Mobility Tool Demo 21.8.2013 CIMO 1
Sisältö Korkeakoulukäyttäjä (Beneficiary User) Home Project details Partners Mobilities Working with CSV Import Mobilities Budget 2
Home Find your project Project menu HOME 3
Home Home-näkymässä kaikki omat projektit, valitse listasta. Voi katsoa vain yhtä kerrallaan. Search = Ctrl-F 4
Project Menu / Hankkeen aloitusnäkymä 5
Project Details Project Updates PROJECT DETAILS 6
Project Details Hankkeen perustiedot, tulevat automaattisesti Hanketietojen päivitykset (Project updates) näkyvät myös tässä näkymässä Esim tukisumman muutos Päivityksistä tulee ilmoitus sähköpostilla Korkeakoulu hyväksyy päivitykset 7
View Project Details 8
View Project Updates list Vain CIMO voi muuttaa hankkeen perustietoja. Muutokset lähetetään Mobility Tooliin ja ne näkyvät Project Details-näkymässä. 9
View project details 10
View project updates list 11
Mobility Toolissa käytettyjä ikoneita Select all (in list) Add new (partneri / mobility / etc ) Delete (after selecting) Export to.pdf Export to excel /.csv Add / remove columns Reset filters 12
Partner list and beneficiary Adding / Editing a partner PARTNERS 13
Partners and Beneficiary Mobility Toolissa partneri = vaihdon vastaanottava korkeakoulu / yritys / organisaatio (tai lähettävä organisaatio yrityksistä kutsuttavien opettajavaihtojen kohdalla) MT:iin ei siis syötetä kaikkia kahdenvälisiä sopimuksia; vain ne partnerit, joihin on liikkuvuutta ko. sopimuskaudella Partnerit voi syöttää erikseen tai osana liikkuvuusjaksoja (jälkimmäinen lienee helpointa) 14
Partners and Beneficiary Vastaanottavat organisaatiot (= Partnerit) näkyvät Partners-näkymässä Listan ylimpänä on aina oma korkeakoulu (Beneficiary). Oman korkeakoulun tiedot tulevat suoraan, eikä niitä voi itse muuttaa. Partnereiden tiedot pitää viedä MT:iin. Erasmus IP: Partneritiedot tulevat automaattisesti Lokakuun versiopäivityksessä järjestelmään tulevat tiedot peruskirjan omaavista korkeakouluista 15
Partners Partner screen 16
Adding a Partner Partner screen 17
Adding a Partner * = Mandatory fields Copy ERA ID Partner screen Add contact details 18
Edit partner information Partner screen 19
Edit the info and save 20
Adding mobilities + participants Mobility budget MOBILITIES 21
Liikkuvuusjakson lisääminen Yksitellen lomakkeen kautta Liikkuvuusjaksoja voi lisätä Useita csv-tiedostona 22
Adding a mobility 23
Adding a mobility Bullet Point Fill in the participant's information 24
Adding a mobility Bullet Point Fill in the student mobility details and save 25
Adding a mobility Bullet Point The budget of all the mobilities will be added up in the Budget tab 26
Export / Import WORKING WITH CSV 27
Working with csv Jotta Excel ryhmittelisi liikkuvuusjaksojen tiedot sarakkeittain, saatetaan tietokoneen asetuksia joutua muuttamaan Asetusten muuttaminen: Change your Region and language settings Select the list separator: ";" 28
Working with csv Before and after 29
Working with csv Control panel > Region and language 30
Working with csv Additional settings > List separator (must be ;) 31
Working with csv Decimal symbol "." Digit Grouping symbol "," E.g. 1,100.99 32
CSV Template pohja tiedonvientiin.csv muotoiset mallipohjat tiedonvientiin saa lataamalla ne Mobility Toolista (Export). Liikkuvuusjaksot voidaan viedä MT:iin tämän mallipohjan avulla. Liikkuvuusjaksoille 2 erillistä mallipohjaa: Opiskelijaliikkuvuus (SMS ja SMP) Henkilöstöliikkuvuus (STA ja STT) Myös jo syötetyt tiedot voidaan ottaa ulos csvtaulukkona Export-toiminnon avulla. 33
CSV Template pohja tiedonvientiin Csv-pohjan luominen Export the mobilities and save the file (.csv) Open the file with excel 34
Create template 1) Export the mobilities -> Import Export -painike 35
Create template 2) Select 1 of the export options (student or staff) 36
