SOTE tukipalveluseminaari hotelli Santa Claus Rovanniemi 21.9.2017 Toimitusjohtaja Olavi Hiekka
YHTIÖN VALMISTELUN TILANNE Perustettu Senaatti kiinteistöjen tytäryhtiöksi 1/2017, toimii tässä vaiheessa emoyhtiön rahoituksella Yhtiöön 1.1.2020 siirtyvän omaisuuden Due diligence tehty, mutta asioita on vielä merkittävästi tarkennettava Omaisuuden arvo 9/2017 luokkaa 3,4 Mrd, velat n. 2 Mrd, tulevia hankkeita yli 4 Mrd Tähän mennessä tehty edellisen lisäksi alustava liiketoimintamalli, taloushallinnon perusselvitys, alustava ICTarkkitehtuuri, palvelulupaus, vuokrauksen perusteet. ym Kunnilta vuokrattavien tilojen selvitys käynnistetty (FCG Konsultointi Oy) Yhtiön kiinteistöhallintajärjestelmäksi valittu Koki (CGI) Senaatin puitesopimuksen perusteella
VALMISTELUN HENKILÖRESURSSIT Yhtiössä 9/2017 yhteensä 13 työntekijää, oletus 12/2019 muutamia kymmeniä Henkilöstövuokraus sairaanhoito ja erityishuoltopiireistä alkanut hyvin, mutta toivomme jatkossa lisääntyvää aktiivisuutta Perusopimus tehty 4 sairaanhoitopiirin ja 1 erityishuoltopiirin kanssa, keskusteluja käyty useiden kanssa Työpanos syksyn 2017 aikana n. 10 henkilöä ja 60 viikkotyötuntia Peruselvityksiä hankittu suorahankintana mm. Inspiralta, Deloitelta, PWC:ltä KPMG valittu kilpailun perusteella 08/2017 johdon ja kehittämisen konsultointiin Yhtiölle valittu viestintäpäällikkö eli lisäämme merkittävästi viestintäämme
Maakuntien tilakeskus vuokraa maakunnille omasta taseesta MAAKUNTIEN TILATARPEET JA SELVITYKSEN TILANNE Maakuntien tilakeskus edelleen vuokraa maakunnille muiden taseesta Maakuntien tilakeskus edelleen vuokraa siirtymäkaudeksi pääosin kuntien tiloja Sairaanhoitopiirit 20 kpl, 3,2 Mm2 Karkea vuokra arvio n. 600 M /v Erityishuoltopiirit 17 kpl, 0,2 Mm2 Karkea vuokra arvio n. 50 M /v Maakuntien liittojen kiinteä omaisuus Vesistörakenteet Pääosin Pohjanmaalla olevia patorakenteita Karkea vuokra arvio 5 M /v ELY keskus 15 kpl TE toimisto 83 kpl Sopimuksia 264, 192.000 m2 27,5 M /v Ympäristöterveys Alue kehittäminen Tienpito ja liikennesuun. Maaseudun keh. ja lomitus Omistetut kiinteistöyhtiöt 84kpl Tytär ja osakkuusyhtiöt Myös palvelutuotantoa Karkea vuokra arvio omasta taseesta 650 M /v edelleenvuokraus 1 100 M /v Yhteensä 1,75 Mrd /v Kuntien perusterveydenhuollon tilat Terveyskeskukset, sairaalat Lasten neuvolat. muut Karkea neliöarvio 3,3 Mm2 Karkea vuokra arvio 500 M /v Kuntien sosiaalitoimen tilat Vanhustenhoito, vammaispalvelut Lastensuojelu, asumispalvelut, ym. Karkea neliöarvio 3,4 Mm2 Karkea vuokra arvio 450 M /v Pelastustoimen tilat Kunnilla paloasemia n. 770 kpl Muita paloasemia n. 190 kpl Karkea neliöarvio 0,62 Mm2 Karkea vuokra arvio 100 M /v
TILAKESKUKSEN SIMULOINTILUPAUS Alustavat vuokra arviot kyetään tarvittaessa tuottamaan vuoden 2017 loppuun mennessä. Kunnilta vuokrattavista tiloista arvioiden tarkkuudet riippuvat oleellisesti kunnilta saatavien tietojen kattavuudesta ja laadusta Vuokra arviot ja rajanveto siitä, mitä toimintoja (=kustannuksia) vuokriin sisältyy (kiinteistöhuoltoon, investointeihin ym. liittyvät tilakeskukselle siirtyvät tehtävät) huhtikuun 2018 loppuun mennessä Vuoden 2018 ja 2019 muutoksilla huomioidut lopulliset maakunta ja kohdekohtaiset vuokralaskelmat pystytään tuottamaan lopputalven 2019 aikana.
