Vapaaehtoistyöpaikkojen opas Sujuvan yhteistyön aakkoset Maailmanvaihto ry ICYE Finland
SISÄLLYS 1. Vapaaehtoistyöpaikaksi ulkomaalaiselle nuorelle... Maailmanvaihto ry ICYE Finland... Kaiken maailman vapaaehtoisia... 2. Maailmanvaihdon vapaaehtoistyöpaikaksi... Vapaaehtoistyöpaikan kriteerit... Haku vapaaehtoistyöpaikaksi ICYE-ohjelmassa... Haku vapaaehtoistyöpaikaksi EVS-ohjelmassa... 3. Toimivan vapaaehtoisyhteistyön ABC... Valmistautuminen vapaaehtoistyöpaikaksi... A) Suunnittelu... B) Valintaprosessi... C) Viestintä ennen vapaaehtoisen saapumista... D) Perehdytyksen työnjako... Vapaaehtoisen saavuttua... Mentorointi eli työnohjaus... Tukiverkosto... 4. Käytännön järjestelyt... Ohjelmakäytännöt... Paperit kuntoon Vapaaehtoisen saapuessa... A) Rekisteröityminen paikallispoliisissa... B) Rekisteröityminen maistraatissa... C) Verokortin hankkiminen... D) Pankkitilin avaaminen... E) Matkakortin hankkinen... F) Kännykkä- ja nettiyhteydet... 5. Mutkia matkassa?... Keskustellen kohti yhteisymmärrystä... Kulttuurisen sopeutumisen haasteet ja kulttuurishokki... Yksinäisyys ja koti-ikävä... Yhteistyön ongelmat ja vapaaehtoistyöpaikan vaihto... Hätätilanteet... 6. Vinkkejä vapaaehtoistyöjaksosta tiedottamiseen... 7. Linkkejä lisätietoon... 8. Vapaaehtoistyöntekijöiden vinkkejä... 3 4 5 8 8 10 11 14 16 16 17 18 18 20 21 25 29 29 34 34 34 34 35 35 35 36 36 37 38 40 42 43 46 48 2
1 Vapaaehtoistyöpaikaksi ulkomaalaiselle nuorelle Haluaisitteko saada arjen kansainvälisyyskasvatusta työyhteisöönne? Entä apua askareisiin? Miltä kuulostaisi mahdollisuus saada ulkomaalaisia työtovereita, joiden avulla maailmankuva avartuu ja kielitaito kohenee? Jos olette näistä kiinnostuneita, ryhtykää ulkomaalaisen nuoren vapaaehtoistyöpaikaksi! Maailmanvaihto vastaanottaa vuosittain Suomeen vapaaehtoistyöhön 6 12 kuukaudeksi kolmisenkymmentä nuorta eri puolilta maailmaa. Järjestö etsii nuorten vapaaehtoistyöpaikoiksi yleishyödyllisiä tahoja ympäri maata. Vapaaehtoistyöpaikkoja voivat olla esimerkiksi vanhainkodit, päiväkodit, kehitysvammaisten työpajat, kulttuurikeskukset ja nuorisotalot. Suurin osa vapaaehtoisista saapuu Suomeen elo syyskuussa, mutta vapaaehtoistyöpaikaksi voi hakea ympäri vuoden. Vapaaehtoinen tuo työyhteisöön työpanoksensa sekä piristystä arkeen ja mahdollisuuden molemminpuoliseen kieliharjoitteluun. Vapaaehtoistyöjakso tarjoaa koko työpaikan väelle arjen kansainvälisyyskasvatusta ja kulttuurienvälisiä oppimismahdollisuuksia. Maailmanvaihdon vapaaehtoiset ovat esimerkiksi antaneet esimerkiksi monille vammaisille ainutlaatuisen mahdollisuuden kansainväliseen kanssakäymiseen. Miten vapaaehtoistyöpaikaksi haetaan? Entä miten työyhteisö voi valmentautua vapaaehtoisen vastaanottamiseen? Kuinka yhteistyö saadaan toimimaan sujuvasti? Tämä opas tarjoaa hyödyllistä tietoa ja vinkkejä niin vapaaehtoistyöpaikaksi ryhtymistä harkitseville kuin jo yhteistyön aloittaneille, vapaaehtoisen vastaanottamiseen valmentautuville työyhteisöille. Moniin oppaan luvuista on liitetty vapaaehtoisia vastaanottaneiden työpaikkojen väen kommentteja aihealueeseen liittyen ja oppaan viimeisille sivuille on koottu vapaaehtoistyöntekijöiden vinkkejä työpaikoille. 3
Maailmanvaihto ry ICYE Finland Maailmanvaihto ry ICYE Finland on nuorisovaihtojärjestö, joka vastaanottaa ulkomaalaisia vapaaehtoistyöntekijöitä Suomeen ja lähettää Suomesta nuoria vapaaehtoistyöhön ulkomaille. Maailmanvaihto edustaa Suomessa kansainvälistä International Cultural Youth Exchange -järjestöä (ICYE), joka tarjoaa monipuolisia vapaaehtoistyön mahdollisuuksia paikallisissa yhteisöissä ja kansalaisjärjestöissä eri puolilla maailmaa. Se toimii yhteensä noin 40 maassa viidellä mantereella. Maailmanvaihto on perustettu vuonna 1958. Alussa toiminta oli pääasiassa kansainvälistä oppilasvaihtoa, mutta asteittain järjestö alkoi keskittyä yhä enemmän vapaaehtoistyöhön. Nykyisin nuoria lähetetään ja vastaanotetaan ainoastaan vapaaehtoistyöhön. Osallistujia on vuosittain noin seitsemänkymmentä. Maailmanvaihto on uskonnollisesti ja poliittisesti sitoutumaton järjestö. Maailmanvaihto on pieni järjestö, jossa jokainen toimija tunnetaan ja yksilölliset toiveet otetaan huomioon. Toiminta toteutetaan rahoitetaan pääosin vaihto-ohjelmiin osallistuvien Vapaaehtoistyöntekijä Magdalena Puolasta ja lapsia Y.E.S.-päiväkodissa Vantaalla. 4
