Liite 2 Juhtan 27.2.2019 kokouksessa hyväksyttäväksi (20.2.2019 versio) Toimintakertomus 27.2.2019 1 (26) VM130:00/2015 VM/2709/00.01.00.00/2015 Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (Juhta) ja asiantuntijajaoston toimintakertomus 2016 2019 Sisältö: 1 NEUVOTTELUKUNNAN ONNISTUMISIA TOIMIKAUDEN AIKANA... 2 2 TOIMINTAKERTOMUKSEN TAUSTA... 2 3 JUHTAN JA ASIANTUNTIJAJAOSTON TEHTÄVÄALUEET SEKÄ ROOLIT... 4 4 NEUVOTTELUKUNNAN TOIMINTA TOIMIKAUDEN AIKANA... 6 4.1 KOKOUKSET VUONNA 2016... 6 4.2 KOKOUKSET VUONNA 2017... 7 4.3 KOKOUKSET VUONNA 2018... 9 4.4 KOKOUKSET VUONNA 2019... 11 5 JUHTAN TOIMIKAUTEEN LIITTYVÄN KYSELYN KESKEISET TULOKSET... 11 6 ASIANTUNTIJAJAOSTON TOIMINTA ERI ASIANTUNTEMUSALUEILLA... 12 6.1 JHS YLEISET... 12 6.2 JULKISEN HALLINNON JOHTAMISEN YHTEINEN TIETO... 13 6.3 PAIKKATIETO... 16 6.4 TIETOVARANNOT JA TIEDON HYÖDYNTÄMINEN... 18 6.5 KOKONAISARKKITEHTUURI JA YHTEISET PALVELUT... 20 6.6 TIETOTURVA, TIETOSUOJA, VARAUTUMINEN... 22 6.7 ICT-KEHITTÄMINEN, HANKKEET JA HANKINNAT... 24 Valtiovarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, Helsinki PL 28, 00023 Valtioneuvosto Puh 0295 16001 (Vaihde) Faksi 09 160 33123 valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9
2 (26) 1 Neuvottelukunnan onnistumisia toimikauden aikana Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (Juhta) toimintamallia muutettiin toimikauden 2016 alussa asetuksen mukaisten uusien tehtävien myötä strategisemmalle tasolle ja pyrittiin ohjaavampaan rooliin. Kokoonpanoa supistettiin huomattavasti 30 jäsenestä 14 jäseneen. Toimintamallin muutos oli onnistunut, sillä vuorovaikutus ja vuoropuhelu on lisääntynyt huomattavasti aikaisempiin toimikausiin nähden. Kuntien toimintaa ohjaavat ministeriöt ovat olleet tiiviisti mukana nykyisessä kokoonpanossa. Kunta - valtio akselin informaation vaihto on onnistunut paremmin kuin aikaisemmin ja lisäksi varajäseninä olleet organisaatiot ovat saaneet kaiken informaation ja ovat voineet osallistua toimintaan tarvittaessa. Juhtan toimintaa tukeva jaostorakenne muutettiin siten, että aikaisemman JHS-jaoston, Perustietovarantojaoston (PERTIVA) ja Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston (JHKA) sijaan asetettiin yksi asiantuntijajaosto. Asiantuntijajaoston poikkihallinnollinen koordinaatio on ollut vaikuttavampaa kuin aikaisemmassa rakenteessa, joka asetettiin tavoitteeksi. Asiantuntijajaoston toiminta haki toimikautensa aikana muotoaan. Tehokkaammalla resursoinnilla olisi voitu onnistua paremminkin. Kiinnittämällä enemmän huomiota monipuoliseen viestintään sekä Juhtan että asiantuntijajaoston toiminnasta olisi voitu saada enemmän näkyvyyttä. Juhtan kokouksista twiitattiin säännöllisesti sekä nauhoitettiin muutamia videoita kokousten yhteydessä, jotka julkaistiin VM:n Twitter-tilillä. Hyvänä saavutuksena voidaan pitää tietosuoja, tietoturva ja varautumistyötä. Erityisesti valtion ja kuntien välisessä yhteistyössä Arjen tietosuojan koulutuksissa, videoiden laadinnassa ja Taisto harjoituksessa onnistuneena toimintamallina. Juhta osallistui Tavoite 2025 -työhön, joka pohjusti Tietopoliittisen selonteon telua ja siinä strategisten tavoitteiden määrittelyä. Myös tiedonhallintalain teluun osallistuttiin ennakoivasti ja evästettiin telun sisältöä hyvän tiedonhallinnan tavoitteiden suuntaan. JHS-suosituksia teltiin ja hyväksyttiin toimikauden aikana merkittävä määrä (22 kpl). Nämä painottuivat suurelta osin Kuntatieto- ja maakuntatieto-ohjelman toimintaympäristöön, jossa hyödynnettiin onnistuneesti JHSjärjestelmää. Neuvottelukunnan matkoja, tutustumisia Turkuun (kesäkuussa 2017) ja Tampereelle (lokakuussa 2018) pidettiin onnistuneina ja hyödyllisinä. Juhtan jäsenet saivat hyvää tietoa kaupunkien digitalisaation kehityksestä ja samalla käytiin tärkeää vuoropuhelua julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämisen tilasta ja tavoitteista. Myös yhteistä Juhta-VAHTI 50-vuotis juhlaseminaaria (30.10.2017) pidettiin onnistuneena. Seminaarissa palkittiin pitkäaikaisesta ja tuloksellisesta Juhta-työskentelystä Suomen Kuntaliitto ry:n Simo Tanner, Kuusamon kaupungin Pekka Kantola ja työ-ja elinkeinoministeriön Sirpa Alitalo. 2 Toimintakertomuksen tausta Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnasta (Juhta) säädetään julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (634/2011, jäljempänä tietohallintolaki) 5 :ssä. Tarkemmat säännökset neuvottelukunnan kokoonpanosta ja tehtävistä on määritelty valtioneuvoston asetuksessa (163/2013). Neuvottelukunta on valtion viranomaisten, Kansaneläkelaitoksen ja kunnallisten viranomaisten pysyvä yhteistyö- ja neuvotteluelin, ja siinä voi tarvittaessa olla myös muiden julkisen hallinnon tietohallinnon edistämiseen osallistuvien toimijoiden edustajia. Valtioneuvosto asetti 18.2.2016 neuvottelukunnan kolmeksi vuodeksi toimikaudelle 1.3.2016 28.2.2019.
3 (26) Neuvottelukunnan jäsenet ja varajäsenet toimikauden aikana: Jäsenet Valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon ICT-osasto, ICT-johtaja Anna-Maija Karjalainen, puheenjohtaja Suomen Kuntaliitto, varatoimitusjohtaja Hanna Tainio, varapuheenjohtaja Kansaneläkelaitos, tietohallintopäällikkö Ari Vähä-Erkkilä Opetus- ja kulttuuriministeriö, erityisasiantuntija Kalervo Koskimies (johtaja Hannu Sirén 26.3.2018 saakka) Sosiaali- ja terveysministeriö, tietojohtaja Tiina Pesonen Työ- ja elinkeinoministeriö, neuvotteleva virkamies Päivi Tommila (teollisuusneuvos Sirpa Alitalo 1.2.2018 saakka) Valtiovarainministeriö, Kunta- ja aluehallinto-osasto finanssineuvos Ville-Veikko Ahonen (osastopäällikkö Päivi Laajala 26.3.2018 saakka) Ympäristöministeriö, tieto- ja viestintäjohtaja Jussi Salmi Helsingin kaupunki, tietohallintojohtaja Markku Raitio Kuusamon kaupunki, tietohallintojohtaja Pekka Kantola Sipoon kunta, kunnanjohtaja Mikael Grannas Raision seudun koulutuskuntayhtymä, johtaja Maria Taipale Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, johtaja Juha Kinnunen Suomen Kuntaliitto, tietoyhteiskunta-asian päällikkö Tommi Karttaavi (kehityspäällikkö Tanja Rantanen 20.10.2017 saakka) Varajäsenet Valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon ICT-osasto, lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara Suomen Kuntaliitto, johtaja Henrik Rainio (tietoyhteiskunta-asian päällikkö Tommi Karttaavi 20.10.2017 saakka) Kansaneläkelaitos, kehittämispäällikkö Kirsi Hagman-Seppänen Oikeusministeriö, tietohallintojohtaja Tarmo Maunu Sisäministeriö, johtava asiantuntija Ismo Parviainen (järjestelmäpäällikkö Kaija Martiskainen 10.12.2016 saakka) Liikenne- ja viestintäministeriö, erityisasiantuntija Mika Vuorinen (tietohallintopäällikkö Pekka Sinkkilä 1.5.207 saakka) Valtiovarainministeriö, Kunta- ja aluehallinto-osasto erityisasiantuntija, Suvi Savolainen (finanssineuvos Ville-Veikko Ahonen 26.3.2018 saakka) Maa- ja metsätalousministeriö, tietohallintojohtaja Antti Vertanen Lempäälän kunta, kunnanjohtaja Heidi Rämö Mikkelin kaupunki, kirjastotoimenjohtaja Virpi Launonen Kouvolan kaupunki tietohallintojohtaja, Sirpa Mäntynen (tietohallintopäällikkö Timo Tervo 26.3.2018 saakka) Oulun kaupunki, hyvinvointijohtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto Suomen Kuntaliitto, erityisasiantuntija Karri Vainio Sihteeristö Heikki Talkkari, pääsihteeri, valtiovarainministeriö Elisa Kettunen, Suomen Kuntaliitto Pirre Laaksonen, valtiovarainministeriö Asettamisen yhteydessä Juhtan jäsenmäärää supistettiin verrattuna aiempaan. Samalla toimintamallia uudistettiin siten, että jaostotoiminta ja erilaisten asiantuntijaryhmien koordinointi
