Omataloyhtiö.fi Omataloyhtiöpalvelun käyttöohje
Palvelun kuvaus Omataloyhtiöpalvelu on suunniteltu taloyhtiöiden hallinnan ja viestinnän helpottamiseksi. Uskomme vahvasti taloyhtiöiden järjestelmällisen hallinnan ja ylläpidon merkityksen kasvuun. Tarjoamme palvelun käyttäjille jatkuvasti enemmän työkaluja juuri näiden päämäärien saavuttamiseksi. Viestintäkanavien osalta olemme ottaneet käyttöön esim. verkkoilmoitustaulun, sähköpostimuistukset, tekstiviestipalvelut sekä taloyhtiöiden sisäiset keskustelupalstat. Näin ollen yhteydenpito taloyhtiön eri sidosryhmien välillä helpottuu merkittävästi. Tarkoituksena on madaltaa taloyhtiön kynnystä aktiiviseen toimintaan kiinteistön hyväksi. Koemme, että osana nykyaikaista toimintaa taloyhtiöiden osalta on toimipaikasta riippumattoman hallinnan mahdollistaminen. Taloyhtiön hallinnan helpottamiseksi tarjoamme niin energianseurannan työkaluja kuin huoltoohjelmaa. Toiminnan periaatteena on, että jokaisesta suoritetusta toimenpiteestä jäisi taloyhtiön käyttöön dokumentoitu selostus ja merkintä. Taloyhtiön hallituksen työn helpottamiseksi olemme muodostaneet yhtiökohtaisen dokumenttiarkiston, josta kaikki oleellinen aineisto löytyy kootusti. Aktiivisen ja asiantuntevan hallitustyöskentelyn merkitys korostuu korjaustoiminnan tullessa ajankohtaiseksi. Suunnitelmallisella ja oikein ajoitetulla korjaustoiminnalla taloyhtiön arvo nousee ja yllättäviltä kustannuseriltä vältytään. Palvelun osalta olemme sitoutuneet kehitykseen ja panostammekin jatkuvasti palvelun kokonaisvaltaisuuteen taloyhtiön hallinnan ja yhteydenpidon välineenä.
Palvelun käyttö Palvelun käyttöönoton helpottamiseksi pyrimme kehittämään kokonaisuudesta mahdollisimman yksinkertaista. Seuraavassa kuvaus uuden taloyhtiön liittämisestä palveluun sekä ohjeistusta palvelun käyttöön: Palvelun käyttöönottamiseksi sinun pitää olla rekisteröitynyt käyttäjä. Mikäli et ole vielä rekisteröitynyt, se hoituu helposti sivuston oikeasta ylänurkasta klikkaamalla kohtaa Liity jäseneksi. Liittymällä jäseneksi saat ajankohtaista tietoa verkkolehtien muodossa sekä tiedon viimeisimmistä tarjouksistamme. Taloyhtiö-palvelun jäsentili Taloyhtiöiden hallintaan tarkoitetun palvelun saat auki kirjautuessasi sisään, kirjautumisen jälkeen sinulle aukeaa Jäsentili näkymä. Mikäli et ole vielä liittänyt kohteita palveluun voit tutustua siihen luomamme demokohteen avulla. Demokohteen löydät Jäsentili -sivun kohdasta TaloyhtiöOptimi Demo. Linkki löytyy kohdasta Jäsenpalvelut. Jäsentilisi saat näkyviin myös klikkaamalla oikeasta ylänurkasta Jäsentili. Mikäli olet jo aiemmin luonut kohteita saat ne nyt näkyviin kohdasta Listaa omat kohteet/lisää kohde. Jäsentilinäkymässä näet myös kaikkien kohteidesi yhteisen ilmoitustaulun, johon päivittyy kohteissa tehdyt tiedotteet ja tapahtumat kootusti. Kohteen lisääminen Kun olet tutustunut palveluun luomamme demokohteen avulla voit liittää oman taloyhtiösi palveluun. Luo uusi kohde Uuden kohteen luominen on yksinkertaista, kaikki tarvitsemasi tiedot löydät esim. isännöitsijäntodistuksesta. Kohteen lisääminen onnistuu mm. Omataloyhtiö.fi-sivuston yläosasta löytyvästä kohdasta Omat kohteet, painamalla Lisää uusi taloyhtiö - Syötä sijainti - Taloyhtiön nimi, kolmen ensimmäisen kirjaimen jälkeen ohjelma hakee nimen perusteella taloyhtiösi - Y-tunnus. Mikäli yhtiösi nimi löytyy listalta, tulee Y-tunnus kenttään automaattisesti - Syötä taloyhtiösi osoitetiedot ja yhtiön tyyppi - Valitse asemasi taloyhtiössä (isännöitsijä, hallituksen pj., hallituksen jäsen, osakas ) - Syötä isännöitsijän tiedot - Mikäli asut yhtiössä merkitse se
