4.8. Toimitusjohtajan valta ja asema Antti Hannula Asianajaja, MBA, Senior Partner Asianajotoimisto Aldea Oy antti.hannula@aldea.fi 1. Yleistä Usein yhtiöissä pohditaan missä asioissa toimitusjohtajalla on oikeus, ja missä ei, tehdä itsenäisiä ja yhtiötä sitovia päätöksiä. Päätettävät asiat on voitu määritellä johtajasopimuksessa tai hallituksen työjärjestyksessä taikka nimenomaisella hallituksen päätöksellä. Myös yhtiöjärjestyksessä voi olla maininta siitä, että toimitusjohtajalla on nimenkirjoitusoikeus. Yhtiön nimen kirjoittaminen ja oikeus päättää yhtiön asioista sekoittuvat usein toisiinsa. Kyse on kuitenkin eri asioista, edustusvallasta ja toimivallasta sekä toisaalta päätäntävallasta. Olennaista on se, kuka saa tehdä päätökset yhtiön sisällä. Ulkopuolisen kannalta tärkeää on puolestaan se, että hän voi luottaa, että yhtiötä on edustettu oikein esimerkiksi sopimusta allekirjoitettaessa. Toimitusjohtajien ja hallituksen käsitykset eroavat merkittävästi yhtiöiden välillä. Liian monta kertaa kuvitellaan ja ajatellaan, miten asiat ovat eikä asioita määritellä eikä selvitellä tarpeeksi etukäteen. Parasta olisi sopia tai päättää asiat ja varmistaa, että toimitusjohtaja tietää, mihin hänellä on valtaa ja mihin ei. Silloin toimitusjohtajankaan ei tarvitse arvailla. 2. Valta ja oikeus edustaa yhtiötä Toimitusjohtaja on yhtiöoikeudellinen orgaani osakeyhtiössä, mikä tarkoittaa sitä, että laki määrittää toimitusjohtajan valtaa aika pitkälti. Kyse on kuitenkin pitkälti tahdonval- Elokuu 2012 Toimitusjohtajan valta ja asema 4.8. 1
taisesta oikeudesta, josta voidaan sopia ja määrätä toisin. Ja käytännössä siitä pitäisikin sopia erikseen ja tarkemmin. Toimitusjohtaja ei ole suoraan yhtiön johdon eli hallituksen valvonnan alaisena eikä hän siksi voi olla työsuhteessa yhtiöön. Tämä kertoo jo jotain toimitusjohtajan vallasta ja asemasta osakeyhtiössä. Toimitusjohtajaan sovelletaankin monilta osin vastaavia säännöksiä kuin yhtiön hallituksen jäseniin. Toimitusjohtajalla on asemaan perustuva edustamisoikeus, joka lisäksi tarkentuu mahdollisesti yhtiöjärjestykseen otetun määräyksen perusteella. Osakeyhtiölaissa yhtiön edustajalla tarkoitetaan muun muassa toimitusjohtajaa. Toimitusjohtajalla on osakeyhtiölakiin perustuva oikeus edustaa yhtiötä sellaisessa asiassa, joka osakeyhtiölain mukaan kuuluu hänen tehtäviinsä. Tätä oikeutta kutsutaan toimitusjohtajan yleistoimivallaksi. Toimitusjohtajan oikeudet ja tehtävät on määritelty osakeyhtiölaissa seuraavasti: osakeyhtiölakiin perustuva oikeus edustaa yhtiötä sellaisessa asiassa, joka osakeyhtiölain mukaan kuuluu hänen tehtäviinsä, eli yleistoimivalta: vastaa yhtiön juoksevasta hallinnasta eli vastaa yhtiön päivittäisestä liiketoiminnasta kuten liiketoiminnan johtamisesta, asiakassopimusten solmimisesta sekä huolehtii yhtiön ylempien toimielinten päätösten täytäntöönpanosta. Poikkeuksena yhtiön toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen epätavalliset tai laajakantoiset toimet: toimitusjohtaja saa ryhtyä vain, jos hallitus on hänet siihen valtuuttanut tai hallituksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yhtiön toiminnalle olennaista haittaa, hallitukselle annettava tieto toteutuneista toimista valvontavalta yhtiön henkilökuntaa ja alaisiaan koskien: passiivinen valvonta sekä huolehtiminen siitä, että yhtiö toimii lainsäädännön, viranomaisten, yhtiöjärjestyksen ja yhtiötä sitovien päätösten ja sopimusten edellyttämällä tavalla oikeus vaatia hallituksen koollekutsumista sekä pääsääntöisesti oikeus olla läsnä hallituksen kokouksissa ja käyttää niissä puhevaltaa 2 4.8. Hallitustyö Elokuu 2012