suomalaisten osallistumismaksuilla sekä Euroopan Unionin Erasmus+-ohjelman ja Opetusministeriön myöntämillä avustuksilla. Vapaaehtoisilla aktiiveilla on tärkeä rooli järjestössä. Maailmanvaihdon toiminnan keskeiset arvot ovat kulttuurienvälinen oppiminen, globaalivastuu ja aktiivinen kansalaisuus. Pitkäkestoinen vapaaehtoistyöohjelma tarjoaa nuorille aikuisille haasteellisen kulttuurienvälisen oppimiskokemuksen, joka edistää yksilön kasvua ja kehittymistä ja antaa hänelle uusia näkökulmia. Kulttuurienvälinen oppiminen puolestaan edistää kulttuurirajat ylittävää yhteistyötä ja lisää kulttuurien välistä ymmärrystä. Kansainväliseen vapaaehtoistyöohjelmaan ja kansainväliseen nuorisotoimintaan osallistuminen myös lisää nuorten aikuisten tietoisuutta ja aktiivisuutta kehitys-, tasa-arvo- ja ympäristökysymyksissä. Se, että nuorilla aikuisilla on mahdollisuus osallistua vastuulliseen kansainväliseen vapaaehtoistyöhön ja järjestötoimintaan, edistää nuorten aktiivista roolia yhteiskunnassa. Kaiken maailman vapaaehtoisia Miksi Suomeen vapaaehtoistöihin Vastauksia on yhtä monta kuin vapaaehtoistakin. Jotkut ovat jo ennestään innostuneita Suomen kielestä, kulttuurista ja musiikista. Toiset taas haluavat tulla oppimaan Suomen maailmalla mainetta niittäneestä koulutusjärjestelmästä. Joillekin taas maalla ei ole niin väliä, kunhan voi kokea olevansa hyödyksi tai saada välivuoden tulevaisuudensuunnitelmien pohtimiseen. Kielitaidon vahvistaminen, itsenäistyminen sekä uusien kokemusten ja ystävien saaminen ovat monen nuoren tavoitteita vapaaehtoisvuoden ajalle. Maailmanvaihto vastaanottaa ja lähettää vapaaehtoistyöntekijöitä International Cultural Youth Exchange (ICYE) -ohjelman ja Eurooppalaisen vapaaehtoispalvelun 5
(EVS, European Voluntary Service) kautta. Molemmissa vapaaehtoistyöjakson järjestämiseen osallistuu sekä lähettävä että vastaanottava järjestö, joilta vapaaehtoinen saa valmennusta ja tukea. Tavoitteena kummassakin vapaaehtoisohjelmassa on kulttuurienvälinen oppiminen ja henkilökohtainen kasvu uudessa kulttuurissa asumisen ja vapaaehtoistyön kautta. ICYE-ohjelman kautta tulee Suomeen vuosittain yhteensä noin 15 20 ulkomaalaista vapaaehtoistyöntekijää Aasiasta, Afrikasta, Amerikan mantereelta erityisesti Latinalaisesta Amerikasta sekä Euroopasta. Vapaaehtoisvaihtoa tehdään pääasiassa Euroopan ulkopuolisten ICYE-kumppanijärjestöjen kesken. Nuorten kotimaat vaihtelevat vuosittain, mutta yleensä vapaaehtoisia saapuu seuraavista maista: Bolivia, Costa Rica, Ecuador, Meksiko, Intia, Japani, Taiwan, Kenia, Uganda, Saksa ja Sveitsi. ICYE-ohjelma on omarahoitteinen, ja vapaaehtoinen maksaa kotimaansa ICYE-järjestölle ohjelmamaksun, jonka suuruus vaihtelee maittain. EVS-ohjelma on osa EU:n rahoittamaa Erasmus+-ohjelmaa. Erasmus+ on Euroopan unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelma, joka rahoittaa toimialoilla tehtävää eurooppalaista yhteistyötä. EVS on osallistujille lähes ilmainen, ja vaihto tapahtuu lähinnä eurooppalaisten järjestöjen kesken. Eurooppalaisen vapaaehtoispalvelun kautta vastaanotamme vuosittain Suomeen noin 15 20 nuorta vapaaehtoista Euroopasta ja naapurimaista. ICYE- ja EVS-ohjelmat ovat molemmat suunnattuja pääasiassa 18 30-vuotiaille nuorille, mutta välillä vastaanotamme myös yli 30-vuotiaita ICYE-vapaaehtoisia. Osallistujille ei ole koulutustai kielitaitovaatimuksia, mutta käytännön englannin (tai suomen) kielen taitoa toivotaan. EVS on suunnattu ensisijaisesti nuorille, joilla on muutoin vähäiset mahdollisuudet saada kansainvälistä kokemusta (esim. työttömyys, taloudelliset tai sosiaaliset haasteet perheessä). Suomeen saapuvat vapaaehtoiset ovat taustaltaan hyvin erilaisia. Joillakin saattaa olla monen vuoden työkokemus, kun taas toiset tulevat suoraan koulun penkiltä. Vapaaehtoiset eroavat myös kielitaidon suhteen; jotkut puhuvat sujuvaa englantia ja toiset saattavat jopa osata hieman suomea. On myös osallistujia, joiden kielitaito on alussa heikko. Vapaaehtoistyöpaikalla on mahdollisuus esittää toiveita vapaaehtoisten kotimaasta ja taidoista, ja nämä toiveet pyritään toteuttamaan mahdollisuuksien mukaan. Vapaaehtoiset ovat luonnollisesti erilaisia persoonia myös esimerkiksi sopeutumiskyvyn, sosiaalisuuden ja oma-aloitteisuuden suhteen, mikä vaatii työpaikalta motivaatiota ja aikaa tukea vapaaehtoista. 6