- Mikäli olet taloyhtiön osakkeenomistaja/asukas, täydennä huoneistoasi koskevat osiot - Jos taloyhtiö on liitetty aiemmin palveluun, lähtee taloyhtiön haltijalle(yhtiön luonut henkilö, isännöitsijä, tai hallituksen puheenjohtaja) sähköpostitse ilmoitus siitä että olet liittämässä itsesi osaksi taloyhtiötä. Haltija hyväksyy pyyntösi ja näin liittää sinut osaksi taloyhtiötä. Kohteiden listaus Valitsit sitten TaloyhtiöOptimi Demon tai Listaa kohteet tulee sinulle nyt palvelun kohteiden listausnäkymä. Mikäli olet liittänyt kohteita palveluun näkyy valikossasi taloyhtiö ja/tai huoneistolistaus. Demokohteena esittelemme kuvitteellisen taloyhtiön Asunto Oy Revontulen. Kohteen tietoja pääset tutkimaan klikkaamalla listasta Asunto Oy Revontuli. Kohteiden listaukseen pääset myös sivuston vaakapalkin kohdasta Omat kohteet. Yhtiön hallinta Valittuasi kohteen edellisen kohdan listauksesta pääset hallitsemaan ja tarkastelemaan kohdetta. Yhtiön hallinta-näkymä tarjoaa sinulle taloyhtiökohtaiset tiedot. Näkymässä on lisäksi taloyhtiökohtainen ilmoitustaulu, josta näet tehdyt tiedotteet ja tapahtumat sekä taloyhtiön sisäinen keskustelukanava. Taloyhtiökohtaisia tietoja saat esiin painamalla Isännöitsijäntodistus - painiketta. Todistus on luotu taloyhtiön haltijan tai isännöitsijän toimesta. - Olemme lisänneet palveluun isännöitsijäntodistuksen tilauksen. Isännöitsijäntodistuksen tilaaminen onnistuu klikkaamalla Tilaa isännöitsijäntodistus näppäintä. Tilatessasi todistusta pitää sinulla olla valittuna haluamasi huoneisto. Palvelun kautta isännöitsijäntodistuksen tilaaminen tapahtuu sähköpostitse. Mikäli isännöitsijän sähköpostiosoite on täydennetty isännöitsijän todistukseen antaa palvelu osoitteen suoraan osoitekenttään. On kuitenkin suositeltavaa tarkistaa osoitteen oikeellisuus ja omat tietosi. Painamalla nyt Tilaa saa isännöitsijä sähköpostiinsa pyynnön todistuksesta. Huom! Isännöitsijäntodistuksesta voidaan periä normaali isännöitsijän palvelumaksu. Taloyhtiön huoneistot kohdasta löytyy kaikki yhtiöön liitetyt huoneistot. Huoneistojen liittäminen tapahtuu joko niin, että isännöitsijä tai haltija liittää yhtiöjärjestyksen mukaisesti huoneistot yhtiöön tai niin että kaikki liittävät huoneistonsa Luo uusi kohde mukaisesti. Suosittelemme, että kun ensimmäinen huoneisto on yhtiöön luotu, palvelun haltija luo kaikki huoneistot Kopio huoneisto toiminnan avulla. Kopioiminen onnistuu painamalla huoneistolistauksessa jo luodun huoneiston kohdalta oikeassa laidassa olevaa Kopioi huoneisto painiketta. Muokkaamalla huoneisto tietoja saadaan ne oikeanlaisiksi. Luomalla huoneistot kootusti varmistutaan osakesarjojen oikeellisuudesta. Taloyhtiön henkilöt kohdassa on listattuna kaikki yhtiön aktiiviset (liitetyt) henkilöt. Mikäli huoneistot on luotu kohdassa Taloyhtiön huoneistot, on nyt yksinkertaista liittää henkilöt suoraan huoneistoihin. Tämä onnistuu yhtiön haltijalta. Haltija lisää henkilöt klikkaamalla Lisää henkilö - näppäintä. Syöttämällä henkilöiden tiedot ja valitsemalla jo aiemmin luotu huoneisto kohdasta Huoneisto, liitetään henkilö automaattisesti tiettyyn osakesarjaa. Mikäli liitettävä henkilö ei ole palvelun käyttäjä, hänelle lähetetään sähköpostiin käyttäjätunnus ja salasana, jolla palvelun käyttöönotto hänen osaltaan onnistuu. Sähköpostiosoite on pakollinen koska palvelun käyttö
perustuu sähköpostin kautta rekisteröitymiseen. Henkilöiden asema taloyhtiöissä rajaa tiettyjä toimintoja palvelussa, kuten esim. dokumenttinäkymiä. Kohteen muut tiedot Siirtyessäsi Omataloyhtiö.fi sivustolla taloyhtiöpalveluun vaihtuvat sivuston vasemmassa reunassa olevat valikot. Vasen valikko sisältää nyt kohdeluettelosta valitsemasi kohteen tietoja. Seuraavassa esitelty nämä kohta kohdalta: Kaikki kohteet TaloyhtiöOptimi palvelulla hallitset taloyhtiötäsi tai huoneistoasi. Kaikki kohteet / tee uusi valikosta voit joko listata jo luomasi kohteet tai luoda uusia kohteita. Valitsemalla kohteen listasta saat esiin sen yhtiön / huoneiston yksilölliset tiedot sekä tietoa yhtiössä tapahtuvista asioista ja muutoksista. Luo uusi kohde (Taloyhtiö,Huoneisto) - Syötä asuntoasi/taloyhtiötäsi koskevat tiedot viereiselle lomakkeelle. Tarvittavat tiedot löytyvät esim. huoneistosi isännöitsijäntodistuksesta. Syöttäessäsi taloyhtiön nimen ohjelma antaa automaattisesti rekisterissä olevan Y-tunnuksen. Tämä voi kestää hetken johtuen rekisterin laajuudesta. Katso alusta kohta Luo uusi kohde. - Huoneistoa luodessa syötä isännöitsijäntodistukseen huoneistoasi koskevat tiedot. Rahoitus ja vakuutus Rahoitus ja vakuutus osiossa voit lisätä taloyhtiökohtaisia ja henkilökohtaisia rahoitus ja vakuutustietoja yhteyshenkilöineen. Pitämällä tiedot ajan tasalla löydät kyseiset tiedot helposti yhdestä paikasta tarvittaessa. - Uuden lainan tai vakuutuksen syöttäminen tietoineen tapahtuu painamalla linkkiä Lisää uusi. Kohteen rakennetiedot Kohteen rakennetiedot on hyvä kirjata palveluun jälleenmyyntiä ja ongelmatilanteiden selvittämistä silmälläpitäen. Perusrakenteiden lisäksi voit lisätä huoneistokohtaisia tietoja mm. käytetyistä materiaaleista ja takuuajoista. Näin ollen ongelma- tai myyntitilanteessa sinulla on dokumentoituna huoneistokohtaisesti käytettyjen materiaalien tiedot. - Täyttäessäsi kohteen rakennetietoja muista tallentaa painikkeesta Tallenna kohteen tiedot aina ennen kuin siirryt seuraavaan kohtaan. Voit lisätä rakenneosaan liittyviä tarvikkeita ja työsuorituksia kustannuksineen myöhempää tarkastelua varten painamalla nimikkeen perässä olevaa -painiketta. Suoritekohtaisia merkintöjä voit tutkia painamalla - painiketta. Mikäli et ole lisännyt merkintöjä, -painiketta ei ole näkyvissä - Huonetilojen osalta sinun täytyy luoda ensin huone, jonka jälkeen voit muokata käytettyjä ratkaisuja tietoihin. Eli luo ensin huone ja syötä perustiedot. Tämän jälkeen voit muokata esim. ko. huonetilan seinärakennetietoja. Muista tallentaa tekemäsi muutokset.