4 (26) keskitettiin yhteen asiantuntijajaostoon. Uusi asiantuntijajaosto nimettiin 12.5.2016 valtiovarinministeriön päätöksellä. Asiantuntemusalueista nimitettiin valtiovarainministeriön päätöksellä ainoastaan Kokonaisarkkitehtuuri ja yhteiset palvelut. Toiminnan oli tarkoitus olla joustavaa ja asiantuntemusalueiden kokoonpano oli mahdollista muuttua toimikaudella tarpeen mukaan. Juhtan tehtävät on kuvattu valtioneuvoston asetuksessa ja asiantuntijajaoston asettamispäätöksessä. Kaaviossa on kuvattu Juhtan ja asiantuntijaoston organisaatiota ja rakennetta: 3 Juhtan ja asiantuntijajaoston tehtäväalueet sekä roolit Seuraavassa taulukossa on kuvattu keskeisiä tehtäväalueita, jotka ovat kooste neuvottelukuntaa koskevista valtioneuvoston asetuksen tehtävistä. Taulukossa on pyritty kiteyttämään tehtäväalueisiin liittyviä tavoitteita sekä Juhtan ja jaoston rooleja asioiden käsittelyssä. Juhtan tehtäväalue Tavoite Juhtan rooli Jaoston rooli Strategia ja yhteistyö Julkiset palvelut ovat Osallistuu strategioiden Suunnittelee ja telee asiakaslähtöisesti saatavia, teluun ja tukee nii- strategian toimeenpanoon tehokkaita ja laadukden toimeenpanoa liittyvien toimenpiteiden to- kaita tasapuolisesti koko teuttamista maassa Edistää toiminnallaan Seuraa toimenpiteiden tuloksellisuutta ja tavoitteiden toteutumista Sähköisen asioinnin ja tietohallinnon kehittämisen ohjaus (ml. digitalisaation edistäminen) Julkisen hallinnon toimintakulttuuri tukee uudenlaista yhteistyötä ja kokeiluja Digiperiaatteet ovat kattavasti käytössä julkisten palvelujen kehittämisessä Uusia palvelumalleja on kokeiltu ja hyvät kokemukset leviävät strategisten tavoitteiden saavuttamista Seuraa strategisten tavoitteiden toteutumista Hyvien käytäntöjen seuranta ja arviointi sekä toimenpiteistä päättäminen niiden levittämiseksi Ohjeistaa organisaatioita digitalisaation tekemisessä käytännön tasolla Hankkii ja analysoi seurantatietoa ja selvityksiä
5 (26) Kokonaisarkkitehtuurityö ja yhteentoimivuuden kehittäminen Tietojen käyttö ja hyödyntäminen Tietohallintoyhteistyöhön liittyvät järjestelyt Asiakaslähtöiset palvelut ja tiedon hyödyntäminen Julkisten palvelujen tuottavuus ja vaikuttavuus Yhteentoimivat ja avoimet tietovarannot laajasti hyödynnettynä. Käytetään yhteisiä sisältömäärityksiä, kehitetään ja ylläpidetään tietovarantoja aktiivisesti Tehokas julkisten palveluiden ICT:n johtamis-, ohjaamis- ja tuotantomalli Hyväksyy periaatteet, linjaukset ja suositukset Hyväksyy periaatteet, linjaukset ja suositukset Tekee aloitteita jaostolle teluun Käsittelee ja ottaa kantaa esityksiin, hakee yhteistä linjaa ja näkemyksiä eri vaihtoehtoihin Aloitteiden ja linjausten käsittely Valmistelun käynnistäminen, seuranta ja ohjaus Valmistelee ja työstää linjauksia ja toimenpide-ehdotuksia Ohjaa tehtävän toteutuksen oikealle taholle Käsittelee ja telee asian eri näkökulmat huomioiden Juhtan pyynnöstä tarvittaessa telee kannanottoja tai lausuntoja ICT-kehittäminen, hankkeet ja hankinnat Selkeä kokonaiskuva eri toimijoiden tehtävistä ja rooleista. Hyvät ja tehokkaat ICTkehittämisen menetelmät Käsittelee ja hyväksyy aihealueeseen liittyvät suositukset Käsittelee aihealueeseen liittyvät suositukset ja ohjaa niiden telua Tietoturvallisuus, tietosuoja ja hyvä tiedonhallinta Yhteentoimiva ja tietoturvallinen ICTympäristö Tietoturvallisuudesta ja tietosuojasta huolehditaan asianmukaisesti Käsittelee ja ottaa kantaa esityksiin Valmistelee suosituksia ja toimenpide-ehdotuksia ICT-toiminnan vaikuttavuuden ja tuottavuuden seuranta (ICT-)kehittämishankkeet ovat tehokkaita ja niiden avulla saadaan aikaan tavoitellut tuottavuusvaikutukset Digitalisaatioon liittyvä vaikuttavuus ja tuottavuus Päättää arvioinnin ja seurannan kohteet Seuraa ja arvioi toimenpiteiden tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta Kerää ja hyödyntää olemassa olevaa seurantatietoa Tarvittaessa tuottaa uutta seurantatietoa Kehittää ja soveltaa arviointija seurantamenetelmiä Lausunnot ja kannanotot Vaikuttaa linjauksiin ja suunnitelmiin, jotka liittyvät Juhtan tehtäväalueisiin Antaa lausuntoja yhteisten ICT-palveluiden käytöstä. Tarvittaessa muut lausunnot ja kannanotot Tarvittaessa telee lausuntoja Juhtan pyynnöstä Strategian ja yhteistyön osalta Juhta on käsitellyt kokouksissaan Tietopoliittisen selonteon telua ja osallistunut työpajatyöskentelyyn tuoden näkemystä selonteon sisältöön. Lisäksi Juhta on osallistunut Tavoite 2025 -työn tukemiseen työpajatyöskentelyllä ja käsitellyt sisältöjä kokouksissaan. Seuraavan Juhtan toimikauden aikana tullaan seuraamaan selonteon toimeenpanon etenemistä. Sähköisen asioinnin ja tietohallinnon kehittämisen ohjausta, sisältäen digitalisaation edistämisen, Juhta on käsitellyt kokouksissaan mm. digiperiaatteiden, julkisen hallinnon pilvipalvelulinjausten ja julkisen hallinnon tietoliikennepalvelulinjausten osalta. Kokonaisarkkitehtuurityö ja yhteentoimivuuden kehittämisessä keskeinen sisältö on ollut tiedonhallintalain telun tukeminen ja siihen liittyvien erityiskysymysten käsittely. Tietojen käyttö ja hyödyntämisessä on keskitytty julkisen hallinnon tietovirtojen tunnistamiseen. Tietohallintoyhteistyöhön liittyviä järjestelyitä on käsitelty Juhtan kokouksissa mm. maakuntaja sote-uudistukseen liittyvissä organisaatio- ja yhtiöjärjestelyissä. Samoin Väestörekisterikeskukselle siirtyvien tehtävien sisältö on käsitelty Juhtan kokouksissa.
6 (26) ICT-kehittäminen, hankkeet ja hankinnat -asiantuntemusalueella oli haasteita riittävien resurssien kiinnittämiseksi aihealueen teluun. Toimikauden viimeisen vuoden aikana päästiin suunnittelemaan sisältöä ja teemoja, joiden syventämistä voidaan jatkaa seuraavan toimikauden aikana. Tietoturvallisuus, tietosuoja ja hyvä tiedonhallinta -asiantuntemusalueella on tehty hyvää ja vaikuttavaa työtä mm. laajan tietosuojan Juhta/VAHTI-yhteistyöhankkeen puitteissa, jossa laadittiin kattava koulutusaineisto. Lisäksi osallistuttiin TAISTO 18 -harjoituksen toteuttamiseen. ICT-toiminnan vaikuttavuuden ja tuottavuuden seuranta -aihealuetta käsiteltiin useissa jaoston kokouksissa ja pyrittiin löytämään tarkoituksenmukaista toimintatapaa tärkeän alueen käsittelyyn. Sopivaa vastuuorganisaatiota ja vetäjää asiantuntemusalueen käynnistämiseen yrityksistä huolimatta ei löydetty, joten päätettiin tarkastella tilannetta uudelleen seuraavan toimikauden aikana. Erillisiä lausuntoja ja kannanottoja Juhta ei toimikautensa aikana antanut. Todettiin, että Juhtassa mukana olevat organisaatiot antavat tarpeelliseksi katsomansa lausunnot ja kannanotot omien organisaatioiden nimissä. Lausuntojen yhteensovittaminen saattaa olla haasteellista, mikäli organisaatiot edustavat eri näkemyksiä pyydetyistä teemoista. Toimintansa puitteissa Juhta on käsitellyt eri kokouksissa lukuisia asiakokonaisuuksia, joiden telua on evästetty tai puollettu Juhtan näkemyksillä. 4 Neuvottelukunnan toiminta toimikauden aikana Juhta kokoontui toimikauden ensimmäisen vuoden 2016 aikana viisi kertaa. Vuoden 2017 aikana Juhta kokoontui kuusi kertaa, joista yksi kokous pidettiin kesäseminaarin yhteydessä 8.6. 9.6.2017 Turussa. Yhteistä juhlaseminaaria Juhta ja VAHTI 50-vuotta vietettiin 31.10.2017, jolloin Juhta oli toiminut yhtäjaksoisesti noin 30 vuotta ja VAHTI 20 vuotta. Vuonna 2018 Juhta kokoontui seitsemän kertaa, jonka lisäksi toteutettiin vierailu ja tutustuminen Tampereen kaupungin tietohallinnon toimintaan ja merkittävimpiin digitalisaatiohankkeisiin 3.10.2018. Toimikautensa lopulla, vuonna 2019, Juhta kokousti kaksi kertaa. 4.1 Kokoukset vuonna 2016 Kokous 22.3.2016 - Juhta käsitteli ja hyväksyi tavoitteet, tehtävät ja toimintamallin neuvottelukunnan toimikaudelle. Lisäksi Juhta käsitteli ja hyväksyi asiantuntijaoston tehtävien ja toimintatapojen periaatteet, joiden pohjalta valtiovarainministeriö asettaa ja nimeää jaoston. JHS-suositusten käsittely: - Hyväksyi JHS 196 EUREF-FIN -järjestelmän mukaiset koordinaatit Suomessa - Hyväksyi JHS 197 EUREF-FIN -koordinaattijärjestelmät, niihin liittyvät muunnokset ja karttalehtijako. Kokous 10.5.2016 - Käsitteli asiantuntijajaostoa ja sen toimintasuunnitelman telun tilannetta - Käsitteli SOTE ja maakuntauudistuksen tilannetta; yleiskatsaus uudistukseen, kuntien näkökulma uudistukseen, maakuntien ICT-toiminnan ohjauksen telun tilanne ja maakuntien ICT-palvelukeskusmallin telun tilanne - Käsitteli Digitaalisten palveluiden kehittämisen tilannetta; Julkisen hallinnon digitalisaation linjaukset, Digikuntakokeilun tilanne ja Autetaan asiakasta digitaalisissa palveluissa hankkeen esittely, jonka käynnistämistä ja rahoittamista Juhta puolsi. JHS-suositusten käsittely: - JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu, suosituksen lakkauttaminen hyväksyttiin
