä hankin ta oh jeen mukaisesti, eikä tehdyistä suorahankinnoista käy ilmi kai kil ta osin, onko kilpailua ja markkinoilla olevaa tarjontaa selvitetty ja hyödynnetty. Toistuvien pienhankintojen volyymia ei ole kaikilta osin arvioitu siten, että ylittävätkö ne mahdollisesti hankintalain kynnys ar vot ja tulisiko ne näin ollen kilpailuttaa. Hankintalain nou dat tami seen ja hankintapäätösten perusteluihin tulee kiinnittää huo mio ta". Tarkastuksen kohteena on ollut yksi vuonna 2014 kilpailutettu in vestoin ti han ke sekä yhdyskuntatoimen palveluhankintoja. Selvitystä tehtäes sä on ollut käytettävissä tilintarkastajan antamat tar kas tus ra portit. Investointihanke Investointihankkeen rakentamista koskeva tarjouspyyntö liitteineen oli julkaistu sähköisessä Hilma-kanavassa asianmukaisesti. Hil ma-ilmoi tuk ses sa oli todettu hankinnassa noudatettavan avointa me net telyä ja että valintaperusteena käytetään halvinta hintaa. In ves toin tihank keen tarkastuksessa oli tullut ilmi, että itse tarjouspyynnössä ei ol lut ilmoitettu hankintamuotoa tai valintaperustetta. Tarkastuksen perusteella ei hankinnasta, laadituista sopimuksista ja hank keen laskutuksesta havaittu mitään muuta huomautettavaa. Selvitetyksi on tullut, että kilpailutettavan urakan hankintamuoto ja va lin ta pe rus te löytyvät tarjouspyynnön liitteenä olevasta urak ka oh jelmas ta. Tämä on ollut käytäntö ko. tulosalueen urak ka kil pai lu tuk sissa. Tässä ko. urakkakilpailutuksessa oli jäänyt urakan han kin ta muoto ja valintaperuste pois itse tarjouspyynnöstä. Tarjouspyynnössä tulee esittää selvyyden vuoksi aina myös han kinnan valintaperuste ja hankintamuoto, vaikka ne on esitetty tar jouspyyn nön liitteenä esim. urakkaohjelmassa tai tarjouslomakkeessa. Tä mä otetaan huomioon jatkossa urakka- ja muissa han kin ta kil pai lu-
tuksissa. Yhdyskuntatoimen palveluhankintojen tarkastus Tarkastus suoritettiin haastattelemalla yhdyskuntatoimen han kin noista päättäviä viranhaltijoita. Aineistotarkastus käsitti yh dys kun ta toimen palveluhankintoja ajalta 1.1.-31.10.2014. Kaikista tarkastelluista pienhankinnoista ei ollut laadittu han kin ta päätös tä, vaikka hankintaohje edellyttää hankintapäätöstä aina, kun han kin nan arvo on 2.000 euroa tai yli. Kaupungin hankintaohjeen mukaan pienhankinnoissa arvoltaan alle 2.000 euroa ei tarvitse tehdä varsinaista viranhaltijapäätöstä, mutta han kin ta on dokumentoitava kirjanpidon tositteen osaksi sisältäen han kin ta oh jees sa mainitut tiedot mm. kontaktipäivä ja hinta. Han kinta-ar vol taan 2.000-10.000 euron hankinnoista on tehtävä kirjallinen pää tös tai dokumentointi kuten alle 2.000 euron hankinnoissa. Hankin to ja tekeviä ohjeistetaan noudattamaan ja ottamaan huomioon kilpai lut ta mi ses sa ja päätöksenteossa hankintaohjeen määräykset. Hankintaohjeen mukaan myös suorissa ostoissa täytyy hyödyntää kil pai lua ja markkinoilla olevaa tarjontaa. Kolme tarkastelluista pal velu han kin nois ta oli tehty suorahankintana. Niiden osalta ei ollut kuiten kaan tehty ns. kevyttä tarjouskilpailua tai hintatiedustelua. Lisäksi kah des ta suorahankinnasta ei ollut tehty hankintapäätöstä. Suorahankinnassa hankintasopimus tehdään yhden toimittajan kans sa ilman tarjouskilpailua. Vähäinen pienhankinta voidaan tehdä suo ra os to na, mikäli kevyestäkin kilpailuttamisesta aiheutuvien työ- ja muiden kustannusten arvioidaan ylittävän saavutettavissa