SAVONLINNAN SEUDUN TAPAHTUMAKARTOITUS

Laura Holma ja Anni Hämäläinen SAVONLINNAN SEUDUN TAPAHTUMAKARTOITUS Opinnäytetyö Matkailun koulutusohjelma Toukokuu 2007

1

KUVAILULEHTI Opinnäytetyön päivämäärä Tekijä(t) Laura Holma ja Anni Hämäläinen Nimeke Koulutusohjelma ja suuntautuminen Matkailun koulutusohjelma Savonlinnan seudun tapahtumakartoitus Tiivistelmä Tässä opinnäytetyössä tutkitaan Savonlinnan seudun tapahtumien nykytilannetta sekä selvitetään tapahtumien selviytymismahdollisuuksia jatkoa ajatellen ja annetaan kehitysideoita tulevaisuutta silmällä pitäen. Tutkimuksessa selvitetään Savonlinnan seudun tapahtumien tavoitteita, kestoa, yhteistyökumppaneita ja tapahtumasta aiheutuvia kustannuksia. Lisäksi tutkimuksessa pyritään saamaan tietoa siitä, miten tapahtumajärjestäjät näkevät Savonlinnan seudun tapahtumien nykytilan ja tulevaisuuden. Tutkimuksessamme käytimme esimerkkinä uuden toimintamallin luomisessa Edinburgh Fringe festivaalia. Tutkimus on suoritettu puolistrukturoidulla postikyselyllä sekä haastattelemalla kahta tapahtumajärjestäjää. Postikyselyn kohderyhmänä ovat Savonlinnan seudun tapahtumajärjestäjät, jotka antoivat kyselyssä tapahtumiensa tietoja vuodelta 2005. Kysely toteutettiin kesä-syyskuussa 2006. Otoskooksi muodostui 29 tapahtumaa. Lopulliseksi vastaajajoukoksi muodostui 13 tapahtumaa. Vastausprosentti oli näin ollen 44,8 %. Tuloksia analysoitiin Microsoft Excel - ohjelmalla. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että Savonlinnan seudulla on paljon monipuolisia tapahtumia. Ongelmana nähdään toteuttajien lyhytjänteisyys ja yhteistyön puute. Myös alueen syrjäinen sijainti ja huonot kulkuyhteydet koetaan ongelmana. Tämän tutkimuksen perusteella mielestämme Edinburgh Fringe on mahdollista toteuttaa jossakin määrin, mutta se vaatii asenteiden muutosta ja entistä enemmän yhteistyötä eri toimijoiden kesken. Asiasanat (avainsanat) tapahtuma, verkostoituminen, fringe, festivaali Sivumäärä Kieli URN 54 sivua Suomi Huomautus (huomautukset liitteistä) Liitteet: Saatteet, kyselylomake URN:NBN:fi:mamkopinn200782493 Ohjaavan opettajan nimi Virpi Kurki Opinnäytetyön toimeksiantaja Savonlinnan seudun kuntayhtymä

KUVAILULEHTI Opinnäytetyön päivämäärä Tekijä(t) Laura Holma ja Anni Hämäläinen Nimeke Koulutusohjelma ja suuntautuminen Degree program in Tourism Researching Events in the Savonlinna Area. Tiivistelmä This bachelor s thesis clarifies the present state of the events in the Savonlinna area and it also clarifies how the events will probably survive in the future. Suggestions on how the events could be developed are given. In this study, we have collected information from the event organisers about the events objectives, duration, partners and the costs caused by the events. In this study w e aim at obtaining the views of the event organisers on what they think about the current situation of the events in the Savonlinna area and how they will see their future. In this study, we used as an example the Edinburgh Fringe Festival on how to develop the events. This study was carried out by using a half structured and posted questionnaire and also by interviewing two event organisers. The posted questionnaire was targeted to event organisers in the Savonlinna area, who gave information of their events from the year 2005. The survey was carried out between June and September 2006. The sample size was 29 event organisers and 13 of those replied. So the reply percentage was 44.8 %. The results were analyzed by Microsoft Excel-program. The results of this study show that there are a number of various events in the Savonlinna area. The study reveals the following problems: There is a lack of collaboration and people tend not to see the benefits in the long run and instead give up before getting started. The remote location and lack of functional transportation connections have a negative effect on the attraction of the Savonlinna area. In this study we see that the events could be developed according to the model of the Edinburgh Fringe to some extent, but it would require a change of attitudes and willingness to work together as one. Asiasanat (avainsanat) event, networking, fringe, festival Sivumäärä Kieli URN 54 pages Finnish Huomautus (huomautukset liitteistä) URN:NBN:fi:mamkopinn200782493 Appendices: Covering letters, questionnaire Ohjaavan opettajan nimi Virpi Kurki Opinnäytetyön toimeksiantaja Savonlinna Region s Association of Municipalities