OHJEISTUS MAAKUNNILLE Palveluverkkosuunnittelu Toimitilastrategian laadinta Toimitilahallinnon järjestäminen Toimitiloihin liittyvien sopimusten selvittäminen ja siirto Vuokrattavien tilojen katselmointi ja tarkentaminen ja vuokrasopimusten hyväksymiskäsittely MYÖHEMMIN Tilatehokkuuden kehittäminen Asumispalveluiden määrittely ja rajaukset Tilatieto l. tietoa toimitiloista johtamisen tueksi
SOPIMUSTEN SELVITTÄMINEN Toimipaikkojen ja vuokrien lisäksi selvitetään yhdessä maakuntien kanssa 2017/2018 Siirtyvät vuokrasopimukset ja niiden vastuut Muut kiinteän omaisuuden sopimukset ja saanto (maanvuokra, rasitteet, maankäyttö, lahjakirjat, testamentit) Siirtyvien yhtiöiden tiedot 2018/2019 Investointihankkeiden sopimukset Ylläpidon sopimukset (ml. liittymissopimukset) Rahoitussopimukset ja takaukset Sopimukset, jotka päättymässä 2019, toivotaan jatkettavan =>2020 jatkuvuuden turvaamiseksi
TOIMINTAMALLISTA Tilakeskus tulee toimimaan paikallisesti, mutta osaamista valtakunnallisesti hyödyntäen Tilakeskus tulee toteuttamaan maakuntien puolesta edunvalvontaa edelleenvuokrauksessa Asioiden käsittely tullaan viemään mahdollisimman lähelle asiakkaan ratkaisuvaltaa Toimitilojen käsittelyn näkökulma kustannus vs. toiminnan puite vs lisäarvoa toiminnalle Investointien ohjaus tunnistettu tässä vaiheessa ainoaksi yhteistoiminta alueella käsiteltäväksi, sekin tapahtuu maakuntien kautta Yhtiön omistajina maakunnan tulevat määrittämään lopulliset linjaukset valmistelun jälkeen
Kunnilta vuokrattavien tilojen tietojen kerääminen 12.9.2017 pilotin tiedot 1879 dokumenttia (sopimusta, piirustusta) 952 toimipaikkaa 52 kuntaa / kuntayhtymää
KUNNILTA VUOKRATTAVIEN TILOJEN JA VUOKRIEN MÄÄRITYS Kunnan omistamien tilojen vuokran suuruus määräytyy Vn Asetuksen perusteella Mahdollisuus käyttää nykyistä sisäisen vuokran järjestelmää sekä maanvuokra, TARKENTUU Maakunnan käyttöön vuokrattavien tilojen tiedot kootaan kunnista syksyllä 2017 ja vuokranmääritys toteutetaan keväällä 2018 Tiedot kokoaa ja analysoi palveluottajaksi kilpailutettu FCG Konsultointi Oy Tietojen tuottamisvastuu on kunnilla, tiedot kootaan FCG:n verkkosovelluksen avulla Kuntien tekemät sisäänvuokrasopimukset siirtyvät Maakuntien Tilakeskus Oy:lle Tiedot sopimuksista kerätään samalla kyselyllä Samalla kerätään myös asema ja pohjapiirustukset Asumisyksiköiden osalta rajaus vielä auki / vuokrataanko asunnot, palvelutilat vai kaikki yhdessä
AIKATAULU Tietojen kerääminen 25.9. 14.12.2017 (pilotteina Satakunta ja P Pohjanmaa + Tampere) Vuokran määrittelyvaihe 1.1. 30.4.2018 Laadittavien, yhtenäisten vuokrasopimusten läpikäymiseen ja neuvottelemiseen (kunta Tilakeskus maakunta) aikaa syksystä 2018 kesään 2019 Maakunta ja kunnat katselmoivat yhdessä maakunnalle vuokrattavien tilojen (toiminnan) lopullisen laajuuden Vuosina 2018 ja 2019 tapahtuvien muutosten, investointien yms. vaikutukset vuokrasopimuksiin tarkistetaan keväällä 2019 Lopullisten vuokrasopimusten allekirjoitukset v. 2019 aikana
TIETO YHTEISEEN KÄYTTÖÖN Koottavat tiedot tiloista muodostavat maakunnalle tarkan kuvan palveluverkkosuunnitteluun kaikista nykyisistä toimipaikoista ja niiden aiheuttamista tilakustannuksista budjetointiin Muodostaa kunnille erittäin hyvän tietopohjan 28.2.2019 annettavaan selvitykseen Kunnille tietojen kokoaminen ja vuokran määritys tuottaa tietoa tulevaan tilanteeseen Toimipaikat ja pisteet, jotka maakunnalle tullaan vuokraamaan ja niistä kunnalle maksettavat vuokrat 2020 eteenpäin Kuntaa nyt sitovat, Tilakeskukselle siirtyvät sisäänvuokrasopimukset kootaan ja selvitetään Tietojen kerääminen auttanee osaa kunnista myös jäsentämään tiloista aiheutuvia kustannuksia Teknisten arvojen (nykyarvojen) määritys tuo myös tarkempaa tietoa ao. tilojen kunnosta ja arvoista
Palvelulupaus maakunnille 23.3.2017
