KILPAILUKYKYÄ HANKINTAOSAAMISELLA LOGY- tilaisuus 6.5.2014 Yrityksen hankintatoiminta on murroksessa, koska organisaation jalostusarvosta syntyy jopa 70% ulkopuolelta hankituista, ostetuista, resursseista. Tämä luo konkreettisia mahdollisuuksia parantaa kilpailukykyä ja tehokkuutta hankinnan avulla. Mutta miten valita oikeat keinot ja toteuttaa ne nopeasti? Entä miten tulla edelläkävijäksi? Hankintafoorumin päätavoite auttaa jokaista hankintatoimen osaajaa viemään omaa ja organisaationsa osaamista eteenpäin, avasi Ketty Korteiainen tilaisuuden ja jatkoi: Tänään julkistamme tämän tueksi myös projektin, mikä tuo konkreettisia kehitysvälineitä suomalaisille organisaatioille. Jalostusarvoa tuotetasolta kansantalouteen Viimeisen 5 vuoden aikana olemme ETLAssa tutkineet, miten melkein 60 eri toimialan tuotteen hinta jakau- tuu jalostusarvona sen koko globaa- lille toimitusketjulle, kertoo Timo Seppälä ja kysyy: Kuka nappaa arvon tuotteessa?. Suomessa muodostuvasta jalostusarvosta syntyy Suomen bruttokansantuote: tuote- ja yritystasolla toteutuva arvonlisä summautuu bruttokansantuotteeksi (katso kuva 1). Timo kertoo: Olemme kiinnostuneet siitä, että mahdollisimman suuri osa jalostusarvosta tehdään Suomessa. kertoo Timo ja jatkaa: Tämä on erittäin suuri mahdollisuus kaikille toimialoille. Timo Seppälä Teollinen internet muuttaa toimintatapoja Tulevaisuudessa arviolta 50(0) miljardia laitetta liittyy internettiin; tämän lisäksi miljardi sensoria tuottaa tietoa, aistii ympäristöämme. Teollisuuden on kohdattava tämä todellisuus; tietotekniikasta alkanut murros tulee jatkumaan kaikille teollisuudenaloille: mm. paperiteollisuu- teen, mediaan ja elektroniikkateollisuuteen ainoastaan aikataulu on auki, ennustaa Timo. Tähän murrokseen kaikkien teollisuudenalojen on reagoitava, hän toteaa. Murros näkyy Suomessa Viimeisen viiden vuoden aikana Suomen tehdas- teollisuuden tuottama jalostusarvo on pienen- tynyt miljardeilla euroilla. Vaikka maksettu palkkasumma on pysynyt samana, työntekijä- määrä on vähentynyt. Investoinnit ovat myös alentuneet: yrityksien kirjaamat poistot ja maksamat vuokrat ovat alentuneet oleellisesti. Kuva 1: ETLA Murros jatkuu kaikille toimialoille Katsottaessa maailmaa ICT- alan näkökulmasta, niin 98% maailman prosessoreista löytyy kaikkialta muualta kuin kannettavista laitteista, Huolestuttavinta on, että Suomessa toimivien tehdasteollisuusyritysten kannattavuus on melkein nolla, toteaa Timo ja jatkaa: Yhden näkemyksen mukaan olemme keskittyneet liikaa kustannustehokkuuteen.
