FIKSUT HANKINNAT PROJEKTI PÄÄTTYY - HANKINTA-ASIAMIESTOIMINTA JATKUU Hankinta-asiamies Marita Melkko, KTM 11.4.2019
FIKSUT HANKINNAT KYMENLAAKSO (KOUVOLA) Hankkeen kesto 20.3.2017-30.4.2019 Hankkeen hallinnoija Kouvola Innovation Oy Hankkeen kokonaisbudjetti 181 013 Vastaava sisarhanke Kotka-Haminan seudulla (Cursor) Hanketta rahoittivat Hämeen ELY-keskus (yritysten toimintaympäristön kehittämisavustus) ja Kouvolan kaupunki
PROJEKTIN TAVOITTEET 3/2017 4/2019 Järjestelmällinen ja jatkuva vuoropuhelu julkisten hankkijoiden ja alueen yrittäjien kesken Tarjouspyynnöt valmistellaan ja toteutetaan alueen yritykset huomioon ottaen Alueen yrittäjät osallistetaan kaupungin hankintaohjelman ja ohjeistusten uudistamiseen Pk-yrittäjiä ohjataan käyttämään sähköisiä tarjousportaaleja Pk-yrittäjiä koulutetaan täyttämään tilaajavastuu ja toimialansa kelpoisuus- ja laatukriteerit Alueen yritykset osallistuvat yhä suuremmassa määrin tarjouspyyntöihin Pk-yrityksille on välitetty kehittämishaasteita ja liiketoimintamahdollisuuksia kaupungin markkinakartoitusten, infojen sekä oppilaitosyhteistyön muodossa Yrityksiltä kerätyt tarpeet ja toiveet on välitetty julkisille hankintayksiköille Käynnistetään täysin uusi malli yritysten hankintaosaamisen kehittämiseksi
TEHDYT TOIMENPITEET JA SAAVUTETUT TULOKSET 20.3.2017 11.4.2019 Hankinta-asiamies Marita Melkko, KTM 12.4.2019
HANKINTA-ASIAMIESTOIMINNALLA AIKAANSAATUJA TULOKSIA (4/2017 4/2019) Järjestetty markkinakartoituksia ja - vuoropuheluja Yrittäjien ja kaupungin hankintayksiköiden välillä yht. 23 kpl Tarjottu henkilökohtaista hankintaneuvontaa yli 2300 kertaa (puhelut, asiakastapaamiset, sähköpostit) Hankinta-asiamiespalvelun kautta vaikutettu eri yrityksiin (tavoite 75) Yli 650 eri yritykseen (markkinakartoitukset, henkilökohtaiset tapaamiset, koulutukset) Eri tapahtumien välityksellä vaikutettu Arviolta yli 1600 eri yritykseen (seminaarit ja muut tapaamiset) Jatkuva tuloksista viestiminen ja verkostoituminen Uutiskirjeet (jakelu 3500 kpl), Yrittäjän voima -liite, lehtikirjoitukset, Yrittäjäjärjestöt, Kinnon kotisivut, Facebook, tapahtumat, Yritys Ensin -sidosryhmäjulkaisu jne.
