OPAS EU-PROJEKTIN TOTEUTTAJALLE

OPAS EU-PROJEKTIN TOTEUTTAJALLE Versio VI 11.10.2005 Länsi-Suomen lääninhallitus http://www.laaninhallitus.fi/lansi/siv/www/eu-hankkeet

2

3 SISÄLLYSLUETTELO Lukijalle 5 I RAHOITUKSEN HAKEMINEN 1. Hyvä EU -projekti 6 2. Rahoitusta hakevan muistilista 6 3. Hakemuksen käsittely 9 II YLEISTÄ HANKKEIDEN HALLINNOINNISTA 1. Projektin hallinnoijan tehtävät 11 2. Ohjausryhmä 11 3. Projektipäällikkö 12 4. Projektin asiakirjat 13 4.1 Projektikäsikirja 14 4.2 Projektipäiväkirja 15 III RAHOITUS 1. Rahoituspäätös 16 2. Rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman muutokset 20 3. Jatkorahoitushakemuksen tekeminen 21 4. Rahoituksen maksaminen 21 IV PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN 1. Kilpailuttaminen 23 2. Tekijänoikeusasiat 25 3. Projektin raportointi 26 4. Projektin arviointi 27 5. Projektin verkottuminen ja tiedottaminen 28 6. Projektin päättäminen 29 V EU-PROJEKTIEN TALOUSHALLINTO 1. Projektin kirjanpito 31 2. Tukikelpoisuusehdot 32 2.1 Yleistä 32 2.2 Mitä ovat tukikelpoiset kustannukset? 33 VI MAKSATUS 1. Toteuttajan kirjanpitoon tulevat kustannukset 36 2. Laskennalliset kustannukset ja luontoissuoritukset 41 3. Maksatuksen hakeminen 43 4. Maksatushakemuksen liitteet 44 5. Maksatuspäätös 46 VII VALVONTA JA TARKASTUS 47 LÄHTEET 49 LIITTEET: Rahoituspäätösmalli, maksatushakemuslomakkeet

4

5 Lukijalle Tämä opas on tarkoitettu Länsi-Suomen lääninhallituksen rahoittamille EU:n rakennerahastoprojekteille. Projekteja sääntelevät säädökset ja eri ministeriöiden ohjeet on oppaassa esitetty siten, että opas tarjoaa ratkaisumalleja käytännön projektityölle. Ohjeet sisältävät myös tarkastuksissa saatua palautetta sekä projektien itsensä esittämiä kysymyksiä. Opas perustuu Etelä-Suomen lääninhallituksen Projektin vetäjän oppaaseen, jonka ovat laatineet Eija Karhatsu ja Merja Rossi (ESLH:n rakennerahastojulkaisut 2, 2002). Länsi-Suomen lääninhallituksen version oppaasta valmistelivat EU-koordinaattorit Katriina Kunelius, Salme Lehtola, Tuire Raudaskoski sekä sivistystoimentarkastaja Marianne West-Ståhl. Oppaan sisältö perustuu Länsi-Suomen lääninhallituksen viranomaisohjeisiin ja omiin linjauksiin. Näiden muuttuessa kesken ohjelmakautta, opas päivitetään siltä osin ja ajan tasalla oleva opas on saatavilla lääninhallituksen internet-sivuilta osoitteesta http://www.laaninhallitus.fi/lansi/siv/www/eu-hankkeet. Sivuilta löytyvät myös Länsi-Suomen lääninhallituksessa EU-rahoitustehtävissä työskentelevien yhteystiedot pidetään yhteyttä! Onnea ja menestystä projektityössä toivottaen Länsi-Suomen lääninhallituksen sivistysosasto