7 (26) - JHS 179 Julkisen hallinnon KA-menetelmän uudistamisesta saatu palaute liian laajasta soveltamisalasta merkittiin tiedoksi. Kokous 13.9.2016 - Juhta puolsi Digikuntakokeilu-hankkeen toteuttamista ja rahoitusta. Hanke raportoi Juhtalle väliaikakatsauksen alkuvuodesta 2017, ennen kuin merkittäviä hankintasitoumuksia on tehty. - Juhta toimii Yhteinen tiedon hallinta -hankkeen (YTI-hanke) strategisena ohjaajana siten kuin hankkeen asettamispäätöksessä on tarkemmin kuvattu - Käsitteli maakuntauudistuksen ICT-linjauksia - Hyväksyi Juhtan ja jaoston toimintasuunnitelman tämän hetken version. Toimintasuunnitelman tulee olla kehittyvä dokumentti, jota täydennetään ja päivitetään ajantasaisena dokumenttina. Kokous 26.10.2016 - Käsitteli Hallituksen strategiaistunnon jatkolinjauksia - Digitalisoidaan julkiset palvelut - Käsitteli tiedonhallintalain telun tilannetta ja sähköisen asioinnin velvoittavuuden sisältöä - Asiantuntijaoston toiminnan katsauksista käsiteltiin tietovarannot ja tiedon hyödyntämisen tilannetta ja julkisen hallinnon johtamisen yhteistä tietoa. JHS-suositusten käsittely: - Hyväksyi JHS 199 Kuntien ja kuntayhtymien talousarvio ja suunnitelman - Hyväksyi JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä päivitysluonnoksen ja linjasi, että telussa tulee toteuttaa avoimen telun periaatteita. Palautekierrokset säilytetään, myös toinen palautekierros on avoin kaikille. Kaikki JHS-suositukset hyväksytään Juhtassa. Käsittely voi tapahtua ns. listalta hyväksymisenä ilman esittelyä tai esittelyn kautta hyväksymisenä. Käsittelyn tapaan vaikuttaa palautekoosteen sisältö ja yksimielisyys. Kokous 14.12.2016 - Käsitteli sote- ja maakuntauudistusta koskevan lainsäädännön lausuntoyhteenvetoa sekä tietohallinnon ohjausta ja valtakunnallista ICT-palvelukeskusta - Juhta puolsi Tiekartta ensisijaisesti sähköisesti käytettävistä palveluista -viemistä eteenpäin - Käsitteli valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmä -hankkeet momentin käytön tilannetta ja budjettia vuodelle 2017. - Asiantuntijaoston toiminnan katsauksissa käsiteltiin Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin ja Paikkatieto -asiantuntemusalueiden tilannetta, joiden etenemistapaa Juhta tuki. 4.2 Kokoukset vuonna 2017 Kokous 7.2.2017 - Tuki saavutettavuusdirektiivin toimeenpanosuunnitelmaa - Puolsi julkisen hallinnon yhteisen arkistointipalvelun (SAPA) jatkosuunnittelua. Jatkosuunnittelu on muodoltaan toimeenpaneva periaatepäätös. - Tuki Kuntatieto-ohjelman toimintasuunnitelmaa ja määrärahojen käyttösuunnitelmaa - Tuki Valtion ja kuntien yhteiset tietojärjestelmähankkeet momentin asiakokonaisuuksien käyttösuunnitelmaa vuodelle 2017 - Puolsi Tietoturva, tietosuoja ja varautuminen alueen koulutuskokonaisuuden toteuttamista ja merkitsi tiedoksi tietoturvabarometrin tulokset JHS-suositusten käsittely: - Hyväksyi JHS 179 - Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen päivitysluonnoksen suositukseksi Kokous 4.4.2017
8 (26) - Hyväksyi Kuntien yhteisen integraatioalustan Kuningas -hankkeen tulokset. Jatkossa on huomioitava, että tulokset tulevat todelliseen käyttöön, eivätkä jää käyttämättä. - Tuki yhteisen tiedonhallinnan YTI hankkeen toimeenpanoa ja tuotoksia. Hankkeen etenemistä seurataan jatkossa. - Tuki SuomiDigi -konseptin kehittämistä eteenpäin ja kuuli kuntakierroksen kokemuksista - Käsitteli Ensisijaisesti sähköisesti tarjottavien palvelujen tiekarttaa ja evästi jatkotelua - Käsitteli Sähköisen asioinnin velvoittavuutta ja viestinvälityspalvelua. Tuki palveluiden käyttöönottoa ja kehittämistä eteenpäin - Käsitteli Juhtan viestinnän tehostamista ja päätti ottaa käyttöön uudet toimintamallit. Kokous ja kesäseminaari 8.6. 9.6.2017 - Hyväksyi JHS 200 Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus luonnoksen suositukseksi. Suosituksen etenemistä ja tarvittavien lakimuutosten toteutumista seurataan jatkossakin. Kesäseminaarin teemat: - Tulevaisuusnäkymiä ja signaaleja, alustajana Juha Kaskinen Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen johtaja. Digitalisaatio julkisessa hallinnossa (kunnat, maakunnat, valtio); Miten tunnistamme heikot signaalit, millaisia ennakointimenetelmiä on ja miten niitä voidaan hyödyntää. Mitä yhteiskunnan muutossignaaleja on havaittu, joihin tulisi tautua - mitä ilmiöitä nyt kannattaa seurata. Miten digitalisaation (ICT ja tietohallinto) ohjaus kykenee ennakoimaan ja varautumaan isoihin yhteiskunnallisiin muutoksiin ja ilmiöihin? o Työpaja-osuus Juhtan puoliväliriihi ja teemana Juhtan vaikuttavuus. Näkökulmana hallituksen puoliväliriihen päätökset 24.-25.4.2017. Tuotoksina Juhtan toiminta loppukaudella ja nostot tulevaisuuskatsaukseen. - Vierailu Turun kaupungille, aiheina ajankohtaiset kehittämisohjelmat o o o PAT-tietomallin kehittäminen. https://www.turku.fi/pat2015 6aika, Avoin osallisuus ja asiakkuus https://6aika.fi/avoin-osallisuus-ja-asiakkuus-karkihanke-aoa/ Turun tautuminen maakunta- ja soteuudistukseen Kokous 5.9.2017 - Hyväksyi kesäseminaarin yhteenvedon jatkotelua varten huomioiden esille tulleet evästykset tulevaisuuskatsaukseen - Hyväksyi Digikuntakokeilun tulokset ja puolsi jatkorahoitusta huomioiden Juhtan evästykset rahoituspäätöksiin ja hankkeen painopisteisiin - Tuki tiedonhallintalain kehittämistä esitetyllä tavalla ja kehotti huomioimaan kuntasektorin osallistumista teluun - Käsitteli sote- ja maakuntauudistuksen telun tilannetta sekä Sote-ICT:n kehittämisen rahoitusta JHS-suositusten käsittely: - Hyväksyi JHS 198 Kokonaisarkkitehtuurin peruskuvaukset suositukseksi - Hyväksyi JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä päivitysluonnoksen suositukseksi. Meneillään olevat suositukset siirtyvät heti uudistettuun prosessiin. Lisäksi huomioidaan JHS:ien strateginen ohjaaminen. Kokous 25.10.2017 - Käsitteli Suomen Kuntaliiton Tulevaisuuden kunnan digitalisointi -projektia - Tuki tulevaisuuskatsauksen ja tietopolitiikan telua - Hyväksyi Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin uudet kuvaukset (JHKA 2.0) lisättynä visioon yhdessä kehittämisen ja tekemisen tavoitteet - Tuki AUTA-toimintamallin (autetaan asiakasta digitaalisissa palveluissa) telua - Käsitteli ympäristöministeriön Kiinteistö- ja rakentamisalan digitalisaation -kärkihanketta (Kiradigi). Merkittiin tiedoksi, että asiantuntijajaosto käsittelee Kiradigin seurantaryhmää. Kokous 29.11.2017 - Käsitteli Paikkatietopoliittisen selonteon tilannekatsausta