HANKINTA-ASIAMIESPALVELU Hankintaneuvonnan asiakasmäärien kehitys (puhelin, sähköposti, henkilökohtaiset käynnit): 370 hlöä 31.12.2017 2300 hlöä 11.4.2019 Hankinta-asiamiespalvelussa mukana olevien eri yritysten määrän kehitys (tavoite 75) (markkinakartoitukset, koulutukset, henkilökohtaiset tapaamiset) 200 yritystä 31.12.2017 650 yritystä 11.4.2019 78 % asiakasyrityksistä mikroyrityksiä
MILLAISTA TUKEA YRITTÄJÄT OVAT HANKINTA- ASIAMIEHELTÄ TARVINNEET? Tietoa, mistä julkiset hankinnat löytyvät (ennen portaalia) ja aktivointia tarjoamiseen (portaalissa olevat) Tukea tarjousten tekemiseen Tarjouspyyntöjen välittämistä ja ajankohtaisista hankinnoista tiedottamista Kouluttamista ja opastamista digitaalisten välineiden käyttöön (Cloudia, Hilma ym.) Neuvoja hankintalain eri kohtiin Neuvoja hankintaprosessin eri vaiheisiin Neuvoja epäselvien tarjouspyyntöjen tulkintaan eli esim. millaisia selvityksiä yrittäjältä odotetaan Neuvoja oikaisuvaatimuksen tekemiseen Tietoa, miten päästä tarjoamaan tuotteitaan ja palvelujaan hankintayksiköille Tietoa, miten tarjouspyynnön sisältöön pääsisi vaikuttamaan (vähimmäisvaatimukset ja hankintakriteerit) Apua ryhmittymien muodostamiseen ja alihankkijoiden etsimiseen
HANKINTA-ASIAMIESPALVELUN TOIMINNAN ARVIOINTI Palvelua arvioitiin asteikolla 1 5 Henkilöstön osaaminen ja palvelun saavutettavuus 4,5 Yrittäjien avustaminen ja toiminta kokonaisuudessaan 4,4 Toiminnan monipuolisuus 4,3 Hankintatoimen/ yksiköiden avustaminen 4,1
Suomen Yrittäjien Elinkeinopoliittinen mittaristo (ELPO) -kysely Tulokset julkistettiin Tampereella 23.5.2018 Kouvolan hankintapolitiikka 2016 2018 -> oli noussut arvosanoilla mitattuna 5,9:stä -> 6,6:een ja 3. sijalle yli 50 000 as. kuntien sarjassa Kouvolan päätöksenteon yrityslähtöisyys 2016 2018 -> oli noussut arvosanoilla mitattuna 5,6:sta -> 6,6:een Parannusta selittävät: -> Kouvolan kaupungin, elinkeinoyhtiö Kinnon ja yrittäjäyhdistysten muodostaman Eturyhmän tiivis yhteistyö -> v. 2017 käynnistynyt hankinta-asiamiestoiminta sekä -> Lisääntynyt viestintä ja markkinavuoropuhelut yrittäjien ja kaupungin välillä
MARKKINAVUOROPUHELU YRITYSTEN OSALLISTAMISEN TYÖKALUNA Markkinoilla on paras ymmärrys vaihtoehtoisista tavoista tarjota palvelua/ tuotetta. Markkinavuoropuhelu on väline tämän osaamisen hyödyntämiseksi hankinnan suunnittelussa. Markkinavuoropuhelussa hankintayksikkö suunnittelee yhdessä yritysten kanssa toteutettavaa hankintaa. Kyseessä ei ole tiedotustilaisuus. HYÖDYT: Vahvistaa tilaajan ja tuottajan yhteistyötä Tukee uusien tuottajien tunnistamista Täsmentää hankinnan kohdetta ja voi jopa muuttaa hankinnan määrittelyä merkittävästi Tukee asiakkaiden segmentoinnissa
MARKKINAKARTOITUS (HL 65 ) OSA HANKINNAN SUUNNITTELU- JA VALMISTELUVAIHETTA Markkinakartoituksella tarkoitetaan kaikkea sitä markkinoilla olevaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan. Markkinakartoituksella pyritään saamaan tarkempi käsitys esim. siitä miten hankinnan kohde kannattaisi tarjouspyynnössä määritellä. Lisäksi halutaan selvittää esim. Millaisia yrityksiä/ palveluja markkinoilla on tarjolla? Millaisilla ratkaisuilla voitaisiin parhaiten vastata hankintayksikön tarpeisiin? Millaisia vaatimuksia ehdokkaille tai tarjoajille olisi hyvä asettaa? jne. Yrityksiä puolestaan kiinnostaa Millaisia vähimmäisvaatimuksia hankinnan kohteelle on suunniteltu? Millä perusteilla tarjouksia vertaillaan? Mitkä hinnat vaikuttavat vertailuun ja millä muilla seikoilla on merkitystä? Mitä asiakirjoja tarjoukseen tulee liittää? Milloin ja missä muodossa tarjous tulee antaa? Hyväksytäänkö osatarjoukset? Millaisiin sopimusehtoihin tarjouksessa tulee sitoutua?