Kustannuksien leikkaamisesta innovaatioiden ostamiseen Nykyään hankintatoiminta ja yritykset yleensä ovat keskittyneet liikaa kustannusten leikkaa- miseen, analysoi Timo ja jatkaa: Viimeisten vuosien aikana ei markkinoille ole tuotu riittä- västi uusia innovaatioita, joilla jalostusarvoa voitaisiin nostaa ja suomalaisen työn panosta lisätä osana jalostusarvon kasvua. Tutkimuksessamme emme kuulleet yhdessä- kään yrityksessä, että se hankintatoiminnassaan olisi ostanut uusia innovaatioita, hän toteaa. Emme pysty elämään kierteessä, missä jatkuvasti leikataan kustannuksia, sanoo Timo. Lisäksi suurin osa yrityksistä toimii vanhoilla palveluportfolioilla; emme ole tutkimuksissam- me nähneet uudistumista, hän toteaa ja jatkaa: Viimeaikoina pientä heräämistä on kuitenkin tapahtunut. tukitoiminnoissa, jos hankinta edustaa valtaosaa yrityksen jalostusarvon tuottamisesta?, kysyy Timo. Luvut näyttävät, että hankintatoiminnan rooli on aliarvostettu tällaisen murroksen jälkeen, hän toteaa (katso kuva 2). Julkishallinnon jalostusarvo suurempi Tutkimme parhaillaan julkishallinnon tuottamaa jalostusarvoa, kertoo Timo. Ensimmäiset havainnot kertovat, että julkishallinto tuottaa itse 60-70% jalostusarvostaan ja 30-40% syntyy sen ulkopuolella, hän jatkaa. Tämän arvion mukaan julkinen organisaatio tuottaa itse huomattavasti suurempaa jalostusarvoa kuin yksityissektorin yritys, toimintatapojen murros on edennyt pidemmälle. Komplementaarisen tarjoaman keskeinen rooli Tutkimuksemme yhteydessä konseptoimme uuden ylimmän johdon roolin: Chief Complementary Officer (CCO), sanoo Timo. Roolin tehtävä on integroida ulkopuolinen innovaatiotarjonta osaksi yrityksen ratkaisutarjontaa, hän jatkaa. Timo Seppälä (vas) ja Lauri Vihonen Kuva 2: ETLA Tukitoimintojen merkitys on kasvanut Teollisuuden murroksessa valmistus hajautuu muihin maihin; tämän muutoksen yhteydessä tukitoimintojen rooli on kasvanut. Tässä muutoksessa kiinteitä kustannuksia on viety muuttuviksi ja suoria epäsuoriksi, Timo toteaa. Tuotteen myyntihinnasta laskettuna yrityksen itse tuottama jalostusarvo on noin 30%, loput noin 70% liittyvät hankintoihin. Onko hankintaorganisaation oikea paikka Jokaisen yrityksen pitäisi miettiä omaa tuote- ja toimintoportfoliotaan integraatioalustana, mitä voidaan täydentää erilaisilla tuote- ja palveluinnovaatioilla, neuvoo Timo ja jatkaa: Näitä komplementaarisuuksia voidaan hyödyntää koko toimitusketjun jalostusarvon kasvattamisessa. Hankinta tuo innovaatioita yrityksiin Hankintatoiminnalla on iso rooli siinä, miten uudet innovaatiot saadaan yrityksen palvelutarjontaan ja tuoteportfolioon, Timo sanoo. Näin eräät yritykset ICT- teollisuudessa toimivat jo, hän päättää esityksensä.
Pois mukavuusalueelta Ennen SOK:ta toimin viisi vuotta rakennusalalla mukavuusalueeni ulkopuolella: Opin, että kummankin toimialan hankinnan ongelmat ovat samankaltaisia, niitä katsotaan vain eri näkökulmista, aloittaa Kristiina Nieminen esityksensä ja jatkaa: Intohimoni on kehittää ihmisiä, kuten myös itseäni; olen tätä kautta saanut myös organisaatioita kehittymään ja nostamaan osaamisensa tasoa. Onnistumisista kertominen Onnistumista kertominen on tärkeää sanoo Kristiina. Organisaatiossani jokainen tekee säännöllisesti pienen menestystarinan, success storyn, mitä voin käyttää, kun kerron aikaansaannoksistamme liiketoiminnoille. Hajautettu hankintatoiminta on yritysten suuri ongelma, jatkaa Kristiina ja toteaa: Tämän toimintamallin haastamiseen tarvitaan työvälineitä. Yrityksen toimintatavan