Projektivaihe 2017 2018 Yhtiö on toimintakunnossa ja sille on luoto toimiva hallintokoodi sekä talous ja hallintojärjestelmä. Tuloksel lisuus & palvelut Yhtiö vuokraa omistamiaan sairaala ja sosiaalihuollon erityistiloja toimintaa tukevilla vuokrasopimuksilla, jotka perustuvat oikeudenmukaiseen ja kaikki kustannukset kattavaan vuokrajärjestelmään Yhtiö selvittää kuntien käytössä olevat perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon ja pelastustoimen tilat sekä laatii näistä asetuksenmukaiset vuokrasopimusluonnokset kuntien ja yhtiön sekä yhtiön ja maakunnan välille Yhtiö selvittää muut maakunnan tarvitsemat tilat ja rakenteet ja huolehtii näiden vuokrauksesta Yhtiö osallistuu tarvittaessa väliaikaishallinnon tilaratkaisuihin kunkin maakunnan kanssa erikseen sovittavalla tavalla Asiakkaat Yhtiö luo toimivan asiakkuudenhoitojärjestelmän ja informoi asiakkaitaan säännöllisesti valmistelun edistymisestä Sairaanhoitopiireillä ja erityishuoltopiireillä on edustus projektiryhmässä Yhtiö luo toimivat kontaktit asiakaskuntaan sen kaikilla toiminnan tasoilla Yhtiö tiedottaa toiminnastaan toukokuussa 2017 avattavien verkkosivujen välityksellä Yhtiön toiminnassa sovelletaan julkisuusperiaatetta Prosessit Yhtiö turvaa rakennusten käytettävyyden kaikissa olosuhteissa Yhtiö ottaa haltuun sairaanhoitopiirien ja erityishuoltopiirien kiinteistöjen hoidon ja kunnossapidon sekä rakennushankkeet ja luo lisäksi näille toimivat taloushallinnon prosessit Yhtiö huolehtii maakunnan toimintaan liittyvästä vuokrareskontrasta Tilakeskus ylläpitää tilatietoa ja tarjoaa tilatiedon maakuntakonsernin käyttöön Henkilöstö & osaaminen Sairaanhoito ja erityishuoltopiirien kiinteistöhallinnon henkilöstö siirtyy yhtiöön vanhoina työntekijöinä Yhtiö huolehtii sen palvelukseen tulevan henkilöstön vastaanotosta ja perehdyttämisestä toimintaan uudessa toimintakulttuurissa Yhtiö huolehtii asianmukaisen henkilöstöpolitiikan luomisesta Heikkilä Heikki
Varsinaisen toiminnan käynnistyminen 2019 2021 Yhtiö tuottaa toimitilat kustannustehokkaasti jakamalla osaamista sekä hyödyntämällä yhtenäisiä prosesseja Tuloksel lisuus & palvelut Yhtiö tuottaa tiloihin liittyvää vuokrakustannustietoa asiakkaille ja valtioneuvostolle Yhtiö tuottaa yhdessä asiakkaidensa kanssa tilakonsepteja, jotka palvelevat sairaanhoidon ja maakunnan muun toiminnan prosesseja Yhtiö selvittää kansainvälisesti parhaat käytännöt ja huolehtii niiden jakamisesta koko asiakaskunnalle Asiakkaat Yhtiön toimintaa ohjaa hyvä tuntemus asiakkaiden tarpeista Yhtiöllä on selkeä asiakkuusjärjestelmä, missä maakunnan eri toimijoilla on tarvittavat yhdyshenkilöt yhtiössä Yhtiöllä on toimiva ja säännöllisesti kokoontuva asiakasneuvottelukunta Prosessit Yhtiö kehittää keskitetyllä ohjauksella tehokaita ylläpidon menetelmiä, joilla turvataan rakennusten kustannustehokas toiminta koko taloudellisen elinkaaren ajan Yhtiö kehittää keskitetyllä ohjauksella erilaisia rakennushankkeiden hallintamenetelmiä, jotka turvaavat rakennusten yhteiskuntavastuullisen ja kustannustehokkaan toteuttamisen sekä rakennusvirheiden minimoinnin Ympäristöasiat huomioidaan kaikessa toiminnassa Henkilöstö & osaaminen Yhtiö huolehtii vastuulisena työnantajana henkilöstönsä osaamisesta, työtehosta ja työhyvinvoinnista Heikkilä Heikki
MAAKUNTA HUOLEHTII ITSE Maakuntakonsernin käytössä olevien tilojen siivouksesta, kulunvalvonnasta, aulapalveluista sekä muista ns. toimitilapalveluista, jotka ovat osa maakuntakonsernin toimintaa ja prosesseja Irtaimesta omaisuudesta kuten lääkintäteknisistä ja muista laitteista ja kalusteista; vuokrasopimuksen vastuurajataulukossa sovitaan tarkemmin näiden rajapinnoista rakennukseen
Kiitos! Olavi Hiekka Toimitusjohtaja Maakuntien Tilakeskus Oy olavi.hiekka@maakuntientilakeskus.fi gsm +358 400 252394