SISÄLTÖ 1 JOHDANTO... 1 1.1 Opinnäytetyön taustaa... 1 1.2 Opinnäytetyön tutkimusongelma ja tavoitteet... 2 1.3 Peruskäsitteet... 3 1.4 Aikaisempaa kirjallisuutta... 5 1.5 Opinnäytetyön rakenne... 6 2 YLEISÖTAPAHTUMAT... 7 2.1 Yleisötapahtumien taustaa meillä ja maailmalla... 7 2.2 Tapahtumalajit tapahtuman aiheen mukaan... 9 2.3 Tapahtumalajit toteuttamistavan mukaan... 11 2.4 Tapahtumaprosessin kulku... 13 2.5 Savonlinnan seudun tapahtumat... 15 2.6 Tapahtumien yleisö-/osallistujamäärien kehitys... 17 2.7 Edinburgh Fringe... 18 2.7.1. Edinburgh Fringe tänään... 19 2.7.2 Baby fringe Savonlinnassa?... 19 3 VERKOSTOITUMINEN... 20 3.1 Miksi yritykset verkostoituvat?... 21 3.2 Liiketoimintaverkkojen jaottelu... 22 3.2.1. Jaottelu strategian mukaan... 23 3.2.2. Jaottelu yhteistyömallin mukaan... 23 3.3 Tapahtumien välinen verkostoyhteistyö... 25 3.4 Yritysyhteistyöstä arvoketjuajatteluun... 26 4 SAVONLINNAN SEUDUN TAPAHTUMAKARTOITUS... 28

4.1 Tutkimusmenetelmän valinta ja toteutus... 28 4.2 Kyselylomake... 29 4.3 Haastattelut... 29 4.4 Tutkimukselle asetettavat kriteerit... 30 5 TUTKIMUSTULOKSET... 31 5.5.1. Tutkimuksemme rajaukset... 31 5.5.2. Savonlinnan seudun tapahtumajärjestäjien profiili... 33 5.5.3. Tapahtuman järjestämistä koskevat tiedot... 35 5.5.4. Tapahtuman sponsoreita koskevat tiedot... 36 5.5.5. Tapahtuman yhteistyökumppaneita koskevat tiedot... 37 5.5.6. Tapahtuman kustannuksia koskevat tiedot... 37 5.5.7, Tapahtuman medianäkyvyyttä koskevat tiedot... 38 5.5.8. Tapahtuman tulot ja menot... 38 5.5.9. Tapahtuman vaikutus paikkakunnan muihin palveluihin... 38 5.6 Teemahaastattelut... 39 5.7 Tuloksien yhteenveto... 41 6 TAPAHTUMIEN SWOT-ANALYYSI... 42 7 POHDINTAA... 48 LÄHTEET... 52 LIITTEET 1 Saate 2 Saate 3 Kyselylomake

1 1 JOHDANTO 1.1 Opinnäytetyön taustaa Savonlinnan kulttuurielämästä ja tapahtumien nykytilasta on keskusteltu paljon viime vuosina niin lehtien sivuilla kuin turuilla ja toreilla. Yleinen ilmapiiri on antanut ymmärtää, että ihmiset ovat huolissaan tapahtumien jatkuvuudesta tulevaisuudessa. Savonlinnan seudulla lähes koko elämämme asuneina olemme luonnollisesti itsekin huolissamme Savonlinnan seudun tapahtumien tulevaisuudesta ja niinpä teimme tätä tutkimusta suurella mielenkiinnolla. Projektimme alkoi toukokuussa 2006. Saimme opinnäytetyömme aiheen toimeksiantona Savonlinnan seudun kuntayhtymältä. Tarkoituksenamme oli tehdä Savonlinnan seudulla tapahtumakartoitus. Mielestämme elämyksiä tuottavien tapahtumien toimintaedellytykset on turvattava Savonlinnan seudulla siitäkin huolimatta, että julkisen sektorin tuki vähenee ja kulttuuri-, viihde-, sekä liikuntatapahtumat tarvitsevat lisää tuotannon ja markkinoinnin osaamista taloudellisen tuloksen varmistamiseksi. Savonlinnan seudun tapahtumakartoitus on ajankohtainen, sillä moni kulttuurikohde on joutunut lakkauttamaan toimintansa, sillä julkista tukea tapahtumille on leikattu rankalla kädellä. Muun muassa viimeisen vuoden aikana ovat sulkeneet ovensa Putkinotko, Taidemuseo ja Koti Linnankadulla. Savonlinnan kulttuurielämä on kärsinyt viime vuosina paljon. Savonlinnan seudun tapahtumista on lopetettu muun muassa Kuhahäntä, Elokuvajuhlat sekä Savonlinnan balettijuhlat. Toimintaansa vielä jatkaa esimerkiksi Pyhän Olavin päivä, Inri ristinuhri sekä kalamarkkinat. Kuitenkin nämäkin tapahtumat taistelevat joka vuosi olemassa olostaan. Vuodelle 2007 on odotettavissa jälleen vähemmän julkista tukea. Tulevaisuus näyttää tällä hetkellä synkältä, joten uudet ideat Savonlinnan kulttuurielämän elvyttämiseksi ovat tervetulleita. Mikä on sitten syynä siihen, että toiset tapahtumat menestyvät vuodesta toiseen ja toiset eivät ennätä kunnolla päästä alkuun kun ne joutuvat lopettamaan toimintansa? Ehkäpä yksi syy tähän on ollut se, että savonlinnalaisilla tapahtumajärjestäjillä on aina

