Hämeenlinnan kaupunki Kuntatieto-pilotin suunnitteluvaiheen loppuraportti Versio 1.0
Hämeenlinnan kaupunki 2 (9) Sisällys Sisällys... 2 Dokumentin versiohistoria... 2 1. Yleistä... 3 1.1. Dokumentin kuvaus... 3 1.2. Pilottiaiheen kuvaus... 3 2. Nykytilan kuvaus... 3 2.1. Talousarvioprosessin eteneminen asiakkaalla... 3 2.2. Nykyprosessissa käytettävät tietojärjestelmät... 4 3. Suunnitteluvaiheen huomiot... 4 4. Pilotin aikana toteutettavat muutokset... 5 4.1. Muutokset prosesseihin... 5 4.2. Muutokset tietojärjestelmiin... 6 4.3. Tietojärjestelmät muutoksen jälkeen... 7 5. Projektin suunnitteluvaiheen loppuraportti... 8 5.1. Tuotokset... 8 5.2. Aikataulu... 8 5.3. Työmäärät ja kustannukset... 9 Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V0.1 01.05.2018 JS Ensimmäinen versio V0.2 20.05.2018 JS, JP Päivitetty versio V0.9 JS, JP, HK, JS Hyväksyttäväksi lähetetty versio V1.0 Hyväksytty versio
Hämeenlinnan kaupunki 3 (9) 1. Yleistä 1.1. Dokumentin kuvaus Tähän dokumenttiin on dokumentoitu Hämeenlinnan kaupungin Kuntatietopilotin suunnitteluvaiheen aikana syntyneet tuotokset, tarkennukset, huomiot ja toteumat. Samalla se toimii suunnitteluvaiheen loppuraporttina. Dokumentti lisätään liitteeksi Kuntatieto-pilotin toteutusvaiheen projekti-suunnitelmaan. 1.2. Pilottiaiheen kuvaus Projektissa toteutetaan talousarviotietojen ja toteutumatietojen automaattinen tiedonsiirto Hämeenlinnan kaupungin ja Valtiokonttorin välille. Tieto saadaan Hämeenlinnan kaupungin käyttämistä nykyisistä järjestelmistä ja muunnetaan oikeaan muotoon ennen siirtoa. Pilotin keskeisimmät tavoitteet ovat: Talousarvioon liittyvien tietojen nykytilan validointi ja tiedon muunnostarpeiden selvittäminen XBRL-sanomaa muodostettaessa Teknisten valmiuksien varmistaminen Automaattisen tiedonsiirron testaaminen 2. Nykytilan kuvaus 2.1. Talousarvioprosessin eteneminen asiakkaalla 1. Sovitaan aikataulu talousarvion etenemisestä (vaiheiden valmistumisaikataulu) 2. Sovitaan palkka-excelin toimittamisesta asiakkaalle ja miltä poikkileikkauspäivältä tiedot otetaan ja käytetäänkö jotain tiettyä korotusprosenttia. Raportointi muokkaa palkka-excelin oikeaan muotoon. Asiakas käyttää palkka-exceliä apuvälineenä palkkatilien budjetin syötössä. 3. Sovitaan budjetin syöttöoikeuksista, eli kenellä on oikeudet syöttää budjettia kaupungilla 4. Sovitaan mitä valmisteluvaiheita talousarvion etenemisessä käytetään: Kehys, Esitys, KJ (kunnanjohtaja), KH (kunnan hallitus), KH2, KV (kaupungin valtuusto), Käyttösuunnitelma 5. Sovitaan mitä sivukuluprosentteja käytetään (kaupungilla ollut omat ja Pelastuslaitoksella sekä Lomituspalveluilla omat). Raporteilla sivukululaskenta käytössä, eli kun palkkatileille syötetään lukuja, laskee järjestelmä niistä luvuista sivukulut. Jotkin sivukulut ovat sellaisia, että asiakas syöttää niihin itse luvut eli eivät kuulu sivukululaskentaan 6. Sovitaan, mitkä tiedot nostetaan syöttöpohjalle pohjaluvuiksi (edellisen vuoden muutettu käyttösuunnitelma tai jokin muu). Ainoastaan käyttötalousosa, ei investointeja
Hämeenlinnan kaupunki 4 (9) koska investoinnit ovat pääsääntöisesti vuosikohtaisia. Investoinnit syötetään myöhemmässä vaiheessa, yleensä investointibudjetointikohteelle, poikkeuksena ne investoinnit joissa valtuusto on tehnyt päätöksen sitovasta määrärahasta. Myöhemmin (yleensä kyseisen budjettivuoden alussa) investointien määrärahat syötetään käyttösuunnitelmamuutoksena investointikohteille. Tämä työ on palvelupyyntönä suoritettu KuntaPron toimesta. 7. Asiakas syöttää aina samaan sarakkeeseen tiedot (syöttösarake) ja kun vaihe on valmis, tulee palvelupyyntö siirtää tiedot johonkin edellä mainittuun vaiheeseen. Ennen tiedonsiirtoa tulee raportoinnin tarkastaa, että ainakin sisäiset erät menevät tasan eikä päättyneille kustannuspaikoille ole syötetty lukuja. 