ALUEEN YRITYKSET OSALLISTUVAT YHÄ SUUREMMASSA MÄÄRIN TARJOUSPYYNTÖIHIN Tulosodotukset: Tarjouspyynnöt valmistellaan ja toteutetaan alueen yritykset huomioon ottaen. Vuoropuhelua varten järjestetään markkinakartoituksia. Pk-yrityksille on välitetty kehittämishaasteita ja liiketoimintamahdollisuuksia kaupungin markkinakartoitusten ja infojen muodossa. Julkisiin kilpailutuksiin osallistuneiden yritysten määrä kasvaa Kouvolassa. Järjestetyt vuoropuhelut (23 kpl), esimerkkeinä: Tekninen vuoropuhelu (TVP) 18.-19.5.2017: Ikäihmisten päiväkeskus ja kylpypalvelujen kuljetukset (10 yritystä) Markkinakartoitus 4.9.2017 + TVP: Elintarvikehankintojen markkinakartoitus (4 hankintaa + erikoistuotteet) (30 hlöä) Vuoropuhelu 21.9.2017: Urakoitsijapalaveri lumenauraus-sopimuksen optiovuosien käytöstä (20 hlöä) Markkinakartoitus 24.11.2017: Yhdyskuntatekniikan suunnittelun puitesopimuskonsulttien hankinnat (10 eri osa-aluetta) (31 hlöä) Tekninen vuoropuhelu (TVP) 2017: Toimistotarvikkeet ja palvelutuotteet (3 yritystä) Markkinakartoitus 23.1.2018+ TVP: Kouvolan seudun joukkoliikenteen käsi- ja pysäkkiaikataulujen suunnittelu ja toteutus (13 hlöä) Markkinakartoitus 5.3.2018: Joukkoliikenteen asiakaspalvelupisteen järjestäminen (7 hlöä) Markkinakartoitus 19.3.2018: Esittelyssä tilapalvelujen v. 2018 pieninvestointikohteet ( 32 hlöä) Markkinakartoitus 22.3.2018: Kouvolan Asunnot Oy:n asuntojen vaihtoihin liittyvät korjaustyöt (25 hlöä) Markkinakartoitus 22.3.2018: Kouvolan Asunnot Oy:n asuntojen vaihtoihin liittyvät LVI-työt (8 hlöä) Markkinakartoitus 3.4.2018: Esittelyssä yhdyskuntatekniikan ja Kouvolan Vesi Oy:n v. 2018 rakennuskohteet (27 hlöä) Markkinakartoitus 5.6.2018 + TVP: Kouvolan kaupungin koulukuljetukset (22 hlöä) Markkinakartoitus 22.8.2018: Työ- ja toimintakyvyn arvioinnit (25 hlöä) Markkinakartoitus 9.10.2018: Kouvolan kaupungin työnohjauspalvelut (15 hlöä) Markkinakartoitus 30.11.2018: Korian rautatieseisakkeen katosten rakentaminen (16 hlöä)
ALUEEN YRITYKSET OSALLISTUVAT YHÄ SUUREMMASSA MÄÄRIN TARJOUSPYYNTÖIHIN Kouvolan kaupungin ostolaskut 2013 2017 (uusi tilasto 2018) Vuonna 2017 kaupungin ostolaskut yhteensä 201,5 milj., toimittajia 3927 kpl Kouvolalaisia toimittajia 1208 kpl (30,9 %), ostot kouvolalaisilta toimittajilta 77,8 milj. (38,6 %) Tavoite: Hankintojen paikallisuusaste kasvaa, hankintojen suunnittelussa otetaan huomioon paikallinen tarjonta, kun se on mahdollista, mittarina paikallisuusaste % Kouvolan kaupungin hankintaohjelma 2018-2021 Pk-yrittäjien osallistuminen tarjouskilpailuihin mahdollistuu aiempaa paremmin Hankinnat toteutetaan pk-yrityksille soveltuvina kokonaisuuksina, kun jakamisesta ei