haastaminen Kaupan- ja rakennusalan hankinnan haasteet ovat aivan samanlaisia, Kristiina sanoo. Kaupanalalla myymäläpäälliköt sekä rakennuk- silla vastaava mestarit ja työmaainsinöörit rakastavat ostamista, hän toteaa. Kummatkin ostavat paikalliselta toimittajilta tai aliurakoitsi- joilta, valtakunnallisilta toimittajilta ja tukkureilta sekä tekevät kansainvälisiä ostoja. Hankintapäätökset perustuvat usein tuotteen tai palvelun myyntihintaan ja kauppa tehdään tutun myyntimiehen kanssa, toteaa Kristiina ja jatkaa: Kaupat ovat usein dokumentoimatto- mia, kohdekohtaisia ja niiden riskejä ei ole kartoitettu. Paikalliselta toimittajalta hankkiminen on tietyssä määrin ok, paikallisuuttakin tarvitaan, sanoo Kristiina. Hankinnan tunnettuus Hankintaorganisaation haasteena on usein hankinnan tunnettuus; heitä ei tunneta kentällä, varsinkin kun puhutaan isoista yrityksistä, Kristiina kertoo ja jatkaa: Sen vuoksi hankinnan pitää olla äärimmäisen hyvä myymään itseään. Hän kertoo: Laitan usein omia alaisiani myyntikurssille; kun osaa hankkia ja myydä, paketti on paljon parempi. Hankinnalla pitää olla yrityksen eri puolilla kontakteja, joiden kanssa voi sparrata asioita ja jotka toimivat hankinnan lipunkantajina; hankinnan pitää siis verkostoitua. Kristiina Nieminen Menestystarinoiden pitää olla yksinkertaisia, koska liiketoiminnat eivät ymmärrä hankinnan ammattikieltä, jargonia ; lisäksi niitä pitää olla paljon. Jos menestystarinoita ei ole, hankinnan on vaikea osoittaa, että tekee hyvää työtä. Luottamus hankinnan osaamiseen Epäluottamus hankinnan osaamiseen lähtee usein siitä, etteivät liiketoiminnat tiedä, mitä hankinta osaa, aloittaa Kristiina ja kertoo: Luottamuksen kasvu liittyy koko organisaation hankinnan osaamisen kasvuun; kun kentältä otetaan ihmisiä mukaan hankinnan koulutuk- seen, he alkavat puhua keskenään samaa kieltä ja luottamus kasvaa melkein kuin itsestään. Hankintakoulutuksen merkitys Eräässä tilaisuudessa kentällä toimivat henkilöt kertoivat, että he kaikki tekevät hankintoja, kertoo Kristiina ja jatkaa: Kysyessäni miten monella heistä on hankinnan koulutus, yksikään käsi ei noussut. Hän kysyy: Valitsisimmeko talomme rakentajaksi henkilön, jolla ei ole alan koulutusta? Hankkiminen koetaan myös mukavaksi oman työn ohella, Kristiina sanoo ja toteaa: Myös eettisyys saattaa kärsiä, kun henkilöt, joilla ei ole koulutusta, tekevät hankintoja. Hankinnan ansaittava mandaatti Myös esimiesten ja johdon sitouttaminen osaamisen ja ymmärryksen kasvattamisen kautta on tärkeää, toteaa Kristiina ja jatkaa:
Hankintaa kehitettäessä jokaisen organisaation tason osaamista pitää kasvattaa. Hankinnan on myös ansaittava oikeus mandaatti - hankkia, vallan ja vastuun on oltava yhtenevät, sanoo hän. Hankinnan kaupanalan painopisteitä Valikoiman laajuus on yleensä kilpailuetu. Hintamielikuva luodaan tuotteilla, mitkä hankitaan erä- ja kampanjaostoilla. Omien merkkien ja niiden brändäyksen kautta erilaistetaan valikoima nimenomaan monikanavaisessa kilpailussa. Kun ostetaan tuotteita markkinoitiin, luodaan niukkuuden mielikuvaa. Uusien ideoiden ja elämysten tuottaminen, koska myös kivijalkamyymälän elämys- maailma, social network, muuttuu: uusia ideoita ja elämyksiä. Konseptin ja kohderyhmän täytyy olla kirkas: kenelle hankintaan, mitä ja millä hinnalla? Kiinnostavuus ja monikanavaisuus Rakennusteollisuuden hankinnan painopisteitä Ennustettavuus, koska tarjousvaihe ja projektit ovat pitkäkestoisia. Hinnasta oltava käsitys jopa vuoden päähän. Saatavuus, koska