2 riittänyt paljon hyviä ideoita uusille tapahtumille ja tempauksille, mutta ammattitaitoiset toteuttajat ovat puuttuneet. Monen tapahtuman kohtaloksi on koitunut ahneus. Tuloksia halutaan heti, ja itse kehitystyölle ei varata tarpeeksi aikaa. Suunnitelmia tulisi tehdä pitkälle tähtäimelle, eikä ladata kaikkia odotuksia ensimmäisille vuosille. Yleensä aina uutta toimintaa aloittaessa yritystoiminta on kannattamatonta, ja vasta vuosien saatossa kovalla työllä se saadaan tuottavaksi. Savonlinnan Oopperajuhlat ja Sulkavan Suursoudut ovat oiva esimerkki siitä, kuinka ne ovat suurella työllä raivanneet itsensä menestyksekkäiksi tapahtumiksi ja koko kansan suosikeiksi. Tämän opinnäytetyön eli Savonlinnan seudun tapahtumakartoituksesta esille tulevien tutkimustulosten perusteella on tarkoitus selvittää, onko seudulla mahdollista kehittää tapahtumien yhteistyötä. Mahdollisen yhteistyömallin erääksi esikuvaksi on esitetty 1940-luvulla lähinnä kansalaisliikkeenä alkanutta tapahtumien yhteistyömallia, josta kehittyi Edinburgh Fringe-kokonaisuus. Nimensä mukaan liike syntyi Edinburghissa. Tänä päivänä se on maailman suurin kulttuuritapahtuma, ja Fringe monina eri festivaaliversioina on levinnyt ympäri maailmaa. 1.2 Opinnäytetyön tutkimusongelma ja tavoitteet Opinnäytetyömme tutkimusongelmana on kartoittaa Savonlinnan seudun tapahtumien nykytilanne, selvittää niiden selviytymismahdollisuuksia jatkoa ajatellen ja antaa kehitysideoita tulevaisuutta varten. Tavoitteenamme on tehdä johtopäätöksiä tapahtumien merkityksestä sekä arvioida, kuinka turvata tapahtumien menestyksellisyys tulevaisuudessa. Tutkimuksessamme käytämme esimerkkinä uuden toimintamallin luomisessa Edinburgh Fringe kulttuurifestivaalia. Arvioimme sitä, miten ja missä mittakaavassa tätä toimintamallia voisi soveltaa Savonlinnan seudulle vai onko se ylipäätänsä mahdollista ja järkevää. Tutkimusmenetelmänä käytämme sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista menetelmää. Tiedon keruu tapahtui kyselylomakkeen ja teemahaastattelujen avulla.

3 Apuvälineenä tavoitteidemme saavuttamiseksi käytimme swot-analyysia, johon keräsimme tietoja kyselylomakkeista, haastatteluista ja kirjallisuudesta. Opinnäytetyössämme kuvaamme tapahtumien nykytilaa ja kehittämisideoita sekä tapahtumajärjestäjän, että tapahtumakävijän näkökulmasta. 1.3 Peruskäsitteet Tapahtuma. Tapahtuma on yleinen ja yleisölle avoin. Tavoitteena on toteuttaa tai esitellä yksi tai useampi teema. Getzin mukaan tapahtuma järjestetään korkeintaan kerran vuodessa ja sen pituus on määritelty etukäteen, eikä sillä ole pysyvää rakennetta. (Getz 1989, 125.) Tapahtumat voidaan luokitella joko tapahtumiksi, jotka koetaan henkilökohtaisesti paikan päällä tai massamediatapahtumaksi, jotka koetaan esimerkiksi radion ja television välityksellä (Larson 1997, 2). Tapahtumia on kaiken kokoisia; on tuhansia ihmisiä kerääviä tapahtumia ja vain pienille ryhmille suunniteltuja tapahtumia. Kuitenkin molemmissa tapauksissa käytetään samanlaista pohjaa suunnitellessa ja toteuttaessa tapahtumaa. Molemmissa perusasiat ovat samat. Isoissa tapahtumissa suunnitelmat ovat yleensä aloitettu kuukausia/vuosia aikaisemmin, kun pienimuotoisemman voi hoitaa yleensä muutaman kuukauden aikataululla. (Mustonen 2005.) Elämys. Elämys on positiivinen, moniaistinen ja kokonaisvaltainen tunnekokemus, joka voi tuottaa kokijalleen henkilökohtaisen muutoskokemuksen. Elämys on aina subjektiivinen kokemus ja useiden eri tekijöiden summa. (Janhila 2005.) Matkailussa muutos jälkifordistiseen tuotantoon on tarkoittanut siirtymistä massaturismista kohti yksilöllistä ja segmentoitunutta matkailua sekä kuluttajaryhmiä erottelevia tuotteita. Ne mahdollistavat myös yksilöllisten matkailuelämysten kokemisen jossa elämyksellisyys viittaa siis yksilölliseen kokemiseen ja hetkellisyyteen, toteaa Hemmi (2005, 377 378). Elämys antaa tunteen, että kaikesta huolimatta ihminen yksilönä on olemassa ja elossa. Elämyksiä voi yhtälailla olla tarjolla televisiossa tai ulkona luonnossa (Hemmi 2005, 379).