6 I RAHOITUKSEN HAKEMINEN 1. Hyvä EU-projekti Hyvin toteutettu ja tavoitteiltaan kohderyhmää hyvin palveleva kehittämishanke saa aikaan monenlaista positiivista kehitystä. Se lisää aina toteuttajansa osaamista ja kokemusta, joiden tuloksena kehittyy usein uusia toimintamalleja, hyviä käytäntöjä. EU-projektin toteuttamiseen liittyy paljon määrämuotoista dokumentointia, seurantaa. Niiltä ei voi valitettavasti välttyä, koska hankkeiden toteuttamista säätelevät säännökset ja määräykset ovat samat kaikille EU:n osarahoittamien projektien toteuttajatahoille. Ne ovat rahoituksen myöntämisen ehtoja, joista selviää parhaiten tekemällä niin kuin rahoittaja ohjeistaa. Hyvä hanke on arvokas koko ohjelma-alueelle, kohderyhmälle ja toteuttajalle. Parhaimmillaan se Lisää alueen vetovoimaa, kilpailukykyä ja osaamista Luo pohjaa uusien työpaikkojen ja yritysten syntymiselle Edistää teknologiaa Lisää yhteistyötä On levittämiskelpoinen ja laajasti hyödynnettävissä Vaikuttaa positiivisesti ympäristöön ja tasa-arvon kehittymiseen Tekee tunnetuksi projektitoimia ja toimijoita Rakentaa osaltaan toteuttajaorganisaation profiilia 2. Rahoitusta hakevan muistilista Kilpailu rahoituksen saamisesta hankkeelle kovenee ja hakemusten taso nousee vuosi vuodelta. Hankkeen suunnittelu on paitsi mielenkiintoista ja avartavaa, myös varsin työlästä ja siis aina riskin ottamista, joten projektin suunnitteluun kannattaa panostaa. Suunnittele projekti hyvin Anna suunnittelulle ja idean kypsymiselle riittävästi aikaa Ohjelmien avulla halutaan kehittää uutta mieti, mitä uutta hanke luo Hankkeiden tehtävänä on tuottaa pysyviä vaikutuksia puntaroi, miten hankkeen tulokset näkyvät projektin jälkeen ja miten tuloksia levitetään Tutustu ohjelma-asiakirjoihin ja tarkista, sopiiko hankeidea niiden tavoitteisiin. Usein törmää hyvään ideaan, joka ansaitsisi tulla rahoitetuksi, mutta joka ei sovi mihinkään ohjelmaan sisältönsä ja tavoitteidensa puolesta. EU-ohjelmilla edistetään vain tiettyjä, valittuja teemoja ja rahoitusta on mahdollista saada vain niihin Huomaathan, että ESR-hankkeet kohdistuvat pääosin työelämässä jo oleviin tai sinne pyrkiviin, yli 15-vuotiaisiin henkilöihin. Rahoittaja voi asettaa myös tätä korkeampia ikärajoja. Myöskään eläkeläiset eivät voi olla kohteena muuta kuin poikkeustapauksissa, esimerkiksi pyrkiessään siirtymään eläkkeeltä takaisin työelämään Rajaa hanke hallittavaksi kokonaisuudeksi, älä kerää liian paljon erilaisia tavoitteita ja toimintoja samaan hankkeeseen, laadi realistinen aikataulu Jätä myös loppuraportoinnille riittävästi aikaa Selvitä yhteistyömahdollisuudet, ohjelmissa suositaan erilaisia kumppanuusrakenteita

7 Hankkeesi kilpailee muiden vastaaviin tavoitteisiin pyrkivien hankkeiden kanssa rahoituksesta, laadi siis kustannusarvio realistisesti Rahoittajalta saat tarvittaessa lisätietoja haettavana olevasta rahoituksesta, rahoitusrakenteesta sekä ohjeita ja neuvoja hakuprosessiin Tavoite 3 ohjelmaa toteutetaan koko Länsi-Suomen läänin alueella, lukuun ottamatta tavoite 1-aluetta. Alueet, joilla toteutetaan tavoite 1- ja 2-ohjelmia näkyvät kartasta

8 Muista suunnitellessasi, että hankehakemuksen käsittely vie aikaa vähintään 3 kk, yleensä enemmän

Valmistaudu myös siihen, ettei hankkeesi saa rahoitusta Täytä hakemus huolellisesti 9 Hakemuslomake on se asiakirja, jonka perusteella hanketta arvioidaan, täytä siis kaikki kohdat Käytä selkeää kieltä ja tiivistä tarvittaessa Kerro tarkasti, mitä hankkeessa konkreettisesti tehdään ja mihin rahat käytetään Keksi hankkeellesi lyhyt ja ytimekäs nimi Kaiken oleellisen tiedon tulee olla hakemuslomakkeessa: muista kaikki pakolliset liitteet, mutta vältä suurta ylimääräisten liitteiden määrää. EAKR hankkeissa erillinen hankesuunnitelma on pakollinen liite. Varmista rahoitussuunnitelmaa tehdessäsi kunnallisen ja yksityisen rahan saanti; 100 % EU:n ja valtion tukea ei voi hankkeelle saada Yksityisiltä toteuttajilta (yrityksiltä, yhdistyksiltä ja säätiöiltä) vaaditaan verottajan antama todistus verojen ja työnantajasuoritusten hoitamisesta (verovelkatodistus) rahoitushakemuksen liitteenä Varmista, että hakemuksen allekirjoittaa hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö Muista päivätä hakemus Noudata hakuaikoja Hankerahoitusten hakuajoista ilmoitetaan internetissä ja pääsääntöisesti myös maakuntalehdissä Kaikki hakuajan loppuun mennessä tulleet hakemukset käsitellään samanaikaisesti Hakuajan päättymisen jälkeen tulleet hakemukset palautetaan hakijalle Huomaa, että hakemus tulee saattaa toimivaltaisen viranomaisen käsiteltäväksi hakuajan kuluessa ei siis riitä, että sen toimittaa jollekin valtion viranomaiselle 3. Hakemuksen käsittely Saat hakemuksen saapumisesta Länsi-Suomen lääninhallitukselta ilmoituksen, josta löytyvät hakemuksen käsittelijän yhteystiedot Hakemuksen käsittelyvaiheessa siihen saatetaan pyytää lisäselvityksiä hanke hioutuu vielä käsittelyn aikana, ole siis kärsivällinen Vaikka hakemuksesi tulisikin väärälle viranomaiselle, toimitetaan se viran puolesta (=hallintolain nojalla) oikeaan osoitteeseen. Saat myös siirrosta kirjallisen ilmoituksen. Siirto saattaa kuitenkin johtaa hakemuksen käsittelyn viivästymiseen tai pahimmassa tapauksessa hakemus voi jäädä ao. haussa kokonaan käsittelemättä, ellei siirtoa ehditä tehdä hakuajan puitteissa. Tavoite 1- ja tavoite 2-ohjelmissa eli ns. alueohjelmissa rahoituspäätös tehdään vasta sen jälkeen, kun hanke on saanut puoltavan lausunnon eri rahoittajaviranomaisten muodostamassa hankeryhmässä tai maakunnan yhteistyöryhmän (MYR) sihteeristössä ja isojen hankkeiden osalta myös yhteistyöryhmässä Tavoite 3-ohjelman rahoitus/valintaprosessi toteutetaan kokonaisuudessaan lääninhallituksessa