työmaa voi pysähtyä yhdenkin komponentin myöhästyessä. Riskienhallinta, koska rakentajan vastuu lopputuotteesta on pääsääntöisesti 10 vuotta. Laatu, jolla minimoidaan loppukorjaukset ja reklamaatiot. Teknologia, joka mahdollista tehokkaan toiminnan. Kokonaiskustannukset erityisesti isojen koneiden osalta, joiden ylläpito on kallista. Spend- analyysit ja kategoriajohtaminen: tärkeimmät kategoriat on tunnistettava ja keskityttävä olennaiseen Toimittajayhteistyö on äärimmäisen tärkeää, koska toimittajien kanssa kehitetään teknologiaa ja tuotteita Keskittäminen ja ohiostojen hallinta Hankintaosaamisen kasvattaminen Toteutamme parhaillaan valmennusohjelmaa SOK:n käyttötavarakaupan noin 175:lle henkilöl- le, kertoo Kristiina ja toteaa: Heillä on vahva käytännön työkokemus, mutta ei juuri hankin- nan koulutusta. Valmennusteemoja ovat mm. strateginen hankinta ja kategoriajohtaminen: mm hankintastrategian laatiminen sekä kilpailutustaitojen ja osaamisen laajentaminen. Meillä on nyt yli 160 kehityssuunnitelmaa eri alueille, joita voimme viedä eteenpäin, kertoo Kristiina koulutuksen hyödyistä. Hankintaosaamisen kasvun vaikutukset Hankintaosaamisen kasvattamisen kautta toimittajayhteistyö ja sitä kautta kaikkien sitoutuminen yhteiseen tekemiseen paranevat. Esimerkiksi solmimamme sopimukset ovat nyt tasalaatuisempia ja tiedämme paremmin, että saimme, mitä ostimme, kertoo Kristiina. Myös päällekkäinen työ on vähentynyt, koska omiin hankintoihin ei enää ryhdytä kevyin perustein, vaan hyödynnetään hankintaosaajia. Kokonaiskustannukset pysyvät myös paremmin hallussa toimittajien määrää optimoidessa. Eettisyys korostuu Voimme myös paremmin varmistua meille tärkeästä toiminnan läpinäkyvyydestä ja sen eettisyydestä, päättää Kristiina esityksensä.
Projektin painopiste on toimenpiteissä, millä kehitetään hankintaa ja niitä tukevissa parhaissa käytännöissä. Projektin tuotos on ainutlaatuinen, koska se tuo konkreettisia työvälineitä ja on toteutettu uudella, ketterällä tavalla. Se on lisäksi suomalaisten organisaatioiden ulottuvilla. Antti Puustinen kertoo julkistetusta projektista Kilpailukykyä hankintaosaamisella lähtökohtana murros Tilaisuudessa julkistettu projekti pyrkii vastaamaan seuraaviin hankintatoiminnan kehittämiseen liittyviin kysymyksiin Miten organisaatiot voivat toteuttaa nopeammin oikeita asioita? Miten suomalaiset organisaatiot voivat tulla edelläkävijöiksi? Projektin tavoite on tuottaa suomalaisille yrityksille konkreettisia työvälineitä hankintatoiminnan kehittämiseen, joilla yritykset voivat esimerkiksi verrata oman toimintansa kypsyyttä toimialansa keskiarvoon tai parhaisiin toimijoihin tunnistaa kehitystä vaativat alueet, mihin vaikuttamalla saadaan suurin hyöty saada asettamaansa tavoitetasoon liittyvän konkreettisten parannustoimien luettelon. Projektin aikoo tuottaa sekä yksityisen että julkisen sektorin eri kokoisille yrityksille ja organisaatioille konkreettisia työvälineitä 2014 aikana ja tuotteistaa niitä palveluiksi alkuvuonn 2015. Projektiin osallistuminen Projektiin voi osallistua eri tavoin LOGY:n syksyn 2104 tapahtumissa, joista osa on avoimia vain LOGY:n yhteisöjäsenille. Teemaseminaarit Syksyn 2014 teemaseminaarit, missä käsitellään tekijöitä, joilla hankinnan keinoin voidaan vaikuttaa kannattavuuteen ja kilpailukykyyn Teemaseminaarien tuloksien pohjalta rakennetaan tuotettavan työvälineen runkoa: maturiteettimallia ja siihen liittyvä mittaristoa. Teemakohtaiset työpajat Työpajat on tarkoitettu