JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA (JUHTA) 4/2016

Transkriptio

1 Pöytäkirja VM130:00/2015 JulkICT-osasto Heikki Talkkari JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA (JUHTA) 4/2016 Aika: Tiistai klo Paikka: Valtiovarainministeriö, Mariankatu 9, nh. Loppupeli tai Video osallistuminen Kutsutut: Jäsenet Varajäsenet Valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon ICT-osasto, ICT-johtaja Anna-Maija Karjalainen, puheenjohtaja Valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon ICT-osasto, lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara varatoimitusjohtaja Hanna Tainio, varapuheenjohtaja erityisasiantuntija Tommi Karttaavi Kansaneläkelaitos, tietohallintopäällikkö Ari Vähä-Erkkilä Kansaneläkelaitos, kehittämispäällikkö Kirsi Hagman-Seppänen Opetus- ja kulttuuriministeriö, johtaja Hannu Sirén Oikeusministeriö, tietohallintojohtaja Tarmo Maunu Sosiaali- ja terveysministeriö, tietojohtaja Tiina Pesonen Sisäministeriö, järjestelmäpäällikkö Kaija Martiskainen Työ- ja elinkeinoministeriö, teollisuusneuvos Sirpa Alitalo Liikenne- ja viestintäministeriö, tietohallintopäällikkö, Pekka Sinkkilä Valtiovarainministeriö, Kunta- ja aluehallinto-osasto ylijohtaja Päivi Laajala Valtiovarainministeriö, Kunta- ja aluehallinto-osasto neuvotteleva virkamies Ville-Veikko Ahonen Ympäristöministeriö, viestintäjohtaja Jussi Salmi Maa- ja metsätalousministeriö, tietohallintojohtaja Antti Vertanen Helsingin kaupunki, tietotekniikkapäällikkö Markku Raitio Vantaan kaupunki, tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko Kuusamon kaupunki, Lempäälän kunta, tietohallintojohtaja Pekka Kantola kunnanjohtaja Heidi Rämö Sipoon kunta, Mikkelin kaupunki, id Valtiovarainministeriö Puh tai (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (5) kunnanjohtaja Mikael Grannas Raision seudun koulutuskuntayhtymä, johtaja Maria Taipale Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, johtaja Juha Kinnunen kehityspäällikkö Tanja Rantanen kirjastotoimenjohtaja Virpi Launonen Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, tietohallintopäällikkö Timo Tervo Oulun kaupunki, hyvinvointijohtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto erityisasiantuntija Karri Vainio Sihteeristö Muut osallistujat Heikki Talkkari, pääsihteeri, VM Suvi Savolainen, VM Elisa Kettunen, Suomen kuntaliitto Tommi Oikarinen, VM Toni Äikäs, VM 1. Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen (klo 13.30) Päätös: Puheenjohtaja avaa kokouksen ja esityslista hyväksytään seuraavin muutoksin. Esityslistan kohdat 4 (Digitalisaation vauhdittaminen julkisessa hallinnossa) ja 7 (Yhtenäisen tiedonhallinnan ohjaaminen, YTI-hanke) käsittelyjärjestys ja numerointi vaihdetaan. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Päätös: Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksytään (Liite 1) 3. Digikuntakokeilun hanke-esittely ja rahoituspäätös (klo 13.40) Esittelijä: ylitarkastaja Suvi Savolainen (Liite 2A, 2B ja 2C) Keskustelussa kysyttiin, miten tulosten laajempi hyödyntäminen on suunniteltu toteutettavan ja miten kokeilujen valinta tapahtuu. Miten löydetään innovatiivisimmat kokeilut tai sellaiset, joilla on todelliset tuloksellisuus- ja vaikuttavuus vaikutukset. Keskustelussa korostettiin, että aikaa tulee käyttää näiden helmien etsintään. Tukea ei tule