10 Lisäksi: lääninhallitus pyytää korkeakoulututkintoon johtavan koulutushankkeen aloittamisesta sekä yliopistojen rakennushankkeista opetusministeriön lausunnon lääninhallitus pyytää merkittäviin museotoiminnan piiriin kuuluviin kulttuurihankkeisiin museoviraston tai maakuntamuseon lausunnon kulttuuritoiminnan piiriin lukeutuvista hankkeista lääninhallitus pyytää lausunnot alueellisilta taidetoimikunnilta; tarvittaessa lausuntoa pyydetään myös muilta asiantuntijatahoilta hankkeen toimialan ja sisältöalueen mukaisesti maakunnittain vaihtelevan käytännön mukaisesti hankkeesta (lähinnä EAKRhankkeista) tarvitaan myös ympäristövaikutusten arviointi (YVA) aloittaminen ennen rahoituspäätöksen saamista on aina hakijalle riski lääninhallituksen EU-rahoitustehtävissä työskentelevät opastavat hakuun ja toteutukseen liittyvissä asioissa hyväksyttyjen hankkeiden toteuttaja-/hallinnoijaorganisaatioille (vetäjät, taloushallinto ym.) järjestetään sekä projektityön hyviä käytäntöjä että projektin taloushallintoa ja maksatuskäytäntöjä koskevaa koulutusta. Jos hankkeen toteuttamiseen osallistuu osatoteuttajia (partnereita), hallinnoijaorganisaation tulee toimittaa saamansa kutsu myös näille.

11 II YLEISTÄ HANKKEIDEN HALLINNOINNISTA 1. Projektin hallinnoijan tehtävät Projektin hallinnoija on se organisaatio, joka on jättänyt allekirjoitetun projektihakemuksen. Hallinnoija on kokonaisvastuussa hankkeen toteutuksesta Länsi-Suomen lääninhallituksen hyväksymän projektisuunnitelman mukaisesti, kustannus- ja rahoitusosio mukaan lukien. Hallinnoija vastaa suhteessa rahoittajaan myös mahdollisten toteuttamiseen osallistuvien osatoteuttajien toiminnasta siksi kannattaa neuvotella ja varmistaa jo etukäteen, mitä tämä yhteistyö osapuolilta vaatii ja tehdä kirjallinen sopimus asiasta. Hallinnoija esittää hyväksyttäväksi projektin aloittamisen, mahdolliset projektisuunnitelman muutokset, keskeyttämisen ja päättämisen nimeää projektin ohjausryhmän kaikkiin Länsi-Suomen lääninhallituksen rahoittamiin projekteihin on nimettävä ohjausryhmä lääninhallituksen EU-rahoitustehtävissä työskentelevät eivät ole ohjausryhmän jäseniä, vaan osallistuvat ohjausryhmän kokouksiin rahoittajaviranomaisen edustajana, valvojan ominaisuudessa. Rahoituspäätöksessä mainitulle hankkeen valvojalle toimitetaan kaikki ohjausryhmälle lähetettävä materiaali, esimerkiksi kokouskutsut, pöytäkirjat, raportit ja kokousaineistot. Ainakin ensimmäisen ohjausryhmän kokouksen ajankohta onkin hyvä sopia hankkeen valvojan kanssa. Pääsääntöisesti hankkeen valvojana lääninhallituksessa toimii rahoituspäätöksen esittelijä vastaa siitä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat henkilö- ja tilaresurssit huolehtii siitä, että projektin asiakirjat allekirjoittaa toteuttajaorganisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava tai valtuuttama henkilö. Johtosäännössä, yhtiöjärjestyksessä tai vastaavassa on mainittu kenellä on oikeus allekirjoittaa organisaation viralliset sopimukset ym. asiakirjat 2. Ohjausryhmä Hyvä ohjausryhmä on projektin vetäjän paras apu. Se voi edistää ratkaisevasti projektin tavoitteiden toteuttamista ja verkottumista. Hyvä ohjausryhmä koostuu sellaisten organisaatioiden ja sidosryhmien edustajista, joille hankkeen toteutuminen on tärkeä ja mielenkiintoinen haaste, ei ylimääräinen velvollisuus ja vaivalloinen lisätyö. Ohjausryhmässä on hyvä olla myös toiminnan kohteena olevan ryhmän edustus. Ohjausryhmän tulee kokoontua vähintään kaksi kertaa vuodessa. Käytännössä se kokoontuu yleensä useamminkin. Hankkeen ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa ohjausryhmälle selvitetään sille annetut tehtävät, nimetään puheenjohtaja ja sihteeri ja sovitaan kokouskäytännöistä, kuten kokouskutsujen ja muistioiden lähettämisestä sekä siitä, maksetaanko ohjausryhmän jäsenille kokouspalkkioita ja/tai korvauksia matkakuluista. Kokouspalkkioita tai korvausta matkakuluista ei makseta henkilöille, joiden työnkuvaan tai virkatehtäviin kuuluvat ohjausryhmätyöskentelyn kaltaiset tehtävät. Ohjausryhmän kokouspalkkion suuruus määritellään yhdenmukaiseksi toteuttajaorganisaation muussa toiminnassa soveltaman käytännön mukaan. Ohjausryhmällä ei ole päätösvaltaa projekti- tai rahoitussuunnitelman muutoksiin, vaan päätökset niistä tekee lääninhallitus hankkeen hallinnoijan esityksestä. Ohjausryhmän

12 tehtävänä on kuitenkin käsitellä mahdollisia projektisuunnitelman muutosesityksiä ennen niiden esittämistä rahoittajalle. Ohjausryhmä: 3. Projektipäällikkö - käsittelee projektin toteuttajan tarkentaman toimintasuunnitelman - käsittelee projektin tavoitteet ja toiminnan / yhteistyön pelisäännöt - käsittelee suunnitelmiin tulevat muutokset - valvoo ja seuraa projektin edistymistä - arvioi hankkeen etenemistä mahdollisen itsearvioinnin pohjalta - levittää projektin tuloksia - seuraa rahankäyttöä - käsittelee / hyväksyy projektin raportit - antaa asiantuntemuksensa projektin käyttöön - toimii linkkinä sidosryhmiin - vastaa osaltaan projektin vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta - käy viimeisessä kokouksessaan projektin tulokset ja palautteet läpi sekä sopii tulosten levittämisestä myös hankkeen päättymisen jälkeen Ohjausryhmän kolme tärkeintä kysymystä projektin vetäjälle: Miksi? Miten? Mitä hyötyä? Ohjausryhmän tärkein kysymys itselleen: Mitä me voimme tehdä projektin edistämiseksi? Projekti tarvitsee onnistuakseen hyvän vetäjän. Kehittämishankkeen, projektin, vetäminen vaatii paljon. Kokeneilta projektipäälliköiltä saadun palautteen mukaan hyvän projektinvetäjän ominaisuuksiin kuuluvat ainakin seuraavat seikat: rohkeus aito innostuneisuus asiaan avoimuus, ulospäin suuntautuneisuus ahkeruus rehellisyys organisointikyky ja kyky hallita kokonaisuutta lojaalisuus toteuttajaorganisaatiota kohtaan kyky innostaa muita joustavuus pitkäjänteisyys stressin sietokyky jämäkkyys kustannustietoisuus kyky pitää asiat ja paperit järjestyksessä Luettelossa ovat siis kaikki hyvälle työntekijälle, johtajalle, kehittäjälle jne. asetetut odotukset, joita tarvitaan missä tahansa toimessa. Hänen ei välttämättä tarvitse olla projektin sisällön asiantuntija. Projektin vetäjä on yhteistyön virittäjä ja siltojen rakentaja

13 myös rahoittajan suuntaan. Hankkeen vetämiseen tarvittavat ominaisuudet ja tiedot ovat ensisijaisia avuja. Kokemus EU-rahoitteisen hankkeen vetämisestä on aina arvokas ja painava asia projektin vetäjää valittaessa. Projektin vetäjä on se henkilö, jonka käsissä projektikokonaisuus lopulta on. Hän pitää huolen siitä, että suunnitellut toiminnot toteutuvat ja työnjako ja muu organisointi tapahtuu tarkoituksenmukaisella tavalla. Projektipäällikkö: on isäntäorganisaation eli hankkeen toteuttajaorganisaation edustaja; vastaa projektin toteutuksesta johtaa toimeenpanoa ja tehtävien antoa informoi rahoittajaa projektin etenemisestä ja mahdollisista yhteystietojen muutoksista huolehtii dokumentoinnista ja arkistoinnista valmistelee ohjausryhmän kokoukset vastaa projektin tiedottamisesta laatii raportit vastaa talouden seurannasta ja maksatushakemusten tekemisestä Projektipäällikön tehtävät kannattaa määritellä selkeästi. Ne on hyvä todeta myös kirjallisessa työsopimuksessa. Usein tehtäväkuvauksen perusmalli on esitetty organisaation oman projektitoiminnan käsikirjassa, mikäli sellainen on laadittu. Projektipäällikkö vaihtui projektissa ja uusi henkilö tuli dokumenttien kanssa lääninhallitukseen kysymään mitä hänen nyt pitäisi tehdä ja miten jatkaa kesken jäänyttä työtä jota ei tunne. Hyvä näin, koska voitiin neuvoa uutta päällikköä käytännöissä, mutta organisaation pitää ottaa vastuu työntekijänsä perehdyttämisessä. Projektin maksatushakemusta ei toimitettu lääninhallitukseen. Asiaa päätettiin tiedustella projektilta, mutta projektin puhelinnumero oli vaihtunut eikä sähköpostiin vastannut kukaan. Selvisi, että projektipäällikkö oli vaihtunut jo useita kuukausia aiemmin ja projektitoimisto muuttanut uuteen osoitteeseen. Maksatushakemuksen täyttämisessäkin oli ongelmia, joten projektin säännöllinen maksatus kangerteli tietokatkoksen vuoksi. Aina kannattaa kysyä hankkeen valvojalta, jos epäröi tai haluaa varmistaa omaa ratkaisumalliaan asioihin. Kysyminen on viisautta! Verkotu myös muiden alueesi rakennerahastohankkeiden kanssa vastaavia kokemuksia saattaa olla muillakin. 4. Projektin asiakirjat Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen ja muihin hankkeen toimenpiteisiin osallistuneista, kopiot lehti-ilmoituksista, kaikki tiedotus- ja markkinointiaineisto, tehdyt sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne. Projektimapin tulee sisältää ainakin:

4.1 Projektikäsikirja 14 - rahoituspäätökset, jatkorahoitus- ja muutospäätökset (myös esim. kuntien rahoituspäätökset hankkeen osarahoituksen osalta) - hyväksytty projektisuunnitelma - hankintaluettelo (erityisesti EAKR -hankkeissa) - maksatushakemukset ja -päätökset - ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat - yhteistyösopimukset - hankintasopimukset (koneet, laitteet, palvelut) - kilpailuttamisasiakirjat: kirjalliset tarjouspyynnöt, saadut tarjoukset, tarjousten avauspöytäkirjat ja hankintapäätökset tai dokumentit muulla tavoin tehdyistä kyselyistä, kirjallinen selvitys saaduista vastauksista ja perusteista, joilla valinta on tehty - toteutettujen koulutusten ja seminaarien ohjelmat - luettelot koulutuksiin, tiedotustilaisuuksiin ym. projektin tapahtumiin osallistuneista mieluiten niin, että osallistuja on itse omalla nimikirjoituksellaan vahvistanut osallistumisensa kustakin tilaisuudesta erikseen; osallistujaluettelojen tulee sisältää tieto osallistujan kotipaikasta tai työpaikan sijaintipaikkakunnasta - lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkistamiseen liittyvä aineisto - projektihenkilöstön työaikaseurannat - selvitykset, ilmoitukset ja yhteenvedot erikseen raportoitavista laskennallisista kustannuksista - tositekopiot, pääkirjan raportit ja muut talousseurannan dokumentit - vuosi- ja seurantaraportit Organisaation, jolla on useita hankkeita, kannattaa koota projektitoiminnan pelisäännöt kirjalliseen, helposti jaettavaan muotoon henkilökunnalleen ohjeeksi ja avuksi projektien toteuttamiseen. Käsikirja kertoo, miten organisaatiossa hankkeita suunnitellaan, haetaan ja hallinnoidaan omaa tehtäväkenttää ja profiilia vahvistaen. Näin organisaation jokaisella projektin toimijalla on yhtenäiset tiedot ja käytännöt sekä selkeä kuvaus omista tehtävistään. Käsikirjan sisältö voisi olla esim. seuraavanlainen: 1. Projektitoiminnan periaatteet organisaatiossa; mikä lisäarvo hankkeilla on organisaatiolle, mikä sopii toteuttajan profiiliin ja toimintaan 2. Projektin suunnittelu ja rahoituksen hakeminen 3. Projektiorganisaatio, vastuu ja valtuudet ohjausryhmä projektipäällikkö muu projektihenkilöstö organisaation sisäiset palvelutoiminnot 5. Toimeenpano, aikataulut ja päätöksenteko 6. Tapa, jolla hankkeen etenemistä seurataan 7. Mahdollinen hankkeen itsearviointi tai muu palautteen kerääminen 8. Markkinointi ja tiedottaminen 9. Raportointi ja dokumentointi 10. Arkistointiohjeet 11. Ohjeet kilpailuttamisesta, hankintaohjeet

15 12. Valvonta ja tarkastuksiin varautuminen Käsikirja voi liittää myös kuvauksen hallinnoijaorganisaation seuraavista käytännöistä: Hallinto- ja johtosäännöt Asiahallintajärjestelmät Arkistointisuunnitelma Kirjanpitojärjestelmä Arvonlisäveron käsittely Tilikartta Sopimuskäytännöt Projektikäsikirjaa ei kannata kopioida muilta toteuttajilta, vaan jokaisen organisaation kannattaa itse pohtia ja kirjata omat käytäntönsä käsikirjaksi ja ohjenuoraksi oman organisaationsa toimijoille. Käsikirja on siis mitä suurimmassa määrin organisaatiokohtainen. 4.2 Projektipäiväkirja Hyvä käytäntö ja luotettava tapa dokumentoida projektin tapahtumia on kirjata ne projektipäiväkirjaksi. Malleja löytyy varmaankin lähes yhtä monta kuin on projektipäiväkirjojen pitäjiä. ESR -rahoitteiset hankkeet voivat kerätä aineistoa loppuraporttia varten viranomaisten ylläpitämän ESR rahastonhallintajärjestelmä ESRA:n loppuraporttipohjalle. Aineistoa kannattaa kerätä hankkeen alusta alkaen. Lisätietoja ESRA:sta saat tämän oppaan kappaleesta IV 6 Projektin päättäminen. Projektit ovat keskenään erilaisia ja työtavat ovat persoonallisia, joten tässä oppaassa ei esitetä mitään yksiselitteistä parasta käytäntöä malliksi. Päiväkirjaan kirjataan yleensä hankkeen tärkeimmät tapahtumat, kuten esim. koulutustilaisuudet ja neuvottelut ja niistä ajankohta, aihe, tiedotustoimenpiteet, osallistujat, sisältö, tulokset ja palautteet. Lisäksi projektipäiväkirjaan voi dokumentoida käytyä kirjeenvaihtoa ja keskustelua rahoittajan kanssa. Projektipäiväkirja palvelee ennen muuta raportointia sekä projektitoimien arviointia. Se toimii muistin tukena mietittäessä myös hyvien käytäntöjen toistamista ja levittämistä. Projektipäiväkirja ei kuitenkaan korvaa ohjausryhmän ja muiden ryhmien kokousten pöytäkirjoja ja muistioita.