olevan hyö dyn. Tavara- ja palveluhankinnoissa sekä rakennusurakoissa al le 10.000 euron (alv 0 %) hankintoja voidaan hankintaohjeen mu kaan pitää vähäisenä pienhankintana. Myös suoraostolla saatava ajansääs tö tai pakottava kiire voi olla suorahankinnan perusteena. Hankintoja tekevien on otettava huomioon, mitä hankintaohjeissa on to det tu kilpailuttamisesta ja päätöksenteosta vähäisissä pien han kinnois sa ja suorissa pienostoissa. Suorahankinnoista on tehtävä selkeä dokumentointi tai kirjallinen päätös riippuen hankinnan arvosta ja todettava, millä perusteella suorahankinta on tehty. Toistuvien pienhankintojen volyymia ei ollut arvioitu siten, että ylit tä-
vät kö hankinnat yhteensä kynnysarvot ja olisiko ne mahdollisesti pitä nyt kilpailuttaa. Hankintapäätöksiä tekeviä viranhaltijoita on suullisesti ohjeistettu kiin nit tä mään tarkempaa huomiota hankintojen ennakoidun arvon mää rit tä mi seen ja toimimaan sitten hankintaohjeen ja hankintalain mu kai ses ti ja kilpailutettava hankinnat aina mahdollisissa kyn nys arvot ylittävissä tapauksissa. Palveluhankinnoissa voidaan tehdä vuosi han kin ta kil pai lu tuk sia tai toteuttaa hankinnat puitejärjestelyin, mikä mah dol lis taa hankintojen tekemisen joustavasti eri toimittajilta. Tarkastuksessa havaittiin, että kaikkia hankintoihin liittyviä so pi muksia ei ole arkistoitu kootusti yhteen paikkaan. Kaupungilla on eril li nen asianhallintajärjestelmä, jonka sopimusosioon sopimukset tulisi tallen taa, mutta sitä ei ole otettu täysin käyttöön. Asianhallintajärjestelmä Dynastyn sopimushallinnasta on tehty uusi tar ken net tu ohje. Tavoitteena, että kaikki kolmen (3) kuukauden mittai set ja sen ylittävät sopimukset ovat sopimushallinnassa. So pi mushal lin taan on luotu myös hälytysjärjestelmä päättyvistä so pi muk sis ta. Laajoja sopimuksia kuten tilapalveluiden, kaavoituksen ja kun nal listek nii kan sopimuksia ja urak ka-asia kir jo ja ei ole kuin osin vielä viety so pi mus hal lin taan. Par hail laan yh dys kun ta toi mes sa on käynnissä pro ses si tar kas te lun yh tey des sä selvitystä siitä, miten sopimuksia ja nii den liitteitä sekä mui ta sopimusseurannan asiakirjoja saadaan tarkoi tuk sen mu kai sel la tavalla siir re tyk si Dynastyn so pi mus hal lin taan. Muuta Jämsän kaupungin hankintaohje on hyväksytty 31.3.2014 kau pungin hal li tuk ses sa. Paraillaan on käynnissä hankintalain ko ko nais uudis tus. Uusi hankintalaki voimaan tullessaan voi vaikuttaa myös kaupun gin antamaan omaan ohjeistukseen ja siten syytä käydä ohje tuol loin lä pi. Talousarvion sitovuusohjeissa vahvistetaan vuosittain han kin ta valtuu det eri organisaatiotasoille sekä pääoma- ja käyt tö ta lous han kinnan eurorajan Tulosalueen esimies voi päättää enintään 50.000 euron (alv 0 %) irtaimen tavaran, urakan tai palvelun hankinnasta. Tulos yk si kön esimies voi päättää enintään 10.000 euron (alv 0 %) ja kus tan nus pai kan esimies enintään 2.000 euron (alv 0 %) han kin nasta tai palvelun ostosta. Isommista hankinnoista päättää ao. lau ta kunta, liikelaitoksen johtokunta tai kaupunginhallitus. Näihin si to vuus rajoi hin ei ole ensi vuodelle tiedossa muutoksia tällä hetkellä.
Ehdotus Kaupunginjohtaja: Kaupunginhallitus päättää, että tarkastuksessa esiin tulleiden epäkoh tien ja hankintaohjeen vastaisen toiminnan korjaamiseksi esitetyt ja tehdyt toimenpiteet ovat riittävät. Päätös Ehdotus hyväksyttiin.