Vapaaehtoistyön maailmaa opistolla Lehtimäen opisto Etelä-Pohjanmaalla on erityistä tukea ja ohjausta tarvitsevien oppijoiden aikuisoppilaitos. Opisto on toiminut vuodesta 1997 vapaaehtoistyöpaikkana lukuisille ulkomaalaisille nuorille. Aire Honkola työskentelee opistolla opettajana ja toimii ulkomaalaisten vapaaehtoisten ohjaajana. Aire kertoo kokemuksistaan näin: Meillä on ollut vapaaehtoisia laidasta laitaan: monen ikäisiä ja eri puolilta maailmaa. Useimmiten vapaaehtoiset avustavat oppitunneilla, mutta alussa he tekevät töitä myös keittiöllä, koska eivät siinä vaiheessa osaa vielä kieltä kovin hyvin. Meillä on myös ollut vapaaehtoistyössä tyttöjä, joilla on ratsastustaustaa. He ovat tehneet mielellään tallitöitä ja osallistuneet ratsastusterapiaan. Työskentely ulkomaalaisten nuorten kanssa on antanut oppilaillemme oivan tilaisuuden kohdata erilaisuutta. Koska opistomme on erityiskoulu, suvaitsevaisuus ja erilaisuuden hyväksyminen on meille tärkeää. Samalla kun opistomme edesauttaa vammaisten integroitumista yhteiskuntaan, voimme ulkomaalaisten vapaaehtoisten kautta opettaa myös oppilaillemme suvaitsevaisuutta. Kohtaamalla ihonväriltään erilaisia ja erilaisen kulttuuritaustan omaavia nuoria he oppivat arvostamaan myös omaa erilaisuuttaan paremmin. 7
2 MAAILMANVAIHDON VAPAAEHTOISTYÖPAIKAKSI Monet Maailmanvaihdon yhteistyökumppanit ovat vastaanottaneet vapaaehtoistyöntekijöitä jo vuosien ajan, ja kansainvälisestä vaihdosta on tullut pysyvä osa niiden työyhteisöä. Myös uudet vapaaehtoistyöpaikat ympäri Suomen ovat tervetulleita mukaan toimintaan! Vapaaehtoistyöpaikat ovat Suomessa perinteisesti olleet pääosin sosiaali- ja kasvatusalalta. Vapaaehtoiset työskentelevät usein lasten, nuorten, vammaisten ja opiskelijoiden parissa päiväkodeissa, kouluissa, erityisoppilaitoksissa, vammaisten työpajoilla, kansanopistoissa ja lastenkodeissa. Tavoitteenamme on laajentaa vapaaehtoistyöpaikkojen verkostoa erityisesti kulttuuri- ja ympäristöaloille sekä myös löytää uusia vapaaehtoistyöpaikkoja maahanmuuttajien, nuorten ja vanhusten parista. Vapaaehtoistyöpaikan kriteerit Vapaaehtoistyöpaikan tulee olla voittoa tavoittelematon, yleishyödyllinen taho. Myös kestävää kehitystä edistävä tai sosiaalialan yritys voi toimia vapaaehtoistyöpaikkana, mutta on tärkeää muistaa, että vapaaehtoinen ei voi korvata palkattua työvoimaa. Vapaaehtoiselle tulee olla tarjolla mielekkäitä ja sopivan haasteellisia työtehtäviä, eikä hänen työnkuvansa voi muodostua pelkästään rutiinitöistä, kuten siivoamisesta ja tiskaamisesta. Vapaaehtoinen ei myöskään voi yksin olla vastuussa esimerkiksi lapsi- tai vammaisryhmän turvallisuudesta, vaan päävastuu on aina vakituisella henkilökunnalla. Vapaaehtoisen työtehtävien on hyvä sisältää paljon sosiaalista vuorovaikutusta ja kulttuurienvälisiä oppimismahdollisuuksia. On tärkeää löytää kunkin vapaaehtoisen vahvuudet ja erityistaidot, ja hyödyntää niitä työssä. Tärkeintä on, että työpaikalla ollaan motivoituneita saamaan työyhteisöön kansainvälistä väriä ja tarjoamaan vapaaehtoiselle riittävästi perehdytystä ja tu- 8
kea. Jonkun työpaikalla on hyvä osata englantia (tai vapaaehtoisen äidinkieltä) sujuvasti, mutta kaikkien ei tarvitse olla kielitaidon mestareita. Tärkeämpää on sosiaalinen asenne ja kommunikaatio. Vapaaehtoista ei pidä jättää yksin. On hyvä ottaa koko työyhteisö mukaan vapaaehtoisen työn suunnitteluun, ettei ohjaus jää kokonaan yhden henkilön harteille. Hyvässä vapaaehtoistyöpaikassa vapaaehtoinen kokee, että hänen työnsä on merkityksellistä ja hänen työpanostaan arvostetaan. Yhteistyö tarjoaa oppimiskokemuksia kaikille osapuolille. Kokemuksia vapaaehtoistyöpaikoilta Parasta on näkökulmien laajentuminen ja vapaaehtoisten tuomat uudet tavat työskennellä ja oppia. Vapaaehtoisten kanssa työskentely on ehdottomasti tilanne, jossa molemmat osapuolet oppivat. Parasta on ollut saada tutustua eri kulttuureihin. Vapaaehtoinen on tuonut päiväkodissamme lisäiloa lasten maailmaan ja auttanut läsnäolollaan meitä tiedostamaan