kohdentaa kaikkeen mahdolliseen kehittämiseen. Tämä kokeilujen seulonta nähtiin yhdeksi tukiryhmän tärkeimmistä tehtävistä. Hankkeen ja kokeilujen aikataulua pidettiin tiukkana. Kysyttiin kokeilujen arvioimisesta kokeilujen aikana ja niiden jälkeen. Tuotiin myös esille, että hankkeita ei levitetä, vaan tuotokset pitää tehdä niin houkuteleviksi, että ne leviävät itse. Tällöin huomion täytyy kiinnittyä seuraaviin kohtiin: o Kokeilujen valintaprosessiin. o Kokeilujen ei pidä olla irrallisia, ulkopuolisen organisaation tekemiä hankkeita, joita etsitään erikseen. o Kokeilun on oltava osa organisaation omaa ja oikeaa kehittämistoimintaa, strategiasta tms. kumpuavaa. o Kokeiluissa tulee mennä niihin verkostoihin ja tilanteisiin, missä tätä työtä tekevät ihmiset jo ovat, eli kiinnittyä olemassa oleviin verkostoihin ja tilanteisiin. Esitettiin myös, että kunnille on kirkastettava mitä hyötyvät he saavat lähtiessään mukaan tähän kokeiluhankkeeseen. Esittelijä totesi, että kokeilemisen toimintatapa on uutta myös valtionhallinnolle. On oltava valmius myös muuttaa toimintatapoja, mikäli tämä hankesuunnitelma ei toimi, ei lähde kunnolla eteenpäin, tai ei houkuttele kokeiluihin. Esittelijä vastasi lisäksi esitettyihin kysymyksiin seuraavasti: o Toistaiseksi ei ole määritelty tavoiteltavaa kuntalukua siitä kuinka monta kuntaa pitäisi saada mukaan hankkeeseen. o Tarkoitus on edetä tarvelähtöisesti kuntien omista kehittämistarpeista lähtien. Esimerkkeinä kuntien motivaatioista ovat nousseet osallisuuden tai digitalisaation kehittäminen kunnassa. o Hanketta ei tehdä erillään VM:n tulevaisuuden kunta -reformista, vaan osana sitä. o Kuntien hyötynäkökohtaa osallistua kokeiluun pidettiin erityisen hyvänä täsmennyksen kohteena.

3 3 (5) o Kokeilukulttuurin edistämistä, kannustamista ja uskallusta kokeilemaan pidettiin hyvänä lähtökohtana. Kokeiluissa voidaan miettiä esim. pelillistämistä tai jotain aivan uudenlaista näkökulmaa. Päätös: JUHTA puoltaa hankkeen toteuttamista ja rahoitusta. Hanke antaa Juhtalle väliaikakatsauksen alkuvuodesta 2017, ennen kuin merkittäviä hankintasitoumuksia on tehty. 4. Yhtenäisen tiedonhallinnan ohjaaminen (YTI-hanke) (klo 14.00) Esittelijä: lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara (Liite 6A ja 6B) Esittelijä kertoi YTI-hankkeen keskeiset kohdat: - Yhteisen tiedon hallintamalli on hallituksen kärkihanke. - Hanke sisältää viisi työpakettia: omadata julkisessa hallinnossa, yhteinen tiedon hallintamalli, monikäyttöinen tiedon jakeluratkaisu, yhteentoimivuuden menetelmät ja välineet ja tiedolla johtamisen kokeilu. - Rahoitus tulee hallituksen kärkihankkeen momentilta, työpaketit käyttöön 2018 loppuun mennessä. - Hankkeen tehtävät ovat luonteeltaan jatkuvasti eteenpäin vietäviä kohteita, mutta nämä asiat on tunnistettu hallituksen toiminta-aikana erityisesti edistettäviksi. - JUHTA toimisi hankkeen ohjausryhmänä, kuten asettamispäätöksessä kuvataan. Juhta olisi ohjausryhmä, koska YTI-hanke on Juhtan toiminnan ja tehtävien ytimessä. Hankkeen sisältöjä voitaisiin tehdä myös Juhtan asiantuntijajaoston yhteydessä olevilla asiantuntemusalueilla. - Juhtalle sopisi tässä yhteydessä rooli hallituksen kärkihankkeen toiminnan ohjaajana. Keskustelussa tuli ilmi Juhtan roolia puoltavia näkökulmia, sekä kriittisiä näkökulmia. Hanke todettiin olevan hyvin Juhtan