8. Sisäiset erät kaupunki pääsääntöisesti syöttänyt itse, mutta osittain ovat käyttäneet myös sisäisten erien sisäänluku-exceliä. Sisäänluku-exceliä käytettäessä, asiakas syöttää tiedot itse exceliin ja tarkastaa että loppusumma menee nollille (tulo-meno=0) 9. Asiakkaalla käytössä valmisteluvaiheraportteja joista asiakas ottaa kulloinkin tarvittavat raportit (lautakunnille, kunnanhallitukselle, valtuustolle, riippuen missä vaiheessa budjetointiprosessi on) Käytössä olevat valmisteluvaiheraportit: tilitaso, valitut yksiköt peräkkäin, ulkoinen valitut yksiköt peräkkäin, sisäinen valitut yksiköt peräkkäin, valitun tason alla olevat tasot peräkkäin, valitun tason alta, summatilit, budjettirahoitteisen tehtävän käyttötalousosa, rahoitusosa, tuloslaskelmaosa+tunnusluvut, investointikohteet peräkkäin ja summatilit investoinnit. Liikelaitoksilla ollut omat valmisteluvaiheraportit, mutta ensi vuoden osalta ei ole vielä tiedossa onko kaupungilla liikelaitoksia. Mikäli on, niin liikelaitoksille omat valmisteluvaiheraportit. 10. Joskus asiakas muuttaa kesken talousarvion valmistelua sivukuluja, jolloin tulee palvelupyyntö muuttaa syöttöpohjan sivukuluprosentteja. Sivukuluprosenttien muutos tehdään raportoinnissa ja muutoksesta johtuvat päivitykset, jotta laskenta toteutuu uusien sivukulujen mukaisesti 2.2. Nykyprosessissa käytettävät tietojärjestelmät Järjestelmä Clausion FPM Tilastokeskuksen järjestelmä Kuvaus Talousarviotietojen tallentamiseen ja raportointiin käytettävä järjestelmä Talousarviotiedot tallennetaan tilastokeskuksen järjestelmään 3. Suunnitteluvaiheen huomiot Tilikarttojen vastaavuutta Hämeenlinnan kaupungin tilikarttaan tarkasteltiin yleisellä tasolla. Tähän liittyen työkalua tilien, kustannuspaikkojen ja muiden ylläpitoon testattiin. Työkaluna käytettiin Microsoftin Master Data Servicea.
Hämeenlinnan kaupunki 5 (9) Työkalulla saatiin tiedot visuaalisesti nähtäville sekä laajat käyttöoikeusmahdollisuudet (luku, muokkaus, luonti). Todettiin, että MDS-järjestelmän käyttäminen helpottaa vastaavuustietojen ylläpitämisessä ja tätä tulisi testata pilotin toteutusvaiheessa. Suunnitteluvaiheessa kokeiltiin budjettitietojen latausta FPM:stä Kuntariin ja todettiin, että tiedonsiirto on tällä hetkellä toimiva eikä siihen tarvitse tehdä muutoksia. Budjettitiedoista puuttuvat tiedot, kuten esimerkiksi henkilöstön määrä tullaan tallentamaan FPM-järjestelmään budjettipohjilla. Kuntarin XML-tiedoston ta testattiin Microsoftin SSIS-ajolla. Muodostettu tiedosto oli mahdollista lähettää Valtionkonttorin tarjoaman selainkäyttöliittymän kautta eteenpäin. Varsinaisen XBRL-standardin mukaista tietoa ei luotu vielä, mutta standardiin ja malleihin tutustuttiin suunnitteluvaiheessa. Tiedonsiirtoon KuntaPron ja Valtiokonttorin välillä liittyen käytiin suunnitteluvaiheessa läpi eri vaihtoehtoja. Vertailun pohjalta tähdätään siihen, että tiedot saataisiin siirrettyä mahdollisimman automaattisesti. Tätä varten tutkittiin api service rajapintojen käyttömahdollisuuksia sekä suomi.fi-rajapintaa. Testaus aloitetaan toteutusvaiheessa. Tiedonsiirto FPM:n ja Kuntarin välillä on jo olemassa ja todettu toimivaksi. Tarkistusraportti kirjanpitäjiä varten suunniteltiin toteutettavaksi Power BI:llä. 4. Pilotin aikana toteutettavat muutokset 4.1. Muutokset prosesseihin Asiakkaan talousarvion valmisteluprosessi säilyy ennallaan ja muutokset kokonaisprosessissa tulevat koskemaan tiedon jälkikäsittelyä, toimittamista Valtiokonttorille ja raportointia. 4.1.1. Talousarvio
Hämeenlinnan kaupunki 6 (9) 4.1.2. Talousarvion muutokset 4.2. Muutokset tietojärjestelmiin Pilotin aikana tullaan toteuttamaan valmius muodostaa nykyisestä tilirakenteesta XBRL-muotoinen sanoma lähetettäväksi Valtikonttorin rajapinnan kautta. Itse sanoman muodostaminen toteutetaan Kuntax Kuntari -järjestelmän avulla ja tietomuunnoksen vastaavuustietoja varten asennetaan MDS-ympäristö, jossa vastaavuuskarttaa voidaan ylläpitää joustavasti ja turvallisesti. FPM-järjestelmään toteutetaan tarvittavat syöttöpohjat ja kentät tarvittavien lisätietojen tallentamista varten. Tämän lisäksi automaattinen sanoman lähettäminen vaatii kolmannen osapuolen ratkaisuja, jotka on kuvattu alla.