oikeus saada eriävä mielipiteensä kirjatuksi hallituksen kokouksen pöytäkirjaan oikeus ja kelpoisuus ottaa vastaan yhtiötä koskeva haaste tai tiedoksianto riippumatta siitä, sisältyvätkö ne toimitusjohtajan edustusvallan piiriin kaupparekisteri-ilmoitukset ja tilinpäätöksen allekirjoitus Muita osakeyhtiölain mukaisia toimitusjohtajan velvollisuuksia ja tehtäviä: velvollinen antamaan hallitukselle ja sen jäsenelle tietoja juoksevasta hallinnosta velvollisuus antaa hallitustyöskentelyn kannalta tarpeelliset tiedot ja selonteot koko hallituksen lisäksi myös yksittäiselle hallituksen jäsenelle toimittava huolellisesti ja edistettävä yhtiön etua vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen, ja että yhtiön varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty velvollisuus huolehtia osaltaan tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta, niiden allekirjoittamisesta ja rekisteröitäväksi toimittamisesta tilintarkastuksessa avustaminen vaitiolovelvollisuus ja kilpailurajoitussäännökset vastuuasema voi realisoitua, yleistoimivalta, juoksevat asiat, kirjanpito korvausvelvollisuus korvattava vahinko, jonka hän on tehtävässään huolellisuusvelvoitteen vastaisesti tahallaan tai huolimattomuuttaan aiheuttanut yhtiölle korvattava vahinko, jonka hän on tehtävässään osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle, osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle korvattava toimet, jotka on tehty lähipiiriin kuuluvan eduksi yhtiön kustannuksella Käytännössä toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa eli vastaa yhtiön päivittäisestä liiketoiminnasta kuten liiketoiminnan johtamisesta, asiakassopimusten solmimisesta sekä huolehtii yhtiön ylempien toimielinten eli hallituksen ja yhtiökokouksen päätösten täytäntöönpanosta. Yhtiön toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen epätavallisiin tai laajakantoisiin toimiin toimitusjohtaja saa ryhtyä vain, jos hallitus on hänet siihen valtuuttanut tai halli- Elokuu 2012 Toimitusjohtajan valta ja asema 4.8. 3
tuksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yhtiön toiminnalle olennaista haittaa. Viimeksi mainitussa tapauksessa hallitukselle on mahdollisimman pian annettava tieto toteutuneista toimista. Toimitusjohtajalle kuuluu myös valvontavalta yhtiön henkilökuntaa ja alaisiaan koskien. Toimitusjohtajan valvontavalta kattaa passiivisen valvonnan lisäksi huolehtimisen siitä, että yhtiö toimii lainsäädännön, viranomaisten, yhtiöjärjestyksen ja yhtiötä sitovien päätösten ja sopimusten edellyttämällä tavalla. Toimitusjohtajan valtaan kuuluu myös oikeus vaatia hallituksen koollekutsumista sekä pääsääntöisesti oikeus olla läsnä hallituksen kokouksissa ja käyttää niissä puhevaltaa, vaikkei hän olisi hallituksen jäsen. Toimitusjohtajalla on myös oikeus saada eriävä mielipiteensä kirjatuksi hallituksen kokouksen pöytäkirjaan. Käytännön elämässä toimitusjohtaja toimii usein myös hallituksen jäsenenä. Näin ollen toimitusjohtaja saattaa joissain tilanteissa olla esteellinen osallistumaan hallituksen kokoukseen. Toimitusjohtajalla on myös oikeus ja kelpoisuus ottaa vastaan yhtiötä koskeva haaste tai tiedoksianto riippumatta siitä, sisältyvätkö ne toimitusjohtajan edustusvallan piiriin. Kaikki toimitusjohtajan oikeudet koskevat pääsääntöisesti myös toimitusjohtajan sijaista. 3. Nimen kirjoittaminen ja prokura Mikäli toimitusjohtajalle on annettu osakeyhtiölain mukainen oikeus edustaa yhtiötä tai edustaa yhtiötä kaupparekisteriin merkityn prokuran nojalla, toimitusjohtajan edustusvalta määräytyy sekä osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen että prokuran perusteella. Osakeyhtiölain mukaan yhtiöjärjestyksessä voidaan määritellä, kenellä on oikeus kirjoittaa yhtiön nimi. Jos mitään ei ole määritelty, vain koko hallitus voi kirjoittaa yhtiön nimen. Usein määritellään, että yhtiön nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja ja yksi jäsen yhdessä tai esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja yhdessä. Kuten edellä on todettu, toimitusjohtajalla on oikeus edustaa yhtiötä sellaisessa asiassa, joka osakeyhtiölain mukaan kuuluu hänen tehtäviinsä. Toimitusjohtajan nimenkirjoitus- 4 4.8. Hallitustyö Elokuu 2012
