Maakuntien talous ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus 1 13.2.2017 Mikko Salmenoja
Mitä on hyvä oivaltaa? Kunkin maakunnan oma taloushallinto ja HR on keskeinen toiminnallinen kokonaisuus, joille yhteinen palvelukeskus on osaprosessin haltija/volyymipalveluiden tuottaja. Maakunnat omistavat osakeyhtiön ja päättävät yhdessä sen palvelutuotannosta ja niiden vaihtoehdoista ja hinnoittelusta. Palvelukeskuksilla saadaan muutostilanteessa aikaan yhtenäisiä palveluprosesseja ja kustannussäästöjä. Valtion tarkoitus ei ole olla palvelukeskuksen omistaja, vaan laittaa prosessi liikkeelle maakuntien puolesta, jotta oltaisiin 2019 mahdollisimman pitkällä. Palvelukeskus voi tarjota palveluitaan kaikille maakuntakonsernin toimijoille mutta ei valinnanvapauden piirissä oleville yhtiöille.
Joulukuu 2016 Valmisteluverkostot ja organisaatiot toimintaan Projektiryhmän kokous 20.12.2016 Projektisuunnitelma Nykytilan selvitys: kartoitettu palvelukeskuksen toimialaan liittyvien palvelujen nykytila, nykyiset tuottajat, prosessit, tietojärjestelmät, sopimukset ja muut tuotannontekijät Selvitys palvelutuottajien inhouseasemasta
Aikataulu ja työsuunnitelma keväälle 2017 Tammihelmikuu Kokoukset 19.1. ja 13.2. Nykytilan selvityksen analysointi Strategia, visio ja toteutettavuusselvitys Organisaatiorakennetta koskeva linjaus Maalishuhtikuu Kokoukset 14.3. ja 11.4. Liiketoimintasuunnitelmaesitys, sis. palvelutarjooman ja asiakkuudenhallinnan Talous ja henkilöstöhallinnon järjestelmät Maakuntien, valtion ja palvelukeskuksen roolit Palvelukeskuksen ohjaus ja rahoitus Väliaikaishallinnon ja maakuntien valmisteluelinten ohjeistus maakuntakohtaisesta valmistelusta Erikseen sovittujen keskitetysti toteutettavien palvelujen selvitys Toukokesäkuu Kokoukset 15.5. ja 14.6. Palvelukeskusyhtiön perustamistoimenpiteet
Aikataulu ja työsuunnitelma syksylle 2017 Syksyn aikataulu tarkentuu kevään 2017 kuluessa. Alustavaa aikataulua ja työsuunnitelmaa syksylle 2017: Rajapinnat ja vastuunjako maakuntien ja palvelukeskuksen välillä Raportointi Maakunnallisen talous ja henkilöstöhallinnon verkoston rakentaminen ja verkoston työn käynnistäminen Väliaikaishallinnon ohjaus ja tukeminen talous ja henkilöstöhallinnon osalta
Nykytilanteesta ja tulevaisuudesta Tavoitteena on löytää malli jossa Valtakunnalliselle palvelukeskuksella on luonteva rooli toisaalta palvelujen kehittäjänä ja toisaalta niiden järjestäjänä Pystytään ottamaan huomioon se, mitä kehittämistoimia ja keskittämisiä on jo tapahtunut Pystytään turvaaman palvelutuotanto nivelvaiheessa 20182019 Maakuntien alueilla toimii joukko erityyppisiä kuntien, sairaanhoitopiirien ja muiden kuntayhtymien omistamia yhtiöitä tuottaen näille mm. TAHEICTpalveluita Valtion osalta keskeisiä palveluntuottajia ovat KEHA, Palkeet ja osin Valtori Osa kunnista ei ole yhtiöittänyt tai hanki julkisilta yhtiöiltä palveluja Palvelukeskusten osalta voidaan muodostaa useita skenaarioita