16 III RAHOITUS Rahoituspäätöksessä vahvistettu rahoitussuunnitelma sitoo hankkeen toteuttajaa. Eri ohjelma-asiakirjoissa (tavoiteohjelmat 1, 2 ja 3) määritellään, kuinka paljon EU:n ja valtion tukea voidaan enintään myöntää ja kuinka paljon hankkeisiin tulee saada yksityistä ja kuntarahoitusta. Päätöksessä on määritelty juuri kyseessä olevan hankkeen rahoituksen rakenne. Myöntäessään EU- ja valtion tukea lääninhallitus edellyttää, että muukin rahoitus on sovittu ja toteutuu rahoituksen hakijan esittämissä suhteissa. Kunnallisten ja yksityisten rahoittajien kanssa tulee sopia jo hakuvaiheessa rahoituksen järjestämisestä ja aikataulusta. Erityisesti on varmistettava yksityisen rahoittajan (osallistujien todelliseen tuntipalkkaan perustuvien) palkkakustannustietojen saaminen projektin käyttöön. Rahoitushakemuksen yhteydessä on toimitettava menolajikohtainen kustannusarvion täsmennys, jossa selvitetään, mitä kustannuksia ja kuinka paljon mihinkin menolajikohtaan sisältyy. Osallistujien palkka- ja matkakustannusten osalta on hyvä kertoa myös minkälaisiin oletuskustannuksiin ne perustuvat. Kustannusarvion täsmennyksen laatimisen tueksi on lääninhallituksen nettisivuilta saatavissa valmis lomakepohja. 1. Rahoituspäätös Rahoituspäätös muodostuu seuraavista asiakirjoista. 1. Päätöskirje, joka sisältää mm. seuraavat asiat: keskeiset tunnistetiedot (poimittuna viimeisimmästä hakemus- /projektisuunnitelmalomakkeesta), kuten hakijan nimi ja osoite sekä projektin nimi, rahoittajan hankkeelle antama koodinumero, hankkeen hyväksytty kokonaistoteutusaika ja tällä päätöksellä myönnetyn rahoituksen kestoaika hyväksytty kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma ja aika, jolle rahoitusta on myönnetty, tuen EU:n ja valtion osuus sekä kunnallisen ja yksityisen rahoituksen määrä lääninhallituksen nimeämän hankkeen valvojan nimi ja yhteystiedot 2. Liitteet Hyväksytty projektisuunnitelma = viimeisin täydennetty rahoitushakemus (eli kopio hakijan täyttämästä ja allekirjoittamasta hakemuslomakkeesta) Projektisuunnitelma määrittää, millaisiin toimiin rahoitus on myönnetty Rahoituksen käytölle asetettavat ehdot 3. Oikaisuvaatimusosoitus 4. Erityisliite valtion virastoille ja laitoksille tehtäviin rahoituspäätöksiin (sisältää mm. ohjeen arvonlisäverojen kirjauksesta) Projektin vastuuhenkilöiden tulee tutustua päätösaineistoon ja sen asiakirjoihin ja toimia niiden mukaisesti.