toimintakentän ja tehtävien ytimessä. Toisaalta kysyttiin, onko Juhta kompetenssi ohjaamaan hanketta ja onko Juhtalla todellista vaikutus- ja linjaohjausvaltaa hankkeen toimintaan? Sisällöllisesti hanke on hyvin keskeinen Juhtalle. Esitettiin myös tämä ohjausroolin viemistä asiantuntemusalueen ICT-toiminta, hankkeet ja hankinnat ryhmälle, josta asioita tuotaisiin tarpeen mukaan Juhtan käsittelyyn. Esitettiin näkemys, että Juhta ei voi kokoonnu niin usein, että aitoa operatiivista ohjausta voitaisiin tehdä. Keskustelussa todettiin myös, että hanke-ehdotus on hyvä ja jolle on tarvetta. Samanaikaisesti on huoli siitä, mitä tämän hankkeen jälkeen tapahtuu ja miten näiden tuotosten jatkuvuus varmistetaan. Keskustelun lopuksi todettiin, että Juhtalle sopii strategisen ohjausryhmärooli, joka ei ole esteenä operatiivisen tason päätöksille ja linjauksille. Yhteisen tiedonhallinnan ohjaaminen koskettaa sekä kuntia että valtiota. Maakuntien ja kuntien ohjaus on tässä vaiheessa haastavin kohta, johon tulee kiinnittää huomiota. Päätös: JUHTA toimii Yhteinen tiedon hallinta hankkeen (YTI-hankkeen) strategisena ohjaajana siten kuin hankkeen asettamispäätöksessä on tarkemmin kuvattu. 5. Maakuntauudistuksen ICT-linjaukset (klo 14.30) Esittelijä: neuvotteleva virkamies Tommi Oikarinen, VM (Liite 4) Kysyttiin, miksi maakuntien yhteinen ICT-palvelukeskus on osakeyhtiömuotoinen ja voiko se myydä palveluita kunnille? Vastauksena kerrottiin, että hallitus on näin linjannut, palvelukeskus on osakeyhtiö. Palvelukeskusten rooli on vielä auki ja voivatko ne tuottaa palveluita myös muille julkisen hallinnon organisaatioille. Muun muassa InHouse -säädökset ovat tässä selvityksen kohteena. Keskustelussa pidettiin hyvänä, että nämä linjaukset ryhdittävät maakuntauudistuksen monimutkaista valmistelua kokonaisuutena ja linjaukset antavat vastauksia myös muulle valmistelulle. Kysyttiin, miten pitkälle ict-valmistelua voidaan viedä, kun muu valmistelu etenee omalla tahdillaan. Todettiin, että kytkennät valtionhallinnon eri osiin ovat tärkeässä roolissa, joka on huomioitava esim. tehtäessä digitaalista valtioneuvostoa, jossa ei tehtäisi kovin poikkeavia ratkaisuja. Keskusteltiin, että esim. diaarijärjestelmät ja muut vastaavat isot ratkaisut pitäisi tehdä alusta saakka yhdenmukaisiksi, jotta maakuntiin ei syntyisi omia erillisiä ratkaisuja. Tämä sama täytyy varmistaa myös tietovarantojen osalta.

4 4 (5) Linjausten näkökulmasta haetaan sitä, että koko julkisen sektorin palvelut tarjotaan digitaalisena. Linjausten yhteydessä tulisi tuoda esille myös siirtymävaiheen ja jatkuvuuden turvaaminen. Uudistetaan ensisijaisesti digitaaliseksi. Uudistamisen ohjaus ja ICT täytyisi pitää vahvasti yhdessä. Todettiin myös, että asiakkuudenhallinta on nostettu keskeiseen asemaan, joka on hyvä asia. Keskustelun lopuksi esitettiin toivomus, että Tommi Oikarinen tekisi muita valmisteluryhmiä varten luettelon siitä, mitä asioita vielä tulee valmistella tai määritellä tämän nyt esitetyn linjaustyön tueksi? Mitä määrittelyitä ja mitä vastuita tulee sopia, jotta nyt esitelty linjaustyö etenisi oikeaan suuntaan. Päätös: Merkitään tiedoksi 6. JUHTA:n ja jaoston toimintasuunnitelman käsittely (klo 15.20) Esittelijä: lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara (Liite 5A ja 5B) Esittelyssä käytiin läpi asiantuntemusalueiden