Ehdotettu malli Maakunnat omistavat emoyhtiön Emoyhtiön roolina mm. toimia palveluiden järjestäjänä, tilaajana sekä huolehtia palveluntuottajien ja kokonaisuuden hallinnasta maakuntien lukuun. Emoyhtiö omistaa yhdessä kuntien kanssa TAHE tehtävien palvelutuotannon yhtiöitä siten, että emoyhtiö voi hankkia näiltä palveluja maakuntien käyttöön palvelusopimuksin ja emoyhtiö osallistuu yhtiöiden päätöksentekoon (inhouse edellytykset täyttyvät) Kunnat voivat hankkia alueellisilta palveluyhtiöiltä palveluja Alueelliset yhtiöt vastaavat alueillaan (yksi tai useampi maakunta) operatiivisesta palvelutuotannosta Toimitaan hajautetulla mallilla lähellä asiakkaita, ei keräillä ihmisiä tiettyyn osoitteeseen, ei tule muuttoja, ei valmistelun aikana eikä palvelukeskuksissa 7
Omistus ja ohjausmallin tavoitetila 1.1.2019 mennessä: 1.1.2022 mennessä: TAHE palvelukeskus Oy Kunnat Maakunta A Suorat asiakastarpeet Palvelut Palvelukeskus 1 Oy Maakunnat omistavat TAHE palvelukeskuksen, toiminta alkanut Tuotannolliset palvelukeskukset ovat TAHE palvelukeskuksen osaomistus tai tytäryhtiötä Maakunnat ovat valinneet palvelukeskusyhtiön, jolta TAHE tukipalvelunsa ostavat. Maakunnat ovat siirtäneet tukipalveluita tuottavan henkilöstön valitsemaansa palvelukeskukseen. Tuotannolliset palvelukeskukset toimivat vähintään maakunnallisesti. Järjestelmäintegraatiot tehty/käynnissä (ks. seuraava sivu) Maakunnat omistavat TAHE palvelukeskuksen, toiminta vakiintunut Tuotannolliset palvelukeskukset ovat TAHE palvelukeskuksen osaomistus tai tytäryhtiötä TAHEn verkostossa 46 tuotannollista palvelukeskusta, jotka palvelevat kaikkia maakuntia. Järjestelmien määrä on supistunut lähtötilanteesta (1.1.2019) Kehityshankkeet ovat tehostaneet palvelutoimituksia merkittävästi Keskitettyjä palveluita käytössä valtakunnallisesti
KEHITYKSEN VAIHEET 20172018 20192021 Perustetaan palvelukeskus maakuntien lukuun ja siirretään sinne tarvittava henkilöstö, sopimukset ja järjestelmävastuut. Maakunnalliset TAHE palveluiden yhtiöittämiset, liiketoimintasiirrot ja mahdolliset omistusosuussiirrot Maakunnat valitsevat tai perustavat TAHE tukipalveluiden palvelukeskustuottajan (xx Oy) Suositeltavaa olisi hyödyntää muutoksessa nykyisiä jo toimivia palvelukeskuksia (osakeyhtiöt ja liikelaitokset) Maakunnat valitsevat käytettävät järjestelmät ja toteuttavat tarvittavat järjestelmäintegraatiot Suositeltavaa valita järjestelmät, jotka ovat jo käytössä maakunnan alueella TAI palvelukeskuksessa johon mahdollisesti liitytään Järjestelmävalinnassa tulee huomioida seuraavat asiat: Järjestelmä skaalautuu maakunnan volyymin tarpeisiin Sopimukset ja hankintalaki eivät estä käytön laajentamista. Tavoitteena, että keskeiset järjestelmät on integroitu ja tukevat maakuntakonsernin johtamista. Jos integrointi kesken, projekti on käynnissä ja aikataulutettu. Talous ja henkilöstöhallinnon järjestelmien ja palvelutuotannon tulee tukea maakunnan johtamista 1.1.2019 alkaen. Yhteiset kehityshankkeet käynnissä ja tuottavat tuloksia palvelukeskusten käyttöön. Emo hallinnoi. Kehitystuloksia jaetaan ja hyödynnetään verkostossa kaikkien eduksi. Emo koordinoi. Palvelutarjooman kehitys omistajaasiakkaiden tarpeita vastaavaksi Keskitetyt järjestelmäkilpailutukset käynnissä. Käyttöönottojen ajankohtien arviointi maakunnittain. Ensimmäisen vaiheen keskitettyjen palveluiden käyttöönotot. Osa palveluista on tuotannossa ja kattavuutta laajennetaan, osa on kilpailutus tai kehitysvaiheessa. Maakunnille ja valtiolle lisäarvoa tuottavan TAHE konsernin toiminta vakiintunut 1.1.2022 mennessä.
Ylätason palveluvastuut Maakunnat TAHE palvelukeskus Palvelukeskusverkosto, maakuntien palvelutuottajat Palvelutarjooma tuotannolliset palvelut Strateginen ohjaus, palveluiden käyttäjä Palveluiden järjestäjä ja tilaaja, Palveluverkostonhallinta ja minimivaatimukset Palveluiden operatiivinen tuotantovastuu ja kehitys Palvelutarjooma keskitetyt palvelut Strateginen ohjaus, palveluiden käyttäjä Palveluiden järjestäjä sekä tuottaja tai tilaaja, Palveluverkostonhallinta ja minimivaatimukset Palveluiden tuottaja tai välittäjä, Mahdolliset integroinnit Palveluiden kehitys arkkitehtuuri, automatisointi Strateginen ohjaus, Palveluiden käyttäjä Kehitysstrategian luominen, keskeisten kehitysprojektien hallinta ja toteutus Käyttöönotot, toimintamallien jalkautus
Liiketoimintasuunnitelman keskeiset asiat 1) Visio, tavoitteet ja menestystekijät 2) Omistus ja ohjausmalli 1) Hallinnollinen organisoituminen ja siirtymäaika 3) Asiakkuudet ja palveluiden ohjaus 1) Palvelut ja ohjaus (tavoitetila) 4) Palvelun tuotantomalli ja ansaintalogiikka 5) Kilpailuympäristö 6) Palvelutarjooma 7) Palvelutarjooman arkkitehtuuri (IT) 8) Riskienhallinta 9). 10). 11) Toteutussuunnitelma
TAHE palvelutarjooma Taloushallinnon peruspalvelut (sis. Järjestelmät) Keskitetty palvelupuhelin Ostolaskut ja ostoreskontra Laskujen kierrätys Maksuliikenne ja myyntireskontra Laskujen perintä Myyntilaskutus Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat Konsernitilinpäätös Johdonraportointi Maksatuspalvelut (valtio) Taloushallinnon lisäarvopalvelut Myyntilaskutus Talousarvio ja taloussuunnitelma Ennustaminen ja seuranta Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Kustannuslaskenta Muut asiantuntijapalvelut Henkilöstöhallinnon peruspalvelut (Sis. Järjestelmät) Keskitetty palvelupuhelin Palkkahallinto Perustietojen ylläpito, viranomaistilitykset, vuosi ilmoitukset Perusraportointi Henkilöstöraportointi ja palvelussuhteen elinkaaren hallinta (järjestelmä(t)) Palvelussuhdeasioiden neuvonta ja tuki Matkustuksen hallinta Henkilöstöhallinnon lisäarvopalvelut Rekrytoinnin tuki, osaamisen ja toiminnan kehitys (järjestelmät) Työterveyshuollon järjestäminen / neuvottelut Työsuojelun lakisääteiset asiat Matkanvaraus prosessi ja neuvontapuhelin Muut asiantuntijapalvelut Palvelut keskitetään ensin vähintään maakunnallisesti. Toisessa vaiheessa useamman maakunnan kesken.