Varkaudenseudunkuntien (Heinävesi,Joroinen, Leppävirta,Varkaus) ICT-muutostuen Toteutussuunnitelma 27.6.2014
Valtiovarainministeriö 2 (15) Sisällys 1. Projektin tiivistelmä... 3 1.1. Suunnitelman lähtökohdat... 3 1.2. Projektin sisältö... 3 1.3. Projektin tavoitteet... 4 1.4. Aikataulu ja päävaiheet... 4 1.5. Projektin työmääräarvio ja kustannukset... 5 2. Projektin sisältö... 5 2.1. Projektin kuvaus ja kohde... 5 2.2. Lopputulokset... 6 2.3. Projektin omistaja... 6 2.4. Sidosryhmät... 6 3. Toteutus... 7 3.1. Aikataulu ja vaiheistus... 7 3.2. Toteutuksessa käytettävät menetelmät ja työvälineet... 8 4. Projektin organisointi... 10 4.1. Projektiorganisaatio ja ohjaus... 10 4.2. Roolit, vastuut ja velvollisuudet... 11 5. Työmääräarvio ja kustannukset... 12 5.1. Kustannustenjakomalli... 13 6. Viestintäsuunnitelma... 13 7. Projektin riskit ja niiden hallinta... 14 Liite 1: Nykytilaselvityksen sisältö Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V0.1 24.4.2014 JHe, EPa Toteutussuunnitelman ensimmäinen versio 26.6.2014 EPa Istekin tarjouksesta tietoja
Valtiovarainministeriö 3 (15) 1. Projektintiivistelmä 1.1. Suunnitelmanlähtökohdat Tämä dokumentti on suunnitelma Varkauden seudun kuntien (Heinävesi, Joroinen, Leppävirta, Varkaus) ICT-muutostuen n käynnistämiseksi. Projektin lähtökohtana on Varkauden seudun kuntien yhdistymisselvityksen toteutukseen liittyvä nykyisten ICT-ympäristöjen kartoitus ja analysointi kuntien palvelutoiminnan kehittämisen ja tulevan päätöksenteon pohjaksi. Kuva 1. Selvitykseen osallistuvat kunnat 1.2. Projektinsisältö Varkauden seudun kuntien ICT-muutostuen ssa kartoitetaan toteutukseen osallistuvien kuntien ICT-ympäristöjen nykytila. Kartoitus kattaa kuntien konsernirakenteen siltä osin kun konsernin osien ICT-ympäristöt liittyvät ydintoiminnan toteutukseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet tarkennetaan kunnittain työn käynnistämisen yhteydessä. Selvitysalueen erityispiirteenä on kuntien kuuluminen kahteen eri maakuntaan (Pohjois- Savo ja Etelä-Savo) sekä kolmeen eri sairaanhoitopiiriin (PSSHP, ESSHP, PKSSK).
Valtiovarainministeriö 4 (15) 1.3. Projektintavoitteet Projektin tavoitteena on tuottaa Varkauden seudun kunnille 1. tilannekuva kuntien nykyisestä ICT-ympäristöstä palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten, näkemys yhteisestä tavoitetilasta ja optiona suunnitelma tavoitetilaan pääsemiseksi. Suunnitelman tuottamista ei ole huomioitu esitetyssä aikataulussa tai työmääräarvioissa. 2. tietoa ICT-ympäristöön liittyvistä kehittämiskohteista 1.4. Aikataulujapäävaiheet Projekti toteutetaan 1.8. 28.11.2014 välisenä aikana. Taulukko 1. Aikataulu Tehtävä Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Käynnistys 27.8. Toteutussuunnitelman tarkentaminen 27.8. 10.9. Olemassa olevien tietojen kokoaminen 27.8. 12.9. Puuttuvien tietojen kerääminen 8.9 30.9. Nykytilan dokumentointi 15.9. 31.10 Nykytilan analysointi 1.10. 31.10. Väliraportti 3.11. Kehittämiskohteiden kuvaaminen 1.10. 28.11. Projektin päättäminen 28.11.
