HR- järjestelmän ketterä käyttöönotto case Saga Furs Oyj
Sisältö Yrityksen esittely Projektin tavoitteet Projektin aikataulu Sympan käyttöönottoprosessi Sympa käytännössä Mitä seuraavaksi? Kysymyksiä
Turkisalan kansainvälinen laatuhuutokauppatalo Perustettu 1938, nimenmuutos Saga Furs Oyj:ksi 2011 Ainoa julkisesti noteerattu turkishuutokauppayhtiö, neljä kansainvälistä huutokauppaa vuodessa Saga Furs -tavaramerkillä markkinoidut eurooppalaiset turkisnahat Saga Furs Design Centre on 1988 perustettu tuotekehityskeskus, joka kehittää uusia turkisten käyttötapoja Eettisen turkiseläinkasvatuksen edelläkävijä
Saga Furs Oyj:n visio ja arvot Haluamme olla suunnannäyttäjä ja paras yhteistyökumppani. Luotettavuus merkitsee avoimuutta ja sitä, että yhtiön toimintaan voi luottaa Tuloksellisuus merkitsee toiminnan jatkuvaa kehittämistä ja korkeaa laatua Vastuullisuus merkitsee ihmisten, eläinten ja ympäristön arvostamista
Toimialueena koko maailma Asiakkaat turkiseläinkasvattajista turkis- ja muotiteollisuuteen Välitysmyynti-, rahoitus- ja laatupalveluja eurooppalaisille turkiseläinkasvattajille Monipuolinen turkisnahkavalikoima ja tuotekehityspalveluja kansainväliselle turkis- ja muotiteollisuudelle Toimistot Euroopassa, Yhdysvalloissa, Kiinassa ja Venäjällä
Saga Furs Oyj - henkilöstörakenne Vakituiset työsuhteet 141 joista ulkomailla 22 Määräaikaiset työsuhteet Kausityöntekijät ja huutokauppa-avustajat keskim. 174 315 Huutokauppa-avustajat/ huutokauppa 150
Henkilöstön tunnuslukuja Ikärakenne vakituiset työsuhteet henkilöstö alle 30 vuotiaat 8 31-49 vuotiaat 53 yli 50 vuotiaat 50 Keski-ikä 47 vuotta Vakituisilla työsuhteen pituus keskimäärin 14 vuotta Sukupuolijakauma tilikaudella 1.9.2011-31.8.2012 Naiset Miehet Yht. % naisia % miehiä Vakituiset työsuhteet 47 64 111 42,3 57,7 Määräaikaiset Kausityöntekijät 135 173 308 43,8 56,17 Huutokauppa-avustajat 103 149 252 40,9 59,13
Miksi uusi HR-järjestelmä? Lähtötilanne Tavoitetilanne Ulkoistettu palkanlaskenta Palkkahallintoa tukeva erillinen järjestelmä Esimiehet pääsivät hyvin rajoitetusti käyttämään Ei raportointia Ei globaalia käyttömahdollisuutta Ei vankkaa järjestelmätukea Kehitysprosesseihin erilaiset tiedostot ( excel, power point, word documentit) Rekrytoinnit erikseen Koulutukset erikseen
Uuden järjestelmän tavoitteet Visuaalisesti selkeä pääjärjestelmä, jossa Henkilöstöhallinto Kehittäminen Raportointi Rekrytointi Globaalisti käytettävissä Valittavat kielivaihtoehdot Kaikilla pääsy omiin tietoihin Esimiehille toimiva työkalu HR:n parempi tuki liiketoiminnalle HR prosessit yhdessä paikassa sähköisesti
Sympan käyttöönottoprojekti
Sympa HR -järjestelmä HR-järjestelmä yhdistää henkilöstöhallinnon, henkilöstön kehittämisen ja rekrytoinnin prosessit johdonmukaiseksi kokonaisuudeksi Kaikki tieto hallittavissa yhdessä järjestelmässä Henkilöstötiedot ovat aina ajan tasalla, oikeiden henkilöiden saatavilla ja raportoitavissa Helppokäyttöinen, selainpohjainen työkalu SaaS (Service as a Software) -palveluna
Käyttöönottoprojektin aikataulu Helmimaaliskuu 2012 Huhti-kesäkuu 2012 Elo-syyskuu 2012 Syyskuu 2012 Järjestelmiin tutuminen ja kilpailutus Projektin aloituspalaveri ja neljä workshopia Järjestelmän testaus KÄYTTÖÖN- OTTO Aloituspalaveri: Tavoitteiden määrittely 1. workshop: Liittymät 2. workshop: HRA, Aditro Oy mukana Käyttöönoton jälkeen otettu käyttöön - Työvälineiden tilauslomake - Osaamisprofiilit 3. workshop: HRA, kehityskeskustelut 4. workshop: HRA, rekrytointi, perehdytyslomake Tulevia projekteja - HK-avustajat - Lomat ja poissaolot (JotBar-integraatio) - Tavoitteenasetinta - Rekrytointi
Sympa = Lumi HR Järjestelmä esiteltiin esimiehille 4.10.2012 Lumi tulee kampanja koko henkilöstölle 1) Lumi tulee 2) Lumi tulee viikolla 44 3) Lumi tulee 30.10. Tervetuloa tutustumaan! Järjestelmän esittelytilaisuus pidettiin 30.10.2012 Tilaisuudessa kaikille jaettiin valkoiset lumipallot eli valkoiset stressipallot Saga Furs -logolla
Määräaikainen työsuhde Sympassa Tehtävä HR Esimies Työntekijä Uuden työntekijän tiedot Sympaan Työsuhdetiedot Palkkatiedot + hyväksyntä X X X X (hyväksyntä: esimiehen esimies) Työsopimus X X Perustietojen päivittäminen, esim. osoite, tilinumero X X X Työtodistus X X Työkalu koko organisaatiolle
Vakituisen henkilön työsuhde Sympassa Tehtävä HR Esimies Työntekijä Uuden työntekijän tiedot järjestelmään X X Työsuhdetiedot X Palkkatiedot ja hyväksyntä X (hyväksyntä: esimiehen esimies) Työsopimus X X Perustietojen päivittäminen (esim. osoite, tilinumero) X X X Koulutus- ja työhistoria Työtodistus X X Työkalu koko organisaatiolle
Osaamisen hallinta ja kehittäminen Tehtävä HR Esimies Työntekijä Tehtävänkuva X X Kehityskeskustelu Yhteenveto Valmistautuminen Koulutus- ja työhistoria Osaamisprofiilit Raportit 2013-2014 X X X
Yhteenveto
Kokemukset projektista Mikä mietitytti? Työsuhteiden ja työsopimusten jouheva käsittely Yhteyden nopeus Tietoturva Mitä tekisin toisin? Esimiesten mukaanotto käyttöönottoprojektin aikana Kouluttaminen Mikä meni hienosti? Tehokas projektin veto Sympan ammattilaisilta Selkeä kokonaisvaltainen informointi Hyvä mahdollisuus toimintatapojen kyseenalaistamiselle Aikataulut pitivät Hyvä projektitiimi
Mitä seuraavaksi? Lanseeraus esimiehille globaalisti Osaamisten päivittäminen syksyn kehityskeskustelujen yhteydessä Toimenkuvien päivittäminen Tavoitteenasetanta Koulutusten hallinta Raportointitoiminnon käytön tehostaminen Järjestelmämuutokset JotBar-integraatio Assistant-järjestelmä
Kiitos! Jenni Pitkänen ja Marjatta Paunonen Saga Furs Oyj www.sagafurs.com