Maakunta-kuntavuokrasopimustyöryhmä Tilannekatsaus

Transkriptio

1 Maakunta-kuntavuokrasopimustyöryhmä Tilannekatsaus

2 PALVELUTUOTTAJAN KILPAILUTUS Hankintailmoitus julkaistu HILMAssa Tarjoukset pyydetty ja valinta pyritään tekemään heti juhannuksen jälkeen

3 PILOTTI Aineistokysely tulee pilotoida yhden maakunnan alueella hankkeen valmistelujakson aikana. Tilaaja antaa pilotointia varten palveluntuottajalle pilotointiin osallistuvan maakunnan yhteystiedot. Pilottimaakunta varmistuu kesäkuun aikana ja tilaaja sitouttaa pilottiin hankkeen valmistelujakson alussa nimettävän maakunnan kuntien edustajat yhteistyöhön. Pilotoinnin toteuttamisen yksityiskohdat ja yhteistyökäytännöt käydään läpi tarkemmin valitun palveluntuottajan kanssa viimeistään valmistelujakson alussa. Pilotoinnin tavoitteena on testata palveluntuottajan käyttämä aineistonkeruumenetelmä käytännössä. Aineistonkeruumenetelmän tule pohjautua käytäntöön, jossa kunnat vievät hankkeessa kerättävät tietosisällöt palveluntuottajan ylläpitämään sähköiseen palveluun (esim. internet/pilvipalvelut). Palveluntuottaja vastaa siitä, että palveluntuotannossa käytettävät sähköiset palvelut täyttävät sopimuksen mukaiset tietoturvavaatimukset. Testauksen aikana palveluntuottajalla on mahdollisuus tarkentaa aineiston keräämisen ohjeistamista, itse keräämistä ja muita mahdollisia kyselyyn liittyviä toimenpiteitä yhteistyössä tilaajan kanssa.

4 PILOTTIMAAKUNTA Edustaja osallistuu ohjausryhmään Maakunnan ja sen kuntien tulee sitoutua a) osallistuu aktiivisesti aineistokyselyn kehittämiseen b) tuottaa kyselyyn omat tiedot sovitussa aikataulussa ja tuo esille tietojen saannissa / olemassaolossa/ tietojen siirrossa havaittavia vaikeuksia c) maakunnan edustajat käyvät läpi kiinteistölistauksen tarpeettomien toimitilojen osalta d) myöhemmin kommentoi teknisten arvojen ja vuokrien määrittelyä kuten muutkin maakunnat, mutta aikaistettuna Päivitetyt henkilötiedot (tietojen tallentajat) toimitus kesäkuun aikana Starttipalaveri heti elokuun alussa

5 TILOJEN HALTUUNOTTO Kunnat toimittavat tiedot maakunnalle siirtyvistä kiinteistöistä Maakunnat vahvistavat, yhteisten neuvottelujen perusteella vuokrattavat toimitilat, joihin vuokrasopimukset laaditaan (huomioiden lainsäädännön velvoitteet) Tilojen haltuunotto tarkoittaa maakuntakohtaista projektia, jossa maakunnan ja kuntien edustajat kiertävät tilat ja niissä harjoitettavan toiminnan läpi ja jonka perusteella vuokrattavista tiloista syntyy yhteinen näkemys Kunkin maakunnan tulee varautua tähän tehtäväksi v aikana Työn kestosta arvioita ja kokemuksia muutoinkin SiunSOTE, ESSOTE, SATASOTE, PHHYKY (ainakin )

6 PELASTUSLAITOKSET Pelastustoimen kiinteistöt otetaan samaan kyselyyn mukaan Yhdessä SM:n Kiinteistöryhmän kanssa kerätään hyviä käytäntöjä ja laaditaan yhdessä vastuurajataulukot eri tyyppisille pelastustoimen kiinteistötyypeille ja harjoitusalueille Sekä selvitetään muut pelastustoimeen ja sen toimitiloihin liittyvät erilliskysymykset kunnilta tapahtuvaa vuokraamista varten

7 TILATIETOJEN MÄÄRITTELY HYÖTYÄ MYÖS KUNTIEN VUOKRAUSASIOISSA TILATIEDON MÄÄRITTELY TEHDÄÄN ERILLISESSÄ PIENRYHMÄSSÄ, SILLÄ TILATIEDON TARJONTA TULEE OLEMAAN KESKEISESSÄ ROOLISSA TILAKESKUKSEN ASIAKASPALVELUSSA

8 TILATIETOJEN TARVE- JA SISÄLTÖMÄÄRITTELY Maakuntien Tilakeskus Oy:n perustamisella haetaan mm. kustannustehokkuutta, jolloin tulee välttää päällekkäisten järjestelmien ja henkilötyön tarpeen aiheuttamista Tilatietojen hallinta yksi keskeinen määriteltävä asia, jotta kustannustehokkuustavoite sekä palvelulupaus voidaan saavuttaa Tilatiedolla tarkoitetaan nyt eri lähestymisnäkökulmasta riippuen eri asioita Määrittelyn kautta edettävä tilatiedon tarjoamiskanavien sekä tiedon luomis ja ylläpitovastuun määrittelyyn

9 TILATIETO ON AINAKIN Ajantasapiirustuksia Piirustuksien käyttösovelluksia Tilojen käyttäjätietoja Tilojen käyttöastetietoja Tilojen käytön sovelluksia Kustannustietoa, vuokratietoa Asioiden sijoittumis- ja paikannustietoa Jne

10 PIENRYHMÄ Tavoitteena määritellä 1. mitä tilatietoa asiakkaat (maakunnat ja sen eri käyttäjätasot) tarvitsevat 2. miten ja missä sekä kenen toimesta tilatieto ylläpidetään 3. mitä tietojen käytön mahdollistavalta tietojärjestelmäratkaisulta edellytetään Pienryhmän aikataulutavoite 1. tilatiedon alustava määrittely juhannus tilatiedon tarjontakanavien määrittely 3. tilatiedon ylläpito- ja käyttövastuiden ja mahdollisuuksien selvittäminen