17 Rahoituspäätös (malli liitteenä 1.) on hallinnollinen asiakirja, joka sisältää keskeiset projektin toteuttamisen ehdot. Projektihenkilöstön kannattaa perehtyä tehtyyn päätöksen perusteellisesti. Ensimmäisessä rahoituspäätöksessä hyväksytään projektisuunnitelma kustannusarvioineen ja rahoitussuunnitelmineen koko projektin toteutusajalle, mutta useimmiten rahoitus myönnetään kerrallaan vain yhdelle tai kahdelle kalenterivuodelle. Seuraavien vuosien rahoituksesta tehdään aikanaan projektin jatkorahoituspäätös, mikäli projekti on edennyt projektisuunnitelman mukaisesti. Päätöksen otsikossa on maininta siitä, mihin tavoiteohjelmaan hanke kuuluu ja mistä rahastosta se saa tukea. EU:n kahden rakennerahaston toiminnallinen ero on seuraava: ESR (Euroopan sosiaalirahasto) on yhteisön tärkein väline alueiden inhimillisten voimavarojen kehittämiseksi. ESR edistää työllisyyden kehittämistä tukemalla työllistettävyyttä, yrittäjyyttä, sopeutumiskykyä ja tasaarvoa sekä investoimalla henkilöresursseihin. Toimenpiteet suunnataan lähinnä koulutukseen sekä osaamisen ja ammattitaidon lisäämiseen tavoitteena työmarkkinoiden kehittäminen ja uusien työpaikkojen synty. ESRprojekteihin ei voida sisällyttää investointeja. EAKR (Euroopan aluekehitysrahasto) edistää alueiden välisten kehitys- ja elintasoerojen ja muita heikommassa asemassa olevien alueiden jälkeenjääneisyyden vähentämistä. EAKR -rahoituksella voidaan tukea kehityksessä jälkeen jääneiden alueiden rakenteellista sopeuttamista ja niiden taloudellista uudistamista. Sen toimenpiteet suunnataan pääasiassa tuotannollisten investointien lisäämiseen ja infrastruktuurin tason parantamiseen sekä työllistävän kehityksen aikaansaamiseen ongelmallisimmilla alueilla. EAKR on rahoituslähteenä myös kulttuurialan hankkeissa. Projektikoodi Rahoittaja antaa projektille 5-numeroisen projektikoodin, jota käytetään kaikissa projektin asiakirjoissa. Koodi on tunniste, jonka avulla tiedot löytyvät rahoittajan tietojärjestelmistä. Sitä tulee käyttää kaikessa kirjeenvaihdossa rahoittajan kanssa ja se kannattaa liittää aina myös sähköpostikyselyihin Hankkeen nimi sama nimi on oltava myös kirjanpitoaineistossa, esitteissä, ilmoituksissa jne. keksi siis projektille lyhyt ja ytimekäs nimi Projektin toteutusaika kustannukset hyväksytään vain toteutusajalta Kohdealue toimenpiteiden on kohdennuttava ohjelma-alueelle ja kohderyhmän oltava kokonaisuudessaan ohjelma-alueelta ja rahoituspäätöksen mukaiselta kohdealueelta. Epäselvissä tapauksissa kannattaa asia varmistaa hankkeen valvojalta. Hyväksytty kustannusarvio ja kustannuslajit hyväksytty kustannusarvio ja kustannuslajien keskinäinen jako ovat toteuttajaa ja rahoittajaa sitovia

18 Hyväksytty rahoitussuunnitelma sitoo sekä toteuttajaa että rahoittajaa EU:n ja valtion osuudet on tarkasti määritelty: Länsi-Suomen lääninhallituksen myöntämää Euroopan sosiaalirahaston (ESR) tai Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) rahoitusta Länsi-Suomen lääninhallituksen myöntämää valtion rahoitusta enintään rahoituspäätöksen tukiprosentin mukaisesti sisältää myös muiden rahoittajien osuudet; kunta, muu julkinen, yksityinen Muu julkinen rahoitus Mm. seurakunnat (Suomessa verotusoikeuden omaavat seurakunnat; evankelis-luterilainen ja ortodoksinen), Raha-automaattiyhdistys (RAY) Valtion laitoksilla (esim. yliopistot) ei voi olla omaa rahoitusta Kuntien rahoitus Kuntien tai kuntayhtymien maksamat osallistumismaksut projektille Kuntien päätöksillään maksama tuki projektin toteuttamiseen, joka on projektin käytettävissä projektisuunnitelman mukaisiin kuluihin Muu kunnan rahoitus hankkeelle, esim. kunnan omarahoitus itse toteuttamalleen hankkeelle tai kuntien omistamien oppilaitosten omarahoitus Yksityinen rahoitus Yritysten maksamat osallistumismaksut projektille Yleensä koulutukseen osallistumisesta ei peritä maksuja osallistuvilta henkilöiltä, yritykset ja muut taustayhteisöt osallistuvat sen sijaan yleisesti hankkeen, myös sen sisältämän koulutuksen, rahoittamiseen Projektin projektisuunnitelman mukaiselta kohderyhmältä perityt suunnitelman mukaiset osallistumismaksut eivät ole tuloa vaan rahoitusta. Kohderyhmän ulkopuolisilta saadut osallistumismaksut ovat tuloa Yksityiseltä sektorilta tuleva muu rahoitusosuus hankkeelle, esim. yksityisen toteuttajan omarahoitus Projektin tulot Projektin tuottamien palveluiden ja tuotteiden myynnistä aiheutuva tulo (joka siis ei ole yksityistä rahoitusta) Jos hankkeen toimintoja tarjotaan muille kuin hankesuunnitelman mukaiselle kohderyhmälle, palveluista on perittävä markkinahintainen maksu. Hankerahoitusta ei siis saa käyttää hintojen alentamiseen Myös projektin päättymisen jälkeen kertyvät tulot otetaan huomioon (jopa 2 vuotta projektin päättymisestä) Ennen hankkeelle myönnettävän EU- ja valtion rahoituksen laskemista toteuttajan kustannuksista vähennetään aina projektin saama tulo. Tulojen ja rahoituksen erot: TULO Laskutetaan, sisältää yleensä arvonlisäveron

19 Korvaus hankkeen aikaansaamasta tuotoksesta, ts. myydään hankkeessa tehty tuote tai palvelu Projektin aikana hankittavat tulot esim. oppilastyöt Opiskelijoiden /osallistujien tekemien tuotteiden myynnistä saadut tulot RAHOITUS Perustuu maksajan päätökseen Hankkeen käytettävissä projektisuunnitelman mukaiseen toimintaan Erikseen raportoitava rahoitus (ns. laskennallinen rahoitus) ESR Kuntien rahoitus kuntien osallistujien palkka- ja matkakulut luontoissuoritukset, esim. tilojen ja laitteiden käyttökulut (Luontoissuorituksia ei voi olla, ellei niitä ole mainittu jo projektisuunnitelmassa ja hyväksytty rahoituspäätöksessä) Yksityinen rahoitus osallistujien koulutusajan palkka- ja matkakulut luontoissuoritukset talkootyö; hinnoitteluperiaatteet EAKR -hankkeiden ohjeiden mukaan, edellyttää talkootyöpäivää, josta selviää kuka talkootöitä on tehnyt, kuinka kauan ja mitä taksaa on käytetty Kirjanpidon järjestäminen osana hallinnoijan kirjanpitoa oma kustannuspaikka Aineiston säilytys vuoden 2015 loppuun, kaikki projektin lääninhallitukseen raportoima aineisto tarvitaan myös paperille tulostettuna sähköisessä muodossa oleva arkistointitapa on hyväksyttävä, mikäli aineiston säilyvyys ja arkistointiohjelmistojen käytettävyys voidaan taata vuoden 2015 loppuun saakka aineistosta on käytävä ilmi koko projektin elinkaari, saavutetut tulokset, syntyneet kustannukset ja perustelut niiden syntymisille Kysymys: Koska päätöksen ohjautuminen oikealle yhteyshenkilölle saattaa viipyä, eikö lääninhallitus voi lähettää projektin rahoituspäätöstä automaattisesti tiedoksi projektin yhteyshenkilölle tai muulle projektiin osallistuvalle? Vastaus: Päätös on virallinen asiakirja, joka toimitetaan hakijalle, joka on projektin hallinnoijaorganisaatio. Päätöksessä on maininta, että saajan on toimitettava päätös viipymättä tiedoksi projektin osapuolille. Hallinnoija on siis vastuussa päätöksen ja myös sen liitteiden jakelusta. Esimerkkejä rahoituksesta Esimerkki 1.

20 Rahoituspäätöksessä hankkeelle myönnettiin EU- ja valtion rahoitusta yhteensä 50 % kokonaiskustannuksista. Hankkeen hyväksytyt kokonaiskustannukset olivat: - toteuttajan kirjanpito 80.000 - erikseen raportoitavat 5.000 Kokonaiskustannukset yhteensä 85.000 Hanke oli saanut tuloa 10.000 EU- ja valtion tuki laskettiin seuraavasti: Kirjanpidon kustannukset 80.000 Laskennalliset kustannukset 5.000 Yhteensä 85.000 Tulot -10.000 Nettokustannukset 75.000 Tuki= 50% 37.500 Esimerkki 2: Yhdistys XZ on tilannut projektilta esittelyvideon ja maksaa siitä 1000 euroa. Onko se projektille yksityistä rahoitusta vai tuloa? Vastaus: Se on tuloa. Yhdistys saa rahalleen selkeän, sovitun vastineen, jolloin on kyse myynnistä. 2. Rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman muutokset Joskus käy niin, että projektin kuluessa huomataan, ettei hankkeen toteuttaminen suunnitellulla tavalla ole järkevää tai mahdollista. Silloin tulee pikaisesti ottaa yhteys projektin valvojaan. Muutoksista tehdään rahoittajalle hakemus, jonka muoto riippuu siitä, mihin seikkaan muutosta haetaan. Projektin ohjausryhmän tulee käsitellä kaikki oleelliset projektisuunnitelman muutokset, mutta lopullinen päätösvalta niiden hyväksymisestä on aina lääninhallituksella. Jos muutos kohdistuu keskeisten projektitoimien toteutukseen ja/tai rahoitukseen liittyviin asioihin, tarvitaan uusi, päivitetty projektisuunnitelma/rahoitushakemuslomake kokonaan täytettynä ja asianmukaisesti allekirjoitettuna. Kaikkien muutostarpeiden osalta kannattaa kysyä neuvoa valvojalta siitä, millä tavalla ja minkälainen muutoshakemus tulee tehdä. Muutokset pitää hyväksyttää aina etukäteen ennen niiden toteutumista. Muutospäätöksiä ei tehdä projektin päättymisen jälkeen. Yleisimpiä muutoksen kohteita ovat toteutusaika, kustannuslajien väliset muutokset, rahoitukseen esitettävät muutokset sekä merkittävät muutokset toteutettavissa toimenpiteissä ja projektin sisällössä. Hakemus tulee tehdä heti, kun muutokset ovat tiedossa tai jatkorahoitushakemuksen yhteydessä, jolloin voidaan tarkentaa seuraavan vuoden suunnitelmia. Hakemuksessa tulee olla ainakin seuraavat tiedot: Kuvaus haetuista muutoksista (= mihin asiaan haetaan muutosta) Perustelut haetuille muutoksille