organisaatioille, jotka haluavat pureutua syvemmälle omaan tilanteeseensa. Oman hankintatoiminnan arviointi osana parhaiden käytäntöjen tiedonkeruuta loppusyksyllä 2014 alkuvuonna 2015 Keräämme parhaiden käytäntöjen tietokantaa suomalaisten yritysten hankintatoimen tilanteesta. Näin saatavalla tiedolla täydennämme jo osittain olemassa olevaa hyvien käytäntöjen - tietokantaa. Tavoitteena on saada mukaan satoja yrityksiä. Uuden palvelun koekäyttö ja käyttö alkuvuonna 2015 Ajatuksena on toteuttaa uusi työkalu pilvipalveluna Työvälineen keskeiset osat
Kiitos osallistujille aktiivisista ja intensiivisistä keskusteluista! Tilaisuus sai osallistujilta erinomaisen palautteen: sen sisältöön oltiin tyytyväisiä. Hankintafoorumin uusi tuore ilme oli myös huomattu ja Seurahuonetta pidettiin logistisesti hyvänä paikkana järjestää tilaisuuksia. Puheenvuoroja kaivattiin myös pienempien yrityksien näkökulmasta. Myöskään tilaisuuden istumajärjestykseen ei oltu täysin tyytyväisiä. Kiitos tilaisuuden puhujille! Timo Seppälä (tohtorikoulutettava, kauppatieteiden maisteri) on tutkija Aalto yliopistossa ja ETLA:ssa. Seppälä on toiminut pitkään eri kansainvälisten yritysten globaaleissa johto- ja liiketoiminnan kehitystehtävissä. Hän toimi mm. 6 vuotta Elcoteq Oyj:n Nokia- toimintojen vastaavana johtajana. Elektroniikka- alan lisäksi hänellä on kokemusta mobiili- ja sulautettujen ohjelmistojen teosta Nomovok Oyssä, jonka hallituksen puheenjohtajana ja myöhemmin toimitusjohtajana hän aiemmin toimi. Viime aikoina Seppälä on tehnyt tutkimusta liittyen sekä matkapuhelimen ja kone- ja metalliteollisuuden arvon- ja toimitusketjuihin että Suomessa tapahtuneeseen matkapuhelinalan valmistusalihankinnan muutoksiin 2000- luvulla. Kristiina Nieminen toimii SOK:n rautakaupan ketjujohtajana; tätä ennen hän oli Skanskan hankintajohtaja. Kristiinan monipuolinen kaupanalan ketjutoimintojen kokemus on karttunut mm. TUKO:ssa, Keskossa, Bauhausissa ja Motonetissa. Antti Puustinen toimii kehityspäällikkönä Skanska Oy:n Nordic Procurement yksikössä. Antilla on kokemusta mm. strategisesta hankinnasta, toimittajan hallinnasta ja hankinnan tutkimuksesta. Lisäksi hän on toiminut LOGY:n Nuoret hankintaosaajat verkoston puheenjohtajana vuodesta 2012 ja Hankintafoorumin varapuheenjohtajana vuodesta 2014. Ketty Kortelaisella on yli 10 vuoden kokemus hankinnoista ja hankintatoimen kehittämisestä kansainvälisessä ympäristössä sekä Nokialla että Nokia Siemens Networksilla. Vuodesta 2011 Ketty on johtanut Talent Vectia Oy:n Operatiivinen tehokkuus - liiketoimintaa. Lisäksi Ketty toimii hallituksen jäsenenä ja varapuheenjohtajana Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistyksessä (LOGY ry) sekä puheenjohtajana LOGYn Hankintafoorumissa. Lauri Vihonen toimii LOGY:n foorumiasiamiehenä sekä konsulttina ja yritysvalmentajana Leader s Beacon Group Oy:ssä. Hän on saavuttanut erinomaisia tuloksia toimiessaan kansainvälisissä ja suomalaisissa rooleissa Hän on vastannut liiketoimintayksiköistä, toiminut maajohtajana, johtanut myyntiä, IT:tä ja hankintatoimintaa mm. HP:lla, IBM:llä ja Itellassa. Kaikki tässä dokumentissa esitetyt asiat näkemykset ja mielipiteet ovat esittäjien omia, eivätkä ne edusta heidän työnantajayritystensä tai LOGY:n virallista kantaa. Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry, sisällön ja kuvien osittainenkin kopiointi ja jakelu on kielletty ilman LOGY:n kirjallista lupaa. Teksti ja kuvat: Lauri Vihonen, Leader s Beacon Group Oy (lauri.vihonen@leadersbeacon.fi).