- LVIS kohdassa voit kirjata taloyhtiössä tai huoneistossasi käytössä olevien lämmitys-, vesi-, ilmanvaihto- ja sähköistysratkaisuja sekä liittymätyyppejä. Kulutusseuranta Taloyhtiön ja huoneiston energian- ja kustannustenhallinnan kannalta on tärkeää seurata kulutusta. Voit kirjata palveluun sähkön, veden ja lämmön kulutustietoja. Kulutuksen muutokset voivat olla oireilua jostakin suuremmasta ongelmasta. Aktiivinen seuranta auttaa sinua ennakoimaan ja hallitsemaan asumiskustannuksia. - Kulutustietojen syöttäminen palveluun auttaa sinua seuraamaan kulutusta pitemmällä aikavälillä. Lukemat syötettyäsi palvelu tulostaa sinulle pylväsdiagrammin kulutuksen osalta, jos olet syöttänyt kahden perättäisen vuoden tiedot voit vertailla vuositasolla muodostuneita eroja Huoltotyöt ja ohjeet Huoltotyöt ja ohjeet osiossa olemme luoneet sinulle pohjan mahdollisista huoltotoimenpiteistä ja kohteista. Osio toimii huoltokirjana jonka avulla hallitset paremmin kohteesi jatkuvaa ylläpitoa. Dokumentoitu ylläpito tuo kohteelle lisäarvoa. Palvelun avulla voit luoda myös omia huoltokohteita sekä lisätä muistutuksia tulevista määräaikaishuolloista, muistutukset tulevat suoran sähköpostiisi. Tarjoamme kattavan kirjaston yleisiä huolto-ohjeita, joiden lisäksi voit lisätä kohteeseen yksilöllisiä huolto-ohjeita tiedostoina. Omat huoltotyöt ja -ohjeet: - Palveluun on kirjattuna kattavasti eri huolto-ohjeita. Kaikki toimenpiteet eivät ole keskeisiä joka taloyhtiön osalta, joten voit poistaa listalta tarpeettomat klikkaamalla huoltotoimenpiteen Toiminnot-kohdasta Poista listalta -linkkiä - Kun olet päättänyt mitkä toimenpiteistä ovat oleellisia, muokkaa toimenpiteiden huoltoväli klikkaamalla muuta huoltoväli kohtaa taloyhtiön osalta mielekkääksi. Ohjeita huoltoväleihin saa toimenpiteen huolto-ohjeesta klikkaamalla kohdasta Toiminnot-kohdasta Huolto-ohje - Ensimmäisen huoltokerran yhteydessä lisää tarkastus huoltokirjaan klikkaamalla Lisää tarkastus. Merkkaa tarkastuspäivä, tarkastuksen tekijä sekä mahdolliset huomautukset, tämän jälkeen tallenna tarkastus painamalla Lisää tarkastus -linkkiä. Nyt palvelu ilmoittaa sinulle automaattisesti seuraavan tarkastuspäivän kyseiselle huoltokohteelle - Tarkastusten tilaa voit seurata värin mukaan. Seuraava tarkastus: kentän tausta värin ollessa vihreä, on tarkastus kunnossa, värin ollessa keltainen, seuraavan tarkastusajankohta lähestyy ja mikäli tarkastusajankohta on mennyt umpeen, muuttuu väri punaiseksi - Järjestelmämme muistuttaa huomaamatta jääneistä tarkastuksista käyttäjää sähköpostitse - Huoltotoimenpiteen Toiminnot-kohdasta löytyy myös Selaa tarkastuksia -linkki. Linkki vie sinut sivulle, jossa voit selata toimenpiteen tarkastuspäiväkirjaa ja lukea mahdollisia huomautuksia. - Jokaisessa kohteessa on varmasti kohteelle yksilöllisiä toimenpiteitä joita ohjeistamme ei löydy. Kohteelle oman huolto-ohjeen voit lisätä sivun yläosasta klikkaamalla Lisää oma