aiheudu olennaista haittaa kaupungin palvelutuotannolle Mittarina tarjousten määrä kpl/ vuosi Cloudia-sopimushallinta- ja kilpailutusjärjestelmien käyttöönotolla parannetaan hankintojen seurantaa Tavoitteeseen pääsy edellyttää määrätietoisia kehittämistoimia sekä hankintayksiköiden että yrittäjien hankintaosaamisessa, vanhoista käytänteistä poisoppimista, uuden oppimista puolin ja toisin sekä tiivistä ja avointa vuoropuhelua
PAIKALLISET YRITTÄJÄT OVAT OSALLISTUNEET KAUPUNGIN HANKINTAOHJELMAN UUDISTAMISEEN > UUSI HANKINTAOHJELMA HYVÄKSYTTIIN 18.6.2018 Tulosodotukset: Yrityksiltä kerätyt tarpeet ja toiveet on välitetty julkisille hankintayksiköille. Ohjelma on ymmärrettävä ja markkinoita ohjaava. Kaupungin julkisiin hankintoihin liittyvä ohjeistus ja informaatio on kaikkien yritysten käytettävissä. Alueen yrittäjät on osallistettu kaupungin hankintaohjelman uudistamiseen. Tehdyt toimenpiteet: Hankinta-asiamies laati toimenpide-ehdotuksia yrittäjien ja kaupungin välisen hankintayhteistyön kehittämiseksi 30.5.2017 -> toimitettu kaupungin Eturyhmälle 20.6. ja kaupungin hankintapäällikölle 20.9.2017 Kouvolan kaupunkistrategia hyväksyttiin 29.1.2018 -> Tavoitteena mm. kaupungin hankintojen paikallisuusasteen nousu 39,3 % -> 60 % vuoteen 2030 mennessä Hankinta-asiamies kutsuttiin Kouvolan kaupungin hankintaohjelmaa valmistelevaan ohjausryhmään: palaverit 10.4.2018 ja 15.5.2018 -> konkreettinen osallistuminen ohjelman valmisteluun ja yrittäjien infoaminen valmisteluprosessin etenemisestä Yrittäjät antoivat kommentteja hankintaohjelmaluonnokseen 23.5.2018 mennessä Ohjausryhmän ja yrittäjien välinen keskustelutilaisuus hankintaohjelman ja ohjeluonnosten sisällöistä sekä tulevasta ennakkoarviointilomakkeesta pidettiin 25.5.2018 Kaupunginhallitus hyväksyi hankintaohjelman 18.6.2018 2019 -> Vuoden aikana hankintaohjelman tavoitteiden toteutumista seurataan ja kehitetään yhteistyössä yrittäjäjärjestön edustajien kanssa 3 x vuodessa
JÄRJESTELMÄLLINEN JA JATKUVA VUOROPUHELU JULKISTEN HANKKIJOIDEN JA ALUEEN YRITTÄJIEN VÄLILLÄ Hankintaohjelmaan kirjattu hankintatoiminnan kehittämisen tavoitteeksi markkinavuoropuhelujen järjestäminen aiempaa useammin Hankintojen painopisteen siirtäminen suunnittelu- ja sopimuksenaikaisiin toimintavaiheisiin, joista käytännön esimerkkeinä mm. Hankintojen suunnittelun aikajänteen pidentäminen Asiakaskyselyt Vaikuttavuusarviointien laadinta Markkinakartoitukset ja vuoropuhelut Säännölliset vuoropuhelut toimittajien kanssa sopimuskaudella edistävät innovatiivisten ja vaikuttavuutta tavoittelevien ratkaisujen löytymistä seuraavassa hankintaprosessissa Hankintasopimusten hallinnointia ja sopimusehtojen valvontaa edistetään Cloudia-sopimushallintajärjestelmän käyttöönotolla