9 (26) - Käsitteli Asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämisen tilannetta - Käsitteli Helsingin kaupungin digitalisaatiolinjauksia - Käsitteli kansainvälisten ICT-asioiden foorumien toimintaa, jossa Suomella on rooli vaikuttaa - Tuki AUTA-hankkeen ja digituen toimintamallin jatkotelua - Käsitteli Kunta-KaPA:n kokemukset ja jatkonäkymät 4.3 Kokoukset vuonna 2018 Kokous 31.1.2018 - Puolsi Digituen toimintamallin käyttöönottoa ja rahoittamista vuodelle 2018 esityksen mukaisesti. Vuoden 2019 rahoituksesta ja tarkemmasta kohdentamisesta päätetään syksyn aikana Juhtassa uudelleen - Tuki lakien telua Digitaalisten palveluiden tarjoamisesta ja tiedonhallintalaista - Käsitteli saavutettavuuden edistämistä ja puolsi asian telua siten, että arvioidaan mahdollisuudet ja tarpeet osoittaa keskitettyä rahoitusta saavutettavuuden ja digitaalisten palvelujen laadun edistämiselle. Asiaa koskeva esitys tuodaan seuraavaan Juhtan kokoukseen. - Tuki maakuntauudistuksen telua esittelyn mukaisesti. Juhtan jäsenistön kokoonpanoa tarkastellaan viimeistään toimikauden vaihtuessa 03/2019, jossa huomioidaan maakuntien edustus. - Käsitteli Väestörekisterikeskukselle (VRK) siirtyvän toiminnan käynnistämistä ja linjasi, että VRK:n tehtävien osalta kuntien tarpeet ja asiakkuudenhallinta tulee huomioida toiminnassa. - Tuki tietopolitiikan ja tietopoliittisen selonteon telua esittelyssä esille nostettujen tavoitteiden mukaisesti - Käsitteli Tavoite 2025 ja Tulevaisuuskatsauksen tilannetta ja osallistuu telutyöhön - Jäsenmuutokset; todettiin että Juhtan uusina jäseninä aloittaa Henrik Rainio Suomen Kuntaliitosta ja Päivi Tommila työ- ja elinkeinoministeriöstä. Kokous 21.3.2018 - Jäsenmuutokset; Ville-Veikko Ahosen varajäseneksi on nimetty Suvi Savolainen VM/kunta- ja aluehallinto-osastolta. Varajäsenen Timo Tervon tilalle on nimetty Sirpa Mäntynen Kouvolan kaupungista. OKM:n edustajan Hannu Sirénin tilalle on nimetty Kalervo Koskimies. - Puolsi saavutettavuuden edistämisen suunnitelmaa ja rahoitusta esityksen mukaisesti - Tuki Digikuntakokeilun telua esittelyn mukaisesti - Kokouksessa oli työpaja osuus, jossa Tavoite 2025 työstämistä, taustoitusta tulevaisuuskatsauksesta, tietopoliittisesta selonteosta ja tekoälystä. Kokous 25.4.2018 - Käsitteli Juhta/VAHTI Tietosuojan yhteishankkeen tilannekatsausta ja tuki TAISTO 18- harjoituksen toteutusta - Tuki tiedonhallintalain telua ja Juhtan muuttuvaa roolia esittelyn mukaisesti - Puolsi Yhteisen tiedon hallintamallin - YTI telua ja etenemistä esittelyn mukaisesti - Todettiin, että Maakuntien digi-yhtenäispolitiikka on lausunnolla 15.5. saakka. Ehdotuksessa kuvataan mm. maakuntaohjauksen rakenne ja maakuntien ICT-ohjaus. JHS-suositusten käsittely: - Hyväksyi JHS 158 Paikkatietoaineistojen ja -palveluiden metatiedot päivitysluonnoksen suositukseksi - Hyväksyi JHS 201 Rekisteritiedon metatiedot suositusluonnoksen suositukseksi - Hyväksyi JHS 166 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) tietosuojapäivitysluonnoksen ehdollisena, mikäli asiantuntijajaostolla ei ole siihen korjattavaa. Jos asiantuntijajaoston käsittelyssä ilmenee korjattavaa, käsittelee Juhta suositusmuutokset kirjallisella menettelyllä. Kokous 31.5.2018
10 (26) - Käsitteli tiedonhallintalain telua ja Juhtan muuttuvaa roolia. Päätettiin tiedustella Juhtan jäseniltä sen tehtävien tämän hetkiseen muotoiluun muutostoiveita tai tarpeita. JHS-suositusten käsittely: - Hyväksyi JHS 203 Kuntien ja kuntayhtymien kustannuslaskenta suositusluonnoksen suositukseksi - Hyväksyi JHS 204 Maakuntien kustannuslaskenta suositusluonnoksen suositukseksi - Hyväksyi JHS 202 Kansalaishavainnot suositusluonnoksen suositukseksi - Hyväksyi JHS 186 Luokitussuositusten koontisuositus päivitysluonnoksen suositukseksi Kokous 11.9.2018 - Puolsi Tietoliikennepalveluja koskevien linjausten jatkotelua - Puolsi Tiedon sijaintia ja hallintaa koskevien linjausten jatkotelua - Puolsi Tietopoliittisen selonteon jatkotelua - Tuki tiedonhallintalain jatkotelua JHS-suositusten käsittely: - Hyväksyi JHS 205 Kuntien ja kuntayhtymien taloustietojen raportointi suositusluonnoksen suositukseksi. Jatkotoimenpiteistä tulee käydä vuoropuhelua mm. Valtiokonttorin kanssa. - Asiantuntijaoston päätös JHS 192 Kuntien ja kuntayhtymien tililuettelo päivityksestä Juhtalle tiedoksi; koska päivitys on pieni ja tekninen eikä muuta suosituksen luonnetta, asiantuntijajaosto hyväksyi luonnoksen suositukseksi ilman normaalia palautekierrosta. Juhtan seminaari Tampereella 3.10.2018 - Digituen toimintamalli ja alueellisten pilottien tilannekatsaus - Tampereen kaupungin tietohallinnon yleisesittely ja tietohallinnon muutos - Tietohallinnon seudullisuus Tampereella - Smart Tampere Digiohjelman esittely esimerkkien avulla - 6Aika-ohjelman tuloksien esittely Tampereen vastuulla olleista teemoista - Elias-robotin vierailu seminaarissa Kokous 23.10.2018 - Käsitteli taloushallinnon hankkeiden kokonaisuutta ja vaikutuksia kuntien toimintaan; Kuntatieto-ohjelma, Maakuntatieto-ohjelma, tulorekisteri ja sähköinen lasku. Päätettiin, että kuntien taloushallinnon ja muiden laajojen muutosta vaativien toimien koordinointiin tarvitaan vaihtoehdot ja ehdotukset, joita voidaan toteuttaa. Sovittiin, että esitystä telee VM/KAO ja Kuntaliitto. Valmisteltu ehdotus tuodaan Juhtan käsittelyyn. - Käsitteli kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmän telun tilannetta ja rahoituksen kohdentamisen periaatteita - Käsitteli työ- ja elinkeinoministeriön kasvupalvelupaketin sisältöä - Tiedoksi merkittiin tiedonhallintalain lausuntojen tilanne ja TAISTO 18 -valmiusharjoituksen toteuttaminen JHS-suositusten käsittely: - Hyväksyi JHS 207 Maakuntien tililuettelo suositusluonnoksen suositukseksi - Hyväksyi JHS 206 Maakuntien palveluluokitus suositusluonnoksen suositukseksi - Hyväksyi JHS 208 Maakuntien talousarvio ja -suunnitelma suositusluonnoksen suositukseksi - Hyväksyi JHS 209 Maakuntien taloustietojen raportointi suositusluonnoksen suositukseksi Kokous 29.11.2018 - Käsitteli ja evästi Digin ensisijaisuuteen yhtenäisillä toimintatavoilla ja palvelulaadulla - hankkeiden telua - Puolsi Digituen pilottien jatkamista ja jatkorahoitusta vuodelle 2019 - Käsitteli opetus- ja kulttuuriministeriön Varda varhaiskasvatuksen tietovaranto ja MPAS- Sid tunnistuspalvelu hankkeiden telua - Käsitteli hallituksen esitystä tiedonhallintalaiksi, sen sisältömuutoksia joita on tehty lausuntojen perusteella ja lain etenemistä eduskuntakäsittelyyn - Käsitteli ja evästi telua Juhtan tulevan toimikauden asettamisesta ja tehtävien painotuksista
11 (26) 4.4 Kokoukset vuonna 2019 Kokous 17.1.2019 - Käsitteli LVM:n luotaamaa valtionhallinnon ekosysteemihanke 5G Momentumia - Kuuli tilannepäivityksen kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmään liittyvään asetuksen teluun, jonka toimeenpanoa Juhta puolsi ja kannatti. - Käsitteli toimintakertomusluonnosta sekä tulevan Juhtan toimikauden asettamista ja pohti mahdollisia uusia painotuksia ja työskentelytapoja tulevaisuudessa. - Kuuli alustuksen automaattisen taloushallinnon (RTE, Real Time Economy) kokonaistyöstä ja sen etenemistä Suomessa, johon liittyy myös verkkolaskulakiesitys (HE 256/2018 vp), jonka täytäntöönpanoaika on viimeistään 18.4.2020. Kokous 27.2.2019 - Toimikauden viimeinen kokous käsitteli ja hyväksyi toimintakertomuksen - Käsitteli ja hyväksyi Tietovirtaselvityksen. - Kuuli alustusta VRK:n sähköisen tunnistamisen selvitykseen liittyen, sekä Digikuntakokeilun loppuarvion. - Keskusteli tulevan Juhtan toimikauden toimintatavoista sekä käsiteltävistä teemoista. 5 Juhtan toimikauteen liittyvän kyselyn keskeiset tulokset Toimikauden lopuksi toteutettiin Juhtan jäsenille ja varajäsenille suunnattu kysely, jolla kartoitettiin näkemyksiä Juhtan onnistumisesta tehtävissään, tärkeimmistä tuloksista ja toiminnan vaikuttavuudesta. Lisäksi vastaajia pyydettiin arvioimaan tärkeimpiä kehittämistarpeita toiminnassa. Suurin osa vastaajista koki Juhtan onnistuneen tehtävissään melko hyvin. Tärkeimpinä tavoitteina nähtiin tiedonvaihto, yhteentoimivuuden edistäminen ja kehittäminen, yhteisen ymmärryksen luominen sekä yhteistyö. Toiminnan vaikuttavuutta toivottiin kehitettävän jatkossa nykyisestä. Tärkeimpinä kehittämistarpeina Juhtan toiminnassa mainittiin mm. tunnettuuden lisääminen, konkreettisuuden ja toimeenpanokyvyn kehittäminen ja viestinnän tehostaminen. Uuden tiedonhallintalain voimaan tullessa Juhtan rooli voisi vastausten mukaan olla esimerkiksi yhteistyön ohjaaja, tiedon jakamisen foorumi ja poikkihallinnollisten kokonaisuuksien strateginen kehittäjä. Myös maakunnat tulisi saada mukaan..