4 Verkostoituminen. Verkostoituminen on prosessi, jossa yhteistyöyritysten tieto, osaaminen ja arvot yhdistetään lisäarvoa synnyttäväksi toiminnaksi (Tilastokeskus 2004, 14). Verkostoitumisella tarkoitetaan tapahtumatuottajaorganisaatioiden erilaisia yhteistyömuotoja, joihin osallistuvat samanaikaisesti useat eri tahot. Yhteistyötahot voivat olla joko muita toimijoita, organisaatioita ja yrityksiä ja yhteistyön intensiteetti voi vaihdella vapaaehtoisuudesta tiukasti määriteltyihin yhteistyösopimuksiin. (Tiainen 2003, 19 20.) Fringe: Fringe tarkoittaa suoraan suomeksi käännettynä hapsua, (hapsuttaa, hetale, koristaa ripsulla, laitama) (Rekiaro 1997, 922). Opinnäytetyössämme käytämme Fringeä mainittaessamme Edinburgh Fringe festivaaleista, joka on maailman suurin kulttuuritapahtuma. SWOT-analyysi. Swot-analyysi (strenghts, weaknesses, opportunities, threats) on Boston Consulting Groupin 1970-luvulla kehittämä nelikenttä-menetelmä, jota käytetään oppimisen tai ongelmien tunnistamisessa, arvioinnissa ja kehittämisessä. Se on hyödyllinen ja yksinkertainen työkalu hankkeiden ja projektien suunnittelussa. Swot-analyysissa kirjataan ylös analysoidun asian vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. (Opetushallitus.) Swot-analyysissä yrityksen olemassaoloa tarkastellaan sekä sisäisten että ulkoisten tekijöiden valossa. Sisäisiä tekijöitä, joihin yritys kykenee vaikuttamaan, ovat vahvuudet ja heikkoudet. Vahvuudet ovat positiivisia yrityksen sisäisiä tekijöitä, jotka auttavat yritystä menestymään ja toteuttamaan tavoitteensa ja päämääränsä. Heikkoudet vaikuttavat päinvastoin: ne estävät yrityksen menestymistä. Ulkoisia, yrityksen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevia tekijöitä ovat mahdollisuudet ja uhat. Käyttämällä hyväksi mahdollisuuksia yritys menestyy entistä paremmin. Toteutuessaan uhat puolestaan vaarantavat yrityksen menestyksen ja joskus jopa olemassaolon. (Opetushallitus.)

1.4 Aikaisempaa kirjallisuutta 5 Marja Tiainen on tehnyt opinnäyteyön Etelä-Savon kulttuuritapahtumien verkostoyhteistyöstä, Kaikki yhden ja yksi kaikkien puolesta? Työssään Tiainen kartoittaa Etelä-Savon kulttuurialan tapahtumatuotannon senhetkisiä verkostoyhteistyömuotoja sekä verkostoyhteistyön kehittämismahdollisuuksia tapahtumatuottajan näkökulmasta. Tutkimus on valmistunut vuonna 2003. Tutkimuksen mukaan tapahtumatuottajien näkemykset yhteistyöverkostojen kehittämisestä olivat pitkälti yhteneviä maakuntaliiton kulttuurinkehittämisohjelmaan kulttuurista työtä ja toimeentuloa kirjattujen toimialan yleisten kehittämistavoitteiden kanssa. Yhteistyötä haluttiin kehittää etenkin markkinointivaiheessa. Yhteistyön kehittämiseen ei kuitenkaan osata tai haluta oma-aloitteisesti vaan yhteistyöhön kaivataan koordinointi- ja veturiapua ulkopuolisilta tahoilta. Savonlinnan seudun yrityspalvelut ovat tuottaneet Savonlinnan seudun tapahtumien kehittämissuunnitelman vuosille 2005 2007. Suunnitelmassa otetaan kantaa muun muassa tapahtumien merkitykseen aluekehityksessä, aiempien tapahtumien kehitystyöhön, tapahtumien nykytilaan sekä tavoitteisiin. Suunnitelman mukaan tapahtumilta edellytetään tarkasti segmentoiduille yleisöryhmille kohdennettuja kokonaisvaltaisia elämyksiä, joiden jokainen palveluelementti on riittävän laadukas ja tuottaa lisäarvoa kohderyhmälleen. Suunnitelmassa todetaan muun muassa, että tapahtumat ja niiden ympärille syntyneet yhteistyöverkostot aktivoivat ja rohkaisevat paikkakunnan ihmisiä ja yritysmaailmaa muuhunkin toimintaan. Itä-Suomen Matkailun Kehitys Oy on koonnut Itä-Savon kuntayhtymän toimeksiannosta Savonlinnan seudun matkailustrategian vuosille 2001 2005. Strategiassa painotettiin yhteistyön välttämättömyyttä. Strategiassa todetaan, että yhteistyö on välttämätön markkinoinnissa, koska yritykset ovat pääosin pieniä, ja niille yksin markkinoille meno on vaikeaa. Savonlinnan seudun mahdollisuuksia kiristyvässä kilpailussa ovat omien vahvuuksien tehokas hyödyntäminen ja osaava toiminta. Menestykseen vaaditaan osaamista haistamaan kysynnän muutokset, ja osaamista tuottamaan kuluttajien tarvitsemat palvelut sekä tuomaan ne markkinoille nopeasti.