huolto-ohje -linkkiä. Oman huolto-ohjeen liitteeksi voit liittää JPEG -muodossa olevan kuvan havainnollistamaan työtä. Sähköiset huolto-ohjeet: - Tänne voit lisätä omia dokumentteja huoltotöitä koskien painamalla kohtaa Lisää uusi tiedosto. Anna ohjeelle otsikko ja sijoita se joko ryhmään sähköinen huolto-ohje tai muu huolto-ohje. Tiedoston saat liitettyä painamalla Selaa -painiketta ja valitsemalla halutun tiedoston koneeltasi. Valittuasi tiedoston paina Avaa -painiketta, niin tiedosto tulee aktivoiduksi. Tallenna tiedosto palveluun painamalla lopuksi Lataa tiedosto -näppäintä. Yleinen huolto-ohjearkisto: - Yleisessä huolto-ohjearkistossa voit selailla palvelussa olevia ohjeita ja lisätä omia ohjeita Dokumenttiarkisto Dokumenttiarkisto toimii taloyhtiösi/huoneistosi tietopankkina. Osa dokumenteista voidaan asettaa vain hallituksen nähtäviksi ja osa kaikille osapuolille. Voit koota kattavan piirustuspankin taloyhtiösi keskeisistä piirustuksista sekä taltioita hankekohtaisia tarjouspyyntöjä, sopimuksia ja reklamaatioita. Myös yhtiökohtaiset kokouspöytäkirjat ja vuorolistat voidaan lisätä dokumentteihin. Näin ollen kaikki oleellinen tieto löytyy yhdestä paikasta vaivatta. Taloyhtiökohtaisten tietojen lisäksi voit tallentaa henkilökohtaisia dokumenttejasi kohteen tietoihin niin, että voit tarkastella niitä aina kirjautuessasi palveluun Palveluun liitettävät dokumentit voivat olla tavanomaisilla ohjelmilla (word, excel ) luotuja ja ne voidaan liittää palveluun vaivattomasti alla olevan ohjeen mukaisesti. Suosittelemme kuitenkin, että liitettävä tiedosto olisi muodossa.pdf. Pdf-dokumentteja käytettäessä vältytään parhaiten käyttöjärjestelmä- ja ohjelmakohtaisilta ongelmilta ja ne ovat tällöin helposti kaikkien luettavissa. - Dokumenttien lisääminen tapahtuu valitsemalla kohdasta Dokumenttiarkisto haluamasi alaryhmä ja klikkaamalla Lisää uusi tiedosto -linkkiä. Anna dokumentille haluamasi otsikko ja sijoita se haluamaasi ryhmään (oletuksena valitsemasi ryhmä). Tämän jälkeen paina Selaa painiketta. Nyt valitset haluamasi tiedoston koneeltasi, tiedoston valittuasi tulee tiedoston nimi tiedostonimi: kenttään, paina Avaa. Valitsemasi tiedosto tuli nyt myös portaalin Tiedosto kenttään. Lopuksi paina Lataa tiedosto -painiketta ja tiedosto tallentuu palveluun. Osalle tiedostoista voit asettaa näkymärajoituksen. Tämä tarkoittaa sitä, että he, joiden kohdalle laitat merkinnän näkevät omassa kohteessaan kyseisen tiedoston. Esimerkiksi hallituksenpöytäkirjat voidaan asetta vain hallituksen ja isännöitsijän nähtäväksi. Yhteystiedot Yhteystiedot osioon voit helposti lisätä niin taloyhtiökohtaisia kuin henkilökohtaisiakin yhteystietoja toimialoineen, jolloin myös ne löytyvät kätevästi yhdestä paikasta kootusti. - Yhteystietojen lisääminen palveluun tapahtuu valitsemalla linkin Lisää yhteystieto. Valitsemalla toimenkuvan saat kategorioitua yhteystietosi listaukseen.