oman kulttuuritaustamme ja myös arvostamaan sitä. Uskoisin, että vapaaehtoistyöjaksot ovat työpaikallamme tuoneet vaihtelua ja mahdollisuuksia mielenkiintoiseen vuorovaikutukseen eri kulttuurista tulevan henkilön kanssa, monelle myös englannin kielen suullisen taidon karttumista. Myös henkilöstö on saanut rohkeutta puhua vierasta kieltä. Olemme saaneet kokemuksia siitä, että eri tilanteissa voi selvitä omalla kielitaidolla, että tankeroenglannillakin pärjää. Suurin ilo vapaaehtoisesta työyhteisössämme on varmasti ollut seurata, miten paljon iloa ja hyviä kokemuksia vapaaehtoistyöntekijöiden läsnäolo ja apu tuovat kehitysvammaisille. 9
Maailmanvaihdon kautta Suomeen tulevat nuoret osallistuvat joko ICYE- tai EVS-ohjelmaan (ks. luku 1 Kaiken Maailman vapaaehtoisia ). Hakuprosessi vapaaehtoistyöpaikaksi ja ohjelmakäytännöt eroavat jonkin verran toisistaan. Haku ICYE-ohjelman vapaaehtoistyöpaikaksi ICYE-vapaaehtoiset saapuvat Suomeen pääasiassa Euroopan ulkopuolelta ICYE-kumpanijärjestöjemme lähettäminä. Uusien vapaaehtoisten hakemukset saapuvat Maailmanvaihtoon pääasiassa keväisin, maalis huhtikuussa. Hakemuksen saatuaan Maailmanvaihto ryhtyy etsimään sopivaa vapaaehtoistyöpaikkaa vapaaehtoisen kiinnostuksen ja soveltuvuuden mukaan. ICYEvapaaehtoistyöpaikaksi ryhdytään sopimalla asiasta Maailmanvaihdon kanssa. Kuva Vihdistä Kisälli-Harjulanmäestä kehitysvammaisten työpajalta. Oikealla vapaaehtoistyöntekijä Tatev Armeniasta. 10
Vapaaehtoisen vastaanottamisesta kiinnostunut työpaikka täyttää ensin hakulomakkeen, joka antaa Maailmanvaihdolle tärkeää lisätietoa vapaaehtoistyöpaikasta, vapaaehtoisen roolista ja tehtävistä, työpaikan olosuhteista ja vapaaehtoiselle tarjottavasta tuesta. Myöhemmin vapaaehtoistyöpaikka täyttää myös englanninkielisen lomakkeen, jonka tarkoituksena on antaa tulevalle vapaaehtoiselle mahdollisimman selkeä kuva vapaaehtoistyöpaikasta, työympäristöstä, työtehtävistä sekä työpaikan odotuksista. Tämän jälkeen Maailmanvaihdon järjestösihteeri vierailee työpaikalla. Tapaamisen tarkoituksena on tutustua ICYE-ohjelman käytäntöihin ja suunnitella yhdessä vapaaehtoisen roolia, työtehtäviä, työnohjausta ja tukiverkostoa. On myös tärkeää sopia käytännön asioista, kuten majoituksesta, taskurahasta, työajoista ja mentorista sekä miettiä yhdessä työpaikalle soveltuvan vapaaehtoisen tärkeitä ominaisuuksia ja taitoja. ICYE-ohjelmassa työpaikan tulee maksaa vapaaehtoiselle taskurahaa 95 kuukaudessa ja tarjota hänelle työpäivisin lounas (työpaikan yhteydessä asuvalle myös muut ateriat). Jos suunnitelmat vaikuttavat toimivilta, sovitaan yhteistyön aloittamisesta ja mahdollisesti myös vapaaehtoisen saapumisen ajankohdasta. Maailmanvaihtoi ehdottaa vapaaehtoisehdokkaiden hakemusten perusteella yhtä tai useampaa ehdokasta vapaaehtoistyöpaikalle. Vapaaehtoisen vastaanottamisessa lopullinen päätös kuuluu vapaaehtoistyöpaikalle. Kun sijoitus on vahvistettu ja vapaaehtoinen saapunut, Maailmanvaihto tekee vapaaehtoistyöpaikan ja vapaaehtoisen kanssa kirjallisen vapaaehtoistyösopimuksen. Lisätietoa ja hakulomake: www.maailmanvaihto.fi/vapaaehtoistyopaikaksi Haku EVS-ohjelman vapaaehtoistyöpaikaksi European Voluntary Service -ohjelman tarkoituksena on tarjota etenkin muita heikommassa asemassa oleville nuorille kulttuurienvälisiä oppimiskokemuksia ja mahdollisuuksia kehittää taitojaan. EVS-ohjelman rahoitusta ja toteutusta koordinoi Suomessa Helsingistä käsin Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO (Centre for International Mobility). CIMO päättää EVS-hankerahoitusten myöntämisestä, valvoo vapaaehtoistyöhankkeiden toteutusta sekä järjestää koulutuksia vapaaehtoisille ja vapaaehtoistyöpaikkojen mentoreille. Maailmanvaihdon kautta tulee Suomeen vuosittain 15 20 EVS-vapaaehtoista pääosin Euroopasta, mutta myös Euroopan ulkopuolelta. Maailmanvaihto toimii EVS-hankkeita koordinoivana tahona, joka hoitaa EVS-tukihakemukset ja loppuraportit vapaaehtoistyöpaikkojen avustuksella 11