Add mobilities 3) Open the.csv file in excel 37
.csv -tiedonsyöttö MT:sta ladattua csv-taulukkoa muokataan Excelissä täyttämällä siihen halutut liikkuvuusjaksot Tietojen kopiointi sähköisistä liikkuvuuden hallintajärjestelmistä? Sarakkeiden nimiä ja järjestystä EI SAA muuttaa! 38
.csv -tiedonsyöttö Tähdellä merkityt sarakkeet ovat pakollisia. DICTmerkityt viittaavat erilliseen Data Dictionaryyn (saatavilla MT:sta). Tallenna tiedosto ennen MT:iin viemistä Vie MT:iin (Import) 39
ID-kentät Mallipohjissa on viisi ID-kenttää: Project ID: Sopimusnumero, samassa hankkeessa oltava aina sama Mobility ID: Jokaisella liikkuvuusjaksolla eri ID, vaikka liikkuja olisi sama. Participant ID: Liikkujan tunniste. Käytetään liikkujan henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, samaa johon myös raportointipyyntö lähetetään. Jos samalla liikkujalla useita vaihtoja, käytetään aina samaa tunnistetta. 40
ID-kentät Mallipohjissa on viisi ID-kenttää: Sending Partner ID: Korkeakoulujen osalta Erasmuskoodi (esim. SF HELSINK99). Muille keksittävä yksilöllinen tunniste. Jos saman partnerin kohdalla useita liikkuvuuksia, käytetään kaikkien kohdalla samaa tunnistetta! Receiving Partner ID: Kuten edellä Sending Partner ID. 41
Working with csv Csv-pohja: Täyttöohjeet 2. rivillä Format of the columns: Dictionary codes / Date format / Numerical Mandatory fields Fields with * are mandatory *(SMS) means "Mandatory for SMS mobilities" Formatting indicators, e.g.: "99.99" 42
Add mobilities Create mobilities manually or import from external data source 43
Add mobilities Make sure to save as CSV! 44
Add mobilities 45
Import mobilities Error log IMPORT MOBILITIES 46
Import mobilities Import-toiminnolla voidaan syöttää uusia liikkuvuusjaksoja tai kirjoittaa olemassa olevien päälle (tietojen päivitys). Jätä csv-pohjan kaksi ensimmäistä riviä paikoilleen. Tiedot tallentuvat, vain jos niissä ei ole lainkaan virheitä. Jos on virheitä, järjestelmä kokoaa ne taulukkoon nimeltä Error log. 47
Import mobilities Tietojen vienti csv-muodossa (Import) 48
Import mobilities Import the mobilities 49
Import mobilities Successful import 50
Error log Import did not succeed 51
Error log Virheiden välttäminen: Varmista, että kaikki pakolliset tiedot on täytetty Käytä data dictionaryn mukaisia koodeja Varmista, että tiedot (esim päivämäärät, numerot) ovat oikeassa muodossa Virheiden korjaaminen: Katso virheet Error logista. Tee korjaukset ALKUPERÄISEEN csv-tiedostoon (ei Error logiin) HUOM: Tarkasta oikea rivi! Vie uudestaan (Import) 52
Error log HUOM: MT ei (ainakaan tällä hetkellä) validoi / tarkasta vaihtojen kelpoisuutta, kuten Suomen kansallinen Erasmus-raportointijärjestelmä -> Varmistettava, että syötetyt vaihdot täyttävät Erasmuksen kelpoisuusehdot -> Tiedot tarkastetaan CIMOssa 53
Error log Import did not succeed! Field name Row and column which contain errors are indicated 54
Mobility organisation and management Mobility budget BUDGET 55
Hankkeen budjetti koostuu Mobility Organisation & Management Mobility Budget OM-tuki - Liikkuvuusapurahat (SMS, SMP, STA, STT) - Esteettömyystuet (CIMOsta myönnetyt) Student Mobility 56
Budget 57
Budget Total budget Budget from the contract 58
HEI budget 59
Budget MT:ssa ei voi tehdä siirtoja toimintojen välillä. Siirrot kirjataan CIMOn järjestelmään, josta ne siirtyvät MT:iin. Jos käytetty summa tietyssä toiminnossa ylittää myönnetyn, järjestelmä näyttää sen punaisella. MT:a voi silti käyttää normaalisti. 60
FINALISE PROJECT 61
Hankkeen päättäminen MT:iin on myöhemmässä vaiheessa tulossa painike, jolla hanke päätetään sen jälkeen, kun kaikki sopimuskauden aikana tapahtunut liikkuvuus on syötetty ja on varmistettu, että tiedot ovat oikein 62
QUESTIONS & ANSWERS 63