oikeus rajoittuukin siis pääsääntöisesti vain juoksevan hallinnon asioiden hoitamiseen. Vain erityistilanteissa, jolloin yhtiön etu sitä vaatii, ja jolloin hallituksen päätöksen odottaminen olisi yhtiölle vahingollista, voi toimitusjohtaja ottaa ohjat käsiinsä. Asemansa puolesta toimitusjohtaja on kuitenkin kelpoinen edustamaan yhtiötä muun muassa muutosilmoitusten tekemisessä kaupparekisteriin ja tilinpäätöksen allekirjoittamisessa. Hallitus voi luonnollisesti erikseen ja nimenomaisella päätöksellään valtuuttaa toimitusjohtajan allekirjoittamaan esimerkiksi jonkin merkittävän sopimuksen. Tästä on syytä tehdä nimenomainen päätös, jossa on mainittu tarkasti valtuutuksen sisältö. Joissakin tapauksissa esimerkiksi pankin kanssa asioitaessa sopimuskumppani haluaa nähdä hallituksen päätöksen. Prokuralla tarkoitetaan erityistä kaupallista ja kaupparekisteriin merkittyä valtuutusta, jonka tuottama kelpoisuus määrätään laissa. Prokura on yleisvaltuutus, joka kattaa nimenkirjoitusoikeuden sekä vallan edustaa prokuran antanutta liikkeen harjoittamista koskevissa kysymyksissä. Tämä oikeus kattaa juoksevan hallinnon lisäksi liikkeen harjoittamisen ja yrityksen toiminnan kannalta laajakantoisemmatkin asiat. Kaupparekisteri-ilmoitusten antaminen ja tilinpäätöksen allekirjoittaminen on kuitenkin rajattu prokuran ulkopuolelle. Prokuran voi antaa kaupparekisteriin merkitty elinkeinonharjoittaja, joka määritelmänä kattaa myös osakeyhtiön. Prokura tulee ilmoittaa kaupparekisteriin kirjattavaksi. Osakeyhtiössä prokuran voi antaa vain hallitus, joka voi milloin tahansa sen myös peruuttaa. Prokuristi saa prokuralla edustusvallan, mutta prokura ei itsessään tuota prokuristille toimivaltaa. Toimivalta perustuu prokuristin asemaan organisaatiossa, esimerkiksi toimitusjohtajan asemaan, taikka yhtiön elinten tai toimihenkilöiden päätöksiin. Elokuu 2012 Toimitusjohtajan valta ja asema 4.8. 5
4. Toimitusjohtajan valta ja velvollisuudet osakeyhtiölaissa Vaikka toimitusjohtajalla on suhteellisen vapaat kädet päättää yhtiön juoksevaan hallintoon kuuluvista asioista hallituksen antamien suuntaviivojen ja ohjeiden sekä hallituksen päättämän strategian mukaisesti, on hän kuitenkin velvollinen antamaan hallitukselle ja sen jäsenelle tietoja juoksevasta hallinnosta. Toimitusjohtajalla on velvollisuus antaa hallitustyöskentelyn kannalta tarpeelliset tiedot ja selonteot koko hallituksen lisäksi myös yksittäiselle hallituksen jäsenelle. Toimitusjohtajan on toimittava huolellisesti ja edistettävä yhtiön etua. Toimitusjohtajan tehtäviin kuuluu yhtiön juoksevien asioiden hoitaminen. Hän vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen, ja että yhtiön varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtajalla on muun muassa velvollisuus huolehtia osaltaan tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta, niiden allekirjoittamisesta ja rekisteröitäväksi toimittamisesta sekä avustettava tarpeen mukaan tilintarkastuksessa tilintarkastajan tarpeiden mukaan. Toimitusjohtajalla on myös oikeus ja velvollisuus tehdä, tai valtuuttaa joku toinen henkilö tekemään, yhtiötä koskeva muutosilmoitus kaupparekisteriin. Toimitusjohtajaa koskee vaitiolovelvollisuus ja kilpailurajoitussäännökset samassa laajuudessa kuin hallituksen jäseniä. Vastuukysymysten realisoituessa toimitusjohtaja on usein se, joka joutuu vastuuseen yhtiön toiminnasta joko yksin tai yhdessä joidenkin muiden henkilöiden kanssa. Vastuuasemaa selittää toimitusjohtajan vastuu yhtiön juoksevasta hallinnosta ja vastuu yhtiön kirjanpidosta. Toimitusjohtajan laajan aseman vuoksi hän on useimmiten tavalla tai toisella osallinen yhtiön kannalta vahingolliseen toimeen tai laiminlyöntiin. Käytännössä, jos hallitus joutuu vastuuseen jostain, myös toimitusjohtaja joutuu vastuuseen. 6 4.8. Hallitustyö Elokuu 2012