sekä koordinoi EVS-rahoituksen jakamista ja vapaaehtoisohjelman toteuttamista. Järjestö myös tukee niin vapaaehtoistyöntekijöitä kuin -työpaikkoja. EVS-vapaaehtoistyöpaikaksi haluava taho ottaa yhteyttä Maailmanvaihtoon, joka neuvoo EVSrekisteröitymisprosessissa eli akkreditoitumisessa CIMOn kanssa. Kiinnostuneet tahot voivat myös olla suoraan yhteydessä CIMOon, jos haluavat hoitaa hankekoordinoinnin itsenäisesti. Vapaaehtoistyöpaikka täyttää Expression of Interest -lomakkeen, johon kirjataan kuvaukset mm. työpaikasta, vapaaehtoiselle suunnitelluista tehtävistä ja oppimismahdollisuuksista sekä kuinka vapaaehtoisen majoitus, kielikoulutus ja tuki tullaan järjestämään. Lisäksi vapaaehtoistyöpaikan tulee EVS-ohjelmaan liittyäkseen tehdä URF-rekisteröinti (Unique Registration Framework) sekä hankkia itselleen PIC-koodi (Participant Identification Code). Ohjeet tähän löytyvät CIMOn sivustolta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi (Ks. kohta Organisaatiot rekisteröityvät etukäteen.) Hyväksytyt eli akkreditoidut uudet EVS-vapaaehtoistyöpaikat lisätään EVS-tietokantaan, josta löytyy tiedot kaikista EVS-ohjelmassa mukana olevista hankkeista ympäri Euroopan. Tietokannan avulla nuoret voivat etsiä ja ottaa yhteyttä heitä kiinnostavaan EVS-paikkaan. Siksi vapaaehtoistyöpaikan ja työtehtävien kuvausten on hyvä olla mahdollisimman yksityiskohtaisia. Maailmanvaihdon koordinoimissa EVS-hankkeissa yhteydenotot tulevat suoraan Maailmanvaihtoon (osoitteeseen evs@maailmanvaihto.fi). Maailmanvaihto myös tiedottaa vapaana olevista EVS-paikoista yhteistyökumppaneilleen Euroopassa. Kiinnostuneet vapaaehtoiset täyttävät hakemuksen, jonka perusteella Maailmanvaihto valitsee parhaat ehdokkaat ja lähettää näiden hakemukset vapaaehtoistyöpaikalle. Lopullisen valinnan vapaaehtoisen vastaanottamisesta tekee vapaaehtoistyöpaikka. Valituille vapaaehtoisille haetaan EVS-hankerahoitusta CIMOsta. Rahoitusta on mahdollista hakea myös, kun lähettävä järjestökumppani on olemassa, vaikkei vapaaehtoista olisikaan vielä valittuna. Hakuprosessin aloittamisesta vapaaehtoisen saapumiseen kuluu aikaa yleensä vähintään 6 kuukautta, joten EVS-projektin suunnittelu pitää aloittaa hyvissä ajoin. Lisätietoa: Kansainvälisen Liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/nuorisotoimialalle/avaintoimi_1_liikkuvuus/eurooppalainen_vapaaehtoispalvelu_evs EVS-tietokanta: europa.eu/youth/evs_database 12
ICYE- ja EVS-ohjelmakäytännöt Rahoitus ICYE EVS Omarahoitteinen, vapaaehtoinen maksaa ohjelmamaksun Rahoitus EU:lta, vapaaehtoisen maksettavaksi voi tulla pieni osa matkakuluista (matkakulut korvataan porrastetusti matkan pituuden mukaan) Kesto 6kk tai 12kk 6-12kk Aloitus Elokuussa tai tammikuussa, joustavasti vapaaehtoistyöpaikaksi Maailmanvaihdon kanssa sopimalla Ympäri vuoden, kuun alussa; Vapaaehtoistyöpaikaksi ryhtyminen vaatii CIMON hyväksynnän ja hankerahoituksen Vapaaehtoisten koulutukset Taskuraha Asuminen Ruokailut Maailmanvaihdon Tulovalmennusleiri elokuussa, Puolivuotisleiri tammikuussa, Loppuevaluaatioleiri toukokuussa. Matkat korvataan. Vapaaehtoistyöpaikka maksaa 95 / kk Vapaaehtoistyöpaikan yhteydessä tai isäntäperheessä. Työpaikka tarjoaa lounaan sekä myös muut ateriat, jos vapaaehtoinen asuu työpaikan yhteydessä TAI isäntäperhe tarjoaa ateriat vapaa-ajalla. CIMOn Tulovalmennus- ja Väliarviointileirit. Mahdollisuus myös osallistua MV:n elokuun ja tammikuun leireille. Matkat korvataan. Maailmanvaihto maksaa EU-tuella 125 / kk Vapaaehtoistyöpaikan yhteydessä tai isäntäperheessä. Työpaikka tarjoaa lounaan sekä myös muut ateriat, jos vapaaehtoinen asuu työpaikan yhteydessä TAI isäntäperhe tarjoaa ateriat vapaaajalla. Työmatkat Vakuutus Kieliopinnot Maailmanvaihto korvaa työmatkakulut (kuukausikortin) tarvittaessa. Terveys- ja vastuuvakuutus, Allianz Global Assistance (AGA) 30h suomen kurssi elokuun leirillä, muut opinnot omakustanteisesti. Maailmanvaihto korvaa työmatkakulut (kuukausikortin) tarvittaessa. Terveys- ja vastuuvakuutus, AXA European Benefits Kurssit tulovalmennusleirillä sekä Maailmanvaihto maksaa EU-tuella 150 kielenopiskeluun 13