6 Timo Auvinen on koonnut selvityksen Kulttuuriyrittäjyydestä itäisessä Suomessa puhelinhaastattelujen avulla vuonna 2004. Selvitys on osa taustaselvitystä Itä-Suomi ohjelmaan. Tämän selvityksen toimeksiantajana oli Itä-Suomen neuvottelulautakunta. Auvisen mukaan kulttuurin tulisi olla nykyisin myös osa alueiden talous- ja elinkeinoajattelua, jolla taataan alueiden kilpailukyky, uudet elinkeinot, luovuus ja niin edelleen. Auvinen painottaa selvityksessä, että sisältöjen lisäksi pitää olla myös tuoteosaamista. Tapahtumia, tilaisuuksia ja kulttuurimatkailutuotteita on paljon, mutta harvat menestyvät ilman merkittävää tukea. Hilkka Wilkman ja Riitta Vahela-Kohonen ovat tehneet selvitystyön Savonlinna 2011, joka koskee Savonlinnan seudun edellytyksistä hanke Euroopan kulttuuripääkaupunkiehdokkuutta. Selvitys on julkaistu vuonna 2005. Selvityksessä käy ilmi, että Savonlinnan seudulla on sellaisia kulttuurisia ja matkailullisia vahvuuksia ja edellytyksiä, jotka antavat mahdollisuuden hakea kulttuuripääkaupunkiasemaa vuodelle 2011. Hilkka Wilkman on tehnyt tutkimuksen vuonna 2001 Kulttuurista työtä ja toimeentuloa, Etelä-Savon kulttuurin kehittämissuunnitelma. Kulttuurin kehittämissuunnittelua on tehty maakuntaliiton johdolla, ja suunnitelman valmistelua on ohjannut 15-jäseninen kulttuurin teemaryhmä. 1.5 Opinnäytetyön rakenne Opinnäytetyö on jaettu neljään osaan: johdanto, teoria, tutkimustulosten esittely ja tulosten yhteenveto ja pohdinta. Johdannossa eli ensimmäisessä luvussa kerrotaan opinnäytetyön taustasta; miten saimme opinnäyteyöni idean ja kuinka päädyimme lopulliseen aiheeseen. Kerromme myös tutkimuksemme tavoitteet, tutkimusongelman sekä valitsemamme tutkimusmenetelmät. Ensimmäisessä luvussa käydään läpi tutkimukseen liittyvät peruskäsitteet, kuten tapahtuma, kulttuuritapahtuma/elämys, elämys, verkostoituminen ja Fringe. Luvun lopussa esitellään myös aiemmat aiheeseen liittyvää aikaisempaa kirjallisuutta. Teoriaosassa luvussa kaksi perehdytään kulttuuri- ja yleisötapahtumiin yleisesti ottaen ja tuodaan esille esimerkkejä Savonlinnan seudun tapahtumista eri kategorioittain.

7 Lisäksi kyseisessä luvussa käsitellään tapahtumalajeja toteuttamistavan mukaan sekä kuvataan tapahtumaprosessin kulkua suunnittelusta jälkimarkkinointivaiheeseen. Luvussa kolme kerrotaan verkostoitumisesta. Siinä tuodaan esille verkostoitumisen määritelmä, verkostoitumisesta koituvat hyödyt yritykselle sekä liiketoimintaverkkojen perustyypit. Edinburgh Fringe -luvussa käsitellään Edinburg Fringeä yleisesti sekä sitä, kuinka se toimii tänään. Luvussa pohditaan myös, kuinka Edinburgh Fringe -yhteistyömallia voisi soveltaa Savonlinnan seudun alueelle ja mitä hyötyä siitä olisi seudulle. Luvussa viisi luodaan katsaus tarkemmin Savonlinnan Oopperajuhliin ja Sulkavan Soutuihin. Lisäksi kerrotaan lyhyesti muista Savonlinnan seudun tapahtumista. Kuudennessa luvussa käsitellään tämän opinnäytetyön tutkimusmenetelmiä ja aineiston keruuta sekä käydään läpi kyselylomaketta ja pohditaan tutkimustulosten luotettavuutta. Luvun lopussa syvennytään tutkimustuloksiin ja analysoidaan niitä sekä tarkastellaan Savonlinnan seudun tapahtumien vahvuuksia, heikkouksia, uhkia ja mahdollisuuksia swot-analyysin avulla. Luvussa pohdintaa tuomme esille päätelmiä pohjautuen tutkimustuloksiin sekä arvioimme, kuinka tutkimuksemme loppujen lopuksi onnistui ja toteutuivatko asettamamme tavoitteet. 2 YLEISÖTAPAHTUMAT 2.1 Yleisötapahtumien taustaa meillä ja maailmalla Jo antiikin Kreikassa 500-luvulla ekr. järjestettiin valtion sponsoroimia festivaaleja. Festivaalien järjestelyihin kuuluivat suunnittelu, organisointi, johtaminen sekä kontrollointi, kuten nykyisinkin. Rikkaat kansalaiset tukivat festivaaleja, ja kaupungit antoivat esiintymispaikat. Festivaaleilla esitettiin näytelmiä, jotka kestivät useita päiviä. (Kauhanen 2002, 14.) Festivaalit ovat kasvattaneet suosiotaan ympäri maailmaa. Suurimpana festivaaleista on kasvanut kulttuurifestivaalit, jotka tuovat esille paikallisia tapoja, historiaa ja erilaisia esittäviä artisteja. Arvioidaan, että maailmalla on noin 10 000