Valtiovarainministeriö 5 (15) 1.5. Projektintyömääräarviojakustannukset Taulukko 2. Projektin toteutuksen työmääräarvio Vaiheet Kuntien oma työ Projektipäällikkö Asiantuntijatyö VM, Ohjausryhmätyö Toteutuksen suunnittelu 2 1 1 1 5 Käynnistys 1,5 0,5 1 1 4 Yhteensä Toteutussuunnitelman tarkentaminen Olemassa olevien tietojen kokoaminen Puuttuvien tietojen kerääminen 2 0,5 3 1 6,5 6 5 11 7 6 13 Nykytilan dokumentointi 4 0,5 6 10,5 Nykytilan analysointi 2 1 4 1 8 Väliraportti 1 0,5 2 3,5 Kehittämiskohteiden kuvaaminen 2 1 6 Projektin päättäminen 1,5 1 1 1 Yhteensä 29 6 35 5 75 Projektiin osallistuvat kunnat vastaavat projektin toteutukseen tarvittavan kuntien asiantuntijaresurssien järjestämisestä ja projektityöskentelyyn liittyvistä tila- ja kokouskustannuksista. Istekki Oy vastaa projektipäällikkö- ja asiantuntijatyön toteutuksesta ostopalveluna. Projektipäällikön osuus on 6 htp (49,5 h), selvitysasiantuntijan osuus 31 htp (247,5 h) ja sisäisen neuvonantajan osuus 4 htp (33 h). 9 4,5 2. Projektinsisältö 2.1. Projektinkuvausjakohde Projektin tavoitteena on tuottaa Varkauden seudun kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisistä ICT-ympäristöistä ja analysoida ympäristöihin liittyvät kehittämiskohteet. Kartoitus kattaa kuntien ns. konsernirakenteen siltä osin, kuin konsernin osien ICTympäristöt liittyvät ydintoiminnan toteutukseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet tarkennetaan työn käynnistämisen yhteydessä.
Valtiovarainministeriö 6 (15) Projekti toteutetaan yhteistyössä työhön osallistuvien Varkauden seudun kuntien kanssa. Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat: Kartoittaa ja kuvata Varkauden seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytila ja ohjausrakenteet Analysoida ICT-ympäristöjen nykytila tulevien kehittämiskohteiden tunnistamiseksi Yksilöidä ja kuvata analyysin pohjalta tulevaisuuden kehittämiskohteet Suunnitella kuntien palvelutoimintaa tukeva ICT-ympäristön tavoitetila (tämän tavoitteen toteuttamisesta päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin jälkeen). Projektissa suunnitellaan myös kuntien yhteisten uusien toimintamallien toteutusta nykyaikaisen ja yhtenäisen ICT:n sekä uusien sähköisten lähipalveluiden avulla 2.2. Lopputulokset Projektin tuloksia ovat: Varkauden seudun kuntien ICT-ympäristön nykytilan kuvaus: o sovellukset o päätietovirrat o laitteet o tietoliikenne- ja verkkoratkaisut o sopimukset o järjestämismallit (mm. johtamismallit, palvelumallit, rakenteet, alueen kuntien nykyinen yhteistyö) o kustannukset o henkilöstömäärä o merkittävimmät kumppanit Väliraportti nykytilasta (3.11.2014) Analyysi nykytilan kehittämiskohteista Suunnitelma tavoitetilasta. Tavoitetilan kuvaavan suunnitelman toteutuksesta, aikataulusta ja resursoinnista päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin valmistuttua. 2.3. Projektinomistaja Projektin toteutuksen läpiviennistä vastaa Varkauden seudun kuntien kunnanjohtajista ja asiantuntijoista koostuva ohjausryhmä. Ryhmän puheenjohtajana toimii Varkauden kaupungin kaupunginjohtaja Hannu Tsupari. 2.4. Sidosryhmät Taulukko 3. Projektin toteutukseen liittyvät sidosryhmät Sidosryhmä Sidosryhmän rooli Miten huomioidaan projektissa? Muut kuntajakoselvityksen työryhmät Asettavat tavoitteita työlle ja tuottavat pohja-aineistoksi selvityksen palvelutoiminnan nykytilasta