5. Toimitusjohtajan vallan määrittely yhtiöjärjestyksessä Toimitusjohtajalla on asemaan perustuva edustamisoikeus, joka perustuu osakeyhtiölakiin. Toimitusjohtajan valtaa ja asemaa voidaan vahvistaa yhtiöjärjestysmääräyksellä. Hallitus ei voi peruuttaa osakeyhtiölain mukaiseen asemaan perustuvaa edustamisoikeutta toimitusjohtajalta muulla tavoin, kuin poistamalla ko. henkilön toimitusjohtajan asemasta. 6. Toimitusjohtajan vallasta tehtävät päätökset hallituksessa ja toimitusjohtajan vallasta sopiminen hallituksen kanssa Yleistoimivaltansa mukaan toimitusjohtaja hoitaa osakeyhtiölain mukaan yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Näin ollen toimitusjohtajan on viime kädessä toimittava hallituksen tahdon mukaan ja myös informoitava hallitusta hallintoon liittyvistä asioista, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi. Toimitusjohtaja saa ryhtyä yleistoimivaltansa ylittäviin toimiin, mikäli hallitus on hänet siihen valtuuttanut. Yhtiön kannalta äärimmäisissä ja yllättävissä tapauksissa, jossa valtuutuksen saaminen ei ole mahdollista, on toimitusjohtajalla oikeus ylittää yleistoimivaltansa ja ryhtyä toiminnan laatu ja laajuus huomioiden epätavallisiin ja laajakantoisiin toimiin. Edellytyksenä tälle on kuitenkin se, että yhtiön etu vaatii välittömiä toimia. Toimitusjohtajan on kuitenkin viipymättä informoitava hallitusta toimivaltansa ylittävistä toimista. Osakeyhtiölain mukaan hallitus voi kuitenkin yksittäistapauksessa tai yhtiöjärjestyksen määräyksen nojalla tehdä päätöksen toimitusjohtajan yleistoimivaltaan kuuluvassa asiassa silloinkin, kun yhtiöllä on toimitusjohtaja tai halutessaan saattaa asian yhtiökokouksen päätettäväksi. Käytännössä hallitus sopii toimitusjohtajan kanssa toimitusjohtajan vallasta ja oikeuksista johtajasopimuksessa. Jos toimitusjohtajasta tulee myös yhtiön osakas, osakassopimuksessa sovitaan mitä toimitusjohtaja saa tai pikemminkin ei saa tehdä ilman hallituksen tai tiettyjen osakkaiden Elokuu 2012 Toimitusjohtajan valta ja asema 4.8. 7
päätöksiä. Lisäksi hallitus voi tehdä päätöksen, joka määrittää tarkemmin toimitusjohtajan valtaa ja asemaa. Suositus on, että toimitusjohtajan valta ja oikeudet selvennetään kirjallisesti ja mahdollisimman yksiselitteisesti. 7. Toimitusjohtajan vallan väärinkäytökset, reagointi ja seuraukset Toimitusjohtajan ja hallituksen välillä tulee vallita luottamus. Jos luottamus menetetään mistä syystä tahansa, toimitusjohtaja saa yleensä lähteä yhtiöstä tai päättää lähteä yhtiöstä. Toimitusjohtajan on osakeyhtiölain mukaan korvattava vahinko, jonka hän on tehtävässään huolellisuusvelvoitteen vastaisesti tahallaan tai huolimattomuuttaan aiheuttanut yhtiölle. Toimitusjohtajan on korvattava myös vahinko, jonka hän on tehtävässään osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle, osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle. Korvausvelvollisuus koskee myös toimitusjohtajan toimia, jotka on tehty lähipiiriin kuuluvan eduksi yhtiön kustannuksella. Käytännössä, jos toimitusjohtaja käyttää hänelle kuulumatonta valtaa, toimitusjohtaja erotetaan. Yleensä vahingonkorvauksia vaaditaan vain silloin, kun vahinko on aiheutettu tahallaan tai törkeällä huolimattomuudella ja yleensä rikostapauksissa. 8 4.8. Hallitustyö Elokuu 2012