3 Toimivan VAPAAEHTOISyhteistyön ABC Vapaaehtoinen rikastuttaa työpaikan arkea, mutta työhteisön jäseneksi tuleminen edellyttää panostusta niin vapaaehtoiselta kuin koko työyhteisöltä. Vapaaehtoistyöjakso on ennen kaikkea arkea työpaikalla. Näin ollen sitoutuneen työyhteisön sekä toimivan vuorovaikutuksen roolia on mahdotonta korostaa liikaa. Vapaaehtoisen kanssa jaettu arki on parhaimmillaan löytöretki omaan tuttuun ympäristöön. Matkaan ei kannattaa lähteä valmistautumatta. Tämä kappale tarjoaa vinkkejä siihen, miten luoda puitteet toimivalle yhteistyölle. Kaiken A ja Ö on se, että vapaaehtoinen löytää oman paikkansa työyhteisön jäsenenä. Tärkeää on niin yhteinen ymmärrys siitä, mitä vapaaehtoistyö merkitsee kuin se, että työyhteisö on valmis ottamaan vapaaehtoisen jäsenekseen. Yhteinen ymmärrys vapaaehtoistyön merkityksestä Kuten kaikessa työssä, myös vapaaehtoistyössä niin työntekijän kuin työnantajan tulee noudattaa yhteisiä pelisääntöjä. Näin taataan mm. se, että työlle asetetut tavoitteet saavutetaan. Merkittävin ero palkka- ja vapaaehtoistyön välillä on motivaatio. Vapaaehtoistyöntekijää ei motivoi rahallinen korvaus, vaan uudet kokemukset, oppiminen ja positiivinen palaute. Työpanoksellaan vapaaehtoinen tarjoaa työpaikalle lisäarvoa: vapaaehtoistyön tehtävä ei ole korvata varsinaista, palkattua työvoimaa! Vapaaehtoistyöntekijä työyhteisön jäseneksi Vapaaehtoinen tarvitsee tukea sopeutuakseen työyhteisöön. Työntekijöillä on oltava aikaa ja motivaatiota saattaa vapaaehtoinen yhteisön jäseneksi. Mentorin rooli on keskeisin, mutta työpaikalla on hyvä olla useampia henkilöitä, jotka ovat valmiita auttamaan ja tukemaan vapaaehtoista. Ihannetilanteessa koko työyhteisö sitoutuu kantamaan kortensa kekoon. 14
Kansainvälisessä vapaaehtoistyössä opitaan kieltä ja kulttuuria, mutta myös tärkeitä elämäntaitoja, kuten kykyä kohdata uusia tilanteita ja ratkaista ongelmia. Suomeen saapuneen vapaaehtoisen täytyy oppia selviytymään uudenlaisessa arjessa: Miten pukeutua, kun ulkona on kaksikymmentä astetta pakkasta? Mitä tehdä, kun ruokakaupasta ei löydy mitään tuttua? Miten bussit kulkevat kaupunkiin tai työpaikalle? Alussa ihmeteltävää riittää ja tuen tarve on suuri, mutta ajan myötä uudet asiat muuttuvat rutiineiksi. Maailmanvaihdon vapaaehtoisia on työskennellyt mm. Lyhty ry:ssä Helsingissä. Tässä Lyhdyn työpajalainen (vas.) sekä vapaaehtoistyöntekijä Marili Virosta. Vapaaehtoistyöjakso ei ole vain pärjäämistä päivästä päivään, vaan myös viihtymistä erilaisessa arjessa. Harva elää vain työtään varten, eli työpaikan ulkopuolisella sosiaalisella verkostolla on tärkeä merkitys. Työtoverit voivat tukea vapaaehtoista kannustamalla häntä harrastamaan ja rohkaisemalla tutustumaan uusiin ihmisiin. Miten sitten saada työpaikan väki kiinnostumaan yhteistyöstä vapaaehtoisen kanssa? On tärkeää, että kaikki joiden elämää asia koskettaa saavat mahdolli- 15
suuden osallistua päätöksentekoon tai vähintäänkin riittävästi tietoa. Tällöin on helpompi jakaa niin ilot kuin surut. On tärkeä sitouttaa etenkin työtoverit, asiakkaat, oppilaat ynnä muut, jotka ovat vapaaehtoisen kanssa suoraan kosketuksissa. Kannattaa myös miettiä, miten muu työyhteisö ja keskeiset sidosryhmät (esim. lasten perheet) pysyisivät ajan tasalla, saisivat ilmaista toiveensa ja tilaisuuden auttaa järjestelyissä. Valmistautuminen vapaaehtoistyöpaikaksi Sujuvan yhteistyön perusta valetaan jo ennen vapaaehtoisen valintaa ja saapumista! Jo valmisteluvaiheessa on hyvä keskustella mahdollisimman laajan joukon kanssa ja antaa tilaa toiveille, huolille ja ideoille. Tässä valmisteluprosessi on jaettu neljään osaan, joista jokainen sisältää muutamia kysymyksiä herättelemään keskustelua. TYönkuvan suunnittelu Vapaaehtoistyöpaikan on tarkoitus tarjota vapaaehtoiselle mielekkäitä tehtäviä, joissa hän saa sopivasti vastuuta. Hyvä vapaaehtoisen työnkuva sisältää sopivassa suhteessa rutiinityötä ja haasteita. Työnkuva ei ole liian jäykkä vaan se joustaa vapaaehtoisen taitojen ja kiinnostuksen mukaan. Aina on myös oltava Plan B. Valmistautuminen Suunnittele... 1. vapaaehtoisen työnkuva 2. vapaaehtoisen valintaprosessi 3. viestintä ennen vapaaehtoisen saapmista 4. perehdytyksen työnjako Vapaaehtoiselle voi jo suunnitteluvaiheessa laatia viikkoaikataulun ja lukujärjestyksen (noin 30 35 tuntia viikossa). On eduksi, jos vapaaehtoinen pääsee tehtävissään tuomaan esiin omaa kulttuuriaan ja kieltään. Hänen työnkuvaansa voi sisältyä myös jokin oma projekti, kuten tapahtuma, työpaja, juhla, teemapäivä, lehtinen tai näyttely. Oma projekti tarjoaa hyötyä ja iloa vapaaehtoiselle ja näkyvyyttä sekä lisäarvoa työpaikalle. Projektin aikatauluksesta on hyvä sopia yhdessä ja vapaaehtoista tulee tukea ja auttaa projektin toteuttamisessa. Mikä on vapaaehtoistyöntekijän rooli työpaikallamme? Löytyykö meiltä hänelle mielekkäitä tehtäviä? Missä tehtävissä vapaaehtoisesta olisi eniten iloa ja hyötyä? Mitä vapaaehtoinen voi meillä oppia? Missä vapaaehtoinen voisi asua? 16