12 (26) 6 Asiantuntijajaoston toiminta eri asiantuntemusalueilla Seuraavissa taulukoissa on kuvattu jaoston toimintaa asiantuntemusalueittain. 6.1 JHS yleiset Asiantuntemusalue Vastuuhenkilö JHS yleiset Pekka Niemi Tehtäväalueet 2016 2018 ja arvio niiden toteutumisesta Ylläpidettiin suosituskantaa niiden suositusten osalta, jotka eivät ole jaoston asiantuntijoiden vastuulla. Kuntatieto-ohjelma on hyödyntänyt JHS-järjestelmää ohjelman toimeenpanossa. Kuntatieto-ohjelmassa on laadittu 11 JHS-suositusta, joiden avulla yhtenäistetään kuntien, kuntayhtymien ja maakuntien taloustietojen raportointia. Lisäksi on teltu 11 mm. tietosuoja-asetukseen, paikkatietoihin ja kokonaisarkkitehtuuriin liittyvää uutta tai päivitettyä suositusta. Tammikuussa 2019 eri teluvaiheissa olevia teluhankkeita oli 8. Tavoitteet Mittarit Jatketaan vanhentuneiden tai jo aikansa eläneiden suositusten lakkauttamista. Toimintatapa Päivitystöissä työryhmät. Sidosryhmät, liittymät ja riippuvuudet Toimenpiteet 2016 2018 Toimenpide Ajankohta Vastuu Arvio tavoitteen toteutumisesta Esitetään lakkautettaviksi suositukset: Kaikissa JHSsihteertäin Ei toteutunut johtuen erit- laajasta määrästä suositushankkeita (palautepyyntöjä oli jatkuvasti n. 4 / kk.) JHS 106 Postiosoite JHS 164 Tunnistautuminen ja maksaminen sähköisessä asioinnissa VETUMA-palvelun avulla (VETUMA poistuu käytöstä 2017 loppuun mennessä) JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa (paperiarkistointiin suunnattu, lisäksi nykyisin on olemassa JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne) JHS 168 Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa (tätä jo kerran yritettiin päivittää, aika on ajanut tämän suosituksen ohi) JHS 133 Hakemistotiedot ja niiden ylläpito JHS 157 Asiakaspäätteet julkishallinnossa
13 (26) 6.2 Julkisen hallinnon johtamisen yhteinen tieto Asiantuntemusalue Vastuuhenkilö Julkisen hallinnon johtamisen yhteinen tieto Jani Heikkinen Tehtäväalueet 2016 2018 Kuntien tietojohtaminen Maakutien tietojohtaminen Valtion tietojohtaminen Tavoitteet Mittarit Kuntien ja maakuntien talouden automaattisessa Tarvittavat JHS suositukset luotu ja julkaistu JHSsivustolla ja yhteentoimivuus-välineellä ulkoisessa raportoinnissa tarvittavat ja raportointia sekä johtamista tukevat yhteiset luokitukset ja määritykset ovat valmiita hallintouudistuksen aikataulussa. Yhteisiä (talous) tietoja käytetään valtionhallinnossa maakuntien ja kuntien ohjaukseen sekä eri kautta ja mahdollista tietojohtamisen kehittämisen. Määritelty tieto on käytössä kansallisten palveluiden viranomaisten oman toiminnan johtamiseen. Toimintatapa Työssä tukeuduttiin seuraaviin ryhmiin, joiden kautta vietiin läpi JHS-hankkeita: -Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä (VM078:00/2012) (kuntien taloustiedot, yhteiset tiedonkäyttöpalvelut) -Maakuntien yhteisten taloustietojen määrittelyryhmä (VM037:12/2016) (maakuntien taloustiedot) -Julkisen hallinnon taloustietojen tietomääritysten ylläpidon yhteistyöryhmä VM049:00/2017 -Julkisen hallinnon talousseurannan ja -raportoinnin sääntelyn kehittämisryhmä VM048:00/2017 -Kuntaliitto ja Kuntaliiton ylläpitämät verkostot (määrittelyn tuki) -SoTe (STM068:00/2015) ja maakuntauudistushankkeiden (VM037:00/2016) teluryhmät (sääntelypohja maakunnille) -Maakuntatieto-ohjelman asettaminen (maakuntiin liittyvä koko julkisen hallinnon tasoinen tietoarkkitehtuuri) Sidosryhmät, liittymät ja riippuvuudet -Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen, itsehallinto-alueiden perustamisen ja aluehallintouudistus (STM068:00/2015) Riippuvuus: ohjausmallit, substanssi -Maakuntauudistus (VM037:00/2016) Riippuvuus: ohjausmallit, substanssi -Julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittävä työryhmä (VM098:00/2016) -Asiantuntemusalue: Kokonaisarkkitehtuuri ja yhteiset palvelut, Riippuvuus: Yhteentoimivuusvälineistö -Asiantuntemusalue: Tiedon hyödyntäminen, Riippuvuus: Tietovarantojen yhteiskäytön mahdollistaminen -Asiantuntemusalue: Vaikuttavuus ja tuloksellisuus, Riippuvuus: Johtamisen tietopohja, yhteiset määrittelyt Toimenpiteet 2016 2018 Toimenpide Ajankohta Vastuu Arvio tavoitteen toteutumisesta JHS 192 Kuntien ja kuntayhtymien tililuettelo: Päivitystarve vuonna 2017 johtuen maakuntauudistuksesta, voidaan hoitaa osittain nykyisen suosituksen teknisinä täydennyksinä JHS 194 Kuntien ja kuntayhtymien XBRL-taksonomia: Päivitystarve vuonna 2017 johtuen maakuntauudistuksesta. Uudet laajennukset ja tekninen päivitys. 12/2017 pohjaversio 6/2018 päivitys Yhdessä maakuntien vastaavan kanssa. 12/2017 pohjaversio 6/2018 päivitys Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Päivitys toteutettu 2018 ja suositus julkaistu 2.9.2019 siirretty ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Päivitys ja laajennus maakuntiin viivästynyt. Valmistuu huhtikuussa 2019, siirtyy ylläpidettä-
14 (26) JHS 195 Toimipaikan ja toimipaikkaan liittyvien käsitteiden määritelmät: Läpikäynti riittää. Täytyy huomioida maakuntien perustaminen sisältöteksteissä. (editori kiinnitettävä) JHS 199 Kuntien ja kuntayhtymien talousarvio- ja suunnitelma JHS 205 Kuntien ja kuntayhtymien taloustietojen raportointi JHS 200 Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus JHS XXX Kuntien yhteiset taloudellisuus- ja tuottavuusmittarit: työryhmävaiheen työ keskeytetty JHS 203 Kuntien ja kuntayhtymien kustannuslaskenta JHS 207 Maakuntien tililuettelo JHS 206 Maakuntien palveluluokitus JHS Maakuntien XBRL-taksonomia (sama suositus kuntien kanssa) JHS 204 Maakuntien kustannuslaskenta JHS 208 Maakuntien talousarvio ja - suunnitelma JHS 209 Maakuntien taloustietojen raportointi 6/2017 mennessä 6/2019 päivitys 12/2018 mennessä 6/2019 mahdollinen päivitys 6/2018 mennessä 6/2019 mahd. päivitys 6/2018 mennessä 6/2019 mahd. päivitys 6/2018 mennessä 6/2019 mahd. päivitys 6/2018 mennessä 6/2019 mahd. päivitys 6/2018 mennessä 6/2019 mahd. päivitys 6/2018 mennessä 6/2019 mahd. päivitys 6/2018 mennessä 6/2019 mahd. päivitys Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Yhdessä maakuntien vastaavan kanssa. Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Yhdessä maakuntien vastaavan kanssa. Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Maakuntien yhteisten taloustietojen määrittelyryhmä Maakuntien yhteisten taloustietojen määrittelyryhmä Maakuntien yhteisten taloustietojen määrittelyryhmä Maakuntien yhteisten taloustietojen määrittelyryhmä Maakuntien yhteisten taloustietojen määrittelyryhmä Maakuntien yhteisten taloustietojen määrittelyryhmä Yhdessä maakuntien vastaavan kanssa. 6/2018 päivitys väksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Ei päivitystarvetta, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Valmistunut 21.12.2018, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Valmistunut 4.12.2018, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Valmistunut28.9.2018, päivitys huhtikuussa 2019, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Uudelleenkäynnistys Q1/2019 ja tuminen 2019 loppuun mennessä Valmistunut 13.9.2018, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Valmistunut 1.11.2018, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Valmistunut 23.10.2018, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Päivitys ja laajennus maakuntiin viivästynyt. Valmistuu huhtikuussa 2019, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Valmistunut 13.9.2018, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Valmistunut 23.10.2018, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019 Valmistunut 23.11.2018, siirtyy ylläpidettäväksi yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019
15 (26) Päivitysvastuu ylläolevissa hankkeissa tehdyistä JHS-suosituksista Määritysten hyödyntämisen sääntelyn kehittäminen Toimenpiteet yhteisten määritysten ja palveluiden käytön edistämiseksi Maakuntiin ohjaukseen ja johtamiseen liittyvä koko julkisen toimijat kattava hallinnon ylätason tietoarkkitehtuuri Kokonaisuuden kustannusarvio vuosilta 2013 2018 (konsulttikulut) Toiminta alkaa Julkisen hallinnon 11/2017 ja huomioi taloustietojen tietomääritysten YTI:n tuotokset ylläpi- 2018 lopussa don yhteistyöryhmä VM049:00/2017 Työryhmävaihe Julkisen hallinnon 9/2017-8-2018, talousseurannan ja mahdollinen HE -raportoinnin sääntelyn eduskuntaan kehittämis- 8/2018 ryhmä VM048:00/2017 Jatkuvaa VM, OKM, STM ja virastot osana ylläpitoryhmää VM049:00/2017 11/2018-2/2021 Maakuntatieto-ohjelma Päivitystapa yhteentoimivuusmenetelmän mukaisesti 2019, Ylläpitoryhmä perustettu Taloustietolaki esitys eduskuntaan välillä 8/2019-12/2019, Riippuen maakuntauudistuksesta. Taloustietojen ylläpitoryhmä perustettu Työtä tarkennettu. Maakuntatieto-ohjelmassa tehdään maakuntien palvelutuotantoon liittyvä maakuntatiedon tietoarkkitehtuuri. valmiina Q2/2019. Tietomäärittelytöitä tehdään tapauskohtaisesti ohjelman loppuun asti. 1 400 000 euroa Lisäkustannuksia tulee siitä, että JHS määrityksiä viedään yhteentoimivuusalustalle ja muotoillaan tuotokset uudelleen. Tämä vuodesta 2019 alkaen.