KÄYNNISTETTY TÄYSIN UUSI MALLI YRITYSTEN HANKINTAOSAAMISEN KEHITTÄMISEKSI Tulosodotukset: Hankintaohjelma on yrittäjien kannalta ymmärrettävä ja markkinoita ohjaava. Hankkeeseen osallistuneet pk-yritykset ymmärtävät hankintaprosessin ja osaavat käyttää kilpailutukseen sähköisiä välineitä sekä löytävät omaa toimintaansa ohjaavaa informaatiota julkisista hankinnoista. Yritykset ovat solmineet kontakteja toisiinsa ja tuntevat mahdollisuudet osallistua kilpailutuksiin yhteistarjouksella. Paikallisten yritysten kyky tarjota kansallisiin ja kansainvälisiin tarjouskilpailuihin nousee. Alueen yritykset osallistuvat yhä suuremmassa määrin tarjouspyyntöihin. Tehdyt toimenpiteet v. 2018-2019: Pk-yrittäjiä on asiakaskäyntien yhteydessä ohjattu käyttämään sähköisiä tarjousportaaleja 26.3.2019 yrittäjille järjestettiin hankinta-asiamiehen toimesta Cloudian käyttökoulutus Tarjouksen tekeminen Pienhankinta- ja Tarjouspalveluihin, ESPD-lomakkeen täyttö ja dynaaminen hankintajärjestelmä Hankintaosaamisen lisäämiseen toteutetut koulutustilaisuudet v. 2018: 25.1. Innovatiiviset hankintamenettelyt (innovaatiokumppanuus, allianssi-malli ja käänteinen kilpailutus) (30 hlöä) 30.1. Verkkolaskutuskoulutus yrityksille (31 hlöä) 13.2. Hankintaseminaari Sokos Hotel Vaakunassa (98 hlöä) 7.6. Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Kouvolassa 20.9. Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Anjalassa 27.9. Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Valkealassa (yht. n. 90 hlöä) 4.10. Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Elimäellä 11.10. Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Jaalassa 18.10. Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Kuusankoskella
PK-YRITTÄJIÄ ON KOULUTETTU TÄYTTÄMÄÄN TILAAJAVASTUU SEKÄ TOIMIALANSA KELPOISUUS- JA LAATUKRITEERIT Tilaajavastuulain tavoitteena on edistää yritysten välistä tasavertaista kilpailua työehtojen noudattamista luoda tilaajalle edellytyksiä varmistaa, että sopimuskumppanit täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa Harmaan talouden torjunta
HANKINNAT OVAT VIESTINTÄÄ Hankintojen onnistuminen riippuu keskeisesti siitä, miten viestintä onnistuu Onko tieto hankinnasta tavoittanut potentiaaliset tarjoajat? Onko hankinta herättänyt kiinnostusta tarjoajissa? Onko hankinnan sisältö ymmärretty oikein? Onko tilaajan tarpeet ymmärretty oikein? Ovatko tarjoukset muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukaisia? Käynnistyykö yhteistyö sujuvasti (yhteisymmärrys sopimuksen sisällöstä)? Viestinnän tavoitteena on yhteisen ymmärryksen luominen!