Mitä vapaaehtoinen voi tehdä vapaa-ajallaan? Millaista tukea voimme tarjota? Millaiset ovat julkisen liikenteen yhteydet? Osa vapaaehtoisista asuu isäntäperheessä ja osa työpaikan yhteydessä. Kun perhe ja ystävät ovat kaukana, työyhteisön sosiaalinen merkitys on korostuu. Tämän vuoksi on tärkeä pohtia myös vapaaehtoisen sosiaalista verkostoa ja vapaa-ajanmahdollisuuksia. Jos vapaaehtoisella ei ole isäntäperhettä, työpaikalta edellytetään panostusta myös työajan ulkopuolella. Jokaisella ei välttämättä ole sellaisia itsenäiseen asumiseen tarvittavia taitoja, joita samanikäisillä suomalaisilla nuorilla oletetaan olevan. Lisäksi etenkin pienemmillä paikkakunnilla samanikäisen seuran puute voi osoittautua haasteeksi. Useimmat vapaaehtoiset elävät hyvin pienellä budjetilla, joten matkakulut muodostuvat helposti matkailun ja harrastamisen kynnyskysymyksesi. Työpaikan väki voi esimerkiksi tarjota vapaaehtoiselle kyytejä ja auttaa häntä verkostoitumaan. Vapaaehtoisen valintaprosessi Valintaprosesissa on tärkeää, että työpaikka ja vapaaehtoinen saavat toisistaan riittävästi ennakkotietoa. On tärkeää pohtia, miten kertoa vapaaehtoiselle houkuttelevasti ja totuudenmukaisesti työtehtävistä ja asuinpaikasta. Vapaaehtoistyöpaikan profiili kertoo, mitä työpaikka tarjoaa ulkomaalaiselle vapaaehtoistyöntekijälle ja mtä se toivoo saavansa vapaaehtoiselta. Vapaaehtoinen ei korvaa palkattua työntekijää, eli häneltä ei voi odottaa tiettyä koulutustaustaa tai aikaisempaa kokemusta vastaavista tehtävistä. Sen sijaan on hyvä pohtia, millaisia valmiuksia kaavailluissa vapaaehtoistehtävissä tarvitaan ja millaiset persoonallisuuspiirteet ovat eduksi: Kielitaito ja kommunikointitaidot? Miten suuri osa työstä on keskustelua? Mitkä luonteenpiirteet ja ominaisuudet ovat avuksi työssä? Esim. ulospäin suuntautunut ja sosiaalinen vai yksin viihtyvä? Missä määrin työ vaatii itsenäistä otetta ja aloitekykyä? Onko joistain harrastuksista tai kiinnostuksenkohteista apua työssä (esim. liikunta-, musiikki tai käsityöharrastus tai kiinnostus liikkua luonnossa)? Miettikää jo hyvissä ajoin miten vapaaehtoisen valinnassa edetään. Ketkä päättävät asiasta työpaikalla? Riittävätkö hakulomakkeen tiedot päätöksentekoon vai halutaanko soveltuvuutta ja motivaatiota selvittää esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse tai Skypen avulla? 17
Viestintä ennen saapumista Pohtikaa yhdessä, mistä asioista olisi hyvä tiedottaa vapaaehtoista jo ennen kuin hän saapuu. Esimerkiksi työtehtävistä, työympäristöstä ja työpaikan odotuksista? Miettikää myös, miten voisitte luoda positiivisen vaikutelman työyhteisöstä ja hyvä pohjan yhteistyölle. Projektikuvaukset ja hakemukset tarjoavat molemmille osapuolille kuvaa siitä, mitä odottaa tulevalta, mutta yhteydenpidolla voidaan tarkentaa odotuksia puolin ja toisin. Koska ja miten vapaaehtoiseen otetaan yhteyttä? Riittääkö sähköposti vai olisiko hyvä keskustella Facebookin tai Skypen välityksellä? Voisiko vapaaehtoinen olla yhteydessä vanhoihin vapaaehtoisiin? Mitä olisi hyvä ottaa puheeksi jo ennen vapaaehtoisen saapumista? Toiveita, pelkoja, odotuksia? Mitä hänen olisi hyvä pakata mukaan? Miten ohjeistaa vapaaehtoinen ensimmäisiä päiviä varten? Lähetetäänkö vapaaehtoiselle tietopaketti, kuten työpaikan ja kunnan esitteitä? Tai esimerkiksi tervehdys tulevilta työtovereilta ja asiakkailta? Perehdytyksen työnjako Vapaaehtoisen perehdyttäminen, ohjaaminen ja tervetulleeksi toivottaminen vaatii aikaa. Hänen saapumisensa onkin hyvä ajoittaa ajanjaksoon, joka ei ole työpaikalla kovin kiireinen. On hyvä sopia työyhteisön kesken, kuka tai ketkä: on päävastuussa vapaaehtoisen perehdyttämisestä? Eli kuka pitää huolen, että kaikki tulee hoidettua? perehdyttää vapaaehtoisen työpaikkaan ja -tehtäviin? toimii yhteyshenkilönä, joka vastaa tiedonkulusta (myös Maailmanvaihdon suuntaan)? toimii vapaaehtoisen mentorina eli työnohjaajana ja oppimisprosessin tukijana? ottaa vapaaehtoista mukaan vapaa-ajan rientoihin? järjestää vapaaehtoiselle tervetulotilaisuuden? 18