kulttuurifestivaalia, joista noin puolet nauttii kansainvälisestä huomiosta. (Hooves 2006, 16.) 8 Festivaalien kasvuun on vaikuttanut nykyinen matkustamisen helppous, turismin kasvu niin kansallisesti kuin kansainvälisestikin, sekä korkea koulutuksen taso. Festivaaleja ei nähdä enää pelkästään muoti-ilmiönä, vaan festivaaleista on tullut osa laajempia, paikallisia, alueellisia ja kansallisia kehitysstrategioita. (Hooves 2006, 17.) Jotta festivaalit voivat menestyä vuodesta toiseen, täytyy niiden pystyä vastaamaan alueellisiin muutoksiin omalla alueellaan. On myös huomattavissa yhä etenevässä määrin festivaalien halua kansainvälistyä. Tämä on johtanut siihen, että on luotu kilpailukykyisten kansainvälisten festivaalien markkinat erikoisverkostoineen, näyttämöineen, tuottajineen, kriitikoineen ja yleisöineen. (Hooves 2006, 17.) Suomeen festivaalikipinä tuli Kansanvalistusseuran sihteerin A. A Granfeltin vierailtua Tallinnan laulujuhlilla 1880. Granfelt alkoi järjestää Jyväskylään kesäksi 1881 musiikillista juhlakokousta, johon kutsuttiin kuoroja ja soittokuntia. 1890-luvulla laulujuhlat yleistyivät. Järjestettiin myös kaksikielisiä kesätapahtumia, jotka myöhemmin erkanivat omille tahoilleen. (Kauhanen 2002, 15.) 1900-luvulle tultaessa kuilu vauraan väestön ja köyhien välillä kasvoi. Työväestö alkoi järjestää omia aatteellisia juhliaan erillään valtion virallista kulttuuripolitiikkaa edustavista juhlista. 1900-luvun alkupuolella alkoi erikoistuneiden juhlien aika. Savonlinnan ensimmäiset oopperajuhlat toteutuivat tuon ajan kansainvälisesti menestyneimmän laulajattaren Aino Ackten idean pohjalta. (Kauhanen 2002, 16 17.) Kesätapahtumat yleistyivät 1960-luvulla. Finland Festival-ketjuun kuuluvilla kesäjuhlilla oli vuonna 1968 yli 100 000 kävijää ja seuraavana vuonna 150 000 kävijää. Tapahtumien kävijämäärät kasvoivat 1970-luvulla, mutta mukaan mahtui myös taloudellista alamäkeä. Tapahtumien rahoituspohjaa laajennettiin liikemaailman suuntaan 1980-luvulla, jolloin ryhdyttiin hakemaan sponsoreita toden teolla. Taloudellinen nousukausi takasi sen, että rahaa liikkui. Liikemaailmassa ymmärrettiin tapahtumissa esillä olemisen merkitys uusien asiakkaiden etsimisessä. (Kauhanen 2002, 18.)

9 Vuosikymmenen vaihteessa Suomessa alkoi laskukausi, jonka vaikutukset näkyivät yhteiskunnan kaikilla alueilla. Valtion ja kuntien tapahtumille antamat avustukset laskivat, eivätkä yritykset sponsoroineet niin paljon kuin 1980-luvulla. Siitä huolimatta tapahtumat houkuttelivat ihmisiä ja yleisöennätyksiä rikottiin. (Kauhanen 2002, 18.) 2.2 Tapahtumalajit tapahtuman aiheen mukaan Seuraavaksi esittelemme erilaisia tapahtumamuotoja ja annamme esimerkkejä, millä tavalla Savonlinnan seudulla on toteutettu kyseisiä tapahtumamuotoja. Kotiseutujuhla Kotiseutujuhlia ovat pitäjänpäivät, kaupunkien ja kuntien vuosipäivät ja perustamisen vuosijuhlat, kotiseudulliseen traditioon perustuvat tapahtumat, osa markkinaperinteestä sekä kansanmusiikkiin ja -tanssiin pohjautuvat tapahtumat. Suurin osa kotiseutujuhlista on edellä mainittuja pitäjänpäiviä ja kunnan nimikkopäiviä ja -viikkoja joiden tarkoituksena on esitellä paikallista perinnettä, kulttuuria, urheilua, kirkollista elämää, paikallista teollisuutta ja talouselämää. (Kauhanen 2002,19.) Savonlinnan kaupungin syntymäpäiviä vietetään 29.7. Päivä on nimetty Pyhän Olavin päiväksi, jolloin kaupungilla juhlitaan ilotulitusten ja toritanssien kera. Musiikkijuhlat Musiikkijuhlat ovat suosituimpia paikallisia tapahtumia. Usein myös muissa juhlissa, esimerkiksi uskonnollisissa, musiikilla on merkittävä osa. Kauhanen (2002, 19) on määritellyt musiikkijuhlat seuraaviin kategorioihin: yleismusiikkijuhlat, oopperajuhlat, kamarimusiikkijuhlat, jazz-tapahtumat, rockjuhlat ja muut musiikkijuhlat.