- Painamalla kohtaa Näytä kaikki, saat näkymän kaikista liittämistäsi yhteystiedoista Tiedotteet, keskustelu Tiedotteet ja keskustelu palvelu on tarkoitettu taloyhtiöin sisäisen informaation kanavaksi. Tiedonkulun helpottamiseksi tiedotteet voidaan lähettää palvelun kautta suoraan osapuolien sähköpostiin, kännykkään ja taloyhtiöpalvelun ilmoitustaululle. - Taloyhtiösi informaatiokanavien lisäämiseksi voit lisätä tiedotteita palveluun. Lisätyt tiedotteet näkyvät halutessasi yhtiön ilmoitustaululla, tiedotteissa sekä yhtiön jäsenten sähköposteissa sekä tekstiviesteissä. - Tiedotteeseen voit liittää myös tiedostoja, painamalla Selaa ja tiedoston kohdalla Avaa. - Lopuksi valitset kenelle tiedote lähetetään, taloyhtiön kohdalla rastitat haluamasi ryhmät - Kun painat Tallenna, palvelu näyttää sinulle listauksen siitä kenelle tiedote on lähtemässä. Voit halutessasi muokata vastaanottajalistaa poistamalla tai lisäämällä henkilöitä. Mikäli haluat lisätä henkilön, joka ei löydy eri alaryhmistä, valitse Uusi nimi ja syötä tiedot kenttiin. Kun vastaanottajalista on toivotunlainen paina Julkaise tiedote. Nyt tiedote on lähtenyt vastaanottajille. Keskustelupalsta on taloyhtiö sisäinen. Uuden keskustelun aloittaminen tapahtuu painamalla Lisää uusi keskustelu. Mikäli haluat jatkaa jo aloitettua keskustelua valitse ko. keskustelu sitä klikkaamalla. Kirjoita kenttään Pikalisäys haluamasi viesti, jonka jälkeen vahvistat kommenttisi lisäämisen painamalla Lisää uusi. - Valtakunnallinen keskustelupalsta löytyy sivuston yläosasta Jäsenpalvelut -kohdasta Asukaspörssi on taloyhtiön sisäinen myynti-, osto- ja vaihtopalsta, johon kaikki osapuolet voivat jättää ilmoituksia. - Voit selailla ja lisätä ilmoituksia. Ilmoituksen lisääminen tapahtuu painamalla Lisää ilmoitus. Ilmoitusta lisättäessä valitset oletko myymässä, ostamassa vai antamassa Sen jälkeen anna ilmoitukselle otsikko ja valitse kategoria, johon ilmoitus lisätään esim. huonekalut. Syötä lyhyt kuvaus tuotteesta ja tarkasta omat tietosi. Voit lisä ilmoitukseesi kuvia painamalla Kuva painikkeita. Muista lopuksi tallentaa ilmoituksesi ja se menee asukaspörssiin. Valtakunnallinen ilmoituspalsta löytyy sivuston yläosasta, Jäsenpalvelut -kohdan alta, nimikkeellä Taloyhtiöpörssi. Tapahtumat Taloyhtiön sisäisten tapahtumien, niin virallisten kuin vähän epävirallisempienkin, esille tuomiseksi voit lisätä tapahtumia. Tapahtumat näkyvät yhtiön ilmoitustaululla ja Tapahtumat ja keskustelut osiossa. - Tapahtumat osiossa näet tulevat ja menneet tapahtumat sekä voit lisätä tapahtumia. Tapahtumat näkyvät myös yhtiön ilmoitustaululla.
- Syötä tapahtumakohtaiset tiedot ja tapahtuman näkymä taloyhtiön osalta. Voit rajata esim. vain hallitukselle. - Kohdalla Muistutin tarkoitetaan aikaa, jolloin tapahtumasta lähtee sähköposti ja tekstiviestimuistutus valituille vastaanottajille. Vastaanottajat valitaan tapahtuman julkaisemisvaiheessa. - Vastaanottajalista toimii samoin kuin kohdassa tiedotteet. - Tapahtuman julkaisun yhteydessä lähtevän sähköpostiviestin avulla vastaanottajat voivat ilmoittautua tapahtumaan. Ilmoittautuneiden lukumäärä näkyy tapahtumia listattaessa. Esimerkiksi lukuna 4/8, joka tarkoittaa että vastaanottajia on ollut 8, joista 4 ilmoittaa osallistuvansa. Rakennus-/korjausaika Rakennus- ja korjausaika-osiossa voit luoda taloyhtiö- tai henkilökohtaisia aikataulu- ja kustannusarvioita. Remonttioptimi RemonttiOptimi on tarkoitettu remonttihankeen suunnitteluun ja kustannusarvion tekemiseen. Palvelun avulla saat hyvin yksityiskohtaisesti selvitettyä eri työvaiheiden kustannukset ja materiaalitarpeet. Remonttioptimi on palveluna maksullinen ja sen voit tilata Jäsenpalvelut -osion Kustannusarviot sarakkeen alta.