Kokemuksia vapaaehtoistyöpaikoilta Vaikka nuoret vapaaehtoiset tulevat töihin täynnä intoa, ei pidä olettaa, että he osaavat heti kaiken, vaan heitä pitää kärsivällisesti opettaa ja neuvoa. Kaikista tärkeintä on avoin asenne: ihan pienistä jutuista ei kannata säikähtää. Ihmisiä ei pidä luokitella uskonnon tai ihonvärin perusteella, vaan jokaiseen on suhtauduttava ihmisenä. Jokaisella on oikeus olla hieman omalaatuinen niinhän me itsekin olemme. Tärkein vinkki, jonka voisin omien kokemuksieni perusteella antaa, on ajan ja vapauden antaminen vapaaehtoisille. Vaikka vapaaehtoisista saa kuvan hakemusten perusteella, vasta kun he saapuvat paikan päälle, huomaa, mitkä tehtävät heille sopivat parhaiten. Olisi sääli, jos jonkun vapaaehtoistyöntekijän taidot ja kyvyt menisivät hukkaan heille huonosti sopivassa työtehtävässä. Työpaikalla tulee olla muutama henkilö, jotka ihan oikeasti ovat valmiita tukemaan ja auttamaan vapaaehtoisia. Kielitaito on tärkeää. Helpoimmin vapaaehtoiset sopeutuvat työpaikkaamme silloin, kun lähettävä organisaatio on valmistellut heitä riittävän hyvin, ja heillä on selvä motivaatio tehdä vapaaehtoistyötä. Myös oma aktiivisuus on tärkeä tekijä sopeutumisessa. On hyvä, jos työpaikka ja vapaaehtoinen ovat yhteydessä jo ennen vapaaehtoistyökauden alkua. Näin vapaaehtoinen saa selvän näkemyksen työpaikasta ja voi kysyä häntä askarruttavia asioita. Myös kynnys tulla uuteen paikkaan madaltuu, kun työpaikkaan on jo jonkinlainen kontakti. Itse olen vapaaehtoisen tukemisessa etulyöntiasemassa, sillä olen muuttanut Suomeen ulkomailta. Siksi tiedän, miltä tuntuu olla ulkomaalaisena Suomessa. Työpaikkammme etuna ja kirouksena on se, että olemme niin eristyksissä ja pieni paikka. Täältä on vaikea lähteä muualle, mutta samalla vapaaehtoiset pääsevät osaksi yhteisöä ja oppivat suomalaisesta kulttuurista huomattavasti enemmän kun kaverit kaupungeissa. Eristyksissä oleminen voi siis joskus olla hyväkin juttu. 19
Vapaaehtoisen saavuttua Ensivaikutelmaan kannattaa panostaa! On tärkeää saada käytännön asiat kuntoon, mutta vähintäänkin yhtä tärkeää on saada vapaaehtoinen tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja olonsa turvalliseksi uudessa ympäristössä. Vapaaehtoistyöjakson ensimmäiset pari viikkoa menevät tutustuessa ja totutellessa uuteen kieleen, työyhteisöön ja tehtäviin. Vapaaehtoisen perehdytystä ja työnkuvaa suunniteltaessa onkin otettava huomioon sopeutumisprosessi: Aluksi on paljon omaksuttavaa, joten ei kaikkia yksityiskohtia ei kannata yrittää tehdä selväksi heti alkuun. Keskeiset asiat kuten työajat, nimet ja yhteystiedot on hyvä antaa paperilla. On tärkeää, että vapaaehtoisella on alussa selkeitä ja käytännönläheisiä työtehtäviä, joihin on helppo tarttua. Ensimmäisinä viikkoina parhaita askareita ovat sellaiset, joita tehdään yhdessä. Tällä tavoin talon väki ja tavat tulevat tutuksi, minkä jälkeen vapaaehtoisen on huomattavasti helpompaa suunnistaa työpaikalla omin neuvoin. Tässä muistilista helpottamaan yhteistyön alkua ja luomaan hyvää vuorovaikutussuhdetta: Perusasiat kuntoon Käydään läpi työtehtävät ja vastuualueet. (Ks. viereisen sivun alkukeskustelu.) Tutustutaan siihen, kuka tekee mitäkin. Käydään läpi työyhteisön pelisäännöt. Pidetään huoli, että viranomais- ja asumisasiat saadaan kuntoon. Pidetään huoli, ettei vapaaehtoinen jää yksin ja hänellä on mahdollisuus viettää vapaa-aikaansa mielekkäällä tavalla. Minusta välitetään -kokemus Järjestetään tilaisuus, jossa vapaaehtoinen toivotetaan tervetulleeksi. Vapaaehtoiselle tulisi olla jotain ohjelmaa ensimmäisinä päivinä, vaikka työt alkaisivat vasta myöhemmin., ettei hän jää yksin. Yhdessä tekeminen työajan ja -paikan ulkopuolella välittää tärkeän viestin. Kutsumalla mukaan myös perhettä ja ystäviä vapaaehtoista voidaan auttaa luomaan vapaaajan sosiaalista verkostoa. Avoin keskusteluyhteys alusta alkaen. On hyvä ottaa heti tavaksi mentor-vartit, jolloin voi vaihtaa kuulumisia ja ottaa mahdolliset kysymykset ja huolenaiheet puheeksi helpommin kuin arjen kiireen lomassa. 20