10 Savonlinnassa pidetään yhdet Suomen tunnetuimmista musiikkijuhlista, Savonlinnan oopperajuhlat. Oopperajuhlia vietetään joka kesä noin kuukauden ajan keskiaikaisessa Olavinlinnassa. Oopperajuhlat keräävät paikkakunnalle kymmeniä tuhansia oopperan ystäviä ympäri maailman joka kesä. Vuodenaikaan liittyvät tapahtumat Vuodenaikaan liittyviä tapahtumia ovat kirkkovuoden juhlapäivät, kunnan tai kaupungin perustamispäivät tai työvuoden kiertoon kuuluvat tapahtumat. Jouluun ja pääsiäiseen liittyvät uskonnolliset tapahtumat saavat runsaasti väkeä liikkeelle. Esimerkkinä työvuoden kiertoon kuuluvista tapahtumista ovat elonkorjuujuhlat. Monet kotiseutujuhlat ja musiikkitapahtumat kuuluvat myös taustaltaan tähän ryhmään. (Kauhanen 2002, 20.) Savonlinnassa pääsiäisen aikaan näytellään Olavinlinnan sisäpihalla Innri Ristinuhri, joka kertoo Jeesuksen viimeisistä kärsimyksistä ennen ylösnousemusta. Tämä näytelmä on saavuttanut suuren suosion paikkakuntalaisten keskuudessa. Markkinat Vanhaa markkinaperinnettä on ryhdytty viime vuosina elvyttämään. Markkinoihin on kytketty oheistapahtumia, jotka houkuttelevat eri-ikäistä yleisöä (Kauhanen 2002, 20). Markkinoita järjestetään myös teemoittain. Savonlinnassa järjestetään muun muassa joka vuosi kevät- ja syysmarkkinat, sekä kesäisin kalamarkkinat. Uskonnolliset ja kirkolliset juhlat Uskonnollisia ja kirkollisia juhlia ovat herätysliikkeiden ja yhdyskuntien tapahtumat. Esimerkkinä voi mainita vanhoillislestadiolaisten suviseurat, joka kerää vuosittain kymmeniä tuhansia osanottajia (Kauhanen 2002, 21). Teatteritapahtumat Teattereita ovat Kaupunginteatterit, harrastajateatterit ja kesäteatterit. Maamme laajin kansainvälinen teatteritaiteen katselmus on Tampereen Teatterikesä.

Harrastajateatteripäivät on puolestaan vuosittainen harrastajateatteritapahtuma. (Kauhanen 2002, 21.). Savonlinnassa on teatteri sekä hyvin suosittu kesäteatteri. 11 Yhteiskunnallisesti sävyttyneet tilaisuudet Varsinaisten kesäkokousten lisäksi poliittiset puolueet ja järjestöt järjestävät omia kesäjuhliaan. Tällainen on esimerkiksi Valkeakosken Työväen kulttuuritapahtuma. (Kauhanen 2002, 22.) Kuvataiteen tapahtumat Taidemuseot järjestävät etenkin kesäaikaan tapahtumiaan näyttelytoimintansa tueksi. Näin tekee esimerkiksi Retretti Punkaharjulla. Myös valokuvataiteella on omia tapahtumia. Elokuvajuhlista ovat tunnetuimpia Tampereen elokuvajuhlat, Sodankylän elokuvajuhlat ja Oulun kansainvälinen lastenelokuvien festivaali. (Kauhanen 2002, 22.) Savonlinnan taidemuseo on siirtänyt toimitilansa maakuntamuseon yhteyteen. Kesällä 2006 taidemuseossa oli esillä paikallisen kuvataideyhdistyksen Ars Novan näyttely. Muut tapahtumat Muiden tapahtumien kirjo on melkoinen. Esimerkkeinä voidaan mainita tukkilaiskisat, akankantomestaruuskilpailut ja pilkkikisat (Kauhanen 2002, 22). Myös Savonlinnan seudulla riittää vielä tapahtumatarjontaa, vaikkakin moni tapahtuma on joutunut lopettamaan toimintansa taloudellisista syistä. 2.3 Tapahtumalajit toteuttamistavan mukaan Seuraavat luvut 2.2 ja 2.3 perustuvat Vallon (2003, 69 72, 179 200) teokseen Tapahtuma on tilaisuus. 1. Itserakennettu tapahtuma Oman organisaation suunnittelema ja itse rakentama tapahtuma edellyttää sitoutumista ja valtaisaa työpanosta. Käytännössä tällöin kaikki tekeminen, etsiminen ja