Hämeenlinnan kaupunki 7 (9) 4.3. Tietojärjestelmät muutoksen jälkeen Järjestelmä Clausion FPM Kuntax Kuntari Microsoft MDS Kuvaus Talousarviotietojen tallentamiseen ja raportointiin käytettävä järjestelmä Tietomuunnos nykyisestä rakenteesta XBRL-muotoon toteutetaan käyttäen Kuntarin ominaisuuksia. Lisäksi on mahdollista toteuttaa Power BI:llä raportteja Kuntariin seurattavaksi. MDS-järjestelmään tullaan tallentamaan muunnostarpeisiin liittyvät
Hämeenlinnan kaupunki 8 (9) vastaavuustiedot, jotta niitä pystytään mahdollisimman joustavasti hallinnoimaan ja uudelleenkäyttämään. Valtiokonttorin järjestelmä/rajapinta Talousarviotiedot tallennetaan automaattisesti valtiokonttorin rajapinnan kautta. 5. Projektin suunnitteluvaiheen loppuraportti 5.1. Tuotokset Projektin suunnitteluvaiheen tuotokset oli suunniteltu seuraavasti: Pilotin toteutussuunnitelma o Pilotin laajuus ja rajaus tehdään suunnitteluvaiheessa. Huomioitavia asioita talousarviotietojen lisäksi ovat mm. käyttösuunnitelma, ennuste ja talousarviomuutokset. Pilotin toteutuksen resurssit ja kustannukset Pilotin toteutuksen alustava kustannus-hyötyjen arviointi Suunnitteluvaiheen tuotokset saatiin toteutettua seuraavasti: Pilotin toteutussuunnitelma o Dokumentti: Kuntatieto-pilottisuunnitelma-Hämeenlinnankaupunki.pdf o Huomio: Käyttösuunnitelma ja ennuste on rajattu tämän pilotin ulkopuolelle Pilotin toteutuksen resurssit ja kustannukset o Löytyvät edellä mainitusta dokumentista Pilotin toteutuksen alustava kustannus-hyötyjen arviointi o Löytyy edellä mainitusta dokumentista 5.2. Aikataulu Suunnitteluvaihe suunniteltiin toteutettavan aikavälille 21.3.2018-31.5.2018. Itse suunnittelutyö saatiin toteutettua aikataulun mukaisesti. Loppuraportointi ja toteutusvaiheen suunnitelman hyväksyminen toteutettiin kesäkuun 2018 alkupuolella.
Hämeenlinnan kaupunki 9 (9) 5.3. Työmäärät ja kustannukset Projektin suunniteltu työmäärä pysyi suunnitelluissa rajoissa. Työn jakauma tehtävittäin ja lopullinen toteuma on esitelty alla näkyvässä taulukossa ja lopulliset kustannukset kappaleen lopussa. Ulkopuolinen organisaatio Rooli suunnittelussa Työmääräarvio (htp) Toteuma (htp) KuntaPro Oy Projektin hallinta 1 1 KuntaPro Oy KuntaPro Oy Tietojärjestelmä asiantuntija Taloushallinnon asiantuntija 7,5 8,7 3,5 2,1 Yhteensä: 12 11,8 Oma organisaatio Rooli suunnittelussa Työmääräarvio (htp) Toteuma (htp) Hlö 1 Sisältöasiantuntijuus 2 Yhteensä: 2 Kustannus Kustannusarvio (eur) Toteuma (eur) Erotus Ulkoinen työ / Palvelujen osto 10 872,00 10 690,80 181,20 Oma henkilötyö 555,00 Muut kustannukset Välilliset kustannukset Yhteensä: 11 427,00