16 (26) 6.3 Paikkatieto Asiantuntemusalue Paikkatieto Vastuuhenkilö Antti Vertanen, MMM Tehtäväalueet 2016 2018 Keskeiset tehtäväalueet tai teemat, joilla edistettiin Juhta ja jaoston toimintaa toimikauden aikana: - paikkatietojen yhteiskäyttö osana julkisen hallinnon prosesseja - keskeisten paikkatietoaineistojen laadun (sis. käyttäjätarpeet), tehokkaan ylläpidon, saatavuuden ja käytön edistäminen - kansallisen paikkatietoinfrastruktuurin kehittämisen edistäminen - Eurooppalaisen paikkatietoinfrastruktuurin kehittämisen edistäminen (mm. INSPIREtoimeenpanoyhteistyö julkisessa hallinnossa) - paikkatietojen tehokkaan käytön ja ylläpidon edellyttämien standardien/normien/suositusten kehittäminen, ylläpito ja niiden käytön edistäminen (mm. JHS-työ) - paikkatietoihin liittyvän yleisen tietoisuuden ja osaamisen kehittämisen edistäminen erityisesti julkisessa hallinnossa - edellisiin liittyvä mahdollinen strategia- tms työ. Tavoitteet Mittarit - INSPIRE-direktiivin toimeenpano määräaikojen mukaisesti - direktiivin aikataulut, kansallinen action plan - direktiivin mukaiset seurantamittarit - keskeisten kansallisten paikkatietovarantojen yhteiskäytön lisääminen - keskeisten kansallisten paikkatietovarantojen ylläpitoyhteistyön lisääminen - aineistojen käyttöä kuvastavat hakumäärät tms. mittarit - yhteistyötä kuvaava mittaristo Toimintatapa Paikkatieto- asiantuntemusalueella hyödynnetään tehokkaasti jo olemassa olevia julkisen hallinnon yhteistyöelimiä: - paikkatietoasiain neuvottelukunta (ns. Patine) INSPIRE-lakiin ja asetukseen perustuva laaja-alainen yhteistyöelin (jaoston jäsen Antti Vertanen puheenjohtaja, mm. VM jäsenenä) - paikkatietoasiain neuvottelukunnan sihteeristö (Maanmittauslaitoksen yhteydessä), ja laajennettu sihteeristö (mukana useita muita virastoja) - paikkatietoverkosto, jonka toimii sekä INSPIRE-toiminnan että yleisemmän paikkatietoyhteistyön sidosryhmäfoorumina (yli 200 osallistujaa) Patine toimii asiantuntemusalueen johtoryhmänä. Rooli on mainittu neuvottelukunnan asettamispäätöksessä. Neuvottelukunnan yhteyteen ja samalla asiantuntemusalueen yhteyteen voidaan asettaa pysyviä työryhmä (esim. paikkatieto-jhs-ryhmä). Sidosryhmät, liittymät ja riippuvuudet - Kuvattu edellä. Lisäksi asiantuntemusalue toimii yhteistyössä tutkimuksen, yritysten ja muiden yhteistyöryhmien kanssa (osa edustettuna Patinessa, osa verkoston kautta). - Ns. ISA-paikkatietoryhmän asioita seurataan tällä samalla kokoonpanolla Toteutuneet toimenpiteet 2016 2018 Kausi on ollut aktiivinen julkisen hallinnon paikkatietoasioiden kehittämisessä ja edistämisessä keskittyen hallituksen kärkihankkeisiin liittyvän Julkisen hallinnon yhteinen Paikkatietoalusta (PTA) digihankkeen, Paikkatietoselonteon teluun ja käsittelyyn sekä INSPIRE-direktiivin toimeenpanoon. Näillä kaikilla on oma ohjausmallinsa mutta niitä on lisäksi tiiviisti seurattu Paikkatietoasiain neuvottelukunnassa ja raportoitu jaostossa. PTA-hanke koostuu kahdeksasta osahankkeesta, jotka kaikki on saatu käyntiin. 2018 on ollut kiivas kehittämisvaihe ja ensimmäisiä paikkatietojen tehokasta käyttöä ja hallintaa tukevia palveluita tuu beta-vaiheeseen alkuvuonna 2019. Hanke jatkuu vielä vuonna 2019. Tarkemmin hanketta ja palveluita on kuvattu paikkatietoalusta.fi -sivuilla. Hankkeella on ohjausryhmä, jossa jäsenenä ovat mm. VM:n ja Kuntaliiton edustajat. Lisäksi hankkeen yhteyteen on perustettu kunta- ja maakuntafoorumit. Hankkeeseen liittyen on laadittu
17 (26) myös selvitys paikkatietojen hyödyntämiseen liittyvästä potentiaalista muutamien keskeisten toimintaekosysteemien (biotalous, liikenne ym.) puitteissa. PTA-hankkeen yhteydessä myös kansallista maastotietokantaa uudistetaan. Tähän liittyen on tehty uutta tiedon käsitemallinnusta, mm. osoitteiden ja rakennusten ja rakennelmien osalta. Rakennusten ja rakenteiden paikkatiedoista on tekeillä yhteinen julkishallinnon suositus (JHS). Suositusluonnos on ollut ensimmäisellä kommentointikierroksella lokakuussa. Suositus pohjautuu Paikkatietoalusta-hankkeessa ja KMTK-ohjelmassa tuotettuun Rakennukset ja rakenteet -käsitemalliin. Suosituksen tavoitteena on kehittää rakennusten ja rakenteiden paikkatietojen hallintaa julkisessa hallinnossa ja varmistaa, että rakennusten ja rakenteiden paikkatiedot olisivat yhdenmukaisia ja laadukkaita koko maassa. Myös paikkatietopoliittisen selonteon avulla pyritään parantamaan julkisen sektorin yhteistyötä paikkatietojen tuottamisessa, hallinnassa ja hyödyntämisessä. Paikkatiedot ovat Suomessa kansainvälisesti vertailtuna hyvälaatuisia. Siitä huolimatta joukko keskeisiä julkishallinnon tuottamia paikkatietoja on sellaisessa muodossa, että niitä ei ole mahdollista käyttää yhdessä muiden tietojen kanssa tai automaattisissa prosesseissa. Tällaisia ovat esimerkiksi useimmat asemakaavat. Asiantilan korjaaminen tämänkaltaisten tietoaineistojen osalta edellyttää yhteistyötä sekä panostamista resursseihin paikkatietojen yhtenäistämisessä, tietojen muokkaamisessa yhteisesti sovittujen standardien ja julkisen hallinnon suositusten mukaisiksi. Selonteko on käsitelty ja hyväksytty eduskunnassa. Valtioneuvoston jatkokäsittely on alkuvuodesta 2019. Selontekoon liittyvän toimenpideohjelman luonnostelu on aloitettu tavoitteena saada konkreettisesti ohjelma käyntiin vuonna 2019. Ohjelman telussa ja toteuttamisessa Juhtalla ja Paikkatietoasiain neuvottelukunnalla on tärkeä julkisen hallinnon toimintamalleja yhteensovittava rooli. Selontekoa ja sen telua on kuvattu tarkemmin https://mmm.fi/paikkatietoselonteko -sivuilla.https://mmm.fi/paikkatietoselonteko -sivuilla. INSPIRE-direktiivin toimeenpanoa on edistetty laaditun toimintaohjelman (action plan) ja PTA-digihankkeen yhden osahankkeen puitteissa. Tavoitteena on ollut toisaalta täydentää kansallista aineistokokonaisuutta mm. ympäristöraportointiin liittyvien paikkatietojen osalta ja toisaalta helpottaa aineistojen saatavuuden varmistamista komission toimenpanosäännösten vaatimusten mukaisesti. Lisätietoa INSPIRE-direktiivin toimeenpanon tilanteesta ja toimenpideohjelmasta löytyy INSPIRE sivuilta (https://www.maanmittauslaitos.fi/kartat-japaikkatieto/paikkatietojen-yhteiskaytto/inspire).
18 (26) 6.4 Tietovarannot ja tiedon hyödyntäminen Asiantuntemusalue Tietovarannot Tiedon hyödyntäminen Vastuuhenkilö/t Heli Mikkelä (tietovarannot ja rekisterit) ja Riitta Autere (Anne Kauhanen-Simanaisen jälkeen; tiedon hydytäminen, tietoarkkitehtuuri ja sisältömääritykset) Tehtäväalueet 2016 2018 ja niiden toteutuminen Työn alkaessa tehtävät jaoteltiin kolmeen eri osa-alueeseen: 1. Tietovarannot ja tietovirrat 2. Tiedon käyttö 1: yhteiskäytön, tiedon liikkuvuuden ja yhdistämisen mahdollistaminen 3. Tiedon käyttö 2: Avoin data Yleisenä kommenttina on todettava, että toimintasuunnitelma oli aivan liian laaja ja kunnianhimoinen suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin, erityisesti työaikaan. Lisäksi toimintakauteen osuneet isot kansalliset tietoon ja tietovarantoihin liittyvät hankkeet mm. GDPR:n toimeenpano sekä tietopolitiikkakeskustelut ovat sitoneet osan tämän asiantuntemusalueen toimijoiden työajasta. Alla tiivistettynä tuloksia ja havaintoja. 1. Tietovarannot ja tietovirrat Tietovirtojen osalta tavoitteeksi asetettiin kokonaiskuvan luominen tietovarannoista ja tietovirroista. Ennen kaikkea tietovirrat ja tietojen liikkuminen sekä yhteentoimivuus nousivat lisäselvitystä edellyttäviksi kysymyksiksi. Tilannekuvan luomiseksi ja mahdollisten jatkotoimenpiteiden tunnistamiseksi käynnistettiin ns. tietovirtakartoitus, jossa rakennustietoesimerkin avulla pyrittiin kuvaamaan eri toimijoiden tietovarantoja, niiden välisiä kytkentöjä sekä tiedon liikkuvuuden mahdollistajia ja esteitä. Työhön hankittiin ulkopuolinen konsultti (Digia). Siihen osallistui yhteensä yli kymmenen eri organisaation edustajia. Tehtävät osoittautui odotettua haasteellisemmaksi ja kesti oletettua kauemmin. Osin tämä johtui rakennustietokentän moniulotteisuudesta, osin esiin nousseiden kysymysten monitulkinnaisuudesta. Työ nosti kuitenkin esille useita kehittämiskohteita, joiden jatkoteluun ei kuitenkaan ole ollut mahdollisuutta. Työn lopputuloksena syntyneen raportin tiivistelmä, laajempi raporttiluonnos ja tausta-aineistot julkaistaan 27.2.2017 Juhta kokouksen yhteydessä. 2. Tiedon käyttö 1: yhteiskäytön, tiedon liikkuvuuden ja yhdistämisen mahdollistaminen Työtä on tehty YTI-hankkeessa. 3. Tiedon käyttö 2: Tietovarantojen avaaminen ja hyödyntäminen Tällä osa-alueella ei ao. kaudella ole tapahtunut merkittävää uutta. Avoimen datan roolia on käsitelty mm. taloudellisten vaikutusten arvioinnissa (VNK), tietosuojadirektiivin toimeenpanon yhteydessä sekä tietopoliittisen selonteon telussa ao. tahoilla. EHDOTUS JATKOKSI: Olisi hyvä, että jatkossa olisi olemassa kansallinen strategisen tason ryhmä, joka linjaisi kansallisia tietovarantojen käyttöön ja hallintaan liittyviä asioita. Työ voisi olla joko uudistuneen Juhtan mandaatilla (joilloin Juhtan kokoonpano ja mandaatti tulisi soveltuvin osin uudistaa) tai kokonaan uudella strategisella koordinointiryhmällä. Tärkeää olisi, että ryhmässä olisivat edustettuina tietovarantojen kannalta merkittävät tahot. Strategisen ryhmän lisäksi tarvitaan riittävän vahva telukoneisto/rakenne, jossa myös on osaamista ja edustajat riittävän laajasti yhteiskunnan eri toimijoista. Tavoitteet Ajantasainen kokonaiskuva julkisen hallinnon yhteisistä tietovarannoista käynnissä olevista tietovaranto/rekisteriuudistuksista ja -hankkeista. Mittarit, vaikuttavuus ja tuloksellisuus Ajantasainen tilannekuva kokonaisuudesta ja yhteisistä linjauksista on käytettävissä yhteisenä tietopohjana, jonka mukaan toimintaa suunnataan.
19 (26) ydintiedoista ja sisältömäärityksistä, joita tulee noudattaa ja käyttää sekä näihin liittyvät linjaukset Tietovarantojen hyödyntämisen tehostuminen Hallinta- yhteistoimintamalli ja vastuunjako yhteisistä sisältömäärityksistä, mallin vakiinnuttaminen tietojen automaattisen liikkumisen ja yhdistämismahdollisuuksien edistäminen uusien tietovarantojen ja niihin liittyvien mahdollisuuksien tunnistaminen Yhteeentoimivuuden hallinta- ja yhteistoimintamalli on muodostettu ja otettu käyttöön laajasti julkishallinnossa. Aktiivinen, jatkuva vuorovaikutus toimijoiden Jaettu asiantuntijuus ja osaaminen ja ajantasainen tieto kesken. siitä, mitä muualla tehdään tehostaa toimintaa. Toimintatapa - Sidosryhmät, liittymät ja riippuvuudet - Toimenpiteet 2016 2018 Toimenpide Ajankohta Vastuu Arvio tavoitteen toteutumisesta Toiminnan jäsentäminen ja organisoiminen, syksy 2016 => VM Toteutui viestintä Seminaari tietovarantotoimijoille 10/2016 VM Toteutui Tehtäväalue1/a: Tietovarannot ja tietovirrat, kokonaiskuva (ml. meneillään olevat hankkeet ja uudistukset) Linjaukset tietovarantojen - maksullisuudesta - avoimista rajapinnoista - lisäarvopalvelujen rakentamisesta Julkisen hallinnon yhteisten ydintietojen määrittely 05/2017-0372018 Projektipäällikkö ohjausryhmä 2016-2018 VM:n tietopoliittisten linjausten telun mukaisesti ja toteutui Ei toteutunut 2018 VM Ei toteutunut Yhteiset sisältömääritykset osana yhteentoimivuusmenetelmää Yhteentoimivuusmenetelmän ja sen välineistön tunnetuksi tekeminen Sisältömääritysten hallinta- ja yhteentoimivuusmallin muodostaminen Sisältömääritysten hallinta- ja yhteentoimivuusmalliin sitouttaminen 2016-2018 Sisältömääritysten ja hallinta- ja yhteentoimivuusmallin mukaisesti 2016-2018 VM, YTI, tiedon hyödyntämisen verkostot Toteutunut Yhteisen tiedon hallinta (YTI) hankkeessa määritellyn mukaisesti Toteutunut Yhteisen tiedon hallinta (YTI) hankkeessa määritellyn mukaisesti 2016-2018 VM Toteutunut Yhteisen tiedon hallinta (YTI) hankkeessa määritellyn mukaisesti 2016 alkaen koko Juhtan toimikauden ajan JUHTA, asiantuntijajaosto ja verkostot Toteutunut Yhteisen tiedon hallinta (YTI) hankkeessa määritellyn mukaisesti, työ jatkuu vuonna 2019
20 (26) 6.5 Kokonaisarkkitehtuuri ja yhteiset palvelut Asiantuntemusalue Vastuuhenkilö Kokonaisarkkitehtuuri ja yhteiset palvelut Riitta Autere Tehtäväalueet 2016 2018 Kokonaisarkkitehtuurityön uudistaminen, parantaminen ja syventäminen. Yhteisten palvelujen, erityisesti suomi.fi -palvelut, käytön edistäminen. Digitalisaation tukeminen, erityisesti metatietopalveluiden osalta. Julkisen hallinnon arkkitehtuurityön koordinointi, erityishuomio maakuntauudistuksessa. Toimialojen välisen yhteistyön ja kehitystyön helpottaminen, kuten sanastotyön harmonisointi. Tavoitteet Mittarit Arkkitehtuurikypsyyden nostaminen 80 % organisaatioissa itsearvioitu KA-kypsyys on tasolla 3. Yhteiset palvelut on kuvattu arkkitehtuuripankkiimialan alustapalvelut on kuvattu arkkitehtuuripan- Kaikki mahdollistavat palvelut ja vähintään 3 toikissa. Viitearkkitehtuurien päivitys Päivitetään, uusitaan tai luodaan kokonaan uusia viitearkkitehtuureja vähintään 3. Yhteentoimivuus-välineistö on käytössä Y-välineestä löytyy vähintään 100 yhteiskäyttöistä tietomääritystä. Kehittämispolku on ajan tasalla Kehittämispolkua on päivitetty vuosittain. JHS179 on käytössä Päivitetty menetelmä on koulutettu vähintään 100 asiantuntijalle. Toimintatapa JHKA-työryhmä kokoontui 6 8 kertaa vuodessa. Lisäksi käytössä on työtila ja asiantuntijoille avoimia työpajoja eri aiheista järjestetään 2 4 kertaa vuodessa. Työryhmän ohjauksessa laadittiin ja päivitettiin viitearkkitehtuureja, yhteentoimivuuden kuvaksia ja muita selvityksiä. Hallinnonalojen ja yhteisten palveluiden esittelyt. Viestintä mahdollisimman monipuolisesti ja monikanavaisesti. Vuonna 2018 toiminta keskittyi tiedonhallintalain säädöstelun sekä maakunta- ja soteuudistuksen tukemiseen ja työryhmän käsittelyssä painottuivat näiden sekä Yhteinen tiedon hallinta (YTI) digikärkihankkeen telussa tuotettujen aineistojen katselmointi sekä telutyön tukeminen. Sidosryhmät, liittymät ja riippuvuudet Muut Juhtan työryhmät, erityisesti tiedon hyödyntäminen, hallinnonalojen arkkitehdit, organisaatioiden päättäjät, kuntasektorin arkkitehtuuriryhmä, hallituksen kärkihankkeet, sote- ja maakuntauudistuksen työryhmät, maakunnat sekä lainsäädännön uusimishankkeet, erityisesti sanastotyön osalta. ministeriöiden ja Yhteinen tiedon hallinta hanke sekä tehtäväalueen lainsäädäntöhankkeet. Toimenpiteet 2016 2018 Toimenpide Ajankohta Vastuu Arvio tavoitteen toteutumisesta Tiedonhallinnan säädöstelun tukeminen ja siihen liittyvien aihealueiden teluun osallistuminen JHKA-dokumentaation uudistaminen ja päivitys (tunut 2017) JHS179 -suosituksen päivitys (tunut 2017) 2017-2018 Autere Toteutunut: työryhmän työpajatyöskentely kohdennettu säädöstelun ajan telun kannalta ajankohtaisiin aiheisiin. 2016-2017 Kallela Toteutunut 2014-2017 Ojala Toteutunut
21 (26) Asetus KA-kuvauksista 2016 Kallela / Autere Ei toteutunut, telu keskeytetty tiedonhallintalain telun etenemisen myötä. Yhteisten palvelujen kuvaaminen 2016-2018 Toimialat Toteutunut osittain. Sanastot ja yhteiset tietokomponentit 2017-2018 Toimialat Työ käynnistymässä, ensimmäiset pilotit viety Y- välineeseen 2018. Asiakashallinnan viitearkkitehtuuri 2018 VM Ei toteutunut Sähköisten palvelujen arviointikäytäntö 2018 VM Ei toteutunut Sivusto KA-materiaalin julkaisuun 2017-2018 VM Arkkitehtuuripankki ja avoindata.fi portaali päivitetty, ei toteutettu erillistä omaa sivustoa. KA-kuvaustavan määrittely (tunut 2017 VM Toteutunut 2017) Valittujen kuntasektorin viitearkkitehtuurien 2017-2018 VM Toteutunut osittain. päivitys KA-välineet ja -työkalut tietosuoja-asetuksen 2017-2018 VM Ei toteutunut toimeenpanossa Digitalisaation vaikutus kokonaisarkkitehtuuriin 2017-2018 VM Ei toteutunut Julkisen hallinnon järjestelmäsalkun analyysi 2018 VM Ei toteutunut Perustietovarantojen viitearkkitehtuurin päivitys 2018 VM Ei toteutunut
22 (26) 6.6 Tietoturva, tietosuoja, varautuminen Asiantuntemusalue Tietoturva, tietosuoja, varautuminen Tehtäväalueet 2016 2018 Vastuuhenkilö Tuula Seppo, Kuntaliitto Asiantuntijaryhmän tehtävänä oli tella jaoston käsiteltäväksi ja Juhtan hyväksyttäväksi tietosuojaan, tietoturvaan ja varautumiseen liittyviä asioita. Tarkoituksena oli muodostaa yhteisiä näkemyksiä sekä päättää ohjeiden/suositusten tekemisestä ja muodostaa yhteisiä kannanottoja sekä lisätä tiedonkulkua eri ryhmien välille. Asiantuntijaryhmä koostui kuntien ja valtion tietosuoja ja -tietoturva-asioiden asiantuntijoista. Ryhmä oli aktiivinen ja innokas edistämään alueensa tavoitteita. Asiantuntijaryhmä toteutti vuosien 2016-2018 välisenä aikana laajan tietosuojan Juhta/VAHTIyhteistyöhankkeen. Hankkeessa olivat mukana Kuntaliitto, valtiovarainministeriö, oikeusministeriö, tietosuojavaltuutetun toimisto, Valtori, viestintävirasto ja väestörekisterikeskus. Hankkeen tavoitteet olivat: lisätä yleistä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvää osaamista, tukea julkishallinnon organisaatioita tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuuden toteuttamisessa ja parantaa riskienhallintaa, tietoturvapoikkeamien ja jatkuvuuden hallintaa julkishallinnon organisaatioissa. Hanke toteutettiin tekemällä tietosuojaan ja -turvaan liittyviä videoita, nettitestejä, oheismateriaalia sekä järjestämällä työpajoja. Työpajojen tavoitteena oli edistää tietosuojan osoitusvelvollisuuden toteuttamista sekä riskienhallinnan, tietoturvapoikkeamien ja tietosuojaloukkausten hallinnan prosesseja. Lisäksi hanke oli esillä eri foorumeissa, toimi somessa aktiivisesti eri kanavilla sekä oli mukana laajassa julkishallinnon tietoturvaloukkausten harjoittelussa TAISTO18. Tällä tavalla hanke toi tietosuojaa ja -turvaa tunnetuksi. Olimme myös mukana eoppiva hankkeessa ja kehitämme siinä olevaa tietosuojakoulutuspakettia. Hankkeessa toteutettiin: 3 videota: Arjen tietosuoja - video koko henkilöstölle, Johdon ja esimiesten tietosuojavideo sekä video henkilötietoja käsitteleville. 18 työpajaa, joissa niissä käsiteltiin laajasti tietosuojaan, -turvaan, riskienhallintaan ja jatkuvuuden hallintaan liittyviä asioita. Extra työpajananro 19 järjestettiin tietosuoja ja turva työpaja yhdessä Hiidenkiven koulun 9-luokan oppilaiden, Mannerheimin lastensuojeluliitto ry:n, Pelastakaa lapset ry:n ja Unicef ry:n kanssa. Lisäksi hankkeessa tuotettiin ja julkaistaan erilaisia työkalua mm. itsearviointityökalu, kirjoituksia ja jaettiin hyviä käytänteitä Hanke oli menestyksellinen ja onnistunut. Teimme hanketta yhdessä tavoitteellisesti, hyödynsimme laajasti eri tahojen osaamista sekä pidimme yllä hyvää henkeä ja iloista mieltä. Hankkeen vaikutusta ja palautetta kysyttiin tietosuoja-asetuksen itsearviointikriteeristön avulla (TAOK). TAOK:n on kehittänyt tietosuojavaltuutetun toimisto. Kyselyyn vastasi 82 organisaatiota, vastausprosentti 27,3. Parhaimmat arvioinnit (asteikko 1-5) koskivat sitä, että organisaatio tunnistaa, koska se toimii rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä (3,74) ja tietosuojavastaavaa koskevat asiat (3,78). Huonoimmat lukemat tulivat vaikutusten arvioinnista ja ennakkokuulemisista (2,66) sekä sisäisistä tarkastuksista ja auditoinneista (2,74). Kooste vaikutusten arvioinnista on toimintakertomuksen liitteenä. Hanke sai itsessään erittäin hyvää palautetta, videoita piti hyvinä tai erittäin hyvinä 72% vastaajista, videoiden katselua suositti tai edellytti 90 %, työpajojen oppeja ja materiaaleja hyödynsi paljon tai erittäin paljon 62%, työpajoihin osallistui etänä 73 % ja paikanpäällä 24%. 82% vastaajista piti työpajoja hyvinä tai erittäin hyvinä. Palautetta työpajoista kerättiin jokaisella kerralla ja keskiarvot liikkuivat 3.66-4.58 välillä. Hankkeen aikana luotiin mittava julkishallinnon verkosto ja toiveena vastaajat esittivät, että toiminta jatkuisi (työpajoja järjesttettäisiiin jatkossakin) ja hankkeen oppeja hyödynnettäisiin mm. tiedonhallintalain toimeenpanossa. Hanke sai myös kiitosta Juhta ja VAHTI yhteistyöstä.
23 (26) Tavoitteet EU-tietosuoja-ohjeistus (videoita, oheismateriaalia, nettitestejä, työpajoja) Yhdistetty tietoturvaluokitus julkishallinnolle yhdessä VAHTI kanssa, tietoturvalainsäädäntö Muutostilanteiden varautumisohjeistus ja yhteisten ratkaisujen hyödyntäminen, jatkuvuudenhallinta Mittarit/Tavoite 3 videota, nettitestejä ja oheismateriaaleja Videoiden katsojamäärä 600.000 henkilöä (tavoite 75.000) Työpajoihin osallistui yli 1200 asiantuntijaa ja työpajojen nettilähetyksiä seurasi yli 10.000 eri IPosoitettava Hankkeessa mukana 300 julkishallinnon organisaatiota Luentoja piti yli 70 eri alan asiantuntijaa Työpajojen palaute välillä 3.55-4.58 Arjen tietosuoja sivusto vuoden 2017 Finalisti vuoden turvallisuustekona Tiedonhallintalakiin on sisällytetty tietoturva. VAHTI100 ohjeistuksen tekee VRK Jatkuvuudenhallintaa käsiteltiin työpajoissa ja lisäksi olimme toteuttamassa TAISTO18 -harjoitusta. Saada perustettua ryhmä/verkosto tietosuoja-asioiden asiantuntijoille Hankkeessa muodostui laaja julkishallinnan verkosto Toimintatapa Asiantuntijaryhmä kokoontui fyysisesti ja skypen välityksellä. Sähköposti ja Kuntaliiton eksaitti-tila käytössä. Lisäksi olemme aktiivisesti esillä SOME:ssa, kirjoitamme blogeja, ajankohtaista yms. sekä osallistumme erilaisiin tapahtumiin. Arjen tietosuojalla oma nettisivusto arjentietosuoja.fi, työpajojen materiaalit löytyvät VM:n sivuilta. https://vm.fi/juhta-vahti-yhteishankkeiden-materiaalit Sidosryhmät, liittymät ja riippuvuudet Valtiovarainministeriö, oikeusministeriö, Tietosuojavaltuutetun toimisto, Viestintävirasto/Kyberturvallisuuskeskus, Väestörekisterikeskus, Valtori VAHTI, (Julkisen hallinnon digitaalisen turvallisuuden johtoryhmä) Tietosuoja-asetuksen toimeenpanoryhmä (TATTI) Jatkuvuuden hallinta (Kuja-hanke) Eri ministeriöiden asiantuntijat Kuntaliiton asiantuntijat eoppiva-hanke Toimenpiteet 2016 2018 Toimenpide Ajankohta Vastuu Arvio tavoitteen toteutumisesta EU-tietosuojaohjeistus 2017 2018 Toteutui Tietoturvaluokitus/lainsäädäntö 2016 2018 Toteutui Varautumisen eri tasot ja ohjeistus 2018 2018 Toteutui osittain Tietosuojasiantuntijoiden asiantuntijaryhmä 2018 Toteutui
24 (26) 6.7 ICT-kehittäminen, hankkeet ja hankinnat Asiantuntemusalue Vastuuhenkilö/t ICT-kehittäminen, hankkeet ja Mikko Pitkänen (VRK) ja Jari Ylikoski (Kuntaliitto) hankinnat Tehtäväalueet 2016 2018 Asiantuntemusalueen toiminta käynnistettiin uudelleen kevätkaudella 2018 ja asiantuntijaryhmän puheenjohtajat asettivat painopisteen ICT-kehittämiseen ja -hankkeisiin. Hankintojen asiantuntemusalueen kehittäminen todettiin tärkeäksi, muta sen osalta todettiin käynnistyvän ryhmän resurssien olevan rajalliset ja hankintoja koskeva kokonaisuus rajattiin tehtäväalueen ulkopuolelle. ICT-kehittämisen painopistealueen osalta ryhmään hankittiin osallistujia puheenjohtajien lisäksi toimijoista, joissa tiedettiin ketterän kehittämisen olevan kehittynyttä ja tavoiteltiin näiden toimijoiden osaamisen jakamisen hyödyntävän parhaiden käytäntöjen levittämistä julkisessa hallinnossa. Ryhmään kutsuttiin edustajia Maanmittauslaitoksesta (MLL), Patentti- ja rekisterihallituksesta (PRH) ja Liikenteen turvallisuusvirastosta (Trafi) sekä kunnista. Lisäksi puheenjohtajat edustivat Väestörekisterikeskusta (VRK) ja Kuntaliittoa. ICT-kehittämisen asiantuntijoiksi haettiin henkilöitä, jotka ovat tehtävässään kosketuksissa kokonaisarkkitehtuurinhallintaan ja kehittämishankkeiden hankehallintaan. ICT-hankkeet painopistealueen osalta ryhmän osallistujat edustivat osaamista hankesalkun suunnitelmallisesta ja ketterästä hallinnasta julkisen hallinnon operatiivisissa yksiköissä, joissa toimeenpannaan aktiivisesti kehityshankkeita laajalla hankeportfoliolla. Valitut osallistujat edustivat toimijoita, joissa hankkeita toteutetaan ketterän kehittämisen menetelmin toimittajan ohjausvaikutuksen ollessa erityisen aktiivista hankkeiden toteutuksen aikana. Tavoitteet Mittarit Kokonaisarkkitehtuurinmukaisuuden lisääminen osana kehittämisportfolion Kokonaisarkkitehtuurin hallintamallien parhaiden käytäntöjen jakaminen ketteriä ICT-hankkeita toteuttavissa toimijoissa. hallintaa ja toimit- tajaohjausta ketterässä kehittämisessä. Kyvykkyyden lisääminen hankehallinnan Hanke- ja projektiportfolion hallintamallien parhaiden käytäntöjen jakaminen portfoliohallinnan ja ketteriä ICT-hankkeita toteuttavissa toimijoissa. hankkeiden laatukriteeristön ja vaikuttavuusmittariston osalta. Toimintatapa Toimintavaksi valittiin asiaintuntijatyöryhmän tapaamiset, toimijoissa itsenäisesti tapahtuva yhteisten kehitysmallien jatkotyöstö ja yhteiset työpajat, jossa koottiin yhteen löydöksiä ja jaettiin parhaita käytäntöjä. Sidosryhmät, liittymät ja riippuvuudet Riippuvuudet julkisen hallinnon yhteiseen kokonaisarkkitehtuuriin Riippuvuudet julkisen hallinnon yhteiseen hankearviointi ja -hallintamalliin Sidosryhmänä keskusvirastojen ja kuntakentän toimijat Toimenpiteet 2016 2018 Toimenpide Ajankohta Vastuu Arvio tavoitteen toteutumisesta Työn organisointi 1-3/2018 Mikko Pitkänen ja Jari Ylikoski ICTkehittäminen, kokonaisarkkitehtuurin ja hankkeiden hallinta 9-12/2018 Mikko Pitkänen ja Jari Ylikoski Työryhmään saatiin tavoitellusti osallistujia hankkeita aktiivisesti toteuttavista toimijoista (VRK, Kuntaliitto, PRH, MML, Trafi). Myös kunnista saatiin nimettyjä henkilöitä, mutta heidän osallistumisensa ei käytännössä toteutunut aikataulurajoitteiden ja resurssipuutteen vuoksi. Asiantuntijaryhmä kokoontui syyskaudella kaksi kertaa. Syyskuussa sovittiin yhteisestä tavoitteesta KA- ja hankehallintallin yhdistetystä kuvaamisesta. Pohjustukseksi esitettiin VRK:ssa luonnosteltu kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli Suomi.fi-palveluissa. Työryhmän jäsenet pitivät kannatettavana, että kukin edistää
25 (26) asiaa tukevaa parhaiksi käytännöiksi havaittujen menetelmien koostamista omassa organisaatiossaan. Lokakuussa järjestettiin työpaja, jossa kukin organisaatio esitti löydökset osaltaan. Työpajaa pidettiin arvokkaana parhaiden käytäntöjen vaihdannan näkökulmasta ja sovittiin edistettäväksi näitä koostavan työpaperin luonnos. Loppuvuoden kiireiden ja puutteellisen resurssoinnin vuoksi työpaperi ei tunut vuonna 2018. Liitteet Liite 1: tietoturva, tietosuoja, varautuminen Jakelu Juhtan jäsenet Jaoston jäsenet Tiedoksi
Liite 1: tietoturva, tietosuoja, varautuminen 26 (26)