12 varmistaminen ovat organisaation omilla harteilla. Edellytyksenä on osaavan projektipäällikön löytyminen oman organisaation sisältä. Usein organisaatiot päätyvät omien resurssien käyttöön kustannussyistä. Edut: valta päättää täysin tilaisuuden luonne varmuus lopputuloksesta Haasteet: suuri työmäärä ja vastuu osaamisen/kokemuksen puute 2. Ostettu tapahtuma Ostettaessa tapahtumaa tapahtumatoimistolle kerrotaan tapahtumasta ja sen tavoitteista, kohderyhmästä ja budjetista. Usein silloin toteutusidea ja teema tulevat tapahtumatoimistolta. Projektipäällikkö löytyy tapahtumatoimistosta, samoin tapahtuman koordinointi ja usein myös valvonta. Oma organisaatio tulee kuitenkin sitouttaa tapahtumaan, ja omasta organisaatiosta tulee löytyä oma projektipäällikkö ja vastuuhenkilö työpariksi tapahtumatoimistolle. Edut: juuri omalle organisaatiolle räätälöity ja mitoitettu osaamisen osto talon ulkopuolelta mahdollisuus keskittyä omaan työhön, jos ei ole omia resursseja Haasteet: kustannukset sisällön löytyminen kulissien lisäksi järjestelyjen kontrollointi vaikeaa 3. Ketjutettu tapahtuma Ketjutetulla tapahtumalla tarkoitetaan sitä, että organisaatio ostaa valmiita tapahtuman osia ja linkittää ne yhteen toimivaksi kokonaisuudeksi. Osasista rakennetaan toimiva tapahtumaketju ideaan ja teemaan sopivaksi. Tässä ovat apuna ohjelmapalvelujen

tarjoajat. 13 Edut: helppoa; valmiita paketteja on ostettavissa ja löydettävissä useisiin eri teemoihin ja tarpeisiin kustannukset tiedossa Haasteet: syntyykö tapahtuma kokonaisuus vai jääkö osallistujalle irrallinen olo tukevatko erilliset ohjelmat varmasti organisaation mainetta ja brandia varmistaminen voi ontua siirtymät vaiheesta seuraavaan 4. Kattotapahtuma Kattotapahtuman hyödyntämisellä tarkoitetaan sitä, että teema ostetaan ikään kuin valmiina, silloin kun mennään esimerkiksi Joutsan joutupäiville, jääkiekon MMkisoihin tai jalkapallo-otteluun. Kattotapahtuma tarvitsee aina sisäänrakennetun oman tapahtumapaketin ja isännöinnin. Edut: helppoa ja mukavaa; teema tulee usein tavallaan annettuna Haasteet: ei voida itse vaikuttaa, jos pääorganisaatio tyrii järjestelyissä tarvitaan oman tapahtuman rakentamista sisälle, jotta onnistuminen varmistetaan varasuunnitelma on oltava kaiken varalta 2.4 Tapahtumaprosessin kulku Tapahtumaprosessiin kuuluvat suunnittelu, toteutusvaihe sekä jälkimarkkinointivaihe. Suunnitteluvaihe Tapahtuman suunnittelu pitää aloittaa riittävän ajoissa. Suunnitteluun kannattaa ottaa

14 mukaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa kaikki ne ihmiset, joiden panosta tapahtuman toteutuksessa tarvitaan. Näin mukaan saadaan erilaisia näkökulmia ja ideoita ja kaikki tapahtumaa toteuttamassa olevat henkilöt sitoutuvat paremmin tapahtuman tavoitteisiin ja sitä kautta tapahtuman onnistumisen todennäköisyys kasvaa. Pisin ja aikaa vievin on suunnitteluvaihe. Se voi viedä useita kuukausia, jopa vuosia riippuen tapahtuman laajuudesta. Mitä isompia ja vaativampia tiloja tapahtumaan tarvitaan, sitä aikaisemmin tapahtumanjärjestäjän pitää olla liikkeellä. Toteutusvaihe Tapahtuman toteutusvaihe on se hetki tai ne hetket, jotka tekevät suuresta suunnitelmasta toden. Jokaisen, joka työskentelee tapahtumassa, on ymmärrettävä oma roolinsa ja osuutensa suuressa kokonaisuudessa. Onnistuminen vaatii eri tahojen saumatonta yhteistyötä. Tapahtuman toteutuksesta voidaan erottaa kolme vaihetta, jotka ovat rakennusvaihe, itse tapahtuma ja purkuvaihe. Rakennusvaihe on usein toteutusvaiheen aikaa vievin osuus. Se on se vaihe, jolloin kulissit pystytetään ja rekvisiittaa laitetaan kuntoon itse tapahtumaa varten. Itse tapahtuma on se suuri näytelmä, joka kestää vain hetken. Viimeisen vieraan lähtemisen jälkeen alkaa purkuvaihe, joka on usein myös paljon nopeampaa ja ajallisesti tehokkaammin toteutettavissa kuin rakennusvaihe. Jälkimarkkinointivaihe Tapahtuman jälkeen alkaa jälkimarkkinointi. Yksinkertaisimmillaan se voi olla materiaalin toimitus, kiitoskortin tai giveawayn (kylkiäinen) toimittaminen tai lähettäminen osallistujille. Tapahtumanjärjestäjät osoittavat näin mukana olleille arvostaneensa heidän osallistumistaan tapahtumaan. Jälkimarkkinointiin kuuluu aina myös palautteen kerääminen sekä omasta organisaatiosta että osallistujilta. Kerätystä palautteesta tapahtumanjärjestäjä kokoaa yhteenvedon, analysoi sen ja oppii siitä. Seuraavan tapahtuman suunnittelu on hyvä aloittaa edellisen tapahtuman opeista ja oivalluksista. Näin tapahtumaprosessi on