Valtiovarainministeriö 7 (15) Kuntayhtymät Kuntien palvelujen tarjoajat Valtiovarainministeriö, kuntaja palvelurakennemuutosten muutostuki Vastaavat tai tuottavat osan kuntien ICT-ympäristöön liittyvistä palveluista Vastaavat tai tuottavat osan kuntien ICT-ympäristöön liittyvistä palveluista Selvityksen tukeminen ja rahoitus Toimittavat nykytilan kuvaamisessa tarvittavaa tietoa Toimittavat nykytilan kuvaamisessa tarvittavaa tietoa Tuottaa kuvauksessa käytettävät työ- ja kuvausmenetelmät 3. Toteutus 3.1. Aikataulujavaiheistus Projektin toteutuksen päävaiheet ovat: Toteutuksen suunnittelu Käynnistys Toteutussuunnitelman tarkentaminen Olemassa olevien tietojen kokoaminen Puuttuvien tietojen kerääminen Nykytilan dokumentointi Nykytilan analysointi Väliraportti Kehittämiskohteiden kuvaaminen Tavoitetilan suunnittelu (tämän vaiheen käynnistämisestä ja resursoinnista päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analyysin valmistumisen jälkeen) Projektin päättäminen
Valtiovarainministeriö 8 (15) Taulukko 4. Päävaiheiden ajoittuminen. Tehtävä Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Toteutuksen suunnittelu Käynnistys 27.8. Toteutussuunnitelman tarkentaminen Olemassa olevien tietojen kokoaminen - työpaja 1 - työpaja 2 Puuttuvien tietojen kerääminen - työpaja 3: nykytiladokumentaation katselmointi 27.8. 12.9. 8.9 30.9. Nykytilan dokumentointi 15.9. 31.10 - väliraportin luovuttaminen 3.11. Nykytilan analysointi 1.10. 31.10. - ICT-palvelu-odotusten läpikäynti väliraportin pohjalta Kehittämiskohteiden kuvaaminen - loppuraportin 1. version katselmointi - loppuraportin katselmointi ja luovutus 19.8. 1.10. 28.11. Projektin päättäminen 28.11. Projektin tavoiteaikataulu on 1.8. 28.11.2014. Projekti käynnistetään elokuussa 2014 pidettävässä ohjausryhmän kokouksessa. Projektin toteutuksen tavoitteita, vaiheita, tuotoksia sekä työmenetelmiä tarkennetaan projektin käynnistymisen yhteydessä. Suunnitelmaa ylläpidetään toteutuksen eri vaiheiden käynnistyessä ja vaiheiden päättyessä. 3.2. Toteutuksessakäytettävätmenetelmätjatyövälineet Projektissa tietojen keruu- ja kuvausmenetelminä sovelletaan valtiovarainministeriön kuntaja palvelurakennemuutosten ICT-tuessa toteutettuja työvälineitä. Menetelmät ja työvälineet perustuvat olemassa oleviin JHS-suosituksiin (www.jhs-suositukset.fi). Seuraavassa kuvassa on nykytilan kuvauksen yhteydessä kerättävät tiedot esitetty JHS-179 - kehyksen mukaisina osakuvauksina. Projektissa toteutettavat osakuvaukset on merkitty kuvaan punaisella kehyksellä.
Valtiovarainministeriö 9 (15) Kehyksen laajennuksena kerätään ja kuvataan (merkitty edelliseen kuvaan tummansiniselle pohjalle): ICT-toiminnan organisointia koskevat tiedot ICT-ympäristöjä koskevien sopimusten tiedot ICT-ympäristöjen ja -toiminnan kustannustiedot Toiminta-näkökulman (Toiminta-arkkitehtuuri) osalta selvitystyö fokusoidaan tietohallinnon toimintaan ja organisointiin. Nykytilan tietojen keruuseen käytettävä taulukkopohja esitellään työryhmän jäsenille 2.5.2014 pidettävässä projektin avauskokouksessa. Työvälineenä projektissa käytetään Microsoft Office -dokumentteja. Yhteensopivuuden varmistamiseksi käytettävästä tallennusmuodosta sovitaan projektin avauskokouksessa. Projektin tuotoksina nykytilan kuvaus tullaan raportoimaan Word-muotoisena dokumenttina. Tämän lisäksi tuotetaan varsinainen loppuraportti, jossa nykytilan lisäksi esitetään sitä koskevan analyysi kehityskohteineen. Projektissa kerättävä ja syntyvä aineisto on luonteeltaan julkista. Aineistoa voidaan näin ollen tarvittaessa siirtää projektin osapuolien välillä myös normaalia sähköpostiyhteyttä käyttäen. Projektin aineistojen, välituotosten sekä lopputulosten keräämiseen ja jakeluun käytetään VM:n JulkICT-toiminnon projektille tarjoamaa työtilaa. Projektin työryhmän jäsenille luodaan työtilan käyttöä varten tarvittavat tunnukset projektin avauskokouksen jälkeen. Tämän työtilan käyttöä varten tarvitaan erillinen tunnus ja salasana sekä käyttäjän käyttöoikeus-
Valtiovarainministeriö 10 (15) ryhmään liittäminen. Materiaalin tähän siirtämisen ja ylläpitämisen hoitavat ensisijaisesti projektipäällikkö ja työryhmän puheenjohtaja. JulkICT-toiminnon tavoitteena on kerätä tähän materiaalia asiantuntijakäyttöön kuntarakenneuudistukseen liittyen käynnissä olevista selvitysprojekteista. Valtionvarainministeriö kerää ja ylläpitää myös kuntarakenneuudistus-tietopankkia. Tämä kaikille käyttäjille avoin tietopankki on osoitteessa: www.kuntarakenne.fi. 4. Projektinorganisointi 4.1. Projektiorganisaatiojaohjaus Projektin organisointi Ohjausryhmä o Puheenjohtaja o Jäsenet (osallistuvat kunnat) o VM Työryhmä o kuntien edustajat Valtiovarainministeriö Istekki Oy o Projektipäällikkö o Asiantuntijat Taulukko 5. ICT-muutostuen ohjausryhmä Nimi Organisaatio Rooli Hannu Tsupari Varkauden Kaupunki kaupunginjohtaja, ohjausryhmän puheenjohtaja Matti Raatikainen Leppävirran kunta kunnanjohtaja Tenho Hotarinen Joroisten kunta kunnanjohtaja Riitta A. Tilus Heinäveden kunta kunnanjohtaja Ossi Korhonen Valtiovarainministeriö ohjelmapäällikkö avoin Istekki Oy konsultin edustaja Jarmo Heinonen Varkauden Kaupunki tietohallintojohtaja, työryhmän puheenjohtaja Taulukko 6. ICT-muutostuen työryhmä Nimi Organisaatio Rooli Jarmo Heinonen Varkauden kaupunki tietohallintojohtaja, työryhmän puheenjohtaja Esa Paakkanen Varkauden Kaupunki tietohallintosuunnittelija Petri Kapanen Varkauden Kaupunki paikkatietosuunnittelija
Valtiovarainministeriö 11 (15) Timo Haikarainen Joroisten kunta järjestelmäasiantuntija avoin Joroisten kunta Jari Heiskanen Heinäveden kunta atk-suunnittelija avoin Heinäveden kunta Jukka Airaksinen Leppävirran kunta atk-asiantuntija avoin Leppävirran kunta Hanna Majurinen Valtiovarainministeriö projektipäällikkö avoin Istekki Oy konsultin projektipäällikkö Taulukko 7. Osallistujaluettelo Nimi Organisaatio Rooli Osallistujaluettelon osalta varataan mahdollisuus täydentää ja muokata kokoonpanoa. 4.2. Roolit,vastuutjavelvollisuudet 4.2.1. Projektin ohjausryhmä Ohjaa projektin toimintaa Seuraa projektin tilaa ja läpivientiä ja käsittelee projektin seurantaraportit Tekee päätökset vaiheiden hyväksymisestä ja uusien vaiheiden aloittamisesta Hyväksyy projektin tavoitteet ja rajaukset, tehtävät suoritetuiksi, valvoo työn kulkua ja päättää mahdollisista muutostöistä työn kuluessa Jäsenet vastaavat oman organisaationsa resurssien käytettävyydestä projektin toteutukseen ja annettujen tehtävien toteutuksesta Jäsenet osallistuvat työkokouksiin ja työpajoihin sekä noudattavat projektin toteutuksessa määriteltyjä käytäntöjä ja työtapoja 4.2.2. Projektin työryhmä Toteuttaa selvitystyötä ohjausryhmän ohjauksen mukaan Jäsenet osallistuvat työkokouksiin ja työpajoihin sekä noudattavat projektin toteutuksessa määriteltyjä käytäntöjä ja työtapoja Raportoi ohjausryhmälle 4.2.3. Projektipäällikkö Projektipäällikkö ohjaa operatiivisella tasolla projektia ja vastaa projektin tuotosten ja tavoitteiden toteutumisesta sekä projektin aikataulussa ja kustannusarviossa pysymisestä. Projektipäällikkö raportoi projektin tilasta työryhmälle Projektipäällikkö vastaa projektin käytännön suunnittelusta ja läpiviennistä
Valtiovarainministeriö 12 (15) 5. Työmääräarviojakustannukset Taulukko 8. Projektin vaihekohtainen työmääräarvio Vaiheet Kuntien oma työ Projektipäällikkö Asiantuntijatyö VM, Ohjausryhmätyö Toteutuksen suunnittelu 2 1 1 1 5 Käynnistys 1,5 0,5 1 1 4 Toteutussuunnitelman tarkentaminen Olemassa olevien tietojen kokoaminen Puuttuvien tietojen kerääminen 2 0,5 3 1 6,5 6 5 11 7 6 13 Nykytilan dokumentointi 4 0,5 6 10,5 Nykytilan analysointi 2 1 4 1 8 Väliraportti 1 0,5 2 3,5 Kehittämiskohteiden kuvaaminen 2 1 6 Projektin päättäminen 1,5 1 1 1 Yhteensä 29 6 35 5 75 Yhteensä 9 4,5 Taulukko 9. Projektin vaihekohtainen kustannusarvio (hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero) Vaiheet Aineet, tarvikkeet ja tavarat Palveluiden ostot Istekki Oy:ltä Toteutuksen suunnittelu 1 449 700 Käynnistys 1 086 525 Toteutussuunnitelman tarkentaminen Olemassa olevien tietojen kokoaminen Puuttuvien tietojen kerääminen 2 535 700 3 622 2 100 4 346 2 450 Nykytilan dokumentointi 4 709 1 400 Henkilöstö Tilat Muut kustannukset
Valtiovarainministeriö 13 (15) Nykytilan analysointi 3 622 700 Väliraportti 1 811 350 Kehittämiskohteiden kuvaaminen 5 071 700 Projektin päättäminen 1 449 525 Yhteensä 29 700 10 150 Kustannusarvio perustuu tässä suunnitelmassa kuvattuihin tehtäviin ja työmääriin sekä toteutuksen läpiviemisessä alustavasti suunniteltuun työskentelytapaan. Kustannusarviota tarkennetaan projektin käynnistyessä. 5.1. Kustannustenjakomalli Projektin toteutuksen kustannusten jakaminen: Projektiin osallistuvat kunnat: o aineet, tarvikkeet, tavarat o henkilöstökustannukset o tilakustannukset o muut kustannukset (mm. kokouskustannukset) Valtiovarainministeriö: o palveluiden ostot (konsulttipalvelu ja palvelun matkakustannukset) 6. Viestintäsuunnitelma Työn viestinnässä noudatetaan Varkauden seudun kuntien yhdistymisselvityksen viestintäkäytäntöjä ja organisaatiota.
Valtiovarainministeriö 14 (15) 7. Projektinriskitjaniidenhallinta Projektin riskit ja niihin varautuminen käsitellään tarpeen mukaan Ohjausryhmän kokouksissa. Projektin riskit ja niiden hallinta on esitetty alla olevassa taulukossa. Taulukko 10. Riskit. Riskin kuvaus Vaikutukset Todennäköisyys Vakavuus Varautumistoimenpiteet ja vastuuhenkilöt Yksittäisen kunnan ICT-nykytilan tietoja ei saada kerättyä vastuuhenkilön sairastumisen tai muun esteen takia Kuvaukset ovat puutteellisia tai epätarkkoja Projektiaikataulu on liian tiukka työmäärään nähden 3 4 12 Jokaisella vastuuhenkilöllä tulee olla nimetty varahenkilö. Vastuuhenkilöt ilmoittavat varahenkilönsä projektipäällikölle 1.5.2014 mennessä. 3 3 9 Ohjeistetaan kuvausten tekoa riittävän tarkasti. Ohjausryhmä seuraa seurataan kuvausten tekemistä. 4 4 16 Ohjausryhmä seuraa työn etenemistä. Varataan projektiin nimetyille henkilöille riittävästi työaikaa tehtävien tekemiseen.
Valtiovarainministeriö 15 (15) Liite1:Nykytilaselvityksensisältö Nykytilatietojen kuvaus tehdään alla olevalla otsikoinnilla Word-dokumentiksi 1. Nykytila 1.1 Kunnan verkostoituminen ICT-palveluissa 1.2 Linjaukset ja toimintatavat 1.2.1 Tietohallinnon organisointi 1.2.2 Tietohallintostrategia 1.2.3 Hankintapolitiikka 1.2.4 Tietoturva ja tietosuoja 1.2.5 Sopimushallinta 1.2.6 Toimittajahallinta 1.2.7 ICT-omaisuudenhallinta 1.3 Tietojärjestelmät, palvelutasot ja tietojärjestelmien tukipalvelujen organisointi osastoittain 1.3.1 Hallinto-osasto ja yleishallinnon palvelut 1.3.2 Sivistysosasto 1.3.3 Ympäristöosasto 1.3.4 Perusturvaosasto 1.4 ICT- Infrastruktuuri ja tukipalvelut 1.4.1 Tietoliikenneverkko ja sen palvelut 1.4.2 Konesali- ja palvelinpalvelut 1.4.3 Työasema- ja oheislaitepalvelut sekä työasemalisensointi 1.4.4 Perustoimistojärjestelmät ja sähköpostipalvelut 1.4.5 Käyttäjän ICT-tukipalvelut 1.4.6 Vikatilanteet ja vastuut 1.5 ICT- henkilöstö ja roolit 2 Kehittämiskohteita 2.1 Tietohallintostrategian laatiminen 2.2 Sopimushallinnan keskittäminen 2.3 Palvelusopimusten ja -tasojen hallinta 2.4 Tietojärjestelmäympäristöjen alustojen päivitystarpeet 2.5 Tietoturvavastaavan tehtävien ja vastuiden kuvaaminen 2.6 Koulutus / Tiedottaminen 2.7 Palvelinten laitetilan käyttövarmuus 2.8 Älypuhelimiin virustorjunta ja asianmukaiset lisenssit 3 Yhteenveto ja jatkotoimenpide-ehdotukset