HANKINTA-ASIAMIESPALVELUN TOIMINTAMALLIN JUURRUTTAMINEN Tavoite: Hankinta-asiamiespalvelu muodostuu pysyväksi toiminnaksi seudulla Tulos: Hankinta-asiamiespalvelu juurrutetaan 1.5.2019 alkaen osaksi Kouvola Innovationin palveluja (toimivan yrityksen kehittämispalvelut) 15.1.2019 hyväksyttiin Kinnon ja Kouvolan kaupungin välinen sopimus elinkeinopalvelujen, elinkeinojen kehittämistoimenpiteiden, kaupunkimarkkinoinnin sekä kokous- ja tapahtumapalvelun tuottamisesta Hankinta-asiamiespalvelu on jatkossa osa Kinnon palveluja, jonka avulla on tarkoitus lisätä pk-yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin kouluttamalla tarjousten tekemiseen ja erilaisten sähköisten välineiden käyttöön. Lisäksi vahvistetaan järjestelmällistä ja jatkuvaa vuoropuhelua hankintayksiköiden ja alueen yrittäjien välillä sekä edistetään yritysten verkostoitumista ja keskinäistä yhteistyötä.
MITÄ HYÖTYÄ KUNNALLE/ HANKINTAYKSIKÖILLE ON HANKINTA-ASIAMIEHESTÄ? Auttaa tarvittaessa kaupungin hankintaohjelman ja ohjeistusten laadinnassa Tukee kaupungin hankintaohjelman toimeenpanoa Tukee kaupungin ja sen yhtiöiden hankintojen kehittämistä yhteistyössä yrittäjien kanssa On apuna tarjouspyyntöjen kehittämistyössä, jotta myös yritykset voivat tarjota Kartoittaa markkinoita ja auttaa markkinavuoropuhelujen järjestämisessä Tukee vuorovaikutuksen ja luottamuksen rakentamista yrittäjien ja kaupungin välillä
HANKINTA-ASIAMIEHEN TEHTÄVÄT 1.5.2019 JÄLKEEN Kouvolan kaupungin hankintaohjelman toimeenpanon tukeminen ja tarvittaviin kehittämistoimiin osallistuminen Yhteistyö Kouvolan kaupungin hankintayksiköiden kanssa hankintojen valmistelussa ja kilpailutuksissa (kunta, yhtiöt, kuntayhtymä) Markkinatiedon hankinta ja toimittaminen hankintayksiköille Markkinavuoropuhelujen järjestäminen yhteistyössä hankintayksiköiden kanssa Olla pyydettäessä apuna tarjouspyyntöjen kehittämistyössä Kymsote yhteistyö (?) Kouvola Innovation Oy:n ja Kouvolan Yritystilat Oy:n hankintojen kehittäminen Hankintaohjeistukset, malliasiakirjat, koulutukset, hankintojen ennakkoarvioinnit, hankintojen seuranta, pilotoinnit Yritysten tukeminen tarjouskilpailuissa Kertoa, mistä julkiset hankinnat löytyvät ja aktivoida tarjoamaan Hankintaneuvonta ja yhteistyö Suomen Yrittäjien hankinta-asiamiesverkoston kanssa Tarjouspyyntöjen välittäminen ja tiedottaminen ajankohtaisista hankinnoista Opastaminen digitaalisten työvälineiden käytössä (mm. Hilma, Cloudia ym.) Tarjoajien aktivointi ja avustaminen tarjousten tekemisessä Tarvittaessa ryhmittymien muodostaminen/ alihankkijoiden etsiminen Tiedon välittäminen yrittäjiä avustaville hankintakonsulteille Kouluttaminen ja koulutusten järjestäminen hankintayksiköille ja yrittäjille Hankintalaki, tarjoustyökalut, sähköiset portaalit, hankintavahti-palvelu Viestintä
KOUVOLAN HANKINTA-ASIAMIES Tavattavissa ajanvarauksella puh. 020 615 5039 tai sähköpostitse marita.melkko@kinno.fi Palvelupiste Kasarminmäellä os. Vartiotie 4, 2. krs, Tehtävänä Edistää vuoropuhelua eri osapuolten välillä Tukea erityisesti pk-yritysten mahdollisuuksia päästä mukaan julkisiin hankintoihin Neuvoa, kouluttaa ja aktivoida yritys- ja kuntasektoria sekä kaupungin yhtiöitä julkisiin hankintoihin liittyen
KIITOS!