toimintasuunnitelmien tilanteet ja keskusteltiin eri asiantuntemusalulla esille nostetuista kysymyksistä. Todettiin mm, että JHKA työryhmä on asetettu ja Tiedon hyödyntäminen -asiantuntija-alueen kick off on Keskusteltiin julkisen ja yksityisen tiedon liittämisestä yhteen, joka ilmiö on monella alueella esillä, esim. kirjanpidon yhdenmukaisuus. Tätä ollaan osin mm. kirjanpitolainsäädäntöä uudistamassa TEM:n hallinnonalalla. Korkeakouluissa oma koodisto on jo tehty yhtenäistämään tätä ongelmaa. Todettiin, että asiantuntemusalueiden toimintasuunnitelmissa on tehty hyvää työtä, lopputuotoksena on usein suositus tai linjaus. Jatkossa halutaan nähdä, miten näitä suosituksia tai linjauksia hyödynnetään ja noudatetaan. Tällä hetkellä esimerkiksi Maakuntauudistuksen yhteydessä Palvelukeskusten perustaminen on käynnistetty, jota muutosjohtaja Pauli Harjun johdolla toteutetaan. Miten tässä uudistuksessa noudatetaan tai hyödynnetään esim. JHS-suosituksia tai arkkitehtuurilinjauksia, mikä on niiden tuottavuus ja vaikuttavuus muutoksessa? Tämän kaltaisia kysymyksiä tulisi jatkossa selvittää. Tuotiin esille, että asiantuntijaostoa olisi hyvä täydentää kuntajäsenten asiantuntemuksella. Kysyttiin myös missä vaiheessa eri ryhmien toiminta on? Ryhmissä pitäisi näkyä myös valtion eri hallinnonalojen kehittäminen, nyt kuntakehittäminen painottuu toiminnassa. Läpinäkyvyyttä korostettiin ja sen tärkeyttä että eri ryhmät, esim. kunnan tietohallintojohtajat, voivat seurata Juhtan ja asiantuntemusalueiden työtä, joka edistää sitoutumista työhön. Esittelijä vastasi kysymyksiin seuraavasti: - JHS-suosituksista on tehty kysely, jonka keskeisiä havaintoja on käsitelty edellisen Juhtan aikana. Uudelle neuvottelukunnalle voidaan avata myös näitä kyselyn tuloksia. Toiminnassa pyritään jatkossa myös avoimeen ja läpinäkyvään menettelyyn. - Kuntien edustusta kunnista: Asiaan on kiinnitetty huomiota ja asiantuntemusalueille pyrittäisiin saamaan kuntajäseniä mukaan. - Läpinäkyvyyden korostamista pidetään hyvänä, tähän tulee kiinnittää huomiota viestinnässä ja viestintäsuunnitelmaa. Verkostomaista toimintamallia halutaan tuoda myös Juhtaan. Keskustelun lopuksi todettiin, että monia näistä kysymyksiä on käsitelty sihteeristössä ja jaostossa. Esimerkiksi läpinäkyvästä toiminnasta ja avoimeen viestintään halutaan panostaa. Samanaikaisesti etsitään pidempiaikaisia ratkaisuja ja välineitä viestinnän toteuttamiseen. Todettiin myös, että seuraavissa Juhtan kokouksissa käsitellään syvällisemmin asiantuntemusalueiden sisältöjä. Jokaisen alueen vetäjä esittelee Juhtalle oman alueen toimintaa, tehtäviä ja tavoitteita. Päätös: JUHTA hyväksyi toimintasuunnitelman tämän hetken version. Toimintasuunnitelman tulee olla kehittyvä dokumentti, jota täydennetään ja päivitetään ajantasaisena dokumenttina.

5 5 (5) 7. Digitalisaation vauhdittaminen julkisessa hallinnossa (klo 15.50) Esittelijä: ylijohtaja Anna-Maija Karjalainen (Liite 3) Päätös: Asiakohta päätettiin käsitellä seuraavassa kokouksessa ajanpuutteen vuoksi. 8. Muut asiat (klo 15.55) - Tiedoksi: o Asiantuntijajaoston käsittelemät asiat (Liite 7) - Kokousaikataulut: o klo Mariankatu 9 o klo Mariankatu 9 9. Kokouksen päättäminen (klo 16.00) Jakelu: JUHTA:n jäsenet, varajäsenet, sihteerit, asiantuntijat ja muut osallistujat Liitteet: Liitteet on tallennettu verkko-osoitteeseen: